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GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha

www.eniopadilha.com.br - [email protected] 2

PROGRAMA / CONTEÚDO

1. Empreendedorismo O que é empreendedorismo / Quais as carac-

terísticas de um empreendedor? / As armadi-

lhas do empreendedorismo / As ferramentas

de gestão à serviço dos empreendedores..

2 Administração Conceitos fundamentais / Histórico / Princi-

pais Teorias da Administração / Responsabi-

lidades e Tarefas do Administrador.

3 Administração da Produção em escritó-

rios de Engenharia e Arquitetura A sistematização dos processos; Algoritmos

e protocolos; Indicadores de Desempenho

em Escritórios de Arquitetura e Engenharia.

4 Administração de Pessoas em escritórios

de Engenharia e Arquitetura A necessidade (e utilidade) de uma boa e-

quipe de trabalho / Seleção correta de em-

pregados / Treinamento de Pessoal / A defi-

nição de uma política de pessoal;

5 Administração Financeira em escritó-

rios de Engenharia e Arquitetura Custos de abertura de um Escritório de Ar-

quitetura/Engenharia / Custos Operacionais

de um Escritório de Arquitetura/Engenharia /

Custos Diretos de Produção / Fluxo de Caixa

/ Princípios de Precificação de Serviços de

Engenharia/Arquitetura.

6 Administração de Mercado: Marketing Marketing x Propaganda e Publicidade / O

que é, afinal, Marketing? / Para que serve o

Marketing? / Como se define o marketing de

uma empresa? / O que o Marketing tem a ver

com Vendas? / Como o marketing reduz a

importância da questão do preço na relação

com o mercado

7. Encerramento Avaliação do Curso pelos participantes /

Conclusões Finais

ÊNIO PADILHA é Engenheiro UFSC (1986) e Mestre em Administração UNIVALI (2007).

Fundador e Diretor da Trifase Engenharia, atuou durante 12 anos como projetista, consultor e assessor téc-nico, tendo realizado mais de 500 trabalhos em diversos estados brasileiros.

Diretor da 893 PRODUÇÕES E EVENTOS LTDA, em Balneário Camboriú-SC, com atuação em todo o Brasil.

Autor dos seguintes livros:

"Marketing para Engenharia, Arquitetura e Agronomia" (7a edição/20 mil exemplares),

"Marketing Pessoal & Imagem Pública" (2a edição/6 mil exemplares - Esgotado),

"3 Minutos de Marketing" (2a edição/2 mil exemplares - Esgotado)

"Os Pecados de Marketing na Engenharia e na Arquitetura" (mil exemplares - Esgotado)

"Negociar e Vender Serviços de Engenharia e Arquitetura"(2a edição/2 mil exemplares).

"Ler e Escrever"(1a edição - Lançamento em setembro de 2011).

"Administração de Escritórios de Arquitetura e engenharia" (1a edição - Lançamento em janeiro de

2013).

Apresenta cursos e palestras para profissionais e estudantes de Engenharia, Arquitetura e Agronomia em to-

do o Brasil. Seus cursos e palestras já tiveram a participação de mais de 16.000 profissionais e mais de 160

cidades de TODOS os estados brasileiros, além de três cidades em Portugal (Lisboa, Coimbra e Porto).

É professor em cursos de pós-graduação nas disciplinas de GESTÃO DE CARREIRA E MARCA PES-

SOAL e ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA.

Escreve regularmente e seus artigos são publicados, todas as semanas, em diversos jornais e sites do país e

no exterior.

http://www.arcev.net.br/



EMPREENDEDORISMO I

Abaixo estão relacionadas diversas características de empreendedores. Todas essas caracterís-

ticas foram tiradas de artigos e livros escritos por mais de 40 autores do mundo todo abordan-do o tema “empreendedorismo”. Aqui elas aparecem em ordem alfabética.

Faça um “x” diante das cinco características que você considera ter com mais intensidade:

( ) Ambição

( ) Auto confiança

( ) Autonomia

( ) Autoridade Formal

( ) Bom Senso

( ) Busca de responsabilida-

des

( ) Busca pelo Poder

( ) Capacidade para analisar

de Riscos

( ) Capacidade para utilizar

e controlar recursos

( ) Competitividade

( ) Comprometimento

( ) Comprometimento com

Oportunidade

( ) Comprometimento com

recursos

( ) Comunicação

( ) Conhecimento

( ) Conhecimento Técnico

( ) Contatos Pessoais

( ) Controle Interno

( ) Criatividade

( ) Determinação

( ) Dinamismo

( ) Disposição para assumir

Riscos

( ) Dissociabilidade

( ) Estratégia

( ) Estrutura Administrativa

( ) Filosofia de Recompensas

( ) Flexibilidade

( ) Força

( ) Idealização

( ) Independência

( ) Iniciativa

( ) Inovação

( ) Liderança

( ) Marketing Empreendedor

( ) Mente aberta para novas

possibilidades

( ) Motivação

( ) Necessidade de Realiza-

ção

( ) Nível de alta Energia

( ) Oportunidade

( ) Orientação Estratégica

( ) Otimismo

( ) Persistência

( ) Planejamento

( ) Prontidão para o Empre-

endimento

( ) Reconhecimento

( ) Relacionamento Humano

( ) Senso de Urgência

( ) Tolerância à ambigüidade

( ) Visão

EMPREENDEDORISMO II

Descreva, abaixo o Passo-a-Passo para a abertura de um Escritório de Engenharia/Arquitetura



ADMINISTRAÇÃO Teorias da Administração Os últimos cem anos a Administração tem sido desenvolvida a partir de muitos estudos e do desenvolvimento de diversas teorias



O ESCRITÓRIO DE ENGENHARIA / ARQUITETURA

Abrir um escritório é uma das opções que se apre-

sentam para os engenheiros e arquitetos em qual-

quer momento de suas carreiras (e não apenas por

ocasião da formatura).

