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SISTEMA DE MONITORAMENTO SIMOS – GUIA DO USUÁRIO Página 1

GUIA DO USUÁRIO

SEAD - 2017

2017


Pará. Secretaria de Estado de Administração. Sistema de Monitoramento da

Planejamento Estratégico da SEAD - Guia do Usuário - 1ª Edição.

Organização: Equipe Técnica do Núcleo de Planejamento, Monitoramento e

Avaliação – NPMA da SEAD, Belém-Pa., 2017, 40.

1. Estratégia 2. Gestão Estratégica 3. Organização I. Título


Secretária de Estado de Administração Alice Viana Soares Monteiro Secretário Adjunto de Gestão de Pessoas Ruth de Fátima Ambrósio Pina Secretário Adjunto de Gestão de Gestão Administrativa Maria Edilena de Souza Rocha Diretores Manuelle Martins Costa – Diretora de Planejamento e Seleção de Pessoas Silvestre Ferreira Guimarães - Diretor de Operações do Sistema de Gestão de Pessoas Sandra Henderson - Diretora de Gestão da Política de Saúde Ocupacional do Servidor Thiago Freitas de Matos - Diretor de Gestão da Cadeia Logística do Estado Paulo Jorge Paz Pereira - Diretor de Gestão de Patrimônio do Estado Maria Bernadete Dela Flora Cruz - Diretora de Desenvolvimento Organizacional e Gov. Pública. José Alberto Abdon Júnior - Diretor de Tecnologia da Informação Vânia Rodrigues - Diretora Administrativa Financeira

Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação. Luiz Carlos Rodrigues Pinheiro Maria Suely Margalho do Vale Analista de Sistemas Carlos Eduardo Lima de Souza Oliveira


TEMAS APRESENTADOS

APRESENTAÇÃO 05

1 DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA SIMOS 06

1.1 Logo do Sistema SIMOS 06

1.2 Login e Acesso no Sistema SIMOS 07

2 METODOLOGIA UTILIZADA NO SISTEMA SIMOS PARA ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO DA SEAD.

08

3 BENEFÍCIOS DO SISTEMA SIMOS 08

4 MÓDULOS DESENVOLVIDOS NO SISTEMA SIMOS 09

4.1 Módulo Painel de Contribuição 09

4.2 Módulo Estrutura Organizacional 12

4.2.1 Organograma da SEAD 13

4.2.2 Atribuições de cada Unidade da SEAD 14

4.3 Módulo Usuários do Sistema SIMOS 15

4.4 Módulo Perspectivas 16

4.4.1 Perspectivas de Resultados 17

4.4.2 Perspectivas de Meio 17

4.4.3 Perspectivas de Base 18

4.5 Módulo Planejamento de Ação 18

4.6 Módulo Monitoramento de Ação 21

4.6.1 Implementação do Processo de Monitoramento no Sistema SIMOS 22

4.6.2 Visualizar Monitoramento Realizado no Sistema SIMOS 25

4.6.3 Fluxo do Processo de Monitoramento 34

4.7 Módulo Avaliação de Resultado de Status de Ação 35

4.7.1 Avaliação de Resultado de Status de Ação 36

4.8 Módulo de Avaliação de Resultado da Média da Ação 37

4.8.1 Valoração de Evolução de Resultado de Ação 38

5 VANTAGENS DO MONITORAMENTO NO SISTEMA SIMOS 39


APRESENTAÇÃO

O Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação - NPMA diretamente subordinado ao Secretário de Estado de

Administração - SEAD, atua como unidade de apoio e Suporte Técnico ao Gabinete da SEAD na tomada de decisões

estratégicas, oferecendo assessoria e subsídios para a formulação, implementação e avaliação de políticas públicas.

Nesse sentido, considerando a necessidade de dotar as Unidades Administrativas da SEAD de um instrumento de

gestão para monitoramento do Planejamento Estratégico, desenvolveu em 2011, por meio do Núcleo de Planejamento,

Monitoramento e Avaliação, com a parceria da área de Tecnologia da Informação desta Secretaria, o Sistema de

Monitoramento da SEAD – SIMOS.

