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Ministério da Saúde

FIOCRUZ

Fundação Oswaldo Cruz

ADMINISTRAR A CRECHE

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POP-CRECHE-05

Administrar Creche

Data da Implementação 04/07/2011

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HISTÓRICO

Data Revisão Descrição Elaborado por: Aprovado por:

04/07/2011 00 Emissão Inicial Ivania Martins de A. Barros

Sílvia Lacouth Motta

10/03/2012 01 Alteração do Formato Ivania Martins de A. Barros

Sílvia Lacouth Motta

Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação


POP-CRECHE-05

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1 OBJETIVO

Padronizar os procedimentos relativos ao processo de administração da Creche,

situadas no Campus de Manguinhos e Instituto Fernandes Figueira (IFF), da

Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz).

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes à

inscrição de crianças e atendimento às famílias, planejamento orçamentário,

aquisição de materiais, bens e serviços; infraestrutura; e gestão documental no

âmbito da Creche, passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste

documento.

3 REFERÊNCIAS

Regimento Interno Creche

Lei no. 8.666/93;

IN no. 2 de 30 de abril de 2008 – MPOG;

Portaria no. 155/2003 da presidência da Fiocruz;

Tabela de Temporalidade Documental da Fiocruz (TTD);

Portaria da Presidência no. 192/2001 (suprimento de fundos);

Projeto Político-Pedagógico da Creche (PPP);

POP SECON-07 da DIRAD;

Manual de Redação da Presidência;

Manual da Associação Brasileira das Empresas de Refeições Coletivas (ABERC);

Manuais do Sistema de Gestão Administrativa (SGA).

4 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Chefe do Serviço da Creche

Supervisionar os serviços da administração da Creche.

Responsável pelo Serviço de

Supervisionar os serviços prestados pela equipe da administração da Creche.


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FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Administração da Creche

Acompanhar e analisar os indicadores de desempenho do Serviço de Administração da Creche;

Participar, periodicamente, das reuniões de análise crítica para avaliação da gestão da Creche.

Trabalhadores Realizar e participar dos processos de trabalho designados pela chefia do Serviço de Administração da Creche.

5 INSCREVER CRIANÇAS E ATENDER ÀS FAMÍLIAS

5.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no

fluxograma do Anexo 1.

5.2 A Equipe da Administração da Creche recebe das famílias solicitação de inscrição e

preenche o mapa de inscrição.

5.3 Consulta o Serviço de Benefícios (SEBEN), acerca do direito ao benefício.

5.4 Encaminha o mapa de inscrição por e-mail para o Serviço Social.

5.5 Recebe do Serviço Social a relação das crianças a serem contatadas.

5.5.1 Caso o servidor não tenha o direito, efetua contato com a família para informar o

procedimento a ser adotado ou informa que não há direito ao benefício.

5.6 Realiza o agendamento da entrevista do familiar com o Serviço Social.

5.7 Informa à família o agendamento da entrevista e a relação de documentos

necessários para a matrícula.

5.8 Recebe da família a documentação da criança e procede a conferência.

5.8.1 Caso os documentos estejam incompletos, solicita ao familiar os documentos

pendentes e/ou remarca a adaptação da criança.

5.9 Confirma no Mapa de Adaptação da Psicologia a data de início da adaptação da

criança.

5.10 Informa por memorando ao SEBEN a matrícula da criança e registra a matrícula no

Sistema SGA (Creche).


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6 GERIR PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO



6.2 A Equipe da Administração da Creche encaminha, por meio de memorando, para os

setores da Creche, formulário solicitando sugestões para compras de material e

manutenções diversas.

6.3 Recebe dos setores o formulário preenchido com as sugestões de compras e de

manutenções.

6.4 Analisa as sugestões, com base nos projetos estratégicos e no PPP.

6.4.1 Caso haja alguma desconformidade com os projetos ou impossibilidade

orçamentária para atender todas as sugestões, agenda reunião para avaliar e

priorizar as necessidades com os solicitantes.

