GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

PROFESSOR: 3º Sgt Duarte

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DA FICÇÃO A REALIDADE

PROJETANDO O FUTURO

HOVERBOARD DA LEXUS

Nike lança tênis com cadarço automático

CASSETE, ANO: 1972

Armazenamento: 660 kB Lado A + 660kB no Lado B

DISQUETE, Ano: 1976

3.5” armazenamento de 720 kB (DD=Double Density) até 5.76 MB (EDS=Extra Density Super), 1.44 MB (HD = High Density), ou 5.25” armazenamento de 3000 kB (Single Side = Face Simples) até 300 MB (HD).

ST-506, Ano: 1980

Armazenamento: 5 MB

CD-R, Ano: 1990

Armazenamento: 700 MB

ZIP, Ano: 1994

Armazenamento: 100 MB

SD Card, Ano: 2000

Armazenamento: 32 MB

Cloud storage, Ano: Agora

Armazenamento: Ilimitado

O futuro não tão distante…

Um chip de vidro de quartzo que é capaz de armazenar informaçãodigital por tempo indeterminado.O protótipo do chip é apenas 2×2 cm com uma espessura de 2milímetros

• Into the Future: On the Preservation ofKnowledge in the Electronic Age

• Preservando o Passado: Dentro do Futuro, com Terry Sanders

• O filme de 56 minutos, lançado em 1.987, porTerry Sanders

• O filme reitera visualmente as questões queconfrontam os bibliotecários e acadêmicossobre as maneiras em que a produção,reprodução e preservação do conhecimento eda informação estão sendo radicalmentetransformadas na era digital.

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“OS BITS ESTÃO CORRENDO POR AI TÃO RÁPIDO, QUASE NINGUÉM PENSOU EM

PRESERVÁ-LOS OU ARQUIVÁ-LOS.”

Pedra de Roseta

PEDRA DE ROSETA

• 19-07-1799 D.C., durante a campanha deNapoleão Bonaparte no Egito, encontrou umalaje de basalto negro com umas inscriçõesantigas perto da cidade de Roseta, a 35quilômetros ao norte de Alexandria.

• A Sua inscrição registra um decreto promulgadoem 196 a.C., na cidade de Mênfis, em nome dorei Ptolomeu V, registrado em três parágrafoscom o mesmo texto: grego, hieróglifos egípcios edemótico egípcio.

PEDRA DE ROSETA

• Pedra Roseta é considerada a chave queresolveu o enigma dos hieróglifos, umalinguagem considerada "morta" porquase 2.000 anos.

• A língua e a cultura do antigo Egitopassaram a ser um livro aberto para oscientistas.

“O enorme volume de dados que a humanidade

acumula cresce em tal velocidade, que ninguém

tem tempo, energia ou recursos para verificar

que todas as informações antigas sejam

convertidas para um novo meio, antes que

critérios antigos fiquem obsoletos.”

Vint Cerf, vice-presidente do Google e co-criador da web

• Por Ligia Aguilhar - O Estado de S. Paulo. 13/02/2015

Cerf prevê Idade das Trevas Digital

• “Formatos antigos de documentos que criamos ouapresentações podem não ser compatíveis com aúltima versão de um software porque acompatibilidade retroativa não é sempre confiável”,disse Cerf à BBC durante um encontro daAssociação Americana para o Avanço da Ciência.

• teme que as gerações futuras possam não ternenhum registro do século XXI, o que levaria ahumanidade a uma “Idade das Trevas Digital”.

• “O que pode acontecer com o tempo é que mesmoque acumulemos vastos arquivos de conteúdodigital, não saberemos do que se trata”, afirmou.

ESTATÍSTICAS E INDICADORES

• A humanidade gerou a mesma quantidadede informações nos últimos 50 anos quenos 5 mil anteriores.

• “Uma criança de 7 anos hoje provavelmentetem mais informações que o imperador deRoma, no auge de Roma.” Augusto Cury

• A média diária de tempo gasto na busca deinformações é de 51 minutos.

Fonte: Revista Latin American Document Management, 2009 by Ana Catarina/Spread

ESTATÍSTICAS E INDICADORES

•Os papéis representam 90% damemória corporativa.

• 90% nas empresas, são manuseadossem quaisquer cuidados.

•Quando um documento é perdido, ocusto para sua recuperação é de seisvezes o valor da sua elaboração. Epara sua reprodução, o custo é onzevezes maior.

