INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

DE ADMINISTRACIN INDUSTRIAL

EXTENSIN PUERTO LA CRUZ

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN LA UNIDAD DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA CORPOELEC, S.A. EMPRESA ELECTRICA SOCIALISTA, ESTADO ANZOTEGUI

Tutor Acadmico:Realizado por:

Lcda. Marisol PinoEliuska P., Rondn Z.

C.I.: 21.391.808

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Puerto La Cruz, julio de 2014

NDICE

pp.

INTRODUCCIN4CAPITULO I. DESCRIPCION DE LA EMPRESARESEA HISTRICA DE LA EMPRESA5RAZON SOCIAL7MISIN8VISIN9OBJETIVOS DE LA EMPRESA10ORGANIGRAMA GENERAL DE CORPOELEC12CAPITULO II. DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADOBJETIVO13ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD14DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD15CAPITULO III. PROCESO DE LAS ACTIVIDADES DE PASANTIASCRONOGRAMA DE ACTIVIDADES20SOPORTE TCNICO21MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS ESTABLECIDOS POR LA UNIDAD DE CONTABILIDAD PARA LA EJECUCIN DE LAS ACTIVIDADES21CONCLUSIONES29RECOMENDACIONES30ANEXOS31

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INTRODUCCIN

Las pasantas profesionales, complementan la formacin acadmica del estudiante, la cual conforma la perspectiva a futuro de su profesin con la finalidad de adquirir conocimientos, habilidades y obtener experiencia en el rea de estudio, guiada mediante el asesoramiento de un tutor empresarial. Vale decir que, el tutor asignado en la empresa para apoyar al pasante, es la persona que administra o dirige el departamento en estudio.

Es importante resaltar que, la pasanta la complementa la fase de ejecucin y corresponde a la prctica, la cual est relacionada a los conocimientos terico-prcticos del alumno, partiendo de la experiencia propia donde se desenvuelve y formada por la institucin educativa. Tiene como base, la formacin acadmica impartida en el Instituto Universitario de Tecnologa de Administracin Industrial extensin Puerto la Cruz.

El Informe Final de Pasantas har referencia a la descripcin detallada de las actividades realizadas en la Unidad de Contabilidad de la Gerencia de Administracin y est estructurado de la siguiente manera:

Captulo I. Descripcin de la empresa. Contendr la resea histrica de la empresa, razn social, misin, visin, objetivos y el organigrama general de la empresa.

Captulo II. Descripcin del departamento. Contendr su objetivo, organigrama del departamento y descripcin del departamento o unidad.

Captulo III. Proceso de las actividades de pasantas. Se describirn las actividades a desarrollar en las pasantas. Para luego finalizar con las conclusiones y recomendaciones.

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CAPITULO IDESCRIPCION DE LA EMPRESA

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RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA

Su creacin data del 31 de julio de 2007, mediante el Decreto Presidencial No 5.330 por el cual el Presidente de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Hugo Rafael Chvez Fras, orden la reorganizacin del Sector Elctrico Nacional con la finalidad de mejorar el servicio en todo el pas.

Publicado el Decreto, todas las empresas que existan en el sector, provenientes de los mbitos pblico y privado (EDELCA, EDC, ENELVEN, ENELCO, ENELBAR, CADAFE, GENEVAPCA, ELEBOL, ELEVAL, SENECA, ENAGEN, CALEY, CALIFE Y TURBOVEN) trabajaron en sinergia para avanzar en el proceso de fusin, y facilitar la transicin armoniosa del sector.

Dada la creciente demanda y exigencias del Sistema Elctrico Nacional (SEN), el 21 de octubre de 2009 el Ejecutivo Nacional crea el Ministerio del Poder Popular para la Energa Elctrica (MPPEE), al cual se adscribe a CORPOELEC.

Con la posterior Ley de Reforma Parcial del Decreto, en agosto de 2010 (Gaceta Oficial N 39.493), el estatus de fusin de las empresas cambia al de integracin, la cual se cumpli el 31 de diciembre de 2011. Tambin destaca en esta reforma el cambio de la denominacin de Decreto con Rango y Fuerza de Ley, por la de Ley Orgnica de Reorganizacin del Sector Elctrico.

Hoy, con la Integracin en una sola unidad operativa y administrativa como es CORPOELEC, el gobierno bolivariano garantiza un desarrollo elctrico acorde con los requerimientos de la poblacin venezolana, y en correspondencia con los lineamientos del Primer Plan Socialista de 2008-2013, primera fase del Plan Simn Bolvar.

