gerência de projetos a equipe de projeto walter de abreu cybis junho, 2002 laboratório de...

Gerência de ProjetosA Equipe de ProjetoGerência de ProjetosA Equipe de Projeto

Walter de Abreu Cybis

Junho, 2002

Laboratório de Utilizabilidade da InformáticaDepartamento de Informática e EstatísticaUniversidade Federal de Santa Catarina

O Gerente e a Equipe de ProjetoO Gerente e a Equipe de Projeto

Atribuições do Gerente de ProjetoProporPlanejarExecutar

CoordenarControlar ações e meios


Tarefas do Gerente de ProjetoPropor (Proposta Preliminar)

Estabelecer o Objetivo do projetoDefinir a Equipe (preliminar) para o projetoCoordenar o Planejamento PreliminarElaborar uma Proposta Preliminar

EscopoCronogramaOrçamentoRiscos

Negociar a aprovação da Proposta PreliminarAnalisar questões de Propriedade Intelectual

O Gerente e a Equipe de ProjetoO Gerente e a Equipe de Projeto Tarefas do Gerente de Projeto (cont.)

Planejar (Planejamento detalhado)

Definir Estrutura de Decomposição do Produto (EDP)Definir Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT)Definir redes de precedência entre tarefas (PERT)Definir insumos, processos e tecnologias necessáriasDefinir os executantes e responsáveis pelas tarefas

(juntamente com os gerentes funcionais)Definir o Cronograma mestre e o Orçamento mestreDefinir os Pacotes ou Blocos de trabalho


Tarefas do Gerente de Projeto (cont.)Executar

Definir e integrar as Gestões Específicas– Qualidade– Documentação– Configuração– Alterações

Delegar autoridade /definir responsabilidadesEstabelecer mecanismos de controle

– Custos– Prazos– Execução física


Tarefas do Gerente de Projeto (cont.)

Executar (cont.)Avaliar o progresso e revisar o statusContratar, alocar e supervisionar o uso de

insumosAtualizar estimativasFazer avaliações no design/produtoNegociar, decidir e implementar revisões



Executar (cont.)Administrar ConflitosMotivar a equipeManter linhas de comunicação

– Alta gerência– Clientes– Fornecedores– Outras organizaçõe



Executar (cont.)Concluir o projeto

– Entregar o produto– Liberar recursos e serviços– Fazer o balanço do projeto– Prestar contas

O Gerente e a Equipe de ProjetoO Gerente e a Equipe de Projeto Tarefas do Gerente de Projeto (cont.)

DescentralizarEstabelecer sub-gerências

– sub-gerentes técnicos (sub-sistemas)– sub-gerentes administrativos (recursos)– Gestores (gestões específicas)

Cada sub-gerente vai ter delegadas* as mesmas atribuições do gerente, limitadas a uma parte do projeto

Obs: delegar autoridade não é se eximinir à responsabilidade


Atributos do Gerente de Projeto (cont.)

ConhecimentosOrganizacionalTécnico

Capacidades/Habilidadesde ComandoDiversas

Atitudes



ConhecimentosOrganizacional

– Sistema administrativo-financeiro– Políticas e valores– Sistema de Custos– Produtos, Mercados, Clientes, Missão



Capacidadesde Comando

– Planejar, coordenar e controlar– Tomar decisão– Negociar recursos– Imprimir o estilo de liderança adequado– Gerar confiança



CapacidadesDiversas

– Relacionar-se– Trabalhar em equipe– Ser criativo– Redigir claramente



AtitudesInteresseDisciplinaEntrosamentoAmbição



Desenvolver a equipeCriar confiança e inspirar o trabalho em

equipeFacilitar e apoiar as decisões em equipeExpandir a capacidade da equipeCriar uma identidade de equipeRealçar as diferençasAntecipar e influenciar mudanças

O Gerente e a Equipe de ProjetoO Gerente e a Equipe de Projeto Gerência e Liderança

São complementares e igualmente importantes para uma empresa

GerenteAutoridade atribuídaQuem administra, gere ou dirige um

empreendimentoLida com as complexidades, para alcançar objetivos

LiderAutoridade conquistadaQuem guia, conduz ou está à frentePromove mudanças, apontando uma direção

QuestãoA liderança pode ser desenvolvida?


Estilos de Gerência

Maneiras de administrar conflitos, tomar decisões, …

Convergem para dois focosProduçãoPessoas


Estilos de GerênciaGrade Gerencial

ProduçãoProdução

Clube de Campo Gerente de Equipe

Meio Termo

Empobrecida Autoritário

Clube de Campo Gerente de Equipe

Meio Termo

Empobrecida Autoritário

Pes

soas

Pes

soas


Estilos de LiderançaEspectro da Liderança

– Autocrático: o chefe toma a decisão e a comunica– Diplomático: o chefe toma a decisão e a negocia – Consultador: o chefe recebe sugestões e toma a

decisão – Participativo: chefe pede que a equipe tome a

decisão

No subordinadoNo subordinadoNo chefeNo chefeAutocrático Diplomático Consultador ParticipativoAutocrático Diplomático Consultador Participativo


Equipe de ProjetoComponentes

– Todos que possuem responsabilidades, exercem tarefas ou têm contribuição a dar para o objetivo comum.