Mas esta empreitada geralmente é precedida de

muito sonho e pouca luz. E, por conta disso, a mai-

oria dos escritórios de Engenharia e de Arquitetura

passa por momentos muito duros nos primeiros a-

nos de vida.

Muitos desses momentos difíceis podem ser evita-

dos com algum conhecimento técnico e planeja-

mento racional.

A primeira coisa a fazer quando se pensa em abrir

um escritório de Engenharia é decidir qual é a for-

ma legal da constituição da empresa.

Um profissional de Engenharia ou Arquitetura pode

se estabelecer no mercado com um Escritório Pro-

fissional sob a forma de Profissional Liberal Autô-

nomo, ou em sociedade com outras pessoas.

A Firma Individual é constituída apenas por uma

pessoa, sendo que a Razão social dessa é o Nome

do proprietário. Essa forma de constituição é usada

quando a pessoa abre uma loja, por exemplo, e não

tem sócio. Porém, em algumas atividades de profis-

são regulamentada (é o caso da Engenharia e da

Arquitetura) não é aceita esse tipo de empresa.

No caso de se estabelecer como autônomo o pro-

fissional deve se registrar na Prefeitura e no Crea.

Não existe limite quanto ao rendimento mensal ou

anual e nem quanto ao número de empregados ou

seja: não existem impedimentos para que o profis-

sional contrate trabalhares como empregados, desde

que respeite as determinações legais.

As contribuições sociais previdenciárias são:

• 20% sobre a remuneração paga aos empregados e

trabalhadores avulsos;

• RAT de 1%, 2% ou 3% sob a remuneração dos

empregados, conforme CNAE/Fiscal da atividade

principal;

• Terceiros sob a remuneração dos empregados,

conforme o FPAS;

• 20% sobre a remuneração paga aos contribuintes

individuais;

• 15% sobre o valor bruto da nota fiscal da presta-

ção de serviços de cooperados; devendo ainda reter

e recolher as contribuições previdenciárias dos se-

gurados empregados (8%, 9% ou 11%).

Como comprovante (de recibimento de valores) ele

deverá fornecer aos seus clientes um RPA (Recibo

Profissional Autonomo)

O Profissional autônomo que prestar serviços a ou-

tras pessoas físicas deverá fazer Livro Caixa, lan-

çando as receitas e despesas. O calculo do Imposto

de Renda será feito sobre o lucro, seguindo a tabela

da Receita Federal e deverá ser apresentada na De-

claração de Imposto de Renda Pessoa Fisica do ano

seguinte, recolhendo o Imposto de Renda através

do Carne Leão, conforme tabela estipulada pela

Receita Federal. Para ajustar, se preciso for, reco-

lhe-se mais imposto, ou recebe as restituições devi-

das, quando for o caso.

Caso o profissional opte por abrir o escritório em

Sociedade, ela poderá ser uma Sociedade Simples

ou uma Sociedade por Cotas Limitadas.

Sociedade Simples é constituída por dois profis-

sionais de áreas afins, a tributação é igual a uma so-

ciedade empresaria Ltda. Na Sociedade Simples há

a possibilidade de os sócios serem casados em co-

munhão universal de bens. Por outro lado devem

ser profissionais de áreas afins (ex. Dentista e mé-

dico, engenheiro e arquiteto etc)

No caso de Sociedade Ltda., os sócios não podem

ser casados em regime universal de bens, os outros

tipos de regime não tem impedimentos.

Nesse caso, a sugestão de Marcos Zittei, pelo me-

nos um dos sócios deve ser arquiteto/engenheiro e,

pelo Novo Código Civil, se os sócios forem marido

e mulher devem necessariamente ser casados com

separação total de bens.

Estabelecida a sociedade, é hora do levantamento

de toda a documentação dos sócios e do imóvel que

servirá de sede (RG, CPF, escritura ou contrato de

locação, IPTU, registro do Crea, etc). Os passos se-

guintes são (1) a contratação de um contador e (2) a

elaboração do contrato social.



A CONTABILIDADE DA EMPRESA

A constituição de uma Sociedade Ltda segue, em

linhas gerais, os mesmos caminhos da constituição

de qualquer empresa. O primeiro passo é a contra-

tação de um contador.

