como fazer 7 - como fazer programas de reprodução de documentos de arquivo

8/9/2019 Como Fazer 7 - Como fazer programas de reproduo de documentos de arquivo

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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Geraldo AlckminGOVERNADOR

SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA

Marcos MendonaSECRETRIO

DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOSMarilda Suyama TeggDIRETORA

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO

Fausto Couto SobrinhoDIRETOR

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADOLuiz Carlos Frigerio

DIRETOR-PRESIDENTE EM EXERCCIO

Carlos NicolaewskyDIRETOR INDUSTRIAL

Richard VainbergDIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO

CEETEPSCENTRO DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA

Prof. Marcos Antnio MonteiroDIRETOR-SUPERINTENDENTE

Prof. Laura LaganCHEFE DE GABINETE

Imprensa Oficial do EstadoRua da Mooca, 1.921 Mooca03103-902 So Paulo SP

Tel.: (11) 6099-9800Fax: (11) 6692-3503

www.imprensaoficial.com.brdivulgacaoeditoriais@imprensaoficial.com.br

SAC 0800-123 401

Arquivo do Estado de So PauloR. Voluntrios da Ptria, 596 Santana

CEP: 02010-000 So Paulo SPFone/Fax: (11) 6221-4785

[email protected]

Foi feito o depsito legal na Biblioteca Nacional(Lei n. 1825, de 20/12/1997)

COMO FAZER PROGRAMASDE REPRODUO DE

DOCUMENTOS DE ARQUIVO

ESTHER CALDAS BERTOLETTI

ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

SO PAULO2002

COMO FAZER VOL. 7

COMO FAZER7- COMO FAZER PROGRAMAS DE REPRODUO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO


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ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO

Coordenao editorialLAURO VILA PEREIRAMARIZA ROMERO

Editora responsvelJULIANA PADUA MELO ALKMIN

Editor AssistenteFERNANDO F. DE SOUSA LIMA

Reviso dos textosADRIANA DE MATOSALEXANDRE MICHELLIN TRISTO

Capa e diagramaoFERNANDO F. DE SOUSA LIMA

Criao de arteTEREZA REGINA CORDIDO

Fotolito, impresso e acabamentoIMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

ASSOCIAO DE ARQUIVISTASDE SO PAULO - ARQ/SP

DIRETORIA

DiretoraANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO

Vice-Diretora

SILVANA GOULART FRANA GUIMARES

SecretriaRITA DE CSSIA MARTINEZ LO SCHIAVO

TesoureiroJOO MARTINS RODRIGUES NETO

COORDENADORA DE CURSOS

IEDA PIMENTA BERNARDES

Co-edioARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

Apoio Tcnico:CEETEPS - Centro de Educao Tecnolgica Paula Souza

Governo do Estado de So Paulo

SUMRIO

APRESENTAO

PROJETO COMO FAZER

SOBREAAUTORA

INTRODUO

CONHECERPARAPRESERVARIdentificao do acervo da instituio ou da seo que ser objeto

do programa e/ou projeto de preservao.

ORGANIZARANTESDETUDONecessidade de anlise da dinmica atual e do potencial

de acesso documentao.

ESTUDODOTIPODADOCUMENTAOEDADEMANDADOUSURIO

PLANEJARESSENCIALPlanejamento do programa e/ou projeto de reproduo.

CONSCINCIADAPRIORIDADEDefinio de critrios de prioridade.

RECURSOSHUMANOSEFINANCEIROSAnlise da relao custo x benefcio do investimento no

programa e/ou projeto.

REFLEXOCRTICAAnlise dos resultados do programa para a instituio

e para os usurios.

REPRODUZIRPARAQU?Atendimento das demandas a partir do trmino doprograma e/ou projeto de reproduo.

VISIBILIDADEEEXEMPLODivulgao do programa fora do mbito da instituio.

VIVAODOCUMENTO!Dilogo e Concluso.

BIBLIOGRAFIA

B462c Bertoletti, Esther CaldasComo fazer programas de reproduo de documentos de arquivo / Esther

Caldas Bertoletti. - So Paulo : Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002.48 p. (Projeto como fazer, 7).

Bibliografia p. 56ISBN: 85-86726-40-0 (Arquivo do Estado)ISBN: 85-7060-114-X (Imprensa Oficial do Estado)

1. Documentos Reproduo. 2. Pesquisa Instrumentos. 3. Arquivstica. I.Ttulo. II. Srie.

CDD 025.129CDU 930.253

Ficha catalogrfica elaborada por Arquivo do Estado

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APRESENTAO

O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela umrico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimentode suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo quelhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seuscongneres.

Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos,pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural,dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentosde pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo deformao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos.

O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, devaliosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a

Imprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo -ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento deum extenso programa de publicaes e a segunda tem resultadonuma assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - narea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas derenome internacional nesse campo de atuao.

A presente publicao , pois, o resultado do esforoconjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer,elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como oprprio nome indica, para aspectos prticos do dia-a-dia dosprofissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras

publicaes, sempre de autoria de professores com larga experinciana organizao de arquivos.

A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-segratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuorelacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.

Dr. Fausto Couto SobrinhoDiretor do Arquivo do Estado

O PROJETO COMO FAZER

O Projeto Como Fazercompreende uma srie de oficinasde trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tantoem seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, capa-citando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao as-pecto da Arquivstica em foco. Visa no s o aperfeioamento tcni-co de profissionais que atuam na rea, como a difuso de conheci-mentos arquivsticos bsicos entre os interessados. Como uma desuas marcas caracterst icas, a cada oficina corresponde um manual,de responsabilidade do professor.

Comisso de Cursos da ARQ/SP


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Esther Caldas Bertoletti

Advogada e jornalista. Funcionria da Fundao BibliotecaNacional do Ministrio da Cultura, desempenhando a funo deTcnica Consultora em Documentao. Vem atuando na rea deprogramas de reproduo de documentos desde 1975, notadamentecom projetos de microfilmagem sistmica de documentao histri-ca. Implantou e coordenou o Plano Nacional de Microfilmagem dePeridicos Brasileiros(1979-1992). Foi Consultora da Fundao Ford(1975-1978). Atualmente, coordena o Projeto Resgate de Documen-tao Histrica sobre o Perodo Colonial no Brasil e no Exterior, doMinistrio da Cultura. membro titular do Instituto Histrico e Geo-grfico Brasileiro(IHGB) e correspondente de diversos institutos his-tricos estaduais.

