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Descrição Arquivística – Aula 1 Descrição Arquivística – Aula 1

GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Aula 1 – Descrição Arquivística

Revisando Conceitos de arquivologia: o documento, o arquivo, os princípios arquivísticos e a qualidade

arquivística. Teoria das três idades. Principais atividades no arquivo permanente (arranjo e descrição).

Prof. Charlley Luz

Descrição Arquivística – Aula 1

Agenda de Hoje

• Apresentação da Disciplina

• Revisando alguns conceitos – Conceitos gerais Arquivologia

– Princípios Arquivísticos

– Qualidade Arquivística

– Três Idades


Vamos nos conhecer um

pouco?


O que é um Documento?


Documento arquivístico informação registrada, independente da forma ou do

suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de

organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.

Documento: É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Conceitos Gerais

CONARQ

WIKIPEDIA ?


O que é um Arquivo?


arquivo 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo. 2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos(2). 4 Móvel destinado à guarda de documentos.

Cuidado: É um termo polissêmico

Fonte: DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA


• ARQUIVO:

• Os documentos de qualquer instituição pública ou privada, considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depósito num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004);

• conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas, e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

Conceitos Gerais

ACERVO

Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

?


•ITEM DOCUMENTAL: menor unidade arquivística materialmente indivisível.

•UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maços;

•DOSSIÊ: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um assunto ou pessoa.

•NOTAÇÃO: elemento de identificação das unidades de arquivamento, composto por letras, números ou combinação, permitindo sua localização.

Conceitos Gerais


•FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhança das atividades.

•ARRANJO OU CLASSIFICAÇÃO: ordenação estrutural ou funcional dos documentos em fundos, séries, subséries, itens documentais (arquivo permanente); distribuição dos documentos numa seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento adotado (arquivos correntes).

•DESCRIÇÃO: processo que sintetiza elementos em conteúdos textuais para uso nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventários, catálogos).

Conceitos Gerais


O caráter dinâmico do Arquivo

Documentos e informações administrativas

Decisão Ação

Geração de novo(s) documento(s) e informações administrativas


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• Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre

a arquivística e as outras ciências documentárias. São eles:

– Princípio da Proveniência

– Princípio da Organicidade

– Princípio da Unicidade

– Princípio da Indivisibilidade ou integridade

– Princípio da Cumulatividade

Princípios Arquivísticos


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Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

Princípio da Proveniência:

Aplicação: Autenticidade é a manutenção da integridade do

fundo de arquivo. Desde que se entenda que a Imparcialidade diz respeito à verdade administrativa dos documentos, ou seja, ao fato de os documentos

constituírem-se num reflexo fiel das atividades desenvolvidas, vê-se que a Autenticidade depende da

manutenção dessa Imparcialidade.


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As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A

organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e

atividades da entidade produtora / acumuladora em suas relações internas e externas.

Princípio da Organicidade:

Aplicação: A Organicidade do arquivo realiza-se através da

acumulação dos documentos. A acumulação, com base em um Plano de Classificação, de modo

correspondente ao fluxo do desenvolvimento das ações, apresenta as relações existentes entre as

funções/atividades /tarefas. Essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a missão

realizada.


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Princípio da Unicidade:

Unicidade - “não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos duplicados não são necessariamente o mesmo.

Aplicação:

UNICIDADE DO DOCUMENTO · o documento produzido em mais de uma via ou cópia terá

apenas uma delas preservadas.

UNICIDADE DA INFORMAÇÃO · a mesma informação contida em mais de uma espécie

documental determina a preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte.


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Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Princípio da Indivisibilidade ou integridade:

Aplicação: A imparcialidade dos documentos refere-se à capacidade dos documentos de refletirem fielmente as ações do seu

produtor. Destaca-se a verdade administrativa do documento e não a verdade do seu conteúdo. O motivo da

criação de um documento, independentemente do seu conteúdo ser ou não, suponhamos, uma fraude, seria

legítimo no que se refere à sua relação com as atividades da entidade que o criou.


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Princípio da cumulatividade:

O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica

Os itens documentais de um arquivo não são escolhidos previamente para serem

acumulados, eles se acumulam à medida que são produzidos. Mas uma boa

Cumulatividade se realiza quando os documentos são organizados de acordo com

o desenvolvimento das ações;


O Conselho Internacional de Arquivos, ao editar a norma para descrição de arquivos -

ISAD(G), indica procedimentos baseados nos princípios arquivísticos sem determinar

uma estrutura fixa de organização ou estabelecer códigos e títulos. Cada arquivo

merecerá sempre uma análise, planejamento e tratamento

próprios à sua conformação.