Responsabilidades do Escritório de Contabilida-

de: (Ao contratar o contador o profissional deverá ga-

rantir que os seguintes serviços sejam cobertos pe-

lo valor a ser pago mensalmente)

A - Instalação da Empresa

1) Registro da empresa na Junta Comercial

2) Registro da Empresa no Ministério da Fazenda

(CNPJ);

3) Obtenção de todos os alvarás e licenças

4) Providenciar impressão dos blocos de notas fis-

cais

5) Providenciar documentação para abertura de

conta em banco

B – Manutenção Mensal

1) Elaboração da folha de pagamento

2) Fazer o Registro Contábil das Notas Fiscais emi-

tidas pela empresa

3) Emissão das guias e Formulários para pagamen-

tos de impostos e obrigações sociais e trabalhistas

4) Pagamento dessas contas, nos bancos, com di-

nheiro previamente fornecido pela empresa

C - Manutenção Anual

1) Declaração do Imposto de Renda da Empresa

2) Providências para renovação de alvarás e licen-

ças

Responsabilidades do Escritório de Contabilida-

de (Ao contratar o contador o profissional deverá ga-

rantir que os seguintes serviços sejam fornecidos,

ainda que o pagamento seja feito como extra ao

contrato mensal)

1) Declaração do Imposto de Renda dos Sócios

2) Montagem de livros e protocolos

O profissional de engenharia ou arquitetura deve ter

em mente que o contador (o escritório de contabili-

dade) é um FORNECEDOR. Um dos PRINCÍPIOS

da empresa deve tratar da maneira como deve ser o

relacionamento com os fornecedores. Sugiro cui-

dado para não APERTAR demais os fornecedores,

forçando-os a fazer negócios que acabarão sendo

ruim para eles. Os negócios devem ser bons para

todas as partes envolvidas.

O escritório de contabilidade é um fornecedor estra-

tégico e deve ser escolhido com essa visão. Em ou-

tras palavras, tudo deve ser bem combinado, mas as

condições de contrato devem ser interessantes pra o

Escritório de Engenharia/Arquitetura e também pa-

ra o Escritório de Contabilidade.

A declaração de imposto de renda (pessoa física),

por exemplo: esse é um momento (a época da de-

claração do imposto de renda) em que os escritórios

de contabilidade podem ter uma renda extra. Por is-

so, entendo que é obrigação do Escritório de Con-

tabilidade aceitar esse serviço e até dar prioridade

aos seus clientes regulares. Mas entendo que é ra-

zoável que esse serviço seja cobrado como extra e

não incluído como parte do contrato.



AS TAREFAS DO ADMINISTRADOR No Brasil funciona assim: a faculdade de Enge-

nharia ensina Engenharia (e só Engenharia). A

faculdade de Arquitetura ensina Arquitetura (e

só Arquitetura). Nenhuma das duas ensina co-

mo é que se faz para ganhar dinheiro vendendo

Engenharia ou Arquitetura.

A formação dos Arquitetos e dos Engenheiros,

no Brasil, privilegia o conteúdo técnico e dá

menos importância à formação gerencial e em-

preendedora. Mesmo nas escolas que incluem

na grade curricular disciplinas da área das Ciên-

cias Sociais Aplicadas não existe uma orientação

no sentido de dar ao aluno o senso de impor-

tância desse conhecimento.

O resultado disso é que os profissionais forma-

dos (até mesmo os formados nas melhores uni-

versidades) apresentam uma lacuna importante

na sua formação: os conhecimentos da área de

Administração e Empreendedorismo.

Os profissionais, via de regra veem a Arquitetu-

ra, ou a Engenharia, como uma atividade pro-

fissional. Não como um negócio. São formados

para o trabalho, mas não são formados para o

mercado do trabalho. Não têm noções sólidas

de Gestão da Carreira e menos ainda de como

criar ou gerir empreendimentos. Por conta dis-

so, raramente uma empresa de Arquitetura ou

de Engenharia se torna lucrativa e bem sucedi-

da antes de 15 ou 20 anos de existência. Nes-

ses casos pode-se afirmar que o sucesso se deu

muito mais como resultado de um processo de

tentativas e erros do que como resultado de es-

tratégias concebidas e implementadas à luz dos

conhecimentos de Administração disponíveis pa-

ra os Gestores.

As Teorias da Administração (que é uma Ciência

Social Aplicada) determinam que ela trata, basi-

camente, das Funções do Administra-

dor (Prever: visualizar o futuro e traçar o pro-

grama de ação; Organizar: constituir o duplo

organismo material e social da empre-

sa; Comandar: dirigir e orientar o pessoal

e Coordenar: ligar, unir harmonizar todos os a-

tos e todos os esforços coletivos);

Tudo isso aplicado às quatro grandes Áreas da

Administração (Administração da Produção;

Administração de Pessoas; Administra-

ção Financeira e Administração do Mercado –

Marketing).

Os engenheiros e arquitetos, via de regra, não

possuem esses conhecimentos quando conclu-

em seus cursos superiores.

Além disso (do desconhecimento dessas ques-

tões gerenciais e administrativas) acrescenta-se

o fato de que, no campo, as principais institui-

ções capazes de prover os profissionais de trei-

namento capaz de suprir essas lacunas, cami-

nham no sentido exatamente contrário. As enti-

dades de classe, sindicatos, conselhos profissio-

nais investem praticamente toda sua energia e

recursos financeiros na promoção de seminá-

rios, congressos, palestras e cursos de capacita-

ção na área do conhecimento técnico e nunca

(ou quase nunca) nas áreas de gestão ou de

administração de negócios.

Por outro lado, depois de três ou quatro anos no

mercado, os profissionais percebem que esta a-

tividade (Administração e Gestão do Escritório)

torna-se à cada dia mais necessária e crucial,

sendo este um dos temas que mais importantes

na agenda dos profissionais empreendedores.