SOBREAAUTORA

O nosso propsito, ao aceitarmos compar tilhar uma longa ex-perincia na conduo de projetos de reproduo documental atra-vs da microfilmagem sistmica, foi exatamente o de compartilhar,com todos os interessados, um conhecimento nascido da vivncia,da dedicao, do labor quotidiano e, por que no, de sonhos, alm, bvio, de constantes leituras e observaes, no pas e no exterior,de trabalhos nas bibliotecas e nos arquivos brasileiros e, agora, tam-bm estrangeiros. So reflexes muito pessoais, guisa de orienta-es, que no excluem a leitura profunda e reflexiva dos textos tc-

nicos indicados na bibliografia.Recomendo, por outro lado, vivamente, uma visita Diviso de

Microfilmagem da Biblioteca Nacional, no Rio de Janeiro (Av. RioBranco, 210-239, tel: (21) 262-8255), onde vi nascer e acompanheiinmeros projetos de microfilmagem sistmica espalhados pelo Bra-sil, cujos resultados orgulham a todos ns. Refiro-me ao Plano Na-cional de Microfilmagem de Peridicos Brasileiros, criado em 1976,e aos projetos Resgatee Reencontro, em pleno desenvolvimentono momento, notadamente em Portugal e no Brasil.

INTRODUO


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Quando os dirigentes de uma instituio tomam conscincia deque necessrio iniciar uma ao de preservao de seu acervo oude parte dele, podemos considerar parte do trabalho j realizado,pois nem sempre isso acontece. Na maioria das vezes, alguns fun-cionrios da instituio geralmente os que esto em contato diretocom os documentos e que acompanham a sua deteriorao, lenta,mas inexorvel que procuram por todos os meios e formas con-vencer os responsveis, hierarquicamente superiores, da necessi-dade de que sejam tomadas as providncias para a salvaguarda da

documentao.O que acontece na maioria das nossas instituies que possu-

em documentos de memria, sejam elas pblicas ou privadas, ques em situaes extremas, quase de catstrofes, se comea a pen-sar em um trabalho de preservao dos documentos, em reproduzi-los para permitir a consulta sem acelerar sua j iminente perda.Utilizo aqui o conceito de documento como unidade de registro deinformao, qualquer que seja o suporte utilizado, como consagrao Dicionrio de Terminologia Arquivstica(Camargo, Bellotto, 1996). assim que - e aqui enfatizamos a necessidade - o conjunto docu-

mental que ser objeto do programa e/ou projeto de preservaoprecisa ser compreendido, no s pelos que so responsveis pelasua guarda direta, mas tambm pelos responsveis da instituio e,at, se possvel, pelos usurios.

O primeiro passo de qualquer programa de reproduo de um de-terminado acervo, visando-se a preservao e o acesso aos seus do-cumentos, o conhecimento mais aprofundado desse acervo. Conhe-cimento esse que pode variar em cada caso, conforme a necessidade.

CONHECERPARAPRESERVAR

Identificao do acervo da instituio ou daseo que ser objeto do programa e/ou

projeto de reproduo.


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A partir do momento em que se decide, em nvel organizacional,elaborar um programa e/ou projeto de reproduo do acervo docu-mental, uma vez identificados sua importncia e o nvel de deterio-rao e/ou intensidade de consulta, vamos enfrentar o problema daorganizao. No se pode reproduzir o caos, pois teremos sempre ocaos. Costuma-se dizer nos manuais de microfilmagem produzidospor especialistas americanos - como argumento a favor damicrofilmagem, o que endosso plenamente - que um projeto demicrofilmagem pode ser a nica chance que um conjunto documen-

tal tem de ser organizado e conhecido plenamente. E isto porqueum conjunto documental para ser microfilmado precisa ser antespreparado, manuseado com desvelo, pgina por pgina, item poritem. Enfim, precisa ser conhecido interna e profundamente.

A organizao dos diversos tipos de acervos documentais podeser feita nos mais variados nveis: desde a complexa identificaopea por pea, como no caso de documentos textuais avulsos ou defotografias, at a identificao de sries e/ou sub-sries, de volu-mes e de colees. Tudo vai depender da anl ise do contedo infor-mativo do conjunto documental e da resposta a diversas perguntas,

tais como: Essa uma documentao muito utilizada?; Poder vir aser muito utilizada caso seja organizada?; Qual a dinmica de usono momento em que se organiza para reproduzir?; Qual a sua im-portncia para a organizao e para a sociedade?

Muitas vezes, ocorre que o conjunto documental nunca foi utili-zado pelo simples fato de que no se conhecia a sua existncia oua sua importncia. Ele simplesmente estava guardado, em maosou em caixas nas prateleiras, com uma identificao muito simples:um nome, uma data etc. Algum poder argumentar que para tudo

Quando nos deparamos com enormes massas documentais,completamente desarrumadas, no possvel, a curto prazo, conhe-cer, de forma mais completa, o seu contedo. Mas o conhecimentoda importncia do contedo informativo dos documentos armaze-nados um fator preponderante de convencimento, que ir alavancaras possibilidades de se iniciar um programa de reproduo de acer-

vos com a finalidade de preservao e/ou disseminao da infor-mao. E esse conhecimento do conjunto de documentos dar-se-mais ou menos rapidamente, proporo que se conhea a histriado produtor do documento (pessoa ou instituio). Pesquisas sobrea histria da instituio e sobre as pessoas so essenciais para quese possa elaborar um programa e/ou projeto de preservao dosdocumentos. Vale aqui lembrar a importncia da leitura atenta dotexto Como classificar e ordenar documentos de arquivos(Gonal-ves, 1998).

A identificao do acervo da instituio e/ou da seo que ser

objeto do programa ou do projeto de preservao , pois, condiosine qua nonda consecuo dos meios de realizao do programade reproduo.

ORGANIZARANTESDETUDO

Necessidade de anlise da dinmica atual e dopotencial de acesso documentao.


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ques de insetos e de agentes degradadores dos suportes (j se ou-viu dizer que o melhor guardio de um arquivo era o gato mal ali-mentado da vizinhana, porque este saa noite caa dos ratosque existiam no prdio). Por outro lado, as situaes de intensa con-sulta, que pode ser cclica ou permanente, de um grupo pequeno depessoas, constantemente, ou de vrias pessoas, eventualmente,devem estar sempre na pauta dos administradores dos acervos e dosgerentes de preservao (termo que comea a se insinuar no Brasil,ao lado do termo agentes de preservao). Confesso-lhes que gostomuito dos dois termos, um porque empresta uma viso de modernidade nossa rea, o outro porque d uma idia de ao, de movimento.

Nos estudos da administrao moderna, tem sido vitoriosa a idiade que as chefias hoje devem agir como verdadeiros maestros, pen-sando no comando no mais como generais que do ordens queso repassadas sucessivamente, mas como maestros regendo umaorquestra, na qual cada um dos msicos essencial para a harmo-nia do todo. Cada elemento do processo administrativo importantepara uma administrao eficaz, que alcance os objetivos da organi-zao que, no nosso caso, a preservao dos documentos. Estaimagem da orquestra cai como uma luva no caso de elaborao dosprogramas de reproduo de documentos de arquivos. Um progra-ma bem elaborado e bem estruturado envolve todos os indivduosda organizao. No apenas o grupo, a equipe ou a seo queest desenvolvendo o projeto que deve estar empenhado; muito pelocontrrio, pois, muitas vezes, o grupo do projeto temporrio, pas-sageiro. E aqui vai um bom conselho: que nunca se pense em elaborare executar um programa e/ou projeto de reproduo de documentossem antes dialogar e envolver os demais membros que trabalham naorganizao, desde o porteiro at o pessoal da limpeza e a telefonista,os quais aparentemente no tm nada a ver com o processo.

