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Supere as distâncias e obtenha o máximo das videoconferências empresariais internacionais Guia para Colaborar Através das Fronteiras DefyDistance #

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Supere as distâncias e obtenha o máximo das videoconferências empresariais internacionais

Guia para Colaborar Atravésdas Fronteiras

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CONTEÚDO

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Introdução por Dave Coplin

Visão Global: Utilização eTendências daVideoconferênciaEmpresarial

Dicas de Colaboração porPaís

- Casos de Uso de Clientes –Vídeo Colaboração em Ação

- 12 Dicas de Como Obter o Melhorde Sua Videoconferência

Chief Envisioning Officer, Microsoft ReinoUnido

- Austrália- Bélgica- Brasil- China- França- Alemanha- Índia- Itália- Japão- Holanda- Polônia- Rússia- Cingapura- Reino Unido- Estados Unidos da América

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INTRODUÇÃO,por DAVE COPLIN

Chief Envisioning Officer,Microsoft Reino Unido

“Encontrar-se para trabalhar

de maneira criativa não mais

necessariamente significa

reunir-se no escritório”

Uma das grandesvantagens da ficçãocientífica é a liberdade

que ela dá aos autores. Elapermite que eles criem ummundo livre das limitações detecnologia e sociedade emqualquer momento em particular,e explorem suas ideias maisselvagens e maravilhosas.

Algumas tecnologias da ficção científicafizeram o salto do papel para a vida real, einovações como scanners corporais, voosespaciais comerciais e carros autônomospodem ter sido escritas como ficção científicaalguns anos atrás, mas agora estão setornando uma realidade. Porém,

provavelmente a previsão mais bem sucedidada ficção científica, um

encontrado desde Guerra nasEstrelas até Jornada nas Estrelas, é avideoconferência.

Podemos ainda não estar todos chamandonossas famílias através de telas do tamanho daparede, mas o uso do vídeo para se comunicarsocialmente e para fins empresariaiscertamente já alcançou um ponto crítico nosúltimos anos. Isto provavelmente aconteceuporque a maioria de nós diria que vivemos emuma época em que a tecnologia tornou-seuma parte normal e necessária de nossasvidas cotidianas.

Evoluímos muito nos últimos 40 anos. De fato,chegamos muito longe nos últimos quatroanos. As inovações tecnológicas recentes, emparticular, tendem a impactar os consumidoresmais do que as empresas, transformandonossas vidas pessoais em ricas experiênciastecnológicas em praticamente todos osmomentos. Portanto, certamente nãoé chegada a hora das empresasalcançarem nossas vidas pessoais?

Somos todos seres criativosprofissionais e independentes,empregados por nossas empresaspara ajudá-las a alcançar grandes resultados, eprecisamos nos assegurar de que isso não seperca na corrida por um maior avançotecnológico no mundo do trabalho.

componente tecnológico

constantemente

A videoconferência oferece um exemploembrionário do impacto desta nova geraçãode TI consumerizada, com funcionários usandouma tecnologia cada vez mais sofisticada paradominar os processos diários da vidaprofissional. E parte deste processo envolve secomunicar e estabelecer um relacionamentocom os colegas e parceiros que estãotrabalhando em conjunto conosco. Uma falhaem se comunicar neste nível básico poderesultar em repercussões sociais, profissionaise até mesmo financeiras.

Sem dúvida, a videoconferência atualmente jáestá transformando ativamente as maneirascom as quais trabalhamos. Ela está permitindoque os funcionários trabalhem comflexibilidade e em movimento, removendo anecessidade de reuniões baseadas emescritório, que são custosas e frequentementeinconvenientes; remove a necessidade dascaras (e poluentes) viagens aéreas; e equilibraa inconveniência dos fusos horários. Naverdade, ser capaz de fazer negócios por

vídeo é uma das mudançasprofissionais maisfundamentais e libertadorasque já vimos em gerações.

A questão agora é educaras pessoas sobre como

usar esta maravilhosa e incrivelmente útiltecnologia. Um dos maiores desafios é que oelemento humano da equação não estáinteiramente confortável com isso.

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Para obter uma cópia dolivro de Dave Coplin:

acesse:http://www.harriman-house.com/book/

view/557/business/dave-coplin/business-reimagined/

“A videoconferência atualmente jáestá transformando as maneiras comas quais trabalhamos”Este desconforto é causado por umacombinação de fatores. Algumas pessoassimplesmente não ficam confortáveis com aideia de “estar na frente da câmera”, e podelevar algum tempo até que a preocupaçãocom a câmera finalmente seja superada. Alémdisso, há o histórico problema de conexõesde Internet ruins ou lentas, que tornaram aexperiência de videoconferência lenta efrustrante. Porém, à medida que a velocidadeda Internet aumentou com a banda larga e asredes 3G e 4G, isto está se tornando um fatormenos relevante.

No fim das contas, em minha visão, parte dodesconforto tem raízes em atritos culturaismais simples, bem como em preocupaçõescom a facilidade de uso. Muitas pessoassimplesmente têm medo de ofender ouparecer simplórios na frente de colegas,clientes ou parceiros de outros países. Ocomplexo conjunto de regras que governamas reuniões de negócios internacionais face aface é, por alguma razão, totalmentedesordenado quando uma tela de vídeo éadicionada.

Por que isso acontece? Por que anos deexperiência empresarial e etiqueta nosabandonam quando uma câmera é colocadaem nossa frente? A remoção da necessidadede encontrar as pessoas pessoalmente,juntamente com todas as curiosidadesculturais que acompanham tais encontros,não torna a videoconferência uma opção maispreferível?

No mundo do trabalho flexível, onde a forçade trabalho está dispersa, torna-se ainda maisimportante construir confiança através deuma melhor comunicação. E esta confiança sópode ser fomentada por uma compreensãomútua e empatia cultural. A videoconferênciasem dúvida é uma grande força positiva nomundo empresarial atual – ela aumenta aprodutividade, poupa tempo, reduz custos epromove um maior senso de colaboração.

O ponto é: encontrar-se para trabalhar demaneira criativa não mais significanecessariamente reunir-se sempre noescritório. E, tanto para o homem de negóciosquanto para o “geek” em mim, isto é muitoempolgante.