O ESCRITÓRIO DOS SONHO

O sonho de consumo de 99 em cada 100 arqui-

tetos ou engenheiros que abrem seu próprio es-

critório é construir para si um local de trabalho

onde ele tenha liberdade de escolhas sobre ho-

rários, autonomia sobre a organização do ambi-

ente. E, claro, ter as melhores condições para a

realização do seu trabalho como arquiteto (ou

engenheiro).

No escritório ideal o profissional encontra todos

os dias, pela manhã, o trabalho (projeto) que

precisa ser realizado e não há nenhuma pen-

dência burocrática, administrativa ou financeira

que apareça para atrapalhar o sagrado ato de

projetar

Evidentemente, é importante que esse serviço

seja muito bem remunerado e que o fluxo de

trabalho seja permanente e adequado (nem

trabalho demais nem de menos). É bom não

esquecer também que não pode haver outras

pessoas envolvidas no processo produtivos. A

não ser, claro, que elas saibam exatamente o

que fazer e não precisem de explicações e ensi-

namentos para realizar as suas tarefas.

Como eu sempre digo, "Sonhar é de graça.

Então a gente pode sonhar com o que qui-

ser, né?"

O quadro descrito acima não chega a ser uma

utopia. Alguns profissionais conseguem isso.

Mas, infelizmente, para a maioria deles, isso

não passa de um sonho. Porque, para que um

projeto de arquitetura (ou de engenharia) seja

elaborado, existem as coisas importantes que

precisam ser enfrentadas, desde as questões

de administração do processo produtivo (a

sistematização dos processos e a elaboração

das rotinas) até as questões do mercado (os

serviços precisam ser contratados. Alguém pre-

cisa lidar com os clientes antes de eles virarem

clientes. Alguém precisa colocar o trabalho so-

bre a mesa do profissional); Existem ainda as



questões financeiras(é preciso abrir as portas

para que o dinheiro entre no escritório e é pre-

ciso ter controle absoluto sobre o que é feito

com esse dinheiro, depois que ele entra); e e-

xistem as questões de pessoas(como contratar

e como manter a disposição e a competência

dos membros da equipe).

Definitivamente, abrir um escritório de Enge-

nharia ou de Arquitetura não é tarefa para prin-

cipiantes.

AS TAREFAS DE UM ESCRITÓRIO

Para que um Escritório de Arquitetu-

ra/Engenharia funcione normalmente (com qua-

lidade e produtividade) existem dois grupos dis-

tintos de tarefas que precisam ser realizadas:

• (TT) Tarefas Técnicas

• (TA) Tarefas Administrativas

Nos dois grupos as tarefas são subdivididas em

--- (1) Tarefas de Nível Superior

--- (2) Tarefas de Nível Médio

--- (3) Tarefas operacionais

A figura 1 apresenta um diagrama onde essas

tarefas são representadas. Na sequência iremos

discorrer sobre cada uma dessas tarefas.

Figura 1 - Tarefas Técnicas e Administrativas num Es-

critório de Arquitetura ou de Engenharia

As TAREFAS TÉCNICAS (ou Tecnológicas) são,

geralmente, associadas à produção dos serviços

prestados pelo escritório. Estão ligadas especifi-

camente à formação do profissional titular. São

tarefas que não podem ser realizadas à menos

que a pessoa tenha formação técnica nas áreas

de Arquitetura ou Engenharia;

As TAREFAS ADMINISTRATIVAS, são, ge-

ralmente, associadas à manutenção do funcio-

namento normal do escritório. São as atividades

necessárias para que o escritório dê ao arquite-

to ou engenheiro as condições de produzir os

serviços técnicos fornecidos ao mercado.

As TAREFAS TÉCNICAS DE NÍVEL SUPERI-

OR são as tarefas que (1) Exigem conhecimen-

tos técnicos que somente são obtidos na forma-

ção superior de Arquitetura ou de Engenharia

ou (2)são tarefas que exigemuma responsabili-

dade técnica que somente pode ser atribuída a

alguém com registro técnico profissional:

• Entrevistar os clientes;

• Fazer os levantamentos de campo;

• Fazer os estudos preliminares e/ou consultas

prévias;

• Fazer os estudos de viabilidade técnica

• fazer os projetos (dar as definições e tomar as

decisões técnicas);

• Definir os relatórios, desenhos, planilhas e ta-

belas;

• Escrever as memórias descritivas etc)

• Fazer as especificações dos materiais a serem

utilizados nas obras projetadas

• Levantar as Listas de Material (quantitativos)

• Negociar Parcerias Técnicas e Comerciais

• Fazer os contatos técnicos pós-venda.

• Fazer pesquisas sobre novos materiais ou tec-

nologias;

• Elaborar protocolos de entrega de serviço;

• Elaborar o Manual de Uso e Manutenção dos

produtos fornecidos;

• Assumir a Responsabilidade técnica pela exe-

cução (sua própria, de empregados ou de ter-

ceiros) das tarefas que resultem nos produtos

que o escritório disponibiliza ao mercado;

• Definir, em sintonia com o Administrador de

Recursos Humanos, o perfil das pessoas que

farão parte da equipe de trabalho do escritó-

rio;

• Definir, em sintonia com o Administrador do

Mercado, o escopo dos serviços oferecidos ao

mercado: o que está incluído (elementos prin-

cipais e acessórios) e o que não está incluído;

As TAREFAS TÉCNICAS DE NÍVEL MÉ-

DIO são as tarefas que exigem conhecimentos

técnicos que, geralmente, são obtidos em for-

mação de nível médio e que não implicam a

responsabilização técnica prevista em lei.