Muitas vezes h um sofisticado projeto de reproduo de acer-vos. Pensemos em um projeto de fotografar mapas e desenhos degrande formato, para o qual um fotgrafo especializado introduzi-do na instituio - geralmente ganhando muito mais do que o funcio-nrio que durante dcadas foi o responsvel pelo acervo - para pro-

na vida h exceo. E verdade. S em casos extremos que seaconselha a microfilmagem de documentos sem antes identific-losou organiz-los. Nos casos extremos em que o suporte da informa-o esteja fragilizado de tal forma que qualquer demora na interven-o possa significar a perda total do seu contedo. Pginas de ma-nuscritos completamente acidificadas, praticamente sem condiesde leitura, corrodas pela tinta que rasga o papel no prprio traadoda escrita (e quem de ns que trabalhamos com acervos documen-tais ainda no se deparou com casos desse tipo?). A interveno a sempre in extremispara salvar a informao, pois qualquer demo-ra significar no mais conhecer o seu contedo. Assim proceden-do, estaremos dando incio a um processo que no acaba namicrofilmagem in extremis, mas que ter seu curso na leitura dostextos e num trabalho na rea de restaurao do suporte, transcre-vendo-o, editando-o etc.

Por outro lado, devemos analisar com ateno a potencialidadeda documentao face aos usurios, pesquisando nos boletins deconsulta (onde houver) ou entrevistando os funcionrios que aten-dem normalmente ao pblico, alm de estarmos atentos s datascomemorativas (houve uma grande demanda em torno da documen-tao da Inconfidncia Mineira por ocasio da comemorao dosseus 200 anos, assim como por ocasio da comemorao dos 100anos da Abolio da Escravatura). Esses dados so importantes nofornecimento de elementos que justifiquem a necessidade de ela-borao de programas e/ou projetos de reproduo. Uma simplesnotcia nos jornais pode desencadear uma intensa pesquisa em umdeterminado fundo documental e isso o bastante para que os jfragilizados documentos acelerem o processo de diminuio de suavida til. Profissionais de uma instituio de guarda de acervo, sejaesse acervo de memria ou simplesmente administrativo, devemestar sempre preocupados com o acervo de sua instituio, devemestar sempre atentos ao que acontece interna e externamente a ele.Recordo aqui os casos de ameaa interna integridade fsica dosdocumentos, como infiltraes em tempos de muita chuva e de en-chentes, excesso de poeira, falta de ambientao adequada, ata-


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duzir negativos fotogrficos de alta qualidade e preciso, com equi-pamentos modernos e complexos. Imaginem a presena passiva dosfuncionrios. A fim de evitar constrangimentos, deve-se tentar aomximo a integrao e o apoio do pessoal institucional, pois essainterao muito importante: mesmo que as sofisticadas e perfeitasreprodues em cromos com escala de cores estejam disponveis

em outro setor da instituio, ou j em modernos CD-ROMs, os ori-ginais precisam ser preservados.A reproduo de um acervo no significa o seu abandono, muito

pelo contrrio. J se disse tambm que, em alguns casos, o manu-seio eventual dos pesquisadores que tem salvado os documentosda inrcia permanente, da paralisia, que leva deteriorao. Umadocumentao que nunca manuseada termina por sofrer algumestrago, ficando esquecida, guardada. E por isso que inspeespermanentes devem ser feitas nos originais, mesmo depois delesterem sido reproduzidos em microfilmes, mesmo depois deles te-

rem sido retirados de circulao ou colocados fora de consulta,como se costuma dizer na nossa rea.Enfatizo, pois, a importncia da colaborao dos funcionrios res-

ponsveis pelo acervo e a importncia da sua reeducao, quandofor o caso, em relao ao tratamento do acervo, pois, muitas vezes,no vale dizer que afinal de contas nada fizeram at hoje pelo acer-vo... Essa posio no leva em considerao que, na maioria dasvezes, nunca lhes foi dada a devida ateno, sequer perguntado-lhes o que pensavam ou o que achavam da situao de caos; ou oque se poderia fazer para tentar, pelo menos, minimizar essa situa-

o. So inmeros os casos de antigos funcionrios, extremamentededicados, que, literalmente, salvaram muitos documentos. O con-trrio tambm verdadeiro.

Cada conjunto documental deve ser estudado cuidadosamente.Temos acervos com apenas um tipo de documento; outros acervosoferecem um verdadeiro estudo geral das tipologias documentais,tendo de tudo um pouco. E, normalmente, isso o que mais acontece.

Cada vez que uma instituio decide elaborar um programa dereproduo de documentos, de modo geral, pensa grande, ou seja,em todo o seu acervo. Mas proporo que vai adentrando nas in-formaes colhidas, percebe que as dificuldades e asespecificidades so muito maiores do que se pensava inicialmentee que, para cada conjunto documental, necessrio um subprojetoespecfico. No se pode microfilmar tudo, nem digitalizar tudo, nemfotografar tudo. Podemos dizer que tambm no se pode reproduzirtudo. Enfim, no se pode preservar tudo. Estamos j enfrentando odilema de escolher o que preservar, o que reproduzir.

As diversas formas de reproduo de documentos que conhece-mos hoje - sem levarmos em considerao a reproduo pelos pro-cessos de: a) impresso, fac-similada ou no, dos textos e b)reprogrfico (tipo xerox) - passam pelos processos do que se estchamando atualmente de fotografia qumica e de fotografia digi-tal, entendendo-se aqui por fotografia qumica os processos foto-grfico e/ou microgrfico e, por fotografia digital, os modernos pro-cessos de digitalizao, de armazenamento em bits.

Tenho repetido aqui e acol, para simplificar o entendimento e aaceitao da microfilmagem, que o rolo de microfilme nada mais do que a soma de vrios rolos de filmes fotogrficos de 35 mm, jun-tos, emendados sem perfurao. Antes os filmes destinados microfilmagem eram tambm perfurados nas bordas, iguais aos fil-mes cinematogrficos e aos filmes de fotografia comum. J h uns

ESTUDODOTIPODADOCUMENTAOEDADEMANDADOUSURIO


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Considerando-se que j foi identificado na instituio o tipode acervo e, nesse acervo, o tipo do conjunto documental objeto daao de reproduo, visando sua preservao e sua divulgao, eque j foram devidamente organizados, preparados e selecionadoso instrumento de pesquisa que identificou os itens documentais bemcomo a tecnologia a ser empregada microfilmagem, fotografia,digitalizao etc. -, podemos comear a pensar em planejar a aode interveno, ou seja, a reproduo propriamente dita.