6.5 Elabora previsão orçamentária e encaminha ao chefe de Serviço da Creche para

aprovação.

6.6 Recebe do chefe de Serviço da Creche a previsão orçamentária aprovada e

encaminha via memorando ao Diretor da Direh.

6.7 A execução orçamentária é efetuada ao longo do ano, de acordo com a liberação de

verba pelo governo federal.

6.7.1 Caso haja redução na previsão orçamentária, estabelece prioridades de acordo

com as necessidades internas.

7 ADQUIRIR MATERIAIS DE CONSUMO, MATERIAIS PERMANENTES E SERVIÇOS E GUARDAR EQUIPAMENTOS.

Realizar compras diretas e por licitação (Conforme Lei no. 8.666/93)



7.2 A Equipe da Administração da Creche recebe dos setores informação para aquisição

de materiais/ serviços.


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7.3 Verifica se o item necessário está cadastrado no Sistema de Compras (SGA) da

Diretoria de Administração (DIRAD).

7.3.1 Caso o item não esteja cadastrado, encaminha e-mail com as especificações para

o catálogo do Sistema, para providências de inclusão do mesmo.

7.4 Preenche no Sistema de Compras o pedido de compras com quantidade, justificativa

e local a ser entregue.

7.5 Encaminha ao administrador da Diretoria de Recursos Humanos (Direh), informação

sobre o cadastramento dos itens.

7.6 Acompanha no Sistema de Compras o andamento do processo.

7.7 Caso haja alguma divergência no fechamento do pedido, efetua contato com os

gestores do Sistema Compras.

7.8 Recebe da Direh o processo administrativo (em caso de material exclusivo da

Creche), para aguardar o recebimento do material.

7.9 Recebe o material, confere com a nota fiscal e verifica se as especificações do

mesmo estão de acordo com o pedido.

7.10 Encaminha o processo administrativo para o Setor de Administração da Direh.

7.10.1 Caso o material não seja exclusivo da Creche ou se o processo não se encontrar

na mesma, encaminha a nota fiscal para o Setor de Administração da Direh.

7.11 Realiza contato com o fornecedor e/ou setor de administração da Direh, caso haja

atraso na entrega do material, para providências, de acordo com a legislação.

7.12 Realiza junto ao fornecedor o acompanhamento das condições previstas no edital de

compras.

Controlar o suprimento de fundos (compras emergenciais e de baixo valor com

utilização de cartão corporativo)




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7.14 A Equipe da Administração da Creche envia ao Diretor da Direh formulário de

suprimento de fundos, por meio de memorando formalizando a necessidade de

autorização de uso do fundo, conforme previsto na portaria da Presidência da

República e POP-SECON-07.

7.15 Recebe processo administrativo de suprimento de fundos e, caso haja dúvidas sobre

a classificação dos itens para avaliação sobre a pertinência de compra do item,

realiza contato por e-mail com a Seção de Análise Contábil (SAREC),

7.16 Realiza a compra do material.

7.17 Encaminha a nota fiscal do material e o processo administrativo para a DIRAD, a fim

de providenciar o pagamento.

7.18 Elabora prestação de contas, encaminha para análise do SAREC e submete ao

Diretor da Direh para finalização do processo administrativo, mediante baixa de

responsabilidade.

Controlar o material pedagógico



7.20 A Equipe da Administração da Creche prepara e disponibiliza, a cada final de ano, a

lista de materiais pedagógicos para as famílias.

7.21 Recebe das famílias o material pedagógico e confere o prazo de validade e as

condições gerais do material recebido.

7.22 Cadastra o material pedagógico no Sistema de Estoque (DOS) ou planilha

eletrônica.

7.23 Mantém lista de controle dos materiais recebidos e, periodicamente, avalia a

necessidade de material. Caso observe a necessidade de reposição, encaminha

circular a família solicitando o material pendente.

