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FUNDAÇÃO EDUCACIONAL MACHADO DE ASSIS FACULDADES INTEGRADAS MACHADO DE ASSIS

CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

WUENGIS MAYKEL LANGE

PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO DE GESTÃO INTEGRADA PARA UMA INDÚSTRIA ALIMENTÍCIA

TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO

Santa Rosa

2015




Relatório de Estágio Supervisionado apresentado às Faculdades Integradas Machado de Assis, como requisito parcial para obtenção do Título de Tecnólogo no Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Tecnologia da Informação.

Orientador: Ms. Márcio Luís Günther

Santa Rosa

2015




Relatório de Estágio Supervisionado apresentado às Faculdades Integradas Machado de Assis, como requisito parcial para obtenção do Título de Tecnólogo no Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Tecnologia da Informação.

Banca Examinadora

____________________________________ Prof. Me. Márcio Luís Günther – Orientador

____________________________________

Prof. Me. Andréa Bujnicki Vieira

____________________________________ Prof. Me. Nedisson Luis Gessi

Santa Rosa, 12 de dezembro de 2015.

DEDICATÓRIA

Dedico primeiramente a Deus, por mais esse sonho concretizado, ao ensinamento de todos os professores, ao apoio da minha família, amigos, a mim que mantive o meu foco para não desistir dos meus ideais e, especialmente, a minha namorada Ivanete que me apoiou e esteve sempre ao meu lado dando força durante essa trajetória.

AGRADECIMENTOS

A Deus por ter me dado saúde e força para superar as dificuldades, a instituição pelo ambiente criativo e amigável que proporciona, ao meu orientador, pelo empenho dedicado à orientação e elaboração deste trabalho, a minha namorada Ivanete que esteve comigo me apoiando e dando força sempre e a todos que, direta ou indiretamente fizeram parte da minha formação, o meu muito obrigado.

“A ciência de hoje é a tecnologia de amanhã”.

Edward Teller

RESUMO

A Tecnologia da Informação está evoluindo constantemente, as empresas, ao perceberem esta evolução precisam se adaptar, buscando sistemas nos quais integram todas as suas informações em um único lugar. Uma solução seria a implantação de um sistema de gestão integrado no qual a organização tem total controle de suas informações, assim auxiliando na tomada de decisão. Este trabalho tem como objetivo a elaboração de uma proposta de implantação de um sistema de gestão integrado para uma empresa do ramo alimentício. Para elaboração do presente estudo, foi necessário desenvolver uma pesquisa na bibliografia disponível, de forma a buscar suporte ao que está sendo proposto. A partir disto, realizou-se o mapeamento dos principais processos empresariais, de forma a suportar a gestão da Tecnologia da Informação na empresa, estudando os sistemas integrados de gestão, os benefícios na implantação de um sistema ERP. Já, a metodologia utilizada foi à pesquisa bibliográfica. O levantamento de dados foi realizado com base em entrevistas semiestruturadas com o gestor e os funcionários da empresa. Conclui-se que a implantação de um sistema de gestão integrado, pode ser utilizada para auxiliar e aperfeiçoar o processo de análise e tomada de decisão na empresa.

Palavras-chave: Tecnologia da Informação - sistemas integrados – gestão

ABSTRACT

Information technology is constantly evolving, companies to realize these developments need to adapt, seeking systems, which integrate all their information in one place. One solution would be the implementation of an integrated management system in which the organization has full control of its information, thereby assisting in decision making. This paper aims to draw up a proposal for implementation of an integrated management system for a food company. For preparation of this study, it was necessary to develop a research on available literature in order to seek support for what is being proposed. From this, we performed the mapping of key business processes in order to better support the management of information technology in the company, studying the integrated management systems, the benefits in the implementation of an ERP system. Since the methodology used was literature. Data collection was based on semi-structured interviews with managers and employees. It is concluded that the implementation of an integrated management system can be used to aid and improve the process of analysis and decision making in the company.

