guia do controle patrimonial - parte 1

Guia do controle patrimonial (parte 1)

Passo a Passo para implantar na sua empresa

IntroduçãoGuia do Controle Patrimonial

Um perfeito controle do Ativo Imobilizado, que traga resultadospara as empresas, sempre foi um tema que a R3 Assessoria quispromover para seus clientes e leitores em geral.Acreditamos que a educação nesta matéria é fundamental paradisseminar as boas práticas de controle de bens.Através destas práticas a R3 Assessoria já contribuiu com centenasde Clientes a terem resultados práticos com a gestão do seu AtivoImobilizado, tais como, economia na compra de novos bens, ciênciada quantidade e tipo de bens existentes, valores atualizados nasdemonstrações contábeis, depreciações de bens adequadas a vidaútil, entre outros.Consideramos nosso maior valor o Capital Intelectual, por issoaproveitem o conteúdo!Alberto RibeiroCEO – R3 Assessoria Patrimonial

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1 - Considerações IniciaisUma das maiores aplicações de recursos que as Empresas fazem é no seu Ativo Imobilizado.Devido aos altos investimentos, é de suma importância que se controle efetivamente estesBens e que se tenha uma excelente gestão sobre os mesmos.O imobilizado de uma empresa deve ser visto sob as características do seu valor e tambémpela sua essência, importância, localização e benefícios futuros. Especificamente nosaspectos de controle físico, a empresa deve empregar recursos a fim de salvaguardar os bense mantê-los em estado de conservação necessário para o uso.Estabelecer procedimentos necessários para se controlar os Bens e suas movimentações(aquisições, baixas e transferências), atribuir responsabilidades para controle, conservaçãoe guarda dos bens, deve ser uma busca constante da Organização.Nesta primeira parte do Guia abordaremos o controle do Ativo Imobilizado com abrangênciano controle físico dos bens, sem deixar de citar alguns controles contábeis quandonecessário.

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Guia do Controle Patrimonial

2 - PressupostosEste Guia foi concebido levando em consideração que uma empresa necessite de fazer umtrabalho inicial completo no seu Ativo Imobilizado, desde o inventário até a constituição dasnormas internas do controle patrimonial.Porém qualquer empresa pode adotar o Guia, desde aquelas que estão em estágiosintermediários de organização até aquelas que precisam aperfeiçoar um controle jáexistente.Consideramos que este Guia não esgota o assunto e pode ser adaptado e complementadopara qualquer empresa ou situação, por isso não especificamos muito e preferimos darexemplos mais genéricos possível.

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3 - Planejamento baseEtapas a serem consideradasNão existe fórmula ou modelo exato para um bom planejamento,porém fizemos uma sugestão que já foi aplicada em diversostrabalhos e que tiveram sucesso na sua execução. Modificações eadaptações devem ser feitas de acordo com a empresa ou situaçãoencontrada.As seguintes etapas macro podem ser consideradas:

1. Inventário geral dos bens com colocação de etiquetaspatrimoniais2. Revisão do inventário3. Fechamento com revisão do atingimento de metas4. Normas internas de controle patrimonial5. Conciliação do inventário com registro contábeis

Estas etapas não devem ser considera algo engessado e cada umadelas irá conter diversas subdivisões para facilitar a coordenação edistribuição das atividades.

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3 - Planejamento baseEquipeA montagem da equipe de inventário do Imobilizado vai dependermuito da estrutura e tamanho da empresa. Quanto maior e maiscomplexa a empresa, mais pessoas devem estar envolvidas, levandoem consideração que o trabalho partirá do zero absoluto em termosde controle físico dos bens e deve ter um cronograma a serrespeitado.Porém seja qual for o tamanho ou a complexidade de uma empresaum coordenador ou responsável técnico será altamenterecomendado e necessário. Esta pessoa terá um papel importanteliderando e participando ativamente, desde o planejamento dasatividades iniciais do projeto, passando pelo treinamento dasequipes, execução do projeto, até a concepção das normas internasde controle patrimonial.Nada impede que esta pessoa acumule outras atividades dentro daempresa, porém vale lembrar: atenção e foco neste projeto sãodeterminantes para o sucesso e atingimento das metas,principalmente em se tratando de prazos.