O Sistema tem como princípio o Ciclo do PDCA, Plan (Planejar): Do (Executar, fazer): Check (Verificar, checar): Act

(Agir): ferramenta de origem norte americana, traduzida e adaptada a nossa realidade e integra a Rede Interna de

Gerenciamento de todas as informações inerentes às áreas estratégicas e de apoio da SEAD, através de dados disponíveis

“on line”, possibilitando que os Gestores das unidades possam acompanhar de forma contínua o desempenho das ações

planejadas, tanto a nível estratégico, tático e operacional da Instituição, oportunizando rápidas medidas com o objetivo de

corrigir as ações que se apresentarem inconsistentes, tornando-se assim, ferramenta imprescindível para concretizar o

monitoramento e avaliação institucional a partir dos dados inseridos pelas Unidades Administrativas, sendo de suma

importância para a efetividade do Ciclo de Gestão.

Dessa forma, as orientações contidas neste GUIA vêm instrumentalizar os Diretores, Coordenadores e Técnicos da

SEAD, para a efetivação do monitoramento e transparência das ações de Governo, em busca de uma administração mais

eficiente, transparente e profissional, com foco no cidadão.


1. DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA SIMOS

O SIMOS foi desenvolvido no ano de 2011, pela Equipe do Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação, com a

parceria da Área de Tecnologia da Informação da Secretaria de Estado de Administração. O Sistema está hospedado na

PRODEPA, no servidor exclusivo da SEAD, com possibilidade de acesso via web.

O desenvolvimento do Sistema foi realizado no ambiente integrado SpringSource com a linguagem de programação

JAVA 7 e Framework Vaadin 6 usando o Banco de Dados PostgreSQL 9.1. Para acesso ao referido Sistema, o usuário deve

solicitar credenciamento ao Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação que são os Administradores do Sistema.

O Sistema SIMOS está constituído por 8 (oito) Módulos assim discriminados: Painel de Contribuição, Estrutura

Organizacional, Usuários, Perspectivas, Planejamento de Ações e Monitoramento de Ações, Relatório Gerencial com status de

ação e Relatório de Avaliação com status de ação.

.

1.1 Logo do Sistema SIMOS

A logo foi desenhado e tem como representação o Ciclo do

PDCA, cuja ferramenta de gestão é utilizada para auxiliar as Organizações

no desenvolvimento e acompanhamento do Planejamento Estratégico

Institucional, uma constituído por sequência de ações que podem ser

utilizadas para controlar processos administrativos.


2. BENEFÍCIOS DO SIMOS

Visão holística da Instituição por parte dos servidores;

Maior comprometimento das unidades para a obtenção de resultados previamente definidos;

Acompanhamento on-line de resultados, auxiliando e facilitando o processo de tomada de decisão;

Disseminação da cultura de monitoramento e avaliação, que são fundamentais para a gestão por resultados, pois utiliza

de facilitadores nas diversas unidades que acompanham e operacionalizam as ações nas próprias unidades, sempre com

o acompanhamento do Núcleo de Planejamento; Transparência das ações governamentais.

1.2 Login e Acesso ao Sistema SIMOS

Para acesso ao Sistema, são disponibilizadas senhas diferenciadas,

de acordo com o Perfil do Usuário. O processo de criação e habilitação de

senha é realizado junto ao Núcleo de Planejamento, Monitoramento e

Avaliação – NPMA, que são os Administradores do SIMOS, com o acesso

Máster.

Secretaria de Estado de Administração Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação

ATA DE HOMOLOGAÇÃO

1. INFORMAÇÕES PRELIMINARES

ASSUNTO: Reunião para Homologação da Implementação do Implantação e Implementação do Sistema de Monitoramento e Avaliação do Planejamento Estratégico Institucional da SEAD, desenvolvido pelo Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avação, com a parceria da Área de Tecnologia da Informação e Comunicação.

OBJETIVO: Implantação e Implementação do Sistema de Monitoramento e Avaliação do Planejamento Estratégico Institucional da SEAD.

