1 Introdução ............................................................................................................................................................ 32 10 passos para uma reunião mais produtiva ............................................................................................. 43 Como controlar o horário da reunião ....................................................................................................... 114 Como fazer reuniões mais eficientes ....................................................................................................... 145 Passo a passo para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas ................. 176 Conclusão ........................................................................................................................................................... 227 Sobre a Project Builder ................................................................................................................................. 24

SUMÁRIO

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Introdução

Reuniões são momentos preciosos e importantes para o andamento de um projeto. No entanto, são também ralos por onde escoam a produtividade da equipe e a sua. Sempre tem a pessoa que foge do assunto em pauta, ou aquela que monopoliza a discussão e não dá oportunidade aos outros darem sua opinião.

Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas for imprescindível, sugerimos um planejamento prévio e uma coordenação atenta, para que os assuntos sejam discutidos em ordem de prioridade, e não de polêmica que gera.

Para ajudar você a ser cada vez mais produtivo, nós da Project Builder elaboramos este e-book com dicas, indicação de modelos e muitos conteúdos extras para evitar desperdício de tempo em um momento tão crucial como uma reunião. As informações aqui valem para todo o tipo de reunião, não só as sobre gerenciamento de projeto.

Boa leitura!

Thiago ReisDiretor de Sucesso do Cliente da Project Builder

1.INTRODUÇÃO

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Para conversar com os membros de sua equipe, nada melhor do que marcar reuniões semanais ou mensais para discutir os principais pontos de um projeto. Assim, todos terão um momento específi-co para se atualizar e, além de tudo, construir táti-cas para melhorar a comunicação entre a equipe.

Mas atenção, reuniões devem ser sempre o mais objetivas e informativas possível. Ninguém gos-ta de sair de uma com o meme “Sobrevivi a mais uma reunião que devia ter sido um e-mail” na ca-beça. Para melhor aproveitamento delas, vamos listar 10 passos para tornar esses encontros mais produtivos:

10 PASSOS PARA UMA REUNIÃOMAIS PRODUTIVA2.

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1. Marque com antecedência Não adianta marcar uma reunião para daqui a meia hora. Os envolvidos não terão tempo de se preparar e o encontro, provavelmente, será improdutivo. Dê tempo para que os partici-pantes tomem ciência da pauta para que possam contribuir.

Se mesmo com antecedência os colaboradores não contribuíram, o problema pode ser fal-ta de motivação ou então um problema de gestão de tempo, uma boa solução para isso é a implantação de timesheets. 2. Estabeleça início e fim Geralmente, as reuniões têm horário para começar, mas não para acabar. O papo se estende e, quando você se dá conta, foram para o ralo horas preciosas de sua equipe. Deixe claro no agendamento do encontro qual o horário previsto para encerrar a reunião. A pauta deve ser pensada para se encaixar entre uma atividade e outra. Com prazo para terminar, as pessoas internalizam a necessidade de ser mais objetivas.

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3. Faça uma pauta prévia

Identificada a necessidade da reunião, faça uma lista simples dos assuntos que serão discu-tidos em grupo e trace um objetivo para o encontro. Pode ser comunicar uma alteração, fa-zer brainstorming ou tomar uma decisão. Não precisa entrar em muitos detalhes nesse mo-mento. A pauta prévia serve para que os convidados saibam do que se trata, analisem a importân-cia de estarem presentes, verifiquem em suas agendas a possibilidade de comparecimento e se preparem para o debate.

4. Faça a pauta completa Com todos os confirmados, agora é possível fazer uma pauta mais detalhada. Acrescente as sugestões de assuntos que os convidados tenham enviado, se for o caso. Faça a lista dos participantes, dê o horário de início e fim, e não esqueça de informar o local. Caso seja um lugar novo, esclareça como chegar ou dê referências e dicas de onde estacionar, por exem-plo.