Um cronograma de trabalho tem necessariamente que ser feitodentro da sistemtica de elaborao de projetos, com prazos e aesbem definidos, identificando-se a tecnologia a ser empregada, o es-pao e o tempo da ao, o pessoal e os equipamentos necessrios.No nos esqueamos nunca da margem de segurana no tempo deexecuo (que na metodologia de elaborao de projetos chama-mos de folga). muito mais simptico acabar o projeto antes dotempo do que ficar solicitando prorrogaes interminveis. No queessa margem tenha que ser inchada ou irreal, s para se ganhara simpatia, muito pelo contrrio. Havendo sobra de recursos e detempo, pode-se sempre avanar com outros conjuntos documentais.

Qualquer instituio financiadora de projetos, seja ela pblicaou privada, percebe claramente quando um projeto est fora dosparmetros de tempo de execuo. Outro fator muito importante quese deve ter sempre em mente que o preparo da documentaopara qualquer tipo de reproduo demora pelo menos o dobro dotempo de execuo da reproduo propriamente dita, seja ela reali-zada atravs do processo fotogrfico qumico ou digital. E esse pre-paro consiste na ordenao, na contagem de pginas, na identifica-o, na elaborao de resumos e sinalticas tcnicas (muito facilita-

20 anos, os filmes para a microfilmagem apresentam-se sem perfu-rao nas bordas, com ganho de ocupao pela imagem captada,mas o suporte e o processamento, ou seja, a revelao, so idnti-cos aos das fotografias. Refiro-me aqui aos microfilmes utilizadospara reproduo com fins arquivsticos, de sais de prata, com dura-o prevista de 500 anos.

Uma vez identificado o tipo (ou os tipos) da documentao queser objeto do programa e/ou projeto de reproduo, temos que es-tudar a provvel demanda do usurio: - Quem e quantos vo se inte-ressar por aqueles documentos? E onde? Respondendo a essasperguntas, poderemos com mais propriedade e segurana partir paradefinir melhor o programa e/ou projeto de reproduo.

Nesse definir se esconde, muitas vezes, o perigo. preciso quese tenha conscincia das necessidades reais do conjunto documen-tal, para que no se pense em informatizar, digitalizar e/ou microfilmarconjuntos documentais que no so consultados ou que esto lite-

ralmente em estado avanado de deteriorao, enquanto existemoutros conjuntos com documentos mais importantes ou mais con-sultados. preciso estar muito atento aos modismos e supostamodernidade: ter um equipamento de digitalizao, um scanner,no significa muito se o programa e/ou projeto de reproduo no consciente e coerentemente elaborado. Adquirir equipamentos podeser fcil, o difcil utiliz-los com propriedade.

Para cada tipo de documento existe uma verdade de reprodu-o, uma tomada certa de deciso. Existem e cada vez mais vmse impondo - os chamados sistemas hbridos e j se tem conheci-

mento de equipamentos que microfilmam e digitalizam os documen-tos ao mesmo tempo, atendendo-se s duas finalidades precpuasde um programa e/ou projeto de reproduo: preservao e acesso.No entanto, so equipamentos ainda muito custosos (cerca de US$50.000,00 no exterior). Querendo-se adquirir tais equipamentos noBrasil, eles sairiam, com os impostos, por pelo menos o dobro dopreo do exterior - talvez um pouco caro, ainda, para a rea de ar-quivos e de bibliotecas.

PLANEJARESSENCIAL

Planejamento do programa e/ouprojeto de reproduo.


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pamentos no terem sido avaliados antes do incio dos trabalhos.Pensem que nenhum de ns planeja uma grande viagem de carrosem antes fazer nele uma vistoria. No planejamento de um projetoexecutado com equipamentos prprios acontece a mesma coisa.Pode ser tambm e a cada dia est se tornando mais comum que o projeto seja executado fora da instituio, em empresas ouem outras instituies, ou com equipamentos colocados disposi-o pela empresa.

das hoje pelo uso do computador), e na retirada de todos os ele-mentos estranhos ao documento (como clipes ou grampos), bemcomo de dobras e vincos. Em alguns casos, como por exemplo ascolees de jornais, o ferro eltrico de passar roupa utilizado comoelemento de apoio para aplainar o mximo possvel as pginasenrugadas, obviamente que com um papelo protetor.

Um detalhamento do projeto em campos especficos solicitadohoje em qualquer formulrio de apresentao de um projeto s ins-tituies financiadoras. Cada instituio tem um modelo prprio, po-rm com poucas diferenas entre si. Muitos desses formulrios jesto disponveis na Internet. Vejam-se nesse sentido os formulriosdo Ministrio da Cultura no livro Projetos Culturais (Malagodi eCesnik, 1999). E certamente cada uma dessas instituies possuipessoas capazes e consultores especializados nas diversas reas,de forma a bem analisar no projeto apresentado a dimenso dostrabalhos a serem realizados; portanto no vale tentar esconder

informaes, ou camufl-las.A credibilidade do projeto est na sua transparncia, no propsi-to honesto de sua realizao e nas referncias das pessoas respon-sveis pela sua execuo. De modo geral, as instituies de fomen-to possuem recursos para implementar programas e/ou projetos etm todo o interesse em faz-lo. Alm disso, cada projeto concludo

bem concludo - significa tambm um retorno dos recursos empre-gados, resultando num marketing positivo para o investimento epara a instituio. Mesmo quando o programa e/ou projeto elabo-rado para a prpria instituio, com seus prprios recursos, so a

sua boa contextualizao e o seu bom desenvolvimento que gratifi-cam a todos, principalmente aos dirigentes, que podem apresentarum projeto bem concludo sob a sua administrao.

Nesta fase do planejamento, preciso analisar todos os compo-nentes que iro interferir na dinmica de sua execuo. Cada itemdeve ser estudado com muito cuidado: espao para sua execuo,pessoal qualificado e disponvel, equipamentos perfeitamente man-tidos etc. Muitos projetos podem atrasar pelo simples fato de os equi-


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Para a pessoa responsvel pela elaborao de um determinadoprograma e/ou projeto de reproduo, aquele conjunto documental o mais importante, o mais raro, e o que precisa de maior ateno ede maior investimento.

Contudo, devemos, com humildade, ter sempre em mente orelativismo das coisas. Conhecendo bem a instituio, analisandocom iseno de nimo todos os documentos que merecem sofreruma interveno e adentrando em cada conjunto documental espe-cfico, estaremos conscientes de que a deciso do objeto primeirodo programa e/ou projeto foi corretamente tomada. Quase ousariadizer, aqui, que est politicamente correta...

