Implementation Guide

Guia de Implementao

Guia de Controle de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequeno e Mdio Porte

O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) com o auxlio do Grupo de Trabalho de Pequenas e Mdias Empresas de Auditoria e do Comit de Normas de Auditoria do IBRACON publica esta importante contribuio baseada no Guia de Implementao para pequena e mdia firma de auditoria emitida pelo Comit de Firmas (de Auditoria) de Pequeno e Mdio Porte do IFAC (International Federation of Accountants). A misso da IFAC servir ao interesse pblico, fortalecer a classe contbil no mundo inteiro e contribuir para o desenvolvimento de economias internacionais fortes, mediante o estabelecimento e a promoo da adeso a normas profissionais de alta qualidade, a promoo da convergncia internacional dessas normas e a defesa do interesse pblico em questes em que a especializao da classe mais relevante.

Cpias deste documento em portugus adaptado s Normas Brasileiras de Auditoria podem ser baixadas gratuitamente do site do CFC (www.cfc.org.br). O original em ingls, tambm, pode ser baixado gratuitamente do site da IFAC (http://www.ifac.org.)

GUIA DE CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MDIO PORTE

ndice

Prefcio

Solicitao de comentrios

Nota de iseno de responsabilidade

Como usar o guia

Contedo e organizao

Siglas e abreviaes usadas no guia

Objetivo

Personalizao dos exemplos de manuais

Introduo

Introduo ao estudo de caso

Glossrio de termos

Declarao de poltica geral

Viso geral

Papis e responsabilidades gerais de todos os scios e da equipe

1. Responsabilidades da liderana pela qualidade na firma

1.1 Viso geral

1.2 Exemplo vem de cima

Estudo de caso Exemplo vem de cima

2. Exigncias ticas relevantes

2.1 Viso geral

2.2 Independncia

2.3 Conflito de interesse

2.4 Confidencialidade

Estudo de caso Exigncias ticas

3. Aceitao e continuidade de clientes e trabalhos especficos

3.1 Viso geral

3.2 Aceitao e continuidade

3.3 Propostas para novos clientes

3.4 Renncia relao com cliente

Estudo de caso Aceitao e continuidade

4. Recursos humanos

4.1 Viso geral

4.2 Recrutamento e reteno

4.3 Educao profissional continuada

4.4 Designao de equipes de trabalho

4.5 Aplicao de polticas de controle de qualidade (disciplina)

4.6 Premiao por cumprimento

Estudo de caso Recursos humanos

5. Execuo do trabalho

5.1 Viso geral

5.2 Papel do scio do trabalho

5.3 Planejamento, superviso e reviso

5.4 Consultas

5.5 Diferenas de opinio

5.6 Reviso do controle de qualidade do trabalho (RCQT)

6. Monitoramento

6.1 Viso geral

6.2 Programa de monitoramento

6.3 Procedimentos de inspeo

6.4 Relatrio sobre os resultados do monitoramento

6.5 Avaliao, comunicao e correo de deficincias identificadas

6.6 Reclamaes e alegaes

Estudo de caso Reclamaes e alegaes

7. Documentao

7.1 Viso geral

7.2 Documentao das polticas e procedimentos da firma

7.3 Documentao do trabalho

7.4 Documentao da reviso do controle de qualidade do trabalho

7.5 Acesso e reteno de arquivos

Anexos

Anexo A Declarao de independncia de scios e equipe

Anexo B Declarao de confidencialidade

Anexo C Aceitao de cliente (assuntos sugeridos a serem considerados)

Anexo D Designao de pessoal para os trabalhos (etapas sugeridas do planejamento)

Anexo E Consulta

Anexo F Reviso de controle de qualidade do trabalho (RCQT) (procedimentos sugeridos)

Anexo G Processo de monitoramento da qualidade (consideraes sugeridas)

Anexo H Relatrio do monitor (contedo sugerido)

Exemplo de manual de controle de qualidade Auditor pessoa fsica com equipe no profissional

Exemplo de manual de controle de qualidade Firma com dois a cinco scios

Prefcio

Este documento est baseado no Guia que foi encomendado pelo Comit de Firmas de Pequeno e Mdio Porte da IFAC para promover a aplicao consistente da Norma de Controle de Qualidade para Firmas (Pessoas Jurdicas e Fsicas) de Auditores Independentes (equivalente NBC PA 01 emitida pelo CFC).

Apesar de que o Guia original do IFAC ter sido desenvolvido pela Associao de Contadores Certificados do Canad (CGACanad), o Guia de total responsabilidade do Comit de Firmas de Pequeno e Mdio Porte da IFAC. A equipe do Comit Internacional de Normas de Auditoria e Assegurao (IAASB) e um painel de assessoria global, com integrantes de grande nmero de rgos membros da IFAC, auxiliaram na reviso da verso deste Guia emitida pela IFAC.

A verso brasileira foi emitida pelo CFC e o IBRACON com o auxlio do Grupo de Trabalho (GT) de Pequenas e Mdias Empresas de Auditoria e do Comit de Normas de Auditoria do IBRACON.

O Guia fornece orientao no oficial sobre a aplicao da NBC PA 01, que requer que as firmas estabeleam sistemas de controle de qualidade de acordo com essa norma. Ele no deve substituir a leitura da NBC PA 01, mas deve ser usado como suplemento para auxiliar os auditores independentes a entenderem e implementarem de maneira consistente essa Norma em suas firmas no desenvolvimento de sistema de controle de qualidade para auditorias e revises de informaes contbeis, e outros trabalhos de assegurao e de servios correlatos.

Fornecendo uma anlise detalhada da NBC PA 01 e os requerimentos no contexto do ambiente de firmas de auditoria de pequeno e mdio porte (doravante FPMP(*)), o Guia trata dos conceitos-chave sobre responsabilidade da liderana pela qualidade na firma, exigncias ticas relevantes, aceitao e continuidade de clientes e trabalhos especficos, recursos humanos, execuo do trabalho, monitoramento e documentao. O Guia oferece orientao para firmas sobre como abordar o controle de qualidade por meio do desenvolvimento de polticas prprias e fornece algumas contribuies prticas e teis. Entretanto, ele no fornece um kit de ferramentas completo com todos os formulrios, listas de verificao e programas necessrios para satisfazer todos os requisitos da NBC PA 01.

(*) Essa expresso firmas de auditoria de pequeno e mdio porte (FPMP) utilizada para as firmas de auditoria que apresentam as seguintes caractersticas: seus clientes so, principalmente, entidades de pequeno e mdio porte; utilizam recursos externos para complementar seus recursos internos, que normalmente so limitados e possuem nmero limitado de empregados.

O Guia tem a finalidade de explicar e ilustrar de forma a desenvolver um entendimento mais profundo dos requisitos necessrios para cumprir as normas de controle de qualidade de acordo com a NBC PA 01. Ele oferece uma abordagem prtica que os auditores independentes podem usar ao desenvolverem o sistema de controle de qualidade de suas firmas. Enfim, ele deve ajudar as firmas de auditoria de pequeno e mdio porte a prestarem servios de alta qualidade a seus clientes e dessa forma permitir que sirvam melhor ao interesse pblico. A previso que o Guia ser usado por firmas como base para a educao e o treinamento de auditores profissionais e estudantes.

Solicitao de comentrios

Este guia foi baseado na segunda edio do Guia emitido pela IFAC. Embora consideremos que o Guia seja de alta qualidade e til em sua forma atual, ele pode ser aperfeioado como qualquer publicao. Portanto, a IFAC (e, por consequncia, o CFC em conjunto com IBRACON)) tem o compromisso de atualizar o Guia regularmente para assegurar que ele reflita normas vigentes e seja o mais til possvel. A prxima reviso deve ocorrer em fins de 2011, portanto, sugestes e comentrios sobre a utilizao deste Guia podem ser apresentados ao Conselho Federal de Contabilidade e ao IBRACON.

Nota de iseno de responsabilidade

O Guia foi elaborado para auxiliar auditores independentes na implementao da Norma de Controle de Qualidade aplicvel s firmas de auditoria (NBC PA 01, no Brasil) para firmas de pequeno e mdio porte, mas no tem a finalidade de substituir a prpria NBC PA 01. Alm disso, o auditor deve utilizar o Guia levando em considerao seu julgamento profissional e os fatos e as circunstncias envolvidas em sua firma e em cada trabalho especfico. A IFAC (e, por conseguinte, o CFC e o IBRACON) abstm-se de qualquer responsabilidade ou obrigao que possa ocorrer, direta ou indiretamente, em consequncia do uso e da aplicao do Guia.

Como usar o guia

O objetivo do Guia fornecer orientao prtica para a implementao de sistema de controle de qualidade para FPMP. Entretanto, nenhum material do Guia deve ser usado como substituto de:

Leitura da NBC PA 01

Presume-se que os auditores independentes j conhecem a NPC PA 01 Controle de Qualidade para Firmas (Pessoas Jurdicas e Fsicas) de Auditores Independentes.

Uso de julgamento profissional

O julgamento profissional requerido com base nos fatos e nas circunstncias especficas envolvidas na firma e em cada trabalho especfico, e onde for necessria a interpretao de norma especfica.

Embora seja esperado que as FPMPs sejam o principal grupo usurio, o Guia pode ajudar outros auditores independentes a implementarem os requisitos de controle de qualidade para auditorias e revises de informao contbil histrica, e outros trabalhos de assegurao e de servios correlatos.

O Guia pode ser usado para:

auxiliar a firma a desenvolver um sistema de controle de qualidade;

promover a aplicao consistente dos requisitos de controle de qualidade na auditoria, na reviso, e em outros trabalhos de assegurao e de servios correlatos; e

fornecer documento de referncia para treinamento na firma.

O Guia refere-se frequentemente equipe de trabalho, o que implica que h mais de uma pessoa envolvida na conduo do trabalho. Contudo, os mesmos princpios gerais tambm se aplicam a trabalhos executados exclusivamente por uma pessoa (auditor independente).

Contedo e organizao

Resumo do contedo

A seguir resume-se o contedo de cada parte do Guia.

Captulo

Ttulo

Objetivo

1

Responsabilidades da liderana pela qualidade na firma

Descrever as responsabilidades da firma de promover uma cultura interna focada no controle de qualidade.

2

Exigncias ticas relevantes

Fornecer orientao sobre os princpios fundamentais que definem a tica profissional.

3

Aceitao e continuidade de clientes e trabalhos especficos

Fornecer orientao sobre o estabelecimento de polticas e procedimentos adequados de aceitao e continuidade no relacionamento com clientes.

4

Recursos humanos

Fornecer orientao sobre os componentes de recursos humanos dentro das polticas e procedimentos de controle de qualidade efetivos.