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3 - Planejamento baseEquipe (continuação)Portanto além do coordenador, para a etapa inicial, que é olevantamento físico (inventário dos bens) será necessário umnúmero maior de pessoas, sugerimos a seguinte composição paracada 5.000 itens do imobilizado:• Um analista patrimonial (líder de equipe e pessoa que fará osapontamentos das informações para o inventário);• Um auxiliar patrimonial (fará a colocação das etiquetas eauxiliará na coleta de informações dos bens).Dependendo da complexidade de se extrair informações dos bens(localização e acessos) e forma de fixação da plaqueta patrimonial(cola ou rebites) pode ser necessário mais um auxiliar patrimonial aintegrar a equipe.A composição da equipe e quantidade de equipes vai depender dotamanho do projeto e da pretensão, em termos de prazo, dosgestores.

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3 - Planejamento baseTreinamento da equipeApesar de ser um ponto quase óbvio, abordamos o tematreinamento, pois dificilmente se encontram profissionais prontospara desempenhar as atividades do controle patrimonial, destaforma a melhor maneira é formar os mesmos.A equipe deve ser treinada em vários aspectos, no mínimo:

• Conhecer os princípios do controle patrimonial adotado pelaempresa• Estudar as Normas internas de controle patrimonial (casoexistam)• Conhecer as instalações da empresa onde vai atuar

Lembrando que um treinamento bem feito, melhora a performancedas equipes e minimiza os erros de execução.

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3 - Planejamento baseBens a inventariar e não inventariarEsta é uma definição muito importante. Emprimeiro lugar deve-se estudar o que aempresa considera ativo imobilizado e o queela considera como despesa.Em geral as empresas tem seguido um limitede imobilização regido pela legislação fiscal,porém o melhor seria considerar o critériosob o aspecto da utilidade e durabilidade:• Utilidade - o bem produzirá benefíciosfuturos?• Durabilidade - o bem durará mais que umexercício?Se as respostas forem sim, o bem deve sercontabilizado no imobilizado, ressalvandoapenas se a empresa não deseja controlar obem devido ao seu baixo valor. Neste caso

sim, o limite da legislação fiscal deve seraplicado.O conhecimento pela equipe destes critériosé fundamental, caso contrário, muitos bensnão considerados no imobilizado poderão serinventariados. Ex. Cesto de lixo de inox,grampeador de grande porte, etc. Além distopoderão surgir dúvidas na hora doinventario, causando morosidade ao trabalho.Resumindo, deve-se definir os critérios deimobilização que contemplem a utilidade adurabilidade e o custo.Para quem deseja consulta a legislação: Lei12.973/14 art. 2º, que altera o Decreto Lei1.598/77 art. 15º.

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3 - Planejamento baseSituações Especiais de Bens (de terceiros ou em terceiros)Outra informação importante a ser considerada no planejamento éa presença de bens de terceiros e existência de bens da empresa empoder de terceiros.O ideal é que as equipes ao irem a campo fazer o inventário tenha asinformações:• Bens de terceiros: ex. copiadoras, máquinas de café, etc.,alugados, em demonstração ou em comodato;• Bens cedidos a terceiros: baseados em contratos de aluguel oucomodato.• Remessa de bens para garantia ou para manutenção, etc.

Bens nestas situações, a critério da empresa, poderão ser anotadosem planilhas em separado ou com marcações especiais na própriaplanilha de inventário, para posterior conferência com contratos edemais documentos.

