CIRCULEESTEEXEMPLAR

Atualização de versõesAtualização de versõesEntenda as vantagens e Entenda as vantagens e como funciona o procedimentocomo funciona o procedimento

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- AIX oferece curso gratuito para clientes - pág.02

- Escola Alternativa adere ao projeto Fome de Saber - pág. 06

- AIX oferece curso gratuito para clientes -

- Escola Alternativa adere ao projeto Fome de Saber -

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gestao do ensinogestao do ensino

Impresso Especial

7317408802 ECT/DR/MG

AIX Sistemas

DEVOLUÇÃO

GARANTIDA

CORREIOS

Uma publicação da AIX Sistemas - nº 11 - Ano 2 - Julho/Agosto de 2007

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Conheça a

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Um dos benefícios oferecidos pela assinatura do contrato de suporte é o fornecimento de versões evolutivas e corretivas dos softwares. Por meio das atualizações, a AIX garante que seus produtos estão de acordo com as necessidades das instituições de ensino. Assim, é fundamental que o cliente use sempre a última versão disponível do sistema.

Veja abaixo algumas orientações importantes relativas ao processo:

Atu

alização d

as

Vers

ões

Capa

Comparando o número de sua versão com o número da última versão disponível na seção “Atualização” do Cliente On-line. Para verificar o número da versão de determinado módulo do Sistema Giz, no menu “?” clique em “Sobre o Giz”.

Como saber se a versão que uso está atualizada?

O conteúdo de uma nova versão é definido durante a Reunião de Acompanhamento das Necessidades dos Clientes, q u e a c o n t e c e c o m a participação do diretor e dos gerentes dos setores de relacionamento com clientes, suporte, implantação e desenvolvimento.

A s f o n t e s u s a d a s s ã o a c o m p a n h a m e n t o d a s necessidades do mercado, sugestões enviadas pelos clientes e funcionários, análise de softwares similares e a eventual identificação de falhas no sistema.

É uma versão provisória do sistema contendo modificações para atender às necessidades específicas dos clientes ou para reparo em determinada funcionalidade.

Versão definitiva testada pelo setor de homologação da A IX e disponibilizada no site.

Versão betaConteúdo da versão Versão homologada

Como atualizar

Agendamento de atualização

Boletim AIX Informa

Boletim Novas Versões

Para atualizar seu sistema, o usuário deve logar no Cliente On-line e acessar o link “Atualização”, onde, além dos arquivos necessários, estão disponíveis o boletim AIX Informa e o manual de utilização do programa.

Os procedimentos de atualização estão descritos no AIX Informa, porém, se o usuário tiver dificuldade, deverá entrar em contato com o suporte técnico.

Se houver necessidade de acompanhamento, durante a atualização, o usuário deverá registrar sua solicitação no Cliente On-line. Um colaborador do suporte técnico entrará em contato agendando horário para realizar a prestação do serviço.

Elaborado pelo técnico que testou a versão, este boletim descreve as alterações realizadas no sistema, as falhas e ocorrências que foram sanadas, quais os procedimentos de atualização e lista quais as solicitações (RA's) estão sendo atendidas.

As falhas e ocorrências sanadas são separadas por maior ou menor gravidade com a intenção de alertar o cliente quanto à rapidez em que ele deve providenciar a atualização do sistema.

E-mail enviado para todos os usuários cadastrados no Cliente On-Line informando sobre a liberação de uma ou mais versões. Contém breve descrição do que foi alterado ou criado.

Quantidade de alterações/versões betas liberadas por semestre

Quantidade de solicitações declientes atendidas A T E N Ç Ã OA T E N Ç Ã OA T E N Ç Ã OA T E N Ç Ã O

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É altamente recomendável que se use sempre a versão mais atual dos produtos da AIX. Porém, quando no Boletim AIX Informa conter alguma falha/ocorrência de maior gravidade a atualização será obrigatória.

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Soluções Web

A utilização da internet no relacionamento com os alunos torna-se cada vez mais constante e necessária na rotina de uma instituição de ensino. Ciente de tal fato, a AIX vem investindo maciçamente na melhoria de seus produtos web: inscrição para o vestibular; re-matrícula on-line; 2ª via de boletos; consulta de notas e faltas; extrato financeiro; requerimentos e acompanhamento de solicitações são apenas alguns dos recursos que já estão disponíveis.