RAZON SOCIAL

Nombre de la empresa.

Corporacin Elctrica Nacional, S.A, (CORPOELEC).

Ubicacin geogrfica.

Avenida Gulf, Sector Guanire diagonal a la Clnica Nazaret. Edificio Corpoelec.

MISIN

Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio elctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido social y sostenibilidad, en todo el territorio nacional, a travs de la utilizacin de tecnologa de vanguardia en la ejecucin de los procesos de generacin, transmisin, distribucin y comercializacin del Sistema Elctrico Nacional, integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores calificados, motivados y comprometidos con valores ticos socialistas, para contribuir con el desarrollo, poltico, social y econmico del pas.

VISIN

Ser una Corporacin con tica y carcter socialista, modelo en la prestacin de servicio pblico, garante del suministro de energa elctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, que promueva la participacin de las comunidades organizadas en la gestin de la Corporacin, en concordancia con las polticas del Estado para apalancar el desarrollo y el progreso del pas, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo venezolano.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Promover la eficiencia, calidad, continuidad, confiabilidad y seguridad en la prestacin del servicio elctrico.

Distribuir y comercializar la energa elctrica en la zona rural y urbana.

Prestar el servicio de forma eficiente y confiable, tal como lo requiere el desarrollo econmico y social del pas.

Suministrar aspectos cualitativos y cuantitativos de la energa elctrica que demanda cada tipo de consumidor a un mnimo costo.

Alcanzar niveles satisfactorios de seguridad y calidad en el servicio prestado.

Formar los profesionales que necesitan para llevar a cabo sus programas de expansin y modernidad.

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ORGANIGRAMA GENERAL DE CORPOELEC

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CAPITULO IIDESCRIPCIN DE LA UNIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

OBJETIVO

Cuantificar el rendimiento y situacin econmica de la filiar como una sola unidad integrada, preparando y analizando los estados de resultados para demostrar la gestin contable de la empresa para un lapso determinado, reflejando cual ha sido el origen y el destino de los ingresos percibidos por la misma.

ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD

La estructura organizativa de la Unidad de Contabilidad est estructurada linealmente, se rige segn las Normativas de Corpoelec.

DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD

Contadora.

Supervisar que todas las actividades de la Unidad de Contabilidad se realicen objetiva y eficazmente. De igual manera, con mucha eficiencia.

Elaborar la conciliacin bancaria y puntos auxiliares de recaudacin.

Revisar sub.-comprobantes de recaudacin de ingresos diarios de cada oficina comercial, con cuentas de bancos (ingresos) verificando las transferencias de los mismos.

Contabilizacin y revisin de sus 13 (correcciones y emisiones de factura).

Verificar las planillas bancarias recibidas del centro de acopio (Blindados de Oriente) y banco local con sub.-comprobantes.

Contabilizacin y revisin de la interfaz alfa-sicn (proceso de transferencia de ingresos de las oficinas comerciales).

Anlisis y registro de las operaciones que generen los ingresos y egresos.

Bloqueo y desbloqueo de acreedores y deudores para ejecutar tramites de pago.

Elabora arqueo e inventario de muebles e inmuebles.

Mantiene registro y capitalizacin de obras.

Trascribe y respaldo de datos de los movimientos del da.

Recibe todo lo referente al proceso de interfaz, transferencia de ingresos de las oficinas comerciales.

Recibe y enva comprobante entre regiones.

Emite reportes de transacciones inherentes a los procesos administrativos segn sucedan.

Coordina lo referente a todos los sistemas informticos con los que cuenta la Empresa para agilizar sus funciones.

Secretaria.

Recibir documentos de la Jefa de Unidad de Contabilidad.

Transcribir los memorandos que van hacia los distintos Organismos Pblicos y Privados.

Transcribir los informes que se generan de las auditorias contables y financieras de la Unidad.

Entregar a la Jefa de la Unidad los documentos recibidos durante el da.

Llevar la agenda diaria de la Jefa de la Unidad de Contabilidad.

Realizar informe en Excel de las diferencias presentadas en las Oficinas Comerciales.

Realizar informe en Excel de los cheques devueltos para ser entregados en la Coordinacin de Comercializacin.

Archivar.

Atender al cliente.

Asistente Contable.

Revisar y analizar toda la recaudacin.

Analizar las nminas de los obreros y empleados.