ESTATÍSTICAS E INDICADORES

•Mais de 7% de todos osdocumentos gerados são perdidos.

•Profissionais investem entre 5% e15% de seu tempo adquirindoinformações, mas gastam mais de50% do tempo procurando por elas.

ESTATÍSTICAS E INDICADORES

• Nos Estados Unidos, estima-se umamédia de quatro trilhões de documentosem papel, aproximadamente, com umaelevação anual dessa taxa em 22%.

• No Brasil, não foram geradas estatísticassobre o assunto, mas uma das principaiscaracterísticas dos sistemas é o elevadonúmero de consultas a um mesmodocumento, comprovando a necessidadede preservação e acesso facilitado àsinformações.

ESTATÍSTICAS E INDICADORES

•Em média, 90% do tempo de vidaútil de um documento é gasto emtrânsito. Ou seja, necessita degerenciamento.

Fonte: Revista Latin American Document Management, 2009 by AnaCatarina/Spread

CONCEITOS

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Informação registrada,

codificada em dígitos

binários, acessível e

interpretável por meio

de sistema

computacional.

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DOCUMENTO DIGITAL

É um documentodigital que é tratadoe gerenciado comoum documentoarquivístico, ou seja,incorporado aosistema de arquivos.

DOCUMENTO ARQUIVISTICO DIGITAL

30

SISTEMAS DE ARQUIVO ELECTRÔNICO

• é desenvolvido com o propósito dearmazenar e recuperar documentos dearquivo;

• e organizado para controlar as funçõesespecíficas de produção,armazenamento e acesso a documentosde arquivo, para salvaguardar a suaautenticidade e fidedignidade.

31

GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Conjunto de atividades necessárias para aidentificação, custódia e conservação dosdocumentos, assegurando-se que taisdocumentos se conservem acessíveis ecompreensíveis” (ANOZ, 2000)

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SIGAD – SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

É um conjunto de procedimentos e operaçõestécnicas que visam o controle do ciclo de vidados documentos, desde a produção até adestinação final, seguindo os princípios dagestão arquivística de documentos e apoiadoem um sistema informatizado.

33

IDENTIDADE*É o conjunto dos atributos de um documentoarquivístico que o caracterizam como único e odiferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.:data, autor, destinatário, assunto, número identificador,número de protocolo).

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INTEGRIDADE

• *Estado dos documentos que seencontram completos e não sofreramnenhum tipo de corrupção ou alteraçãonão autorizada nem documentada.

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AUTENCIDADE

• *Credibilidade de um documentoenquanto documento, isto é, a qualidadede um documento ser o que diz ser e deque está livre de adulteração ou qualqueroutro tipo de corrupção.

• A autenticidade é composta deidentidade e integridade.

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• Credibilidade de um documentoarquivístico enquanto afirmação de umfato.

• Existe quando um documentoarquivístico pode sustentar o fato aoqual se refere, e é estabelecida peloexame da completeza, da forma dodocumento e do grau de controleexercido no seu processo de criação.

CONFIABILIDADE

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CONFIDENCIALIDADE

Propriedade de certos dados ouinformações que não podem serdisponibilizadas ou divulgadas semautorização para pessoas, entidades ouprocessos.

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Técnica de migração queconsiste em copiar osdados de um suporte paraoutro, sem mudar suacodificação, para evitarperdas de dadosprovocadas pordeterioração do suporte.

ATUALIZAÇÃO DE SUPORTE

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Técnica de migração que pode seconfigurar de diversas formas, tais como:

a) conversão de dados: mudança de umformato para outro;

b) conversão de sistema computacional:mudança do modelo de computador e deseus periféricos.

CONVERSÃO

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Propriedade de estar acessível e utilizávelsob demanda por uma entidadeautorizada.

DISPONIBILIDADE

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• Dados estruturados que descrevem epermitem encontrar, gerenciar,compreender e/ou preservardocumentos arquivísticos ao longo dotempo.

• Definimos metadados para preservaçãode longo prazo como informação deapoio aos processos associados com apreservação digital de longo prazo.

METADADOS

42

*A utilização de metadados tem sido

entendida como uma forma de descrever

a identidade, a autenticidade, o

conteúdo, a estrutura e o contexto,

essenciais à gestão dos documentos

digitais.

43

METADADOS

X

GESTÃO DE DOCUMENTOS

*A informação descritiva permitirá que

documentos fidedignos, com significados e

acessíveis, sejam mantidos através dos

tempos para satisfazer às necessidades

informacionais das organizações, como

evidência das ações, e para a comunidade

científica.