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3 - Planejamento basePlaquetas patrimoniaisAqui temos um assunto que para muitos é colocado em segundoplano, mas não deve ser assim!Hoje em dia temos muitas opções de tipos de plaquetas ou etiquetaspatrimoniais: alumínio, aço inox, poliéster, autodestrutivas,autocolantes, com código de barras, RFID, entre outras.O mais importante é que a plaqueta atenda as necessidades daempresa. O que precisa ser levado em consideração é a utilidade e adurabilidade da etiqueta:• Utilidade: ser útil para identificação em futuros inventários ouverificações de rotina tendo os dados legíveis por longo prazo.• Durabilidade: uma etiqueta deve resistir ao tempo, intempéries,ação de produtos químicos, vibrações entre outros. Deve serconsiderada a garantia que o fornecedor concede com relação aleitura da numeração e do código de barras.

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3 - Planejamento baseVeja, quando falamos nestes aspectos nãoqueremos dizer que a empresa deva comprar aetiqueta mais cara ou tecnológica, mas sim a queseja mais adequada aos seus propósitos nocontrole patrimonial.O caso das etiquetas controladas porradiofrequência representa bem este caso. Aetiqueta em si é mais cara, porém muito maior éo gasto com equipamentos para a leitura daradiofrequência, equipamentos que podem serportáteis ou fixos. Se a empresa não tem grandemovimentação de bens, e se, os que movimentamsão de baixo valor, não se justifica comprar umsistema de milhares de reais.O ideal é fazer cotações de preços comfornecedores que deem uma consultoria paradecidir qual a melhor opção de acordo com asnecessidades.Um detalhe importante é a fixação das plaquetas.

Muitos modelos de etiquetas são autocolantes, oque para muitos casos é excelente. Mas paraindústria pesada o ideal é usar um adesivopotente e em alguns casos os duráveis rebites.Deve ser levando em consideração o uso do beme o ambiente onde ele está instalado. Umaempresa pode usar mais de um tipo de plaqueta,exemplo: Um tipo para móveis e utensílios eoutro para máquinas e equipamentos.Outra questão é a estimativa da primeira compradas plaquetas. Se a quantidade de bens dosistema patrimonial não representar aquantidade real de bens, uma contagemsuperficial deve ser feita. Esta tarefa pode serfeita contando com a colaboração dos chefes oucoordenadores de setores, filiais, unidades, etc.Nunca deve ser comprada a quantidade justa deplaquetas. Em cima da estimativa calcular algoentre 30% a 50% a mais. Lembre-se que após oinventário geral o controle dos novos benscontinuará.

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3 - Planejamento basePadronização de colocação de PlaquetasEsta definição é outro item importante nahora de se fazer o planejamento. Um fatorsimples, mas que faz toda diferença. Seexiste um padrão, é fácil achar a etiqueta,seja para futuros inventários ou paraalguma verificação. Um risco de se"esconder" a plaqueta é o inventariantefuturo achar que o item foi deixado de forae realizar novo inventário do bem, daíteremos um bem com dois números depatrimônio, causando confusão eimprecisão no trabalho.Exemplo de padronização:

1. Máquinas e equipamentos - junto aplaqueta do fabricante (na ausênciadesta, colocar perto do painel decomando);

2. Armários de escritório - lado superiordireito, frontal ou lateral;3. Monitores - parte traseira.

Poderíamos citar dezenas de exemplos,mas o importante é montar uma listasimilar a acima com as espécies de bens(famílias) e a localização preferencial daplaqueta.Importante destacar é o uso do bom censona hora de colocar, mesmo que seja padrãoas vezes é necessário modificar a posiçãoda plaqueta para ser possível, por exemplo,a leitura futura do seu número ou código debarras.

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3 - Planejamento baseDescrição padronizadaVocê deve estar notando que neste Guiafalamos muito em padronização e essa é umaconstante quando se trata em controlepatrimonial.A descrição dos bens também deve passar poreste critério. A padronização torna muitomais fácil a leitura de relatórios, inclusive aemissão de listagem em ordem alfabética ficamais homogênea.Exemplos que podem modificar a leitura pelousuário:• Ar condicionado ⇒ Condicionador de ar• Máquina de dobrar⇒ Dobradeira• Mesa de madeira para escritório ⇒ Mesade fórmica para escritório

