gestão de tempo

Aprenda Tácticas Infalíveis Para Uma Melhor Gestão De Tempo © http:// http://virtualmarketingpro.com/Products/show_shop/Alef

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Aprenda Tácticas infalíveis Para Uma Melhor

Gestão de Tempo

Alef Coelho

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Aprenda Tácticas infalíveis para uma Melhor

Gestão de Tempo

Termos e Condições

Aviso Legal

O escritor esforçou-se para ser o tão exacto e completo quanto possível na criação

deste relatório, em todo o caso ele não garante em qualquer altura o conteúdo

descrito devido às mudanças rápidas que existem na internet.

Apesar de se ter feito todas as tentativas de se verificar toda a informação nesta

publicação, o editor não assume qualquer responsabilidade por erros, omissões ou

interpretações erradas deste livro. Qualquer referencia a pessoas específicas,

organizações não são intencionais.

Nos livros de conselhos práticos, tal como na vida, não existem garantias para um

rendimento. Os leitores são avisados de fazer o seu próprio julgamento sobre as

suas circunstâncias e agir de acordo com isso.

Este livro não tem a intenção de ser usado como conselheiro legal, de negócios ou

financeiro. Todos os leitores são aconselhados a procurar serviços de profissionais

competentes nos campos legais, de negócios e finanças.

Aconselho-o a imprimir este livro para ser mais fácil de ler.



Prefácio

Introdução 4

Capítulo 1: Gestão de Tempo e a sua Vida 7

Capítulo 2: O Que é o Mais Importante? 15

Capítulo 3: Consumidores de Tempo 20

Capítulo 4: Gestão de Tempo no Ambiente de Trabalho

26

Capítulo 5: A Arte de Delegar 31

Capítulo 6: Metas e Gestão de Tempo 33

Capítulo 7: Planejamento e Gestão de Tempo

41

Capítulo 8: Organização e Gestão de Tempo

50

Capítulo 9: Os Benefícios da Ergonomia 57

Resumindo 61



Introdução

Tempus Fugit, ou O Tempo Voa dito em Latim, é um ditado ainda muito

relevante. Na verdade, ele é muito evidente em nossas vidas. Por vezes sentimos a

urgência das coisas, as rápidas mudanças em nossa volta e a rápida mobilidade das

pessoas e do trabalho. Imagine você todas as manhãs, ainda sonolento e cansado

devido às menos de cinco horas de sono. Você está prestes a começar seu dia cheio

de tarefas enormes: existem contas para serem pagas, relatórios para serem

enviados até meio-dia, ligações a serem feitas, uma longa lista de compras para o

final de semana, um churrasco, reuniões sem fim após as 6 horas da tarde, afazeres,

afazeres, afazeres… e ainda mais afazeres. Você é uma máquina que trabalha

demais e que está cansada, e sente esse peso em seus ombros. Seu maior inimigo

não é o seu patrão, nem a professora de matemática dos seus filhos; mas o TEMPO

e a falta dele para terminar todas suas tarefas e atividades.

Do mesmo modo, a rápida passagem do tempo é muito sentida em

sociedades altamente urbanizadas e industrializadas. Aparelhos e ferramentas

modernas, como celulares, micro-ondas, computadores e assistentes pessoais

digitais (PDAs) facilitaram nossas vidas e nos deram a vantagem necessária para

diminuir o tempo que demoramos para desempenhar certas tarefas. A

conectividade das pessoas através de tecnologia móvel, bem como o vasto e

eficiente sistema de transportes em países industrializados e em desenvolvimento,

leva a uma comunicação mais rápida e vínculos sociais. Mudanças como essas

enfatizaram a importância da gestão do tempo e a criação de estilos de vida mais

organizados e práticos. O tempo foi por isso medido e controlado através desses

desenvolvimentos, e por isso nós temos que nos adequar às exigências de nosso



tempo. Para visualizar isso, pense em sua vida como uma ampulheta gigante com

grãos de areia dourados, a metade de cima ficando cada vez mais vazia e dentro da

metade de baixo estamos nós, sendo sugados por tantos trabalhos e tarefas.

Podemos dizer que em nossas lutas diárias rumo a nossos objetivos, o tempo e a

falta dele se tornaram os nossos inimigos.

Mas esse não deve ser o caso, pois o tempo também é uma invenção

humana, uma forma de medirmos nossos conhecimentos sobre nosso passado ou

história. A narrativa do tempo, ou a forma como organizamos nossas memórias e

experiências passadas usando os padrões do tempo é muito importante para

conhecermos o desenvolvimento da civilização humana, assim como as sociedades e

culturas.

Mais do que isso, também podemos influenciar as mudanças na relação

tempo e espaço. Podemos gerir essas mudanças e nos preparar para as tarefas

dentro do tempo que temos à nossa disposição. A Gestão de Tempo é uma

competência importante, especialmente na organização de estruturas sociais

complexas. Em termos práticos, devemos reconhecer a importância de cada

momento e de que forma cada percepção diária de segundo, minuto, hora, etc.

afeta nossa sobrevivência e interação com os outros em nosso ambiente

rapidamente mutável. Podemos aprender coisas novas através da importância de

pequenas mudanças que, por sua vez, poderiam acarretar fenômenos maiores.

Deveríamos saber que um único segundo numa alteração química é muito

importante, quaisquer que sejam os resultados de um experimento científico. De

forma mais prática, uma decisão feita em alguns segundos ou dias pode mudar o

destino de uma pessoa, ou até de uma nação. A Celebração do Milênio no início do

ano 2000 foi um grande acontecimento e inspirou milhões de pessoas quanto ao

que esperar e refletir aquando dos dois mil anos de conquistas, derrotas e batalhas



humanas. Essa celebração marcou algumas das conquistas e até preocupações mais

importantes, quando o tempo estava prestes a dar um salto histórico. O bug do

milênio deixou alguns de nós ansiosos. Assustou as pessoas com cenários

apocalípticos de loucura tecnológica com os dois zeros do ano 2000 entrando em

nossas mentes, resultando em tecnologia computacional ultrapassada.

Estamos agora nos movendo rumo ao futuro, lugar e época em que o tempo é

um fator que pode influenciar nosso sucesso ou fracasso. Em relação a isso,

poderemos contemplar alguns conceitos e ideias sobre o tempo.



Capítulo 1 Gestão do Tempo e a Sua Vida

Não só inventamos o tempo e suas diversas medidas (segundos / milissegundos,

dias, séculos, milênios); mas também somos capazes de dar significado ao uso do

tempo, em termos de quando uma experiência teve lugar ou quando uma tarefa foi

concluída.

A altamente organizada estrutura da sociedade humana nos dá a habilidade

de limitar nossos espaços físicos e mentais. Nosso ambiente é formado por objetos

e coisas que inventamos, e estão associadas a essas coisas rótulos e conceitos que

definem suas existências. Por exemplo, os medicamentos têm datas de validade, o

que define o período de tempo em que os podemos usar dentro de seus períodos

de atuação. Nós temos aniversários, datas de casamentos, comemorações e outras

datas especiais reconhecidas como eventos importantes, uma vez que eles

assinalam alterações ou desenvolvimentos notáveis em nossas vidas.

Nós também criamos os períodos de trabalho durante os quais a eficiência

humana e as condições ambientais supostamente mantêm o equilíbrio. Pense na

importância do descanso e do sono e o ritmo / ciclo que é seguido na criação de

nossas agendas de trabalho, tempos livres e de aprendizagem. Para além disso,

somos capazes de medir e definir as coisas de acordo com seus espaços próprios

dentro daquilo que medimos como tempo.

Contudo, as coisas nem sempre são perfeitas, ou podemos dizer que o tempo

pode não ser perfeito o tempo todo. Existem obstáculos que nos fazem cair ao

longo do nosso caminho rumo ao sucesso. Um desses obstáculos é a falta de tempo

para chegarmos até nossos objetivos. O uso indevido do tempo, a má utilização de

recursos ou a realização de tarefas desnecessárias dentro de um dado período pode



causar esses atrasos ou perdas de tempo. Grande parte das pessoas também

comete erros porque não consegue perceber de forma precisa o tempo necessário

para desempenhar uma tarefa, ou porque não consegue prever certas situações e

atrasos. Nesses casos, devemos pensar nas melhores formas de usarmos nosso

tempo. Devemos ter em conta os limites do tempo quando definimos nossas tarefas

e metas.

A Gestão de Tempo é um aspecto humano organizacional ao qual devemos

prestar muitíssima atenção. Essa forma de gestão (tanto como parte de um

melhoramento pessoal como dentro do nível de trabalho profissional) é o processo

de perceber as mudanças e desenvolvimentos medidos e de monitorar de perto a

forma como usamos nossas competências e capacidades de trabalho dentro de um

período limitado. Ao analisarmos nossos “estilos de trabalho”, juntamente com o

desenvolvimento de outros processos (trabalhos de máquinas, transportes,

comunicação), podemos construir fundações sólidas sobre as quais poderemos

assentar nosso desenvolvimento como pessoas.

Parte deste desenvolvimento é nossa capacidade de fazer planos e de rever /

melhorar nossas condições de trabalho. A fluidez do tempo – sua limitação ou

excesso – deve ser considerada na elaboração de planos, em sua organização e

quando se pretende destacar a eficácia de cada pessoa para criar um ritmo de

trabalho suave.

No entanto, a Gestão do Tempo também é parte de uma experiência de

aprendizado individual no que se refere a lidar com outras pessoas e com as

mudanças do ambiente. Em termos práticos, o tempo é constante: 60 segundos por

minuto, 60 minutos por hora, 24 horas por dia, 7 dias por semana (24/7). Contudo, o

uso do tempo varia para cada pessoa. Algumas podem dar ao tempo a capacidade

de controlar suas vidas, e outras podem se considerar escravas do tempo. Algumas



podem não ter tempo algum para relaxar e criar um estilo de vida sem stress. Mas a

questão principal é não fazer do tempo seu inimigo. Devemos ter tempo para

pensar nas coisas de forma clara, planejar formas de minimizar o desperdício de

tempo, de energia e de recursos valiosos.