5

Execuo do trabalho

Fornecer orientao sobre os elementos envolvidos na execuo do trabalho, destacando o papel do responsvel tcnico ou scio do trabalho, o planejamento, a superviso e reviso, a consulta, a soluo de diferenas de opinio e a realizao da reviso da qualidade do trabalho.

6

Monitoramento

Fornecer orientao sobre o monitoramento das polticas e dos procedimentos da firma com relao ao sistema de controle de qualidade, incluindo o programa de monitoramento da firma, os procedimentos de inspeo, o relatrio do responsvel pelo monitoramento, o tratamento e a eliminao de deficincias e a resposta a reclamaes e alegaes.

7

Documentao

Fornecer orientao sobre os requisitos de documentao da firma, tanto no nvel do trabalho (incluindo a reviso da qualidade do trabalho) quanto do sistema de controle de qualidade da firma.

Anexos

Os Anexos do Guia incluem sete recursos adicionais:

Anexo A Declarao de independncia de scios e equipe

Anexo B Declarao de confidencialidade

Anexo C Aceitao de cliente (assuntos sugeridos a serem considerados)

Anexo D Designao de pessoal para os trabalhos (etapas sugeridas de planejamento)

Anexo E Consulta

Anexo F Reviso da qualidade do trabalho (procedimentos sugeridos)

Anexo G Processo de monitoramento do sistema de controle de qualidade (consideraes sugeridas)

Anexo H Relatrio de monitoramento (contedo sugerido)

Esses Anexos esto apresentados como ajuda prtica para as firmas que optarem por utiliz-los. Podem ser adaptados conforme necessrio e podem ser personalizados conforme adequado com base nas polticas e nos procedimentos da firma.

Resumo da organizao

Cada captulo do Guia foi organizado no seguinte formato:

Ttulo do captulo

Objetivo do captulo

Descreve o contedo e o objetivo do captulo.

Referncias primrias

As referncias observadas no incio de cada captulo referem-se aos itens da NBC PA 01 que so mais aplicveis ao objeto tratado no referido captulo. Isso no significa que se deva assumir que outras referncias no so aplicveis ou no precisam ser consideradas.

Viso geral e material do captulo

A viso geral fornece:

o texto dos requisitos aplicveis da NBC PA 01; e

um resumo do que tratado no captulo.

A viso geral seguida pela discusso mais detalhada do objeto e orientao prtica e metodolgica, passo a passo, sobre como implementar os requisitos. Isso inclui referncias cruzadas para outro material relevante, mais especificamente a NBC TA 220, que trata do controle de qualidade na auditoria de demonstraes contbeis.

Siglas e abreviaes usadas no guia

IFRS Normas Internacionais de Relatrios Financeiros, (consubstanciados no Brasil pelos pronunciamentos emitidos pelo Comit de Pronunciamentos Contbeis (CPC), aprovados pelo CFC)

NBC TAs Normas Tcnicas de Auditoria Independente de Informao Contbil Histrica (equivalentes s ISAs)

NBC TOs Normas Tcnicas de Assegurao de Informao no Histrica (equivalentes s ISAEs)

NBC PA 01 Controle de Qualidade para Firmas (Pessoas Jurdicas e Fsicas) de Auditores Independentes (norma profissional emitida pelo CFC, equivalente ao ISQC 1)

NBC TR Normas Tcnicas de Reviso de Informao Contbil Histrica (equivalentes s ISREs)

NBC TSC Normas Tcnicas de Servio Correlato (equivalentes s ISRSs)

EPM Entidades de pequeno e mdio porte

FPMP Firmas de auditoria de pequeno e mdio porte

O Cdigo de tica Profissional do Contador emitido pelo CFC est em fase de atualizao para incorporar todos os aspectos abordados no Cdigo da IESBA (International Ethics Standards Board for Accountants).

Nessa fase de transio, alm dele prprio, os interessados devem consultar tambm a prpria NBC PA 01 atual e suas futuras atualizaes, e as demais normas profissionais do CFC, entre elas a NBC TA 290 e NBC TA 291.

Objetivo

O objetivo do Guia manter e aumentar a qualidade do desempenho com relao conduo de uma firma de auditoria como um todo. Dessa forma, o Guia combina os requisitos e o material de aplicao para fornecer cobertura abrangente da NBC PA 01.

medida que os auditores independentes implementam as sugestes do Guia, devem assegurar que as comunicaes com o pessoal descrevam em detalhe as polticas e os procedimentos de controle de qualidade, alm dos objetivos que devem alcanar. Eles tambm devem enfatizar que cada pessoa tem responsabilidade pessoal pela qualidade e espera-se que as polticas e os procedimentos da firma sejam cumpridos.

A NBC PA 01 trata das responsabilidades da firma por seu sistema de controle de qualidade para auditorias e revises de informaes contbeis, e outros trabalhos de assegurao e de servios correlatos. Todos os requisitos da NBC PA 01 mencionados no Guia tiveram que ser cumpridos at a sua entrada em vigncia.

Personalizao dos exemplos de manuais

As firmas devem desejar personalizar os exemplos de manuais fornecidos para se adequarem sua prpria firma. Consequentemente, ser necessrio l-los detalhadamente e adapt-los especificamente para a firma de auditoria.

O texto que constitui a melhor prtica sugerida e no um requisito. As firmas podem optar por eliminar essas partes de texto dos referidos exemplos.

As reas a seguir devem ser modificadas para se adequarem ao uso do manual na prtica:

Selecionar referncias da posio da firma que se aplicam (foram fornecidas posies da firma sugeridas em todos os exemplos de manuais nos dois exemplos de manuais de controle de qualidade apresenta as posies sugeridas da firma).

Definir responsabilidade para todas as funes-chave de controle de qualidade aplicveis firma.

Selecionar as polticas (quando apresentadas) ou modificar as polticas conforme adequado.

Assegurar que os exemplos de papis de trabalho estejam atualizados para refletir as polticas no manual.

Assegurar a concordncia de todos os scios e responsveis tcnicos (no caso de sociedade).

Apresentar o manual a todos os scios e equipe, de preferncia em evento especifico de treinamento.

Trocar os cabealhos e rodaps para inserir o nome da firma e a data da concluso do manual. (Essa data deve ser alterada para cada atualizao futura.)

Como parte da orientao de novos profissionais admitidos na firma, fornecer o manual e fazer uma entrevista de acompanhamento para assegurar que tenha sido lido e entendido.

Revisar e atualizar o manual medida que so desenvolvidas novas normas e novas polticas da firma (sugere-se que essa tarefa seja realizada no mnimo uma vez por ano).

Observar que no caso do exemplo do manual para uma firma individual, o termo equipe usado significando equipe tcnica no profissional, ou seja, os membros da equipe que realizam tarefas tcnicas relacionadas com trabalhos de suporte ao nico auditor, excluindo, assim, equipe que realiza apenas tarefas administrativas no tcnicas.

Introduo

A natureza, a extenso e a documentao das polticas e dos procedimentos de controle de qualidade que as firmas desenvolvem varia e depende de muitos fatores, incluindo o porte e a natureza da firma e suas caractersticas operacionais. Polticas e procedimentos efetivos no precisam tomar muito tempo nem serem complexos. Em firma de pequeno porte, uma pessoa pode executar a maioria das funes necessrias para implementar o sistema de controle de qualidade, ou a firma pode decidir contratar os servios de pessoa qualificada fora da firma para prestar esse servio.

O Guia inclui um estudo de caso que pode ser usado como base para material de treinamento e discusso.

Introduo ao estudo de caso

Foi desenvolvido um estudo de caso para acompanhar o Guia com o objetivo de ilustrar como certos elementos do sistema de controle de qualidade podem ser aplicados na prtica. A descrio a seguir fornece informaes preliminares sobre a firma individual fictcia, M.M Auditores Independentes. Os captulos seguintes incluem comentrios sobre o estudo de caso para ilustrar os conceitos na prtica.

Os leitores devem lembrar que esse estudo de caso puramente ilustrativo. Os dados, a anlise e os comentrios no representam todas as circunstncias e consideraes que a firma precisa tratar em uma circunstncia especfica. Como sempre, os scios e a equipe devem exercer julgamento profissional.

M.M Auditores Independentes

Geral

A M.M Auditores Independentes uma firma individual, com cinco empregados, cujo proprietrio Marcelo Luna. O escritrio executa grande nmero de trabalhos de reviso (alguns dos quais para membros da famlia ou amigos pessoais prximos), algumas auditorias pequenas e trs auditorias de porte mdio. Os clientes de auditoria mais importantes incluem uma casa de repouso, uma agncia governamental local e a maior concessionria de motocicletas da cidade. A agncia governamental local teve muita publicidade negativa ultimamente com acusaes de corrupo contra a alta gerncia. Marcelo conhece a gerncia h muitos anos e acha que essas acusaes so infundadas. A casa de repouso est devendo os honorrios da auditoria do ltimo exerccio h quase um ano, e a firma precisa comear logo a programar o trabalho de campo do ano atual.

Marcelo, 48 anos, abriu seu escritrio em 1990 sem nenhuma equipe. A firma cresceu gradualmente nos ltimos anos. Marcelo uma pessoa dinmica e mantm o ambiente do escritrio animado. Quando acontece algo engraado, o Marcelo geralmente est envolvido. Ele um excelente vendedor de servios e promove a firma onde quer que v. Marcelo ganha bem e no tem planos de se aposentar.

A M.M emprega Dbora DAlessandro, que tem trs anos de experincia na firma e espera tornar-se contadora no prximo ano, o tcnico de contabilidade, Roberto Morton, e dois estudantes recentemente inscritos em curso de contabilidade, que so novos na firma. Roberto tem um ano de experincia e entrou na firma h quatro meses. Seu entusiasmo compensa a falta de experincia. Dbora est constantemente lembrando Roberto de fazer mais perguntas ao cliente e de documentar de maneira mais completa. Em diversos casos, Roberto deixou de abordar assuntos chave na documentao e Dbora teve que voltar ao cliente e obter informaes adicionais.

Marcelo, como outros auditores independentes, est sempre relutante em recusar novos clientes, s vezes, mesmo aqueles com reputao ruim. Ele acha que todo mundo tem direito a servios profissionais.

Recentemente, Marcelo aceitou Marcos Spitzer como cliente de auditoria. Marcos tem um restaurante local, que possui ligaes com membros da comunidade de reputao questionvel. Marcos tambm tem histrico de problemas com autoridades fiscais que resultaram em multas, penalidades e, em um caso, a sentena de priso suspensa. Dbora no est empolgada com a auditoria e com o ambiente de trabalho que ter que enfrentar para executar o trabalho.

