GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM A FERRAMENTA GPEx

INSTRUTORES: JOÃO AUGUSTO ALEXANDRIA DE BARROS

REFERÊNCIAS

❏Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK@), 5ª edição, PMI, 2013; ❏Normas para Elaboração, Gerenciamento e Acompanhamento de Projetos no Exército Brasileiro (NEGAPEB – EB20-N-08.001), 2ª Edição, 2013; ❏Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2TM, OGC, Reino Unido, 2011.

REFERÊNCIAS

❏PORTAL GPEx – portalgpex.cds.eb.mil.br; ❏GPEx (CITEx) – gpex.eb.mil.br; e

❏GERENTE Projeto GPEX/EB – Cel R1 Gerhardt (860-5209 ou 61 3415-5209 ou ramal 5209).

INTRODUÇÃO

Projeto

❏Mudanças; ❏Temporário; ❏Multifuncional; ❏Único; ❏Incerteza.

SUMÁRIO

DO PROJETO Autorização IMPLANTAÇÃO

PLANOS

PROGRESSO CONTROLE

ENTREGA

METODOLOGIA NEGAPEB

PROPOSIÇÃO DE UM PROJETO

❏1º Ato de um provável projeto: Ordem verbal, DIEx, Email, etc. ❏“Start Up” do projeto. ❏Ainda não é projeto. ❏Gera uma tomada de decisão da autoridade patrocinadora.

➢No GPEx: ❏Criar demanda.

DEMANDA ❏Criando uma Demanda

❏Projetos > demandas > filtros e ações > criar uma nova demanda

❏Papéis: ❏Responsável: Gerente do projeto; ❏Supervisor: “orientador” do Projeto; ❏Cliente: Usuário principal; ❏Autoridade: patrocinador; ❏Designados: equipe de projeto; e

❏Contatos: Fornecedores e outros usuários.

DEMANDA

❏Analisando a Demanda

❏Projetos> demandas ❏Clicar duas vezes na demanda

❏Ação > Analisar demanda

ABORDAGEM INICIAL ❏Projeto

❏Projeto Simples (5W2H) ❏O quê ?

❏Quem ?

❏Onde?

❏Quando?

❏Por quê?

❏Como ?

❏Quanto ?

❏Ação de Cmdo

➢No GPEx: ❏Criar Projeto

NOVO PROJETO

❏Criando um Projeto

❏Método completo; ❏Método rápido; ou

❏EAP.

MÉTODO COMPLETO ❏Criando um Projeto pelo Método Completo

❏Projetos > lista de projetos > filtros e ações > novo projeto

★Importante: Nome; Envolvidos (gerente, supervisor, Autoridade, Cliente); Nível de acesso; Expediente; Stakeholders.

MÉTODO RÁPIDO

❏Criando um Projeto pelo Método Rápido

❏Projetos > Projeto rápido

❏Projeto > Novo Projeto

❏Editando um Projeto pelo Método Rápido

❏Projeto > Editar projeto

MÉTODO EAP

❏Criando um Projeto pelo Método EAP

❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS) ❏Criar Projeto

OU

❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS) gráfica

❏Projeto > Novo Projeto

MÉTODO EAP

❏Editando um Projeto pelo Método EAP

❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto

OU

❏Projeto > Editar

LIÇÕES APRENDIDAS

❏Criando uma Lição Aprendida

❏Projetos > Lições Aprendidas > Filtros e ações > Nova Lição Aprendida

INTRODUÇÃO

QUALIDADE RISCOS

BENEFÍCIOS

Escopo

Custo Tempo

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Planejar

Planejar Delegar

Monitorar Controlar

ESTUDO DE VIABILIDADE

❏Justificando o Projeto

❏Ver > NEGAPEB > Estudo de Viabilidade

DIRETRIZ DE INICIAÇÃO

❏Criando a Diretriz de Iniciação

❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Iniciação

SUMÁRIO DO PROJETO

❏A juntada daDiretriz de Iniciação e o Estudo de Viabilidade representa o Sumário do Projeto. ❏A Autoridade decide sobre o início ou não do projeto.

DIRETRIZ DE IMPLANTAÇÃO

❏Criando a Diretriz de Implantação

❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Implantação

★Importante: Implantação; e

Organização do Projeto.