Uma gestão de tempo eficaz envolve paciência e pensamento prático. O

tempo e as mudanças naturais no ambiente podem ser alterados mas no fim

devemos seguir a ordem natural das coisas. Lembre-se que “a pressa é inimiga da

perfeição”. No entanto, você também deve pensar no ditado “Não deixe para

amanhã o que você pode fazer hoje”. Por outro lado, podemos usar ferramentas e

ideias que podem melhorar nossa eficácia no uso do tempo. Existem coisas, como a

energia vinda de combustíveis fosseis, que não são renováveis; e existem momentos

que são insubstituíveis. Na verdade, podemos dizer que uma coisa feita ou uma

experiência passada não pode ser recriada.

No entanto, podemos esperar essas mudanças e nos preparar para situações

melhores ou piores. Não conseguimos controlar o tempo mas podemos fazer

mudanças com base em um momento específico. Aprender ou estudar algo para

atingir um nível de excelência é um bom exemplo de como podemos minimizar

erros ou nos desenvolver no tempo sempre em mutação. Durante este período de

aprendizagem, devemos maximizar os recursos disponíveis (incluindo o tempo) para

desenvolver por completo uma capacidade, ou para adquirir conhecimento de

forma a que, quando necessitarmos de tal capacidade, não percamos horas apenas

tentando nos adaptar para resolver esse problema.

Quem for capaz de se preparar para um determinado número de

possibilidades quando entra em uma situação, pode ter mais tempo para pensar nos

movimentos e na decisão a ser tomada de modo a minimizar as possibilidades de



erro. Eis os pré-requisitos necessários para ajudar você a administrar seu tempo de

forma eficaz.

1. Pense em metas e objetivos como conquistas necessárias. Ao conquistar

seus objetivos desejados, você deve começar com uma atitude

positiva. Você deve se sentir entusiasmado com os desafios e tarefas

que tem pela frente para começar com a motivação certa. Contudo,

você também deve visualizar o caminho em direção a seus objetivos

de forma concreta. Essas conquistas ou objetivos podem ser atingidos

se você for realista e conhecer seu caminho. Pense no sucesso mas

você também deve reconhecer que esses caminhos devem ser

atravessados em dado momento. Deste modo, você não estará

somente olhando para a possibilidade de sucesso mas também estará

dando a você mesmo a motivação certa e o tempo necessário para se

preparar para um novo começo e conseguir atingir seus objetivos o

mais cedo possível.

2. Pense num prazo para cumprir seus objetivos e tarefas. Você tem que

cumprir uma tarefa dentro de um prazo fixo. Conforme você começa

a planejar suas estratégias, também deve reconhecer seus prazos

para as realizar. Prazos são períodos que você se dá para terminar

uma tarefa. Eles são apenas estimativas ou aproximações, uma vez

que você não é o único fator que irá contribuir para a conclusão da

tarefa. Esteja ciente dos processos em seu ambiente; por exemplo, se

você for escrever um livro ou artigo, pense no tempo que você

reservou para esta atividade. Contudo, como você também estará



fazendo outras coisas, você não pode dedicar todo seu tempo a fazer

esta tarefa. Por fim, pense no ritmo das coisas ou no movimento do

tempo em sua vida diária conforme você vá andando em frente e

atingindo seus objetivos. Pense em outras atividades que você faz e

que poderão afetar o fator do tempo na conclusão de certas tarefas.

Você pode estar gastando muito tempo numa atividade inútil (como

muitas festas noturnas ou um dia inteiro na frente do seu

computador jogando online) que consumirá seu tempo disponível

para realizar seu plano de auto realização e sucesso.

3. Seja realista e espere mudanças. A Gestão de Tempo envolve flexibilidade e

mente aberta. Não espere terminar uma tarefa no prazo que pensou

inicialmente a menos que tudo esteja organizado de forma perfeita.

Você deve preservar algum tempo livre em seu prazo para as

circunstâncias imprevistas ou inesperadas. Lembre-se que fatores

contraditórios promovem o desenvolvimento, portanto não se

aborreça com essas mudanças, tudo está passando por um processo

de síntese. Por exemplo, você já detalhou seu plano de negócios e

teve em conta um monte de considerações, incluindo o período no

qual você espera que seu negócio te dê satisfação financeira e

pessoal. Porém, durante a execução ou aplicação teórica, existem

outros fatores ou mudanças que você não incluiu em seu estudo.

Neste caso, você não deve desperdiçar seu tempo se queixando

sobre coisas ou pessoas rodeando seu caminho. Em vez de se tornar

imobilizado ou paralisado com a situação, colabore e seja flexível ao

aceitar tais mudanças. Nivele o campo de atuação com estratégias



baseadas na situação e conhecimento que você irá adquirir de sua

experiência ao realizar a tarefa. Maximize seu tempo, analisando

seus erros e superando situações que irão sustentar quaisquer

esforços que você tenha feito para travessar situações e desafios.

4. Conheça seu estilo de trabalho. Você também é um relógio. Você trabalha

com seus hábitos, seus ciclos e ritmos biológicos. Você dorme, come,

faz exercício, lê um livro ou cozinha, quer seja eficiente ou tenha um

estilo de vida desleixado. Claro que você não quer ser pego como um

caracol e ser esmagado pela pressão devido ao tempo limitado,

então é melhor que você se dê algum tempo para pensar sobre você

mesmo. Aprenda o quão rápido você pode trabalhar em algo. E se

não for tão bom como os outros, tente fazer alguns melhoramentos.

Isso pode ser difícil uma vez que hábitos e estilos de vida se tornaram

marcadores pessoais que dão a você uma ideia de suas rotinas ou

tarefas diárias. Fazer três refeições por dia irá te relembrar de outras

coisas que você deve fazer depois de comer como escovar os dentes,

ou ir ao banheiro ou tirar um cochilo de 15 minutos. Seus hábitos de

sono e eficiência no trabalho são baseados naquilo que você

aprendeu enquanto individuo – você pode ficar acordado até tarde

ou dormir cedo, conforme o que te ensinaram ou o que sua família

fez desde que você era criança. Finalmente, se examine e saiba o

quão rápido você pode trabalhar nas coisas, como digitar ou codificar

palavras em um computador, preencher dados de escritório, escrever

um trabalho acadêmico ou até mesmo ler um livro. Você não precisa



saber o tempo exato mas pelo menos terá uma medida aproximada

de quanto tempo você precisa para concluir uma tarefa.

5. Conheça seu ambiente de trabalho. Sua casa possui um tempo próprio, seu

escritório possui horários e seu bairro possui atividades a oferecer.

Você esta rodeado desses horários. Seria melhor se você tivesse

consciência do fluxo de tempo que te rodeia. As tarefas diárias em

sua casa são definitivamente fatores primordiais na determinação de

seu tempo pessoal. Mais ainda, as horas em que você trabalha são

definidas pela natureza de seu trabalho e ambiente de trabalho. As

atividades feitas pelas pessoas ao seu redor podem afetar suas

estratégias e esforços diários. Finalmente, você não está sozinho em

seu ambiente de trabalho e outras pessoas também estão cientes de

seus prazos e horários. Tudo isso afeta seus prazos e você deve estar

sincronizado com essas coisas para administrar seu tempo limitado

sem aborrecimentos.

6. Faça planos. Planejar, como qualquer outra preparação, é uma forma de

garantir tempo livre para corrigir alguma coisa. Erros normalmente

acontecem devido a fatores inesperados e imprevistos como

estimativas erradas de recursos ou a entrada de novas variáveis na

resolução de um problema. Contudo, com o panejamento e

preparação próprios essas circunstâncias imprevistas podem se

tornar previstas e minimizadas também. De forma semelhante, você

pode concluir uma tarefa em um determinado período de tempo.



Ao considerar os fatores acima mencionados, você não está apenas fazendo uma

pausa para refletir sobre como o tempo flui em sua vida. Você esta reconhecendo o

fator que afeta o tempo e sua fluidez. Você não será afogado por esse fluxo

aparentemente incontrolável, mas poderá agora nadar com as ondas que o tempo

traz.



Capítulo 2 O Que É Mais Importante?

Vamos falar a verdade. 24 horas por dia não é tempo suficiente para muitas

pessoas fazerem tudo que consta em suas agendas. Portanto é imperativo que as

pessoas façam suas atividades seguindo uma ordem de prioridades.

A arte de priorizar cobre 4 grandes grupos de tarefas:

1. Importante e Urgente

2. Não Importante mas Urgente

3. Não Urgente mas Importante

4. Não Importante e Não Urgente

Importante e Urgente

Essas são as tarefas que devem ser feitas de imediato, caso contrário podem

surgir consequências. Um exemplo podem ser as contas que vencem hoje. Se você

não pagar suas contas a tempo, te cobrarão taxas adicionais ou os serviços

fornecidos podem ser cortados. Atividades que pertençam a esta categoria precisam

ser feitas sem atrasos. Você deve dar a elas prioridade máxima.

As boas notícias é que algumas das tarefas incluídas nessa categoria são

simples o suficiente e podem ser delegadas a outra pessoa, como comprar itens de

supermercado para a festa de hoje. Terceirizar pode ser uma decisão inteligente

quando se trata de fazer trabalhos manuais. Se você pode dispensar algum dinheiro



em troca de seu tempo (quando você pode fazer muitas mais coisas produtivas),

então faça. Os ricos tratam seu tempo com mais importância do que o seu dinheiro.

Não Importante mas Urgente

A importância de uma atividade dentro desta categoria depende da pessoa.

Por exemplo, uma promoção de 3 dias pode não ser importante para alguns

indivíduos porque os itens em promoção são coisas que eles não precisam no

momento (Eles podem tirar proveito da promoção mesmo quando acham que ela

não é importante, simplesmente porque acham que esta é uma ocasião rara e isso

pode nunca acontecer de novo). Enquanto alguém que sempre quis comprar um

livro do Harry Potter mas nunca teve dinheiro para isso, pode considerar uma

promoção de livros algo importante e urgente.

Algo que você pode fazer para determinar a importância de um evento é

analisar os efeitos negativos que podem advir como resultado de não o fazer. Se

você considerar as consequências de não realizar essa tarefa como sendo

demasiado imateriais, então não a faça.

Não Urgente mas Importante

Você pode com frequência adiar tarefas dentro desta categoria, mas estas são

as que requerem mais atenção da sua parte. Elas envolvem planejamento,

organização e implementação de seus objetivos.