LOCAL: Sala de Reunião 2 BLOCO 3 – ALTOS

DATA: 02.05.2014 HORÁRIO: 9:00h TELEFONE: 3194-1060

2. RELATO DOS ASSUNTOS TRATADOS

O SIMOS é um instrumento que organiza e integra a Rede Interna de Gerenciamento do Plano Estratégico

Institucional. Foi desenvolvido pela área de Tecnologia da Informação e Comunicação com a participação dos Analistas de Sistemas Pedro Leon Filho e Edson Koiti Kudo Yasojima e pela Equipe Técnica do Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação, Luiz Carlos Rodrigues Pinheiro – Coordenador e Maria Suely Margalho do Vale, respondendo pela Coordenação da Área de Planejamento, que são os Administradores do SIMOS.

O Sistema está hospedado na PRODEPA, no servidor exclusivo da SEAD, portanto com possibilidade de acesso via web. O desenvolvimento do Sistema foi realizado no ambiente integrado SpringSource com a linguagem de programação JAVA 7 e Framework Vaadin 6 usando o Banco de Dados PostgreSQL 9.1. Para ter acesso ao referido Sistema, o usuário autorizado deve ter acesso à internet e um navegador padrão, indicando o seguinte endereço eletrônico: http://177.74.2.10:8080/mapa/controle

O SIMOS é constituído por 4 Módulos: Painel de Contribuição, Perspectivas, Planejamento das Ações e Monitoramento das Ações, conforme detalhado em anexo. Neste quadrimestre o Sistema foi implementado e disseminado aos demais Usuários autorizados, por meio de Oficinas Setorizadas no período de 14.04.2014 a 24.04.2014, pela Coordenadora em Exercício da Área de Planejamento.

Na presente Ata a Equipe do NPMA e DTI ratificam a homologação de implantação e implementação Sistema de Monitoramento e Avaliação do Planejamento Estratégico Institucional da SEAD.

3. CONCLUSÕES Para que o Planejamento e Monitoramento seja de forma eficiente, foi necessário a sistematização dos

Processos de Planejamento e Monitoramento por meio do SIMOS que vêm proporcionar continuamente aos gestores públicos da SEAD: a) a comunicação eficaz do que se quer fazer e atingir e; b) avaliar o desempenho organizacional de forma constante e sistêmica, destacando-se a formulação e o desdobramento das estratégias e as práticas que asseguram a cultura da excelência da gestão.

4. PARTICIPANTES NOME ORGANIZAÇÃO ASSINATURA

Maria Suely Margalho do Vale – Respondendo pela Coordenação do NPMA e Administrador do SIMOS

NPMA

Luiz Carlos Vieira Neves - Diretor DTI

Pedro Leon da Rosa Filho – Coordenador da CDSS DTI

Edson Koiti Kudo Yasojima – Analista de Sistema DTI

Belém / PA, 02 de Maio de 2014.

Nada mais havendo a tratar a presente reunião foi encerrada, da qual, para fins de direito, foi lavrada a presente Ata, assinada por todos os presentes.


3. METODOLOGIA UTILIZADA NO SISTEMA SIMOS PARA ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO DA SEAD

A SEAD adota Modelo de Gestão, com base nos princípios

da Governança, como a liderança, a estratégia e o controle, para

avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, utilizando a

metodologia Ciclo do PDCA, a análise SWOT e o Modelo 5W2H,

que são normalmente utilizados dentro do Ciclo de Planejamento

Estratégico de uma organização, podendo utilizá-las no início, meio

e fim desse ciclo.

Durante o Ciclo do PDCA é realizado a sistemática do

processo de planejamento, monitoramento e avaliação onde o Plan

(Planejar): Do (Executar, fazer): Check (Verificar, checar): Act

(Agir): ferramenta de origem norte americana, traduzida e adaptada

a nossa realidade.

CICLO DO PDCA


4 MÓDULOS DESENVOLVIDOS NO SISTEMA SIMOS

O Sistema SIMOS está constituído por 8 (oito) Módulos assim discriminados: Painel de Contribuição, Estrutura

Organizacional, Usuários, Perspectivas, Planejamento de Ações e Monitoramento de Ações, Relatório Gerencial com status

de ação e Relatório de Avaliação com status de ação.