A definio dos critrios, mesmo que crie prioridades, no excludente. Ou seja, mesmo que se tenha definido como prioritrioo tratamento tcnico completo de um determinado conjunto docu-mental, no se pode trat-lo sem procurar trabalhar os outros con-

juntos documentais que lhe so prximos e/ou semelhantes.Existem vrios critrios a serem levados em considerao, os

quais podem variar de instituio para instituio e de acervo paraacervo. Entre eles podemos citar:

antigidade (os mais antigos); ndice de consulta (os mais consultados); importncia (os mais importantes do ponto de vista da

organizao); tamanho (os maiores ou mais extensos e os menores); oportunidade (a proximidade de uma data histrica ou de

um evento ou exposio).

CONSCINCIADASPRIORIDADES

Definio dos critrios de prioridade.


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Atualmente, existem duas palavras mgicas em financiamentode projetos: parceria e contrapartida. Vejamos o que elas significamhoje no mundo dos financiamentos dos programas e/ou projetos dereproduo documental.

Parceria: toda achega que se acrescenta ao trabalho e quepode ser interna ou externa. tudo o que compartilhado com omesmo objetivo. Um exemplo: quando um projeto apresentado auma instituio de financiamento e podemos demonstrar que que-les recursos solicitados iro se juntar outros recursos prprios e/oude outras instituies, sejam estes materiais ou financeiros. Hoje

existe tambm um tipo de aprovao quanto ao mrito, ou seja, nosprojetos destinados captao de recursos de incentivos fiscais,existe uma anlise do ponto de vista de sua importncia e de suaadequao por uma instituio determinada. Esse o caso do Mi-nistrio da Cultura, que aprova o projeto para a Lei Rouanet comoum projeto de interesse cultural, possibilitando, ento, a captaode recursos junto iniciativa privada, levando a marca do Ministrioda Cultura. Da mesma forma, atuou a Comisso Nacional para asComemoraes do Descobrimento do Brasil, aprovando (mas nofinanciando) os projetos considerados de interesse e que podiam

usar a marca dos 500 anos.Contrapartida: a comprovao do esforo que a instituio

que est solicitando apoio externo coloca disposio do bom an-damento do programa e/ou projeto. A contrapartida pode ser a maisvariada possvel, desde o prprio local, o mobilirio, o equipamento,o material de consumo, o material de expediente e o pessoal at osrecursos propriamente ditos. A quantificao honesta das necessi-dades do projeto e das contrapartidas pode muitas vezes ser decisi-

cada um desses critrios que, isolada ou associadamente,acionar a alavanca que determinar o incio do rompimento da inr-cia em relao ao tratamento tcnico completo de um determinadotipo de documento. Muitas vezes temos que criar a oportunidade...

Nunca se deve iniciar um trabalho de reproduo de documen-

tos pelos conjuntos mais complexos ou maiores, pois o cansaochegar e o desnimo far com que certamente ocorram atrasos.Uma boa estratgia de projetos intercalar conjuntos documentaismenores e/ou mais atraentes do ponto de vista da informao comaqueles conjuntos mais extensos, para os quais ser necessriamuita pacincia para a concluso dos trabalhos, devido a sua com-plexidade ou tamanho. Porm no estamos querendo sugerir aquique os conjuntos documentais mais difceis, maiores ou mais com-plexos sejam sempre deixados para depois. Muito pelo contrrio,so exatamente esses conjuntos que devero ser mais bem traba-

lhados, porque seno nunca surgir a oportunidade de serem elesobjeto de um programa e/ou projeto de reproduo que vise suapreservao e/ou acesso facilitado.

RECURSOSHUMANOSEFINANCEIROS

Anlise da relao custo x benefcio doinvestimento no programa e/ou projeto.


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Suponhamos que tudo o que se desejou desde o incio dostrabalhos de organizao e de reproduo do conjunto de documen-tos tenha se realizado. Encontramo-nos com o acervo devidamenteorganizado, limpo, armazenado em local adequado, em ambientecom temperaturas controladas. Enfim, tudo nos conformes, temosos microfilmes e os CDs. Devemos dar por encerrada nossa tarefade salvar a documentao? Devemos deixar a consulta, a disse-minao da informao sob a responsabilidade apenas de outraspessoas? Sim ou no? Do meu ponto de vista, no. Quem se envol-ve tcnica e emocionalmente com a organizao de um acervo ou

de um conjunto de documentos deve tambm participar dos seusresultados prticos. No se organizam e microfilmam documentoss para t-los organizados e reproduzidos. Eles so organizadospara facilitar a consulta e para viabilizar o acesso s fontes. Mas seos meios adequados de uso dos documentos apresentados em no-vos suportes no tiverem sido considerados, no adianta nadamicrofilmar. Se no existem leitoras simples ou copiadoras demicrofilmes, e, conseqentemente, a possibilidade de se fornecercpias de partes desses conjuntos de documentos ao estudioso ouusurio, atingiu-se apenas um dos objetivos do programa e/ou pro-

jeto de reproduo. Explico-me melhor: tenho visto muita gente pre-ocupada com a preservao, com a restaurao dos itens documen-tais, com a organizao do acervo, com a catalogao e com amicrofilmagem de uma determinada coleo, mas se o fim apenasorganizar, limpar, acondicionar e microfilmar, na verdade estaremosfalhando na execuo do programa e/ou projeto de reproduo dedocumentos, pois devemos nos envolver em todo o processo, e estes estar concludo quando os documentos flurem normal e conti-

va para uma tomada de posio. No se deve inflacionar o projeto,colocando uma quantificao absurdamente grande na contrapartidainstitucional. O recentssimo Manual de Elaborao e Administra-o de Projetos Culturaisacaba de alcanar uma segunda edio edeve se transformar na Bblia de todos aqueles que elaboram e coor-denam projetos culturais (MALAGODI e CESNIK, 1999). Nesse manual,

tudo est minuciosamente detalhado. Recomendo-o vivamente.Chamo a ateno para a necessidade de o projeto contar comum pessoal tcnico especializado na prpria instituio e, quandoisso no for possvel, de se preparar tal pessoal o mais rapidamentepossvel, incluindo-se como um benefcio indireto do programa e/ouprojeto a qualificao do pessoal interno que acompanhar a exe-cuo dos trabalhos.

Anlise dos resultados do programa paraa instituio e para os usurios.

REFLEXOCRTICA


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organizao, geralmente por data ou por ordem alfabtica, mas qua-se sempre tambm muitos documentos deixaram de entrar nessaordem, aparecendo soltos aqui e acol, e s o acaso far o pesqui-sador encontr-los.

preciso ter muito claro que o melhor projeto de reproduo dedocumentos aquele que permitir ao futuro usurio ter acesso ple-no informao e dela usufruir, podendo consultar os documentos

e deles tirar cpia, se assim o desejar.O mundo moderno est a oferecer um sem nmero de possibili-dades at ento impossveis. Quando se chegava a uma instituiode pesquisa, as perguntas geralmente se referiam organizaodos documentos, sua acessibilidade, ao horrio de consulta e possibilidade de se tirar cpias (geralmente tipo xerox). E quasesempre se ouvia : - A documentao no est totalmente organiza-da(paraesconder a organizao precria), pode-se ter acesso aodocumento e, dependendo do estado fsico, no se pode tirar cpia(tipo xerox). Caso a instituio possusse um sistema demicrofilmagem implantado fato muito raro , o pesquisador pode-

ria solicitar a microfilmagem do todo ou de parte da documentao.Surgia a ento o problema da leitura do microfilme. Onde o pesqui-sador poderia ler o seu microfilme, onde ele poderia tirar a suacpia em papel para que pudesse ler confortavelmente e fazer suasanotaes ou citaes fosse esse documento um manuscrito, umanotcia em jornal etc.?