O verdadeiro perigo em adiar estas tarefas recai sobre a possibilidade de você

se envolver em mais tarefas sem importância mas que para você podem parecer ser



mais urgentes. Isso consumirá muito mais tempo da sua parte. Por exemplo, em vez

de planejar como aumentar suas vendas ou minimizar suas despesas, você tende a

dedicar a maior parte de seu tempo a entreter os clientes (o que, a propósito, pode

ser feito por outras pessoas). Ou pior, você pode procrastinar (mais sobre isso num

capítulo posterior) até se aperceber que não tem feito nada desta categoria por um

longo período.

Dê a essas tarefas alta prioridade. Você pode não perceber de imediato as

vantagens de as realizar, mas os benefícios a longo prazo farão valer os esforços que

você fará.

Não Importante mas Urgente

Você pode achar que as atividades desta categoria não valem a pena o tempo

que requerem e por isso você não irá perder muito tempo com elas. Pense melhor.

Você se surpreenderia ao saber que as pessoas perdem grande parte do seu tempo

fazendo coisas que não têm importância nem urgência, como assistir televisão e

filmes, jogar videogames, jogar conversa fora por horas no celular, comprar roupas

novas, etc.

Claro, é essencial que as pessoas relaxem e descansem de vez em quando.

“Trabalhar sem diversão torna Joãozinho um bobão”, como se diz. Mas você deve

ser rígido ao impor limites para essas atividades; isto é, se você realmente quer

conquistar muitas coisas em sua vida.



Trate as atividades desta categoria com a mais baixa prioridade. Se você

realmente quer ter sucesso, limite seu tempo ao fazer estas atividades ou não as

faça. Se concentre naquelas que te trarão resultados sólidos.

Tática das Prioridades Numeradas

Eis uma das técnicas mais ponderosas que você pode usar para administrar

seu tempo de forma eficaz – a Tática das Prioridades Numeradas. Compre um

caderno bem pequeno que caiba em seu bolso. Você deve levá-lo para qualquer

lugar que vá. Na página da frente do caderno, escreva: Importante e Urgente. Na

página de trás, escreva o título: Importante mas Não Urgente.

Se uma ideia ou evento que você encontre for Urgente mas Não Importante,

então esqueça. Você quer usar seu tempo da forma correta, certo? Se você achar

que a atividade é importante de alguma forma, considere colocá-la sob a categoria

Importante e Urgente. Ignore as tarefas Não Importantes e Não Urgentes.

Sempre que algo surja durante seu trabalho diário ou em sua mente, coloque

essa coisa na página apropriada de seu pequeno caderno. Digamos que seu

chefe te disse para submeter um relatório até amanhã. Escreva isso em seu caderno

em Importante e Urgente. Depois seu amigo te disse que tem uma promoção de 2

dias na loja de móveis ao fundo da rua. Você pode escrever isso em Importante e

Urgente se você quiser ter aquele móvel com o qual você esteve sonhando por

meses. Mas se você acha que sua casa não precisa dele, então não escreva nada.

Enquanto você caminhava pela rua, teve uma grande ideia para seu negócio em

part-time. Você pode colocá-la em Importante mas Não Urgente.



Conforme o dia se desenrola, escreva cada ideia, pensamento ou evento que

surja em sua mente. À medida que a lista for crescendo em cada categoria, analise

cada uma delas cuidadosamente e comece a numerar cada uma por ordem de

prioridade – com 1 representando a prioridade máxima. Comece a trabalhar com

Número 1, e nunca vá para Número 2 até você ter terminado o Número 1 de cada

categoria. Se aparecerem distrações, você pode resolvê-las primeiro mas volte

sempre à sua lista numerada quando tiver terminado.

Porque as prioridades podem mudar, você pode sempre alterar ou trocar as

posições dos itens na lista. Você também pode transferir um item de Importante e

Urgente para Importante mas Não Urgente e vice-versa. Quando fizer alguma

mudança, certifique-se que seu caderno fica limpo. Transfira suas anotações para

uma nova página quando vir que a página esta ficando suja. Comece uma página

nova todos os dias.

Este método pode permitir que você conquiste mais em uma semana do que

a maior parte das pessoas consegue em um mês. O importante a fazer é comprar

esse pequeno caderno e começar a fazer essa super tática agora mesmo! O tempo

está se esgotando.



Capítulo 3 Consumidores de Tempo

Eles estão por aí. Quase todo o mundo (se não todo o mundo) é culpado por

desistir ou se tornar uma vitima desses consumidores de tempo de uma forma ou

de outra. De fato, grande parte desses consumidores de tempo se tornaram partes

normais das rotinas diárias das pessoas.

TV e Rádio

Quem consegue resistir a assistir seus programas preferidos na TV? Se você

realmente quer poupar tempo, desligue-se da telinha. Eu sei que é muito difícil

controlar os anseios; mas se você começar a assistir TV, ficará viciado. O que era

inicialmente a escolha de assistir 1 hora de televisão, se transforma em um vício de

4 horas. Seja rígido ao limitar seu tempo de assistir televisão. Melhor ainda, não

assista de forma alguma!

O mesmo se aplica à rádio. Se você for escutá-la, escolha música clássica. Isso

estimula o cérebro e é um uso mais produtivo de seu tempo.

Celular

O celular pode realmente poupar seu tempo se você souber como usá-lo

apropriadamente. Em vez de enviar um e-mail, fazer uma ligação para alguém pode

permitir que você consiga as respostas de forma imediata. “Falar” é sem dúvida



mais rápido do que “escrever”. Claro que existem exceções, em que o email ou

outros métodos são melhores, como quando é necessário obter uma lista

detalhada.

Você pode evitar que as ligações de celular roubem seu tempo, dizendo a

quem ligou que você tem alguns assuntos importantes para resolver, e que você

fará os possíveis para retornar a ligação mais tarde.

Você sabe por que outro motivo os celulares roubam tanto do nosso tempo?

Eles requerem o uso de sua mão, o que dificulta a realização de outras tarefas

quando você está falando. Invista em fones de ouvido se puder. Isso irá libertar

ambas as suas mãos para que você possa fazer outras coisas enquanto estiver

conversando.

Esperando na Fila

Nada pode testar mais sua paciência do que esperar pela sua vez em longas

filas. Tanto quanto possível, evite frequentar locais lotados. Se você não conseguir

evitar isso, escolha um horário no qual você espere encontrar menos pessoas. Por

exemplo, faça seu supermercado durante a semana. Não compre nos fins-de-

semana e dias de pagamento. Se você conseguir evitar os preços mais altos de

produtos que podem ser comprados pelo celular, internet ou serviços terceirizados,

o tempo-extra que você estará poupando vale muito mais do que o dinheiro extra

que você estará gastando. Se você realmente não tiver escolha a não ser esperar na

fila, então não perca se tempo se queixando da situação. Faça algo produtivo como



ler um livro, escutar cassetes educacionais, ou escrever seus planos futuros em seu

pequeno caderno.

O Terror do Trânsito

Este é outro momento de aterrorizar, especialmente quando você já está

atrasado. Evite a hora de ponta a todo custo. Antecipe quando um engarrafamento

possa estar acontecendo durante o dia para que possa ajustar seu tempo de

transporte. Se seu destino não for longe demais, uma caminhada pode ser uma

grande ideia para escapar do trânsito, poupar combustível ou dinheiro e seguir um

estilo de vida saudável.

Coisas Demais

A vida está se tornando mais e mais complexa a cada dia. Somos

apresentados a uma variedade de escolhas num produto em particular a ser

comprado. Estamos sendo inundados com toneladas de papéis. Temos tarefas

demais para serem feitas num dia só.

Para resolver este dilema, tente fazer tudo na vida o mais simples possível.

Não apresente demasiadas escolhas. As pessoas ficarão confusas se você lhes

vender produtos com muitas combinações, variedades ou opções. Muito tempo

será consumido para decidir qual opção é a melhor.

Tente minimizar a quantidade de papéis que deve manter. Se você consegue

pagar um programador ou solução de e-commerce que minimize o uso de papéis,

então é uma decisão racional adquiri-los.



Faça uma pausa de cada vez que for fazer uma atividade. Pergunte sempre a

você mesmo “O que eu posso fazer juntamente com essa tarefa para poupar tempo

no futuro?” Por exemplo, você irá comprar um cartão de aniversário para seu

amigo. Ao fazer essa questão, você pode decidir comprar mais cartões de

aniversário em vez de apenas um, para dar aos próximos aniversariantes naquele

ano; assim, você não terá que ir à loja cada vez que houver um aniversário.

E-mails

Os e-mails ajudaram a poupar muito tempo e dinheiro para muitas pessoas.

Em vez do antiquado correio pessoal, cada vez mais pessoas usam o e-mail para

transmitir suas mensagens de forma mais rápida, barata e conveniente.

Contudo, existem algumas desvantagens no uso de e-mails como meios de

comunicação. Muitas pessoas checam seus e-mails múltiplas vezes ao longo do dia,

comprometendo sua produtividade. Elas se tornaram viciadas em e-mails de tal

forma que elas perdem horas lendo e respondendo, mesmo para correio

indesejado! E falando em correio indesejado, escolher seus e-mails e separá-los do

lixo pode ser uma atividade muito demorada.

Abaixo estão algumas dicas ótimas para fazer os e-mails funcionarem para

você em sua busca por administrar o tempo de forma eficaz.

1. Verifique seus e-mails no máximo duas vezes ao dia. Se você quer terminar

muitas tarefas, limite seu tempo de leitura de e-mails. Horários adequados

seriam de manhã cedo (para tratar de assuntos urgentes) e alguns minutos



antes de você terminar seu trabalho (para se atualizar com as

preocupações de última hora).

2. Crie templates ou uma página de “Questões Frequentemente

Perguntadas”. As mesmas questões podem ser feitas inúmeras vezes por

diferentes pessoas – dúvidas sobre como usar um certo produto, como

baixar uma fonte, como se juntar a seu programa de afiliados, e por aí em

diante. É óbvio que dar as mesmas respostas vezes sem conta consome

muito do seu tempo. É aconselhável que você crie templates de respostas

de forma a que possa simplesmente copiar e colar sempre que as mesmas

questões forem feitas. Uma ideia melhor é criar uma página de “Questões

Frequentemente Perguntadas” para que possa simplesmente redirecionar

as pessoas para essas páginas quando elas tiverem dúvidas. A única altura

em que elas irão te enviar um e-mail novamente será quando suas dúvidas

não tiverem sido devidamente esclarecidas.

3. Responda rapidamente. Responda a seus e-mails de forma clara e

objetiva. Nunca responda a spams ou correio indesejado.