Hacer la rendicin de cuenta de los montos solicitados para el pago de las nminas semanales y quincenales.

Enviar informacin de todos los movimientos que se realicen dentro del rea.

Ayudar al Jefe de Contabilidad en los anlisis.

Asistir a las diferentes Oficinas Comerciales para hacer las compensaciones de los saldos.

Organizar los estados de cuenta, enviarlos al rea de recaudacin y otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de Contabilidad.

Grupo de Recaudacin.

Revisar los ingresos.

Realizar los clculos de las tarjetas de dbito y crdito de cada ingreso y revisarlos con los Estados de Cuenta.

Reclasificar las tarjetas de dbito y crdito en el sistema SAP (sistema, aplicaciones y productos para el procesamiento de datos).

Revisar con los estados de cuenta los depsitos (efectivo y cheques).

Examinar con los estados de cuenta y hacer los clculos de las tarjetas de dbito y crdito de las taquillas auxiliares.

Reclasificar los clculos de las taquillas auxiliares.

Registrar las notas de dbitos y crditos.

Revisar y verificar que los cheques devueltos se recuperen y hacer los analices.

Asistir al centro de acopio (S. Panamericanos) como observador de las irregularidades.

Elaborar los cuadros de las actas de irregularidades, enviar a la coordinacin de comercializacin.

Revisar los depsitos (efectivo y cheques) y reclasificar si hay diferencias.

Revisar y compensar las cuentas de las 23 oficinas comerciales y taquillas auxiliares.

Archivar los ingresos.

CAPITULO IIIPROCESO DE LAS ACTIVIDADES DE PASANTIAS

SOPORTE TCNICOMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS ESTABLECIDOS POR LA UNIDAD DE CONTABILIDAD PARA LA EJECUCIN DE LAS ACTIVIDADES

Normas.

Cumplimiento de jornada de trabajo diario segn el horario establecido por la empresa.

Cumplimiento de las asignaciones y obligaciones relacionadas en el manejo de equipo y trmites administrativos.

Respeto en el rea de trabajo, integracin y adaptacin con el resto del personal.

Responsabilidad, originalidad y presentacin de las actividades asignadas.

Obligatoriedad en la presentacin personal, con respecto a la apariencia, higiene, lenguaje y postura del empleado.

Todo documento recibido o enviado debe estar supervisado por EL Jefe del Departamento.

Procedimientos.

Clasificacin, organizacin y distribucin de planillas bancarias.

Clculos y reclasificacin de los montos de las tarjetas de dbito y crdito de los ingresos diarios.

Verificacin de los montos de efectivo en el sistema SAP (Sistema de Aplicacin y Produccin) de los ingresos.

Anlisis y registro de las notas de dbito y crdito generadas de las diferencias de los ingresos diarios.

Organizacin y archivo de los ingresos de forma ascendente por oficina comercial.

Asistencia al centro de acopio (Blindados de Oriente), para verificacin de las diferencias existentes en la recaudacin diaria de cada oficina.

EXPLICACIN DETALLADA DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS DURANTE LAS PASANTIAS

Al ingresar al departamento, la Jefa de la Unidad inicio indicando la importancia, visin, misin y objetivo que presta la empresa, dio a conocer las tcnicas a emplear y ejecutar dentro del rea, present al personal de recaudacin y dio a conocer las Normas y Reglamentos Internos de la Unidad.

Una vez dentro del grupo de recaudacin, fue asignada una recaudadora para impartir el conocimiento previo de los procesos que se ejecutan en el mismo.

Semana N 1.

Fecha: 19/05/2014 23/05/2014

Manipular los equipos de oficina y Archivos.

Se recibi una orientacin para conocer el uso de los equipos y herramientas utilizados en el rea para ejercer las funciones inherentes al cargo, tales como: equipos de computacin, impresoras, sumadoras, fotocopiadoras, telfonos de extensiones, entre otros. Esto, con la intensin de darles el uso y manejo requerido para el desenvolvimiento dentro del rea. Se clasific cada documento a ser archivados y se ordenan por fecha y/o letra del alfabeto, colocndose en carpetas e identificndose para mejorar el manejo y manipulacin de los documentos.

Semana N 2.

Fecha: 26/05/2014 30/05/2014

Desglosar y clasificar las planillas bancarias.