Geralmente são tarefas que estão num nível a-

cima das tarefas operacionais (e, portanto, não

podem ser assumidas, por exemplo, pela secre-

tária do escritório. Mas também não são tarefas

que exigem formação superior em Arquitetura

ou Engenharia. Normalmente essas atividades

são assumidas pelo próprio Arquite-

to/Engenheiro. E consomem muito tempo e e-

nergia:

• Fazer desenhos;

• Montar planilhas e tabelas;

• Escrever as memórias descritivas;

• Elaborar Cronogramas de projetos e obras;

• Fazer orçamento de obras;

• Elaborar modelos e bases para a biblioteca do

software de desenho (CAD);

• Elaborar modelos e bases para a biblioteca do

software de modelamento (BIM);



• Fazer os registros da obra, em fotografias ou

vídeos

As TAREFAS TÉCNICAS OPERACIONAIS,

também chamadas de Rotinas Técnicas, são

as tarefas que exigem treinamento técnico. Mas

esse treinamento pode ser assimilado por pes-

soal sem formação de nível médio ou superior.

• Providenciar as cópias e montar os proje-

tos/relatórios para entrega ao cliente;

• Montar as pastas de serviços realizados;

• Digitar formulários técnicos;

• Digitalizar dados de levantamentos de campo

As TAREFAS ADMINISTRATIVAS DE NÍVEL

SUPERIOR, também consideradas Tarefas de

nível estratégico são, geralmente, as funções

exercidas ou tarefas executadas pelo proprietá-

rio, pelos sócios ou por executivos contratados.

São as tarefas de responsabilidade Administra-

tiva.

• Distribuir e coordenar as tarefas de rotina dos

empregados (Ordem do Dia);

• Distribuir e coordenar as tarefas da equipe de

projeto;

• Desenvolver os Algoritmos (sistematizar os

procedimentos de produção);

• Desenvolver os Manuais Internos de Procedi-

mentos Operacionais;

• Definir os arranjos de espaço físico e equipa-

mentos para que os serviços sejam adequa-

damente produzidos;

• Estabelecer as estratégias de controle de ma-

terial de consumo;

• Assumir a Responsabilidade civil e comercial

pelos produtos que a empresa disponibiliza ao

mercado;

• Determinar o tempo necessário para a execu-

ção de cada serviço disponibilizado pelo Escri-

tório ao mercado;

• Planejar e implementar o plano de cargos,

funções e remunerações;

• Planejar e executar os processos seletivos

• Planejar e organizar os treinamentos do pes-

soal

• Negociar férias, feriados e folgas com os em-

pregados;

• Negociar o dia-a-dia com os empregados

(atrasos, faltas, folgas, adiantamentos, fé-

rias...)

• Administrar o contato com os bancos e outros

órgãos financiadores;

• Controlar o movimento das contas bancárias;

• Providenciar abertura de alternativas de rece-

bimento

• Controlar o Fluxo de Caixa;

• Fazer análise financeira das propostas comer-

ciais emitidas pelo escritório;

• Fazer análise financeira dos orçamentos rece-

bidos;

• Determinar os preços dos serviços oferecidos

ao mercado pelo Escritório;

• Aprovar os investimentos.

• Determinar os clientes de interesse do Escritó-

rio

• Determinar os serviços que serão disponibili-

zados ao mercado pelo Escritório;

• Planejar e executar os contatos de prospecção

de novos Clientes

• Planejar e executar os impressos de comuni-

cação institucional do Escritório (Cartão de Vi-

sitas, Folder, Portifólio, etc)

• Negociar Parcerias Comerciais

• Planejar e executar as negociações com os cli-

entes, desde a prospecção até o fechamento

dos contratos;

• Conduzir as Negociações (comerciais) com os

clientes

• Elaborar as propostas comerciais

• Conceber e executar a identidade visual do

Escritório bem como todos os instrumentos de

comunicação direta.

• Conduzir as ações de pós-venda.

• Planejar e Executar as campanhas de Promo-

ção do Escritório e dos Serviços oferecidos ao

mercado.

• Planejar e Executar os ambientes de trabalho

no que diz respeito ao impacto que eles terão

na percepção que os clientes podem vir a ter

sobre o Escritório e seus produtos;

• Definir o modelo geral para os Contratos de

Prestação de Serviço

• Conceber as estratégias de obtenção de Dife-

renciais Competitivos

(que terão como decorrência a vantagem com-

petitiva);

As TAREFAS ADMINISTRATIVAS DE NÍVEL

MÉDIO, também consideradas Rotinas Admi-

nistrativas são tarefas que exigem conheci-

mento de administração que podem ser obtidos

em treinamentos especiais ou na formação de

nível médio.