7.24 Distribui para as turmas os materiais solicitados pelos professores e atualiza no

Sistema de Estoque a movimentação do material.


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7.25 Elabora relatório mensal de controle de movimentação do material pedagógico.

7.26 Estabelece minuta da lista de material, com base na análise da movimentação e

utilização dos materiais no Sistema de Estoque e em conformidade com as

atividades pedagógicas para o ano seguinte.

Receber e estocar alimentos



7.28 A Equipe da Administração da Creche encaminha, semanalmente, via fax e/ou e-

mail os pedidos aos fornecedores.

7.29 Recebe, confere e realiza o controle da qualidade dos materiais recebidos.

7.30 Armazena o material recebido, mantendo o ambiente e o estoque organizados,

conforme estabelecido no Manual da ABERC.

7.31 Abastece a cozinha e o lactário, de acordo com o cardápio do dia.

7.32 Controla a movimentação das mercadorias no estoque, elaborando semanalmente o

mapa de sobras do hortifruti e encaminha à Nutricionista.

7.33 Elabora a planilha de controle de saldo de empenho de alimentos e controla o saldo

do empenho.

7.34 Analisa e organiza a planilha de controle de saldo de empenho de alimentos e

encaminha à Nutricionista.

Adquirir material de consumo armazenado no Almoxarifado Central da Fiocruz



7.36 A Equipe da Administração da Creche solicita material ao Almoxarifado Centrado,

mediante emissão do pedido de almoxarifado, registrado no Sistema SGA.

7.37 Recebe e confere material, com base na relação do Almoxarifado e na relação de

pedidos da Creche.


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7.37.1 Caso haja alguma divergência na entrega do material, devolve o material no ato da

entrega.

7.38 Distribui o material para os setores, de acordo com a necessidade e armazena em

estoque os materiais para uso posterior.

7.39 Registra no Sistema de Estoque o material armazenado e encaminha,

semestralmente, relatório do saldo para a chefia do Serviço de Creche.

Realizar a guarda do material de limpeza e de equipamentos de multimídia

7.40 Recebe, quinzenalmente, os materiais de limpeza e confere a relação que

acompanha o material.

7.41 Distribui, semanalmente, o material de limpeza para a equipe.

7.42 Mantém o registro de entrada e saída de materiais de limpeza atualizados.

7.43 Realiza a guarda de equipamentos de multimídia (TV, DVD, máquina fotográfica),

disponibilizando-os sempre que solicitado e/ou por agendamento.

8 GERIR VERBA DO CONSELHO DE PAIS



8.2 A Equipe da Administração da Creche recebe verba das famílias das crianças

matriculadas referente à taxa de brinquedo pedagógico e à aquisição de agenda.

8.3 Solicita assinatura do responsável pela entrega da verba em planilha de controle de

pagamento.

8.4 Guarda a verba na Secretaria até o valor máximo de R$ 300,00 (trezentos reais).

8.5 Encaminha o valor arrecadado ao Conselho de Pais.

8.6 Havendo necessidade de compras, solicita ao Conselho de Pais o valor a ser

utilizado.


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8.7 Realiza as compras necessárias e apresenta as respectivas notas fiscais ao

Conselho de Pais.

9 GERIR INFRAESTRUTURA

Acompanhar equipe de limpeza



9.2 A Equipe da Administração da Creche verifica se a primeira equipe de limpeza já se

encontra nas dependências da Creche.

9.3 Caso falte algum trabalhador, solicita à Diretoria de Administração do Campus

(DIRAC), a substituição do mesmo.

9.4 Realiza a vistoria nas dependências da Creche, verificando as condições de uso dos

banheiros, corredores, salas e entorno da Creche.

9.5 Caso haja alguma irregularidade, solicita ao trabalhador as providências

necessárias.