4. Pegue o celular. Muitos minutos gastos respondendo a e-mails podem ser

encurtados de forma tremenda simplesmente ligando para a pessoa. Você



terá respostas mais rápidas e acabará por poupar muito tempo. E claro, o

toque pessoal não tem preço.

5. Acabe com o spam. Mensagens de spam são predominnates hoje em dia.

Não apenas elas podem fazer com que você perca muito tempo, mas

podem ser muito irritantes também. Para prevenir o spam, não espalhe

seu endereço de e-mail por aí. Seria aconselhável ter um endereço de e-

mail privado que apenas algumas pessoas de confiança conheçam. Se

puder, torne seu endereço de e-mail mais complexo. Por exemplo, use

[email protected] em vez de [email protected]. Se

estiver inserindo seu endereço de e-mail em sites e mensagens, pode

substituir @ por “AT.” Por exemplo, escreva mark_jonesAtyahoo.com, em

vez de [email protected].

6. Divulgue seu e-mail. Por vezes, seu e-mail pode ser visto erroneamente

como spam, e isso consumiria seu tempo na construção dessa mensagem.

Para evitar que isso aconteça, seja cuidadoso na escolha de palavras. Evite

palavras ou frases que ativem os filtros de spam. Algumas palavras a

evitar: Grátis, dinheiro, sexo, fantástico(a), limitado(a), oferta limitada,

nu(a), oportunidade, dívida, empréstimo, loteria, aposentar, urgente

Outros Consumidores



Existem certamente muitos outros consumidores de tempo, dependendo das

circunstâncias do individuo. Exemplos incluem esperar por sua esposa no shopping,

cometer erros ao preencher formulários de candidatura, e outras coisas do tipo. Use

sua mente para pensar em possíveis soluções. Se você não consegue evitar estar

envolvido em tais situações, então pelo menos torne esses momentos produtivos

lendo livros, escutando cassetes educativas, etc.



Capítulo 4

Gestão de Tempo no Trabalho

É um triste fato que muitos funcionários tendem a trabalhar mais do que 8 horas por

dia. O vício de trabalhar continuamente mesmo após as 5 da tarde se tornou uma situação

recorrente no mundo agitado de hoje.

Para os viciados em trabalho, trabalhar fora de horas se tornou um estilo de vida.

Muitos funcionários admitem se sentirem obrigados a trabalhar o máximo possível ou a

terminar suas tarefas no mesmo dia em que elas lhes são apresentadas. Em meu trabalho

anterior, alguns dos funcionários trabalhavam após a meia-noite no escritório apenas para

que tudo ficasse feito. Isto é um absurdo. Existem formas muito melhores de exceder as

expectativas do patrão que não sacrificando sua saúde e vida pessoal. Neste capítulo, você

irá aprender algumas táticas fantásticas que irão te permitir chegar cedo em casa e

conquistar uma vida equilibrada.

Trabalhe com Qualidade

Alguns trabalhadores podem ter uma atitude despreocupada por pensarem que o que

eles não terminaram dentro das horas normais de trabalho, podem concluir mais tarde. Por

isso eles tendem a trabalhar mais devagar, e fazem outras coisas durante o horário em que

estão no escritório como conversar com seus colegas sobre as últimas fofocas, navegar na

internet por motivos pessoais, e ler e-mails engraçados enviados por seus amigos.



Esses não são atos aceitáveis por parte de um trabalhador responsável. Não apenas o

trabalhador irá perder menos tempo descansando por ficar até mais tarde no escritório, mas

a empresa teria que fazer mais pagamentos extra por um trabalho que pode ser feito dentro

do horário normal.

Se você quer manter uma vida equilibrada, saia do seu escritório cedo. Você pode

achar que este não é um passo lógico a ser tomado, especialmente quando você é

bombardeado com pilhas de tarefas e relatórios para serem entregues em pouco tempo.

Mas assim que você se acostumar a isso, você se tornará mais focado em seu trabalho e

perderá menos tempo fazendo coisas improdutivas.

A palavra mágica aqui é foco. Diga a você mesmo que sairá mais cedo a todo o custo.

Ao fazer isso, você estará estabelecendo um prazo específico consigo mesmo. Quando você

se decide a ir embora mais cedo com toda sua determinação, seu subconsciente irá te ajudar

a conseguir este fato.

Um conselho: comece aos poucos. Se você está habituado a trabalhar 15 horas por dia,

você pode começar por diminuir para 12 horas, depois para 10 horas, e finalmente para 8

horas. Você também pode decidir em que dias da semana você sairá do trabalho mais cedo.

Por exemplo, esta semana você irá sair mais cedo na quarta-feira. Na semana seguinte, será

na Quarta e na Quinta. E depois na semana seguinte, será na Segunda, Quarta e Quinta. Siga

diminuindo o número de horas de trabalho numa semana em particular até você atingir uma

rotina diária de 8 horas.

Mas por favor: Não saia do escritório mais cedo se sentindo culpado e improdutivo.

Pense. Ao atingir o equilíbrio e descansando o suficiente, você acabará se tornando mais

eficiente do que se trabalhasse horas incontáveis no dia anterior. Você fará melhor uso do



seu tempo se planejar a forma como lidará com o trabalho que terá para fazer no dia

seguinte.

No começo de cada dia, pergunte-se sempre “O que devo fazer para me sentir

satisfeito quando for para casa no final do dia?” Outra ótima forma de conseguir mais é

durante o meio do dia olhar para as tarefas que você já concluiu, e depois se perguntar “Que

outras coisas eu preciso fazer?” Você ganhará mais entusiasmo para conquistar o que precisa

ser feito.

Seja Eficiente e Produtivo

Certos fatores podem afetar negativamente o desempenho do trabalhador, e o efeito

pode ser desastroso tanto para o trabalhador como para a empresa. Abaixo estão listadas

algumas das coisas que você precisa ter em atenção se quiser se tornar eficiente em seu

trabalho:

1. Não aceite mais do que você pode tolerar. Por vezes, as pessoas querem tanto

agradar a seus patrões que elas estão disponíveis a acumular mais trabalho em suas

agendas já lotadas com a esperança de serem reconhecidas e promovidas. O que

elas não sabem é que acabam sendo mais ineficientes, frustradas e estressadas por

causa dos prazos apertados. Se você achar que não dá para acumular mais uma

função ou um novo projeto, então seja honesto e diga isso ao seu patrão. Com uma

boa justificação, seu superior irá entender sua situação e ficará satisfeito em atribuir

essa tarefa a outra pessoa com menos trabalho em seus ombros.



2. Organize bem seus arquivos e utensílios de escritório. Uma mesa bagunçada pode te

levar à loucura. Tente arrumar coisas semelhantes umas perto das outras para não

perder tempo procurando as coisas que precisa. (A organização será discutida num

capítulo posterior).

3. Mexa. O seu corpo, quero dizer. Já está provado que o exercício reduz o stress e a

ansiedade. Exercícios regulares podem ajudar seu corpo a se manter em forma para

lidar com as mudanças do trabalho. Se puder, alongue seu corpo ou faça pausas

frequentes dentro do seu horário de trabalho para se revitalizar.

4. Durma o suficiente. Não dormir suficiente pode tornar você sonolento e cansado,

influenciando sua capacidade de se concentrar e desempenhar seu trabalho de

forma correta. 7 a 8 horas é o normal para a maior parte das pessoas mas não existe

uma norma. Há quem durma apenas 4 horas e esteja em ótimas condições de

trabalho. Saiba o número mínimo de horas de sono que você deve ter para se tornar

produtivo durante o dia e certifique-se de que dorme esse número de horas todos

os dias. Faça um cochilo de 15 a 30 minutos durante sua pausa se conseguir. Isso te

dará energia para o resto do dia.

5. Use aparelhos ou acessórios que poupem tempo. Compre um carimbo com sua

assinatura e minimize o tempo que tem para assinar documentos. Se puder

escolher, escolha um laptop em vez de um computador de mesa para melhor

acessar seu trabalho quando estiver fora do escritório.



6. Faça refeições leves. Se você se esbaldar numa churrascaria no almoço, há uma

grande chance de você se sentir ocioso durante a tarde. Fique alerta o resto do dia

limitando seu almoço, e comendo um leve snack se ficar com fome a meio da tarde.

7. Delegue. Durante o ritmo normal de trabalho, você quase de certeza encontrará

consumidores de tempo como ligações indesejadas e e-mails, ou longas esperas na

fila para tirar uma xerox de alguns documentos. Se você pudesse delegar essas

tarefas para outras pessoas, ficaria com muito mais tempo para fazer algo

produtivo.



Capítulo 5 A Arte de Delegar

“Nenhum homem é uma ilha.” Pode haver quem discorde deste ditado,

pensando que pode viver feliz sozinho e que não há necessidade de pedir ajuda para

ninguém.

Enquanto algumas pessoas adotam a filosofia “Se quer algo bem feito, faça

você mesmo”, ainda necessitamos da ajuda de outras pessoas, mais cedo ou mais

tarde. E quando se trata de uma gestão de tempo eficaz, delegar ou atribuir tarefas

para outras pessoas é algo fundamental.

Você pode pensar que fazer tudo sozinho te torna um herói. Nada disso, essa

atitude apenas tirará muito de seu tempo livre – tempo que você poderia gastar em

outras coisas que te fariam sentir mais satisfeito ou realizado. Para além disso,

quem gostaria de fazer algo que não lhe traz prazer? Você só vive uma vez, então

aproveite ao máximo.



Que coisas você pode delegar para outras pessoas?

1. Apoio ao cliente 2. Limpar a casa 3. Fazer o supermercado 4. Dar banho em seus animais de estimação 5. Cozinhar 6. Consertar ferramentas e equipamentos quebrados 7. Cortar a grama 8. Fazer os preparativos do casamento 9. Embrulhar os presentes 10.Tratar do buffet 11.Escrita anônima (ghostwriting) 12.Tratar do web design

Muitas pessoas desempregadas aceitariam fazer esses trabalhos para você, se

o preço for justo. Mas como saber se vale realmente a pena contratar alguém em

troca de seu rico dinheirinho?Escreva as coisas que você mais gosta de fazer, como

resultado de não fazer aquilo que você não gosta. Eu acho que você terá uma vida

mais plena se dispensar alguns dólares em troca de algum tempo livre. Afinal, o

dinheiro pode ser sempre substituído, mas o tempo perdido nunca pode ser

reclamado.



