gestão de tempo

Gestão de Tempo

Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009


Gestão de Tempo diapositivo 2

Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

Gestão de Tempo

Check-in


Nome Ano Chapéus Expectativas para o WS


-Entender a importância de gerir o tempo de forma eficaz

-Compreender, de uma forma prática, onde gastamos o nosso tempo

-Como fazer uma boa gestão do tempo tendo em conta as tarefas a realizar e as necessidades individuais

-Transmitir algumas dicas e ferramentas úteis para optimizar o tempo que dispomos

Objectivos



- Palestras sobre gestão de tempo de Randy Paush

- “Como chegar depressa, indo devagar” – Lothar J. Seiwert

- IFMSA training CD 2007

Fontes


"Um bom ladrão vale dez bons académicos"

Randy Paush


-Para entender o valor de um ano, pergunta a um estudante que repetiu o curso...

-Para entender o valor de um mês, pergunta a uma mãe que olha para um bebé prematuro...

-Para entender o valor de uma semana, pergunta ao editor de um semanário…

-Para entender o valor de uma hora, pergunta aos amantes que esperam para se encontrar...

Valor do tempo



-Para entender o valor de um minuto, pergunta ao viajante que perdeu o comboio...

-Para entender o valor de um segundo, pergunta a uma pessoa que esteve a ponto de ter um acidente...

-Para entender o valor de uma milésima de segundo, pergunta ao desportista que ganhou uma medalha de prata nas olimpíadas…



Importância da gestão de tempo


- Permissividade em dar o nosso tempo, mas não o nosso dinheiro.

- "A fome de tempo"

- Má gestão de tempo = stress

- Satisfação pessoal

"Lembrem-se que Tempo é dinheiro"

Benjamin Franklin 1748

"Não podes dar mais dias à tua vida, mas podes dar mais vida aos teus dias“

Lothar J. Seiwert


Importância da gestão de tempo


-Life lidership = liderança da nossa vida:

aprender a sentir o tempo de forma consciente e a saboreá-lo.

-Movimento slow = criatividade acima da velocidade

-Gestão de tempo como:

-controlo do tempo

-gestão da energia

-gestão de velocidade

“Não trabalhe com esforço, trabalhe com inteligência”


-O problema é grave - desperdiçamos cerca de 2 horas por dia. Sinais de desperdício de tempo:

- secretária desarrumada e pilhas de ficheiros

- não conseguir encontrar coisas

- falha compromissos, necessidade de os remarcar

- atrasado e/ou má preparação para reuniões

- voluntários para fazer coisas que outras pessoas deveriam fazer

- Cansaço / incapacidade de se concentrar


Importância da gestão de tempo"Os únicos ladrões a quem a sociedade perdoa são os que nos roubam o tempo"

Napoleão



Como fazer uma boa gestão de tempo?


Objectivos


"Quantas pessoas houve que no leito de morte desejaram ter tido mais tempo para trabalhar?"

Stephen R. Covey


Objectivos



-Declaração de missão e objectivos de vida:

- Apenas com um destino conseguimos obter uma direcção acertada. *

- Chapéus de vida

-Ter uma visão mais ampla a longo prazo e motivação a curto prazo*

-Sonhar desde pequenino Visão, motivação, inspiração

-Salienta o que é desperdício ou não

-Antecipar obstáculos e distracções

-Avaliar e rever os de curto e longo prazo

Objectivos



Objectivos


• R – Relevantes• E – Específicos• M – Mensuráveis• A – Alcançáveis• R – Registáveis

• S – Specific• M – Mesurable • A – Achievable• R – Relevant• T – Timebound

Objectivo ≠ Tarefa

Longo prazo enumerar

curto/médio prazo prioritarizar


- Drucker's Dictum: fazer as coisas bem não é tão importante como fazer as coisas certas.*

- análise do custo/benefício

(não se "procura" tempo para as coisas importantes, consegue-se)

- Lou Holtz: lista das 100 coisas a fazer antes de eu morrer

Prioridades


“A pessoa que se concentra inteiramente em serrar é provável que se esqueça de afiar a serra.”


- Questões a colocar sempre:

- Porque é que eu estou a fazer isto?

- Qual é o objectivo?

- Porque é que eu vou ter sucesso?

- O que é que acontece se eu não fizer isto?

