gerenciamento de projetos - aula03 - termo de abertura, eap e cronograma

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

AULA 03 – TERMO DE ABERTURA, EAP,CRONOGRAMA E KICK-OFF

PROF. MAIGON NACIB PONTUSCHKA

[email protected]

1 semestre 2016

Adaptado de apresentação do Prof. Alessandro Almeida - FIEO

CONTEÚDO

• Introdução

• Retomar trabalho de grupo da aula passada

• A fase de iniciação do projeto

• 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto

• 2. Criar versão inicial da EAP

• 3. Criar versão inicial do Cronograma

• 4. Realizar Kick-off do Projeto

• Introdução à fase de planejamento

TRABALHO EM GRUPO: INICIANDO UM PROJETO

• Em grupos de até 4 alunos, definam para um projeto escolhido pelo grupo...

• Escopo do projeto

• Premissas

• Restrições

• Riscos positivos e riscos negativos

• Stakeholders

• Sponsor

• Gerente do Projeto

ORGANIZAÇÃO DO PROJETO E STAKEHOLDERS

• Quem fará o trabalho?

• Quem é o Gerente de Projeto?

• Quem pagará pelo projeto?

• Quem consumirá o produto ou serviço?

• Quem são as pessoas que serãoafetadas pelo projeto (stakeholders)?

Iniciação

Identificar Stakeholders

Juntar informações

Identificar a missão de cada stakeholder

Determinar forças e fraquezas

Predizer o comportamento dos stakeholders

Implementar estratégia de gerenciamento de

stakeholders

Ciclo de vida genérico de um projeto

Iniciação Planejamento Execução Encerramento

Definir escopoIdentificar tarefas, dependências e cronograma

Planejar recursosEsclarecerprincípios de tomada de decisão

Desenvolver um plano de riscos

Estabelecerorganização

Definições dos objetivos e parâmetros de sucesso: escopo, prazo de entrega, orçamento

Monitorar

Comunicar e relatar

Corrigir e controlar

Finalizarcontratos

Conduzir um “postmortem” formal

Fonte: Grushka-Cockayne, Y. , 2015

AS FASES GENÉRICAS DE UM PROJETO

Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento

Monitoramento

Iniciação


Monitoramento

Iniciação

• Neste momento, normalmente é criado o Termo de Abertura do Projeto (ou, Project Charter) e é também onde acontece o Kick-off (evento para oficializar o início do projeto)

Iniciação

Planejamento


Monitoramento

Planejamento

Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos, Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos.

Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Não realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto

Planejamento

Execução


Monitoramento

Execução

Planos criados, equipe alocada e o cliente aguardando o resultado. Chegou a hora de executar o que foi planejado

Execução

Execução


Monitoramento

Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e

o Diário de Bordo do projeto. Ocorreu algum desvio? Avalie se é necessário replanejar!

Encerramento


Monitoramento

Encerramento

Tudo foi entregue conforme o combinado? O cliente aprovou todas as entregas? O Termo de Encerramento do Projeto foi assinado? As lições aprendidas foram registradas? A equipe foi reconhecida?

Encerra-mento

• Após o encerramento do projeto, é importante avaliar se o retorno esperado foi obtido

• Por exemplo: O retorno do investimento feito no projeto de implantação do sistema para CRM deve ocorrer após 12 meses de operação

• Raramente as empresas fazem a avaliação do resultado do projeto...

• A implantação pode ter sido um sucesso, mas o retorno do investimento pode demorar anos

Encerramento

Encerra-mento

Importante

• Mesmo que sua empresa não possua uma metodologia definida e institucionalizada para a gestão dos projetos, é importante todos estarem alinhados sobre o ciclo de vida e as entregas de cada fase

• Talvez nem todos tenham o mesmo entendimento sobre o que é, por exemplo, a Iniciação, Planejamento ou Execução de um projeto

Atividades da fase de Iniciação

1. Preencher o Termo de

Abertura do projeto

2. Criar versão inicial da EAP

3. Criar versão inicial do

Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

Iniciação

PREENCHER O TERMO DE ABERTURA DO PROJETO

• Termo de Abertura do Projeto – Também conhecido como Project Charter – Documento que formaliza a existência do projeto, o seu

escopo e outras definições

ESCOPO

• “gama ou limite de operações” – Fonte: Dicionário Houaiss

• Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto – Fonte: PMBOK, 5ª Edição

ESCOPO DO PROJETO

• O trabalho que deve ser realizado para entregar um produtos, serviços ou resultados com as características e funções especificadas – Fonte: PMBOK, 5ª Edição

• Não basta definir o que faz parte do escopo, mas,

principalmente, o que está fora do escopo.

ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO

ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO

• Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado Fonte: PMBOK, 5ª edição

• Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas Fonte: PMBOK, 5ª edição

1. Preencher o Termo de Abertura do Projeto

• O Termo de Abertura fornece informações básicas sobre o projeto, entre elas podemos citar:

• Objetivo do projeto

• Papéis e responsabilidades

• Stakeholders

• Cronograma macro

• Premissas e restrições

• Escopo e principais entregas



Abertura do projeto



Cronograma


Projeto

Iniciação

2. Criar a versão inicial do EAP (WBS)

• EAP...

• Estrutura Analítica do Projeto

• Também conhecida como WBS: Work BreakdownStructure

• Decomposição das entregas que compõem o projeto

2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)

Como seria a estrutura analítica de uma bicicleta?


• Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar e definir o escopo do projeto!

• Também facilita a estruturação do cronograma

• É muito mais fácil gerenciar as “partes menores”! (especialmente em grandes projetos)



Abertura do projeto



Cronograma


Projeto

Iniciação

3. Criar versão inicial do cronograma

• Linha do tempo com as datas planejadas para realização das atividades

• Atividades para realizar cada entrega prevista na EAP

• É desta forma que os dois se complementam...

3. Criar versão inicial do cronograma

Por que começar a EAP e o cronograma na iniciação do projeto?

• Mesmo sendo versões iniciais, ajudam a organizar os próximos passos e identificar os pontos de atenção que requerem atuação imediata...



Abertura do projeto



Cronograma


Projeto

Iniciação

4. Realizar o Kick-off do Projeto

• “Ritual” para formalizar o início do projeto

• Reunião ou evento

• Todos os stakeholders podem participar

• Talvez seja necessário um kick-off específico para cada público

CONTINUAÇÃO DA ATIVIDADE EM GRUPO:Escrever o termo de abertura de projeto

• Uma estrutura básica para um termo de abertura.

O QUE É UMA ENTREGA?

É qualquer produto, serviço ou resultado, ou suas partes, que devem ser realizadas ou produzidas, obrigatoriamente, para conclusão do projeto ou de parte dele.

É tangível, verificável e está sujeita à aprovação.

Exemplos de entrega: Estudo de viabilidade, manual do sistema, projeto básico, especificação do módulo web, obra da sala, reunião de partida, etc.

+ Entregas relativas ao GP (exemplos):

Planos, Relatórios, Reuniões, etc.

Entrega 3

Entrega N

Entrega 1

Entrega 2

Escopo do Projeto

1-A soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos (“entregas”) pelo projeto.2- Descrição das características e funções para cada entrega (“escopo do produto”).

O QUE É O ESCOPO DE PROJETO?

ENTREGA E CARACTERÍSTICAS (EXEMPLO)

Item Nome da

EntregaCaracterísticas

1.1 Relatório Mensal

• Relatório deve informar o valor

agregado, desvio de tempo, desvio

de custo, problemas e riscos.

• Apresentado em formato PDF, letra

helvética, tamanho 12.

Documentar as motivações, os objetivos e a descrição do produto, serviço ou solução que irá atender a esses requisitos;

Autorizar formalmente o início de um projeto (ou fase) e a organização responsável;

Constituir-se como o documento base para o planejamento do projeto.

O Termo de Abertura:Finalidades Básicas

Fluxo de “Nascimento” de um Projeto(Exemplo de Projeto Interno)

PROPONENTE DECISORESGERENTE do

PROJETO

Termo de

Abertura

1

Aprovado e

Priorizado

2

Alocado o Ger.

do Projeto

3

Plano de

Projeto

4

Proposta de Projeto através de um Termo de Abertura: sinaliza e define uma necessidade (projeto) e apresenta as condições que a norteiam.

Termo de Abertura (Proposta) deve ser aprovado/autorizado (recursos comprometidos).

Plano de Projeto – GP/equipe refina (detalha) o projeto autorizado.

Escopo: documentação das necessidades de negócio, objetivos e requisitos.

Custo/finanças: orçamento. Estudo de viabilidade técnica e econômica.

Tempo: cronograma de marcos.

Premissas e restrições.

Recursos Humanos.

Etc.

O conteúdo depende do contexto do projeto.

O Termo de AberturaExemplo de Conteúdo

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