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METADADOS

X

GESTÃO DE DOCUMENTOS

A inclusão de metadados de preservação deveacompanhar todo o ciclo de vida do recursodigital, ou seja :

•Criação

•Seleção

•Identificação persistente

•Descrição e acesso

•Armazenamento

•Preservação

METADADOS

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NOÇÕES BÁSICAS DE INDEXAÇÃO

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Indexação é a atribuição de termos àdescrição do documento, utilizandovocabulário controlado e/ou lista dedescritores, tesauro e o próprio plano declassificação.

47

INDEXAÇÃO

48

INDEXAÇÃO

• É a operação que consiste em descrever e

caracterizar um documento com o auxilio

de representações dos conceitos contidos

nesses documentos;

• A indexação permite uma pesquisa

eficaz das informações contidas no

acervo documental.

INDEXAÇÃO

49

INDEXAÇÃO

A seleção dos termos para indexação é feita,normalmente, com base em:

• tipologia documental: diz respeito à fórmuladiplomática, natureza de conteúdo ou técnica deregistro. Ex.: atestado de frequência de pessoal,atestado de saúde ocupacional, alvará de habite-se;

50

• título ou cabeçalho do documento;

• assunto do documento: palavras-chave outermos compostos que representemcorretamente o conteúdo do documento;

• datas associadas com as transaçõesregistradas no documento;

51

INDEXAÇÃO

Filosofia de indexação centralizada no

usuário, ou seja, deve haver uma analise

conceitual pensando na recuperação do

documento não se esquecendo de

centralizar seu principal objetivo: o

usuário alvo.

52

INDEXAÇÃO

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54

55

Exaustividade e especificidade com termos genérico

e específico

56

58

BASE DE DADOS

Independente do

sistema operacional,

as informações podem

ser inseridas através

das propriedades do

arquivo.

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BASE DE DADOS

Conjunto de procedimentos e técnicas

para assegurar a capacidade de os

objetos digitais serem acessados face às

mudanças tecnológicas.

MIGRAÇÃO

60

A migração consiste na transferência de

um objeto digital:

a) de um suporte que está se tornando

obsoleto, fisicamente deteriorado ou

instável para um suporte mais novo;

b) de um formato obsoleto para um

formato mais atual ou padronizado;

MIGRAÇÃO

61

c) de uma plataforma computacional em

vias de descontinuidade para outra mais

moderna. A migração pode ocorrer por

conversão, por atualização ou por

reformatação.

MIGRAÇÃO

62

Conversão de formatos de arquivo para

um elenco gerenciável de formatos

apropriados para preservação e acesso.

NORMALIZAÇÃO DE FORMATOS

63

Conjunto de ações gerenciais e técnicas

exigidas para superar as mudanças

tecnológicas e a fragilidade dos suportes,

garantindo acesso e interpretação dos

documentos digitais pelo tempo que for

necessário.

PRESERVAÇÃO DIGITAL

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• Os documentos digitais, fisicamente frágeis;

• dependentes tecnologicamente de software e

hardware;

• se tornam obsoletos rapidamente;

• No documento digital, independente de quão

ótimas sejam as condições de

armazenamento, a informação eletrônica

“desaparecerá” cinco a trinta anos

dependendo do tipo de suporte (INTERNATIONAL COUNCIL

ON ARCHIVES, 1997)

ACESSO E PRESERVAÇÃO

65

ETAPAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

DIGITAIS

66

O ciclo vital dos documentos digitais é determinado por

escolhas e decisões que são tomadas em uma etapa

que precede a criação dos documentos.

Etapa que compreende a concepção do sistema digital

de informação, na qual são avaliadas as necessidades

de informação e o processamento de informação,

além disso, um sistema é desenhado, desenvolvido e

implementado para atender aos propósitos da

instituição.

PRODUÇÃO

67

• Busca-se a otimização da utilização de

recursos materiais, humanos e

financeiros na criação dos documentos

que sejam autênticos, confiáveis e

susceptíveis de serem preservados em

longo prazo.

• Dá-se ênfase ao suporte dos

documentos e às tecnologiasutilizadas em sua produção.

PRODUÇÃO

Para destinar a eles os cuidados necessários

para sua preservação, acesso e

autenticidade.

Deve se definir que registros digitais são

produzidos e acumulados na consecução

das suas atividades, que encerram em si

conteúdo, contexto e estrutura, para

fornecerem prova ou evidencia daquelas

atividades.

IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO DIGITAL

69

A autenticação legal é baseada na demonstração

da conexão entre os documentos e um autor e na

autoridade deste autor para criar aqueles

documentos.

Nos documentos digitais, a autenticação pode ser

realizada por meio de uma assinatura digital

certificada por uma terceira parte neutra, como

uma autoridade certificadora.

70

AUTENTICAÇÃO

A Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil

(AC-Raiz) é a primeira autoridade da cadeia de

certificação. Executa as Políticas de Certificados

e normas técnicas e operacionais aprovadas

pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil. Portanto,

compete à AC-Raiz emitir, expedir, distribuir,

revogar e gerenciar os certificados das

autoridades certificadoras de nível

imediatamente subsequente ao seu.

71

AC - RAIZ

Uma Autoridade Certificadora (AC) é uma

entidade, pública ou privada, subordinada

à hierarquia da ICP-Brasil, responsável

por emitir, distribuir, renovar, revogar e

gerenciar certificados digitais. Tem a

responsabilidade de verificar se o titular

do certificado possui a chave privada que

corresponde à chave pública que faz parte

do certificado.

72

AC – Autorida de Certificadora

AC - Autoridade Certificadora

Uma Autoridade de Registro (AR) é responsável

pela interface entre o usuário e a Autoridade

Certificadora. Vinculada a uma AC, tem por objetivo

o recebimento, validação, encaminhamento de

solicitações de emissão ou revogação de

certificados digitais e identificação, de forma

presencial, de seus solicitantes. É responsabilidade

da AR manter registros de suas operações. Pode

estar fisicamente localizada em uma AC ou ser uma

entidade de registro remota.

74

AR - Autoridade de Registro

AC-Raiz: Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI)

AR - Autoridade de Registro

A assinatura em um documento tem um

único fim de identificar sua autoria, sendo

desnecessário distinguir a assinatura

manuscrita de qualquer outro

procedimento que permita a identificação

do sujeito que a realizou, com significado

grau de certeza.

76

Assinatura Eletrônica

Os tipos mais comercializados são:

• A1 (validade de um ano – armazenado

no computador)

• A3 (validade de até cinco anos –

armazenado em cartão ou token

criptográfico).

• T3 e S3, que também tem validade de

até cinco anos.

77

Certificado Digital

78

Certificado Digital

No Brasil, a utilização da assinatura

eletrônica em documentos públicos é

regulada pela Medida Provisória 2.200-

2/2001.

Art. 1o Fica instituída a Infra-Estrutura de ChavesPúblicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir aautenticidade, a integridade e a validade jurídica dedocumentos em forma eletrônica, das aplicações desuporte e das aplicações habilitadas que utilizemcertificados digitais, bem como a realização detransações eletrônicas seguras.

79

Assinatura Eletrônica

A assinatura digital é resultado de um cálculo

matemático que envolve a cadeia de bits do documento

e a chave da assinatura digital.

Se a cadeia de bits for alterada, por motivo de

corrompimento, adulteração ou conversão, a assinatura

não corresponderá mais a essa nova cadeia de bits e

não poderá mais garantir a autenticidade do documento.

Isto porque, embora o documento conceitual seja o

mesmo, passará a estar relacionado a uma nova cadeia

de bits, que não tem mais a assinatura.

80

Cadeia de bits for alterada

Desta forma, a assinatura digital garante somente a

integridade da cadeia de bits original, mas não a do

documento conceitual ao longo do tempo.

Em razão da necessidade de conversões, a

assinatura digital não garante a autenticidade do

documento, no longo prazo, tornando-se

necessários outros procedimentos de gestão e de

preservação, como a inserção de metadados.

81

Assinatura Eletrônica

Em documentos digitais de caráter

arquivístico se dá por duas razões.

• Primeiro, para manter o sigilo em

relação às informações registradas,

impedindo o acesso irrestrito a elas.

• Segundo, para impedir que outra

pessoa, que não seja o criador do

documento, possa alterar o seu

conteúdo.

83

CRIPTOGRAFIA

Na atividade de arquivamento são estabelecidas

regras para o encaminhamento dos documentos

para arquivamento no arquivo corrente central e

para a transferência para o arquivo

intermediário, conforme a TABELA DE

TEMPORALIDADE.