Capítulo 6 Metas e Gestão de Tempo

Metas são necessárias para dar a você a motivação certa. Pessoas orientadas para

objetivos administram seu tempo de forma eficaz. Elas sempre pensam no que podem

conquistar se elas conseguirem se focar no que é certo e terminar a tarefa em menos tempo.

Pense na pista oval de um evento de atletismo. Você está lá para participar de uma

competição de corrida. Como atleta, seu sucesso será definido por uma questão de segundos.

Para ganhar, pense na meta e na pista sobre a qual você terá que correr. Você deve enxergar

as linhas que definem a sua pista, sua direção. Você deve estar no fim do caminho em menos

tempo de forma a ganhar.

Você deve estar ciente de seus objetivos e deve conhecer a forma correta de os atingir.

Objetivos são ferramentas motivacionais ou ideias que te darão o entusiasmo para começar a

tarefa com empolgação. Isso dá uma ideia sobre como iniciar uma tarefa e ultrapassar

desafios num prazo que você também irá estabelecer. Os objetivos devem ser concretos ou

específicos, mensuráveis por um prazo qualquer, atingíveis e relevantes. Essas são as marcas

do sucesso que te darão uma ideia de seu futuro e do que você quer. Os objetivos se baseiam

em suas condições e recursos atuais; contudo, você deve aumentar seus recursos ou mudar as

condições dentro de um dado tempo para atingir seus resultados desejados.

Um objetivo é também uma projeção, uma forma de direcionar seus pensamentos em

direção ao que você visualiza em sua ideia de sucesso. É um canal mental; portanto, você deve

estar ciente do poder da mente e do que você acredita que pode fazer com a ajuda do

pensamento positivo. Como fazer isso será o passo seguinte; mas em sua jornada rumo ao



sucesso, seria necessário ajustar as coisas, definir algumas prioridades e planos e manter uma

perspectiva positiva. Eis algumas metas que você pode usar para alcançar seus objetivos em

menos tempo:

1. Objetivos Motivacionais – Esses objetivos ajudam você a atiçar seus movimentos e

te encorajam a ser bom no que você faz. Objetivos motivacionais são cenários

imaginários de momentos nos quais você se vê, como ficar rico ou famoso após

alguns anos de trabalho e esforço. Você também pode pensar em si mesmo com

base em condições sociais como liderar uma nação rumo a um futuro melhor, se

tornar um bom e patriótico cidadão ou qualquer coisa que você queira atingir em

termos de sua posição na vida. Um indivíduo se motiva com base na forma como

define o futuro, ou com base no que ele quer conquistar na vida. Objetivos

motivacionais não são necessariamente as condições específicas que você gostaria

de alcançar num determinado momento. Essas são situações que te dão o

encorajamento para trabalhar arduamente e não perder tempo para atingir o que

você quer. Objetivos motivacionais são o que te define enquanto pessoa, incluindo

sua personalidade e filosofia de vida, bem como sua visão rumo ao futuro. Objetivos

motivacionais irão encorajar você a não desistir e conquistar seus sonhos.

2. Metas Projetadas – Esses objetivos são aqueles que você deseja atingir em menos

tempo ou dentro de um prazo definido. O resultado de seu plano depende do que

você projeta. Você conquistará o que deseja desde que tenha criado as condições

certas para chegar lá. Projetar é uma forma de estimar o resultado de seu plano,



como os lucros estimados um ano após o começo de seu negócio, o resultado

projetado de sua tese ou estudo, ou seus planos após cinco anos de casamento.

Esses são semelhantes aos objetivos motivacionais. Contudo, esses objetivos são o

que você deseja atingir, portanto você pode criar condições para atingi-los. Abaixo

estão enumerados exemplos de objetivos projetados:

Objetivo Perpétuo:

Sou otimista ou pessimista na minha percepção de ideias ou situações? Fico

chateado com coisas ou pessoas que não correspondem às minhas expectativas? Eu

fico amuado ou olho em frente após um fracasso ou situação infeliz?

Objetivo Profissional:

Qual é minha noção de sucesso e como faço para chegar lá?

Objetivo Educacional:

O que quero aprender e porque devo aprender isso? Quais as coisas, informações e

competências que devo adquirir de forma a ter êxito e me tornar um cidadão

produtivo?

Objetivo Familiar:

Qual é meu objetivo de lar e como defino minha família? Estou ciente de minha

linhagem e de meu objetivo para minha família? Como me vejo como parte de

minha família e como extensão dela mesma? Como quero que minha família me

veja?

Objetivo Financeiro:

Quais são minhas expectativas financeiras? Quero me tornar rico? Quero ter um

estilo de vida próspero?Objetivo de Fitness:



O que eu quero ser, em termos físicos? Quais são meus hobbies ou esportes

preferidos? Eu quero participar em competições esportivas, e como me vejo

fazendo isso?

Objetivo Lúdico:

Como quero aproveitar minha vida?

Objetivo de Utilidade Publica:

Como posso tornar este mundo melhor ou a sociedade mais humana?

3. Objetivos Específicos – Eles fazem parte de seus planos e do que você quer

conquistar de forma realista. Objetivos específicos são o que está em sua lista de

“tarefas a fazer” ou anotados em sua agenda ou calendário. Objetivos específicos

devem ser o resultado de seu estudo prático ou plano de negócios.

Seria melhor se você estabelecesse sempre como objetivos o planejamento de suas

atividades ou a projeção de seu futuro. Mas por vezes, os objetivos podem sair frustrados

especialmente quando as falhas começam a aparecer. Você não deve perder tempo com

fatores que te desanimem como frustração, baixa autoestima, confusão e ansiedade. Em

vez disso, você deve focar sua atenção em como aprender e beneficiar com essas falhas.

Os objetivos são definidos para fazer com que você se motive. Os objetivos devem

ser baseados em suas competências e devem ser o reflexo de suas forças e fraquezas.

Esses objetivos devem também ser realistas e baseados em suas preocupações imediatas.



Como Abraham Maslow ensinou em Psicologia, os comportamentos são definidos

pelo que ele considera de “hierarquia de necessidades” ou necessidades piramidais, as

quais estamos predispostos a seguir. Elas são necessidades básicas como alimentação,

abrigo e coisas materiais que são necessárias à sobrevivência. Isto deve ser preenchido de

forma a que possamos chegar ao nível seguinte, que inclui interações sociais e a

necessidade de amor e de pertença a alguém. No topo desta pirâmide está a necessidade

de “auto atualização” ou o preenchimento de um pessoa após conhecer as necessidades

mais básicas em sua vida.

Juntamente com tudo isso vem a avaliação da nossa espiritualidade, a mais alta

definição de sucesso, como felicidade pessoal e formas mais elevadas de gratificação,

juntamente com a criatividade.

Os objetivos também devem ser estabelecidos de acordo com a forma adequada de

se ajustar caso suas expectativas não sejam correspondidas. Se você não for capaz de

atingir o que inicialmente desejou pela primeira vez, tente olhar para seu objetivo e

modificá-lo. Por exemplo, você quer comprar um carro esportivo com suas poupanças pois

você está realmente trabalhando arduamente por essa recompensa. Contudo, durante o

meio do ano, você soube que teria avultadas despesas, como um pagamento maior pela

amortização do empréstimo de sua casa ou uma despesa inesperada. De forma a se



afastar da frustração, o que você pode fazer é adiar a compra de seu carro até conseguir

poupar a quantia suficiente para comprá-lo com o dinheiro que sobrar.

Nunca deixe que a frustração te confunda ou te dê o terrível sentimento de não

conseguir conquistar o que deseja. Caso você tenha decidido comprar o carro pedindo

outro empréstimo no banco, pense na quantia adicional que você tem que ganhar para

pagar todas as suas contas. Isso só te desviará mais de seus planos iniciais.

Lembre-se que um homem sábio é inteligente com sua carteira e nunca gastará um

centavo à toa.

Outras coisas que você deve lembrar quando estabelecer objetivos incluem:

1. As prioridades em sua vida e sua ordem de importância.

2. Suas forças e fraquezas ao fazer as coisas ou ao executar ações.

3. Sua personalidade e as coisas que devem ser melhoradas ao conseguir

cumprir seus planos.

4. Seus planos para os outros, especialmente para as pessoas de quem você

gosta, que te darão um sentimento de satisfação e felicidade pessoal.

5. Seus feitos anteriores que irão te dar maior encorajamento em suas

próximas empreitadas.

Tenha em mente que os objetivos são guias mas não necessariamente os resultados

exatos daquilo que você tem em mente para seus planos. Manter seus objetivos e não

ajustar as mudanças te deixará frustrado no sentido em que parecerá que você



desperdiçou seu tempo. Um gesto acertado seria reconhecer as mudanças e mover-se

rumo a conquistar seus objetivos independentemente das circunstâncias inesperadas.

Outra componente do aspeto motivacional no uso eficiente do tempo seria evitar a

procrastinação. Esse tipo de virtude negativa é resultado de perda de motivação devido a

inúmeros fatores que rodeiam seus hábitos e condições de trabalho. Elas incluem baixa

autoestima, desencorajamento por parte de superiores, a ausência de recompensas

específicas ou resultados agradáveis, ou simplesmente devido ao aborrecimento. A

procrastinação é um grande obstáculo ao atingir suas metas e objetivos. Portanto, você

deve evitar tais sentimentos ou estados de espirito. Eis algumas dicas básicas para escapar

dessa negatividade:

1. Se você for o tipo de pessoa que se aborrece com facilidade, evite rotinas ou tente

mudar suas atividades diárias de vez em quando. Isso te dará um sentimento de

dinamismo e irá ajudar a evitar a chatice de familiaridade e formação de hábitos.

2. Tente completar duas tarefas chatas alternando entre elas. Isso te dará impulso

para atingir seu resultado desejado.

3. Recompense-se após fazer uma tarefa muito difícil ou uma atividade muito chata,

como codificar um manuscrito privado ou preencher um relatório. Você também

pode pensar na recompensa que terá quando terminar tal atividade em termos

concretos ou abstratos.



4. Caso você esteja trabalhando numa tarefa muito desinteressante junto com suas

outras atividades, anote isso escrevendo essa questão e colocando-a visível em seu

local de trabalho ou em seu cubículo. Fazendo isso, você será lembrado da tarefa

mesmo quando você não estiver com vontade de a fazer inicialmente.