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Business Reimagined(Negócios Reimaginados)

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COLABORANDO

ATRAVÉS DASFRONTEIRAS

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De acordo com o documento “Visão

Global: Utilização e Tendências na

Videoconferência” (“Global View:

Business Video Conferencing

Usage and Trends”), uma pesquisa

recente com mais de 1200

tomadores de decisão empresariais

conduzida pela Redshift Research e

contratada pela Polycom, a

videoconferência é uma ferramenta

essencial para ajudar a aprimorar a

colaboração das equipes e a

diminuir a distância física e cultural

entre as pessoas que fazem

negócios a grandes distâncias.

GRANDE DESCOBERTA

Até 2016, espera-se que a videoconferência seja o método preferidode comunicação no mundo. À frente do email e de chamadas de voz.

email

email

Telefone

Telefone

Videoconferência

Videoconferência

1°2° 3°

1°2° 3°

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Algumas descobertasda pesquisa:

A pesquisa mostrou que a videoconferência estáse tornando um padrão difundido e de comunicaçãonas empresas em todo o mundo.

JIM KRUGERVP Executivo e Chief Marketing Officerna Polycom

• 96% dos empresários tomadores de decisãoacreditam que a videoconferência remove asbarreiras da distância e aumenta aprodutividade entre equipes em diferentescidades e países.

• Quando perguntados sobre seus métodospreferidos de comunicação atualmente, osrespondentes elencaram a videoconferênciaem terceiro (47%), atrás do e-mail (89%) echamadas de voz/audioconferência (64%), eestes mesmos empresários e gerentesprevêem que o vídeo será sua ferramenta decolaboração preferida em 3 anos (52%),seguido pelo e-mail (51%) e chamadas devoz/audioconferências (37%).

• 76% dos respondentes disseram queatualmente usam soluções de vídeo notrabalho, e 56% dos usuários devideoconferência participam de pelo menosuma chamada de vídeo por semana.

• A pesquisa também revelou que 83% dosrespondentes, e quase 90% das pessoascom idade de 20 a 39 anos, atualmenteusam soluções de videoconferência parauso pessoal em suas casas, e quase ametade de todos os respondentes usam avideoconferência em casa pelo menos umavez por semana.

• As três maiores vantagens davideoconferência são: melhor colaboraçãoentre colegas globalmente dispersos (54%),maior clareza nos tópicos que estão sendodiscutidos (45%) e reuniões mais eficientes(44%).

Os respondentes da pesquisa tambémcompartilharam suas opiniões sobre o quetorna as reuniões por vídeo mais úteis, asprincipais distrações que atrapalham aqualidade de uma reunião por vídeo, e quaisferramentas eles precisariam para tornar avideoconferência ainda mais efetiva paraconduzir negócios ao redor do mundo.

A grande maioria dos respondentes disseramque é importante tentar compreender asculturas dos diferentes países quandoestiverem se reunindo por videoconferência(97%), e 89% dos respondentes pediram queregras de etiqueta fossem estabelecidas paraajudá-los a usar melhor a videoconferência emnegócios.

“A crescente popularidade davideoconferência doméstica,especialmente na geração do milênioque está entrando no mercado detrabalho, é um grande estímulo àmaior preferência e adoção da vídeocolaboração no local de trabalho.

“Alguns fatores fundamentais paratornar o vídeo tão popular noescritório quanto em casa é assegurarque seja fácil de usar, proporcionaruma conexão de alta qualidade,prover segurança de nível corporativo,além da disposição dos participantesem aceitar e se adaptar às diferençasculturais quando se comunicamatravés das fronteiras.

“Estamos vendo empresas ao redordo mundo superarem as distânciastodos os dias usando a vídeocolaboração, incluindo uma maiorprodutividade, melhor engajamentodos funcionários e menor tempo delançamento no mercado, além deajudarem a salvar vidas.”

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FAÇA AS COISAS SIMPLES

60% disseram que umatecnologia simples é

fundamental. Portanto,lembre-se, quanto mais

fácil você tornar o acessoe o uso a sua tecnologia,

mais pessoas irão adotá-la.

MANTENHA CONTATO VISUAL

58% disseram que um bomcontato visual é vital para umareunião por vídeo de sucesso.

Portanto, olhe para seus colegasna tela como se eles estivessemna mesma sala, e assegure-se de

que todos os participantes porvídeo estejam visíveis na tela.

FALE ALTO E CLARO

69% disseram que a habilidadede ouvir a todos é importante.

Portanto, assegure-se deque os microfones estejam

bem posicionados e fale claroe lentamente, especialmente

quando participantes bilínguesestiverem envolvidos.

Conectar

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Pedimos aos respondentes da pesquisa para compartilharem os principaisfatores para uma reunião por vídeo de sucesso. Eis o que nos disseram:

FAÇA

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NÃO VERIFIQUE O FACEBOOK

51% perceberam pessoas que estavam fazendo outrastarefas ou parecendo entediadas. Portanto, não

se esqueça, os colegas não precisam versua tela para saber que você não está

totalmente focado na reunião.

NÃO IGNORE SEU AMBIENTE

50% mencionaram ser distraídos por música,ruído ou decoração. Portanto, remova

aquele poster do seu artista preferido e abaixea música antes de participar de uma chamada.

Answer

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Também pedimos aos respondentes que identificassem as maioresdistrações em uma reunião por vídeo típica. Eis o que descobrimos:

NÃO FAÇA

NÃO TRAGAPESSOAS ESTRANHAS

52% aconselharam evitar juntar-se areuniões de locais inadequados. Portanto,

evite se juntar a reuniões de aviões,trens e shoppings.

NÃO SEJA AQUELE SUJEITO

58% descreveram celulares tocandocomo assassinos de reunião. Portanto,desligue seu celular antes de começar

sua próxima reunião por vídeo.

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Seu Guia de Campo parauma VideoconferênciaGlobal Mais EfetivaComo uma especialista global emvideoconferência, e uma empresageograficamente dispersa que usa avideoconferência em praticamente todos osaspectos de seu negócio, a Polycomdesenvolveu este guia de colaboração paraajudar as empresas de todo lugar a usarem ovídeo para se tornarem mais bem sucedidas.

As reuniões por vídeo de hoje em diafrequentemente juntam participantes demúltiplos países e culturas, o que dá àsempresas a habilidade de tomar decisõescomplexas mais rapidamente, construir maiorconfiança entre colegas e clientes, eproporcionar uma maior compreensão dosdesafios e oportunidades.