9.6 Verifica se a limpeza diária está sendo realizada de acordo com o estabelecido.

9.7 Caso não se cumpra a atividade proposta, informa verbalmente ao responsável pela

limpeza da área ou ao seu supervisor.

9.8 Localiza o profissional de limpeza para atender às solicitações diversas.

9.9 Solicita equipe para a limpeza de vidros e lava-jatos.

9.10 Controla a colocação de cloro em calhas de águas pluviais e em bandejas de ar

condicionado e arquiva o registro de aplicação do cloro.

9.11 Controla a dedetização do tanque de areia, conforme tabela afixada no quadro da

administração da Creche e arquiva o registro de dedetização do tanque.


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Acompanhar as atividades de jardinagem na Creche e entorno



9.13 A Equipe da Administração da Creche verifica no cronograma e/ou detecta a

necessidade de execução dos serviços de jardinagem.

9.14 Solicita à DIRAC, por meio de requisição de serviço (RS), o corte da grama, a

reposição de vasos de plantas, de áreas de grama, podas de árvores, limpeza da

horta, irrigação das áreas verdes.

9.15 Solicita via telefone, através de RS equipes de controle de vetores, em casos de

emergência, efetua ligação para o encarregado.

9.16 Providencia a aquisição de materiais para utilização na horta e anexa a nota fiscal

na referida prestação de contas ou solicita o serviço à DIRAC.

Acompanhar as atividades de portaria



9.18 Realiza a abertura pela manhã (primeiro trabalhador a chegar) e o fechamento à

noite (último trabalhador a sair) do claviculário.

9.19 A Equipe da Administração da Creche verifica o registro dos porteiros no livro de

controle de chaves e efetua os encaminhamentos necessários.

9.20 Orienta a equipe da Portaria quanto aos procedimentos adotados na Creche.

9.21 Contata via telefone, o serviço de segurança para obter informações referentes a

conflitos externos.

9.22 Orienta verbalmente os profissionais da Creche acerca de situações emergenciais e

aos pais sobre a saída da Creche em situações emergenciais.


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Gerir serviços de manutenção



9.24 A Equipe da Administração da Creche solicita à DIRAC por meio de requisição de

serviço, via e-mail ou na visita do síndico os serviços de manutenção das

instalações da Creche, mantendo respectivos registros.

9.25 Acompanha a vistoria dos serviços solicitados.

9.26 Caso haja necessidade de aquisição ou compra de material, reagenda a execução

do serviço.

9.27 Realiza o acompanhamento da execução do serviço e verifica se há pendência.

9.28 Caso haja pendência na execução dos serviços, encaminha, semanalmente por e-

mail a relação das pendências verificadas.

9.29 Verifica se os consertos são realizados na Instituição.

9.30 Caso sejam realizados na Instituição, verifica a viabilidade do conserto.

9.31 Solicita ao Diretor da Direh a alienação do equipamento, caso necessário.

9.32 Mantém registro de materiais para alienar e retira das salas os materiais que

estejam oferecendo risco.

9.33 Caso não sejam realizados na Instituição, realiza pesquisa de preço, alternativas

para pagamento, viabilidade do conserto e solicita a execução do serviço ou

alienação do material.

Controlar bens permanentes



9.35 A Equipe da Administração da Creche gera lista de inventário manual e acompanha

a equipe de patrimônio na realização dos inventários, no tombamento e/ou

movimentação de bens.


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9.36 Mantém o registro da localização dos bens na Creche.

9.37 Realiza, semestralmente, a conferência dos bens com base na relação de

equipamentos elaborados pela administração da Creche.

9.38 Solicita o desfazimento em caso de bem ocioso ou irrecuperável.

9.39 Solicita ao Diretor da Direh a alienação do bem e mantém o registro de bens para

alienar.

9.40 Retira das dependências da Creche, os materiais que estejam oferecendo risco.

10 GERIR ACERVO DOCUMENTAL

10.1 Recebe das famílias e/ou instituições a documentação de registro das crianças ou

outros documentos administrativos.