5. Aprecie seu trabalho juntamente com aquilo que te motiva, como escutar musica

clássica ou saindo de vez em quando para ver a paisagem natural.

6. Nunca coloque pressão em sua mente. Isso irá apenas aumentar seu nível de

frustração.

7. Fale de seu trabalho com seu colega e pense na felicidade que você sente dentro

do escritório. Ao se tornar alegre e positivo, você não somente fica de bom humor

mas também motiva os outros e você mesmo para trabalhar arduamente.

8. Evite muita cafeína ou doces durante momentos de pressão. Isso te dará muita

energia e pode te levar a níveis de ansiedade e preocupação. Contudo,

durante uma situação relaxada e confortável, você pode provar seu café

preferido e mergulhar sua colher num bolo de café e caramelo no qual você

pode desfrutar um pouco num ambiente descontraído, especialmente se você

acabou de terminar um longo e desafiante dia de trabalho.



Capítulo 7 Planejamento e Gestão de Tempo

Planejar significa preparar-se com teorias, ideias e conceitos que te levarão à

execução de sua tarefa. Um planejamento cuidadosamente elaborado não é uma

perda de tempo e esforço. Planejar envolve gestão de recursos bem como entender

os passos lógicos na execução de uma tarefa ou projeto. Isso também envolve

criatividade e paciência, uma vez que você não quer começar de mãos ou bolsos

vazios.

Agora que você está pronto e cheio de energia para concretizar seus planos,

seu próximo passo será gerir seu tempo conforme os for executando. Neste caso,

você deve ter formas eficazes de administrar o tempo. Suas estratégias para seguir

em frente com seu plano devem seguir ações lógicas, relevantes e inteligentes que

te farão ajustar às mudanças e ao fluxo do tempo. Um bom plano nunca é demais a

menos que seja bem executado. Você ficará simplesmente com um bom plano e não

com o melhor se continuar lendo e relendo seus planos. Nas estratégias de gestão

de tempo, você deve:

1. Conhecer suas forças e fraquezas.

2. Tentar se distanciar de complicações.

3. Evitar contradições mentais.

Esses três aspectos importantes irão ajudar você a conhecer melhor suas

ações. Olhando para suas forças e fraquezas como pessoa, você também saberia o

que evitar (como procrastinação, tédio, preguiça, baixa autoestima) e o que



incentivar (criatividade, flexibilidade ou alegria). Você também trabalharia o melhor

possível porque você iria querer terminar a tarefa com êxito. Se conhecendo, você

também saberia como se ajustar quando surgissem testes e provações.

Torne as coisas simples. Isso não quer dizer que você não deva pensar em

coisas complicadas durante o planejamento ou a execução de seus planos.

Simplicidade significa reduzir as complicações o máximo possível. Ao fazer seu

calendário de atividades ou prazo, não inclua compromissos irrelevantes ou tarefas

desnecessárias. Não coloque demasiadas variáveis em seus planos. Pense apenas

nos recursos necessários. Finalmente, pense em formas de atingir seus objetivos

sem muitas direções ou estratégias. Apenas foque-se no que você pensa ser a forma

mais eficaz de executar seu plano de trabalho.

Você é seu próprio inimigo. Contradições mentais também são chamadas

dissonâncias cognitivas. Isso quer dizer que se você pensa em seus objetivos ou

metas e algo de ruim acontece, podendo causar atrasos ou mudanças de planos,

você não deve se pressionar com pólos opostos de pensamentos. Por outras

palavras, remova a ansiedade de sua mente.

Existem situações ideais em que você pensa (como remodelar sua casa

durante as férias e passar uma semana com uma casa reformada novinha em folha).

Mas existem realidades a encarar (Digamos que devido a atrasos dos materiais, a

obra atrasou em uma semana e você não foi capaz de desfrutar do período de

descanso que tinha previsto). Neste caso, não se queixe. Em vez disso, pense no

futuro, ou nos dias pela frente que terá para prolongar seus planos de descanso e

lazer. Diminua a dissonância cognitiva ou contradição mental que você sentia



sempre que um problema ou obstáculo surgia em seu caminho. Isso só irá

atrapalhar seus pensamentos e tornar você menos energético. Muitas vezes, este

tipo de desprazer não te leva a lado nenhum e irá consumir seu tempo para alcançar

os objetivos necessários.

Agora com isso em mente, você está agora pronto para executar seu plano.

Um plano, feito especialmente para um resultado específico numa empresa

ou como plano pessoal (como poupar algum dinheiro ou pensar numa atividade

durante o verão), deve ser escrito para se conquistar ações concretas. Nunca

subestime o valor do planejamento porque esse é o começo da criação de

estratégias na execução de suas ações rumo ao que deseja conquistar.

Um plano a longo prazo envolve um esforço contínuo ou uma projeção a

longo prazo. Isso pode fazer parte da jornada de uma pessoa rumo à sua noção de

sucesso. Isso pode incluir ambições, o tipo de vida que uma pessoa quer ou a

filosofia que define o significado de sucesso para alguém. Planos a longo prazo

também podem ser parte de planos maiores que uma sociedade possa criar para

melhor organizar a existência humana. Também podem levar um maior período de

tempo e precisar de muitas mudanças.

Por outro lado, um plano imediato ou a curto prazo envolve um plano para

amanhã, para a semana ou para o ano que vem. Este é um plano pessoal que

manifesta a brevidade do tempo ou as limitações de um dia ou semana.

Planejamentos a curto prazo necessitam de muitas competências para balancear

tarefas ou deveres que requeiram tempo. Isso também envolve conhecimento sobre

como usar de forma certa recursos e suas relações com o tempo, tais como a



disponibilidade dos utensílios necessários ou os atrasos na comunicação de

mensagens.

Existem formas de criar um plano sólido, que seja ao mesmo tempo simples e

complexo. Aqui estão algumas formas:

1. O uso de calendários deve ser maximizado. Calendários podem te ajudar a

planejar coisas que você irá fazer no futuro. Certifique-se que em sua casa,

em sua escrivaninha, sua carteira, ou em seus aparelhos eletrónicos, você está

constantemente ciente de datas e horários importantes.

2. Use organizadores e controle os dias: Semelhante a um calendário, use um

organizador ou diário de bolso no qual você pode anotar suas atividades

importantes para o dia, semana ou mês. Use esta ferramenta de forma

eficiente e você não terá problemas para gerir seus horários. Lembre-se que

eles foram feitos com o objetivo de serem usados, e não para serem

arrumados em alguma zona obscura de sua casa.

3. Organizadores eletrónicos altamente sofisticados como PDAs podem te dar

mais conforto e eficiência na gestão de seus horários. Você pode usar esses

aparelhos para detalhar seus planos ou datas importantes a serem lembradas

sem o aborrecimento de virar páginas ou pegar uma caneta para escrever. Os

PDAs são desenhados para dar a você o método mais lógico e moderno de



localizar seus dados e organizá-los para criar tabelas melhores e projetar de

forma adequada seus objetivos.

4. Faça uma lista de compromissos: Uma lista com “O Que Fazer” é uma forma

simples de planejar seu dia de uma forma bem organizada. Você pode

escrever suas atividades planejadas para o dia de amanhã especialmente se

tiver que fazer várias tarefas num mesmo dia. Você também pode manter

esta lista como forma inicial de controlar sua atividade até que consiga criar

suas próprias anotações mentais ou listas de atividades mentais para tarefas

mais simples. No entanto, para compromissos maiores e mais complexos,

seria melhor que você tivesse seu pequeno caderno ou PDA nos quais você

pode armazenar uma lista de tarefas que precisam ser feitas ou terminadas

em um momento específico.

Estudos Práticos

Este tipo de planejamento envolve detalhes técnicos e muitas questões

lógicas em relação a um determinado plano. Estabelecimento de negócios,

desenvolvimentos organizacionais e estudos pessoais envolvem um tipo de estudo

ou plano que irá criar horários, projeções e estratégias a serem usados para chegar

no resultado de uma atividade. Este tipo de planejamento requer muita preparação

e questionamento crítico. Contudo, os estudos práticos também podem ser usados

para criar projeções simples como a possibilidade de ganhar ou poupar dinheiro



devido a alguma oportunidade de negócio disponível. Também, um estudo prático

simplificado será útil na criação de um plano de carreira anual que envolva uma

série de possibilidades de conquista nesse ano. Um exemplo disso é um plano de

trabalho que te lembre de suas prioridades na vida.

Ao fazer planos, você deve se lembrar dos pontos-chave que te irão ajudar a

organizar melhor seus recursos e tempo. Eis alguns elementos importantes no

planejamento estratégico.

1. Produtividade – Lembre-se sempre que em sua jornada rumo ao sucesso,

deve haver um objetivo claro. Mesmo que o resultado não esteja sempre a

seu favor, lembre-se que você está fazendo algo para chegar no seu

objetivo. Produtividade também significa que você não está perdendo seu

tempo e esforço ao fazer algo ou enquanto segue em frente com seus

planos. Você esta ganhando alguma coisa. Você está seguindo em frente.

Ao fazer planos de negócios, você deve considerar o resultado de seu

esforço e as limitações e eventuais expansões de seus recursos. A

produtividade enquanto elemento-chave deve seguir a regra “Não deixe

para amanhã o que você pode fazer hoje” para seguir o que deseja ou se

manter focado.

2. Decisões Lógicas – Um plano deve ter bases empíricas, querendo isso dizer

que você não deve basear suas convicções em fantasias (ficar milionário em

um mês e pouco de trabalho, ou ter sua casa de sonho sem nenhuma ação



em concreto). A regra da lógica também segue a lógica da decisão

inteligente. Você irá minimizar seus erros se usar a lógica e analisar passo a

passo coisas e situações. Você deve basear suas decisões numa análise de

prós e contras. Não tome decisões precipitadas. Passos lógicos criam

resultados lógicos, e esses resultados estão seguindo as regras do tempo.

Seguir esse processo irá te ajudar com o tempo para atingir seus objetivos.