• Acionar e administrar os fornecedores opera-

cionais (cartucho de impressora, suporte para

os computadores, serviços de cópias, limpeza,

encanador, eletricista, etc)

• Atualizar registro de serviços em andamento

• Controlar e providenciar documentação dos

veículos

• Controlar e providenciar licenças dos softwa-

res

• Organizar e dar suporte aos computadores

• Controlar a folha de pagamentos (e encargos

sociais correspondentes)

• Controlar o extrato das contas de telefone, de

Internet e de Energia;

• Fazer o controle da contabilidade (ou o con-

trole da relação com o Contador);

• Fazer os contatos para cobrança

• Organizar documentos para enviar ao Conta-

dor



• Fazer atualização nos registros do Financeiro

• Determinar o Custo Fixo Operacional do Es-

critório;

• Determinar os Custos Diretos de Produção de

cada Serviço disponibilizado pelo Escritório ao

mercado;

• Administrar o WebSite

• Administrar os canais de comunicação do es-

critório com o mercado

(Telefones, website, e-mail, etc)

• Fazer os contatos de pós-venda.

• Manter registro e controle das Negociações

em andamento

• Elaborar os Contratos de Prestação de Serviço

(a partir do modelo geral)

As TAREFAS ADMINISTRATIVAS OPERA-

CIONAIS, também consideradas Rotinas Ope-

racionais são tarefas que não exigem treina-

mento especial e sim a prática diária dos servi-

ços rotineiros e que podem ser assimiladas por

pessoal sem formação de nível médio ou supe-

rior

• Abrir o escritório, fazer a limpeza diária, reti-

rar o lixo, etc

• Atender telefone e anotar recados

• Levar e trazer documentos nos órgãos públi-

cos

• Preencher ART

• Providenciar a documentação necessária (ART,

Cartas, Formulários, Protocolos)

• Providenciar a manutenção dos veículos (lava-

ção e abastecimento, troca de óleo)

• Providenciar as cópias e montar os proje-

tos/Relatórios para entrega ao cliente

• Verificar estoque de materiais de consumo

(fazer lista para compras)

• Efetuar as cobranças;

• Efetuar os pagamentos;

• Emissão de Notas Fiscais e Recibos;

• Fazer os lançamentos de Contas a receber e

Contas a pagar;

• Providenciar os pagamentos nos bancos

• Despachar encomendas e correspondências

• Enviar cartões de Aniversário, Natal e outras

congratulações;

• Fazer registro e atualização no cadastro de

clientes, fornecedores e parceiros

A figura 1 serve para o entendimento e análise

do nível de eficiência do escritório.

Na pirâmide proposta as áreas representadas

correspondem ao tempo consumido (em horas)

pelo pessoal do escritório para realizar todas as

tarefas do escritório.

Nesta pirâmide

T é o tempo total de horas trabalhadas no escri-

tório;

TT1 é o tempo de horas consumidas em tarefas

técnicas de nível superior;


técnicas de nível médio;


técnicas operacionais;

TA1 é o tempo de horas consumidas em tarefas

administrativas de nível superior;


administrativas de nível médio;


administrativas operacionais;

(observar que uma tarefa será considerada de

nível superior se ela não estiver sistematizada

ou não tiver sido delegada para alguém da e-

quipe. Se ela estiver sendo realizada pelo titular

do escritório e exigir um processo de decisão

cada vez que for realizada então ela estará nes-

sa categoria de tarefas)

Na pirâmide das tarefas um escritório será con-

siderado bem administrado quando a base da

pirâmide (as tarefas operacionais) representa-

rem o maior percentual de ocupação das horas

trabalhadas no escritório.

Figura 2 - Distribuição das tarefas em um Escritório I-

niciante

Observe que, num escritório iniciante, todas as

tarefas são do tipo Técnica ou Administrativo de

nível superior. Tudo precisa ser pensado, anali-

sado e definido. Porque tudo está sendo feito

pela primeira vez. Não por acaso, o escritório i-

niciante NÃO É PRODUTIVO.

O momento mais IMPRODUTIVO do escritório é

justamente quando TODAS as tarefas são de ní-

vel superior (precisam ser pensadas, analisadas

e definidas, porque não existe uma referência

anterior de o que fazer ou como fazer).



Figura 3 - Distribuição das tarefas em um Escritório

Produtivo

O momento mais produtivo do escritório, por-

tanto, seria o extremo oposto, quando tudo já

foi pensado, analisado e definido. O mínimo de

tarefas do escritório é de nível superior e a mai-

or parte é de nível operacional.

Se nada for sistematizado, continua assim.

É importante observar que uma tarefa (técnica

ou administrativa) de nível superior é caracte-

rizada pelo fato de que ela exige o pensamento

racional antes da execução. Significa que antes

de executar a tarefa é preciso decidir alguma

coisa sobre como ela será feita. Já as tarefas (técnicas e administrativas) de ní-

vel médio são funções de múltiplas variáveis.

Por isso a pessoa precisa ter algum conheci-

mento prévio para identificar a função, identifi-

car as variáveis e saber organizar, equacionar e

resolver o problema com as variáveis e técnicas

fornecidas (ou disponíveis).

As tarefas (técnicas ou administrati-

vos) operacionais, por sua vez, são funções de

uma única variável. Tipo "pegue isto e faça a-

quilo". São ordens diretas sem possibilidade de

dúvida ou necessidade de decisão por parte do

executor.