Contudo, para serem mais efetivos, osparticipantes precisam investir algum tempodesenvolvendo uma compreensão daetiqueta profissional e das normas culturaisdos outros países representados nachamada. A Polycom criou este guia paraajudar a acelerar este processo, oferecendoaos leitores uma referência rápida e fácil paradesenvolver tais habilidades e fazer reuniõesmais bem sucedidas.

Esperamos que você use estas percepçõessobre as variações culturais de 15 diferentespaíses para obter o máximo de suas reuniõespor vídeo quando estiver colaborandoatravés das fronteiras.

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AUSTRÁLIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

Os australianos são conhecidos por sua atitude aberta e relaxada, e estasimpatia vai muito além das situações sociais, chegando a culturaempresarial. Use a videoconferência para aproveitar este valioso atributoe construa relacionamentos duradouros baseados na sinceridade.

Esteja preparado para muito rapidamente chamar os australianos pelo primeiro nome, eles geralmentepreferem dispensar as formalidades profissionais utilizadas por outros países. Devido à natureza planada cultura empresarial, a tomada de decisão não necessariamente está nas mãos da pessoa maissênior na sala.

Um em cada cinco australianos usa o vídeo no trabalho todos os dias e quase dois terços (64%) dosrespondentes australianos que usam videoconferência no trabalho o fazem pelo menos uma vez porsemana. Isto os coloca entre os cinco países que mais usam o vídeo no trabalho pelo menos uma vezpor semana, atrás da Índia (76%), empatados com a Rússia (64%) e ultrapassando Cingapura (56%) eBrasil (51%).

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

• Os australianos geralmente preferemdispensar o excesso de formalidadesprofissionais. Use os primeiros nomesrapidamente e espere que as reuniõessejam leves e relativamente informais.

• Os australianos apreciam a pontualidade.Esforce-se para chegar no horário,embora um atraso de 5 a 10 minutos sejageralmente aceitável.

• Os australianos terão pautas para suasreuniões, mas não as seguirãoestritamente, sendo que desvios sãogeralmente aceitos se forem vistos comoconstrutivos.

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BÉLGICA

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A Bélgica inclui dois grupos culturais distintos – a Valônia de línguafrancesa no sul e a Flandres de língua holandesa no norte.

A Bélgica é um país de múltiplos idiomas, com holandês, alemão e francês amplamente falados. Asestruturas hierárquicas são fortemente observadas, embora mais no sul do que no norte. É importantepara os belgas desenvolver um nível de confiança em seus parceiros de negócios. Ao usarvideoconferência, tenha a expectativa de que as primeiras reuniões se iniciem com conversasinformais para “quebrar o gelo”.

Com base nas descobertas da pesquisa da Polycom, o uso da videoconferência através de telefonesmóveis deverá dobrar nos próximos 3 anos. Enquanto 25% dos usuários de vídeo belgas dizem usarvídeo móvel profissionalmente hoje em dia, 50% dos respondentes disseram que pretendem usar umtablet ou smartphone para videoconferência em até 3 anos.

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• O idioma é um assunto sensível naBélgica e é fácil ofender com a escolhaincorreta. Se estiver em dúvida, opte peloinglês.

• Os belgas tem a tendência de preferir manteras reuniões formais, portanto prepare-se paraapresentar-se com seu título adequado e

sobrenome.

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BRASIL

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Ao fazer negócios no Brasil, é importante lembrar que os relacionamentostêm importância fundamental, mais ainda do que acordos assinados.

Os brasileiros gostam de fazer negócios com pessoas que conhecem e confiam, e portanto vocêfrequentemente encontrará membros da mesma família trabalhando juntos. Reunir-se por vídeo podeajudar muito a conquistar a confiança e a construir um relacionamento pessoal sólido ao fazernegócios no país.

Quando perguntados sobre quais métodos de comunicação eles irão preferir daqui a 3 anos, osbrasileiros elencaram de forma avassaladora a videoconferência como seu método preferido decomunicação empresarial em 2016. O vídeo posicionou-se como o método preferido daqui a 3 anospor 68% dos respondentes no Brasil, mais da metade do número de respondentes que selecionaramos dois próximos métodos de comunicação em termos de preferência daqui a 3 anos: email (38%) echamadas de voz/audioconferência (33%).

Além disso, quando perguntados sobre qual tipo de dispositivo de videoconferência deverão estarusando em 3 anos, 71% dos respondentes brasileiros disseram que usariam dispositivos móveis – omáximo de todos os países da pesquisa – seguidos de PCs laptops ou desktop (64%) e salas deconferência (49%).

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Os brasileiros gostam de cultivarrelacionamentos pessoais de negócios –use a videoconferência para ajudar aconstruir confiança e conexão.

• Os brasileiros são muito relaxados emsua abordagem às reuniões. Não tenteapressar os assuntos de negócios, nemespere que as reuniões sempre seiniciem no horário marcado.

• A cultura brasileira considera o sinal de'OK' – usando o polegar e o indicador –como um insulto. Evite usar este gesto.

• Faça as chamadas de vídeo em locaisapropriados, tais como o escritório, umhome office ou outro local de trabalhotranquilo. O que os brasileiros acham quecausa maior distração durante umareunião por vídeo são participantes quese conectam de locais inadequados, taiscomo transportes públicos ou lojas. 71%dos brasileiros disseram que isso distrai aatenção, quase 20 pontos percentuais amais que a média mundial.

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CHINA

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Um estreito relacionamento pessoal baseado em confiança e respeitoé a base de muitas conexões na China, tanto em termos pessoaisquanto profissionais.

O conceito de respeito é onipresente na cultura chinesa. No encontro inicial com um colegaempresarial na China, mostrar uma atitude humilde é uma maneira efetiva de fazer uma primeiraimpressão positiva.

Em uma cultura empresarial que põe forte ênfase no respeito e harmonia, é seguro esperar que acomunicação com pessoas de negócios na China seja implícita e indireta de tempos em tempos. Comoresultado, dizer “não” pode ser desafiador em uma cultura que tende a usar frases similares a “vamosver” ou “talvez” significando “não.”

Empresários na China valorizam muito a pontualidade, e as reuniões quase sempre se iniciam nohorário marcado. Sempre que um grupo se junta a uma reunião, geralmente a última pessoa a entrar éa mais sênior.

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• O respeito é fundamental nos negócioscom a China. Evite ações potencialmentedesrespeitosas, como interromper umcolega, que poderiam ser vistas comodescortesias. Dizer “não” diretamentepode ser desafiante e criar uma situaçãoembaraçosa em uma reunião. Ao invésdisso, use uma comunicação maisindireta e uma linguagem mais suaveenquanto você trabalha em direção a umacordo.