Além da inclusão de novas funcionalidades, nos últimos meses, todos os módulos web foram convertidos para linguagem Java e tiveram seu design reformulado, tornando-se mais fáceis de se ajustarem ao layout do site da instituição.

- Acesso ao boletim de notas; - Consulta a ocorrências disciplinares e freqüência ;- Histórico resumido;- Gráficos de desempenho aluno X turma;- Resultado de avaliações;- Download de arquivos disponibilizados pelos professores.

- Controle de toda a tramitação de requerimentos dentro e fora da instituição;- Alunos e usuários do sistema podem solicitar e acompanhar o andamento de uma solicitação e verificar em que fase do processo ela se encontra.

Web Giz Acadêmico Protocolo

- Extrato financeiro;- Emissão de 2ª. via do boleto

- Lançamento de notas, faltas/presenças;- Permite disponibilizar arquivos eletrônicos para os alunos.

Web Giz Financeiro Web Professor

- Totalmente feita pela web, com verificação de pré-requisitos, de choques de horários, de débitos financeiros e de pendências com a biblioteca.

- Consulta ao acervo;- Consulta/renovação de empréstimos;- Reservas e consulta a reservas em aberto, com informações sobre posição na fila.

Web Biblioteca Web Giz - Rematrícula on-line

Web Giz - Cadastro de Interessados

Manter um cadastro de interessados é uma das principais recomendações para uma instituição de ensino desenvolver um bom trabalho de marketing, seja uma escola, faculdade ou curso livre. E com o novo módulo do Web Giz, essa atividade vai ficar mais fácil. Ao visitar o site da instituição e interessar-se por um dos cursos oferecidos, o próprio internauta realiza seu cadastro para que futuramente a instituição entre em contato informando-o sobre a disponibilidade do curso. Outra vantagem do módulo é o aproveitamento, no momento da matrícula, pela secretaria, das informações digitadas no cadastro de interessados.

Novo produto

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DE OLHO nas dicas

Um recurso muito interessante do Sistema Giz Escola módulo Secretaria, é a emissão de mensagens personalizadas no boletim escolar do aluno. A mensagem pode ser emitida a partir de regras/condições especificas do aluno, de acordo com o seu aproveitamento acadêmico ou pedagógico (registro de ocorrências). É pelo cadastro de Mensagens Personalizadas que são criadas as regras para emissão de mensagens.

Um exemplo de regra e mensagem pode especificar o comportamento do aluno na sala de aula e emitir a seguinte mensagem quando existir algum tipo de ocorrência “O aluno obteve x ocorrências comportamentais no período”.

A figura ao lado ilustra a configuração desta regra. Observe que há uma legenda identificando todas as variáveis que podem ser usadas de acordo com as condições do aluno.

Para que as mensagens personalizadas sejam emitidas no boletim, é necessário entrar n o l a y o u t d o B o l e t i m Personalizado e incluir um o b j e t o m e m o r a n d o , relacionando o objeto ao campo mensagem por aluno. Em caso de dúvida entre em contato com o Suporte da AIX para a realização deste procedimento.

Por Alex Neves - Analista de Treinamento

Módulo Registro Acadêmico

Toda instituição de ensino visa facilitar o processo de realização de matrícula, evitando filas e demora no atendimento, especialmente, em se tratando de alunos calouros.

A opção Geração matrícula de calouros é um recurso importante para agilizar a matrícula dos alunos calouros. Na maioria dos casos, estes alunos estarão na mesma situação acadêmica, ou seja, cursarão as mesmas disciplinas, terão a mesma forma de ingresso e serão matriculados no primeiro período do curso. Assim, antes de iniciar o processo de matrícula, pode ser informado nesta opção o número de alunos que ingressarão em cada turma para que o sistema gere as matrículas automaticamente, associando a matrícula gerada ao curso, turma, forma de ingresso e incluindo as disciplinas da turma para os alunos.

Após a execução da geração de matrícula, o aluno calouro aparece identificado na tela de matrícula conforme o Nome Padrão informado. Exemplo figura ao lado.