10.2 Separa os documentos de acordo com a destinação (arquivamento, transferência ou

eliminação).

10.3 Relaciona os documentos do arquivo intermediário ou permanente e encaminha ao

Núcleo de Arquivo da Direh para guarda.

10.4 Com base na Tabela de Temporalidade de Documentos da Fiocruz, identifica os

documentos ou cópias de documentos para serem eliminados.

10.5 Organiza documentos em meio eletrônico, de acordo com a organização das pastas

de trabalho.

11 GESTÃO DE REGISTROS

11.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela Creche e mantidos em seu

arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a

seguir:

ASSUNTO/TIPO

DOCUMENTAL CÓDIGO RESPONSÁVEL

ARMAZE-NAMENTO

IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO

PRAZO DE

GUARDA NA

CRECHE

(ARQUIVO

CORRENTE)

DESTINAÇÃO

Mapa de inscrição 340.01 Setor

Administrativo Digital Período 1 ano Eliminação


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ASSUNTO/TIPO

DOCUMENTAL CÓDIGO RESPONSÁVEL

ARMAZE-NAMENTO

IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO

PRAZO DE

GUARDA NA

CRECHE

(ARQUIVO

CORRENTE)

DESTINAÇÃO

Dossiê da criança == Setor

Administrativo Pasta Alfabético

Até o desligamento

Núcleo de Arquivo

Relação de sugestões para compras e manutenções

== Setor

Administrativo Pasta Período 2 anos Eliminação

Previsão orçamentária == Setor


Processo administrativo de compras

== Setor

Administrativo Pasta Período

Até o pagamento

SEOR

Planilha de prestação de contas do suprimento de fundos

052.22 Setor


Até encaminhame

nto do processo para

Dirad

Dirad (Processo

Administrativo)

Lista de controle dos materiais pedagógicos recebidos

== Setor

Administrativo Pasta Período 1 ano Eliminação

Planilha de controle de alimentos

== Setor

Administrativo Digital Período 2 anos Eliminação

Formulário de entrada e saída de materiais de limpeza

== Setor


Planilha de prestação de contas do Conselho de Pais

== Setor


Até encaminhamento Conselho

de Pais

Conselho de Pais

Registro de aplicação de cloro

== Setor


Registro de dedetização do tanque de areia

041.54 Setor


Registro da troca dos filtros

041.54 Setor


Livro de controle de chaves

049.15 Setor

Administrativo Caixa Box

Período Até final do

livro Dirac

Planilha de bens móveis

== Setor


Memorandos de matrículas e/ou desligamentos

== Setor

Administrativo Pasta Período 2 anos

Eliminação (verificar

original POP do Seben)

Memorandos == Setor

Administrativo Pasta Período 2 anos

Núcleo de Arquivo

Relatório de acompanhamento da criança

== Setor

Administrativo Digital Alfabético 5anos

Encaminhamento Família original/

Eliminação digital


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12 ANEXOS

Anexo 1 – Fluxograma do processo “inscrever crianças e atender às famílias”;

Anexo 2 – Fluxograma do processo “gerir planejamento orçamentário”;

Anexo 3 – Fluxograma do processo “realizar compras direta e por licitação

(Conforme lei no. 8.666/93)”;

Anexo 4 – Fluxograma do processo “controlar o suprimento de fundos (compras

emergenciais e de baixo valor através de cartão corporativo)”;

Anexo 5 – Fluxograma do processo “controlar o material pedagógico”;

Anexo 6 – Fluxograma do processo “receber e estocar alimentos”;

Anexo 7 – Fluxograma do processo “adquirir material de consumo armazenado no

almoxarifado central da Fiocruz”;

Anexo 8 – Fluxograma do processo “gerir verba do conselho de pais”;

Anexo 9 – Fluxograma do processo “acompanhar equipe de limpeza”;

Anexo 10 – Fluxograma do processo “acompanhar as atividades de jardinagem na

Creche e entorno”;

Anexo 11 – Fluxograma do processo “acompanhar as atividades de portaria”;

Anexo 12 – Fluxograma do processo “gerir serviços de manutenção”;

Anexo 13 – Fluxograma do processo “controlar bens permanentes”.