3. Recursos – A disponibilidade de seus recursos pode afetar a execução de

seu plano. Ao estimar o prazo, você precisa chegar ao fim de tudo. Bons

gestores são perspicazes quanto às condições limitadas derivadas de uma

quantidade também limitada de materiais, mão-de-obra e, principalmente,

tempo. Mas como há limitações expectáveis, um bom plano pode ajudar

uma pessoa que esteja esperando esses possíveis problemas ou situações a

se preparar melhor. O tempo, apesar de não ser um recurso básico, é um

fator que afeta a disponibilidade das exigências mencionadas. Por exemplo,

atrasos na entrega ou a ausência de uma referência material particular

significariam muitas coisas para uma empreitada empreendedora. Para

gerir essa situação de forma eficaz, uma boa estimativa ou uma expectativa

inicial causariam menos pânico nas pessoas envolvidas na operação.

Finalmente, seus planos são apenas planos e eles não são produto de suas

conquistas até que você comece a tomar iniciativas. Alem disso, seus planos devem



ser flexíveis e não uma fonte de ansiedade ou frustração quando você não satisfaz

suas expectativas.

O Uso de Planos de Ação

O uso de planos de ação é diferente de construir uma lista com “o que fazer”

pois neste caso você está simplesmente fazendo uma lista com os afazeres a serem

executados numa tarefa ou projeto em particular. Você deve se focar no que precisa

ser feito em um período de tempo para atingir sua meta. Planos de ação te darão

concentração e uma linha clara de onde começar e como usar seu esforço/energia

para conseguir as coisas. Ao fazer um plano de ação pense no seguinte:

1. Pense em suas metas, quais são seus objetivos?

2. Pense em suas estratégias, como você fará isso?

3. Quais as formas mais lógicas de fazer suas tarefas ou planos? Quais são os

pontos de A a Z?

4. Como você realizará seus planos dentro de um período de tempo? Um dia,

uma semana, um mês ou um ano? Quão realista você é quando se trata de

obter o resultado desejado?

O conhecimento mais importante e valioso de um plano de ação como

ferramenta ou estratégia para administrar o tempo é como ele te dá foco e

motivação para terminar suas tarefas em menos tempo. Isso também te dará a

sensação organizada de terminar um projeto. Você precisa da lista de suas possíveis

ações e do prazo que isso requer para atingi-las. Por exemplo, se você está fazendo



planos e ainda se sente confuso sobre como executar seu plano de trabalho teórico,

tente resolver o mais básico primeiro. Ao organizar um evento, você pode

compartimentar as diversas tarefas que precisam ser terminadas dentro de um

prazo específico. Liste as coisas que precisam ser feitas para cada tarefa. Depois

tente olhar para a situação de uma forma mais geral e você verá que na verdade

está definindo as impressões digitais de suas ações, e portanto está se tornando

mais organizado em sua tentativa de atingir o sucesso.

Lembre-se de fazer planos em tudo aquilo que você faz, tanto para projetos

complexos ou atividades banais. Tenha em mente que você está aqui para um

objetivo que é ser o mais positivo possível, todos os dias da semana, cada minuto de

cada hora. Planos mentais te darão uma sensação de segurança, especialmente ao

enfrentar situações como conhecer pessoas novas ou seu chefe ou mesmo seus

sogros. Contudo, não se torne escravo de seu plano pois isso te tornará obsessivo e

ansioso. Apenas certifique-se que se o seu plano não funcionar ou você não for

capaz de conquistar suas expectativas, vá para sua próxima ação. Quanto mais

escolhas você tiver, melhor planejador você será.

Situação: Você se sente desmotivado porque tudo que você faz parece fútil. Você

sente que esta ficado mais velho e que suas aspirações são tão altas quanto a grama

em seu jardim. Você parece não estar indo para lugar algum, você é um navio à

deriva e sua vela está quebrada. Você está saturado de sua rotina dentro do

escritório. Você sente que o tempo não colabora com você e que ele é mau, e te

força a terminar coisas e tarefas além da conta ou te aborrece com uma trepidação

lenta e enjoativa.



Solução: O que você pode fazer é cortar esse tipo de vida mudando seu destino.

Você pode começar por pegar em um lápis e papel e listar seu passado e presente,

destacando o que você quer no futuro. Motive-se com metas que te darão um

sorriso diferente e alegre. Esqueça o medo e faça projeções positivas e pense no

que quer enquanto pessoa, enquanto parte de sua família, amigos e sociedade.

Escreva a palavra SUCESSO em negrito e tome iniciativas!



Capítulo 8 Organização e Gestão de Tempo

Após escrever seus planos cuidadosamente, você deve passar à prática

usando uma estrutura organizada para gerir seu tempo eficazmente. Ferramentas

de Gestão de Tempo envolvem muitos aspectos organizacionais que limitam e

controlam o fluxo de recursos.

Um método organizacional sugerido que você pode seguir para administrar

seu tempo e atingir o sucesso é usando Estimativas de Tempo. Primeiro você deve

saber para onde vai seu tempo ou como você gostaria de passar o resto do dia. Se

você trabalha em um escritório, calcule quanto tempo você passa em seu escritório

e em casa. Estimativas de tempo darão a você uma ideia de seu fluxo de trabalho,

sua eficiência ao trabalhar e o tempo disponível para relaxar e descansar. Para

outras estimativas de tempo, tente pensar nisso:

1. Tempo de Trabalho – A carga de trabalho regular para grande parte das

pessoas é de 8 horas, mais ou menos. Você deve maximizar seu tempo e

energia durante este período produtivo O tempo de trabalho também

deve seguir a regulação que é criada para sustentar uma atmosfera

harmoniosa tanto para empregados quanto para empregadores.

2. Tempo pessoal – Essa é a altura na qual uma pessoa pode ter espaço e

tempo pessoal para refletir. Isso pode ser um tempo para refletir ou

descansar um pouco (durante pausas para café, uma oração ou para fumar



um cigarro). O tempo pessoal pode ser curto mas tem muita importância

para alguém que esteja procurando refúgio e silêncio após um dia de luta.

Esse é também um momento de refletir no tempo gasto em coisas como

trabalho e outras atividades.

3. Momentos de interação – São tempos gastos falando com colegas, amigos,

familiares e pessoas queridas sobre relações, assuntos profissionais, coisas

pessoais ou qualquer coisa que preocupe o falante e o ouvinte.

Normalmente nos tornamos inconscientes quanto ao tempo perdido nesta

atividade mas devemos ter em atenção as muitas coisas aprendidas pela

interação e socialização.

4. Tempo para Relaxar e Se Divertir – Essa é a altura em que você se

recompensa após perder tantas horas e dias da semana. Esse é um tempo

para se sentir livre e aproveitar os momentos da vida.

Você pode organizar seu tempo criando uma agenda e verificando-a ao fim de

cada dia para controlar seus horários todos os dias. Outras sugestões incluem:

1. Manter um registro de atividades no qual todas suas atividades, grandes

ou pequenas, possam ser escritas e depois analisadas. Você verá que

possui uma grande capacidade de fazer muitas coisas ou, por outro lado,

existem muitas coisas que você não fez porque se atrasou. Isso também te



ajudará a se manter mais ciente de suas forças e fraquezas. Você pode

analisar seu período de alerta e produtividade através deste registro de

atividades.

2. Controle seus momentos de ócio ou períodos de preguiça. Por exemplo,

saiba qual pode ter sido a causa do atraso na conclusão de tais tarefas

como escrever um relatório ou ir a uma consulta. Deste modo, você

também conhecerá suas fraquezas quando se tratar de estabelecer

objetivos e metas.

3. Conheça suas histórias pessoais, seu histórico familiar e conhecimentos

aprendidos do passado. Desta forma, você irá reconhecer a importância do

tempo e como ele afeta seu desenvolvimento como pessoa ou como parte

de sua família ou sociedade.

4. Você também pode comparar sua eficiência profissional com o estilo de

trabalho de outras pessoas. Mas isso não te deve frustrar se você vir que

os outros te jogam para trás. Ao contrário, você deve se sentir motivado a

superar ou melhorar suas condições se você vir que não está trabalhando

tão rápido ou de forma tão eficiente como eles estão.

A Importância de Arquivar



Algumas pessoas acham que arquivar é uma perda de tempo. O oposto é

verdade. Os benefícios de arquivar superam de longe as desvantagens de iniciar tal

tarefa.

A importância de arquivar reside no fato de que você não tem que mergulhar

numa pilha de papéis sempre que quiser procurar alguma coisa, pois saberá

exatamente onde isso estará.

Eis algumas super táticas para arquivar de forma organizada.

1. Use cores. Compre pastas de cores diferentes, cada cor para uma

categoria. Por exemplo: pasta verde para contas bancárias, pasta azul para registros de saúde, pasta vermelha para faturas, e por aí em diante. Você pode até colocar etiquetas de várias cores em cada pasta. Digamos que na pasta de contas bancárias, você coloque uma etiqueta marron para um banco e uma laranja para outro banco.

2. Veja tudo o que tem e mantenha apenas as coisas de que precisa.

Por vezes as pessoas mantêm coisas que não precisam ou que não têm

nenhum valor. Doe a seus familiares ou para caridade suas roupas velhas

que estão pequenas demais para serem usadas. Isso se aplica a outras

coisas também. Depois de verificar uma coisa, pergunte-se “Eu usarei isso

no futuro?” Se a resposta for “Não”, então doe ou jogue fora. Depois

organize e anote o que restou.

3. Crie uma pasta única para cada dia do mês. Isso pode tomar muito do seu

tempo no princípio; mas assim que você tiver terminado, terá um sistema

muito eficiente de organizar e marcar suas tarefas. Funciona do seguinte



modo: Crie uma pasta para o 1º dia do mês, 2º dia, 3º dia, e por aí em

diante. Depois de ter 31 pastas (representando o número máximo de dias

num mês), você estará pronto a usar esta tática. Digamos que sua conta do

cartão de crédito chega no dia 12 de junho, mas só vence no dia 20. Você

pode colocá-la na pasta do Dia 20 ou do Dia 19 (para dar algum tempo de

sobra). Usando este método, será difícil você perder alguma data ou

ocasião importante.

Dedução e Indução

Existem formas de organizar conjuntos de ideias. Tal como numa história ou

narrativa, podemos procurar pela conclusão no fim, ou por vezes, como grande

parte das histórias em flashback nos narram, você pode ir atrás. Isso também é

verdade no processo de Lógica Dedutiva e Indutiva. Você pode começar da

Generalização ou dos Detalhes Específicos no processo de Dedução. Você pode criar

primeiro sua hipótese como: “Ganhar mais ao fim de três anos num pequeno

negócio com os meus amigos é possível se…” e dando detalhes específicos como a

forma de fazer isso ou o que pode ser feito para seguir esse padrão de organização

rumo a uma conclusão de sucesso.