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Recomende que as pessoas cheguem minutos antes para evitar atrasos. Importante: sempre comece a reunião no horário agendado. Isso educa os atrasadinhos a não repetir o compor-tamento. Para a pauta, não precisa fazer um documento formal, mas facilita bastante se ti-ver os seguintes itens:

Tema da reuniãoJustificativaData, horário, duração e localResponsável (se houver) e participantesTópicos em ordem de prioridade 5. Chame só os envolvidos

Quanto mais pessoas, há mais chances de fugir da pauta prevista. Convide quem está dire-tamente envolvido no projeto para ganhar produtividade, sejam gestores ou analistas. Para manter outras pessoas informadas, ou abrir para opiniões de terceiros, basta apresentar a pauta e a ata.

Em outros casos, nem todos os convidados precisam estar presentes durante todo o perío-

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do do encontro. Às vezes, só interessa um ponto ou outro. Com a pauta bem desenhada, você pode convidar e dispensar pessoas para os momentos corretos.

Importante: não exclua os técnicos para que a diretoria não tome decisões fora da realidade prática do negócio.

6. Sugira que desliguem o celular

As reuniões têm tanta fama de ser improdutivas que é comum as pessoas levarem seus ce-lulares para tratar de outros assuntos alheios ao encontro presencial em que estão. Isso é uma perda de tempo absurda, além de ser deselegante com os outros. Se o grupo decidiu reunir-se, é de bom tom que todos estejam concentrados naquela atividade. Claro que não dá para contar apenas com o bom senso. Então deixe claras as regras logo de início: pode atender o celular ou não, é preferível deixar o aparelho desligado, ou somen-te o envio de mensagens é permitido e até mesmo se os celulares serão recolhidos no mo-mento em que a reunião começar. Esclareça que é para o bem de todos.

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7. Evite entrar em detalhes práticos

Logo após a tomada de uma decisão, é bastante tentador para os técnicos discutir como será feita a implantação. Não fuja da pauta! Se o objetivo da reunião era discutir “o que fa-zer” e não “como fazer”, esclareça educadamente aos participantes e agende uma próxima reunião para detalhar o assunto. Mas não deixe que a empolgação tome conta, ou vocês não verão o fim do encontro tão cedo. 8. Estimule a participação equilibrada

Por questão de características pessoais, uns gostam de falar mais e outros não se sentem tão à vontade para dar sua opinião. Fique atento ao andamento do debate. Evite que pes-soas dominem a discussão e estimule que os mais calados contribuam com seus pontos de vista. Procure equilibrar a conversa. 9. Deixe assuntos extras para outra reunião

A dinâmica do encontro possibilita que apareçam outros assuntos que não estavam previs-tos anteriormente na pauta. Mesmo que sejam bastante pertinentes e envolvam diretamente os participantes da reunião, não fuja da pauta. Assim como quando surgem assuntos de or-

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dem prática (nº 7 desta lista) agende para um outro momento a discussão sobre os assun-tos que surgiram. 10. Faça uma ata Não é preciosismo. Fazer atas de reuniões é de suma importância para que o encontro pre-sencial vire um documento que possa balizar ações e ser comunicado aos que não estavam presentes.

Você ficará agradecido por ter esse registro, o que só reforça a importância do secretário da reunião. Pode ser um dos presentes ou um convidado específico para isso. Ele deve: acom-panhar a pauta, anotar as decisões e comunicar aos presentes seus registros ao final, se possível.

Um modelo interessante de ata contém as seguintes partes: assunto; objetivo ou motivo; in-formações de data, hora e local; participantes; itens discutidos, encaminhamentos e respon-sabilidades. Para ajudar nessa missão, separamos aqui um template gratuito de Ata de Reu-nião. Defina também se a ata será assinada pelos participantes, se será divulgada ou não.

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Faz parte da cultura do brasileiro ser cordial. É um povo que gosta de conversar, de contar da vida, de falar do futebol. Quando agendamos uma reunião, é bastante comum o assunto se dispersar, especialmente se existe um número grande de pessoas. De olho no relógio, os ge-rentes de projetos piram.