Prioridades


Para além da nobre arte de fazer com que as coisas sejam feitas, existe a nobre arte de deixar as coisas por fazer. A sabedoria de vida está na eliminação do não-essencial.

(Provérbio chinês)

- Importante Vs Urgente:

-Importante = valores, pessoas, acções, sucesso, objectivos, futuro

-Urgente = tempo, pressões de prazos, stress, interrupções, crises, problemas



Prioridades

1

2

3

4



Prioridades


- A regra dos 80/20

- 80% do teu sucesso virá de 20% do teu trabalho

- Uma boa perspectiva consegue-se com experiência

- Experiência consegue-se através das más perspectivas

Planeamento



A fazer nº hs Nº /semana Total hs1 – Dormir X7

2 – Comer

3 – Aulas X5

4 – Transportes

5 – Estudo

6 – Desporto

7 – Família

8 – Amigos

9 - Trabalho no computador

10 - Chat, MSN, ICQ, Skipe

11 – Telemóvel

12 – Televisão

13 – Tempo pessoal

14 – Festas

15 – Casa

16 – Associativismo168 hs

- Com flexibilidade*: Ano Mês Semana Dia

-Dicas*:

-Marcar as actividades fixas, depois restantes

-Consciência das nossas próprias características

(ritmos circadianos)

-Avaliar bem o tempo (nem 8 nem 80)

-Dividir tarefas grandes

-Plano geral – sequenciar

-Aproveitar bem tempos de intervalos

-Espaço para descanso/lazer

-Avaliação e respeito constante

Planeamento


“Se falhas a planear, planeias falhar."


TO DO lists


- Agora sim… as tarefas!

-Dividir as coisas em pequenas tarefas (técnica do queijo-suíço)

- faz as coisas mais difíceis antes*

"Se tens de comer um sapo não fiques a olhar muito para ele e se tiveres de comer mais do que um começa pelo maior"


TO DO lists


-Planear por escrito o dia:

-De véspera

- estima tempo e define limites razoavelmente

-Não enchas o dia todo (60-20-20)

- Agrega acções semelhantes

- Lembra-te do positivo (diário de sucessos – montra de troféus)


Diferentes gestores de tempo


Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009

Monocrónico (1 de cada vez)

- dedicam-se a uma coisa de cada vez

- concentram-se no seu trabalho

- levam os prazos a sério

- empenham-se no trabalho com preserverança

- não gostam de incomodar os outros

- preferem trabalhar sozinhas

- põem o trabalho em primeiro lugar

- tendem a construir relações de curto prazo

Policrónicos (várias de cada vez)

-Fazem várias coisas ao mesmo tempo

- distraiem-se facilmente

- encaram os compromissos como algo a cumprir se possível

- dedicam-se mais aos outros

- mudam de planos com muita frequência

- valorizam as pessoas à sua volta

- tendem a construir relações de longa duração

-Monocrónico (1 de cada vez)

- planos para além dos horários

- marcar reuniões consigo próprio para criar o tempo que precisa para ti.

- Pensar bem no que se pode delegar, adiar ou cancelar ("Por vezes, o bom é melhor que o óptimo!");

- presta mais atenção às pessoas

Diferentes gestores de tempo - dicas



Diferentes gestores de tempo - dicas



-Policrónico (várias de cada vez)

-convida a organização a fazer parte da tua vida.

-inspire-se ou peça ajuda a alguém que o possa apoiar na planificação do seu trabalho,

-mais realismo na estimativa de tempo necessário para as tarefas

-divide as tarefas em pequenos passos e define e

-respeita os prazos correlacionando-os com as pessoas.

-Evita a sobrecarga

Ferramentas / Dicas



- Manter tudo organizado

- “o facto de alguém conseguir trabalhar na desarrumação não significa que a desarrumação seja boa, assim como há pessoas que com 20 kgs de pesos em cima correm mais depressa do que eu”

Randy Paush

- não ter tudo empilhado (factor psicológico)

- bom sistema de arquivo (tocar só uma vez num papel ou mail*...)