Cada arquivo é único


Características próprias dos arquivos

Os princípios arquivísticos estabelecem três características intrínsecas ao arquivo que podem ser assim designadas:

• a singularidade do produtor do arquivo, • a filiação dos documentos às ações que promovem a missão definida e • a dependência dos documentos dos seus pares.


As correntes Arquivísticas

• De acordo com Rousseau e Couture, a arquivística pode ser abordada de três maneiras: – uma maneira unicamente administrativa (records

management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor primário do documento;

– uma maneira tradicional, que põe a tônica exclusivamente no valor secundário do documento;

– ou, por último, uma maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Records_management



http://pt.wikipedia.org/wiki/Valor_prim%C3%A1rio

http://pt.wikipedia.org/wiki/Valor_secund%C3%A1rio

http://pt.wikipedia.org/wiki/Valor_secund%C3%A1rio


21

A teoria das três idades corresponde à sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo. É uma denominação que corresponde ao uso dos documentos.

• Arquivos Correntes

• Arquivos Intermediários

• Arquivos Permanentes

Teoria das Três Idades


Ciclo de Vida das Informações Arquivísticas

1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade

Arquivos correntes

Arquivos de gestão

Arquivos vivos

Arquivos ativos

Arquivos intermediários

Arquivos semi-ativos

Pré-arquivo

Arquivos permanentes

Arquivos inativos

Arquivos definitivos

Arquivos históricos


Arquivo Corrente Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

Valor Primário Primário Secundário

Acesso Restrito aos acumuladores

Restrito aos acumuladores ou com

autorização

Aberto

Conservação Física Centralizada ou

Descentralizada

Centralizada Centralizada

Justificativa de conservação

Apoio às atividades cotidianas

Razões administrativas, legais ou fiscais

Pesquisa, administrativa

Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado

Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho

Instituição arquivística

Processamento Técnico

Classificação, temporalidade

Temporalidade Arranjo, descrição


A criação ou recepção

dos documentos

Proveniência interna Proveniência externa

Arquivos

Correntes Possibilidade de

uso alta

Conservação

nos setores

Avaliação e Eliminação

Arquivo

Intermediário Possibilidade de

uso decrescente

Depósito

centralizado

Eliminação e Arranjo

transferência

Recolhimento

Arquivo

Permanente Valor

Secundário

Depósito

Centralizado 5 a 10%

O ciclo de vida dos documentos e os arquivos

.

Orgânico Não-Orgânico


0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

corrente intermediário permanente

Valor Primário

Não apóia mais as atividades cotidianas; Término de uma atividade (projeto, convênio etc.); Exclusão da atribuição; Prescrição da ação.

Fonte: CGU


26

Arquivos Permanentes

Arquivos Permanentes são o conjunto de documentos custodiados em caráter

definitivo, em função do seu valor secundário.

Valor Secundário: refere-se à possibilidade de uso dos

documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento

passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria

administração.


27

Respeito ao Fundo

Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituição.

Guarde este princípio. Respeite o fundo.


28

Princípio da Proveniência

Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos.

Guarde este princípio. Organize respeitando a proveniência.


29

Principais atividades dos Arquivos Permanentes:

• Arranjo

• Descrição


30

Arranjo

Arranjo: a operação resume-se na reordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações ditadas

pela Tabela de Temporalidade (TTD), obedecendo a critérios que respeitam o

caráter orgânico dos conjuntos documentais.


Entende-se por arranjo a seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de

acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

- as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo;

- as operações físicas referem-se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e à identificação dos mesmos para definir sua disposição.

O estudo das funções, das atividades e da estrutura da organização produzirá um

esquema chamado Quadro de Arranjo para atividades intelectuais e físicas de arranjo.

Arranjo


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Hierarquia da atividade de arranjo

Fundo

Seção

Subseção

Série

Subséries


Sub-série2.3

Documento/

Processo

Documento subordinado /

Ato informacional

Sub-série2

Série3

Documento/

Processo

Seção2

Sub-série1

Série2

Documento/

Processo

Sub-série2.2

Sub-série2.1

Série1

Fundo

Seção1 Seção3


35

É o que vamos ver a partir de hoje

Descrição: Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de

documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa.

DTA


Manual de Trabalho Em Arquivos Escolares

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