Apesar do porte pequeno da firma e da atitude um tanto casual de Marcelo em relao ao desenvolvimento de polticas, a firma no tem nenhum histrico de reclamaes ou acusaes, e a maioria dos clientes relatariam estar satisfeitos com o servio da firma.

Processo de planejamento da firma

O processo de planejamento da firma consiste no fato de Marcelo passar um dia refletindo sobre o ano anterior e elabora um oramento simples. O oramento, em geral, composto pelos nmeros do ltimo ano ajustados pelo resultado obtido com seus clientes. Ele tambm contempla as necessidades de equipamentos, os custos de pessoal e as despesas de escritrio. Uma vez que os concorrentes na cidade parecem estar fazendo menos trabalhos de auditoria e reviso, Marcelo considera esse trabalho uma oportunidade de aumentar sua participao no mercado de assegurao.

Ele pensou em registrar-se na Comisso de Valores Mobilirios para poder conduzir auditorias de companhias abertas. Marcelo normalmente discute o plano de receita da sua firma com Dbora, e juntos eles planejam a equipe e outros recursos, como identificao de requisitos de equipamentos e mveis para o prximo ano.

Recursos humanos

O processo de contratao informal. Quando um membro da equipe anuncia que est saindo da firma, Marcelo coloca anncio no jornal local ou revisa os currculos recentemente recebidos de pessoas que procuram emprego. Quando encontra um candidato, Marcelo entrevista a pessoa e toma sua deciso. Ele tenta checar as referncias ou qualificaes dos candidatos, mas, s vezes, no conclui o processo devido s presses de reunies com clientes e trabalhos. Dbora ajuda Marcelo na programao do pessoal quando ocorre algum conflito de tempo e passa trabalho para quem no est ocupado.

Visto que os empregados com menos experincia nunca parecem ficar na firma muito tempo, Marcelo reluta em investir tempo e dinheiro com treinamento. Ele acha ainda que o treinamento em campo o melhor treinamento. Alm disso, ele no conduz avaliaes de desempenho, e retm em arquivo apenas observaes resumidas sobre o pessoal, com exceo de informaes pessoais obrigatrias requeridas para elaborar os informes de rendimento anual necessrios.

Normas profissionais

Marcelo est preocupado com as regras de independncia. Ele teme que elas possam impedi-lo de realizar alguns trabalhos de assegurao. Por exemplo, quando Dbora questionou a independncia da firma em relao a um novo cliente de auditoria, Lojas Magnificent (negcio na qual a cunhada de Marcelo tem participao), ele respondeu Eu mal conheo a mulher. No h nenhuma ameaa..

Marcelo passa seu tempo administrando ou atraindo clientes, por isso no se mantm atualizado sobre as novas normas profissionais como gostaria. Em sua opinio, as novas normas so muito complicadas e demandam muito tempo para serem entendidas pelos auditores e pelos seus clientes. Ele quase no tem tempo para ficar a par de todas as alteraes tributrias. Marcelo depende quase que totalmente de Dbora para assegurar que os arquivos dos trabalhos satisfaam as normas profissionais.

Marcelo resiste tecnologia de ponta, mas, depois de alguma presso, comprou recentemente notebooks para Dbora e Roberto, que queriam comear a usar software de papis de trabalho eletrnicos. Os estudantes compartilham um computador de mesa. Marcelo tem pensado em tornar-se membro de grupo local de firmas de pequeno porte que fornece treinamento sobre novas normas, mas ainda no teve tempo para entrar em contato com o grupo e apurar as vantagens e os custos associados da filiao.

Em decorrncia de comentrios recebidos nas revises de controle de qualidade dos dois ltimos anos, a M.M comprou uma assinatura para certos acervos de biblioteca, incluindo um manual de auditoria e reviso, que inclui exemplos de modelos padronizados. Apesar dos comentrios negativos, a atitude de Marcelo em relao inspeo do escritrio simplesmente obter uma nota suficiente para passar sem precisar aplicar procedimentos adicionais que considera que somente consumiro o tempo limitado disponvel da sua equipe sem resultar na gerao de receita para a firma.

Planejamento e reviso de arquivos

Considerando que Marcelo conhece bem seus clientes, ele raramente acha necessrio fazer reunies de planejamento. A abordagem mais comumente usada na firma simplesmente fazer o que foi feito no ano anterior. Marcelo revisa os arquivos de papis de trabalho. O pessoal do trabalho recebe as informaes de Marcelo antes de comear o trabalho de campo. So obtidas cartas de contratao, mas para os clientes existentes isso normalmente feito depois de o trabalho estar concludo. Na maior parte do tempo, so usados papis de trabalho padronizados. Espera-se que a equipe faa o melhor possvel para concluir o exame e entreg-lo para reviso. Dbora revisa seu prprio trabalho, e o trabalho de Roberto e dos estudantes, antes de entregar o arquivo para a aprovao do Marcelo. Marcelo no tem pacincia para revisar o trabalho e fica frustrado quando um arquivo tem muito papel. Ele gostaria de despender tempo em revises criteriosas, mas s vezes a quantidade de papel que seus empregados colocam no arquivo faz com que a reviso despenda muito tempo.

Depois que Marcelo ficou sabendo das novas normas de controle de qualidade, pediu que Dbora as estudasse e entregasse um relatrio com recomendaes sobre o que a firma deve fazer. A nica condio que ele deu a ela foi que as mudanas deveriam ser mantidas ao mnimo exigido porque as regras de conformidade tendem a reduzir as horas cobrveis. Dbora se sente desconfortvel com essa abordagem. Ela tambm sabe que a firma no possui nenhum procedimento formal para determinar se, e quando, deve ser feita uma reviso de controle de qualidade de um trabalho, mas ela est ciente de que isso representa apenas um componente dos requisitos das normas de auditoria.

Glossrio de termos

As definies a seguir fornecidas so as que na sua essncia foram usadas nas normas emitidas pelo CFC. Os scios e demais profissionais devem conhecer essas definies.

Trabalho de assegurao

Um trabalho em que o auditor independente expressa uma concluso, cujo propsito elevar o grau de confiana dos usurios previstos, que no a parte responsvel sobre o resultado da avaliao ou mensurao de determinado objeto, de acordo com os critrios aplicveis. O resultado da avaliao ou mensurao do objeto a informao resultante da aplicao dos critrios.

Equipe de assegurao

(a) todos os membros da equipe do trabalho de assegurao;

(b) todas as outras pessoas na firma que podem influenciar diretamente o resultado do trabalho de assegurao, incluindo:

aquelas que recomendam a remunerao, ou que exeram superviso direta, administrao ou outra forma de monitoramento do scio do trabalho em relao execuo do trabalho de assegurao;

aquelas que so consultadas sobre assuntos tcnicos ou assuntos especficos do setor, transaes ou eventos para o trabalho de assegurao; e

aquelas que efetuam controle de qualidade para o trabalho de assegurao, incluindo as que realizam a reviso do controle de qualidade do trabalho de assegurao.

Especialista

Uma pessoa ou organizao com especializao em campo que no seja de contabilidade ou auditoria, cujo trabalho nesse campo usado pelo auditor para ajud-lo a obter evidncia de auditoria apropriada e suficiente. O especialista pode ser um especialista interno (um scio(*) ou uma pessoa que faz parte da equipe, incluindo equipe temporria, da firma do auditor ou de uma firma em rede), ou um especialista externo.

(*) Scio e firma devem ser lidos fazendo referncia a seus equivalentes no setor pblico, quando relevante.

Data do relatrio

A data determinada pelo auditor para seu relatrio.

Documentao do trabalho

O registro do trabalho executado, dos resultados obtidos e das concluses tiradas pelo auditor (muitas vezes o termo papis de trabalho usado).

Scio do trabalho(*)

(*) Scio do trabalho, scio e firma devem ser lidos fazendo referncia aos seus equivalentes no setor pblico, quando relevante.

O scio, ou outra pessoa na firma, responsvel pelo trabalho (alguns casos temos a figura do responsvel tcnico) e sua execuo, e pelo relatrio que emitido em nome da firma, e que, quando necessrio, tem a autoridade apropriada reconhecida por rgo profissional, legal ou regulador.

Scio e Firma devem ser lidos fazendo referncia a seus equivalentes no setor pblico, quando relevante.

Reviso do controle de qualidade do trabalho

Um processo concebido para fazer uma avaliao objetiva, antes ou na data de emisso do relatrio, dos julgamentos significativos feitos pela equipe encarregada do trabalho e das concluses alcanadas na elaborao do relatrio. O processo de reviso da qualidade do trabalho elaborado para auditorias de demonstraes contbeis de companhias abertas, e para os outros trabalhos para os quais a firma determinou a necessidade de reviso do controle de qualidade do trabalho.

Revisor do controle de qualidade do trabalho

Um scio ou outro profissional da firma, um terceiro qualificado, ou uma equipe composta por essas pessoas, nenhuma delas fazendo parte da equipe de trabalho, com experincia e autoridade suficientes e apropriadas para fazer uma avaliao objetiva, antes da emisso do relatrio, os julgamentos significativos feitos pela equipe do trabalho e das concluses alcanadas na formulao do relatrio.

Equipe de trabalho

Todos os scios e demais profissionais envolvidos no trabalho e qualquer outro profissional contratado pela firma ou por firma de auditoria participante de rede para executar procedimentos do trabalho. Isso exclui especialistas externos contratados pela firma ou firma de auditoria participante de rede.

Demonstraes contbeis

O termo demonstraes contbeis refere-se normalmente ao conjunto completo de demonstraes contbeis conforme determinado pelos requisitos da estrutura conceitual aplicvel para elaborao de relatrios financeiros, mas tambm pode referir-se a quadros isolados das demonstraes contbeis.

Esse conjunto a representao estruturada de informaes contbeis histricas, incluindo notas explicativas, com a finalidade de informar os recursos ou as obrigaes econmicas da entidade em determinado momento ou as mutaes de tais recursos ou obrigaes durante um perodo de tempo de acordo com estrutura conceitual para elaborao de relatrios financeiros. As respectivas notas explicativas normalmente compreendem o resumo das principais polticas contbeis e outras informaes.

Firma

Um nico profissional ou sociedade de pessoas que atuam como auditores independentes.

Independncia

(a) postura mental independente a postura mental que permite a apresentao de opinio que no sofra efeitos de influncias que comprometam o julgamento profissional, permitindo que a pessoa atue com integridade e exera objetividade e ceticismo profissional; e

(b) independncia na aparncia consiste em evitar fatos e circunstncias que sejam to significativos a ponto de que um terceiro razoavelmente bem informado, tendo conhecimento de todas as informaes relevantes, incluindo as salvaguardas aplicadas, conclua dentro do razovel que a integridade, a objetividade ou o ceticismo profissional da firma, ou de membro da equipe de assegurao ficaram comprometidos.