4.1 MÓDULO PAINEL DE CONTRIBUIÇÃO

Fornece a Organização a representação

visual das relações de causa e efeitos entre os

componentes das estratégias de uma Instituição.

É também um instrumento de comunicação, por

integrar as ações com um único objetivo que é o

cumprimento da missão institucional. Tem ainda a

finalidade descrever de forma dinâmica, como a

Organização cria valor ao longo do tempo.

No Painel de Contribuição se estabelece

ainda a ligação entre as atividades de formulação

e implementação da estratégia, mostrando como

esta deve ser executada, nas ações constantes

no Plano Plurianual – PPA, no Planejamento

Estratégico Institucional – PEI, e nas Metas

Institucionais de Gestão – MI.


O acompanhamento dos resultados dos monitoramentos mensais das ações, constantes no Plano Estratégico, são

realizados através de sinalizadores demonstrados por status que definem: verde (quando a ação está em andamento e

acontecendo conforme o previsto); amarelo (quando a ação não estiver apresentando os resultados esperados e com alguma

possibilidade de inconsistência futura); vermelho (quando a ação está parada ou abaixo da meta) e o azul (quando a ação está

concluída). Para acompanhar o andamento de cada Ação, por meio do Painel de Contribuição, selecione a ação que se deseja

consultar e visualize o monitoramento realizado.


No Painel de Integração, são visualizadas todas as ações constantes no Plano Estratégico Institucional – PEI, as do

Plano Plurianual - PPA e ainda Metas Institucionais de Gestão – MI, por área Estratégica de Atuação da SEAD, por Natureza

de Planejamento. Com seus respectivos Planos com status de andamento de cada ação cadastrada no SIMOS, por área.

Para acompanhar o andamento de cada Ação, basta selecionar a ação que se deseja consultar para obter o monitoramento

mensal


4.2. MÓDULO ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Para desempenhar eficientemente sua Missão Institucional de formular, normatizar, executar e avaliar as políticas

públicas nas áreas de Gestão de Pessoas, Gestão da Cadeia Logística, Gestão de Patrimônio, Gestão do Desenvolvimento

Organizacional e Governança Pública, Gestão da Prestação de Serviços Públicos à População e Gestão da Saúde Ocupacional

e Prestação de Serviços ao Cidadão, visando à integração e ao alinhamento das Políticas Públicas e dos Sistemas de Gestão

no âmbito do Poder Executivo Estadual, conforme Lei nº 8.096, de 01.01.2015, de Reestruturação da Secretaria de Estado de

Administração, foi desenvolvido novas funcionalidades para a Estrutura Organizacional vigente na SEAD, para implementação

das 08 (oito) áreas Estratégicas de Atuação da SEAD para formular, normatizar, executar e avaliar as políticas públicas nas

áreas de Gestão de Pessoas, Gestão da Cadeia Logística, Gestão de Patrimônio do Estado, Gestão do Desenvolvimento

Organizacional e Governança Pública, Gestão da Prestação de Serviços Públicos à População e Gestão da Saúde

Ocupacional, visando à integração e ao alinhamento das políticas públicas e dos sistemas de gestão no âmbito do Poder

Executivo Estadual e ainda as áreas de Tecnologia da Informação e Administração e Finanças, para viabilizarem a Gestão

Administrativa da Instituição, com suas respectivas áreas vinculadas.

As Áreas de Suporte Técnico ao Gabinete (Gabinete das Secretária de Estado de Administração; Adjunta de Gestão de

Pessoas; Adjunta de Gestão Administrativa; Consultoria Jurídica, Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação – NPMA,

Núcleo de Controle Interno, Núcleo de Comunicação Social e Ouvidoria estão implementadas no Sistema SIMOS.


4.2.1. Organograma da SEAD

ORGANOGRAMA DA SEAD

Secretário de Estado de

Administração

Núcleo de

Controle Interno

Gabinete do

Secretário

Consultoria

JurídicaOuvidoria

Núc. de Planej.