Keywords: Information technology - integrated systems - management

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Ilustração 1 - Organograma da empresa Gosto Sul .................................................. 23

Ilustração 2 - Gestão da tecnologia da informação ................................................... 26

Ilustração 3 - Sistemas de gestão integrados............................................................ 27

Ilustração 4 - Fluxograma do processo de vendas .................................................... 35

Ilustração 5 - Fluxograma do processo de compra de matéria-prima ....................... 36

Ilustração 6 - Fluxograma do processo de carregamento ......................................... 38

Ilustração 7 - Fluxograma do processo de produção ................................................ 39

Ilustração 8 - Fluxograma do processo de contas a pagar ........................................ 40

Ilustração 9 - Fluxograma do processo de contas a receber ..................................... 41

Ilustração 11 - Tela de cadastro Sysbase ................................................................. 48

Ilustração 12 - Tela de pedidos, cadastro Sysbase. .................................................. 49

Ilustração 13 - Tela de pedidos, consultas e alterações Sysbase ............................. 49

Ilustração 14 - Tela de produção Sysbase ................................................................ 50

Ilustração 15 - Tela estoque Sysbase ....................................................................... 51

Ilustração 16 - Tela expedição Sysbase .................................................................... 51

Ilustração 17 - Tela do financeiro Sysbase ............................................................... 52

Ilustração 18 - Tela geral Maxiprod ........................................................................... 53

Ilustração 19 - Tela de compras Maxiprod ................................................................ 54

Ilustração 20 - Tela de Ordem de Produção Maxiprod .............................................. 54

Ilustração 21 - Tela de ordem de produção Maxiprod ............................................... 55

Ilustração 22 - Tela de expedição Maxiprod .............................................................. 55

Ilustração 23 - Tela de Contas a Receber Maxiprod ................................................. 56

Ilustração 24 - EAP etapas da proposta de implantação. .......................................... 62

LISTA DE TABELAS

Tabela 1 - Benefícios na implantação de um sistema de gestão integrada .............. 30

Tabela 2 - Descrição do processo de vendas. .......................................................... 36

Tabela 3 - Descrição do processo de compra de matéria-prima ............................... 37

Tabela 4 - Descrição do processo de carregamento ................................................. 39

Tabela 5 - Descrição do processo de produção ........................................................ 40

Tabela 6 - Descrição do processo de contas a pagar ............................................... 41

Tabela 7 - Descrição do processo de contas a receber ............................................ 42

Tabela 8 - Estudo de viabilidade do projeto .............................................................. 58

Tabela 9 - Riscos com a implantação do sistema Sysbase ...................................... 59

Tabela 10 - Estudo de riscos de projeto .................................................................... 61

LISTA DE ABREVIAÇÕES, SIGLAS E SÍMBOLOS

TCC – Trabalho de Conclusão de Curso

FEMA – Fundação Educacional Machado de Assis

LTDA – Limitada

ERP – Enterprise Resource Planning

TI – Tecnologia da Informação

EAP – Estrutura Analítica de Projeto

NF-e – Nota fiscal eletrônica

SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.

CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico

VNC – Virtual Network Computing

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 13 1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TRABALHO .............................................................. 15 1.1 TEMA .................................................................................................................. 15

1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA ................................................................................... 15 1.3 PROBLEMA ........................................................................................................ 16

1.4 OBJETIVOS ........................................................................................................ 16

1.4.1 Objetivo Geral ................................................................................................. 16 1.4.2 Objetivos Específicos .................................................................................... 16 1.5 JUSTIFICATIVA .................................................................................................. 17

1.6 METODOLOGIA .................................................................................................. 19 1.6.1 Categorização da Pesquisa ........................................................................... 19 1.6.2 Plano de Coleta de Dados ............................................................................. 21

1.6.3 Plano de Análise de Interpretação de Dados ............................................... 22 1.6.4 Apresentação da Organização ...................................................................... 22

2 REFERENCIAL TEÓRICO ..................................................................................... 24 2.1 MAPEAMENTO DOS PROCESSOS EMPRESARIAIS ....................................... 24

2.2 GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS EMPRESAS ................... 25 2.3 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO ............................................................ 27

2.4 BENEFÍCIOS NA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP................................. 28 2.5 IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP ............................................................. 31

3 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE .................................................................................. 33 3.1 PESQUISA COM O GESTOR DA EMPRESA .................................................... 33 3.2 PROCESSOS DA ORGANIZAÇÃO .................................................................... 35 3.2.1 Fluxograma de Vendas .................................................................................. 35 3.2.3 Fluxograma Carregamento ............................................................................ 37

3.2.4 Fluxograma de Produção .............................................................................. 39 3.2.5 Fluxograma de Contas a Pagar ..................................................................... 40 3.2.6 Fluxograma de Contas a Receber ................................................................. 41 3.3 IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DAS DEFICIÊNCIAS ORGANIZACIONAIS ......... 43 3.4 DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS DO SISTEMA .................................................. 44