Mas não precisa ser assim. O hábito da dis-persão é difícil de ser alterado, mas com per-sistência é possível conseguir certo controle e resultados positivos. Apresentando-os, você comprova sua teoria de que vale a pena res-peitar o tempo precioso do encontro presen-

COMO CONTROLAR O HORÁRIO DA REUNIÃO3.

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cial. Afinal, a hora/homem está contando, e não costuma ser barata. Conheça, a seguir, 4 técnicas bastante úteis para controlar o horário das reuniões e gastar menos o seu precioso tempo – e o de todos os envolvidos.

1) Avalie a real necessidade da reunião

O encontro estava marcado com os stakeholders, mas o fornecedor não entregou determi-nado componente. O assunto em pauta dependia dessa entrega. Nesse caso, vale à pena desmarcar a reunião. Não consuma o tempo dos envolvidos com uma discussão infrutífera, e remarque o encontro para uma outra oportunidade.

2) Informe os três momentos da reunião

É fortemente recomendável que a reunião tenha um secretário. Essa pessoa é responsável pelo registro da ata, o que viabiliza a comunicação do que foi discutido. Além de garantir o andamento das decisões tomadas, o secretário pode ajudar a controlar o horário do en-contro. Há 3 momentos-chave: os primeiros 20 minutos, os 15 minutos finais e os 5 últimos. Reserve esse último momento para dar os encaminhamentos e responsabilidades. Um bom exercício é tentar estimular o encerramento da reunião 5 minutos antes do previsto. Entenda como um bônus de tempo para as amenidades.

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3) Respeite o tempo do alto escalão

Os CEOs, presidentes, diretores e demais altos cargos executivos não alcançaram esse pos-to à toa. Eles têm muito que fazer e a hora deles é extremamente valiosa. Então não faz sentido envolver essas pessoas em reuniões operacionais. Convide apenas quando for estri-tamente necessário. A presença do alto escalão exige certa flexibilidade em relação aos ho-rários. Esteja pronto na hora marcada, mas tolere pacientemente o atraso do superior, se for necessário.

4) Tome as rédeas da reunião

Assuma o papel de liderança e faça o dever de casa: prepare a pauta, faça uma apresenta-ção adequada, equilibre a participação de todos os convidados, proíba a presença de smar-tphones, exerça sua autoridade para não deixar o assunto sair da pauta, evite aprofundar em detalhes que não dizem respeito a todos os presentes, registre a ata, dê os encaminha-mentos.

Tente delegar o que puder, mas lembre-se: Se você convocou uma reunião, o sucesso desta é sua responsabilidade.

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Todo Gerente de Projetos (GP) sabe bem como as reuniões são importantes para alinhar algumas questões, seja com o time envolvi-do na execução, com patrocinadores ou com quaisquer que sejam os stakeholders. Con-tudo, nem sempre estes encontros saem da maneira esperada, tomando até mesmo horas preciosas do dia, o que resulta na perda do tempo produtivo na rotina. Afinal, com organi-zação, é possível tratar quaisquer questões de forma mais dinâmica.

Para que as reuniões não consumam mais tempo e energia que o esperado, seleciona-mos algumas dicas para auxiliá-lo a fazer reu-niões mais eficientes. Confira e adote-as o

COMO FAZER REUNIÕES MAIS EFICIENTES4.

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quanto antes em sua rotina:

Evite distrações

Não adianta: com uma rotina conturbada e muito trabalho a ser desenvolvido, é comum que o uso de smartphones durante a reunião, mesmo que seja para responder e-mails ou agilizar tratativas, seja prejudicial. Com a dispersão dos participantes, em alguns casos será neces-sário repetir o que foi dito ou mesmo toda uma linha de raciocínio, o que prejudica a eficiên-cia e agilidade do encontro.