======


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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA “INSCREVER CRIANÇAS E ATENDER ÀS FAMÍLIAS”

Receber das famílias

solicitação de inscrição

Encaminhar o mapa para

o serviço social

Consultar o SEBEN

Receber relação das

crianças a serem

contactadas

Realizar contato para a-

gendar entrevista e entre-

gar relação de documen-

tos para matrícula

Via email

Do serviço social

Acerca do direito ao

benefício

Há direito ao

benefício?

Encaminhar para o serviço

social, saúde, nutrição e

psicologia

Email ou telefone

Sim

Contatar família e infor-

mar o procedimento a ser

adotado ou que não há

direito ao benefício

Não

Entrevistas confirmadas

Receber dossiê da criança

e verificar documentação

Documentos

completos?

Solicitar documentos ao

familiar e/ou remarcar a

entrevista

Realizar entrevista

Registrar no mapa de

adaptação e iniciar

adaptação da criança

Sim

Não

Mapa de adaptação

Inserir matrícula no

sistema SGA (Creche)

Formalizar a matrícula da

criança junto ao SEBEN

Preencher o mapa de

inscrição

Equipe da Administração

da Creche


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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA “GERIR PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO”

Encaminhar formulário

para sugestões de

compras e manutenções

diversas

Receber o formulário

preenchido com as

sugestões

Através de

memorando para as

áreas da Creche e

suas subdivisões

Analisar as sugestões

Com base nos

projetos estratégicos

e no PPP

Receber do gestor da

Creche a previsão

orçamentária aprovada

Encaminhar a previsão

orçamentária ao gestor da

Creche para aprovação

Elaborar a previsão

orçamentária

Projetos e orça-

mento conformes?

Agendar reunião com os

solicitantes para negociar

alterações

Não

Sim

Encaminhar via memorando

as prioridades ao diretor da

DIREH

Encaminhar via memorando

a previsão orçamentária ao

diretor da DIREH para

análise e aprovação

Existe corte?

Estabelecer prioridades de

acordo com as

necessidades internas

Sim

Não


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ANEXO 3 – FLUXOGRAMA “REALIZAR COMPRAS DIRETA E POR LICITAÇÃO (CONFORME LEI NO 8.666/93)”

Receber dos setores

informação para aquisição

de materiais/ serviços

Item cadastrado?

Preencher no sistema o

pedido de compras

Verificar periodicamente o

processo no sistema e

acompanhar

Encaminhar via sistema o

pedido

Pedido completo?

Receber processo físico e

aguardar chegada da

mercadoria

Receber mercadoria e

verificar especificações

Contatar os gestores do

sistema via email/ telefone

Mercadoria

entregue na data?

Mercadoria

exclusiva da

Creche?

Contatar fornecedor e/ou

DIREH via email/ telefone

Encaminhar NF para

DIREH

Sim

Não

Sim

Não

Sim

Não

Sim

Encaminhar email com

especificaçõesNão

Equipe da Administração

da Creche

Imprimir do sistema o

pedido e comparar

com a NF.

Assinar recebimento

na NF.

Acompanhar condições

previstas

Encaminhar NF/ processo

para a DIREH

Verificar cadastramento

do item no sistema

SGA (Compras)


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ANEXO 4 – FLUXOGRAMA “CONTROLAR O SUPRIMENTO DE FUNDOS (COMPRAS EMERGENCIAIS E DE BAIXO VALOR ATRAVÉS DE CARTÃO CORPORATIVO)”

Solicitar a DIREH

autorização para uso do

fundo

Receber processo de

suprimento de fundos

Classificação

de itens corretas?