Quando um aluno calouro se apresentar na instituição de ensino para a efetivação da matrícula, o mesmo pode ser pesquisado a partir da identificação dada na Geração de matrícula de calouro e em seguida o campo nome e os demais campos de identificação (documentos, endereços etc.) podem ser atualizados com os dados corretos do aluno.

Por: Robert Jardim - Gerente de Treinamento

Geração de matrículas para calouros (faculdade)

Mensagem Personalizada no Boletim

Caso julgue necessário, o responsável poderá marcar um horário com o coorNeste período o aluno não obteve ocorrências pedagógicas.

OBSERVAÇÕESO aluno obteve 3 ocorrências comportamentais no período

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O Projeto Fome de Saber, criado em 2004, tem como objetivo arrecadar livros e revistas usados para repasse a instituições carentes para estudo ou recorte. Inicialmente, o projeto era voltado apenas para os funcionários da AIX e seus familiares, logo depois, foi ampliado, e passou a recolher doações de clientes e fornecedores da AIX, além de outros interessados.

Em 2007, o projeto ganhou uma nova modalidade de arrecadação: as campanhas itinerantes realizadas em clientes da AIX. A Escola Alternativa, em Belo Horizonte, foi a primeira a aderir ao projeto e, nos últimos três meses, com a participação dos alunos, pais e funcionários, foram doados livros e revistas, entre eles 33 enciclopédias e livros infantis e 105 revistas.

As instituições de ensino que se interessarem em participar do projeto devem entrar em contato, através do e-mail voluntarios@aix.com.br, com Paula Cristiane, funcionária do setor de treinamento e uma das coordenadoras do projeto. "Esperamos que outras instituições sigam o exemplo da Escola Alternativa e nos apoiem no projeto. Temos cadastradas em nosso banco de dados várias creches, bibliotecas e escolas públicas com demanda por livros e revistas", afirma Paula.

Responsabilidade Social

O Giz Smart foi um dos destaques da edição de abril da Revista Direcional Escolas. A seção Fique de Olho mostrou o quanto é importante o investimento em tecnologia e quais as principais o p ç õ e s d i s p o n í v e i s e m equipamentos e softwares de gestão e pedagógicos. O Giz Smart foi apresentado como a solução mais adequada a instituições de pequeno porte, já q u e o f e r e c e a s v á r i a s funcionalidades de que elas necessitam a custo acessível.

AIX na MídiaAIX na Mídia

Escola Alternativa adere ao projeto Fome de Saber

Hugo Alvarenga da Rocha - Administrador do Sistema Giz na Escola Alternativa

AIX e Sistema Aula: concorrência saudável

Festa de Páscoa no Lar Maria Tereza

“Responsabilidade social empresarial é a forma de gestão que se define pela relação ética e transparente da empresa com todos os públicos com os quais ela se relaciona”. Essa é uma das partes da definição de responsabilidade social proposta pelo Instituto Ethos, organização não governamental, referência no assunto.

No último mês, a AIX Sistemas e o Sistema Aula mostraram que estão afinadas com tal definição. Apesar de serem concorrentes, as duas empresas se reuniram para contribuir com o meio

Para as crianças, ovos de páscoa e muita alegria. Para os voluntários da AIX, uma oportunidade de pôr em prática a solidariedade. No dia 6 de abril, a comissão de voluntariado realizou uma linda festa na instituição que atualmente abriga quinze crianças.

ambiente e a educação da seguinte maneira: Uma prática do Sistema aula é oferecer leite aos seus funcionários diariamente, dessa forma, há uma grande sobra de caixas vazias de leite. Com a parceria, este material será armazenado e enviado para a AIX que se encarregará de distribuí-lo a instituições carentes que geralmente usam este material em trabalhos manuais com crianças.

Na primeira doação, Rogério Amaral Pereira, diretor de tecnologia e suporte do Sistema Aula, levou até a AIX 154 caixas.

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C u r s o sC u r s o s Julho / Agosto / Setembro - 2007

Giz Recebimentos: Ferramente indispensável para a gestão do Contas a Receber

Otimização dos procedimentos de encerramento e abertura de período letivo

Processo de matrículas nas IES

Formação de Administrador do GIZ

O curso foi elaborado com o objetivo de sanar as dúvidas gerais dos procedimentos de encerramento de período letivo, discutindo e apresentando rotinas e relatórios de conferência do trabalho realizado, garantindo a geração correta de todos os registros acadêmicos (Históricos, Atas de Resultados, expedição de diplomas, ficha do aluno, censo) da instituição de ensino, além de discutir e apresentar rotinas de matrícula de calouros e veterano do novo período letivo.