Inspeo

So aplicados aos trabalhos concludos, consistindo na aplicao de procedimentos estabelecidos para evidenciar o cumprimento (ou observncia), por parte da equipe encarregada do trabalho, das polticas e procedimentos de controle de qualidade da firma.

Usurios previstos

Pessoa, pessoas, ou grupo para quem o auditor independente submeter o seu relatrio de assegurao. A parte responsvel pode ser um dos usurios previstos, mas no o nico.

Scio-chave da auditoria

o scio do trabalho, a pessoa responsvel pela reviso do controle de qualidade do trabalho, e outros scios da auditoria, se houver, da equipe de trabalho que tomam decises chave ou fazem julgamentos sobre assuntos significativos com relao auditoria das demonstraes contbeis sobre as quais a firma emitir uma opinio. Dependendo das circunstncias e do papel das pessoas na auditoria, outros scios da auditoria podem fazer parte da equipe, por exemplo, scios da auditoria responsveis por subsidirias ou divises significativas.

Companhia aberta

A entidade que tem aes, cotas ou dvida cotadas ou registradas em bolsa de valores reconhecida, ou negociadas de acordo com os regulamentos de bolsa de valores reconhecida ou outro rgo equivalente.

Monitoramento

Processo que compreende uma considerao e avaliao constante do sistema de controle de qualidade da firma, incluindo inspeo peridica de seleo dos trabalhos completados, planejados para prover a firma da segurana razovel de que seu sistema de controle de qualidade est operando eficazmente.

Rede

A estrutura maior que:

(a) tem por objetivo a cooperao; e

(b) tem claramente por objetivo a participao nos lucros ou diviso de cotas de participao, o controle ou a administrao, polticas e procedimentos de controle de qualidade em comum, estratgia de negcios comum, o uso de marca comercial comum, ou parte significativa dos recursos profissionais.

Firma de auditoria participante de rede

Firma ou entidade que pertence a uma rede.

Scio

Qualquer pessoa com autoridade para vincular a firma execuo de contrato de servios profissionais.

Pessoal

Scios e demais profissionais.

Auditor independente

Contador que atua como auditor independente.

Contador

Profissional que possui registro em Conselho Regional de Contabilidade.

Normas profissionais (no contexto da NBC PA 01)

As normas Profissionais e Tcnicas do CFC incluindo requerimentos ticos profissionais.

Entidade de interesse pblico

Compreende:

(a) uma companhia aberta; e

(b) qualquer entidade que (a) seja definida por regulamento ou legislao como entidade de interesse pblico, ou (b) para a qual o regulamento ou a legislao requer auditoria e que seja conduzida de acordo com os mesmos requerimentos de independncia que se aplicam auditoria de companhias abertas, como por exemplo, no caso do Brasil, as entidades de grande porte definidas na Lei n. 11.638/07. Esse regulamento pode ser promulgado por qualquer rgo regulador competente, incluindo um rgo regulador de auditoria.

Setor pblico

Governos federais, estaduais e municipais e rgos governamentais a eles relacionados (por exemplo, agncias reguladoras, rgos, comisses e empresas estatais).

Segurana razovel

No contexto do Guia e da NBC PA 01, um nvel alto, mas no absoluto, de segurana.

Servios correlatos

Compreendem trabalhos com procedimentos previamente acordados e compilaes. Nesses tipos de trabalhos, o auditor no fornece qualquer tipo de assegurao.

Exigncias ticas relevantes

Exigncias ticas s quais esto sujeitos a equipe de trabalho e o revisor da qualidade do trabalho, que esto implcitas no Cdigo de tica Profissional do Contador do CFC ou nas demais normas profissionais emitidas pelo CFC, relacionadas auditoria de demonstraes contbeis juntamente com outras exigncias de rgos reguladores que possam ser mais restritivas.

Parte responsvel(*)

(*) Ver tambm a NBC TA 01 Estrutura Conceitual para Trabalhos de Assegurao emitida pelo CFC que define estes termos e os demais termos utilizados em trabalhos dessa natureza.

A pessoa (ou pessoas) que:

(a) em trabalho de relatrio direto, responsvel pelo objeto; ou

(b) em trabalho baseado em afirmaes, responsvel pelas informaes do objeto (a afirmao) e pode ser responsvel pelo objeto.

Reviso (com relao qualidade)

Avaliao de controle de qualidade do trabalho executado por terceiros e das concluses por eles alcanadas.

Equipe

Profissionais, exceto scios, incluindo especialistas que a firma empregue.

Informaes sobre o objeto

O resultado da avaliao ou mensurao do objeto. So as informaes sobre o objeto para o qual o auditor independente coleta evidncia adequada e suficiente para proporcionar base razovel para expressar uma concluso em relatrio de assegurao.

Pessoa externa adequadamente qualificada

Qualquer pessoa que no pertena firma e tenha capacidade e competncia para atuar como scio encarregado do trabalho, por exemplo, um scio de outra firma, ou empregado (com experincia adequada) de rgo profissional relacionado, cujos membros possam executar trabalhos de auditoria e de reviso de informaes contbeis histricas, outros trabalhos de assegurao ou servios correlatos, ou de organizao que preste servios de controle de qualidade relevantes.

Responsveis pela governana

As pessoas ou organizaes (por exemplo, agente fiducirio) com responsabilidade pela superviso da direo estratgica da entidade e das obrigaes relacionadas responsabilidade final da entidade. Isso inclui a superviso do processo de elaborao dos relatrios financeiros. Para algumas entidades em algumas jurisdies, os responsveis pela governana podem incluir pessoal da administrao, como por exemplo, membros executivos de conselho de entidade do setor pblico ou privado, ou gerente-proprietrio.

Papis de trabalho

O material elaborado pelo auditor independente para seu uso ou, ainda, obtido e retido pelo auditor independente, em conexo com a execuo do trabalho. Os papis de trabalho podem estar na forma de dados armazenados em papel, filme, meios eletrnicos ou outros meios.

Declarao de poltica geral

Objetivo do captulo

Referncia primria

Fornecer orientao sobre:

a necessidade de aplicao e cumprimento dos requisitos relevantes; e

elementos de sistema de controle de qualidade.

NBC PA 01, itens 11, 16 e 17

Viso geral

A NBC PA 01, item 11, afirma:

11. O objetivo da firma estabelecer e manter sistema de controle de qualidade para obter segurana razovel que:

(a) a firma e seu pessoal cumprem as normas tcnicas e as exigncias regulatrias e legais aplicveis; e

(b) os relatrios sobre demonstraes contbeis e demais relatrios emitidos pela firma e pelos scios encarregados do trabalho so apropriados nas circunstncias.

A NBC PA 01, itens 16 e 17, afirma:

16. A firma deve estabelecer e manter sistema de controle de qualidade que inclua polticas e procedimentos que tratam dos seguintes elementos:

(a) responsabilidades da liderana pela qualidade na firma;

(b) exigncias ticas relevantes;

(c) aceitao e continuidade do relacionamento com clientes e de trabalhos especficos;

(d) recursos humanos;

(e) execuo do trabalho;

(f) monitoramento.

17. A firma deve documentar suas polticas e procedimentos e comunic-las ao pessoal da firma (ver itens A2 e A3 da NBC PA 01).

A firma deve estabelecer, implementar, manter, monitorar e aplicar sistema de controle de qualidade que fornece segurana razovel que seu pessoal cumpre as normas profissionais e as exigncias legais e regulatrias, e que os relatrios dos trabalhos da firma so adequados para as circunstncias.

Consequentemente, o sistema de controle de qualidade da firma deve incluir polticas e procedimentos adequadamente documentados, comunicados e monitorados que tratam dos seguintes tpicos:

responsabilidades da liderana pela qualidade na firma;

exigncias ticas relevantes (incluindo independncia);

aceitao e continuidade do relacionamento com clientes e de trabalhos especficos;

recursos humanos;

execuo do trabalho (incluindo reviso da qualidade do trabalho);

monitoramento.

Sugere-se que os pilares do sistema de controle de qualidade sejam compostos por princpios que enfatizam:

conduta tica;

independncia e objetividade;

manuteno da competncia profissional;

devido zelo e qualidade de trabalho;

normas e prticas geralmente aceitas;

clareza do texto e da orientao;

viabilidade e relevncia equilibradas com economia, tamanho e recursos da firma, e consideraes de custo/benefcio razovel para os clientes e a firma;

reteno de clientes razovel; e

desenvolvimento, satisfao e reteno de membros da firma.

Consequentemente, o sistema de controle de qualidade planejado para abranger e tratar os elementos e as prticas especficas necessrias para cumprir ou exceder as normas profissionais, as exigncias legais e regulatrias aplicveis e o Cdigo de tica Profissional do Contador.

Na introduo da declarao da poltica geral da firma sobre controle de qualidade, a firma pode incluir a declarao da sua misso. Ela tambm pode querer identificar suas metas e detalhes sobre a estrutura organizacional.

Papis e responsabilidades gerais de todos os scios e da equipe

Todos os scios e a equipe so responsveis, em graus variados, pela implementao das polticas e dos procedimentos de controle de qualidade da firma.

Mediante consulta a todos os scios e equipe, a firma pode optar por identificar os valores comuns aos quais deseja aderir e que faro parte do seu manual de controle de qualidade. Esses valores podem incluir qualidade do servio, comunicao tempestiva e adequada com o cliente, e atitude de companheirismo profissional na firma que sustentada por integridade, conscincia e consulta.

importante que a equipe interprete a cultura interna como sendo aquela que recompensa o desempenho e o trabalho de qualidade. Essa mensagem deve ficar clara para a equipe por todos os meios de comunicao, como a declarao da misso e as metas da firma, treinamentos internos e externos e dilogo com os scios da firma.