EXERCÍCIO 01 ❏Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 (um) ano”

EXERCÍCIO 01

❏Missão: 1.Criar uma Demanda; 2.Criar o Projeto; 3.Apresentar um Sumário do Projeto; 4.Criar uma Diretriz de Implantação; 5.Insira uma Lição Aprendida.

DETALHAMENTOS

CARACTERÍSTICAS

ESCOPO CUSTO TEMPO BENEFÍCIOS RISCOS QUALIDADE

DETALHAMENTOS

TEMPO

CUSTO

ESCOPO

DURAÇÃO DAS TAREFAS

❏Inserindo uma duração para uma Tarefa

❏Método Completo; ❏Método Rápido; e

❏EAP.

DURAÇÃO DAS TAREFAS

❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Completo

❏Clicar na Tarefa (Detalhes da Tarefa) ❏Ação > Editar Tarefa > Datas ❏Salvar

DURAÇÃO DAS TAREFAS

❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Rápido

❏Ver > Interface Rápida

❏Inserir o número de Dias OU

❏Inseriras datas de Início e Término

DURAÇÃO DAS TAREFAS

❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pela EAP

❏Ver EAP

❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto > Datas ❏Salvar

DEPENDÊNCIAS

❏Início – Início (II) ❏Início – Término (IT) ❏Término – Início (TI) ❏Término – Término (TT)

❏Latência

❏Menor distância

DEPENDÊNCIAS

❏Criando Dependências ❏Método Completo; ❏Método Rápido; e

❏EAP.

DEPENDÊNCIAS

❏Criando Dependências pelo Método Completo

❏Ação > Editar Tarefa >Predecessoras

DEPENDÊNCIAS

❏Criando Dependências pelo Método Rápido

❏Ver > Interface Rápida

❏Colunas Predecessoras / Sucessoras (utilizar * para menor “distância”.

OU

❏Diretamente no Gráfico Gantt

DEPENDÊNCIAS

❏Criando Dependências pelaEAP

❏Ver > EAP (WBS) ❏Ação > Editar tarefa >Predecessoras

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO

❏Criando a EAP para o Projeto

❏Ver > NEGAPEB > Estrutura Analítica

CRONOGRAMA INICIAL

❏Criando um Cronograma Inicial ❏Ver > NEGAPEB >Cronograma

EVENTOS

❏Reuniões, visitas, ações, processos, etc.

❏Inserindo eventos ❏Inserir > Evento

PLANILHA DE CUSTOS

❏Inserindo uma Planilha de Custos em uma Tarefa

❏Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa) ❏Inserir > Planilha de Custos

RECURSOS

❏Cadastrando recursos Menu > Recursos Filtros e Ações > Novo recurso

❏Inserindo um recurso

Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa) Inserir > Recurso

ENTREGA ❏Criando uma Entrega para uma Tarefa

❏Inserir Entrega

❏Clicar em cima da tarefa

❏Ação > Editar Tarefa > Entregas ❏Salvar

DECLARAÇÃO DE ESCOPO

❏Criando uma Declaração de Escopo

❏Ver > NEGAPEB > Declaração de escopo

EXERCÍCIO 02 ❏Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano – Prossiga na Missão!!!”

★Importante

○Reuniões semanais de controle; ○Toda atividade deve prever uma entrega.

EXERCÍCIO 02

❏Missão: 1.Apresentar a EAP do Projeto (2º Nível); 2.Cronograma inicial; 3.Inserir uma Planilha de Custos; 4.Inserir Entregas; 5.Criar Eventos nas Tarefas; 6.Criar uma Declaração de Escopo.

EXERCÍCIO 02

★Informações adicionais: ○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume; ○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura; ○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês; ○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês; ○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês; ○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.

EXERCÍCIO 02

★Informações adicionais: ○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês; ○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.

PLANOS DE PROJETO

Plano de gerenciamento de riscos; Plano de gerenciamento de mudanças; Plano de gerenciamento da qualidade; Plano de Gerenciamento de Comunicações; Plano de gerenciamento das Partes interessadas; Plano de gerenciamento de recursos humanos; e

Planejamento de custo e do Orçamento.

PLANO DE CUSTOS E DO ORÇAMENTO DO PROJETO

❏Criando um Plano de Custos e de Orçamento do Projeto

❏Ver > NEGAPEB > Planejamento de Custo e do Orçamento

PROGRAMAS E PORTFÓLIOS

❏Programa é um grupo de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente.