• Posto e hierarquia são de fundamentalimportância, portanto preste atençãoespecial em ser respeitoso com aspessoas seniores.

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FRANÇA

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Uma das mais importantes coisas a ter em mente ao fazer negóciosna França é o grau em que se espera formalidade e profissionalismo.

Os empresários franceses colocam uma importância particular na aparência quando se trata deprimeira impressão, tanto em termos de vestimenta quanto de cuidado pessoal.

Embora seja geralmente recebido de forma positivo usar o francês para os cumprimentos, a menosque você fale fluentemente tente não usá-lo para qualquer coisa além das amabilidades iniciais.Quando chegar a hora de se apresentar, faça-o de forma completa e formal. Isto aplica-se em especialao usar videoconferência para se reunir com colegas franceses ou contatos ao redor do mundo. Nãose surpreenda se as outras pessoas se apresentarem primeiro por seus sobrenomes.

Ao falar com empresários franceses, especialmente em qualquer situação de grupo ou vídeo, semprese refira a elas como “Senhor” (“Monsieur”), “Senhora” (“Madame”) ou outro título apropriado(especialmente títulos acadêmicos). Ao falar ou se apresentar para franceses, espere ser interrompidopor participantes fazendo perguntas ou comentários sobre o que está sendo dito. Isto não é umatentativa de minar ou de ser rude com o interlocutor, é parte do estilo normal francês de conversação.

Os empresários tomadores de decisão na França indicaram que “tecnologia que seja direta e fácil deusar” é a característica mais importante em uma reunião por vídeo ideal (citado por 59% dosrespondentes).

Contudo, isto foi seguido de perto por um bom áudio – a habilidade de ouvir todos com nitidez – quepraticamente empatou com uma tecnologia que seja direta como a principal característica de umareunião por vídeo ideal (58% dos respondentes). Menos de um quarto (23%) dos respondentesfranceses vêem animais de estimação aparecendo na tela como causadores de distração durante umareunião por vídeo.

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Os empresários franceses valorizam aformalidade e o profissionalismo. Lembre-sede sempre se referir aos participantes de umavideoconferência usando seus títulos formaisapropriados.

• Mantenha qualquer conversa longe deassuntos pessoais e não seja afetado porinterrupções ou comentários no meio de suafala. Evite comer durante uma chamada – istoé visto como má educação.

• Na França, o sinal de 'OK' – com seu polegare indicador – significa 'zero' ou 'nada.' Eviteusar este gesto a menos que este seja osignificado que você deseja.

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ALEMANHA

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Alemães são rigorosos em relação à pontualidade – de trens a encontrossociais a reuniões de negócios. Chegar atrasado é inaceitável na cultura alemã.

Também há um forte senso de responsabilidade social entre o povo alemão, e se o seucomportamento foi corrigido de alguma maneira, não fique ofendido. Isto certamente estará sendofeito por um senso de dever, e não como uma forma de embaraçá-lo.

Os empresários alemães também apreciam uma rodada de saudações e apresentações no início deuma reunião por vídeo. Hierarquia é importante nas organizações alemãs, especialmente em grandescorporações. Além disso, os funcionários alemães raramente discordarão de seus superiores empúblico e geralmente seguirão o que seus superiores dizem na maioria das situações.

O povo alemão também é conhecido por sua eficiência e franqueza – para eles é importante chegarao ponto nas discussões de forma direta e rápida.

Embora somente aproximadamente um quarto (27%) de todos os respondentes considerem umadistração ver animais de estimação na imagem de uma chamada de videoconferência, um terço dosrespondentes na Alemanha acham que crianças na sala são uma distração. O que os alemães achamque causa mais distração em uma videoconferência? Mais de metade (56%) dos respondentesdisseram que um telefone celular tocando é uma distração.

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• O povo alemão valoriza a pontualidade.Prepare-se para que as reuniões comecem nohorário marcado e seja formal em suaabordagem.

• Hierarquia e respeito em relação a figurasseniores são considerados muito importantes.Permita que a pessoa mais sênior na reuniãopor vídeo sente-se no meio da sala, com ossubordinados a seu redor.

• As especificidades gestuais naAlemanha seguem um padrão similar a outrasnações europeias. Por exemplo, como naFrança e na Itália, você deve evitar fazer umsinal de 'OK' com seu polegar e indicador. NaAlemanha, este gesto é considerado uminsulto.

• Além disso, não aponte seu indicador parasua cabeça, pois isso é considerado um gestoextremamente insultuoso.

• Alemães geralmente preferem um ambientede trabalho arrumado. Quando participar deuma videoconferência, assegure-se de quesua sala esteja arrumada e silenciosa. Umtraje conservador é preferido.

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ÍNDIA

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No passado, ao se encontrar com empresários na Índia, mesmo porvideoconferência, a saudação apropriada era juntar as mãos como emoração, curvar-se levemente e dizer “Namaste” (pronunciado na-mas-tei).

Atualmente todos ficam satisfeitos em saudar com um aperto de mãos quando se encontrampessoalmente, embora a saudação tradicional ainda seja apreciada em reuniões por videoconferência.

Na Índia, a maioria do poder nas empresas se concentra nas figuras seniores (frequentemente umaúnica pessoa), que também tenderão a ser os mais velhos. É esperado mostrar a eles um respeitoapropriado. Quando uma reunião começar haverá alguma conversa informal, na qual a famíliafrequentemente será o assunto. Perguntar e mostrar respeito à família de alguém, perguntando sobreela, será muito bem recebido.

De todos os países no estudo, a Índia foi a líder no uso do vídeo no trabalho. Daqueles que usamvídeo atualmente, mais de três quartos (76%) dos respondentes da Índia usam o vídeo no trabalho pelomenos uma vez por semana e mais de um terço (34%) usa vídeo no trabalho todos os dias. Osempresários tomadores de decisão também têm a maior preferência pelo vídeo como método decomunicação em 2016, com mais de três quartos (77%) dos respondentes indicando que o veriamcomo sua maior preferência em 3 anos.

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Os negócios podem demorar um longotempo na Índia. Não espere que os assuntossejam resolvidos rapidamente e não tenteapressar as coisas.

• As reuniões frequentemente começam comconversas informais, muitas vezes comperguntas sobre a família. Ao se reunir porvideoconferência, recomenda-se que vocêinicialmente se engaje em uma conversainformal, pois seria considerado descortêscomeçar imediatamente a discutir os assuntosde negócios.

