gisa – consórcio concepção e produção –câmara municipal do porto –câmara municipal de...

GISA – Consórcio

• Concepção e Produção– Câmara Municipal do Porto– Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia– Câmara Municipal de Espinho– Câmara Municipal de Vila do Conde– Universidade do Porto

GISA - Consórcio

• Desenvolvimento e Comercialização – ParadigmaXis - Arquitectura e Engenharia de Software S.A.

Mais informações:www.paradigmaxis.pt/gisa/

Contacto: Fátima Pires

Av. da Boavista, 10434100-129 Porto

tel: 226 054 872email: [email protected]

O que é o GISA?

Programa inovador de

Gestão de Arquivos.

Contempla:• diversas fases do ciclo vital da informação• múltiplas operações da cadeia arquivística

Para que serve o GISA?

• Gestão Integrada da informação em:– arquivos em formação ou

crescimento (administração corrente do organismo produtor)

– “arquivos históricos”

O GISA é Universal

• Independente:– do ciclo vital da informação– do material de suporte– da técnica de registo

• Valoriza a informação:– no seu contexto orgânico (estrutura da entidade produtora) – nas suas múltiplas relações sistémicas

• Temporal• Hierárquica• Associativa• Familiar

O GISA é Universal

• Independente da dimensão / complexidade:– pequenos arquivos pessoais– complexos sistemas de informação– extensos depósitos de arquivo de organizações

• Pacotes de complexidade progressiva

O GISA é Universal

• Uso de normas internacionais. Baseia-se na:– ISAD-G:

• Normas Internacionais de Descrição Arquivística adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em 1994 (última versão:2000)

– ISAAR-CPF: • Norma Internacional para os Registos de Autoridade

Arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e famílias, adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos, em 1996 (última versão: 2004)

O GISA é Versátil

• Definição de opções de Administração:

– Modo de organização da estrutura arquivística :• com termos de autoridade relativos a Entidades Produtoras

• com termos temático e/ou funcionais

O GISA é Versátil

• Definição de opções de Administração:

– Modo de funcionamento (difere no conjunto de operações da cadeia arquivística usadas):

• Gestão sem operação de Avaliação– Sistema arquivístico desactivado (tudo para conservar)– Sistema com Recenseamento e Avaliação prévios

• Gestão com operação de Avaliação– Sistema com progressiva e cumulativa introdução de informação,

implicando o Recenseamento e Avaliação da informação.

O GISA é Versátil

• Modalidades de Avaliação:• Sobre as Unidades Arquivísticas

– Avaliação e Publicação em função das Unidades Arquivísticas

• Sobre as Unidades Físicas*– Avaliação e Publicação em função das UFs. Pressupõe:

» Recenseamento de Ufs

» Agregação das mesmas às Unidades Arquivísticas*

GISA: múltiplas operações

• Recolha de dados (FRDs)– Construção da estrutura

arquivística

– Identificação das séries/documentos arquivísticos existentes nos diversos sectores orgânicos da entidade produtora do arquivo e/ou acumulados ao longo do tempo

– Registo de elementos básicos nas unidades de descrição documental

FRDs: Características

• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens


• Controlo de autoridade:– Uso de linguagem controlada nos pontos de acesso à

informação:• entidades produtoras,

• conteúdos (ideográfico, onomástico e nome geográfico ou topónimo),

• tipologia informacional.

– Gestão de thesaurus


• Descrição multinível– classificação, descrição e indexação– descrição é feita do geral para as suas partes– descrição de informações quantitativas e sobre o conteúdo

informacional– estrutura orgânica + estrutura documental– hierarquia múltipla Arquivo1

Arquivo1

Sub-Arquivo1Sub-

Arquivo1

Secção1Secçã

o1

Secção2Secçã

o2

Sub-Secção

1Sub-

Secção1

Entidade detentora

Entidade detentora

Grupo de Arquivo1Grupo de

Arquivo1

Grupo de Arquivo2Grupo de

Arquivo2

Arquivo2

Arquivo2

Sub-Secção

2Sub-

Secção2

Sub-Secção1.1Sub-

Secção1.1

Sub-Secção1.2Sub-

Secção1.2

Descrição multinível: Estrutura orgânica

Arquivo1Arquivo1

Sub-Arquivo1Sub-Arquivo1

Secção1Secção1 Secção2Secção2

Sub-Secção1Sub-

Secção1

Entidade detentoraEntidade detentora

Grupo de Arquivo1

Grupo de Arquivo1

Grupo de Arquivo2

Grupo de Arquivo2

Arquivo2Arquivo2

Sub-Secção2Sub-

Secção2

Sub-Secção1.1Sub-Secção1.1 Sub-Secção1.2Sub-Secção1.2

Hierarquia múltipla

Sub-série2.3Sub-série2.3

Descrição multinível: Estrutura documental

Documento/

Processo

Documento subordinado / Acto informacional

Sub-série2Sub-série2

Série3Série3

Documento/

Processo

Secção2Secção2

Sub-série1Sub-série1

Série2Série2

Documento/

Processo



Série1Série1


• Diacronia: – Mutações da estrutura ao longo dos tempos– As entidades produtoras podem sofrer:

• Desaparecimento

• Divisão e/ou subdivisão

• União

• Mudança de subordinação hierárquica

Diacronia e Hierarquia múltipla: exemplo

Senado da UniversidadeSenado da

Universidade

Universidade do Porto


TesourariaTesouraria

ReitorReitorAssembleia Geral da

UniversidadeAssembleia Geral da

Universidade

Junta Administrativa


Abril 1911

SecretariaSecretaria

Diacronia : exemplo


Universidade






Universidade



Abril 1911

SecretariaSecretaria

Mudança de subordinação hierárquica

Desaparecimento posterior

Aparecimento

Diacronia: exemplo

Agosto 1911


Universidade






Universidade



SecretárioSecretário

Secretaria-GeralSecretaria-Geral ArquivoArquivo

Repartição do Expediente Literário


Repartição de Contabilidade




Aparecimento

Diacronia: exemplo

Julho 1918


Universidade






Universidade



SecretárioSecretário

Secretaria-GeralSecretaria-Geral ArquivoArquivo





Conselho AcadémicoConselho

Académico



Aparecimento


• Séries contínuas– As Entidades Produtoras de determinada série/documento

podem variar ao longo do tempo

Séries contínuas: exemplo

Serviços Administrativos


Arquivo CentralArquivo Central

Acta Reunião 19-01-1960

Factura nº1

1960-1980 1970-1980Actas da

Assembleia GeralActas da

Assembleia GeralFacturasFacturas



Arquivo CentralArquivo Central

Acta Reunião 19-01-1960

Factura nº1

AssessoriaAssessoria ContabilidadeContabilidade

1980- 1980-Actas da

Assembleia GeralActas da

Assembleia GeralFacturasFacturas


• Datas em aberto– Dezembro de 2000: ??/12/2000– Séc. XX: ??/??/19??– Anos 60 do séc. XX: ??/??/1960

Serviços AdministrativosServiços Administrativos

ActasActas FacturasFacturas

doc1doc1 doc2doc2 doc3doc3 doc4doc4

1960-70 1960-80 1950-60 1960-90

1950-90

• Validação automática de datas*


• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens digitais


• Cálculo automático de dimensões

Serviços AdministrativosServiços Administrativos

ActasActas FacturasFacturas

doc1doc1 doc2doc2 doc3doc3 doc4doc4

4m

1m 1m 1m 1m

2m 2m


• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens digitais

EP1 EP2

EP3

ED

EP4

s1 s2

d3 d6 d10d2

d1d5

d4


• Geração automática de organogramas*

t1920 1940 1990

EP1 EP2

EP3 EP5

ED

EP4

s1 s2

d3 d6 d9 d10d2

d1d5

d4d8

d7


• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas• Associação de imagens digitais


• Associação de imagens digitais– Controlo e identificação de

imagens digitais associadas à representação da informação.

– Visualização de imagens digitais associadas a documentos


• Avaliação de documentos– Análise do valor da

informação, em função dos objectivos da respectiva entidade produtora, e registo das decisões que fundamentam a eliminação ou conservação dos documentos

– Triagem e eliminação de documentos (por lote)

– Produção de listas de controlo de unidades arquivísticas a eliminar, após o estudo de avaliação


• Publicação da informação– Informação que poderá estar acessível ao público


• Pesquisa da informação– Critérios de pesquisa:

• Através de vários campos (termos controlados e texto livre)

• Operadores booleanos E e OU

• Expressões de pesquisa incompletas (% e _ )

• Definição do âmbito da pesquisa a partir da estrutura

Critérios de pesquisa: exemplos

• Entidade produtora (termo controlado):• “Casa Fritz”• Casa%Fritz

• Termos de indexação (termo controlado):• Foral• %Oliveira%• obra% “OLIVEIRA, José“ (E/OU)

• Tipologia informacional (termo controlado):• “Processo de obras particulares”• “Planta topográfica” “Projecto técnico” (E/OU)

• Através do campo Cota (texto livre):• 4500

• Conteúdo informacional (texto livre):• “obra particular” Porto (OU)

GISA: Pesquisa da informação

• Recuperação da informação– Resultados

• Mostra a lista de todas as unidades de descrição que obedecem ao critério de pesquisa.

– Detalhes• Mostra os detalhes da

descrição da unidade seleccionada na lista anterior.

– Imagens• Mostra todas as imagens

associadas à unidade de descrição seleccionada na lista anterior.


• Recenseamento de Unidades Físicas (UFs)– Identificação e descrição das Ufs

• Agregação de UFs*– Associação de uma UF a uma série/documento– Validação automática de datas– Cálculo automático de dimensões


• Difusão da informação através da Internet**– Servidor WWW para publicação na Internet– Selecção da informação a publicar– Geração dinâmica de páginas HTML


• Gestão de utilizadores (perfis)*– Controlo do uso/pesquisa da informação por parte dos

utilizadores.

– Categorias de utilizadores:• internos à organização

– administração e serviços produtores– técnicos do arquivo/serviço informação– administradores do sistema

• externos à organização– cidadãos– investigadores, etc.