3.4.1 Módulo de Compras ....................................................................................... 44 3.4.2 Módulo de Venda ............................................................................................ 45

3.4.3 Módulo de Produção ...................................................................................... 45 3.4.4 Módulo de Expedição ..................................................................................... 45 3.4.5 Módulo do Almoxarifado ............................................................................... 46 3.4.6 Módulo do Financeiro .................................................................................... 46 3.5 IDENTIFICAÇÃO DE SOLUÇÕES ERP.............................................................. 46 3.5.1 Sysbase ........................................................................................................... 48 3.5.2 Maxiprod ......................................................................................................... 53

3.6 PROPOSTA PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ............................................ 56

3.6.1 Estudo de Viabilidade do Projeto.................................................................. 57 3.6.2 Benéficos com a Implantação do Sistema ................................................... 58 3.6.3 Estudo de Risco do Projeto ........................................................................... 59 3.6.4 Software e Hardware ...................................................................................... 61 3.6.5 Desenvolvimento e Implantação ................................................................... 62

3.6.6 Treinamento de Usuários .............................................................................. 64 3.6.7 Feedback de Usuário ..................................................................................... 65 3.6.8 Suporte e Manutenção ................................................................................... 66 4 RECOMENDAÇÕES .............................................................................................. 67

CONCLUSÃO ........................................................................................................... 69 REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 71 APÊNDICES ............................................................................................................. 73

APÊNDICE A – Questões Feitas ao Gestor da Empresa ...................................... 74 ANEXOS ................................................................................................................... 75 ANEXO A – Tabela Controle de Pedidos. .............................................................. 76 ANEXO B – Tabela Controle de Deslocamento dos Caminhões ......................... 77

13

INTRODUÇÃO

Com o passar dos anos a tecnologia evoluiu muito, junto com ela os sistemas

de gestão integrados estão cada vez mais complexos, proporcionando às empresas

uma nova experiência na forma de gerenciar e administrar suas organizações, bem

como, auxiliar na tomada de decisão, maior controle e agilidade nos processos

organizacionais. Dessa maneira, a utilização de um Enterprise Resource Planning

ERP não é mais um simples diferencial competitivo presente nas empresas, e sim,

uma necessidade para continuarem ativas no negócio. O tema desse projeto tem

como objetivo efetuar uma proposta de implantação de uma solução de gestão

integrada em uma indústria alimentícia, e a sua delimitação sugere a implantação de

uma dessas soluções em uma empresa do ramo alimentício.

As empresas, geralmente, não têm muito conhecimento e não estão habilitadas

para efetuarem a escolha, contratação e implantação de um sistema sem o auxílio de

profissionais desta área que são capacitados e possuem o conhecimento de identificar

os pontos falhos, bem como, os requisitos mínimos que um sistema precisa ter para

atender a todos os setores da empresa de forma unificada. Este trabalho tem como

objetivo geral elaborar uma proposta para implantação de um sistema de gestão

integrado na empresa Gosto Sul, através do mapeamento dos processos atuais e

identificação de deficiências, seguido da definição de requisitos, identificação de

soluções e proposta de implantação de um sistema ERP, bem como, quais serão os

seus benefícios e melhorias gerenciais e funcionais que melhor atenderão a empresa

no seu dia a dia.

Todo trabalho precisa ser referenciado com base em outros autores que já têm

suas pesquisas bibliográficas realizadas, para efetuar o levantamento de situações e

problemas abordados durante o estudo dos requisitos, benefícios e melhorias com a

implementação de um sistema de gestão integrada é preciso referenciar as

afirmações, com autores renomados na área de cada assunto. Para efetuar o

referencial teórico, assim como nos demais capítulos, foram referenciados diversos

autores com amplo conhecimento, entre eles estão: Antônio Carlos Gil, Celso Antônio

14

Bandeira de Mello, Cícero Caiçara Junior, Jorge Luís Nicolas Audy, Gilberto Keller

Andrade, Alexandre Cidral, Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira e Sérgio Lozinski,

sendo esses os principais autores pesquisados.

O trabalho para a elaboração da proposta de implantação de um sistema de

gestão integrado é dividido em quatro capítulos que elencam todo o conteúdo, no

primeiro capítulo apresenta-se toda a contextualização, especificando o tema,

objetivos e justificativas, no segundo capítulo aborda-se o referencial teórico, através

de pesquisas bibliográficas enfatizadas por autores graduados em cada tema, já no

terceiro capítulo é realizado o diagnóstico e análise, onde são detalhados os

conceitos, abordando a solução para os problemas que foram levantados na

contextualização do projeto, na sequência, tem-se o quarto capítulo onde são feitas

as recomendações que orientam e finalizam a proposta.