• Um traje profissional apropriado é maisimportante na Índia do que em qualquer outrodos 12 países pesquisados. A pesquisadescobriu que 38% dos respondentes achamque um traje apropriado ajuda a se obter umareunião por vídeo ideal, versus 21% de todosos respondentes da pesquisa globalmente.

• Os líderes empresariais na Índia valorizam umbom contato visual, com 74% dosrespondentes da pesquisa dizendo que isto éo aspecto mais importante para uma reuniãopor vídeo ideal. Este percentual pode sercomparado aos 58% dos respondentesglobais da pesquisa que elencaram o contatovisual como importante para uma reunião porvídeo ideal.

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ITÁLIA

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Gestos e linguagem corporal são importantes na cultura italiana.

Os italianos preferem manter contato visual durante as conversas; uma das consequências disso é queos empresários italianos ficam muito mais confortáveis fazendo negócios quando são capazes de ver apessoa com quem estão falando, algo que deve ser lembrado ao conduzir comunicações a longadistância. Use a videoconferência para obter uma empatia com seus colegas italianos – elesapreciarão ver que você está tão entusiasmado com o negócio quanto eles estão.

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Não subestime o poder da visão; os italianosvalorizam muito a habilidade de ver e fazercontato visual com aqueles com quem estãofazendo negócios. Sempre que possívelescolha a videoconferência para ajudar aconstruir a empatia.

• Os empresários italianos geralmente esperamque os participantes das reuniões seexpressem verbalmente, por comentáriosfalados, e visualmente, por expressões faciaise gestos. Não tenha medo de exibirlinguagem corporal ao se comunicar. Sejaaberto, relaxado e confiante, e vocêperceberá que seu colega italiano geralmenteretribuirá da mesma forma.

• Não tenha medo de mostrar seu entusiasmodurante as reuniões; isto será bem recebido eajudará a criar empatia.

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JAPÃO

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O grupo é considerado mais importante que o indivíduo ao se conduzirnegócios no Japão. Com isso, o orgulho pessoal tem grande importânciana cultura japonesa.

A combinação destes fatores tende a significar que críticas diretas e confrontos são raros. Sutilezas eindiretas são características importantes, e ser capaz de dizer “não” sem realmente dizer “não” éfundamental para fazer negócios no Japão.

Tente evitar o uso de gestos e movimentos excessivos durante a fala. O orgulho pessoal e a lealdadesão altamente considerados na cultura japonesa, portanto não é surpresa que relacionamentospessoais construídos com base em confiança e respeito mútuos sejam fundamentais para fazernegócios com sucesso no Japão. Conversas informais são comuns antes de iniciar as discussõesprofissionais e são uma forma de conhecê-lo melhor, de modo que um relacionamento possa serconstruído.

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Críticas e confrontos diretos são raros nacultura japonesa. Aprenda como dizer “não”sem realmente dizer “não.”

• Construir um relacionamento profissional combase na confiança e respeito mútuo éessencial. Respeite a hierarquia empresarial enão tente passar por cima de seus parceiros ecolegas.

• O silêncio para reflexões e considerações écomum em reuniões de negócios. Não fiqueincomodado pelo silêncio na conversa. Useoutras ferramentas no vídeo – tais comoapresentações e demonstrações – paramanter a conversação fluindo.

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HOLANDA

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A cultura empresarial holandesa é muito plana, e os membros senioresda equipe são usualmente muito abertos ao diálogo com os funcionáriosmais juniores.

A pontualidade nas reuniões é apreciada, e mudanças de planos devem ser comunicadas com a maiorantecedência possível. Ao usar soluções de vídeo mantenha o contato visual e não se surpreenda sereceber respostas diretas como “sim” ou “não”, um elemento fundamental na franqueza holandesa.Mantenha sua apresentação ou discussão efetiva e curta.

Mais da metade (54%) de todos os respondentes da pesquisa na Holanda ou não estão atualmenteusando a videoconferência no trabalho, ou usam menos de uma vez por mês (citado por 16% dosrespondentes). Contudo, 46% dos respondentes na Holanda dizem que esperam que o vídeo seja umde seus métodos preferidos de comunicação no trabalho em 3 anos, ficando em segundo lugar logoatrás do email (48%). Muito deste crescimento no uso pode ser estimulado pela videoconferência emdispositivos móveis. Atualmente na Holanda, 39% dos respondentes que atualmente usam vídeoutilizam dispositivos móveis para videoconferência no trabalho. Até 2016, 52% dos respondentes queatualmente usam vídeo prevêem que os dispositivos móveis serão seu dispositivo de vídeo preferido,um aumento de 33%.

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Os holandeses apreciam interações diretas.Evite conversas ao redor de um assunto esimplesmente vá direto ao ponto.

• De acordo com a pesquisa da Polycom, osempresários holandeses elencaram “semdistrações externas” como o aspecto maisimportante de uma videoconferência ideal(citado por 61% dos respondentes). Assegurese de participar de uma videoconferência deum local silencioso e minimize ou elimine asdistrações, como músicas de fundo oupessoas passando por trás de você.

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POLÔNIA

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Relacionamentos são uma parte vital da vida profissional do polonês,particularmente se você deseja cultivar uma conexão empresarial delongo prazo.

Usar a videoconferência para conhecer seus colegas e clientes pode ser um diferencial fundamentalentre você e a concorrência, ajudando a construir empatia e compreensão. Conversas pessoaistambém são uma parte usual das reuniões de negócios, portanto use o início de suas chamadas devídeo para perguntar sobre família, feriados e o tempo antes de passar aos negócios.

A estrutura hierárquica, na qual a idade e a educação são muitas vezes peças fundamentais doambiente de negócios, é regularmente observada pelos empresários poloneses. A cortesia profissionalbásica – por exemplo, abordar as pessoas como "Sr." e "Sra." - é amplamente observada e apreciada.

Mais de metade (59%) dos respondentes na Polônia que atualmente usam vídeo dizem que usam ouusariam a videoconferência no trabalho em situações de trabalho flexível.

Quase metade dos respondentes que usam vídeo na Polônia (49%) considera uma distração quandovêem animais de estimação aparecer na imagem de uma videoconferência – a maior resposta entretodos os países da pesquisa. Em comparação com alguns países europeus, apenas cerca de umquarto das pessoas na França e na Alemanha, e cerca de um terço na Rússia, acham que animais deestimação são uma distração.