PROGRAMAS E PORTFÓLIOS

❏Portfólio é um conjunto de programas, projetos e ações, e até mesmo de outros portfólios, agrupados por afinidade de execução ou finalística, para facilitar a coorde nação e o gerenciamento eficaz e permitir a implementação da estratégia de organização. As entregas dos componentes do portfólio não têm necessariamente que ser interdependentes e coordenadas, caso contrário, seria um programa.

PORTFÓLIO

❏Criando um Portfólio

❏Criar um projeto

❏Aba Portfólio

❏Incluir Projetos

PROGRAMA

❏Criando Programa

❏Projetos > Programas > Lista de Programas ❏Filtros e Ações > Criar Novo Programa

❏Posteriormente

❏Escolha o Projeto a ser incluído no Programa

❏Ação > Editar ❏Projeto > Relacionado > Programa > Salvar

PLANILHA DE GASTOS

❏Criando uma Planilha de Gastos ❏Dois cliques na tarefa

❏Inserir Planilha de Gastos

❏Criando Etapas da Despesa

❏Ação > Definir estágios da despesa > planilha de Gastos

PLANO DE PROJETO

❏Criando um Plano de Projeto

❏Ver > NEGAPEB > Plano de Projeto

PLANOS

❏Criando Plano de Risco

❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Riscos

❏Criando Plano de gerenciamento de qualidade

❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Qualidade

PLANOS

❏Criando Plano de gerenciamento de mudanças ❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Mudanças

❏Criando Plano de gerenciamento de comunicações ❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Comunicações

CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO

❏Criando Plano de Risco

❏Ver> NEGAPEB >Cronograma Físico-Financeiro Inicial

EXERCÍCIO 03

❏Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”

EXERCÍCIO 03

❏Missão: 1.Criar um Plano de Custo e de Orçamento do Projeto; 2.Criar um Portfólio; 3.Criar uma Planilha de Gastos; 4.Criar um Plano de Projeto; 5.Criar um Plano de Riscos. 6.Apresentar o cronograma Físico-Financeiro; 7.Plano de gerenciamento de qualidade; 8.Plano de gerenciamento de mudanças; 9.Plano de gerenciamento de comunicações;

EXERCÍCIO 03

★Informações adicionais: ○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume; ○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura; ○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês; ○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês; ○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês; ○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.

EXERCÍCIO 03

★Informações adicionais: ○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês; ○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.

SIAFI

❏Importando NC/NE/NL/OB

❏Ação > SIAFI > Importar NC/NE/NL/OB

REGISTROS

❏Tipos de Registros: ❏Registro deIssue*

❏Registro de Qualidade

❏Registro de Riscos ❏Descrição do Status do Projeto

* Algo que aconteceu, não estava planejado e necessita de atenção gerencial.

ACOMPANHAMENTO ❏Acompanhamento do Projeto

❏Relatórios ❏Relatório de Controle de Mudança

❏Relatório de Situação

❏Registros ❏Termo de aceite de Produtos/Serviços ❏Registros em geral

BASELINE

❏Criando Linha de base

❏Inserir > BaseLine

RELATÓRIOS

❏Criando Relatórios ❏Ver > NEGAPEB >Relatório de Controle de Mudança

❏Ver > NEGAPEB > Relatório de Situação

CONTROLE

❏Controlando o Projeto

❏Estágios da despesa

❏Ação > Imprimir > Estágios da despesa

❏Indicadores ❏Inserir > Indicador ❏Ação > Editar Projeto > Indicador Principal > Salvar

TERMO DE ENCERRAMENTO

❏Concluindo o Projeto

❏Ver > NEGAPEB > Termo de Encerramento

CICLO DE VIDA DO PROJETO

❏Criando um ciclo de vida do Projeto

❏Ver> NEGAPEB > Ciclo de vida

EXERCÍCIO 04

❏Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”

EXERCÍCIO 04

❏Missão:

1.Simule o andamento e apresente pelo menos: um Registro e um Relatório de Situação; 2.Simule o fim do projeto e emita o termo de encerramento de Projeto.

EXERCÍCIO 04 ★Informações adicionais:

○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume; ○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura; ○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês; ○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês; ○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês; ○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.

EXERCÍCIO 04

★Informações adicionais: ○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês; ○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.