O trabalho tem por objetivo identificar as necessidades funcionais da

organização através do mapeamento dos processos e operações da empresa,

posteriormente foram feitos os levantamentos dos requisitos que sistema precisa ter,

assim como identificação de soluções integradas para atender aos mesmos, então foi

identificado algumas soluções de sistemas nos desenvolvedores da região e após

uma proposta para implantação, no final foi feita algumas recomendações para a

melhor manutenção e utilização continua do sistema para os administradores e

gestores da empresa.

15

1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TRABALHO

Na contextualização do trabalho é realizada a introdução do projeto, onde são

abordados os seguintes itens, tema seguido de sua delimitação, problema, objetivo

geral e objetivos específicos, justificativa e metodologia utilizada e, para finalizar,

aborda-se a forma de coleta, análise e interpretação dos dados, seguido da

apresentação da empresa Gosto Sul.

1.1 TEMA

Definir o tema da pesquisa é apontar a ideia geral da pesquisa e desenvolvê-la

ao longo do estudo. Hoje, as empresas procuram cada vez mais soluções integradas,

porque a tecnologia evoluiu consideravelmente e, com ela, os sistemas têm um papel

importante dentro das organizações. É neste ambiente que os sistemas de gestão

integrados surgem como aliados para tornar os processos melhores, com mais

qualidade e eficiência no desempenho das funções gerenciais e organizacionais.

Assim sendo, conforme contexto acima, o tema do presente projeto pode ser

definido como: Proposta de implantação de uma solução de gestão integrada para

uma indústria alimentícia.

1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA

Depois que o pesquisador efetuou a escolha do tema, ele deverá fazer a

delimitação do mesmo, sendo assim, será necessário realizar a fixação da extensão

da pesquisa escolhida, delimitar os tópicos e o tempo de atuação e abordagem de

cada um.

Portanto, a delimitação do tema do presente projeto é: Proposta de implantação

de uma solução de gestão integrada para a empresa Gosto Sul LTDA, empresa que

atua no ramo alimentício, localizada no município de Santa Rosa, na Região Noroeste

do Estado Rio Grande do Sul, Brasil.

16

1.3 PROBLEMA

Após a conclusão da delimitação do tema, é necessário desenvolver o

problema para a pesquisa proposta.

Atualmente, existe uma grande deficiência na maneira como as empresas

realizam e gerenciam as suas atividades industriais, onde, na maioria das vezes, são

realizadas de maneira manual sem utilizar nenhum meio informatizado para

armazenar as informações e agilizar os processos, porém, percebe-se que as

organizações investem cada vez mais na integração dos seus sistemas e processos

com o objetivo de melhorar o seu desempenho e ter maior controle sobre o que ocorre

dentro da mesma.

Desse modo, o problema no presente trabalho é: Como o sistema de gestão

integrado pode contribuir para a automação e integração dos processos para a gestão

administrativa e gerencial de uma empresa do ramo alimentício?

1.4 OBJETIVOS

Aqui será abordada a abrangência dos objetivos de um trabalho de pesquisa,

o mesmo pode ser dividido em objetivo geral e objetivos específicos.

1.4.1 Objetivo Geral

É através do objetivo geral do trabalho de conclusão de curso - TCC que será

definido o que a sua pesquisa irá proporcionar e, ao longo do seu desenvolvimento

determinará os resultados alcançados até o final do estudo.

Assim, o presente TCC tem como objetivo geral: Elaborar uma proposta de

implantação de um sistema de gestão integrada para uma empresa do ramo

alimentício.

1.4.2 Objetivos Específicos

Através de uma análise profunda dos problemas, é possível definir quais são

os objetivos específicos do TCC, sendo possível detectar e determinar as principais

partes que a pesquisa irá mapear e estudar. E é nos objetivos específicos que o

17

acadêmico determina e delimita as práticas e ações para dar sequência no trabalho,

desta forma, pode-se definir como objetivos específicos os seguintes:

a) Verificar os processos da empresa e seu funcionamento para realizar a

análise e efetuar a modelagem dos processos;

b) Identificar as deficiências funcionais para assim poder definir os requisitos

funcionais do sistema;

c) Definir os requisitos mínimos necessários que o sistema proposto terá que

atender;

d) Identificar as melhores soluções ERP de sistema de gestão integrada

desenvolvidas na região, analisando se a mesma atenderá os requisitos

funcionais da empresa;

e) Elaborar uma proposta de implantação de um sistema de gestão integrada

para uma empresa do ramo alimentício.