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Franqueza e honestidade são muitovalorizadas na sociedade polonesa, bemcomo a cortesia e polidez. 59% dos usuáriosde vídeo entrevistados na Polônia disseramque um bom contato visual leva a uma reuniãoideal, nove pontos percentuais a mais do quea média do resto do mundo. Esforce-se paramanter um bom contato visual durante umavideoconferência.

• Atrasos são desaprovados. Chegue àsreuniões no horário marcado.

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RÚSSIA

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Ao realizar negócios na Rússia, esforce-se em desenvolver um forterelacionamento profissional – isto vai ajudar muito.

Embora as empresas russas tenham uma estrutura hierárquica, deve-se lembrar que as decisões dasociedade russa são muitas vezes feitas de maneira relativamente aberta e democrática. Dito isto,mostrar o devido respeito a figuras seniores é um passo essencial para ser aceito pelos empresáriosrussos.

Dentre todos os 12 países do estudo, a Rússia lidera o uso da videoconferência para o trabalho flexível,com cerca de dois terços (61%) dos respondentes que atualmente usam vídeo indicando que esta é ouseria uma forma que eles usariam a videoconferência no trabalho. De fato, o trabalho flexível foi oprincipal uso ou potencial de uso da videoconferência no trabalho por russos que atualmente usamvídeo, seguido por reuniões locais/não-internacionais entre escritórios (53%) e desenvolvimento denovos negócios/vendas (47%).

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Os empresários russos gostam de cultivar osrelacionamentos profissionais face a face. Useas soluções de vídeo para ajudar a construirconfiança e empatia.

• A cultura russa considera o sinal de “OK” –usando o polegar e o indicador – como uminsulto. Evite usar este gesto.

• Roupas chamativas podem ser vistas comocasuais demais. O traje profissional deve serconservador em termos de cor e estilo.

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CINGAPURA

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Introduções amigáveis são importantes ao fazer negócios com Cingapurianos,mas conversas informais são frequentemente reservadas para depois que umarelação seja estabelecida e, mesmo assim, isso depende muito da formalidadeda reunião. Boa cronometragem e pontualidade são essenciais.

As relações pessoais são quase tão valiosas quanto a empresa onde você trabalha, por isso esforce-se em construir confiança e amizade em seus relacionamentos profissionais. Dito isto, os cingapurianosapreciam ir direto ao ponto. A hierarquia é observada nos negócios e, em algumas empresas maisantigas e tradicionais, os participantes das videoconferências podem não tomar seus lugares até queindicado pelo pessoal sênior. Historicamente, era melhor tratar as pessoas pelo título e sobrenome,embora hoje em dia referir-se às pessoas pelo primeiro nome seja mais comum.

Com mais da metade (56%) dos usuários de vídeo respondentes em Cingapura usando vídeo notrabalho pelo menos uma vez por semana, e quase um quarto usando todos os dias, Cingapura sóperde para a Índia (onde 76% dos respondentes usam vídeo pelo menos uma vez por semana) emtermos do maior uso regular de vídeo no trabalho dentre todos os países do estudo da Polycom.

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Seja aberto, amigável e civilizado, masrespeite a natureza complexa das relações denegócios de Cingapura. Use soluções devídeo para conhecer seus contatos tantosocialmente quanto profissionalmente – umaceno de cabeça, um sorriso e apresentaçõesdetalhadas são sempre apreciados.

• Conversas informais não são largamenteobservadas na primeira reunião. Planeje paraque a conversa permaneça bastante formalaté que o relacionamento esteja maisdesenvolvido.

• As decisões são tomadas muito rapidamente– esteja preparado para discutir detalhes enegociar os pontos principais em umaconversa acelerada.

• Atrasos e demonstrações de emoçãogeralmente não são bem recebidos. Chegueno horário marcado e mantenha-seequilibrado.

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REINO UNIDO

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Em um ambiente de negócios, especialmente quando se reunem porvídeo pela primeira vez, os executivos britânicos gostam de abordarou saudar os participantes na chegada e na saída.

A pontualidade é importante e é preferível que as reuniões sejam agendadas com muita antecedênciapara que haja tempo para a preparação. Espere uma conversa educada e conversas informais antesde prosseguir com quaisquer assuntos relacionados aos negócios.

Em termos de controle, decisões importantes em empresas britânicas serão feitas por membrosseniores da equipe, ou como um consenso do grupo. Como resultado, as decisões podem exigiralgum tempo para serem formalmente aprovadas e para assegurar que o procedimento correto sejaseguido. Use o vídeo como uma maneira de ajudar a acelerar o processo de tomada de decisãoquando lidar com empresas britânicas e sempre garanta que os decisores corretos estejam presentes.

Quase quatro em cada cinco respondentes (79%) do Reino Unido que atualmente usam vídeo utilizamum laptop ou desktop para fazer videoconferência com seus colegas, e 79% esperam trabalhar destaforma daqui a três anos. A sensação britânica de decoro é evidente nos 91% dos respondentes queacreditam que as empresas devem estabelecer regras de etiqueta para videoconferência.

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Empresários britânicas gostam de abordar ousaudar os participantes no momento dachegada e ao sair de uma reunião. Ao sereunir por vídeo pela primeira vez, sugira uma'mesa redonda' virtual de apresentações.

• As decisões em grupo são particularmenteimportantes na cultura empresarial britânica.Espere que as decisões levem mais tempo eutilize as soluções de vídeo para ajudá-lo aalcançar essas decisões.

• Executivos de empresas britânicas sãoreconhecidos por ter um senso de humorúnico, que muitas vezes chega às discussõesde negócios, para ajudar a construir empatiaou aliviar o clima. Não se incomode pelo usode humor ao se reunir por vídeo.

• Pessoas de negócios britânicas tendem apreferir vernáculos simples. Tente evitarlinguagem ostensiva ou sensacionalista.

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ESTADOS UNIDOSDA AMÉRICA

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Com muitas empresas nos EUA tendo vários escritórios espalhados pelos 50estados e pelo mundo, as soluções de vídeo são vistas como fundamentaispara a construção de equipes e para acelerar o processo de tomada dedecisão em todo o país, bem como no cenário mais amplo de negócios globais.

As reuniões são, sempre que possível, curtas mas sérias, com pouca conversa informal. Osparticipantes normalmente recebem uma pauta antes da reunião.