Una vez recibida la valija enviada por el servicio de Domesa, se contabilizaron las planillas para confirmar que estuviesen completas para posteriormente realizar el desglose de cada una. Luego, se verificaron, revisaron y cotejaron todas las planillas bancarias con la recaudacin diaria. Despus, se clasificaron y organizaron los depsitos bancarios, segn los cdigos OPEN correspondientes a cada oficina comercial, fecha y cuenta bancaria a la cual pertenecen, sea efectivo o cheque y el monto respectivo.

Posteriormente, se reclasificaron las planillas cotejando su identificacin, identificadas por el cdigo correspondiente de la oficina comercial. Para finalizar, se emite un reporte de los mismos.

Asimismo se distribuyeron las planillas bancarias a cada ingreso, despus de haber desglosado, clasificado y verificada las planillas, stas son distribuidas segn la oficina comercial, a su responsable en el grupo de Recaudacin; para luego ser anexadas a los ingresos correspondientes.

Una vez identificados, desglosadas y reclasificadas las planillas, se procedi a embalar cada grupo de las mismas para ser enviadas a su destinatario, en vista que estas deben reposar en los comprobantes de ingresos de las diferentes oficinas comerciales.

Semana N 3.

Fecha: 02/06/2014 06/06/2014

Verificar los montos de efectivo y cheque.

Este proceso se realiza cotejando los montos de la validacin de cada planilla con los montos reflejados en los ingresos. Se verifica su registro en SAP y se le coloca el nmero de contabilizacin a la planilla. De existir alguna diferencia entre los mismos, se procede a realizar el ajuste en el sistema, modificando todo aquel registro que est con errores, ya que, deben estar registrados igual como est reflejado en el extracto bancario y se debe tener siempre a la mano. Luego, se calcularon los montos de las tarjetas de dbitos y crditos que se realiza de forma global. Primeramente, se realiza una reclasificacin de montos en el sistema, estos son cargados al sistema SAP en un solo monto, luego se procede a contabilizar cada uno de esos montos, reclasificando las partidas que pertenecen a la cuenta de mayor que corresponda. Para poder realizar el procedimiento, se debe analizar y calcular los montos para as, desglosar o dividir y registrar en cada una de ellas. Posteriormente, son transferidas.

Semana N 4.

Fecha: 09/06/2014 13/06/2014

Reclasificar los montos recaudados por tarjetas de dbitos y crditos de los diferentes bancos en el Sistema SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento De Datos).

Despus de haber desglosado, cotejado y analizado todo el proceso que conforma el ingreso, se procede a hacer la reclasificacin de las tarjetas de dbito y crdito, calculando la comisin que cobra el banco por prestar el servicio (por cada tipo de tarjeta) El clculo se hace en base a las siguientes comisiones:

Comisin de Tarjeta de Dbito: 0,50%.

Comisin de Tarjeta de Crdito: 2,04%.

Una vez realizados estos clculos, se procede a verificarlos en el estado de cuenta perteneciente a cada banco, segn la cinta del punto de venta. En este proceso, se toma la asignacin, la fecha y se refleja en el asiento realizado en el ingreso. Posteriormente, se procede a la contabilizacin en el SAP descrito anteriormente.

Semana N 5

Fecha: 16/06/2014 20/06/2014

Verificar los montos de las planillas bancarias de efectivo y cheque con el ingreso generado en la oficina comercial en SAP.

Este proceso se realiza al recibir la informacin de los ingresos de las 23 oficinas comerciales. Se verifican los montos de cada mes correspondiente a la oficina comercial que se coteja con el sistema SAP y el fsico recibido que pasa despus que se coteja la informacin. Luego, se calculan los montos de tarjeta de dbito y crdito, en base a, el da del mes que se reflejen los ingresos y se introducen los montos en el sistema SAP. Se calcula el ingreso, sumando cada uno de ellos y verificndolo con la planilla de ingreso.

Semana N 6.

Fecha: 23/06/2014 27/06/2014

Reclasificar los ingresos de los diferentes bancos en el Sistema SAP.

Se chequean los ingresos totales de los Bancos, los cuales tienen que coincidir con el proceso de reclasificacin de los montos por tarjeta de dbito y crdito. Este proceso es general.

Luego, se hicieron las correcciones de los cntimos de las planillas bancarias con el estado de cuenta del Sistema SAP. Este proceso se realiz revisando los montos de las planillas bancarias con los estados de cuentas de cada banco; una vez que se detecta la diferencia, se procede al ajuste que corresponde y se registran en el sistema SAP a una cuenta de mayor llamada ajuste por redondeo. Se verifican todos los montos y se comparan con el registrado en el extracto bancario, es ah donde se detectan las diferencias por cntimos y se elabora el asiento de ajuste por redondeo.