GISA: Permissões

• Permissões funcionais:

• Permissões de acesso a operações:

• Permissões de acesso a níveis da estrutura arquivística

EP1

EP1 EP1

EP1 EP1 EP1 EP1

criar

alterar

remover

visualizar

imprimir

informação

Recolha

Administração

UFs

Pesquisa

CAs

operação

Exemplos de permissões

• Funcionário A do Arquivo: • tem acesso a tudo desde o topo da estrutura, bem como a

todas as funções

• Funcionário B do Arquivo: • pode consultar e imprimir tudo, mas não pode introduzir,

alterar, nem remover dados

• Funcionário C do Arquivo: • só pode criar ou alterar registos na FRD

• Funcionário D do Arquivo: • pode criar, alterar ou remover registos em todas as FRD’s mas

só nas séries relativas à Secção de Urbanismo


• Gestão de requisições**– Controlo da deslocação

física das espécies para consulta ou reprodução

• Gestão de depósitos**– Controlo da ocupação do

espaço de armazenamento dos documentos

• Controlo estatístico/indicadores de desempenho**

GISA é um sistema evolutivo

• Produção de Catálogos especiais**– desenhos, fotografias, material cartográfico,

processos de licenciamento de obras, etc.

• Interoperabilidade com outros sistemas**– EAD – “Encoded Archival Description” – baseado na ISAD-G é uma

normalização em XML para comunicação de descrições arquivísticas entre sistemas diferentes

– Sistemas de comunicação com:• Sistemas de gestão de Informação Autárquica

– GESCOR , SIMAT, Sigma, etc.

• Sistemas de informação geográfica– Sig, GISMAT, ESRI, etc.

• Etc.

GISA: Requisitos mínimos

• Hardware:– Depende do volume de informação– Depende do nº de utilizadores – GISA Monoposto ou Cliente:

• Processador Pentium III 700Mhz• Memória 512MB• Disco 170MB para BD vazia

– GISA Servidor:• Processador Pentium IV 3.00Ghz• Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas

actualizações• Infraestrutura para rede Ethernet, no mínimo 100Mbps• Disco SCSI 1GB para BD• Suporte de armazenamento apropriado para imagens

GISA: Requisitos mínimos

• Software:– Microsoft .NET Framework 1.1 (gratuito)

– GISA Monoposto ou Cliente:• Windows (2000, XP, 2003, etc.) com as últimas actualizações• MSDE Microsoft Data Base Engine (gratuito)

– GISA Servidor:• Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas

actualizações• Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 da IBM

– GISA Web:• Linux (gratuito)• PostGre Sql (gratuito)• Browser (gratuito)

GISA: Serviços

• Migração de dados entre BDs de diferentes gamas de produtos GISA (gratuito)

• Migração de dados de sistemas existentes antes do GISA

• Consultadoria• Formação

O GISA é Escalável e Flexível

• Gamas de produto com diferente complexidade:– GISA: Base, Profissional, Consulta, Servidor ou Internet

• Pacotes de aplicação com diferente nº de licenças:– 1, 3, 5 ou 10 licenças

• Licenças flutuantes

• Crescimento sustentado• Adaptação dos custos ao nível das exigências de

cada serviço

Gama de produto GISA

• GISA Base– Programa de software autónomo com interface gráfico e

sistema de gestão de base de dados relacional – Versão Mono-Utilizador ou Multi-utilizador– Inclui as funcionalidades básicas:

• Recolha de dados (descrição multinível) • Controlo de autoridade • Avaliação documental• Publicação documental • Recuperação da informação• Administração


• GISA Profissional– Programa de software autónomo com interface gráfico e

sistema de gestão de base de dados relacional. – Versão Mono-Utilizador ou Multi-utilizador– Inclui todas as funcionalidades:

• Todas do GISA base

• Gestão de imagem digital

• Gestão de requisições de documentos

• Gestão de depósitos

• Controlo estatístico e de desempenho


• GISA Consulta– Recuperação da informação para postos suplementares de

leitura – Versão Multi-Utilizador

• GISA Servidor– Servidor de base de dados do GISA– Funcionalidades:

• Centraliza a gestão da base de dados de suporte à gestão da cadeia arquivística

• Acessíveis através do GISA-Base, GISA-Profissional e GISA-Consulta


• GISA Internet– Publicação na Internet dos arquivos mantidos no GISA,

através de um Servidor Web – Consulta disponibilizada através de Browser– Controlo dos dados de acesso público (sub-conjunto dos

dados existentes no GISA Servidor)

Cenário possível

Ambiente Mono-Posto.

GISA Baseou

GISA Profissional

Cenário possível

GISA ConsultaGISA Base

GISA Profissional

GISA Consulta

GISA Servidor

Ambiente Multi-Posto

Cenário possívelDifusão de informação pela Internet

GISA Servidor

GISA Internet

Web Browser

Web BrowserWeb Browser

Web Browser

GISA Base

GISA Profissional

GISA Consulta

Ponto da situação

Produto comercial Data prevista

GISA Profissional Dezembro

GISA Internet Dezembro

gisa – consórcio concepção e produção –câmara municipal do porto –câmara municipal de...

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