Hoje existem equipamentos que lem digitalmente o documen-to e que tiram cpias na hora, sem prejudicar a encadernao. Tam-bm existem equipamentos que lem o microfilme em formato di-gital, possibilitando a tiragem de cpia em papel ou a gravao deseu contedo em um CD-ROM, que entregue ao usurio. So equi-pamentos ainda caros e que s existem em algumas instituies noBrasil, mas que, dentro de pouco tempo, como todo equipamentodigital, podero estar disponveis em qualquer instituio de pes-quisa ou em qualquer instituio que possua um conjunto documentalde certa monta a ser disponibilizado. Alm disso, pode-se at mes-mo transferir a imagem dos documentos por fax ou por e-mail,diretamente a partir da tela do computador. Estamos vivendo ummomento de transio que no podemos deixar de acompanhar,

nuamente para o usurio, para o consulente. E preciso ainda mais, preciso divulgar o trabalho que se fez, tornando pblica a novadisponibilidade das fontes, em congressos ou em instrumentos depesquisa, desde os mais sucintos que podemos produzir, como guiase inventrios, at os catlogos, em que se identifica documento pordocumento. Exemplo significativo: o trabalho do Projeto Resgate,em pleno desenvolvimento em Portugal. Todas as dificuldades fo-

ram sendo superadas para se fazer chegar aos pesquisadores inte-ressados no apenas o documento microfilmado, mas tambm oCatlogo, e, graas moderna tecnologia, os CD-ROMs, contendo,na ntegra, as imagens dos fotogramas dos rolos de microfilmes e,conseqentemente, os documentos microfilmados. Como em umpasse de mgica, nas telas de muitos computadores, poderemospassar a ler e a decifrar os documentos coloniais. E este processopode e deve ser feito ad infinitum.

preciso que se tenha conscincia de que o trabalho de preser-vao e de reproduo de documentos nos arquivos no se esgota

na concluso do arranjo dos documentos em estantes novas ou emcaixas sem acidez, ou na informatizao das velhas fichas manus-critas. O nosso trabalho s se completar quando atingirmos em ple-nitude a perfeita fluidez das informaes para todos os interessa-dos. Com as dificuldades da vida moderna, com a quantidade as-sustadora de informaes, cabe cada vez mais competncia dosdocumentalistas proporcionar a acessibilidade aos documentos, atmesmo porque somos os guardies dessa massa documental quese acumulou nas bibliotecas e nos arquivos, em qualquer de seusnveis, pblicos ou privados, nos lugares e nos templos de memria.

J se disse que a melhor maneira de sonegar informaes fornec-las todas ao mesmo tempo, de forma desordenada. Diante dequilmetros de prateleiras cheias de maos ou de caixas lotadas dedocumentos manuscritos, qualquer pesquisador desistir de seu in-tento de consult-lo. E mesmo que teimosamente inicie sua peregri-nao pelas caixas cata de documentos, desistir pela demora epela dificuldade de encontrar aquilo que necessita. De modo geral,mesmo as mais desordenadas massas documentais possuem uma


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esperando sempre os melhores resultados para o nosso trabalhode responsveis - de algum modo - pela preservao e reproduode documentos.

Cada vez que converso com algum arquivista, bibliotecrio oupesquisador desesperado com o problema da situao dos acervosdocumentais e da sua acessibilidade, tento dizer que possvelequacionar o problema a part ir de um programa ou projeto de repro-

duo de acervos coerente e factvel. Os financiamentos existem,esto disponveis. Certamente que no so automticos, ou seja,no basta possuir um bom projeto ou um bom conjunto documentalpara que se tenha garantido o financiamento.

Devemos ter conscincia de que muito difcil comear o pro-cesso: convencer os dirigentes, mudar a cultura da instituio, reno-var as estantes, melhorar o ambiente do local de armazenamento,organizar o acervo, elaborar o programa e/ou projeto de reproduosistmica, implantar o projeto de microfilmagem, de reproduo fo-togrfica ou de digitalizao, adquirir equipamentos para leitura, seja

dos microfilmes ou dos CDs, armazenar adequadamente os negati-vos fotogrficos ou os rolos de microfilmes, ter pessoal em nmero eperfil adequados etc.; mas os exemplos do que j se conseguiu fa-zer esto a a nos estimular. Um simples Guia Institucional de Acer-vopode ser um bom comeo para quem nada tinha. Um simplespaper em um Congresso ou em um Seminrio falando da impor-tncia de um determinado conjunto documental pode ser outro bomcomeo. Um bom relatrio de final de ano, informando a demandano satisfeita por causa de falta de equipamento ou indicando o n-vel dos pesquisadores, pode sensibilizar os dirigentes. E, principal-

mente, preciso que se tenha persistncia e crena no seu proje-to. Leva-se algum tempo, mas se consegue.

preciso ser otimista (embora nestes 25 anos de trabalho comprojetos de preservao e reproduo algumas vezes cheguei a sentira impotncia do no consegui fazer). Algumas vezes, apesar dapersistncia e da crena, no se consegue elaborar e concluir otrabalho. Mas deve-se guardar ainda e sempre o desejo de voltar aoponto interrompido para poder conclui-lo.

A pergunta Reproduzir para qu? deve estar presente des-de o incio de qualquer programa de reproduo de acervo. Deve-seter presentes tambm os programas de salvaguarda, ou seja, de pre-servao de acervos, incluindo-se a a complementao dos mes-mos - pois salvar apenas parte de um conjunto documental que estsob a guarda de uma instituio no ser nunca satisfatrio nemcompleto -, assim como a(s) forma(s) de reproduo dos originais.

Quando um acervo que foi organizado, arquivisticamente orga-nizado e identificado, oferecido ao pblico-alvo, ou seja, aos cida-dos que possuem por preceito constitucional o direito de aces-

so s fontes, passa a ser incorporada a esse trabalho a satisfaodo atendimento s demandas. Em outras palavras, uma vez organi-zado e em condio de uso, mesmo que no tenha sido reproduzidoatravs de microfilme, o acervo deve estar disponvel para a consul-ta, com instrumentos de pesquisa adequados, seja num simples fi-chrio atualizado e completo, seja em dados informatizados, paraconsulta on-line, enquanto se aguarda a publicao do instrumen-to. Muitas vezes, aguardam-se meses e at anos antes que se publi-que um instrumento impresso, o que algumas vezes nunca aconte-ce. Mas o instrumento de pesquisa, datilografado em fichas, est l,

perto do acervo, para facilitar o acesso ao pesquisador, ao usurio.Todo o possvel e o impossvel deve ser feito para divulgar a nova

situao do acervo, daquele conjunto documental. E hoje com aInternet, a maioria dos arquivos, das bibliotecas e dos centros depesquisa j tm a sua pgina, o seu site para disseminar as infor-maes, valorizando o seu acervo e disponibilizando as informa-es para todos. Mesmo que a demanda seja maior do que a capa-cidade de atendimento, no se deve deixar de divulgar a boa nova:

REPRODUZIRPARAQU?