Outro aspecto que consideramos vital para a

padronização é a utilização de uma ordemfixa das informações nas descrições dos bens.A mais comum é:Descrição básica + Campo variável + Marca +Modelo + Número de sérieOnde:• Descrição básica – como o nome diz é quedesigna o tipo de bem, podendo serassociada a espécie ou família de bens.• Campo variável é o que pode distinguirum bem dos demais, como: cor, materialconstrutivo, medidas, peso, acionamento(se manual ou elétrica), etc.• Os campos Marca, Modelo e Número desérie, serão preenchidos somente seexistir a informação, sendo muitoimportante para máquinas, ferramentas ecomputadores.

Outras informações podem ser incorporadas adescrição, caso típico de imóveis e veículos

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3 - Planejamento baseInventário pilotoConforme a complexidade da empresa e por consequência doinventário, pode ser conveniente fazer um inventário piloto, ou seja,escolher uma filial ou um setor para ser feito o inventário inicial.Deste inventário serão colhidas informações importantes, taiscomo: qualidade alcançada, velocidade do inventário, problemas deacesso aos bens, entre outros.Se a empresa optar por fazer o Piloto, logo após a conclusão deste,uma reunião curta deve ser feita com a equipe, para divulgar osresultados e uma breve avaliação do trabalho pelo coordenador dopatrimônio. Também é o momento para ajustar o planejamento,diante da experiência adquirida no Piloto. Isso contribuisobremaneira para a eficiência da equipe e seu desempenho norestante do inventário.

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3 - Planejamento baseComunicação internaEsta tarefa, apesar de simples é fundamental para o bomandamento e aceitação do trabalho por parte dos colaboradores.Uma simples mensagem, por e-mail ou afixada em murais ésuficiente, dizendo o que será feito em linhas gerais, em que dataserá realizado e o mais importante, deixando claro que a empresaconta com colaboração de todos.A mensagem deve ser assinada por no mínimo alguém do segundoescalão dentro a organização para dar um ar de seriedade que otrabalho exige. Isto tem um efeito duplo: tira a sensação dedesconfiança que muitos funcionários tem e os trazem para o ladodos inventariantes no sentido de fornecer informação de localizaçãode bens e demais auxílios importantes.Outro efeito mais a médio e a longo prazos é a preservação dasplaquetas nos bens, pois sempre haverá quem ache que a plaquetapode ser um suvenir ou que não tem tanta importância.

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4 - Execução do inventárioApós um planejamento criterioso é hora decolocar em ação tudo que foi pensado,lembrando que sempre é possível revisar emodificar o planejado, já que na ação novasinformações podem mudar o cenário.Planilha de inventárioA boa estruturação de uma planilha é necessáriapara uma perfeita coleta de dados. A planilhapode ser manual ou eletrônica, sendo mais umformulário de entrada dos dados dos bens.Veja o exemplo abaixo:

Explicação de alguns campos:• Local/CC - se refere a Localização e ao Centrode Custo. Se for necessário esta informaçãopode ser separada.• Nr. Etiq. - se refere ao número da etiqueta. Paraalguns casos pode ser acrescentado um númerode ordem do inventário em outra coluna.• N/S - se refere ao número de série para os bensque o tiverem.• Estado de Cons. - se refere ao estado deconservação do bem, muito necessário caso oinventário seja também pra avaliações ou parateste de valor recuperável.Outros campos poderão ser acrescentados deacordo com os objetivos do inventario.

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4 - Execução do inventárioPlanilha de inventário (cont.)Se a planilha for eletrônica, uma programação pode ser feita paraposteriores trabalhos, inclusive a conciliação com os registroscontábeis.Existem no mercado softwares que rodam em tablets, smartphonese em coletores de dados sendo que alguns ainda podem secomunicar com o servidor da empresa, porém envolvem custosmais elevados. O limite será o orçamento disponível.