Por exemplo, a firma deve considerar a reviso de todas as prticas atuais, o que estimularia os scios e a equipe a adequarem essas prticas s orientaes e polticas de controle de qualidade, como:

tratar o comportamento tico e a qualidade do servio como prioridade mxima; as consideraes comerciais no podem suprimir a qualidade do trabalho executado;

ler, entender e seguir o Cdigo de tica Profissional do Contador e Normas Profissionais;

entender as responsabilidades da firma e das pessoas envolvidas na firma para identificar, divulgar e documentar ameaas independncia e o processo a ser seguido para tratar e administrar as ameaas identificadas;

evitar circunstncias em que a independncia pode estar (ou parece estar) prejudicada;

cumprir os requisitos de educao profissional continuada incluindo manuteno de registros como respectiva evidncia;

permanecer a par das atuais evolues da profisso, estrutura de relatrios financeiros aplicvel e normas de assegurao (por exemplo, NBCs Tcnicas e Profissionais, que abordam as normas de auditoria, assegurao e de contabilidade, emitidas pelo CFC ), divulgao de prticas contbeis, controle de qualidade, normas da firma e acontecimentos relevantes do setor e especficos do cliente;

prestar auxlio a outros scios e equipe com ateno, quando necessrio e solicitado, para ajud-los a aprender por meio de conhecimento e experincia compartilhados e a melhorar a qualidade do servio ao cliente;

manter registros de tempo precisos e detalhados (lanados regularmente nos sistemas de horas e de faturamento da firma) para rastrear e identificar o tempo gasto em trabalhos de campo e de escritrio (cobrveis e no cobrveis);

salvaguardar, usar e manter adequadamente equipamentos de escritrio e computador (incluindo recursos de rede e comunicao) e outros bens de uso comum. Isso inclui usar os recursos tecnolgicos da firma somente para fins apropriados ao negcio, levando em considerao a tica, confidencialidade e privacidade do cliente;

manter os dados da firma e dos clientes, as informaes do negcio e dos clientes e as informaes pessoais protegidos e totalmente confidenciais;

assegurar que as informaes eletrnicas geradas pela firma sobre os clientes sejam armazenadas na rede da firma de acordo com os procedimentos de armazenamento de informaes adequados (se aplicvel);

informar ao scio ou gerente sobre quaisquer observaes de violaes significativas no controle de qualidade da firma, da tica, incluindo independncia, confidencialidade ou uso inadequado de recursos da firma (incluindo internet e correio eletrnico);

documentar e manter registros apropriados de todos os contatos de clientes significativos, quando prestada ou solicitada assessoria profissional;

documentar e manter registros apropriados de todas as consultas, discusses, anlises, solues e concluses significativas sobre gesto de ameaa independncia, assuntos difceis ou controversos, diferenas de opinio e conflitos de interesse; e

seguir as prticas padro da firma para horas de trabalho, atendimento, administrao, cumprimento de prazos e controle de qualidade.

No caso de firmas de pequeno porte, as firmas podem optar por contratar essa reviso de prestador de servio externo.

DICAS TEIS

Reunir todos os scios e demais profissionais para uma sesso estratgica. Definir juntos a declarao da misso e as metas da firma. Determinar como elas podem ser alcanadas. Examinar o organograma para assegurar que a atual estrutura capaz de suportar os objetivos da firma.

1. Responsabilidades da liderana pela qualidade na firma

Objetivo do captulo

Referncia primria

Descrever as responsabilidades da firma de promover cultura interna focada no controle de qualidade

NBC PA 01, itens 18 e 19

1.1 Viso geral

A NBC PA 01, itens 18 e 19, afirma:

18. A firma deve estabelecer polticas e procedimentos para promover uma cultura interna que reconhea que qualidade essencial na execuo dos trabalhos. Essas polticas e procedimentos devem requerer que o presidente da firma (scio diretor ou equivalente) ou, se apropriado, a diretoria executiva da firma (ou equivalente) assuma a responsabilidade final pelo sistema de controle de qualidade da firma (ver itens A4 e A5 da NBC PA 01).

19. A firma deve estabelecer polticas e procedimentos de modo que qualquer pessoa a quem o presidente ou a diretoria executiva atribui a responsabilidade operacional pelo sistema de controle de qualidade tenha experincia e capacidade suficiente e apropriada e autoridade necessria para assumir essa responsabilidade (ver item A6 da NBC PA 01).

1.2 O exemplo vem de cima

Os scios decidem sobre todos os assuntos chave relacionados firma e sua prtica profissional. As atitudes dos scios e as mensagens para a equipe constituem a cultura comumente chamada de o exemplo vem de cima(*). Esse exemplo deve transmitir qualidade do trabalho e uma cultura de controle de qualidade.

(*) Para mais orientao sobre como criar a cultura o exemplo vem de cima pode ser obtida na publicao do IFAC Tone at the Top and Audit Quality que pode ser baixada gratuitamente no site do IFAC. (Esse documento no foi traduzido para o portugus).

O scio responsvel por liderar e promover cultura de controle de qualidade na firma e por fornecer e manter o manual de controle de qualidade da firma e todas as outras ajudas prticas e orientaes necessrias para suportar a qualidade dos trabalhos. O compromisso dos scios com essas metas fundamental se a firma espera ter sucesso no desenvolvimento e na manuteno do controle da sua qualidade.

O scio responsvel por determinar a estrutura operacional e de relatrios da firma. Alm disso, anualmente ou com outra periodicidade, o scio deve indicar a pessoa responsvel pelos elementos do sistema de controle de qualidade entre eles ou outro pessoal qualificado.

Sugere-se que as pessoas que assumem responsabilidades e funes especficas sejam as mais qualificadas e experientes em relao s obrigaes profissionais e regulamentares. Um scio nico pode assumir a responsabilidade por mais de uma funo desde que todas as funes sejam cobertas. Essas funes podem incluir administrao de escritrio, independncia, conflito de interesse, confidencialidade, controle de qualidade, tecnologia da informao e recursos humanos. A autoridade para desenvolver polticas e procedimentos e implement-los de maneira lgica acompanha essas responsabilidades.

O scio nomeado tem a responsabilidade final e responde perante a firma por suas respectivas funes de superviso, conforme definido na declarao da poltica geral da firma sobre controle de qualidade, no manual de controle de qualidade e nos contratos sociais. (Alm disso, cada scio deve assumir a responsabilidade pela qualidade de todos os trabalhos de auditoria para os quais esse scio designado (NBC TA 220, item 8)).

Os scios nomeados podem delegar funes especficas e autoridade a outros membros de nvel snior, mas permanecem responsveis por seus respectivos papis de superviso.

Independentemente de quem responsvel pelo sistema de controle de qualidade, o scio deve estar ciente de que as consideraes comerciais da firma no suprimem as responsabilidades da administrao pela qualidade; que avaliao, remunerao e promoo demonstram o valor dado qualidade; e que so alocados recursos suficientes para desenvolver, documentar e suportar polticas e procedimentos de controle de qualidade.

DICAS TEIS

Em reunies de equipe regularmente programadas, sugere-se que os scios e demais profissionais sejam lembrados de aderir s polticas e aos procedimentos de controle de qualidade da firma e de utilizar as ferramentas disponveis para auxiliar as equipes de trabalho a cumprir os requisitos. Solicite comentrios e sugestes para aprimoramentos e reserve tempo para perguntas. Essas reunies tambm podem ser usadas como veculo de comunicao do reconhecimento e das recompensas disponveis aos scios e equipe que demonstram compromisso com o sistema de controle de qualidade da firma.

Pirmide da responsabilidade pela liderana

Estudo de caso Exemplo vem de cima

Para detalhes do estudo de caso, consultar a Introduo ao estudo de caso no Guia.

M.M Auditores Independentes

Marcelo o responsvel por promover uma cultura de controle de qualidade na firma. Entretanto, ele tem atitude ambgua em relao a essa responsabilidade, conforme evidenciado por sua falta de interesse em relao a planos de desenvolvimento formais para estudantes e equipe tcnica, e por no buscar contribuies da equipe para o desenvolvimento da declarao da misso da firma e das metas que querem alcanar.

O planejamento anual (basicamente um dia por ano) no inclui uma direo de e para onde o Marcelo gostaria de levar a firma, a considerao dos riscos associados com os tipos de clientes que a firma est atraindo ou a capacidade de aperfeioamento da equipe atual. Ao que tudo indica, a firma enfrentaria graves dificuldades no caso de algo acontecer a Marcelo. No h no momento ningum em posio de assumir a responsabilidade pela administrao da firma na sua ausncia.

Embora Marcelo esteja interessado e seja competente em marketing, a firma no tem infraestrutura que a possibilite crescer no mercado. Ele gostaria de aceitar trabalhos novos e mais arriscados buscando trabalhos de auditoria para companhias abertas. Entretanto, preciso dedicar tempo para avaliar adequadamente a capacitao da firma e assegurar que as necessidades desses clientes sero satisfeitas.

Marcelo est cauteloso com os recentes requisitos das normas tcnicas e profissionais, conforme evidenciado por suas instrues para Dbora referentes ao mnimo de mudanas. Ele no est procurando oportunidades de melhorar a eficincia e efetividade dos sistemas de qualidade. Parece tambm que no percebe que uma reputao de servios de alta qualidade pode ser um fator importante para o marketing da firma de auditoria.

Aparentemente, suas aes passam uma mensagem errada para a equipe e no promovem uma cultura que respeita as responsabilidades ticas. No h meno se a equipe recebeu cpia atualizada das normas atualizadas emitidas pelo CFC, pela qual teria acesso aos mais recentes pronunciamentos sobre tica.

Quando Marcelo comunica equipe que est interessado apenas em fazer o mnimo necessrio para ser aprovado pela inspeo de sua prtica, a mensagem que ele passa que qualidade no uma prioridade. Esse tipo de mensagem constitui um desincentivo para que o pessoal da firma sugira melhorias necessrias em seus processos porque o pessoal sente que quantidade (faturamento) mais importante que qualidade (cumprimento das normas).

Em suma, Marcelo pode no estar cumprindo a norma da NBC PA 01, itens 18 e 19.

Marcelo deve obter e adaptar um exemplo do manual de controle de qualidade para adequar sua firma a esses requisitos. Durante o processo, seria til consultar Dbora, profissional mais experiente de sua equipe. Ela poderia organizar uma apresentao do novo manual na firma, ela mesmo apresentando ou convidando palestrante de fora da firma.

Marcelo pode querer contratar os servios de um consultor externo para aprender como aplicar da melhor forma possvel as mudanas necessrias aos processos da sua firma, mantendo ao mesmo tempo, uma margem de lucro saudvel. Isso pode significar aumentar o grau de utilizao de tecnologia ou analisar os clientes menos rentveis da sua firma. Marcelo pode querer, tambm, considerar a atribuio de certas responsabilidades pelo sistema de controle de qualidade para Dbora.

2. Exigncias ticas relevantes

Objetivo do captulo

Referncia primria

Fornecer orientao sobre os princpios fundamentais que definem a tica profissional

NBC PA 01, itens 20 a 25

2.1 Viso geral

A NBC PA 01, item 20, afirma:

20. A firma deve estabelecer polticas e procedimentos para fornecer segurana razovel de que a firma e seu pessoal cumprem as exigncias ticas relevantes (ver itens A7 a A10 da NBC PA 01).

A prtica tica a base do sucesso de longo prazo. Para os profissionais que militam na rea de auditoria, os princpios fundamentais da tica profissional esto implcitos no Cdigo de tica Profissional do Contador:

integridade;

objetividade;

competncia profissional e devido zelo;

confidencialidade; e

comportamento profissional.