Atendimento das demandas a partir do trminodo programa e/ou projeto de reproduo.


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quase eterno - ou a do papel de trapo, to duradouro, at chegarmosaos quase volteis papis modernos de polpa de madeira. Se porum lado os papis permitem a disseminao da informao, por ou-tro lado no so suficientemente duradouros para levar at as no-vas geraes as informaes neles contidas. A vulgarizao do pro-cesso de feitura das tintas, ao mesmo tempo que permitiu a expan-so de diversas cpias das informaes, levou corroso do papel,

rasgando-o ou manchando-o, deixando-o quase ilegvel, dificultan-do a leitura da informao. E o que podemos falar dos modernosdisquetes e CDs? Nossa gerao est convivendo com a increduli-dade e com o dilema: quanto tempo de durao possuem as infor-maes digitais? A digitalizao nos seduz a todos, como um pas-se de mgica, copiam, chegam at mesmo a limpar os documen-tos manchados, fazendo uma verdadeira restaurao virtual. Masquanto tempo essas informaes permanecem para as novas gera-es? A esta pergunta escutamos muitas vezes a seguinte respos-ta: a tecnologia se encarregar de encontrar a soluo, novos su-

portes, novas converses do papel para o CD, do CD para o DVD,do DVD para .....? Na dvida, aconselham os mais cautelosos: deve-se recorrer ao microfilme de sais de prata, que tem uma duraocomprovada em laboratrio de 500 anos, confirmao obtida atra-vs de testes de envelhecimento realizados pelas autoridades ame-ricanas, j que a base do microfilme, sendo a mesma da fotografia,no tem ainda 200 anos.

Essa velha discusso aparece sempre a cada vez que se pensaem elaborar um programa e/ou projeto de reproduo de acervosarquivsticos, incluindo documentos manuscritos, impressos, fotos,

discos ou fitas magnticas. Quantos arquivos so formados hoje ape-nas de fitas magnticas, produzidos j em forma eletrnica e/ou di-gital? Quantos disquetes guardam a memria de uma instituio, emesmo quantas memrias de computadores guardam a produointelectual das pessoas que nela trabalham?

Existe hoje a preocupao de organizar as cpias das corres-pondncias recebidas e expedidas, mesmo que por e-mail? Pen-sem um pouco nessas situaes, essa preocupao constante e

concluiu-se a organizao ou a microfilmagem de mais um conjuntodocumental, mais uma coleo passa a estar disponvel, com o seuacesso facilitado ao usurio. E dessa maneira o objeto do programae/ou projeto de reproduo passa a cumprir o seu objetivo maior: oatendimento ao usurio.

Muitas vezes me perguntam o que mais importante: a preser-vao ou a disseminao da informao. Esse velho dilema deve

ter sido objeto da preocupao de muitos documentalistas, desdeque se tomou conscincia de que os documentos foram produzidospara durar, porque transmitem alguma coisa a algum, gerao apsgerao. J na Antigidade Clssica, poderosos governantes comoAlexandre O Grande mandavam copiar, atravs dos chamadoscopistas, a literatura clssica grega para que os seus filsofos ehomens de pensamento aumentassem o seu conhecimento e foigraas a muitas dessas cpias que a humanidade conheceu verda-deiros tesouros do pensamento das civilizaes antigas e orientais.Porm sabemos todos que as cpias eram limitadas a um grupo

privilegiado de eleitos, no se difundia o saber, pois antes comoagora valia a mxima informao poder. Temos todos na lem-brana a magnfica figura do monge do mosteiro no romance ONome da Rosa, de Umberto Eco, o qual envenenava as pginasdos cdices para levar morte quem manuseasse os livros do co-nhecimento. Ainda hoje muita gente pensa que conhecimento po-der, e isso verdade. Quem sabe, quem l, ainda um privilegiado,mas exatamente contra essa idia que todos queremos lutar. Odocumento, isto , a informao deve estar ao alcance de todos, eno mais apenas daqueles que por algum motivo se dizem os elei-

tos. Cada vez mais estamos democratizando a informao e a esto mundo da Internet completamente aberto e revolucionrio para asprximas geraes. Todas as dificuldades podem ser superadas,desde que, repito, tenhamos conservados e preservados os textosem seus suportes originais ou alternativos.

E agora podemos entrar em uma nova discusso: o suporte dosdocumentos. Tradicionalmente a informao repousa placidamenteno suporte papel, na folha em branco, seja a do velho pergaminho


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Uma vez elaborado, executado e concludo com xito o esforoempreendido com maior ou menor grau de dificuldade - na im-plantao de um programa e/ou projeto de preservao de docu-mentos em um arquivo, deve-se pensar em dar a ele a maior divul-gao possvel, para que, de alguma forma, sirva de exemplo paraprojetos semelhantes. Quando falamos em programa, temos emmente no senso comum uma ao desenvolvida de forma cont-nua, e que no tem carter eventual. E, quando falamos em projeto,significa que estamos considerando um trabalho com princpio, meioe fim. Toda metodologia de projeto nos leva idia de que o projeto

est inserido em um ambiente maior e que pode ser executado le-vando-se em conta diversos elementos intrnsecos ou extrnsecos,com recursos financeiros e humanos amalgamados (o que o ideal)ou apenas externos.

Com um programa de reproduo de acervo temos a idia depermanncia, ou seja, durar enquanto durarem os problemas quelhe deram origem. duradouro e contnuo e deve estar presente emtodas as instituies arquivsticas. Faz parte da prpria essncia dofazer arquivstico. No se guardam papis apenas pelo prazer deguard-los ou pela obrigao de guard-los, mas para servirem um

dia a algum, seja prpria instituio geradora dos mesmos, sejaa um pesquisador.

Os americanos vm falando j h algum tempo em programasde preservao da Memria da Humanidade, no sentido de quecada informao serve a uma comunidade e serve humanidadecomo um todo, isto , tudo que o Homem produz importante paratodos os homens. Temos hoje as cidades-memrias da humanida-de. Ouro Preto uma delas. Por que preservar a cidade de Ouro

permanente nos Estados Unidos e, nos ltimos anos, tm sido rea-lizados inmeros estudos e pesquisas na tentativa de encontrar so-lues para o problema do armazenamento e conservao dos da-dos produzidos na forma digital. Tudo fica no ar e tudo pode sumir noar... Mas temos que preservar, temos que dar acesso, temos que re-produzir, pois o cidado pode desejar conhecer alguma informao

de seu interesse. Qualquer programa e/ou projeto de reproduo dedocumentos visa ao mesmo tempo, sem nvel de hierarquia de valo-res, preservar e dar acesso s informaes neles contidas.