Comprar itens

Realizar contato com

SAREC via email/ telefoneNão

Sim

Encaminhar NF/ processo

para a DIRAD para

pagamento

Elaborar prestação de

contas e encaminhar para

análise do SAREC

Submeter ao ordenador

de despesas da DIREH

para baixa de

responsabilidade

Compra finalizada?

Sim

Não


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ANEXO 5 – FLUXOGRAMA “CONTROLAR O MATERIAL PEDAGÓGICO”

Material pedagógico

completo?

Distribuir materiais para as

turmas

Encaminhar circular ao

familiar

Diagramar e produzir

cópias da lista de material

para entrega aos pais

Não

Sim

Manter lista de controle

dos materiais recebidos

Atualizar no sistema de

estoque (DOS)/ planilha

excel a movimentação e

utilização de materiais

Produzir relatórios e

encaminhar para a

secretaria e pedagogia

Estabelecer minuta da

lista de material do ano

seguinte

Disponibilizar lista de

materiais

Receber e conferir o prazo

de validade e condições

gerais do material

Via agenda para as

famílias

Cadastrar material no

sistema de estoque

(DOS)/ planilha excel

Tabela no excel de

organização do

material


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ANEXO 6 – FLUXOGRAMA “RECEBER E ESTOCAR ALIMENTOS”

Encaminhar os pedidos

Receber e conferir a

qualidade dos materiais

Controlar a movimentação

das mercadorias no

estoque

Abastecer cozinha e

lactário

Armazenar material

recebido conforme manual

da ABERC

Aos fornecedores

Analisar a planilha de

saldo de empenho de

alimentos e encaminhar à

nutricionista

Elaborar planilha de saldo

de empenho de alimentos

e controlar saldo do

empenho

Elaborar mapas de sobras

do hortifruti e encaminhar

à nutricionista

Organizar ambiente

físico e manter estoque,

conforme manual da

ABERC

Arquivar cópia da planilha

de saldo de empenho de

alimentos


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ANEXO 7 – FLUXOGRAMA “ADQUIRIR MATERIAL DE CONSUMO ARMAZENADO NO ALMOXARIFADO CENTRAL DA FIOCRUZ”

Solicitar via sistema o

material necessário

Receber e conferir

material

Ao almoxarifado

central

Registrar no sistema de

estoque (DOS) material

armazenado

Armazenar em estoque os

materiais para uso

posterior

Manter registro no sistema

do material armazenado

Distribuir o material de

acordo com a

necessidade

Material completo?

Sim

NãoDevolver material no ato

da entrega


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ANEXO 8 – FLUXOGRAMA “GERIR VERBA DO CONSELHO DE PAIS”

Receber verba e solicitar

assinatura na planilha de

controle

Armazenar na

Administração da Creche

o valor máximo de R$

300,00

Verificar se há previsão de

compras

Apresentar notas fiscais

ao conselho de pais

Sim

Encaminhar valor

arrecadado ao conselho

de pais

Realizar compras

Solicitar ao conselho de

pais valor para as

compras

Há previsão de

compras?

Dos familiares

Não


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ANEXO 9 – FLUXOGRAMA “ACOMPANHAR EQUIPE DE LIMPEZA”

Verificar nas

dependências da Creche

a presença da equipe de

limpeza

Todos os

trabalhadores estão

presentes?

Realizar vistoria nas

dependências da Creche

Condições de uso

adequadas?

Verificar se a limpeza

diária está sendo

realizada de acordo com o

proposto

Solicitar ao trabalhador as

providências necessárias

A limpeza

está de acordo com

o proposto?