A tica envolve saber quando dizer no e quando romper relaes com cliente, equipe ou at mesmo scio.

Sugere-se que os scios tenham por prtica estar a par das atividades dos outros scios com relao firma e a seus clientes. O contato regular durante o dia de trabalho, incluindo reunies de scios regularmente programadas, e uma clara poltica de consulta para assuntos arriscados ou controversos, ajuda a assegurar que cada scio fique realmente a par das atividades dos outros scios.

Contratos sociais formais normalmente abordam soluo de disputas e dissoluo de parcerias quando o desacordo muito difcil de ser resolvido de maneira razovel.

Independentemente de surgir problema tico com scio ou membro da equipe, as firmas devem estabelecer um processo para tratar de casos de no cumprimento (NBC TA 220, itens 9 e 10).

2.2 Independncia

A NBC PA 01, itens 21 a 25, afirma:

21. A firma deve estabelecer polticas e procedimentos para fornecer segurana razovel de que a firma, seu pessoal e, quando aplicvel, outras pessoas sujeitas a requisitos de independncia (incluindo pessoal de firma da mesma rede) mantm a independncia requerida por exigncias ticas relevantes. Essas polticas e procedimentos devem permitir firma:

(a) comunicar seus requisitos de independncia a seu pessoal e, quando aplicvel, s outras pessoas sujeitas a eles; e

(b) identificar e avaliar circunstncias e relaes que criam ameaas independncia, e tomar as medidas adequadas para elimin-las ou reduzi-las a um nvel aceitvel, mediante a aplicao de salvaguardas ou, se considerado adequado, retirar-se do trabalho, quando esta retirada permitida por lei ou regulamentao (ver item A10).

22. Essas polticas e procedimentos devem requerer que:

(a) os scios encarregados do trabalho forneam firma informaes relevantes sobre trabalhos de clientes, incluindo o alcance dos servios, para permitir firma avaliar o impacto geral, se houver, sobre os requisitos de independncia;

(b) o pessoal notifique prontamente a firma sobre as circunstncias e relaes que criam ameaa independncia para que possam ser tomadas as medidas adequadas; e

(c) as informaes relevantes sejam compiladas e comunicadas ao pessoal adequado, de modo que:

(i) a firma e seu pessoal possam rapidamente determinar se elas satisfazem os requisitos de independncia;

(ii) a firma possa manter e atualizar seus registros referentes independncia; e

(iii) a firma possa tomar as medidas apropriadas em relao s ameaas independncia que no esto em nvel aceitvel (ver item A10).

23. A firma deve estabelecer polticas e procedimentos para fornecer segurana razovel de que notificada sobre violaes dos requisitos de independncia, e permitir que tome as medidas apropriadas para resolver essas situaes. As polticas e os procedimentos devem incluir exigncias para:

(a) o pessoal notificar prontamente a firma sobre violaes de independncia de que tomou conhecimento;

(b) a firma comunicar prontamente as violaes identificadas dessas polticas e procedimentos para:

(i) o scio do trabalho que, juntamente com a firma, precisa enderear a violao; e

(ii) outro pessoal relevante na firma e, quando adequado, na rede, e para as pessoas sujeitas aos requisitos de independncia que precisam tomar as medidas apropriadas; e

(c) a firma ser prontamente comunicada, se necessrio, pelo scio encarregado do trabalho e pelas outras pessoas mencionadas no subitem 23(b)(ii) sobre as medidas tomadas para resolver o assunto, de modo que a firma possa determinar se deve tomar alguma medida adicional (ver item A10).

24. Pelo menos uma vez por ano, a firma deve obter confirmao por escrito do cumprimento de suas polticas e seus procedimentos sobre independncia de todo o pessoal da firma, que precisa ser independente por exigncias ticas relevantes (ver itens A10 e A11).

25. A firma deve estabelecer polticas e procedimentos para:

(a) especificar critrios para determinar a necessidade de salvaguardas para reduzir a ameaa de familiaridade a um nvel aceitvel ao usar o mesmo pessoal snior em trabalho de assegurao por perodo de tempo prolongado; e

(b) requerer o rodzio do scio encarregado do trabalho e das pessoas responsveis pela reviso de controle de qualidade do trabalho e, quando aplicvel, de outras pessoas sujeitas a exigncias de rodzio, aps o perodo de 5 anos (ver itens A10, A12 a A17).

A independncia e a objetividade so condies prvias necessrias para a prestao de servios de assegurao de confiana pelos auditores.

A NBC PA 290 e a NBC PA 291 descreve circunstncias e relaes especficas que podem criar ameaas independncia durante a execuo de trabalho e fornece exemplos de salvaguardas que podem ser adequadas para tratar as ameaas. Alm disso, descreve situaes em que no h salvaguardas disponveis para tratar as ameaas e, consequentemente, a circunstncia ou relao que cria a ameaa que deve ser evitada.

A poltica da firma deve requerer entendimento e conhecimento operacional desses requisitos para assegurar sua observncia.

As ameaas se enquadram em uma ou mais das seguintes categorias:

(a) interesse prprio;

(b) auto-reviso;

(c) representao / proteo;

(d) parentesco;

(e) intimidao.

Exemplos detalhados de salvaguardas adequadas para tratar essas ameaas podem ser encontrados na NBC PA 290 e NBC PA 291. Apesar das salvaguardas que podem ser consideradas e aplicadas em certos casos, todos os scios e a equipe devem estar familiarizados com as proibies da NBC PA 290 e NBC PA 291.

Independentemente da designao profissional da equipe, todos os membros da equipe de trabalho devem ter postura mental independente e independncia na aparncia em relao a seus clientes de assegurao. Isso especialmente importante no caso de firmas de pequeno porte onde a maior parte da equipe, quando no toda a equipe, estar envolvida em trabalhos de assegurao significativos.

A independncia deve ser mantida durante todo o perodo do trabalho para todos os trabalhos de assegurao, conforme determinado por:

Cdigo de tica Profissional do Contador;

NBC PA 01;

NBC PA 290 e NBC PA 291; e

NBC TA 220.

Se as ameaas independncia no podem ser eliminadas ou reduzidas a um nvel aceitvel mediante a aplicao de salvaguardas adequadas, a firma deve eliminar a atividade, a participao ou a relao que est criando a ameaa, ou recusar aceitar ou continuar o trabalho (quando a retirada no possvel).

Os casos de no cumprimento dos requisitos de independncia devem ser comunicados firma. A firma deve indicar scio ou membro da equipe adequado para esse fim.

2.2.1 Responsabilidades Firma

A firma deve ser responsvel por desenvolver, implementar, monitorar e executar polticas e procedimentos planejados para auxiliar os scios e a equipe a entender, identificar, documentar e administrar ameaas independncia, e por resolver assuntos de independncia que surgem antes dos trabalhos ou durante os mesmos.

Para cumprir suas responsabilidades, sugere-se que a firma:

especifique na declarao da poltica geral da firma o pessoal que tem responsabilidade final pela adequada soluo de ameaas independncia que no foram adequadamente resolvidas ou reduzidas a um nvel aceitvel mediante a aplicao de salvaguardas pela equipe de assegurao;

especifique o pessoal responsvel em nome da firma e, portanto (aps consultar outros), que responsvel pela deciso final sobre qualquer soluo de ameaa independncia, incluindo:

(i) renunciar ao trabalho ou relacionamento com cliente especfico;

(ii) determinar e impor salvaguardas, medidas e procedimentos especificados para administrar ameaas e ameaas em potencial adequadamente;

(iii) ser informado e investigar problemas no resolvidos relativos ao cumprimento da independncia levantados por membros da equipe de assegurao (ou por outros scios ou equipe);

(iv) assegurar a documentao adequada do processo e da soluo de cada assunto significativo sobre independncia;

(v) recorrer a sanes por no cumprimento;

(vi) estabelecer e participar de medidas de planejamento preventivas para ajudar a evitar e administrar possveis problemas de independncia;

(vii) providenciar consulta adicional, se necessrio; e

(viii) instituir e manter poltica requerendo que todos os scios e equipe revisem suas circunstncias especficas e avisem a firma sobre quaisquer ameaas ou ameaas em potencial independncia, que os envolva direta ou indiretamente ou sua famlia imediata.

Quando so identificadas ameaas independncia que no so no nvel aceitvel e a firma decide aceitar ou continuar o trabalho de assegurao, a deciso deve ser documentada. A documentao deve incluir uma descrio das ameaas identificadas e as salvaguardas aplicadas para eliminar ou reduzir as ameaas a um nvel aceitvel.

Sugere-se tambm que a firma atribua responsabilidade pela manuteno de uma base de dados que fornea uma listagem de todos os clientes em que se exija independncia sendo, portanto, proibidos os investimentos nesses clientes. Para entidades de interesse pblico, a base de dados incluiria entidades relacionadas. A base de dados deve ser facilmente acessada pelos scios e equipe.

Se uma associao de firmas se enquadrar em determinados critrios, ela ser considerada uma rede. Um desses critrios est relacionado com a utilizao de nome de marca em comum. Quando relatrios de trabalhos de assegurao so assinados em nome de uma associao com uma estrutura maior, as firmas de rede incluem as firmas que utilizam seus materiais de marketing e promocionais como uma associao, mesmo que existam como entidades legais separadas e distintas.

Para as firmas que pertencem a uma rede, devem ser requeridos processos e procedimentos adicionais para a efetiva comunicao entre elas, assegurando assim que sejam cumpridos os requisitos de independncia. Para determinar se a firma pertence a uma rede, consulte a NBC PA 290, item 13 a 24.

2.2.2 Responsabilidades Scios e equipe

Todos os scios e equipe devem conhecer e entender o Cdigo de tica Profissional do Contador, a NBC PA 01, itens 20 a 25, a NBC PA 290, a NBC PA 291 e a NBC TA 220, item11. Todos os membros da equipe de assegurao devem cumprir os requisitos de independncia para todos os trabalhos de assegurao e relatrios emitidos.

A firma deve obter de todos os scios e equipe de quem se exige independncia, segundo exigncias ticas relevantes, confirmao por escrito de que entenderam e cumpriram as polticas e procedimentos de independncia da firma. A confirmao de cumprimento deve ser obtida pelo menos uma vez por ano (em papel ou no formato eletrnico). Sugere-se que esse processo anual seja acompanhado pela reviso da NBC PA 290 e NBC PA 291 para determinar que as polticas da firma estejam atualizadas com os requisitos mais recentes.

Com essa finalidade, foi includo o formulrio Reconhecimento de independncia de scio e equipe no Anexo A. Esse documento deve ser adaptado poltica de independncia da firma.