Outro problema, que infelizmente ainda precisa ser contornado, são as conversas paralelas. Seja um resultado do futebol, uma novela em ascensão ou mesmo uma novidade na empre-sa, se não está na pauta os participantes devem encontrar um outro momento para aquele debate.Prepare-se para ter que voltar a discussão ao foco central da reunião

É comum que em meio ao fervor de discussões para decidir algo, o foco central da reunião seja perdido e alguém tenha que retomá-lo de onde parou. Isto fica a cargo do organizador do encontro, que deve conduzir de forma saudável as pautas, bem como retomá-las, colo-cando “ordem na casa”, quando algo fugir do controle.

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Evite atritos, mas controle a reunião ao máximo

Gritar não resolve. Por isso, mantenha a calma, vá até os participantes e solicite-os que re-tomem o foco da discussão. Caso isso não ocorra, o melhor a fazer é solicitar que eles não mais participem da tomada de decisões naquele momento e, em seguida, converse isolada-mente com eles para tratar a respeito da postura que mantiveram.Proponha reflexões sobre o que será apresentadoA democracia nem sempre é a melhor decisão para a eficiência das reuniões. Por isso, o me-lhor a ser feito é que, antes do pronunciamento dos participantes, seja proposta uma refle-xão sobre a contribuição de cada opinião para a decisão. Para isto, peça-os que avalie:Será que o que será apresentado agrega a reunião? Isso será realmente necessário para o sucesso da reunião? De que forma isso contribuirá para o aproveitamento dos participantes no encontro? Separamos aqui outras dicas para ter reuniões mais produtivas.

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Reuniões de gerenciamento de projetos são eventos indispensáveis para qualquer gestão que se preten-da profissional e eficiente. Entretanto, são eventos que, se não forem bem pensados e planejados, to-marão muito mais tempo que o previsto e não se-rão finalizadas com o sucesso esperado. Para ajudar você, apresentamos uma lista de passo a passo para organizar uma reunião de gerenciamento de proje-tos super produtiva. 1. Presença

Em geral, logo nos primeiros minutos de qualquer reunião, observa-se quem está presente e quem

PASSO A PASSOPARA TER REUNIÕES DE GERENCIAMENTO DE PROJETO SUPER PRODUTIVAS5.

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se ausentou. Em relação ao segundo caso, temos de levar em conta suas justificativas e se o respectivo setor se faz representado na reunião mesmo com a ausência de um membro. Caso seja enviada outra pessoa para substituir o ausente, deve-se ter a delicadeza de passar alguns detalhes importantes do projeto para a pessoa, de modo a inteirá-la e permitir sua participação ativa no processo de gerenciamento deste projeto.

2. Revisão da última reunião

É importante que a reunião tenha o espírito de continuidade no processo de construção de um projeto. Para tal, uma pergunta é essencial: “O que concordamos em fazer no último en-contro?”. Mais alguns minutos serão dedicados às respostas e observações da equipe e, em seguida, serão discutidas e apresentadas as ações para cada aspecto envolvido no proces-so.

Em alguns casos, é possível fazer esse tipo de recapitulação através de softwares de ge-renciamento de projetos, como o da Project Builder, fazendo com que todos ganhem mais tempo. Caso haja itens não conclusivos, ou ainda pendentes, estes deverão ser novamente contemplados nesta reunião, seja ganhando um novo responsável ou mesmo sua importân-cia para o projeto reavaliada, para que o projeto possa ter continuidade como um todo.3. Atualização de status

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Esta é a fase que tomará mais tempo. Cada área irá fornecer uma atualização de seus feitos no projeto e quais progressos foram atingidos até o momento. Para otimizar esse momento, o ideal é sempre focar no período entre a última reunião e a atual, analisando as possibilida-des de trabalho para a próxima semana – ou próximo encontro, dependendo do caso.