Localizar o profissional de

limpeza para atender

solicitações diversas

Informar ao responsável

pela limpeza da área ou

seu supervisor

Sim

Não

Sim

Não

Sim

Solicitar a DIRAC via

telefone a substituição do

trabalhador faltante

Não

Condições de uso dos

banheiros, corredores,

salas e entorno da Creche

Diariamente, o trabalhador

que entra às 7h

Solicitar equipe para

limpeza de vidros e lava-

jatos

Controlar colocação de

cloro em calhas de águas

pluviais e em bandejas de

ar condicionado

semanalmente

Controlar a dedetização

do tanque de areia

semanalmente

Via telefone, abre uma

requisição de serviço (RS)

Acompanhar cronograma

Tanque de areia

dedetizado?

Sim

Remarcar a dedetização

do tanque de areiaNão


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ANEXO 10 – FLUXOGRAMA “ACOMPANHAR AS ATIVIDADES DE JARDINAGEM NA CRECHE E ENTORNO”

Verificar cronograma e

detectar a necessidade de

execução dos serviços de

jardinagem

Solicitar a DIRAC equipes

para controle de vetores

Via telefone, requisição de

serviço (RS).

Cortes de grama, reposição

de áreas de grama, vasos de

plantas, podas de árvores,

limpeza da horta, irrigação

de áreas verdes

Solicitar a DIRAC serviços

de jardinagem

Pela equipe da secretaria

Nas áreas, vasos de

plantação, no entorno da

Creche

Via telefone, requisição

de serviço (RS)

Comprar ou solicitar a

DIRAC materiais para

utilização nas atividades

de jardinagem

Via email ou telefone,

requisição de serviço

(RS)

Casos de emergências,

liga para o encarregado


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Administrar Creche



ANEXO 11 – FLUXOGRAMA “ACOMPANHAR AS ATIVIDADES DE PORTARIA”

Realizar abertura pela

manhã e fechamento à

noite do claviculário

Verificar o registro dos

porteiros no livro de

controle de chaves

Abertura, trabalhador

que chegar primeiro;

fechamento, último a

sair

Contatar o serviço de

segurança para obter

informações referentes a

conflitos externos

Orientar os pais sobre

saída em situações

emergenciais

Orientar a equipe da

portaria quanto aos

procedimentos adotados

na Creche

Orientar os profissionais

da Creche acerca de

situações emergenciais

Proceder aos

encaminhamentos

necessários, de acordo

com os registros

Verbal/ encaminha

email para chefe da

equipe

Via telefone

Verbal

Verbal


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ANEXO 12 – FLUXOGRAMA “GERIR SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO”

Solicitar serviços de

manutenção

Acompanhar a vistoria dos

serviços (acompanhar

profissional)

Há necessidade

de adquirir/ comprar

material?

A DIRAC via telefone, abre

requisição de serviço (RS);

fornecedor por email ou na

visita do síndico

Não

SimReagendar a execução do

serviço

Realizar o serviço

Encaminhar email com

relação das pendências

verificadas

Sim

Retirar das salas materiais

que estejam oferecendo

risco

Realizar pesquisa preço e

alternativas para

pagamento

Consertos realizados

na instituição?

É viável o conserto?

Não

Solicitar ao Diretor da

DIREH a alienação do

equipamento

NãoManter registro de

materiais para alienar

Solicitar a execução do

serviço

Sim

Há pendência de

execução?

Sim

Não


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ANEXO 13 – FLUXOGRAMA “CONTROLAR BENS PERMANENTES”

Manter registro da

localização dos bens na

Creche

Realizar a conferência dos

bens semestralmente

Auxiliar administrativo

Gerar lista de inventário

(manual)

Acompanhar a equipe

do Patrimônio na realiza-

ção dos inventários, no

tombamento de bens e/ou

movimentação

Retirar materiais que

estejam oferecendo risco

Solicitar o desfazimento,

em caso de bem ocioso

ou irrecuperável

Solicitar ao Diretor da

DIREH a alienação do

bem

Manter registro de bens

para alienar

histÓrico data revisão descrição elaborado por: aprovado...

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