Alm disso, sugere-se que o scio do trabalho obtenha confirmao dos scios e equipe designados para um trabalho de assegurao de que so independentes do cliente e do trabalho, ou que eles notificaram o scio do trabalho sobre qualquer ameaa ou possvel ameaa independncia para que possam ser aplicadas salvaguardas adequadas para eliminar ou reduzir a ameaa a um nvel aceitvel.

As firmas devem estabelecer polticas e procedimentos para exigir que o pessoal notifique prontamente firma as violaes de independncia de que tomou conhecimento, que incluiria o requerimento de que os scios e equipe designados para um trabalho notifiquem o scio do trabalho se, pelo seu conhecimento, durante o perodo de divulgao, qualquer membro da equipe de assegurao prestou qualquer servio que seria proibido de acordo com a NBC PA 290 e a NBC PA 291 ou outra autoridade reguladora, que poderia resultar na incapacidade da firma de continuar o trabalho de assegurao.

A firma pode solicitar que os membros da equipe de assegurao (incluindo o scio do trabalho) tomem as medidas necessrias para eliminar ou reduzir qualquer ameaa independncia a um nvel aceitvel mediante a aplicao de salvaguardas adequadas. Essas medidas podem incluir:

afastar membro da equipe de assegurao;

suspender ou alterar tipos de trabalho ou servios especficos executados no trabalho;

alienar o interesse financeiro ou a participao;

excluir o membro da equipe de assegurao de qualquer tomada de deciso significativa em relao ao trabalho;

suspender ou mudar a natureza das relaes pessoais ou comerciais com clientes;

submeter o trabalho reviso adicional de outros scios e equipe; e

tomar quaisquer outras medidas razoveis adequadas nas circunstncias.

importante reconhecer que ameaas de familiaridade podem ser criadas pela utilizao do mesmo pessoal snior em trabalho de assegurao por perodo de tempo prolongado. Recomenda-se que a firma faa planos para essas ocorrncias e considere as salvaguardas que sero adequadas para tratar essas ameaas.

Os scios e a equipe devem ser instrudos a encaminharem ao pessoal adequado todos os casos em que surja assunto tico, incluindo independncia, que requer consulta e discusso adicionais para ser resolvido. Se os scios e equipe no esto satisfeitos que uma ameaa independncia est sendo adequadamente tratada ou resolvida, sugere-se que o assunto seja encaminhado para a autoridade de nvel mais alto na firma.

2.2.3 Associao de pessoal snior (incluindo rotao de scios) com cliente de auditoria

A NBC PA 290 e a NBC PA 291 contm requisitos longa associao do scio responsvel pelo trabalho nem o revisor de controle de qualidade do trabalho, em trabalhos de auditoria para entidades de interesse pblico.

De acordo com o item 151 da NBC PA 290, quando o cliente de auditoria uma entidade de interesse pblico e uma pessoa foi o scio-chave da auditoria por um perodo de sete anos, ela no deve participar do trabalho at que tenha decorrido um perodo de dois anos. Scios-chave da auditoria incluem o scio do trabalho, a pessoa responsvel pela reviso do controle de qualidade do trabalho e outros scios da auditoria, se houver, da equipe de trabalho que tomam decises chave ou fazem julgamentos sobre assuntos significativos com relao auditoria.

Entretanto, pode ser necessrio certo grau de flexibilidade em casos raros devido a circunstncias imprevistas fora do controle da firma e em que a continuidade da pessoa no trabalho de auditoria especialmente importante para a qualidade da auditoria por exemplo, quando h mudanas importantes na estrutura do cliente de auditoria que de outra forma coincidiriam com a rotao da pessoa ou devido doena grave do scio previsto para o trabalho. Somente em circunstncias extraordinrias que assim demandem a rotao no recomendada ou requerida. Quando no feita a rotao de uma pessoa aps esse perodo pr-definido, devem ser aplicadas salvaguardas equivalentes para reduzir a ameaa ao nvel aceitvel. Essas salvaguardas incluiriam o envolvimento de profissional externo firma ou algum da firma que no esteja associado com a equipe do trabalho para revisar o trabalho feito ou assessorar a equipe, conforme seja necessrio em cada circunstncia

A avaliao da independncia da equipe de assegurao uma parte importante dos procedimentos de aceitao e continuidade de clientes. Se uma pessoa a responsvel pela tica na firma e essa avaliao conclui que necessria a rotao de certos membros da equipe de trabalho, sugere-se que essa pessoa seja informada.

Sugere-se que, depois de analisar as circunstncias e consultar outros scios, a firma apresente sua deciso por escrito o mais rpido possvel ao cliente (fornecendo a documentao adequada para seu arquivo).

Para cumprir as regras de rotao, proprietrios nicos podem considerar um acordo em que fornecem uma reviso de controle de qualidade do trabalho ou prestam outros servios do trabalho para outro auditor e vice-versa ou compartilham a responsabilidade por essas funes com grupo de auditores. Esses acordos devem ser adequadamente documentados entre os auditores participantes, e a carta de contratao de cada cliente deve ser modificada conforme necessrio para documentar corretamente quem responsvel pelo relatrio de assegurao para cada perodo.

2.2.4 Rotao de pessoal em trabalhos de auditoria para entidade que no seja de interesse pblico

Para entidades que no sejam de interesse pblico, se a rotao for considerada necessria, o scio ou membro da equipe responsvel por assuntos de independncia identificar a substituio, especificando o perodo em que a pessoa no deve participar da auditoria da entidade e outras salvaguardas necessrias para cumprir com qualquer outro requisito relevante.

2.3 Conflito de interesse

Podem surgir conflitos de interesse em diversas circunstncias, por exemplo, quando um scio ou membro da equipe representa dois clientes, o comprador e o vendedor na mesma transao, ou presta assessoria a um cliente na contratao de pessoa para um alto cargo dentro da empresa quando o scio ou membro da equipe sabe que o candidato cnjuge de algum empregado da firma.

A NBC PA 290 e a NBC PA 291 contm requisitos referentes a interesses, influncias ou relaes que podem criar conflito de interesse. Scios e equipe devem estar livres de quaisquer interesses, influncias ou relaes com relao a assuntos de clientes que prejudiquem o julgamento profissional ou a objetividade.

2.3.1 Conflito de interesse Firma

A firma responsvel por desenvolver, implementar, cumprir, executar e monitorar mtodos e procedimentos prticos planejados para auxiliar os scios e a equipe a entender, identificar, documentar, lidar com conflitos de interesse e determinar sua adequada soluo.

Sugere-se que a responsabilidade pelos procedimentos adequados a serem seguidos quando conflitos e potenciais conflitos de interesse tiverem sido identificados seja atribuda pessoa com a responsabilidade primria pela tica na firma.

Aps consultar outros scios e equipe, a pessoa responsvel pela tica na firma deve ter a autoridade final para a soluo de qualquer situao de conflito de interesse, que pode incluir:

estabelecer e comunicar medidas de planejamento preventivas para evitar situaes de conflito de interesse que possam surgir;

determinar e requerer medidas e procedimentos especficos para tratar adequadamente o conflito, proteger informaes confidenciais e especficas do cliente e assegurar que os consentimentos adequados sejam obtidos e as divulgaes feitas quando se determina que aceitvel agir;

documentar adequadamente o processo, as salvaguardas aplicadas e as decises tomadas ou recomendaes feitas;

recusar ou suspender o servio, o trabalho ou a medida; e

aplicar procedimentos disciplinares e sanes a scios e equipe por no cumprimento.

2.3.2 Conflito de interesse Scios e equipe

De acordo com o Cdigo de tica Profissional do Contador, scios e equipe no podem aproveitar informaes de clientes para ganho pessoal e devem tomar as providncias razoveis para identificar circunstncias que poderiam apresentar conflito de interesse. Eles devem exercer o devido zelo, seguir a poltica da firma e sugere-se que discutam as circunstncias especficas com a pessoa responsvel pela tica na firma, quando adequado, para determinar como tratar a situao e se um servio especfico no deve ser aceito.

Sempre que conflito ou possvel conflito identificado, os scios ou a equipe no devem agir ou prestar assessoria ou comentrios at que tenham analisado detalhadamente os fatos e as circunstncias da situao. Se uma pessoa designada como responsvel pela tica na firma, sugere-se que seja obtida a concordncia dessa pessoa para assegurar que foram aplicadas as salvaguardas, feitas as comunicaes necessrias e apropriado agir. Sugere-se, tambm, que a deciso de agir ou prestar assessoria nessas circunstncias seja totalmente documentada.

Normalmente, o cliente notificado sobre o interesse de negcio ou as atividades da firma que podem representar conflito de interesse, sobre todas as partes relevantes conhecidas em situaes em que a firma est atuando para duas ou mais partes em relao a um assunto em que seus respectivos interesses esto em conflito, e que os scios e a equipe no atuam exclusivamente para um cliente na prestao dos servios propostos. Em todos os casos, o consentimento do cliente para atuar deve ser obtido.

Quando a firma decide aceitar ou continuar o trabalho, sugere-se que scios e equipe documentem no arquivo do trabalho os conflitos identificados, normalmente nas sees de aceitao e continuidade de clientes ou de planejamento. Isso pode incluir qualquer correspondncia ou discusses relativas natureza do conflito, bem como quaisquer consultas com outros, concluses obtidas, salvaguardas aplicadas e procedimentos seguidos para tratar a situao de conflito.

No caso de ser requerida confidencialidade interna, pode ser necessrio evitar que outros scios e equipe tenham acesso s informaes com o uso de firewalls; segurana fsica, pessoal, de arquivos e de informaes, acordos de no divulgao especficos, segregao e bloqueio de arquivos ou de acesso a dados. Quando essas providncias so tomadas, todos os scios e equipe envolvidos devem respeit-las e segui-las sem exceo. Se para os scios e equipe no ficou claro quais so suas responsabilidades em relao avaliao de conflito ou possvel conflito, sugere-se que o assunto seja discutido com o pessoal no envolvido para auxiliar na avaliao. Se uma pessoa tiver sido designada como responsvel pela tica na firma e a situao de conflito significativa ou especialmente delicada, sugere-se que o assunto seja encaminhado para essa pessoa para ser revisado.

No caso de scios e equipe tomarem conhecimento de outras pessoas atuando (conscientes ou inadvertidamente) em situaes contrrias s polticas da firma ou determinaes especficas relacionadas aos trabalhos (exceto caso insignificante ou no relevante), recomenda-se que o assunto seja imediatamente encaminhado pessoa responsvel pela tica na firma (quando aplicvel). Sugere-se que, se o assunto no for adequadamente tratado pelo pessoal responsvel pela tica, ele seja encaminhado para a autoridade de nvel mais alto na firma.