-sitio esperado para o arquivo (o papelão também conta)

- O mundo é grande de mais para se ler tudo (reavaliar)

Papelada



- Altifalante ou auriculares

- Anunciar os objectivos do telefonema no início da conversa

- Não ficar confortável enquanto se fala

-Ter qualquer coisa a fazer depois da chamada

- Telefonar antes da refeição

-Quando se quer desligar:

- Peço desculpa, mas tenho... para fazer

- Desligar enquanto se está a falar (a pessoa pensa que foi abaixo)

Telefone



- Pergunta-te se é importante para ti o que te estão a pedir.

-Para tentar facilitar o "não" diz que sim se não houver mesmo mais ninguém (certifica-te que continuam à procura)

- Preserva a memória…

Aprender a dizer “Não”


"Nada é mais difícil e requer mais personalidade do que dizer um não, de forma clara e sonora"

Kurt Tuholsky


-Não só gastamos tempo com as interrupções em si, mas com o voltar ao que se estava a fazer antes de ser interrompido.

-Compilar assuntos de conversa e outras tarefas

-Desligar ou silenciar telemóvel, msn, mails, etc

- 5 minutos são 5 minutos.

Interrupções



- É incrível o que se descobre!

- Monitorizar em curtos espaços de tempo

- Analisar (o que está a menos, a mais, mal para os outros?)

- Horários das aulas – compactar e intervalos

Diários de tempo



-É o ladrão do tempo

-“não vai ter de se fazer” ou “dá pa fazer depois”

- gera stress

- tentar arranjar um prazo fictício

- pedir ajuda/ conselhos

Procrastinação



- Não é igual a despejar

- Tratar bem as pessoas

- Fazer também as piores tarefas nós mesmos

- Dá-se decisão e autoridade (possibilidade de sucesso ou falhanço)

- Ao delegar:

- ser específico no que se pede, prazo, penalização/prémio

Delegar



- Delegar até se queixarem ou vermos que querem queixar-se

- A comunicação deve ser clara - passar a escrito (resumo/mail)

- Na delegação dar objectivos e não procedimentos

- Ao delegar dizer a importância da tarefa (escala de 1 a 9, por exemplo)

Desafiar pessoas:



- Não deixar que tarefas voltem a nós

- Motivar a quem se delegou

- Reforçar comportamentos positivos com um agradecimento/ recompensa

-Ser ignorante para algumas coisas (assim não somos nós a fazer)

Sociologia



- fechar a porta, desligar telefones

- máximo uma hora e meia

- ter sempre uma planificação para a reunião

- no final alguém escrever um resumo breve

Reuniões



- Agendas / calendários / alertas

- netvibes / podcasts (ouvi mais de 124 horas de podcasts em deslocações no último ano)

- Mails:

- enviar uma tarefa só para uma pessoa (várias não funciona)

- relembrar se não responderem 48hs depois

-cc as pessoas responsáveis

Tecnologias



- Mail, aviso de ausência:

-Não deixar ficar mensagem

- se importante relembrar dia X

- se for muito importante falar com pessoa Y

- a maioria das vezes, no regresso já está resolvido

Férias



- O tempo também se compra

- Ter tempo para nós

- Cumprir os nossos compromissos, caso contrário avisar

-Coisas mal feitas = alguém vai ter de fazer de novo

- A perfeição é inimiga da perfeição

- Cria a tua “Arca dos prazeres”

Conselhos gerais



-Tentar ter alguém que nos dê conselhos e um feedback do que estamos a fazer (honestidade à bruta)

-Tentar facilitar as coisas para não pensar muito:

- bom método de arquivo

- arranjar truques (chaves em cima do PC… para não esquecer o PC)

-Não permitir que uma tarefa atrase as outras em cadeia.

- Mudar aos poucos:

-"Se pensar que consegue, vai conseguir. Se pensar que não consegue, está certo." Henry Ford

Conselhos gerais



-Stress compensar com desporto, riso, relaxamento, etc

-Eustress – stress positivo

Gerir… mas não demasiado


"A arte de ser feliz está nos limites que colocar em si próprio"

Wilhelm Schmid

"A vida é aquilo que acontece enquanto fazemos outras projectos"

John Lennon


- Arranjar uma agenda, qualquer que ela seja

- diário de tempo, ou qualquer coisa parecida

- daqui a 30 dias, envio-vos este material

- O que é que mudaram?

Coisas a retirar da formação:



Desejo-vos tempo!


Obrigado pela atenção!

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