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4 - Execução do inventárioEquipamentosCada equipe de inventariantes deve levar consigo algunsequipamentos fundamentais para o levantamento, tais como:• Trena - ou outro equipamento para medições.• Chave de fenda ou formão - para retirada de etiquetas antigas,se existirem.• Fita adesiva - para casos em que seja necessário ter umafixação instantânea até que o adesivo seque.• Adesivo ou rebites - de acordo com o tipo de fixaçãoescolhido.• Furadeira - caso a fixação seja por rebites.• Câmera fotográfica ou equivalentes.• Tablet ou prancheta - de acordo com a escolha ou necessidadeda empresa.• Álcool ou similar - para limpeza de superfícies com sujeira,óleos, graxas, etc.• Pano ou estopa - para aplicação do produto de limpeza.

Outros poderão ser acrescentados de acordo com o planejamento.

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4 - Execução do inventárioExecução do inventárioPara uma perfeita execução do inventário as equipes devem sertreinadas para que nenhum bem seja deixado para trás.Por isso é importante que as equipes conheçam os locais daempresa. Caso não conheçam previamente, recomendamos queantes de começar o inventário se faça um “passeio” pelos setoresjuntamente com alguém da unidade. Isto dá uma ideia do que virápela frente e minimiza a possibilidade de deixar setores ou salaspara trás.Recomendamos que o inventário seja executado setor por setor, salapor sala, no estilo "arrastão", ou seja, começar em uma dasextremidades do setor até a extremidade oposta. Desta forma éminimizando a possibilidade de, como se diz no jargão, passar porcima de um bem.Existem outras formas de se executar o inventário, mas isso deveser desenvolvido por pessoas experientes e normalmente empequenos setores.

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4 - Execução do inventárioColeta de dados e andamento do trabalhoO líder de equipe normalmente é o que faz a coleta de dados, sejamanual ou eletrônica. O líder também deve dar o ritmo deandamento do inventário, pois de nada adianta fazer um trabalhoextremamente rápido, se e a coleta de dados for comprometida.Há de se lembrar também que o líder vai associar na planilha deinventário a descrição do bem em si com o número da plaqueta,com o número da foto e o estado de conservação respectivos.O líder também não pode seguir o inventário muito à frente doauxiliar sob pena do mesmo se perder na hora de fixar a plaqueta.Por isso o líder deve coordenar os auxiliares para um perfeitoandamento do trabalho.

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4 - Execução do inventárioColocação/fixação das plaquetasComo já citamos no planejamento, podemos ter mais de um tipo defixação das plaquetas e também podemos ter locais padronizadospara esta fixação.Mais uma vez reiteramos a necessidade das equipes seremtreinadas antes de começar a executar o trabalho, inclusive fazendona prática a fixação das etiquetas, seja por adesivo ou por rebites,em bens reais.Esta questão pode ser aperfeiçoada no inventário piloto que,recomendamos seja feito, principalmente em se tratando deempresas grandes ou complexas.

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4 - Execução do inventárioRevisão do inventárioInventários intermediáriosAo final de cada unidade ou filial, é altamente recomendável umarevisão do inventário, de preferência que se revise com alguém dolocal para averiguar se nenhum setor ou sala ficou de fora. Nestemomento também é possível revisar a existência de bens fora daempresa (manutenção, alugados, etc.) e bens de terceiros dentro daempresa.Inventário globalNo final do projeto global de inventário, além da conferência deunidades, filiais e setores é o momento de revisar as descrições.Esta atividade pode ser executada em partes (unidades e filiais) oude forma global.A revisão das descrições vai corrigir: erros de grafia, abreviaçõesexcessivas, falta de dados e colocar a descrição básica dentro dapadronização.

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5 - Fechamento do inventárioReunião de fechamentoEste é o momento de reunir toda a equipe de inventário e fazer umbalanço das atividades executadas. Um cheklist dos itens doplanejamento pode ser passado a fim de verificar se todos os pré-requisitos foram atendidos. Caso seja uma equipe que ocoordenador vá manter é muito interessante aproveitar paraverificar o desempenho individual e em equipe dos seus liderados.Também é a hora de consolidar as planilhas de inventário,considerando que várias equipes foram envolvidas no trabalho.Outra importância nesta reunião é para possíveis itens das normasinternas serem revisados ou acrescidos ao manual da empresa.E não esqueça, quanto mas cedo consolidar as informações elevantar possíveis problemas, mais fácil é resolvê-los.