Por outro lado, a Lógica Indutiva pode envolver primeiro detalhes específicos

(como quais são os fatores que levam à falência) para formar uma conclusão geral

ou uma análise global. Ao criar uma estratégia organizada para gerir seu tempo,

você também pode usar a forma dedutiva e indutiva de projetar ideias ou conceitos.



Para concretizar esses objetivos, eis algumas situações que usam tanto a dedução

como a indução no processo de estimativa de tempo.

Dedução:

· No supermercado, quando estiver comprando algo, você pode considerar

as necessidades de sua família, suas próprias necessidades, seu orçamento

ou sua preferência geral na escolha dos produtos. Também seria

conveniente se você preparasse uma lista de compras. Por outro lado, você

também pode pensar no menu que irá cozinhar para toda a semana e, a

partir daí, criar sua lista de compras. Desse modo, você não apenas estará

poupando tempo no supermercado mas pode também estimar seus

gastos.

· Durante reuniões de negócios ou negociações formais, os objetivos aceitos

por ambas as partes devem ser os princípios que regem o assunto e a

ordem dos temas a discutir. Ao negociar algo, metas ou frases conclusivas

como “uma negociação de sucesso” estabelecem o objetivo necessário que

irá condicionar os meios ou ações.

· Ao escrever um livro, teríamos uma ideia geral da história e do ritmo da

narrativa.

· Na preparação de uma festa, teríamos noção do tema ou da atmosfera

desejada que o organizador tinha em mente.



Indução:

· Num trabalho de pesquisa para uma conclusão desconhecida, o

pesquisador deve procurar provas ou factos que levem a resultados

conclusivos.

· Planejar grandes férias pode não acarretar grandes conclusões mas

durante a preparação da viagem, podemos passar por vários momentos,

que podem contribuir para umas férias memoráveis ou férias para

esquecer.

· Para fazer planos arquitetônicos, muitos pormenores devem ser

considerados (apesar de isto poder ser feito usando um tema geral ou

conclusão). O plano final é baseado na disponibilidade de recursos, o prazo

no qual a casa ou estrutura deveria ser construído e outros fatores que

estão envolvidos na construção.

· Na resolução de alguns problemas, você deve conhecer todos os fatores

que podem ter causado o problema. Há muito em que pensar quando se

tenta resolver situações difíceis mas esses fatores ou detalhes irão te

ajudar a criar uma imagem clara do que pode ter acontecido e do que

pode ser feito para resolver conflitos e contradições.



O processo de raciocínio logico é uma boa estratégia para criar e organizar

planos bem como executar preparações que você tenha planejado. Existem mais

formas de criar estratégias e essas duas são apenas as direções básicas que podem

guiar você na conclusão de sua tarefa. Você deve ser criativo e flexível ao lidar com

a situação e pode basear a direção que irá seguir nesses dois processos

cientificamente comprovados. Você deve fazer escolhas inteligentes sobre essas

direções com base em ideias cuidadosamente pensadas para ter êxito com menos

tempo e esforço.



Capítulo 9 Os Benefícios da Ergonomia

A ergonomia é o estudo organizado e científico do espaço e sua possível

característica perfeita para melhorar a administração e o trabalho do homem. O uso

do espaço para evitar lixo e pressão é muito importante na minimização de erros e

falhas que poderiam levar à paragem de operações durante o trabalho.

Um espaço de trabalho ergonomicamnete desenhado é melhor do que um

local de trabalho não planejado e desorganizado. Na elaboração de utensílios e

máquinas de escritório que ajudem o comportamento humano, o uso inteligente do

espaço e da eficiência humana preparam melhor para os complexos cenários

profissionais como grandes escritórios e fábricas, ou locais específicos como

hospitais, laboratórios ou mesmo nossas casas.

Contudo, planejar o espaço não apenas fornece ótimas condições de trabalho

mas também poupa tempo e energia já que você se envolve em diferentes tarefas.

Um espaço organizado pode levar a um fluxo de trabalho mais organizado e à

produção de melhores produtos e serviços. Por outro lado, isso também ajudará

você a evitar situações de pressão, erros e obstáculos derivados de espaços e

condições pouco adequados. Eis algumas formas de ajudar você a criar um espaço

de trabalho e estilo de vida ergonomicamente melhor:

1. Evite acumular lixo. A limpeza não apenas dá impressão de higiene

humana mas também torna um espaço livre de perigos e distrações.

Também será mais fácil encontrar um documento ou ferramenta se as



coisas estiverem em seus devidos lugares. Isso irá minimizar seu tempo em

busca de objetos.

Exemplos:

· Tenha uma caixa que sirva de uma caixa multifunções sempre que

pegar em objetos perdidos pela casa. Você pode usar esta caixa após

limpar uma divisão ou fazer um inventário dentro de seu armário.

Finalmente, certifique-se que esses objetos que você encontra estão

indo para seus devidos lugares.

· Limpe à medida que avança. Mantenha o hábito de limpeza, em

pequenas coisas ou em limpezas gerais. Você pode perder 10

minutos recolhendo objetos ou coisas fora do lugar, e pode

envolver outras pessoas nesse hábito também.

· Nunca coloque lixo em lugar algum. Mais ainda, não deixe que esses

objetos desnecessários se escondam dentro de seus armários,

gavetas ou por baixo de sua cama até que eles se tornem pequenos

monstros com vida própria.

· Sua mesa deve ser sua alma. Uma mesa de trabalho limpa e

organizada irá ajudar a que você se torne mais eficiente. Tarefas

diárias ou coisas mundanas (como afiar um lápis ou colocar

grampos em um grampeador) não seriam uma distração para



tarefas mais importantes como analisar entradas em um livro de

contabilidade ou preencher documentos importantes se sua mesa

estiver limpa e bem organizada.

· Não compre aparelhos volumosos ou equipamento de escritório.

Sua casa ou escritório deve ter mais espaço para movimento e

acessibilidade para coisas que você precisa em suas tarefas diárias.

· Siga sempre a filosofia “Na mosca”: Feche uma gaveta aberta

quando passar por ela, esvazie uma lixeira cheia, pegue uma peça

de roupa que esteja jogada no chão e pendure, arquive papéis e

nunca os deixe desarrumados pela casa ou escritório.

· Verifique se os itens estão arrumados e organizados. Um lápis não

deve estar com as facas, colheres e outros utensílios. Caixas de leite

não devem estar perto de desinfetantes sanitários. Comidas e

inseticidas juntos podem resultar em perigos para as vidas das

pessoas.

· Divida em compartimentos, organize cada caixa, marque-a e

arrume-a de forma que ninguém esbarre contra elas e deixe cair

objetos.

2. Mantenha-se atualizado sobre as casas e espaços de escritório

ergonomicamente projetados. Você pode contratar um profissional de



design de interiores industriais para manter seu espaço organizado, ou

pode aprender os princípios sobre como manter um ambiente de trabalho

eficiente e organizado.

3. Use cores que motivem ou encorajem as pessoas a se tornarem alegres,

felizes e interessadas em seus trabalhos. Cores vibrantes podem amenizar

o sentimento de solidão num vasto escritório mas a luminosidade não

deve ser uma distração ou irritação para os olhos. A cor cinza, por sua vez,

demanda formalidade e um ambiente de inteligência adequado a um

clima sério e corporativo. O ambiente verde relaxa a mente e os olhos mas

isso deve ser equilibrado por cores neutras como preto ou azul para evitar

sentimentos redundantes ou frouxidão.

4. Adeque a temperatura. A temperatura também é um fator que pode irritar

ou motivar uma pessoa a trabalhar. A temperatura deve estar adequada e

os sentidos devem ser temperados com as estimulações certas durante o

trabalho. Tenha certeza de que o ar condicionado ou termostato de seu

aquecedor funciona de forma adequada em função da mudança do clima.

5. Use equipamentos e aparelhos modernos. Eles podem ser de grande ajuda

na manutenção de um ambiente de trabalho funcional. As cadeiras devem

ser ajustáveis, com uma certa inclinação e bases rotativas. Obtenha

suportes para os braços e pulsos. Máquinas de fax, telefones, modems,



impressoras devem estar todos ligados de forma a te ajudar a trabalhar

mais rapidamente. Contudo, atrasos e falhas desses aparelhos podem ser

uma fonte de dores de cabeça ou de perda de tempo se forem usados de

forma inadequada ou se a tecnologia e as condições humanas não forem

geridas da forma correta. Para além disso, a tecnologia não deve ser um

obstáculo na criação de um melhor ambiente de trabalho; portanto, você

deve aprender o básico e deve estar informado sobre a informação atual

no uso e manutenção de equipamento de escritório sofisticado.

Essas são apenas algumas das formas de melhorar sua casa ou seu espaço de

trabalho. Se você tentar seguir algumas dessas dicas, você notará que seu tempo de

trabalho se tornará rápido e eficiente. Você também se tornará ciente de seu

ambiente. Isso te dará o sentimento de controle sobre seu trabalho, sua vida e o

tempo que te rodeia.



Resumindo

A gestão do tempo, como qualquer outra competência, não é difícil de

desenvolver. O tempo deve ser tido não como inimigo, mas como companheiro em

sua jornada rumo a seus objetivos.

Existe uma altura para amor e romance, para júbilo e para tristeza. Existe uma

hora para relaxar, e uma hora para se atualizar com os eventos à sua volta. Mas o

que importa é estar no comando do tempo, não importa quão pressionado você

esteja ou quão delicada seja a situação.

Temos diferentes percepções em relação a este aspeto temporal a que

chamamos de tempo. Mas no fim o que importa é estar a tempo de tudo, sob as

condições naturais das coisas, num fluxo normal de momentos.

Linhas de comunicação em todo mundo são vastas e interrelacionadas.

Estradas e sistemas de transportes criam caminhos e passagens tortuosos. Mais

ainda, os dados estão transbordando, inundando-nos com ideias e conhecimentos

ilimitados. De forma semelhante, temos que estar equipados com a informação

certa e atualizados com a inteligência crítica para nos levar onde queremos ir, sem

perder tempo. Devemos seguir nossas vidas com formas de administrar nossos

recursos, energia e tempo de forma eficaz.

Tudo de bom!!

Equipa VMP



Desejos de Boa Sorte Para Sí!

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