Se você analisou a lista fornecida (Tarefas Téc-

nicas e Administrativas) já deve ter percebido

que fazer um Escritório de Arquitetu-

ra/Engenharia funcionar direito não é uma tare-

fa para principiantes. É preciso algum conheci-

mento de Administração, o domínio de algumas

habilidades administrativas e o desenvolvimento

de algumas ferramentas de gestão eficazes e e-

ficientes para que as coisas funcionem de ma-

neira produtiva e lucrativa.

Observe que as maiores dificuldades enfrenta-

das pelos profissionais em um Escritório não são

de Arquitetura ou de Engenharia e sim dificul-

dades administrativas.

É preciso entender que Não se pode administrar

(bem) um escritório usando apenas a intuição, o

bom senso e a criatividade. É preciso conhecer

e utilizar as técnicas e recursos fornecidos pelas

Teorias da Administração.

Um Escritório de Arquitetura ou de Engenharia é

um NEGÓCIO. É regido pelas leis do mercado e

não pelas leis da Natureza ou por Normas Téc-

nicas.

Essas questões são tratadas com o devido res-

peito e profundidade no nosso li-

vro, ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE

ARQUITETURA E ENGENHARIA que tem o

objetivo de ajudar Arquitetos e Engenheiros a

desenvolver as ferramentas e adquirir os co-

nhecimentos e habilidades necessários para ge-

rir seus escritórios com a mesma competência

com que fazem seus projetos de Arquitetura ou

de Engenharia.

Não deixe de ler.

Se preferir, participe do nosso curso

de ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE

ARQUITETURA E ENGENHARIA.

Verifique se está na programação/agenda da

sua entidade de classe.



Teste1: SEU ESCRITÓRIO É BEM ADMINISTRADO? Para cada uma das questões, marque com um “X”, de acordo com o seguinte critério: 100% verdadeiro 75% verdadeiro 25% verdadeiro

0% verdadeiro

1 O escritório possui registro formal (CNPJ). Pode fornecer nota fiscal aos clientes, e os impostos são pagos integralmente, de acordo com a orientação do contador.

2 Do ponto de vista do espaço físico, instalações, móveis e equipamentos o seu escri-tório pode ser descrito como os melhores do seu ramo de negócio.

3 Seu escritório possui um Manual Interno de Procedimentos com as principais infor-mações sobre as Rotinas Operacionais.

4 Seu escritório possui uma Marca Registrada no INPI.

5

Seu escritório possui um documento interno onde estão registrados, de maneira formal, as estratégias de administração (Produção, Finanças, Recursos Humanos e

Marketing) bem como os principais indicadores de desempenho que serão utilizados como parâmetros para aferição dos resultados.

6 O seu escritório tem uma equipe de trabalho composta de, no mínimo um titular, uma secretária e um assistente (que pode ser um estagiário).

7 No seu escritório existe uma boa capacidade de previsão quanto ao tempo necessá-rio para a realização de um trabalho completo (não apenas de tarefas isoladas).

8

A equipe de trabalho é composta de pessoas selecionadas com critérios técnicos e impessoais. Todos os empregados têm níveis de escolaridade compatíveis com suas funções e possuem os conhecimentos e habilidades que seus trabalhos recomen-dam.

9 O seu escritório mantém um cadastro atualizado do Patrimônio Físico (móveis, e-

quipamentos, matéria prima...).

10 Seu escritório possui um sistema de registro atualizado de todas as contas a rece-ber e contas a pagar.

11

O escritório possui uma biblioteca com (1) os clássicos da literatura técnica corres-pondente ao meu trabalho; (2) livros sobre interdisciplinaridade tecnológica; (3) re-vistas técnicas e científicas; (4) últimos lançamentos da literatura técnica e (5) li-vros sobre Gestão Empresarial, Deontologia e Legislação.

12 Seu escritório possui uma estratégia clara de comunicação com o mercado (impres-sos, internet, mídia...). Nos últimos três anos mantém investimentos (tempo, di-nheiro) na sustentação dessa estratégia.

13 Existe uma pessoa responsável pelo controle do Fluxo de Caixa, das contas bancá-rias e dos pagamentos aos fornecedores.

14 No seu escritório é feito uma reserva financeira mensal para os custos anuais como impostos anuais de janeiro, 13o salários, férias e outros custos de fim de ano.

15 O escritório tem um programa de treinamento permanentemente com reuniões e eventos todos os meses

16 No seu escritório existe uma boa capacidade de previsão quanto ao custo direto de produção de cada serviço oferecido ao mercado.

17 O escritório possui uma identidade visual clara e inequívoca (nome, marca visual, cores).

18 Seu escritório possui um Registro de Cadastro (nome, endereço, telefone, e-mail...) dos clientes, fornecedores e principais parceiros

19 Seu escritório opera com softwares licenciados e atualizados pelo suporte do forne-cedor

20 Todos os empregados têm carteira assinada com salário integralmente registrado.



PLANO DE CÓDIGOS PARA ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

Para que um escritório seja produtivo é preciso que ele seja controlável. Para que seja contro-

lável é necessário que seja organizado. E a organização exige que cada coisa esteja no seu lu-

gar e que cada tarefa seja realizada à seu tempo pelas pessoas ou estruturas predefinidas.