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5 - Fechamento do inventárioRelatório de fechamentoUma atitude muito interessante, principalmente para ocoordenador do patrimônio, é fazer o fechamento e produzir umrelatório das atividades desempenhadas, dos problemasencontrados e claro apresentar as possíveis soluções e sugestõespara aperfeiçoar os controles internos.Este relatório, deve conter o planejamento, a execução e todo oreferencial para futuras conferências de auditorias internas eexternas, além de consignar o nomes das pessoas da equipe querealizou os trabalho. Lembre-se dos créditos!Não se esqueça, muito se pode contribuir para a administração daempresa na área patrimonial, com vistas a economia de recursos eplanejamento. A partir de um relatório de fechamento, a gestãopode, por exemplo, ter mais precisão do que e quanto comprar emtermos de móveis, máquinas, computadores, etc.

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6 - Normas internas de controle do imobilizadoApós o fechamento do inventário e do relatório é o momento deproduzir formalmente as normas internas de controle doimobilizado, se ainda não existirem. E mesmo que existam é a horade fazer aperfeiçoamentos.É um momento único para isto, pois com toda a bagagem adquiridanos dias de inventário, com todos os problemas apontados e assugestões dadas pela equipe, o coordenador tem todoconhecimento necessário para montar uma excelente normainterna.Lembre-se, faça uma norma ou aperfeiçoe a já existente, como umanorma piloto ou sugestiva e apresente ao seu chefe, ele vai adorardar opiniões. Esta atitude valoriza seu trabalho e o dele. Todos naempresa apoiam quem pensa e trabalha por ela!

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7 - Solução interna ou terceirizadaAqui temos uma situação que vai dependermuito do tipo de gestão da empresa. Algumascreem piamente que é mais vantajoso, sobaspecto econômico, fazer trabalhos destanatureza com a força interna de seuscolaboradores, outras apostam mais nacontratação de assessorias.Ambas tem suas vantagens, porém a segundatem algumas a mais. Os serviços contratadospor empreitada tem data de início e data definalização, normalmente atreladas aospagamentos, o que dá maior segurança aosgestores. O custo dos serviço podem parecermais altos, porém se colocar na ponta do lápiso custo de toda equipe de pessoas multiplicadopelas horas trabalhadas (que podem chegaraos milhares) acrescentadas dos impostos econtribuições, deve suplantar o valor de umacontratação.

Já vimos em muitos anos na área que,empresas que apostaram na mão de obrainterna quase invariavelmente não concluíramo trabalho, ou seja, as pessoas trabalharammuito e não conseguiram os resultadosesperados, tendo a empresa, em muitas casos,que ainda contratar uma assessoria pararealizar o trabalho. Em suma custou o dobro.Não vale a pena reinventar a roda, esta deveser uma premissa a ser considerada.Empresas especializadas têm equipestreinadas e experientes, além de toda umasistemática comprovada, dando mais agilidadee precisão ao trabalho. Isso sem contar que nãovai consumir a mão de obra interna. É bomconferir e solicitar propostas.

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Fique ligado para a Parte 2Obrigado por ler a Parte 1. A parte 2 será sobre aConciliação do inventário físico com os registro contábeis.Até lá!

Somos uma empresa de assessoria e gestão patrimonial com 12 anos de atuação em todo Brasil.Acreditamos que a atividade empresarial deve ter como base a criação de valor para os Clientes, para tanto estamos voltados para apresentação de soluções efetivas ao mercado, produzidas com qualidade, tecnologia e criatividade, buscando sempre superar as expectativas dos Clientes.

Oferecemos aos nossos clientes soluções em organização e avaliação patrimonial.Saiba mais acessando: www.r3assessoria.com

guia do controle patrimonial - parte 1

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