Curiosamente, quando perguntados o que torna ideal uma videoconferência, respondentes dos EUAescolheram um aspecto decididamente não-visual em uma chamada de vídeo: um bom áudio. Cercade quatro quintos (80%) dos empresários tomadores de decisões dos EUA escolheram "Eu posso ouvirtodos claramente" como sua principal preocupação para uma reunião ideal por vídeo.

FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA

PRINCIPAIS DICASPARA COLABORAÇÃOINTERCULTURAL

• Quase dois terços (61%) dos respondentesnos EUA que atualmente usam vídeo disseramque a eliminação das distrações éfundamental para a realização de uma reuniãode vídeo mais produtiva. Certifique-se de quevocê esteja em um ambiente adequado parauma reunião por vídeo, de modo que vocêpossa ser ouvido e visto.

• Frequentemente o líder da reunião sentará nomeio da sala e tipicamente conduzirá a pauta.

• Os americanos são mais propensos a fazerperguntas em reuniões como um meio deestimular a abertura e a transparência. Aoparticipar de uma reunião por vídeo, prevejaque você será solicitado a contribuir para areunião e esteja preparado para falar diantedas câmeras.

• As reuniões tendem a começar e terminar nohorário marcado. Procure ser pontual.

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Casos de Uso de Clientes– Vídeo Colaboração emAção

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Na Polycom somos apaixonados pelosbenefícios da videoconferência e, como umdos maiores usuários de videoconferência nomundo, desfrutamos destes benefícios todosos dias.

Mas não acredite somente em nossa palavra;nossos clientes também estão obtendoenormes benefícios. De empresas de grandeporte globais como a Lonza e o JaypeeGroup, a instituições educacionais e start-ups,vemos a videoconferência desempenhandoum papel cada vez mais importante em ajudaras organizações a atingir suas metas.

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O vídeo reduz as distâncias entre localidadesglobais pelo menor custo total de propriedade(TCO) no principal fornecedor para as indústriasfarmacêutica, de saúde e de ciências da vida.

O vídeo é crítico para melhorar a comunicaçãoentre equipes internas e subsidiárias doJaypee Group, um conglomerado industrial deinfraestrutura na Índia.

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Com sede na Basileia, Suíça, a Lonza tem contatos em todo o mundo em 90

locais e 11 mil funcionários. A empresa orgulha-se de adaptar as suas ofertas

e serviços às necessidades dos clientes e às mudanças tecnológicas. No

entanto, sob as pressões econômicas globais ela precisava aumentar a

produtividade e reduzir o tempo ocioso e custos de viagem.

Usando as soluções de vídeo da Polycom, funcionários da Lonza – que estão

baseados em vários locais e envolvidos em uma ampla gama de projetos

farmacêuticos químicos e biológicos – comunicam-se de forma segura por

vídeo, voz, e mensagens instantâneas, independentemente de onde os

membros da equipe estejam localizados. Eles descobriram que a realização

de reuniões por vídeo evita não só os custos de viagem, mas também todo o

desperdício de tempo associado. O uso da videoconferência ajudou a Lonza

a reduzir as distâncias entre as localidades globais de modo a cruzar as

barreiras linguísticas e culturais. A vídeo colaboração tornou-se fundamental

para o modo de fazer negócios da Lonza, e a gerência de viagens agora

incentiva os funcionários a usar o vídeo ao invés de viajarem para reuniões.

As salas de telepresença imersiva Polycom OTX e as soluções de vídeo em

sala HDX estão sendo usadas por todos os funcionários da Lonza para uma

ampla variedade de reuniões – de reuniões de gerência e diretoria, de modo

a facilitar encontros entre departamentos e para acelerar as reuniões de

grupos de controle de qualidade. Adicionalmente, o RH utiliza as salas para

treinamento global e entrevistas sem a necessidade de viagens.

Com sede na Índia, o Jaypee Group, um conglomerado grande e

diversificado, utiliza as soluções de vídeo da Polycom de forma crítica para os

seus negócios, melhorando a comunicação entre funcionários em 40

escritórios dispersos e remotos. A solução de vídeo Polycom contribuiu para

reduzir em 40% as viagens e dobrar a produtividade dos funcionários, além

de fornecer uma solução econômica e escalável que é facilmente integrada

com os investimentos já existentes em comunicações unificadas (UC).

As soluções de vídeo da Polycom têm ajudado a acelerar a tomada de

decisão entre equipes, melhorar a comunicação entre as empresas do grupo

e mesclar múltiplas 'ilhas de colaboração' sob uma única solução de UC. Para

a empresa, o vídeo é visto como uma maneira essencial de transformar o

trabalho em equipe em projetos, incluindo aqueles com ciclos de vida longos,

tais como infraestrutura e energia. Com muitos funcionários precisando viajar

para municípios para fiscalizar projetos, as soluções de vídeo colaboração

são usadas em escritórios remotos para permitir discussões em tempo real

do projeto e reuniões de atualização com os executivos na sede da empresa,

localizada a cerca de 30 km de distância.

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Usando o vídeo Polycom, os especialistaspodem agora avaliar e aconselhar os'Médicos do gelo' em emergências cardíacasou neurológicas em um dos ambientes maisremotos do planeta.

Mais de 1400 cientistas, pesquisadores e pessoal de apoio americanos

localizados ao redor do Polo Sul passam os invernos isolados por muito frio,

pela a escuridão e por milhares de kilometros. A fim de obter ajuda em

qualquer assistência médica eles usam uma rede de telemedicina baseada a

9000 milhas de distância, operada pela University of Texas Medical Branch

em Galveston e proporcionada por soluções de vídeo colaboração da

Polycom.

O acesso ao conhecimento especializado pode fazer uma diferença profunda

em tratamentos médicos, especialmente quando cada minuto conta e o

transporte dos pacientes não é uma opção. Em casos de derrame, por

exemplo, quanto mais cedo os neurologistas possam avaliar um paciente por

vídeo, mais rápido podem determinar se ao tratar o derrame com drogas anti-

coagulantes como o ativador do plasminogênio tecidual (t-PA), o dano ao

cérebro do paciente será minimizado. Galveston, Texas, onde o UTMB está

localizado, é distante quase 9000 km do Polo Sul. Para a telemedicina

resultar em um tratamento efetivo e eficiente, os médicos do UTMB devem

ser capazes de ver e ouvir os pacientes com extrema nitidez, algo que a

solução Polycom é capaz de proporcionar, de forma perfeita e fácil.

