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gias Digitalização customizada Solution para

documentos de RH

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Estudo de caso: Necessidade do cliente

• Certa empresa precisava digitalizar os documentos de todos os funcionários, disponibilizando estes documentos digitais para consulta do RH.

• Cada documento deve ser nomeado com o tipo (RG, CPF, etc), número da matrícula do funcionário e data da digitalização.

• A criação da estrutura de pastas no servidor deve ser automática, e feita sob demanda.

• Adicionalmente, deseja-se ter um controle que liste os documentos em débito, por funcionário.

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Início do processo…

• Pressionar o botão “Documentos RH”, disponível no painel LCD Touch Screen da multifuncional

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Seleção da categoria do documento

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Tipos de documentos: DOCUMENTOS PESSOAIS

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Tipos de documentos:DOCUMENTOS ADMISSIONAIS

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Tipos de documentos:DOCUMENTOS DA SELEÇÃO

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Tipos de documentos:MOVIMENTAÇÕES

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Tipos de documentos:TERMOS DE RESPONSABILIDADE

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Entrada do número da matrícula do funcionário

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Seleção do tipo de documento a ser digitalizado

• Exemplo 1: Digitalização do RG do funcionário:

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Ajustes independentes para cada tipo de documento

• Para cada tipo de documento existe um perfil de digitalização específico, selecionado automatica-mente.

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Opções de digitalização

• O Equipamento dispõe de ADF de alta velocidade e leitura dual scan simultânea. Com este recurso, os documentos frente-e-verso são lidos em uma única passada.

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“PreView” dos documentos

• Pré-visualização do documento digitalizado: Para controle de qualidade e aprovação ou eventual descarte da imagem.

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Confirmação de criação de arquivo

• O nome do arquivo é formado pelo tipo do documento, seguido pelo número da matrícula e data da digitalização: Facilmente localizável

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Na rede...

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Na rede...

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Características e benefícios

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• Performance de digitalização: Maior velocidade de leitura e maior capacidade de documentos que boa parte dos Scanners disponíveis no mercado, combinado-se recursos de leitura frente e verso em uma única passagem. Adicionalmente, nossos equipamentos podem possuir um disco rígido interno de 80GB ou mais de capacidade e que permite construir trabalhos de 100, 200 ou mais páginas. Com isto, o arquivo só é enviado para a pasta quando estiver completo. Com scanners de mesa é comum ter que se dividir o documento em várias partes, que normalmente precisam ser juntadas manualmente.

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• Atribuição de nomes intuitivos aos arquivos: Através da entrada de dados feita diretamente pelo painel touch screen do equipamento, é atribuído ao documento um nome intuitivo, composto pelos dados inseridos. Desta forma, torna-se mais fácil localizar o arquivo na rede, eliminando-se o retrabalho de se renomear os arquivos manualmente, visto que os scanners convencionais costumam atribuir nomes aleatórios a estes.

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• Criação automática de pastas na rede: É possível criar-se vários tipos de estruturas de pastas durante o processo de digitalização, organizando assim a disposição dos documentos. Este processo é feito sob demanda, ou seja, as pastas vão sendo criadas a medida em que os documentos são digitalizados. Com isto, elimina-se a necessidade de se criar pastas manualmente para arquivar os documentos, com ganhos de tempo e produtividade.

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• Seleção automática de perfis de digitalização: Cada tipo de documento definido na solução embarcada pode possuir um perfil específico de digitalização (composto por tamanho do documento, resolução, cor/p&b, qualidade, etc). Desta forma, quando o operador pressionar o botão “RG”, por exemplo, todo perfil para este tipo de documento será selecionado automaticamente. Da mesma forma pode ocorrer para documentos como “Comprovante de residência”, “CPF” e etc. Adicionalmente, este recurso pode ser customizado especificamente para os tipos de documentos de cada cliente em particular.

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• Curva de aprendizagem reduzida: Com a utilização de telas sequenciais e intuitivas, aliado a um processo totalmente guiado, a possibilidade de erros de operação é reduzida, ao mesmo tempo em que o processo de aprendizagem de utilização do equipamento torna-se extremamente rápido. Com um mínimo de treinamento (20 minutos ou menos) o operador está apto a utilizar a solução, sendo esta mais amigável do que o modelo tradicional scanner/computador.

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Necessidade adicional do cliente:

• Como efetuar um levantamento de quais documentos de cada funcionário não foram entregues ou ainda não foram digitalizados?

Quais documentos não estão disponíveis para consulta?

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RH Checklist SERVICE

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• O RH Checklist Service é um serviço instalado no Servidor onde os documentos estão

armazenados. A partir de uma solicitação de envio de relatório feita via painel da

Multifuncional, o serviço pesquisa a pasta do funcionário, determina quais documentos

estão faltando e envia o resultado por email

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Início do processo…

• Pressionar o botão “Documentos RH” e depois, “Gerar Relatórios” através do painel LCD Touch Screen da multifuncional

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Entrada do número da matrícula do funcionário - Pesquisa

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Seleção da categoria do documento - Pesquisa

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Vantagens Competitivas• Iniciativa VERDE, que evita impressões desnecessárias de

relatórios que ficam rapidamente desatualizados;• Com o monitoramento de documentos de pessoal,

podem ser evitadas ações trabalhistas e prejuízos para as empresas;

• Os emails gerados pelo sistema podem ser encaminhados para os funcionários, de forma a ratificar a solicitação de apresentação dos documentos dos mesmos;

• Nossas soluções são personalizadas para cada cliente, de acordo com suas necessidades específicas.