DICAS TEIS

Normalmente, h duas perguntas que podem ser feitas como teste para situaes de conflito de interesse.

1) Na circunstncia especfica, se uma parte ganha, a outra parte necessariamente ou provavelmente perde?

2) Ns (scios, equipe ou a firma) estamos ganhando com o uso das informaes confidenciais?

Como considerao adicional, voc pode levar em conta a percepo pblica nas circunstncias.

2.4 Confidencialidade

Todos os scios e equipe devem proteger e manter a confidencialidade de quaisquer informaes de clientes que devem ser mantidas confidenciais e protegidas de acordo com as leis aplicveis, as autoridades reguladoras, o Cdigo de tica Profissional do Contador e outras normas profissionais, a poltica da firma e as instrues ou acordos especficos com clientes.

As informaes de clientes e quaisquer informaes pessoais obtidas durante trabalho devem ser usadas ou divulgadas somente com a finalidade para a qual foram obtidas.

Sugere-se que as informaes pessoais e de clientes sejam mantidas somente conforme definido pela poltica de acesso e reteno da firma (ver item 7.5). Os documentos devem ser mantidos em arquivo pelo tempo necessrio para cumprir os requisitos profissionais, regulamentares ou legais.

Recomenda-se que a firma desenvolva uma poltica para que as informaes pessoais e de cliente sejam to precisas, completas e atualizadas quanto possvel.

Recomenda-se, tambm, que a firma desenvolva uma poltica que permita que uma pessoa ou um cliente (com autorizao adequada), por solicitao, seja informada da existncia, utilizao e divulgao de informaes pessoais ou informaes de negcios equivalentes especificadas e tivesse acesso (conforme adequado) a essas informaes.

2.4.1 Confidencialidade Firma

A firma deve cumprir suas obrigaes legais, profissionais e regulatrias referentes legislao de privacidade (se aplicvel) e NBC PA 01. Esses requisitos se estendem legislao de privacidade do pas em que a firma est estabelecida, e pode se estender tambm a qualquer outro pas em que a firma presta servios.

A firma pode cumprir essas obrigaes das formas a seguir.

Uma pessoa nomeada como responsvel final por implementar, cumprir e executar a proteo de informaes pessoais sob controle da firma e pela confidencialidade dos clientes. Essa pessoa ter a autoridade final para a soluo de situaes de privacidade e de confidencialidade de cliente.

A firma comunica suas polticas e fornece acesso a informaes sobre orientao, regras e interpretaes por meio do manual de controle de qualidade, outra documentao da firma (como materiais de treinamento) e eletronicamente, para informar todos os scios e equipe sobre requisitos e assuntos de privacidade e de confidencialidade de clientes.

Sugere-se que a poltica da firma utilize tecnologia padro do setor, incluindo firewalls, hardware e software, bem como procedimentos de transmisso e armazenamento de dados planejados para reter, catalogar e recuperar informaes eletrnicas e proteger essas informaes do acesso no autorizado ou do uso inadequado (interna e externamente) (se aplicvel).

Sugere-se, tambm, que a poltica da firma exija a manuteno de procedimentos de manuseio e armazenamento de arquivos impressos internos e externos e instalaes para proteger, reter, catalogar e recuperar informaes de arquivos e para proteger essas informaes do acesso no autorizado ou do uso inadequado (interna e externamente).

A firma pode requerer que seja assinada declarao de confidencialidade por todo o pessoal quando da contratao e pode escolher manter essa documentao em arquivo. Espera-se que todo pessoal esteja completamente familiarizado com a declarao da poltica da firma sobre confidencialidade e que a cumpra. O reconhecimento desse entendimento deve ser evidenciado mediante assinatura do acordo de confidencialidade da firma. Sugere-se que a declarao de confidencialidade seja obtida pelo menos uma vez por ano para servir como lembrete do requisito.

O Anexo B apresenta modelo de declarao de confidencialidade, que as firmas podem usar.

DICAS TEIS

A firma pode manter acesso fcil a recursos para todos os scios e equipe, promovendo a aderncia a um ambiente tico. Esses recursos podem incluir cpia atualizada do Cdigo de tica Profissional do Contador, NBC PAs e outros materiais relevantes (como materiais de treinamento que abordam assuntos ticos). Sugere-se que esses recursos sejam compostos por parte integral da biblioteca de recursos e de pesquisa da firma.

Estudo de caso Exigncias ticas

Para detalhes do estudo de caso, consultar a Introduo ao estudo de caso no Guia.

M.M Auditores Independentes

Marcelo tem obrigao de estabelecer polticas e procedimentos planejados para fornecer segurana razovel de que a firma e seu pessoal cumprem as exigncias ticas relevantes. Mesmo assim, quando Dbora tentou falar com ele sobre suas preocupaes com relao execuo de auditoria de entidade na qual sua cunhada tem participao, ele logo descartou o assunto. Parece no haver programa de educao tica incluindo assuntos de independncia e conflito de interesse. No sabemos se esses assuntos so sistematicamente considerados para cada trabalho.

Marcelo est identificando e avaliando as circunstncias e relaes que pode criar ameaas independncia e tomando as providncias adequadas para elimin-las ou reduzi-las a um nvel aceitvel mediante a aplicao das salvaguardas necessrias?

Pense sobre o trabalho de auditoria que est sendo elaborado para a Magnificent Dollar Stores. Que problemas voc consegue identificar? Em sua opinio, que tipos de ameaa podem ser criados nos casos da agncia governamental local, da casa de repouso ou do restaurante local?

Provavelmente Marcelo no est cumprindo as normas requeridas pela NBC PA 01, itens 20 a 25.

Marcelo poderia reforar o cumprimento das exigncias ticas especificadas na NBC PA 01 e no Cdigo de tica Profissional do Contador elaborando o manual de controle de qualidade e informando a equipe sobre o contedo, conforme sugerido anteriormente.

Marcelo deve obter cpia atualizada do Cdigo de tica Profissional do Contador e das normas profissionais do CFC, que lhe forneceriam detalhes dos pronunciamentos ticos mais recentes, e deve adotar esses requisitos nas polticas e nos procedimentos da sua firma.

Alm disso, como parte do procedimento de aceitao e continuidade de clientes, ele precisa adicionar uma avaliao de independncia, incluindo a identificao de ameaas e aplicao de salvaguardas adequadas. Isso envolve o uso de certas ferramentas (como a confirmao do scio e da equipe sobre aspectos relacionados com a independncia includa no Apndice A) para que a firma atenda o requisito de confirmar, anualmente e por escrito, o cumprimento das polticas e dos procedimentos referentes independncia de todo pessoal da firma.

3. Aceitao e continuidade de clientes e trabalhos especficos

Objetivo do captulo

Referncia primria

Fornecer orientao sobre o estabelecimento de procedimentos adequados de aceitao e continuidade

NBC PA 01, itens 26 a 28

3.1 Viso geral

A NBC PA 01, itens 26 a 28, afirma:

26. A firma deve estabelecer polticas e procedimentos para a aceitao e continuidade do relacionamento com clientes e trabalhos especficos, projetados para fornecer firma segurana razovel de que aceitar ou continuar esses relacionamentos e trabalhos nos casos em que a firma:

(a) competente para executar o trabalho e possui habilidades, incluindo tempo e recursos, para isso (ver itens A18 e A23 da NBC PA 01);

(b) consegue cumprir as exigncias ticas relevantes; e

(c) considerou a integridade do cliente, e no tem informaes que a levariam a concluir que o cliente no ntegro (ver itens A19, A20 e A23 da NBC PA 01).

27. Essas polticas e procedimentos devem requerer que:

(a) a firma obtenha as informaes que considerar necessrias nas circunstncias, antes de aceitar um trabalho com novo cliente, quando decidir sobre a continuao de trabalho existente e quando considerar a aceitao de novo trabalho com cliente existente (ver itens A21 e A23 da NBC PA 01);

(b) no caso de ser identificado possvel conflito de interesses na aceitao de trabalho de cliente novo ou existente, a firma deve determinar se apropriado aceit-lo;

(c) no caso de terem sido identificados problemas e a firma decidir aceitar ou continuar o relacionamento com o cliente ou um trabalho especfico, a firma deve documentar como esses problemas foram resolvidos.

28. A firma deve estabelecer polticas e procedimentos para a continuidade de trabalho e do relacionamento com o cliente, contemplando as circunstncias em que a firma obtm informaes que a teriam levado a recusar o trabalho se essas informaes estivessem disponveis antes. Essas polticas e procedimentos devem incluir as seguintes consideraes:

(a) as responsabilidades profissionais e legais que se aplicam s circunstncias, incluindo se h exigncia para que a firma se reporte pessoa ou s pessoas que fizeram a indicao ou, em alguns casos, s autoridades reguladoras; e

(b) a possibilidade de se retirar do trabalho ou de ambos, trabalho e relacionamento com o cliente (ver itens A22 e A23 da NBC PA 01).

3.2 Aceitao e continuidade

Tomar a deciso errada de aceitar novo cliente ou continuar com cliente problemtico pode ter impacto negativo sobre qualquer firma de auditoria, principalmente no caso das firmas de pequeno e mdio porte. Esses clientes podem influenciar a capacidade da firma de prestar um servio adequado aos clientes mais rentveis e afetar o crescimento potencial da firma como um todo.

Consequentemente, a firma e seus scios e equipe devem aceitar novos trabalhos ou continuar trabalhos e relaes com clientes existentes somente depois de o scio do trabalho, com base em processo de reviso, ter determinado que:

a integridade do cliente foi considerada, e no h informaes que levariam concluso que o cliente no ntegro;

a firma e a equipe de trabalho possuem a competncia necessria, incluindo recursos e tempo, para concluir o trabalho;

a firma e seus scios e equipe podem cumprir as exigncias ticas relevantes, incluindo ser independente em relao ao cliente de acordo com a NBC PA 290 e a NBC PA 291; e

os requisitos de controle de qualidade da firma podem e foram cumpridos.

3.2.1 Aceitao e continuidade Firma

A firma deve estabelecer polticas e procedimentos para obter segurana razovel de que ela identifica e avalia as possveis fontes de risco associado relao com cliente ou a trabalho especfico.

Para auxiliar esse processo e fornecer um ambiente para a aplicao de tomadas de decises consistentes, recomenda-se que a firma desenvolva e/ou use exemplos de listas de verificao e/ou questionrios aceitos pelo setor para assegurar a aplicao consistente das consideraes de aceitao e continuidade. Esses exemplos devem ser includos no item de planejamento (incluindo lista de verificao de planejamento, perfil de cliente e consideraes de risco) dos pacotes de papis de trabalho padro da firma. O pessoal deve preencher esses exemplos para todos os trabalhos e eles devem ser revi