Monit. e Avaliação

Diretoria de Tecnologia

da Informação

Coord. de Desenv. e

Suporte de Sistemas

Coordenadoria de

Rede e Dados

Coordenadoria de

Atendimento

Secretária Adjunta de Gestão de

Pessoas

Núc. Jurídico de

Gestão de Pessoas

Secretária Adjunta de Gestão

Administrativa

Diretoria de

Planejamento e Seleção

de Pessoas

Coord. de Estágio

Probatório e Curricular

Coord. de Seleção de

Pessoas

Dir. de Operação do

Sistema de Gestão de

Pessoas

Ger. de Controle e

Manutenção

Funcional

Coord. de Controle e

Movimentação de

Pessoas

Ger. de Controle de

Informações

Funcionais

Coord. de Encargos

Gerais do Estado

Gerência de

Benefícios

Gerência de

Consignação

Gerência de

Relacionamento da

Área(6)*

Coord. do Sist. Integ.

de Recursos Humanos

Ger. de Tecn. da Inform.

para o Desen. do Sistema

de Recursos Humanos

Gerência de

Controle de Cargos

Gerência de

Obrigações Sociais

Dir. de Desenvolvimento

Organizacional e

Governança Pública

Coord. de Modelagem

Organizacional

Coord. de Gestão de

Projetos de

Governança Pública

Unidade de Atend. à

Polpulação “Estação

Cidadania” (6)

Ger. de Modelagem

Organizacional

Núc. de

Audit.da Folha

de Pagamento

Diretoria de Gestão da

Cadeia Logística do

Estado

Coord. de Compras

Governamentais

Coord. de Logística e

Gastos Públicos

Ger. de Cadastro

de Fornecedores

Ger. do Sistema de

Material e Serviços

Gerência de

Registro de Preços

Ger. do Sist. Integr.

de Protocolo

Ger. de Aquisição e

Contr. Terceiriz.

Núc. de Rel. e

Proj. Logísticos

Núcleo de

Comunicação Social

Diretoria de Gestão do

Patrimônio do Estado

Coord. do Patrimônio

Imobiliário

Ger. de Cadastro e

Adm. do Patrimônio

Imobiliário

Coord. do Patrimônio

Mobiliário

Ger. de Cadastro e

Adm. do Patrimônio

Mobiliário

Dir. de Gestão da

Política de Saúde

Ocupacional do Servidor

Coord. de Saúde

Ocupac. e Segurança

do Trabalho

Coord. de Perícia

Médica

Ger. de Atendimento

da Perícia

Ger. de Polos e

Processos Periciais

Coord. de Reabilitação

Profissional

Diretoria de

Administração e

Finanças

Coord. de Orçamento

e Finanças

Coord. de Contratos e

Convênios

Gerência de

Orçamento

Coord. de

Administração

Gerência de

Serviços

Gerência de

Patrimônio

Ger. de

Documentação e

Informação

Gerência de

Pessoal

Ger. de Atenção

Psicossocial

Coord. de Material,

Patrimônio e Serviços

Ger. de Material e

Compras

Coord. de Planejamento

de Carreiras e

Remuneração

Ger. de Carreira e

Remuneração

Coord. de Frota de

Veículos do Estado

Ger. do Sistema de

Frota de Veículos

Oficiais

Gabinete do

Secretário Adjunto

Núc. Jurídico de

Gestão Administrativa

Gabinete do

Secretário Adjunto

*Gerência de Relacionamento da Àrea de:

Gestão

Desenvolvimento e Incentivo à Produção

Infraestrutura e Logística

Promoção Social

Proteção e Desenvolvimento Social

Segurança Pública


4.2.2. Atribuições de cada Unidade da SEAD


4.3. MÓDULO USUÁRIOS NO SISTEMA SIMOS

O Sistema consta de um banco de dados de aproximadamente 150 (cento e cinquenta) Usuários habilitados, de acordo

com o Perfil credenciado para acesso a acompanhamento, monitoramento e avaliação do Plano Estratégico da SEAD. Para ter

acesso ao Sistema SIMOS, é necessário apenas formular solicitação ao NPMA, para acesso do Perfil Usuário Monitoramento

ou Usuário Consulta.