Apresentar as funcionalidades gerais do módulo, destacando os recursos que auxiliam o usuário em tarefas como redução da inadimplência e dos custos operacionais, antecipação e aumento de receitas.

Desenvolvido para auxiliar os profissionais da secretaria acadêmica a compreender e realizar com mais eficiência e praticidade os processos que envolvem a matrícula. O curso utiliza um ambiente virtual de aprendizagem que incentiva a interação contínua entre tutores e alunos (ei - ensino interativo). O material didático é composto de textos, animações e vídeo.

Este curso é dividido em dois módulos que juntos são capazes de preparar o usuário do sistema Giz a realizar o trabalho de administração do sistema. O primeiro módulo, Administração do Sistema Giz, abrange todos os procedimentos e ferramentas de manutenção do sistema, que são discutidos de forma ampla e objetiva. O módulo dois proporciona mais um progresso na carreira do usuário, pois possibilita um aprofundamento na linguagem SQL Server, hoje uma das mais utilizadas no mercado. O participante desenvolverá as competências técnicas necessárias para fazer a administração preventiva e corretiva nos dados do sistema além de realizar queries para extração de dados. Modalidade: Presencial.

Período: Investimento: C.H.: Modalidade: | | | 25/07 a 27/07 R$ 410,00 20h Presencial

Período: Investimento: C.H.: Modalidade: 30/08 e 31/08 R$ 220,00 16h Presencial | | |

Período: 03/09 a 16/10 | Investimento: R$ 240,00 | C.H.: 30h | Modalidade: EAD

GIZ-EP em conformidade com o manual de escrituração SENAI-MG

Explorar todos os procedimentos necessários para a parametrização, estruturação, apuração de rendimentos e freqüência, emissão de livros e certificados dos cursos de aperfeiçoamento, qualificação, aprendizagem e técnico-modular. Presencial.Modalidade:

Você também pode realizar estes e outros cursos em sua própria instituição e, assim, reduzir custos, maximizar resultados

e ainda capacitar um número maior de funcionários.

Módulo 1: Período: Investimento: Administração do Giz 16/07 a 18/07 (24h) R$ 540,00

Módulo 2: Período: Investimento: SQL Server 19/07 e 20/07 (16h) R$ 360,00

Saiba mais:|

www.aix.com.br(31) 3218-7200 treinamento@aix.com.br

Período: Investimento: C.H.: Modalidade: 09/07 e 10/07 R$ 240,00 16h Presencial| | |

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Textos: Reginaldo Rosa / Diagramação: Marcel Cypreste Michel / Revisão Gramatical: Rosa FontesRevisão Final: Leandro Monteiro / Coordenação: Reginaldo RosaConselho Editorial: Anderson Augusto (Comercial), Daniel Melo (Relacionamento com Clientes), Ian Campos Martins (Diretoria), Jonh Paulo Medrado (Marketing), Leandro Monteiro (Suporte), Luciana Mara (Projetos), Marcel Michel (Marketing), Reginaldo Rosa (Marketing) e Robert Jardim (Treinamentos)Gestão do ensino.net é uma publicação bimestral da AIX SistemasAv. do Contorno, 2316 - conj. 602 - CEP 30.110-012 - Floresta - Belo Horizonte - MGTel.: (31) 3218-7200 / Email: redacao@gestaodoensino.net / Site: www.aix.com.brAs edições anteriores encontram-se disponíveis em versão eletrônica no link: www.aix.com.br/gestaodoensino

Você já ligou o hoje???CIC Entre em contato com o setor de Relacionamento com Clientes da AIX e descubra todas as vantagens de manter o CIC ligado.