Semana N 7.

Fecha: 30/06/2014 04/07/2014

Ajustar en el Sistema SAP las planillas bancarias a fin de mes.

Esta actividad se realiza al final de cada mes; se revisan los ingresos que quedan pendientes por diferencias en cntimos, nmero de depsitos, fecha, etc., y se les hace el ajuste una vez realizado el anlisis por las diferencias para luego ser enviada a Casa Matriz. Una vez finalizado el mes se realiza un estado general para visualizar todas aquellas partidas pendientes que se encuentran rezagadas, y unificar a que corresponde cada una de ellas y la razn de no haberse cruzado la informacin, se verifica el listado observndose las diferencias que se generan y se procede a realizar los ajustes correspondientes.

Semana N 8.

Fecha: 07/07/2014 11/07/2014

Registrar en el sistema SAP todas las reclasificaciones inherentes a la recaudacin.

Despus de hacer todo el proceso de verificacin, cotejo y reclasificacin de todas las evidencias que conforman el ingreso, se procede a hacer los registros y ajustes contables en el sistema para as finalizar con todo lo que corresponda con los mismos y luego se enva a casa matriz para consolidar con las otras zonas a nivel nacional. Una vez monitoreada la interfase comercial, se verifica que estn registrados todos los ingresos en el sistema SAP.

CONCLUSIONES

Las pasantas realizadas en la empresa Corpoelec, permiti consolidar los conocimientos tericos adquiridos en tres aos de formacin acadmica. Los resultados obtenidos, fueron satisfactorios, pues, se lograron cumplir los objetivos propuestos durante el periodo de pasantas.

Se evidenci, que el rea de los archivos no cumple con las condiciones en el rea de trabajo, indispensable para el buen funcionamiento de la informacin de la empres0061, .

Se debe reforzar los conocimientos al personal, est implcito en las actividades para el manejo de los procesos, lo cual permitir el avance de los trabajos que se deben realizar y permitir el logro de los objetivos.

Por ltimo, no menos importante, las actividades debe ser supervisadas y verificar el desempeo del personal en cada rea de trabajo, as como, el logro de los objetivos propuestos por cada equipo de trabajo en un tiempo oportuno, evidencindose estos mismos a travs de supervisiones continas.

RECOMENDACIONES

A travs del proceso ocupacional de las pasantas se determinan las siguientes recomendaciones:

Se recomienda la ampliacin y acondionamiento de los archivos que se encuentran dentro del rea, los mismos no cuentan con un espacio fsico acorde.

Se debe establecer un programa de induccin de refuerzo de los conocimientos, para dar informacin tanto a trabajadores como a eventuales en el manejo de los procesos del Sistema SAP.

Implementar un control dentro de las funciones gerenciales que comprendan todos aquellos procedimientos, por medio de los cuales la empresa organiza, controla y verifica el desempeo de las funciones del personal, sus objetivos y comportamiento en general.

ANEXOS

CONTADORA

ASISTENTE CONTABLE

GRUPO DE RECAUDACIN

SECRETARIA

Contralora

Local

Coord. Relaciones

Pblicas

Unidad de

Presupuesto

Unidad de

Contabilidad

Unidad de

Tesorera

Gerencia

Administracin

Asesora

Legal

Coord. Seguridad

y Prevencin

Informtica

Unidad de

Compras

Unidad de

Apoyo

Almacen

Unidad de

Transporte

Coordinacin de

Logstica

Unidad de Seguridad

Industrial

Unidad de

Captacin y

Desarrollo

Unidad de

Bienestar Social

Unidad de Nmina,

Registro y Control

Coordinacin de

RRHH

Telecomunicaciones

Unidad de

Planificacin y

Obras

Distritos

Tcnicos

Mantenimiento

Especializado

C.O.D.

Coordinacin de

Distribucin

Sub-Zonas

Medicin y

Proteccin

Unidad de

Mantenimiento

Operacin

de S/E

Unidad de

Operaciones

Coordinacin de

Transmisin

Oficinas

Comerciales

Coordinacin

Programacin y

Control de Gestin

Coord. Operacin

de Mercadeo

Especial

Coordinacin

Medicin

Coordinacin de

Apoyo y

Gestin

Gerente de Comercializacin

Zona Anzotegui