A vídeo colaboração conecta mais de 50 paísesao redor do mundo

A Smiths Group, empresa de tecnologia global com sede no Reino Unido,

tem cinco divisões que criam produtos, tecnologias e serviços para detecção

de ameaças e contrabando, dispositivos médicos, energia e mercados de

comunicações em todo o mundo. O grupo emprega atualmente mais de

23.000 pessoas em mais de 50 países para atender a diversos clientes em

uma variedade de indústrias. Com colaboradores dispersos ao longo de

tantos grupos empresariais e locais diferentes, a Smiths enfrentou desafios na

comunicação e colaboração em projetos, na velocidade da tomada de

decisão e no aumento dos custos de viagem.

A empresa agora está usando as soluções de vídeo Polycom RealPresence

combinadas com o Microsoft Lync Server 2010 para unificar as comunicações

por vídeo, voz e dados em 400 localidades em mais de 50 países.

"A videoconferência Polycom mudou significativamente nossa forma de

trabalhar, permitindo que a empresa quebrasse algumas das barreiras à

comunicação com uma força de trabalho distribuída, e ao mesmo tempo

reduzisse os custos de viagem, melhorando a colaboração dos funcionários e

aumentando a eficiência em todas as unidades de negócios.", Disse Simon

Quintin, Director, Workplace Services, Smiths Group PLC.

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12DICASde Como Obter o Melhorde sua Videoconferência

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Este guia traz uma discussão sobre as

diferenças culturais encontradas ao

conduzir negócios através das fronteiras

e culturas. A seguir estão algumas dicas

práticas de como tornar sua

videoconferência um canal bem

sucedido de comunicação para reuniões

de negócios eficazes, a qualquer hora.

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FAÇA COM QUE SEJAFÁCIL DE PARTICIPAR

CONECTE-SE MAISCEDO E COLOQUEEM MUDO

VERIFIQUE A IMAGEM

VOCÊ PODE ME OUVIR?

CONFORTOSDOMÉSTICOS

O SILÊNCIO É DE OURO

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Quando você enviar as informações paraconvidar as pessoas para umavideoconferência, assegure-se de incluirinstruções de discagem claras e fáceis deseguir, de modo que seus colegas e clientestenham isso em mãos de forma rápida e fáciljuntamente com o convite.

Isto parece óbvio, mas vale a pena conectar-semais cedo à reunião por vídeo para assegurarque tudo esteja funcionando corretamente epara verificar se o seu dispositivo ou sala dereunião está preparado antes que seuscolegas ou clientes juntem-se à conferência.Além disso, prepare uma pauta para a reunião– isto foi citado por todos os respondentes dapesquisa como uma das cinco principais coisasa se fazer para obter uma reunião por vídeoideal.

Verifique os ângulos de sua câmera antes deiniciar uma chamada. Ajuste a câmera parauma visualização ideal pelos participantesremotos. Isto é especialmente importante emgrandes salas de conferência. Se você for oúnico participante na sala, coloque a câmerasobre seu monitor, no nível dos olhos, paraajudar a manter o contato visual com osdemais, e enquadre-se no vídeo entre o meiodo peito e um pouco acima de sua cabeça.

Assegure-se de que seu microfone estáfuncionando corretamente e, quando iniciar areunião, pergunte aos participantes se elesconseguem ouvi-lo. Fale em seu tom de voznormal, sem gritar, e não se incline para omicrofone. Nossa pesquisa mostrou que ahabilidade de ouvir claramente as pessoas é acaracterística mais importante para se obteruma reunião por vídeo ideal.

Se você estiver se juntando a umavideoconferência de casa, verifique seuambiente – há algo atrás de você que possacausar distrações em seus colegas ou clientes?Também verifique o ruído, desligue rádios eTVs e tente evitar quaisquer interrupções.Finalmente, mesmo ao participar de umavideoconferência de casa, vista-se como seestivesse no escritório.

Coloque seu microfone em mudo quando nãoestiver falando. Isto facilita aos outros ouviremquem estiver falando. Comer ou mastigar,mesmo com o microfone em mudo, não érecomendável, pois você poderá precisar falara qualquer momento

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LOCAL,LOCAL,LOCAL

MANTENHA O OLHARNAS PESSOAS

PERMANEÇANA REUNIÃO

LINGUAGEMNÃO VERBAL

UMA TAREFA POR VEZ

O MAISIMPORTANTE:

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Ao se juntar a uma reunião por vídeo usandoum dispositivo móvel, assegure-se de que olocal seja adequado – supermercados,shoppings, trens, a rua ou um restaurante sãousualmente barulhentos e geralmente não sãolocais adequados para uma videoconferência.De acordo com a pesquisa da Polycom,participar de uma chamada a partir de um localinadequado foi indicado como o segundoelemento que mais causa distrações a umavideoconferência.

Ao invés disso, tente se conectar a partir deuma sala de conferências, home office ouespaço mais silencioso. Se você estiver em umlocal cheio ou barulhento, tente se mover paraum espaço mais vazio e não deixe de usar obotão de mudo quando não estiver falando.

Manter um bom contato visual foi citado comoo terceiro elemento mais importante para umavideoconferência de sucesso pelosrespondentes de nossa pesquisa, portantoassegure-se de se referir aos colegas ouclientes diretamente e a olhá-los nos olhosquando estiver falando com eles.

Fazer outras tarefas pode ser tentador quandovocê está em um cenário de grupo, mas osrespondentes de nossa pesquisa consideramque isso causa muita distração. Evite enviaremails ou desempenhar outras tarefasenquanto estiver na videoconferência.

Pense em sua linguagem corporal. Muito doque é transmitido em uma reunião ocorre deforma não verbal. Incline-se para a frentequando alguém estiver falando para indicarque você está ouvindo, concorde com acabeça quando apropriado e assegure-se deincluir todas as pessoas na conversa. Tenhacuidado com gestos e com a linguagemcorporal (como acenos animados com acabeça), que podem ser percebidosnegativamente.

Lembre-se de que você pode ser visto durantetodo o tempo, portanto evite conversasparalelas se houver outras pessoas na salacom você, pois isso pode ser ofensivo aosoutros participantes.

Participe davideoconferência como

se estivessepessoalmente, e use

gestos naturais quandofalar. A videoconferência

tem a ver com o poderda colaboração e

comunicação humana,tanto visual quanto

auditiva.

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OBRIGADOVisite www.polycom.com/defydistance para mais informações, ferramentase recursos para ajudá-lo a obter o máximo da colaboração por voz e vídeo.

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