gestão de projetos i encontro nacional de secretários de tic judiciária

© Direitos Reservados ProValore 2014

Joel Solon Farias de Azevedo, PMP, CBPP

Gerenciamento de projetos no Judiciário

Tribunal de Justiça de Rondônia, 25 de setembro de 2014

http://www.canaldaestrategia.com.br/


A produtividade é a mesma dos anos 70 e isso tem graves implicações para o país e para as organizações.

Fonte: Exame, Out/12

Combinação cruel: burocracia + excesso de recursos + pedagogia do desperdício

Produtividade no Brasil, problema ou oportunidade de melhoria?



Miopia organizacional

Estrutura de gestão de risco nas organizações Práticas, métodos, ferramentas, pessoas, competências, cultura

organizacional, responsabilidades, autoridade, procedimentos, etc.

Foco

“O que pode dar errado?”

Foco

“O que pode dar mais certo do que ocorre hoje?”

Resultado Resultado

Redução de perdas Alcance de novos ganhos

Para a maioria é visão de passado e não visão de futuro



Valor nos resultados

Cooperação

Ambiente Político

Oferta

Controles e influências

Setor Público Setor Privado

Mudanças de gestão alteram a estratégia

Gestão mais profissionalizada e menos sensível à mudança de controle

Monopólio de oferta e prestação de serviços

Ambiente em ampla concorrência

Controles externos e internos pouco efetivos

Influência direta dos stakeholders e dos clientes

Demanda crescente por transparência nos resultados

Resultados positivos como fator de sobrevivência

Baixa cooperação Inteligência competitiva, benchmarking, associações

O setor público sofre mais do efeito monopólio



Modelo Burocrático Gerencial

Abordagem Técnica Gerencial

Gestão de pessoas Gestão do recurso Otimização do recurso

Visão do recurso humano Recurso comum Recurso crítico

Interesse das pessoas Emprego Carreira e reconhecimento

Foco Procedimentos Resultados

Poder Concentrado Delegado

Liderança Autocrático Situacional

Avaliação Outros 360 graus

Estrutura Funcional , vertical Rede

Processo decisório Racional Contingencial

Decisões Programadas Não programadas

Metas Impostas, de cima para baixo Negociadas

Orientação Legal/ regras Oportunidades/ riscos

Habilidades preferidas Técnicas Gerenciais

Modelo de decisão Monocrático Colegiado

Evolução da gestão pública no Brasil ainda em estágio inicial



Processo de Trabalho



Governança e processos de gestão ainda rudimentares

Sociedade

Modelo adotado

Estratégia

Cadeia de Valor

Forn

eced

ore

s Processos de Gestão

Processos de Suporte

Clien

tes



O processo de gestão da mudança é mal conduzido

1. Estabelecer senso de urgência, a partir de comunicação efetiva;

2. Criar uma coalizão das lideranças para a mudança;

3. Desenvolver uma visão e estratégia de longo prazo;

4. Comunicar a visão da mudança a toda a organização;

5. Desenvolver cultura de medição e orientação a resultados, por meio de metas desafiadoras;

6. Delegar poder às pessoas para realização das ações;

7. Gerar vitórias de curto prazo, com benefícios para as pessoas;

8. Consolidar os ganhos para produzir mudanças ainda maiores;

9. Incorporar as mudanças à cultura da organização.

Fonte: KOTTER, Leading Change, 1996, adaptado



Os resultados devem ser negociados, quantificados, temporizados, e confirmados



Resultados e projetos devem ser gerenciados o tempo todo

Problema a resolver

Geração de alternativas

Análise de viabilidade

Autorização do projeto

Execução do projeto

Entregas do projeto

Resultados do projeto

Fase pré-projeto

Visão integrada do ciclo da mudança e ciclo de vida do projeto

Fase de projeto

Fase pós projeto

Desenvolvimento do estudo de caso

Aprovação do projeto

Decisão de continuar ou não

Confirmação dos benefícios esperados

Fonte: OGC 2009 – processo de business case



Escritório de processos

Áre

as f

un

cio

nai

s

Comitê operacional de processos

Escr

itó

rio

de

pro

jeto

s

Co

mit

ê ge

sto

r d

a es

trat

égic

a

Planejamento estratégico

Acompanhamento dos benefícios

Gestão da mudança • Capacitação e

disseminação de conhecimento

• Análise de impactos

• Comunicação

Coleta de informações

Métodos, técnicas e ferramentas

Repositório de processos

Avaliação de portfólio de processos

Identificação e seleção de

oportunidades

Gestão de projetos e programas de

melhoria de processos

Avaliação de custo benefício

Avaliação das iniciativas

A governança é realizada nos resultados dos processos



Gestão de portfólio de processos

Coleta de informações

Avaliação do portfólio de processos

Identificação e seleção de

oportunidades

Avaliação de benefícios e

esforço

Avaliação das iniciativas

Áreas funcionais

Comitê operacional de processos



Repositório de processos

Priorização das iniciativas

Autorização

Planejamento, execução,

implantação e controle

Encerramento

Acompanhamento de benefícios e

mudanças

Escritório de projetos

Comitê gestor da estratégia

Escritório de projetos

Repositório de projetos

A mudança é gerida no gap de resultados reduzido pelos projetos



Escolas de gestão tradicionais? Não, transformação e projetos ágeis

PMI-PBA



Os modelos precisam ser simplificados, eis o sucesso do Canvas



Projeto com abordagem de resultados: Project Model Canvas

Pra que?

Por que?

O que?

Pra quem?

Com quem?

Quando ?

Quanto ?

Como maximizar

?

Como ?

Como ?

Como ?

O que?