85

Arquivamento

86

025.12 Procedimentos Administrativos Disciplinares

001.001-0

010.022-0

020 Gestão de Pessoas

(atividade e transação)

000 Gestão Institucional

A migração periódica da informação documental para

novas plataformas tecnológicas, copiando-as em novas

mídias de armazenamento e convertendo-as para um

formato apropriado aos novos sistemas computacionais,

seguindo a evolução da tecnologia, é uma forma de

abrandar os efeitos das características físicas e

funcionais dos documentos digitais.

No ambiente dos documentos digitais, o objetivo é a

preservação da acessibilidade por meio da capacidade

das máquinas em processarem, transportarem e

exporem as informações, incluindo, também a

descrição daquilo a ser preservado

87

MIGRAÇÃO

GERENCIAMENTO E SISTEMAS

88

O registro e o controle de fluxo dos

documentos digitais são compostos

do acompanhamento da

tramitação dos documentos nas

diversas unidades da instituição,

responsáveis pela execução da

atividade que lhe deu origem,

anexando outras informações ou

documentos ao dossiê, até a

finalização da tarefa e consequente

arquivamento.

89

Registro e controle de fluxo

90

Uma especificação de requisitos a serem

cumpridos pela organização produtora/

recebedora de documentos, pelo sistema de

gestão arquivística e pelos próprios

documentos, a fim de garantir a

confiabilidade e autenticidade, assim como

sua acessibilidade. (Brasil, 2011, p.9).

e-ARQ BRASIL - Modelo de Requisitos

para Sistemas Informatizados de Gestão

Arquivística de Documentos

92

O e-ARQ se destina à orientação da

implantação da gestão arquivística de

documentos digitais e não digitais e ao

fornecimento de especificações técnicas e

funcionais e de metadados que sirvam de

parâmetro para as organizações públicas e

privadas na aquisição, especificação ou

desenvolvimento de sistemas informatizados

de gestão de documentos SIGADs.

e-ARQ BRASIL - Modelo de Requisitos

para Sistemas Informatizados de Gestão

Arquivística de Documentos

93

Está dividido em duas partes:

Parte I - Gestão arquivística de documentos,pretende

fornecer um arcabouço para que cada órgão ouentidade possa desenvolver um programa de gestãoarquivística de documentos.

Parte II - Especificação de requisitos para sistemasinformatizados de gestão arquivística dedocumentos, descreve os requisitos necessários paradesenvolver o SIGAD.

e-ARQ BRASIL

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OBRIGATORIEDADE DOS

METADADOS

• (o) = obrigatório

• (oA) = obrigatório, se aplicável

• (f) = facultativo

• obrigatório = o elemento deve, obrigatoriamente, estar presente.

• obrigatório, se aplicável = o elemento pode ser aplicável ounão, porém, se aplicável, sua presença é obrigatória.

• facultativo = os elementos facultativos estão relacionados àimplementação do sistema e cabe à instituição decidir ou nãopelo seu uso. O grau facultativo pode tornar-se obrigatóriopara determinada instituição, dependendo de suasnecessidades específicas.

95

O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto

é, que utilizam documentos digitais e

documentos convencionais.

Como o SIGAD é um sistema de gestão

arquivística de documentos.

Sistema de gestão arquivística de

documentos: Conjunto de procedimentos e

operações técnicas, cuja interação permite a

eficiência e a eficácia da gestão arquivística de

documentos.

96

SIGAD – SISTEMA INFORMATIZADO DE

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE

DOCUMENTOS

gestão de documentos a partir do plano de

classificação para manter a relação orgânica entre

os documentos;

implementação de metadados associados para

descrever os contextos desses mesmos

documentos (jurídico administrativo, de

proveniência, de procedimentos, documental e

tecnológico);97

Requisitos arquivísticos que

caracterizam um SIGAD

SIGED Corporativo

DECRETO 46295, DE 12/08/2013

• Art. 1º O Sistema de Gestão de Documentos –SIGED, a contar da publicação deste Decreto,é o sistema oficial de gestão de documentosde uso obrigatório no âmbito do PoderExecutivo Estadual.

Boletim de Ocorrência – Sistema REDS;

Escala de serviço digital;

Painel administrativo;

E-mail institucional;

Prontuário eletrônico do paciente;

Sistema de abastecimento de viaturas.

DOCUMENTOS DIGITAIS PRODUZIDOS NA PMMG

100

Centro de Gestão DocumentalSeção de Orientação Técnica

Seção de Gestão de Documentos Digitais

sortec.cgdoc@pmmg.mg.gov.br

3307-0415