A melhor maneira de se colocar as coisas em ordem (e garantir que essa ordem seja mantida)

é dar um nome pra cada coisa. Um nome único, inconfundível.

Uma das áreas que necessita de uma codificação clara e racional é a gestão financeira. O con-

junto de códigos atribuídos a todas as contas a receber e contas a pagar de uma empresa re-

cebe o nome de PLANO DE CONTAS.

CÓDIGOS PARA CONTAS A RECEBER

0100 Diárias e Ajudas de Custo

0200 Honorários de Projetos

0300 Honorários de Consultoria

0310 Honorários de Assessoria

0311 Honorários de Assessoria - Responsabilidade Técnica de obra

0312 Honorários de Assessoria - Responsabilidade por Empresa

0510 Venda de mercadoria x

0910 Empréstimos Bancários

0920 Limite de Cartão de Crédito

0950 Empréstimos Pessoais

0990 Outras Receitas

CÓDIGOS PARA CONTAS A PAGAR

1000 IMPOSTOS, TAXAS E CONTRIBUIÇÕES

1110 Contador (Honorários)

1115 Contador (serviços extracontratuais)

1210 IR - Imposto de Renda

1220 PIS - Programa de Integração Social

1230 COFINS

1240 CS - Contribuição Social

1250 GPS - Guia da Previdência Social

1260 Contribuição Sindical Patronal

1291 Anuidade - Crea

1291 Anuidade - Cau

1293 Anuidade - Entidade de Classe

1295 Anuidade - Mútua

1310 Alvará de Localização (Prefeitura Municipal)

1320 Alvará Sanitário (Vigilância Sanitária)

1340 Alvará dos Bombeiros

1410 ISSQN

1510 INSS

1520 FGTS

1610 Taxas Bancárias

1620 Anuidade Cartão

2000 ESPAÇO FÍSICO, MÓVEIS, EQUIPAMENTOS E VEÍCULOS

2110 Espaço Físico (aluguel)

2120 Espaço Físico (manutenção e reformas)



2130 Espaço Físico (seguros)

2140 Espaço Físico (condomínio)

2150 Espaço Físico (IPTU)

2160 Espaço Físico (segurança)

2210 Móveis (aquisição)

2211 Móveis (manutenção)

2212 Equipamentos (aquisição)

2213 Equipamentos (manutenção)

2220 Equipamentos de Informática (aquisição)

2225 Equipamentos de Informática (manutenção)

2310 Veículos (aquisição)

2315 Veículos (seguro)

2320 Veículos (documentos)

2330 Veículos (manutenção)

2350 Veículos (combustível)

2510 Combustível (quando não relacionado a evento)

2610 Roupas de Trabalho

2610 EPI

3000 DESPESAS OPERACIONAIS

3110 Energia Elétrica

3120 Água

3190 Taxas bancárias

32## Material de Consumo

3210 Cartucho para impressora

3220 Material de Papelaria

3300 Correios - envio de livros

3310 Custo Financeiro (PagSeguro / Cielo / Banco)

3500 DESPESAS COM PRODUÇÃO

3512 Aluguel de espaço físico

3514 Aluguel de equipamentos

3518 Transporte

3523 Alimentação (equipe)

3528 Material de Consumo

3532 Impressos

3542 Serviços de Terceiros

3552 Passagens Aéreas

3552 Taxi ou aluguel de veículos

3552 Pedágios

3552 Combustível

3552 Estacionamento

3553 Hotel

3554 Alimentação

3620 Correios e similares

4000 SOFTWARE, REVISTAS, LIVROS, CD, DVD, TREINAMENTO

4110 Softwares

4120 Revistas

4130 Livros

4200 Treinamento (Cursos, Palestras, Seminários, Congressos)



7000 COMUNICAÇÃO SOCIAL

7110 WebSite (Registro)

7120 WebSite (Construção)

7130 WebSite (hospedagem e suporte)

7210 Telefone Fixo

7220 Telefone Celular

7900 Outras despesas

7910 Aquisições para biblioteca (livros, CD, DVD)

7990 Outras despesas

8000 SALARIOS E REMUNERAÇÃO DOS SÓCIOS

8101 Salário Empregados

8500 Pró-Labore - Sócio 1



8910 Restituição de Empréstimo Pessoal

CÓDIGOS PARA CONTAS PESSOAIS DOS SÓCIOS

9000 CONTAS DE FAMÍLIA

9100 Aquisições

9110 Aquisição

9200 Manutenção

9210 Jardinagem

9212 Piscina

9220 Pedreiro / encanador / eletricista

9230 Suporte de Informática

9300 Alimentação e Vestuário

9310 Supermercado

9320 Restaurante

9350 Roupas e Calçados

9350 Diarista

9410 Água

9420 Energia Elétrica

9430 Telefone Fixo

9435 Telefone Celular

9440 TV por assinatura

9450 Combustível

9500 Despesas com Educação

9510 Matrículas e Mensalidades

9520 Livros e Apostilas

9530 Materiais didáticos

9910 Outras Despesas da Família



BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA: TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO CHIAVENATO, Idalberto. História da Administração: entendendo a administração e sua poderosa influência no mundo

moderno. São Paulo: Saraiva, 2009. 230p.

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gestÃo e marketing de escritÓrios de arquitetura …eniopadilha.com.br/documentos/goiania.pdf ·...

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