Respeite o ciclo de planejamento: gatilho lento, bala rápida

Incerteza Padrões Foco

Pesquisa Conceito Desenho



Resultados

Conhecimento

Conhecimento existente na organização

Conhecimento existente adquirido

Difícil

Conhecimento inexistente

Mais ou

menos fácil

Adote o benchmarking como regra, admita que não sabe que não sabe



Acelere a inovação e a mudança, o céu é o limite

Quantidade de conhecimento

Limite de conhecimento atingível – tende ao infinito

Tempo de vida

Curva do potencial

mental

Curva real de aquisição de

conhecimento

Morte

R

M



Tecnologia Possibilidade Viabilidade

Pessoas Necessidades Desejos

Negócio Sustentabilidade Viabilidade

Inovação funcional Inovação processual Inovação emocional Inovação

Design thinking: a mudança de verdade é sempre integrada

Inovação Incremental ou disruptiva?



Inovação incremental e disruptiva



E o que é gerenciamento de projetos?

Fonte: PMBOK 5ª edição, 2012

Atender interesses, necessidade e desejos Contribuir para o alcance de resultados Negociar e quantificar resultados Negociar requisitos Negociar prazos Negociar padrões de qualidade Negociar ordem das entregas Balancear restrições e conflitos

Interesses Integração Comunicação Escopo Qualidade Riscos Aquisições Recursos humanos Tempo Custo



Principais deficiências dos gerentes de projetos

Item Peso

Comunicação 45%

Gerenciamento de conflitos 43%

Conhecimento em gerencia de projetos 35%

Liderança 27%

Negociação 27%

Politica 25%

Trabalho em equipe 22%

Atitude 21%

Organização 20%

Iniciativa 18%

Conhecimento técnico 12%

Fonte: Duarte, 2013, Gestão de equipes remotas



Características de projetos complexos

Item Peso

Múltiplas partes interessadas 57%

Ambiguidade do projeto 48%

Significativas influencias politicas e de autoridades 35%

Desconhecimento das funcionalidades 33%

Governança de mudanças dinâmica 29%

Significativa influencia externa 28%

Uso de tecnologia nova para a organização 26%

Uso de tecnologia ainda não completamente desenvolvida 25%

Significativa influencia interpessoal e social 23%

Ambiente altamente regulado 18%

Duração do projeto excedendo o ciclo das tecnologias 10%

Fonte: Pulse of the Profession, Report 2012



O maior problema brasileiro: transformar a ideia em projeto



Respeite o ciclo de vida: gatilho lento, bala rápida

Fonte: PMBOK 5ª edição, 2012



Negocie e temporize as entregas



A comunicação é fator de sobrevivência de todos no projeto

Plano de comunicação

Ação Objetivo Meios Responsável Clientes Frequência Data/ horário

Local

Interesses das Partes: Necessidade de ser informado Direito de ser informado

Interesses do Gerente: Requisitos Necessidades Desejos Envolvimento Comprometimento Patrocínio



Informação de qualidade e não quantidade, na dose e na hora certa

O que fazer: Conversar muito formal e informalmente Trabalhar junto (war room) Fazer reuniões de ponto de controle no máximo quinzenais O que não fazer jamais: Conversar por escrito Passar uma semana sem ver e falar com o seu cliente



Quem define requisitos é o seu cliente, não fale por ele



Gerenciar os riscos ou as incertezas?

Incertezas recorrentes (ou fato?) Mudança frequente nas metas e objetivos Imprecisão nas metas e objetivos Pressa em executar, pressões de prazo Planejamento sem o detalhamento necessário Urgência para resolver problemas e prioridade

sobre a melhoria Frequente realocação de recursos entre os

projetos Dificuldade de evitar a entrada de novos

projetos Concorrência dos recursos entre os projetos Conflito de prioridade

Ambos, mas com foco nas oportunidades



Qualifique seus riscos e oportunidades, isto facilita a decisão proativa

Fonte: PMBOK 5ª.Edição



Mitigar

Eliminar/ Evitar

Aceitar

Transferir/ Compartilhar

3

2

4

1

1 Probabilidade 5

5

Im

pac

to

1

3

2

4

1

(-) Impacto (+)

(-)

Pro

bab

ilid

ade

de

Oco

rrên

cia

(+)

Decida antecipadamente em relação aos riscos, compartilhe

Concordar

Contingenciar

Fugir

Terceirizar



Use sistemas de gestão colaborativos e integradores

PERT

CPM

PDM

GANTT



Prefira generalistas com visão de negócio e perfil analítico

Respeite os talentos, não aceite gente normal

Exija Águias, não aceite Patos (anda, nada, voa, mas não faz nada direito)

Quem trabalha com projeto é diferente, não admita pessoas normais

Não concorde com superalocação, Super-Homem só existe no cinema



Gerenciar é gerir resultados e mudança ao mesmo tempo

1. Estratégia 1. Ajustes de metas

2. Processos 1. Realocação de recursos 2. Redistribuição de atribuições e funções 3. Reestruturação de processos 4. Terceirização

3. Projetos 1. Repriorização 2. Suspensão 3. Redução 4. Eliminação 5. Aceleração 6. Desaceleração 7. Inclusão 8. Aumento 9. Fusão 10. Cisão 11. Incorporação

A cada 15 dias?

A cada 7 dias?

Decidir

Gestão de portfólio exige decisão o tempo todo


Treinamento presencial e consultoria e assessoria em gestão para a gestão da estratégia, projetos, processos e pessoas.

Educação a distância para o desenvolvimento gerencial.

Base de conhecimento em gestão da estratégia, projetos, processos e pessoas.

www.canaldaestrategia.com.br [email protected]

Joel Solon Farias de Azevedo, PMP, CBPP Fones 61 4063 9066 e 61 8111 3586






mailto:[email protected]

gestão de projetos i encontro nacional de secretários de tic judiciária

Government & Nonprofit