O link para acesso ao Sistema é por meio do web site http://www.sead.pa.gov.br ou no Painel de Sistemas da SEAD

(https://www.sistemas.sead.pa.gov.br)

http://www.sead.pa.gov.br/


4.4. MÓDULO PERSPECTIVAS

No Módulo Perspectivas, são traduzidas as Estratégias e Missão da Organização da SEAD, divididas em: de

Resultados; de Meio e de Base. Na implementação do Plano Estratégico no Sistema SIMOS, o Núcleo de Planejamento,

Monitoramento e Avaliação que são os Administradores do SIMOS, vincula cada ação à Perspectiva Institucional.


4.4.1. Perspectivas de Resultados

Compreende as 6 Áreas Estratégicas de Atuação da SEAD com funções finalísticas (DGL, DDG, DGP, DSO, DSP e

DPP), para o cumprimento da Missão Institucional

GESTÃO DE PESSOAS Aprimoramento da Gestão Estratégica

de Pessoas

Estruturação de Cargos Efetivos

GESTÃO DA CADEIA LOGÍSTICA Racionalização dos Gastos Públicos

GESTÃO DE PATRIMÔNIO Aperfeiçoamento da Gestão

Patrimonial do Estado do Pará

GESTÃO DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E GOVERNANÇA PÚBLICA

Consolidação dos propósitos da Organização em Resultados para a Sociedade.

GESTÃO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS À POPULAÇÃO

Promoção do acesso aos serviços públicos e da satisfação do cidadão.

GESTÃO DE SAÚDE OCUPACIONAL Redução dos Riscos e Adoecimentos

Ocupacionais dos Servidores Públicos.

4.4.2. Perspectivas de Meio

Compreende as Áreas de Suporte Tecnológico, Administrativo e Financeiro para a Manutenção da Gestão e das Áreas

de Suporte Técnico ao Gabinete (Gabinetes, Consultoria Jurídica, Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação, Núcleo

de Controle Interno, Núcleo de Comunicação Social, Ouvidoria, NUJU GP e NUJU SAGA.

Assegurar Suporte Técnico nas áreas de Tecnologia e Política da Segurança da Informação – DTI;

Assegurar Condições Necessárias de Suporte Administrativo e Financeiro para viabilizar a Manutenção da Gestão

Pública – DAF;


Avaliar e Aperfeiçoar Processos de Trabalho de forma a Subsidiar Tomadas de Decisão (Áreas de Suporte Técnico ao

Gabinete).

4.4.3 Perspectivas de Base

Tem como finalidade Promover ações de Qualidade de Vida e Bem Estar e pelo Desenvolvimento de Habilidades

Profissionais dos Servidores da SEAD.

Implementar Qualidade de Vida e Bem Estar - DSO e DAF;

Desenvolver Competências e Habilidades Profissionais dos Servidores – DAF.

4.5. MÓDULO PLANEJAMENTO DE AÇÕES

No Módulo Planejamento de Ações é implementado o Plano Estratégico da Instituição. O desenvolvimento do Módulo foi

realizado com base na ferramenta de gestão 5W2H, que auxiliar o Ciclo PDCA na construção do Planejamento Estratégico

Institucional, respondendo assim as 7 perguntas básicas para o êxito da Gestão do Planejamento que são: O Que?, Quem? ,

Quando? , Onde?, Por quê? . Como?, e Quanto?


IMPLEMENTAÇÃO DE AÇÃO NO SISTEMA SIMOS


É POSSÍVEL EXTRAIR RELATÓRIOS

DO PERÍODO SELECIONADO, DAS AÇÕES

CADASTRADAS NO SISTEMA SIMOS, DE

ACORDO COM A ÁREA ESTRATÉGICA DE

ATUAÇÃO.