EntrevistaP: Como se deu o processo de gestão acadêmica na instituição?R: Inicialmente, montei um banco de dados no Access, que funcionou relativamente bem enquanto tínhamos um número menor de alunos. Ao receber a visita do consultor de vendas da AIX Sistemas, Vladimir, me encantei com Sistema Giz, uma vez que ele iria agilizar em muito o nosso trabalho. O processo de implantação foi rápido e eficiente, pois o atendimento da AIX é, sem dúvida, 100%. P: Quais foram as principais expectativas com o programa antes de adquiri-lo? As necessidades foram atendidas? Há ainda alguma pendência para se resolver?R: A maior expectativa foi durante o treinamento. Tínhamos a insegurança de não saber como usar o programa. No entanto, as necessidades têm sido atendidas de forma cada vez mais eficiente. Adorei a visita do Daniel - gerente de Relacionamento com Clientes - pois acredito que, após conhecer a nossa realidade, o vínculo se estreita mais.

P: Como está o processo de utilização do sistema?R: Caminhando muito bem. Ainda temos muito que aprender, pois sei que não uso a terça parte dos recursos que o programa oferece.

P: Quais são os softwares usados pelo Educandário? Quais são os maiores benefícios do Sistema Giz?R: Os softwares usados são: Módulo Básico, Secretaria, Recebimentos, Supervisão e Professor. Os maiores benefícios são o controle da vida acadêmica de nossos alunos e a apresentação dos documentos expedidos. O sistema é uma grande solução para registrar todo o movimento acadêmico e financeiro dos alunos que por aqui passam.

P: Quais são os principais benefícios e utilidades dos produtos que utilizam? R: Com o Sistema Giz, temos o controle diário de vários itens primordiais na vida escolar de nosso cliente. A parte financeira fica muito tranqüila,

pois temos como extrair inúmeros relatórios. É um programa que quase não apresenta deficiências (erros). Está sempre passando por reformulações, nos dando a oportunidade de atualizar as novas versões via internet etc. O sistema de atendimento ao cliente, hoje, é um dos melhores.

P: Quais foram os principais problemas que existiam e de que forma o programa conseguiu resolver?R: Uma grande dor de cabeça era na hora de emitir históricos; quase sempre havia problemas com a carga horária.P: Há alguma dificuldade em lidar com os produtos da AIX? R: Não, pois as dúvidas que surgem são sanadas pela equipe de atendimento do suporte.

P: Você usa o “Cliente On-line”? Como você vê a relação da AIX com seus clientes? R: Sim, quase sempre faço minhas solicitações por ele. Percebo que a equipe prima pela qualidade total, e isso é muito importante no relacionamento com os clientes nos dias de hoje. Com o programa, tudo se simplifica.

P: O atendimento da empresa é satisfatório ou você têm alguma reclamação? R: O nível de satisfação, hoje, é de 99,9%. Não tenho reclamações a fazer.

P: O CIC facilitou o contato com a AIX?R: Sim, consideravelmente.

P: Você teve acesso às edições anteriores do jornal “Gestão do Ensino”, realizado pela AIX? O que achou? R: Muito interessante. Com ele, podemos conferir e conhecer mais o perfil da empresa que cresce consideravelmente. Além disso, temos acesso aos lançamentos de novos produtos, novas versões etc. A parte de Responsabilidade Social me encanta. A partir dela, percebemos que existem pessoas capazes de olhar para o lado e fazer algo para o próximo.

Fundado em novembro de 1992, por uma sociedade familiar, o Educandário Estrelas do Futuro apresenta o firme propósito de contribuir para a educação das verdadeiras “Estrelas do Futuro” - as crianças - propiciando um ambiente totalmente voltado para a educação, garantindo tranqüilidade, comodidade e segurança das crianças.

Hoje, a escola possui cerca de 400 alunos, do Maternal à 8ª série e conta com uma equipe de 30 profissionais. Além de primar pela qualidade do Ensino, a instituição conta também com uma grande área de lazer: quadra po l i e spo r t i v a , l abo ra tó r i o de informática, laboratório de ciências, biblioteca e sala multimeios.

A diretora administrativa Denise Caetano Barbosa Ferreira, conta, nesta entrevista ao Gestão do Ensino, como é o processo de gestão acadêmica na instituição e como é o relacionamento com a AIX.

Denise Caetano, Diretora administrativa do Educandário Estrelas do Futuro

ExpedienteSistemas de Gestão da Qualidade ISO 9001

Nº 202360

Ao registrar uma solicitação no site Cliente On-line, registre somente uma necessidade por solicitação.

Caso haja mais de uma necessidade registrada, será considerada somente a primeira.ATENÇÃOATENÇÃO