Contudo, é exatamente por essa razão que se faz importante acontecer encontros sema-nais com os envolvidos no projeto, para que sempre possa haver correções de rota para se adequar a necessidades que, eventualmente, surjam. É essencial que as pessoas tenham a noção de que, nesses encontros, é importante dizer apenas o essencial, ou seja, cada equipe precisa limitar seu tempo de fala para que todos consigam expressar suas ideias. Caso isso não seja possível, pode ser necessário o uso de um timer, com 5 minutos programados para cada explicação. Isso pode parecer frio, mas, em certos grupos, é o único modo de se res-peitar a igualdade de direitos dos participantes.

Outra forma de passar o status de forma mais rápida, é que todos mantenham atualizadas o Status Report, importante documento que permite que qualquer um conheça as atualiza-ções de determinado projeto à qualquer momento.

4. Análise de riscos e danos

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É imprescindível que se possa analisar os riscos do projeto regularmente. Além disso, reser-var um tempo para esse tipo de estudo, em cada encontro, permite a outros membros da equipe sinalizar eventuais perspectivas de risco, em cada setor. Ressaltamos essa questão, porque, em geral, as reuniões são focadas nos danos efetivos – ou seja, problemas que es-tão ocorrendo atualmente com o projeto. Fazer uso de um trabalho em equipe para a pre-venir, solucionar e categorizar problemas é a melhor atitude.

Para ajudar você e sua equipe nisso, destacamos o artigo “Prevenção de riscos é chave para gerenciamento de projetos” que faz se aprofunda na importância dessa atividade para uma gestão de projetos eficiente.

5. Revisão de orçamento

Nem toda reunião será sobre orçamento, é claro. Entretanto, é muito importante que se re-serve um tempo para uma espécie de “prestação de contas”, que terá a finalidade de apon-tar se o orçamento está sendo adequado e se todo o projeto está caminhando da forma planejada, em termos de recursos.

Neste template, destacamos o Planejamento para o orçamento do seu escritório de projetos

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(PMO) para o ano.

6. Any Other Business

Como é quase impossível cobrir todos os pontos das agendas de cada profissional, deve-se ter um momento aberto para que os profissionais coloquem seus pontos mais particulares, fazer perguntas e compartilhar informações a que tenham tido acesso em suas atividades. Todos devem ter oportunidade – ou chance – de falar. Ao gestor do projeto cabe a distri-buição de foco pelas várias demandas, sem que seja dada demasiada importância a apenas uma colocação – uma vez que as outras pessoas podem se sentir desprestigiadas.

7. Programar a próxima reunião

Embora, na maioria dos casos, as reuniões já venham programadas em calendário oficial, é sempre bom lembrar qual a data e horário do próximo encontro. A importância desse lem-brete é que, muitas vezes, as pessoas podem esquecer ou se depararem com algum even-tual compromisso, e esse será o momento em que se deve reforçar a importância da pre-sença na próxima reunião.

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CONCLUSÃO

Agora que você conhece diversas técnicas e dicas de gerenciamento de pessoas, projetos e tempo,

tem tudo para convocar reuniões com mais objetividade e resultados. Acredite, todos sairão

ganhando. Para colocar as dicas em prática, esteja atento às novidades se tratando de definição de

indicadores de desempenho, além de contar com softwares eficientes e uma equipe bem treinada.

Lembrando: O tempo das pessoas envolvidas em reuniões custa muito caro, especialmente quando

envolve a diretoria. É preciso botar esse custo na ponta do lápis para comprovar a necessidade de

encontros mais objetivos.

Antes de tudo, analise se a reunião é realmente necessária. Em alguns casos, um simples e-mail ou

contato por telefone pode resolver. Em tempos de facilidade de uso dos comunicadores gratuitos à

distância via web (Google Hangout, Skype, etc), vale mais a pena evitar gastos com deslocamentos.

Espero que este e-book tenha sido útil

Thiago ReisDiretor de Sucesso do ClienteProject Builder

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SOBRE A PROJECT BUILDER

Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas principais:

Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a alta performance em projetos.

Temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu faturamento e reduzir custos.

Produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão de Projetos, estratégia e desenvolvimento de produto. Eles são disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.

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