4.6 MÓDULO MONITORAMENTO DE AÇÃO

A execução do Plano Estratégico é acompanhada mediante utilização de ferramenta de monitoramento denominada

Relatório Três Gerações, que é a última etapa corresponde ao agir corretivamente no Ciclo do PDCA, cuja ferramenta de gestão

é realizada para acompanhamento das ações realizadas pelas Unidades no Sistema de Monitoramento da SEAD - SIMOS, cuja

finalidade é garantir o monitoramento do Plano, onde são realizados o levantamento e o registro do que foi planejado, do que

foram feitos dos Resultados obtidos, dos pontos problemáticos e das ações corretivas com ações adicionais, para corrigir

alguma desconformidade

MODELO DE RELATÓRIO “TRÊS GERAÇÕES”

Planejado Executado Resultados Anomalias Providências

Orientações para acompanhamento e inserção de informações de monitoramento, no Relatório “Três Gerações”:

a. No campo Planejado, será inserida ação prevista que foi monitorada, este campo é alimentado pelo NPMA;

b. No campo Executado, será inserido a realização da ação no período monitorado, pela unidade executora, devendo

descrever de forma qualitativa e objetiva no tempo passado, os principais procedimentos executados das ação pretendida

no mês em questão, utilizando datas e números quando necessário;

c. No campo Resultado, será inserido pela unidade executora da ação, o benefício obtido com os procedimentos

executados pela ação no período monitorado;


d. No campo Anomalias, serão inseridos quais os entraves identificados no transcurso do período monitorado. Somente

utilizar este campo em caso de haver anomalia;

e. No campo Providências, será inserido pela unidade executora quais as Ações Corretivas – AC a serem empregadas

para que seja possível suplantar as possíveis Anomalias apresentados.

Uma vez aplicadas todas as ferramentas de melhoria contínua, eliminadas as causas e atingidas as metas, tem-se de

garantir a manutenção desses resultados. Assim, cabe a todos os envolvidos neste processo, encará-lo com um espírito de

intensa responsabilidade, porque isso determinará a qualidade dos serviços que muitos cidadãos irão usufruir ou não.

4.6.1 Implementação do Processo de Monitoramento no Sistema SIMOS

As ações constantes no Plano estratégico Institucional já cadastradas no SIMOS pela Equipe Técnica do NPMA é

disponibilizada para os usuários do Sistema de Monitoramento para realizar a implementação do Monitoramento de cada ação,

utilizando a ferramenta Três Gerações.

O prazo para as Unidades Administrativas da SEAD realizarem mensalmente o monitoramento do Plano Estratégico,

com inserção de informações no Sistema SIMOS, é até o 5º dia do mês subsequente, no SIMOS, do desenvolvimento as

ações realizadas no mês anterior. Em caso deste dia num final de semana ou feriado, realize os procedimentos no último dia útil

anterior a esta data, tendo em vista que o referido sistema é bloqueado no citado dia.


4.6.2 Visualizar Monitoramento Realizado no Sistema SIMOS

O prazo para as Unidades Administrativas da SEAD realizarem mensalmente o monitoramento do Plano Estratégico,

com inserção de informações no Sistema SIMOS, é até o 5º dia do mês subsequente, no SIMOS, do desenvolvimento as

ações realizadas no mês anterior. Em caso deste dia num final de semana ou feriado, realize os procedimentos no último dia útil

anterior a esta data, tendo em vista que o referido sistema é bloqueado no citado dia.


TELAS DE MONITORAMENTO REALIZADO NO SIMOS


ORIENTAÇÕES PARA EXTRAIR E FORMATAR RELATÓRIOS DE MONITORAMENTO NO SISTEMA SIMOS:

Etapa 1:

Selecione o período e a área;

Por natureza de Planejamento: PEI, PPA e MI;

No link Exportar para extrair Relatório.


Etapa 2

Extraído Relatório no formado Excell,

Na lateral esquerda do Sistema, no Sinai (+) abrir todas as ações;


Etapa 3

Aberto todas as ações Monitoradas no SIMOS, formatar Relatório;


Etapa 4

Formatar Relatórios de Monitoramentos conforme orientações realizadas nas Figuras abaixo:


Formatar Largura da Coluna do Relatório (O ideal é 21)


Formatar Autojuste da Coluna do Relatório


Etapa 5

Relatório de Monitoramento formatado, pode ser salvo fora do Sistema SIMOS


4.6.3 Fluxo do Processo de Monitoramento


4.6. MÓDULO AVALIAÇÃO COM STATUS DE AÇÃO

A Avaliação é o Mecanismo de análise crítica, de natureza independente, objetiva e com método rigoroso, para

determinar em que medida se está conseguindo atingir os objetivos declarados e a contribuição desse processo para a tomada

de decisão. Pode envolver informação além da produzida pelo processo de monitoramento.