Gerente do projetoGerentes funcionais e seus auxiliaresPessoal designado (tempo integral ou parcial)Pessoal contratado ClientesFornecedoresConsultoresRepresentantes de agências financiadoras, entidades

associadas, …


Fases da formação de ProjetoTransformar um grupo de pessoas diferentes em uma

equipe devotada a alcançar o objetivo comum.Formação:

ambiente agitado e confusoobjetivos, responsabilidades e canais de comunicação

nebulososrelacionamentos superficiais e fraco compremetimento

Turbulência: ambiente conturbado por conflitos e ataques, confronto com o lider, com resistências e desistências“panelinhas” e dificuldades de entendimento;


Fases da formação da equipe (cont.)Normalização:

ambiente de coesão com padrões de comportamento e processo de entendimento

identificação dos problemas importantes resolução de conflitos,

Desempenho: ambiente cooperativoarticulação entre os componentes criatividade, flexibilidade


Equipes AutodirigidasGrupo reduzido (6 a 15) de pessoas bem

capacitadas (capacidade de decisão e de ação)São totalmente responsáveis pela solução de um

determinado problema.Devem dispor dos meios necessários (insumos,

serviços, informação)Possuem líderes

MotivaçãoMotivação

O desempenho depende de Objetivos definidos Capacidade Motivação

“ ... motor interno, fonte de energia baseada em percepções de necessidades, de sentimentos, de valores, que levam o indivíduo a agir.”

Teorias sobre motivação– Hierarquia de necessidades (Maslow, 1954)– Teoria X e Teoria Y (McGregor, 1960)– Teoria dos fatores Motivadores e Desmotivadores

(Herzberg, 1968)– Teoria da Expectativa e da Equidade

Teorias de MotivaçãoTeorias de MotivaçãoHierarquia de Necessidades (Maslow, 1954)

Fisiológicas: ar, água, alimento, abrigo, sexo, Segurança: contra ameaças ou perigos, estabilidadeSocial: Aceitação no grupoEgo: Autoconfiança, auto-estimaAuto-realização

A medida em que um nível é satisafeito as do nível seguinte se manifestam...

Teorias de MotivaçãoTeorias de Motivação

Teoria X e Teoria Y (McGregor, 1960)

Teoria X O trabalho é desagradável Indivíduo simplório, indolente,

autocentrado, resistente a mudanças, sem ambições

As pessoas precisam ser mandadas e controladas


Teoria X e Teoria Y (McGregor, 1960)

Teoria Y O trabalho é tão natural quanto o lazer As pessoas tornam-se indolentes como

resultado de suas experiências na organização

As pessoas são por natureza, colaborativas, basta dar-lhes condições e motivá-las.


Teoria dos fatores Motivadores e Desmotivadores (Herzberg, 1968)

Fatores Motivadoresrealização, reconhecimento, responsabilidade,

progresso, crescimento...– Intrínsecos ao trabalho:

Fatores DesmotivadoresAdministração, supervisão, condições de

trabalho, salário... – Extrínsecos ao trabalho:

Teorias de MotivaçãoTeorias de MotivaçãoTeoria da Expectativa e da Equidade

Expectativa de desempenho recompensado – Seu desempenho deve ser recompensado desde que o resultado de seu esforço satisfaça

um objetivo da organização.

Recompensas iguais para desempenho iguais– As pessoas querem ser tratadas com equidade

Administração de ConflitosAdministração de Conflitos

“Os conflitos ocorrem em quase todas as condições e a qualquer tempo durante um relacionamento entre pessoas ou grupo de pessoas.”

“ ... é o choque ou antagonismo entre elementos ou idéias oponentes”

“ ... Precisam ser administrados ... Bem gerenciados, os conflitos são úteis...”


Fontes de conflito diferenças de objetivos particulares ou específicos de cada profissional, de grupos de

profissionais, de órgãos internos e de organizações.

Tipos de conflitosIntrapessoalInterpessoaisIntergrupos


Conflitos IntrapessoalSobre o seu PAPEL

– papel esperado pelos outros, por si mesmo, ou que lhe é imposto?

– Carga de trabalho– Iniciativa– Limites organizacionais ou funcionais


Conflitos InterpessoaisEntre pares

– diferenças técnicas ou profissionais: gerenciáveis– diferenças pessoais: difíceis de gerenciar

Com os superioresCom os subordinados


Conflitos entre grupos (ou turmas)“ ... os membros do outro grupo são

diferentes de nós e todos iguais. Não merecem confiança...”

Ocorrem principalmente quando...– histórico de conflitos– grupos fortemente coesos– grupos herméticos

técnicos X administrativos engenheiros X marketing


Conflitos no ProjetoFontes internas

– “ ... uma organização temporária, que consome recursos de outros setores, sob outros supervisores, sob pressão de cronograma, de avaliações de resultados, ...”

Fontes externas– “ ... enfoques dos clientes se contrapõem, muitas

vezes, aos da organização.”


Medidas Preventivas

Plano de cargos e saláriosValorizar a cooperação e não a competiçãoAdministração participativa, Integração do

pessoal, Clima de abertura e confiançaPlano de objetivos e metas, divisão do

trabalho, responsabilidades, prazos, níveis de qualidade

Dissolver grupos


Medidas Corretivas

Confrontação por solução de problemasNegociação de CompromissoAcomodação pela valorização das áreas de

acordoPrevalência de alguns em prejuízo de outrosRetirada - ignorar o conflito, até que a coisa

esfrie...

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