Divulgao do programa fora dombito da instituio.

VISIBILIDADEEEXEMPLOCOMO FAZER7- COMO FAZER PROGRAMAS DE REPRODUO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

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Preto? Para os mineiros? Para os brasileiros? Apenas porque ela um exemplo da arquitetura colonial ou porque ela a sntese de umprocesso da evoluo do Homem na Terra?

No devemos acreditar que impossvel conseguir os meios pararealizar um programa e/ou projeto de reproduo de acervo visandosua preservao ou sua disseminao. difcil, sem dvida algu-ma, uma vez que os recursos so escassos, a sensibilidade das

pessoas no est to voltada para este problema e o homem noest pensando no passado. Vive o aqui e o agora e poucas vezespensa no futuro. Ningum quer comear um programa de reprodu-o cujos frutos aparecero somente daqui a alguns anos, assimcomo pouca gente planta uma rvore que dar frutos s daqui amuitos anos. Nosso compromisso sempre com o imediato... Mastemos que mudar essa postura. Quantos se dedicaram no passadoa armazenar, a reunir peas que hoje constituem os nossos museus,as nossas bibliotecas, e quantos guardaram os papis e as fotosque hoje nos encantam e nos trazem tantas informaes do passa-

do? Quantos foram os responsveis pelo legado que hoje tentamospreservar para que outros tenham acesso a ele no futuro?

Cabe a alguns pensar na problemtica da preservao, da re-produo e da transmisso da informao com mais facilidade. Ehoje isto est cabendo a ns, a todos ns que nos interessamospelos documentos, em todos os seus formatos, em todos os seussuportes. Imaginem os colecionadores de discos nos arquivos deaudiovisuais ou de vdeos, nos dirigentes e funcionrios dos cha-mados Museus de Imagem e do Som. Para eles deve ser muito maisdifcil, pois ao conservarem um disco de 78 rotaes eles devem se

preocupar tambm em conservar e manter funcionando um apare-lho que possa rodar o disco. Mesmo para regravar aquela msica,devem ter um aparelho para escut-la. No nos esqueamos de que,de modo geral, em uma biblioteca ou em um arquivo podemos en-contrar muitas vezes e no raro isso acontecer todos os tiposde suporte da informao: papel, fitas magnticas, fotos, discos,medalhas etc., bem como todos os tipos de documento: manuscri-tos, impressos, sonoros, visuais etc. Um programa de reproduo

de documentos de arquivo deve tentar contemplar o conjunto docu-mental como um todo e diversos projetos devem ser delineados paraatender especificidade do suporte. No existe uma mesmatecnologia de reproduo para o suporte papel, para os cdicesmanuscritos ou para os jornais impressos, bem como no existe umamesma tecnologia para a reproduo de colees de negativos fo-togrficos, de recortes de jornais, de lbuns de fotografias, de fitas

com gravao de entrevistas em rolos, em cassetes, das modernasfitas de vdeo, dos filmes de cinema em 16 mm ou em 35 mm ou dosmicrofilmes.

Podemos encontrar retratos em molduras (pintados ou simplesfotografias), medalhas, placas comemorativas, etc. Um mundo deespcimes documentais em seus respectivos suportes exigir decada um de ns novas articulaes, pois ningum domina todos osprocessos de reproduo e/ou de preservao da informao, nosdiversos suportes em que hoje se nos apresentam. Nos sculos XVI,XVII e XVIII a diferena talvez fosse apenas em relao ao tamanho

dos documentos, se estes eram apenas manuscritos, desenhosaquarelados, impressos, etc. J no sculo XIX, a variedade foi au-mentando proporo que a tecnologia foi sendo descoberta e em-pregada pelos homens. O cinema veio revolucionar a informao,assim como a fotografia trouxe uma proximidade do real em relaoao retrato ou paisagem desenhados ou pintados. E dentro de cadatipo de suporte da informao vamos encontrar uma gama bastantegrande de tipos e processos: filmes mudos e sonoros, fotografiasnos seus mais variados processos e formas e, depois, as fotos colo-ridas, que substituram as em preto e branco e que hoje convivem

harmoniosamente com as mesmas, graas ao grande retorno dasfotos em preto e branco.

Em funo dessa variedade que entendemos que todo progra-ma e/ou projeto de reproduo de documentos de arquivo deve seramplamente divulgado, pelo mais simples dos motivos: divulgan-do que se cumpre o papel do Arquivo. Mesmo o instrumento de pes-quisa mais rudimentar deve ser levado ao conhecimento do pblicode modo que ele possa sempre aperfeioar. Uma massa documen-

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tal desconhecida uma massa documental sem acesso, ou, em outraspalavras, uma massa documental fria, estril. Prateleiras de livrossem ordenao so prateleiras de livros inacessveis. Portanto, or-ganizar sempre o primeiro passo.

Este pequeno manual de Como Fazer Programas de Reprodu-o de Documentos de Arquivo foi uma oportunidade que tivemospara refletir com os que aqui esto e com outros que se interessempelo assunto, com o objetivo de ajudar na manuteno dos acervose na divulgao do direito ao acesso informao. No podemospolemizar sobre a utilizao das modernas tecnologias digitais. Elasno surgiram para serem desprezadas pelos arquivistas, mas tam-bm no podemos coloc-las como a soluo para todos os nossosproblemas.

Um excelente mvel de guarda de acervo nunca foi o suficiente

para garantir a preservao dos documentos, uma vez que guardar,sem organizar, no preservar. Climatizar o ambiente pode at deix-lo mais agradvel para todos, mas tambm no significa preservaros documentos. At mesmo microfilmar ou digitalizar emmodernssimos scanners tambm por si s no preservar os do-cumentos. Mas afinal o que preservar os documentos? Diria quepreservar reproduzir os documentos da forma mais adequada,facilitando o acesso s informaes neles contidas ao maior nme-ro de pessoas.

Transferncia de suportes uma frase muito escutada emalguns congressos. Mas apenas transferir de suporte no garante oacesso s informaes; s vezes, at complica. No meu entender,s um programa e/ou projeto de reproduo de documentos de ar-quivo coerente e consciente poder dar ao documento o seu valorintrnseco, que fornecer a algum a informao nele contida. VIVAO DOCUMENTO! Que ele seja o objeto do nosso esforo maior, nsque, por qualquer motivo, nos encontramos prximos aos acervos,

VIVAODOCUMENTO!

Dilogo e concluso.

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Ele no existe isoladamente, faz parte do passado, tempo e tem-plo da memria dos homens. VIVA O DOCUMENTO!

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