Através de instrumento padronizado, o processo de avaliação tem como objetivo, dar uma visão geral das ações para

atingir as metas estabelecidas no Plano de Ação e visualizar as ações planejadas e os possíveis entraves apresentados no

decorrer das execuções.

Os entraves são identificados à tempo, podendo ser revistos nas revisões quadrimestrais do Plano Estratégico, para as

ações corretivas e seguir normalmente seu fluxo. Após realizado o monitoramento das ações estratégicas da SEAD, é realizado

mensalmente a avaliação com o status de desempenho, no Sistema SIMOS.

Assim, as atividades de monitoramento e avaliação de políticas institucionais, assumem caráter estratégico para conferir

maior qualidade ao gasto público e otimizara obtenção de resultados pelo setor público. Dessa forma, monitorar e avaliar faz

parte do ciclo de gestão.

5.6.1. Avaliação com Status de Desempenho no Sistema SIMOS

O Módulo Relatório Gerencial com base no Status de Ação no Sistema SIMOS, foi desenvolvido para acompanhamento

e avaliação das Ações do Plano Estratégico da SEAD, incluindo o atributo para apresentação do histórico do monitoramento

anual com status da ação mensais do Monitoramento.

O referido Módulo tem ainda como finalidade acompanhar mensalmente, as ações que vêm sendo executadas ou

concluídas em cada Área Estratégica de Atuação da SEAD, para garantir melhorias e assim cumprir as metas institucionais, as

constantes no Plano Plurianual – PPA e demais ações do Plano Estratégico Institucional.


Nesse sentido, a implementação do referido Módulo servirá para o acompanhamento contínuo das diversas ações

realizadas na SEAD e ainda como referência para tomada de decisão.

O Módulo Relatório Gerencial pode ser selecionado e extraído por Área, Período e Natureza de Planejamento


4.7. MÓDULO DE AVALIAÇÃO DE RESULTADO COM A MÉDIA DA AÇÃO

4.7.1 Valoração de Evolução de Resultado de Ação

O Processo de Valoração de Evolução de Ação tem como objetivo contribuir para a Otimização dos Processos de

Planejamento e servir de referência para soluções de inconsistências e tomada de decisão. Dessa forma, caracteriza-se pela

utilização de técnicas matemáticas e estatística, de acordo com a Figura seguinte, no desenvolvimento do Módulo Relatório

Gerencial com Status de Ação no Sistema SIMOS.


Valoração de Evolução da Ação de acordo com a Média implementada no Sistema SIMOS


5. VANTAGENS DO MONITORAMENTO NO SISTEMA SIMOS

Permite avaliar o nível de qualidade do serviço;

Permite compreender e analisar as tendências;

Permite avaliar os eventos, as exceções e restrições que podem afetas as ações planejadas;

Ter informações qualitativas e quantitativas;

Ajuda na tomada de decisões;

Permite a realização de ações preventivas;

Auxilia a melhoria contínua e

Subsidia na geração de relatórios.

Com a Sistematização do Plano Estratégico Institucional no Sistema SIMOS, é possível fazer o acompanhamento dos

resultados, obter o alcance das metas e o maior controle da qualidade no serviço público com a prestação dos serviços

oferecidos ao cidadão, responsabilidades do Estado para manter a máquina pública funcionando. Desta forma, o SIMOS

promove a disseminação da cultura de monitoramento e avaliação, que são fundamentais para a gestão por resultados, além de

contribuir para maior qualidade dos processos decisórios e transparência das ações governamentais.


Elaboração: Equipe Técnica

Núcleo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação.

www.sead.pa.gov.br

[email protected]

3194.1060 e 3194.1346

http://www.sead.pa.gov.br/

mailto:[email protected]

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