1.5 JUSTIFICATIVA

O tema deste trabalho é de grande importância para todas as organizações

que buscam soluções informatizadas, portanto, ele merece muita atenção, pois é

fundamental para o controle dos recursos gerais e empresariais. Sendo assim, é de

grande valia que todas as empresas tenham conhecimento dos benefícios que os

sistemas integrados de gestão realizam em suas entidades, para que possam realizar

suas atividades de maneira eficaz e também apresentar melhor desempenho e

resultados.

A justificativa e muito importante, pois é através dela que o autor terá argumento

para impor a sua relevância ao trabalho.

[...] justificar um tema significa argumentar a respeito de sua validade e importância. Significa provar ao mundo científico e acadêmico e ao seu leitor que o tema escolhido é de relevância para a área envolvida e poderá gerar novas ideias, controvérsias, complementos, alterações que contribuirão para o aperfeiçoamento do campo de conhecimento abrangido. (VIANNA, 2001, p. 79).

Os sistemas integrados de gestão são soluções empresariais que integram

informações operacionais, administrativas e gestão das empresas, tendo como

objetivo centralizar as informações e gerenciar a direção dos processos de

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desenvolvimento que envolve as atividades empresariais, integrando os setores da

organização e permitindo aos gestores um acesso de forma rápida e eficaz a

informação de gestão, que dão suporte à tomada de decisão envolvendo todos os

níveis de negócios da empresa.

[...] os sistemas ERP são sistemas de informação integrados adquiridos na forma de pacotes comerciais de software com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa industrial, suprimentos, manufatura, manutenção, administração financeira, contabilidade, recursos humanos etc. (SOUZA, SACCOL, 2009, p.64).

Atualmente, as empresas que não utilizam um sistema ERP, são consideradas

defasadas no mercado, já que a implantação de um ERP tornou-se um pré-requisito

para a gestão, e não um simples diferencial competitivo.

[...] a implantação de um sistema ERP pode ser definida como o processo pelo qual os módulos do sistema são colocados em funcionamento em uma empresa. Ela envolve a adaptação dos processos de negócio ao sistema, a parametrização e eventual customização do sistema, a carga ou conversão dos dados iniciais, a configuração do hardware e software de suporte, o treinamento de usuários e gestores e a disponibilização de suporte e auxílio. Essa etapa contempla as tarefas que vão desde o término da elaboração do plano de implementação até o momento do início da operação. (ZWICKER E SOUZA, 2003, p.71).

Para o acadêmico realizar a pesquisa desse TCC, possibilita aliar e assimilar

os conceitos teóricos vistos em aula e, juntamente com a prática, agregar maiores

conhecimentos para sua carreira profissional.

Para a instituição de ensino FEMA, este trabalho tem como contribuição a

formação de um profissional preparado para enfrentar o mercado de trabalho e seus

desafios. Com a conclusão deste trabalho, a mesma terá a certeza que cumpriu com

seu papel junto ao acadêmico e à sociedade.

Para a empresa Gosto Sul a realização deste trabalho vem contribuir para

mostrar a importância de integrar e automatizar os processos, uma vez que, utilizado

o sistema de gestão integrado, a empresa tem a capacidade de gerenciar e garantir

melhor funcionalidade e agilidade nas diversas funções realizadas. Os benefícios que

o sistema de gestão integrado pode proporcionar para a empresa são: melhoria dos

processos funcionais, integração das informações, relatórios gerenciais e também

minimizará os erros e otimizará os processos. Portanto, além da empresa estar se

19

atualizando, tecnologicamente, através da implantação de um sistema gerencial, tem

muitos benefícios que auxiliam e proporcionam melhores rendimentos e controle geral

da empresa no seu dia a dia.

1.6 METODOLOGIA

A metodologia de pesquisa define qual o tipo de pesquisa que será realizada,

de que forma se dará a busca pelas informações e dados importantes para o

delineamento do estudo. A metodologia apresenta ainda, a empresa escolhida para

realizar a pesquisa e o caminho que será seguido para alcançar o que foi proposto.

[...] metodologia pode ser entendida como a ciência e a arte do como desencadear ações de forma a atingir os objetivos propostos para as ações que devem ser definidas com pertinência, objetividade e fidedignidade. (VIANNA, 2001, p. 95).

Por meio da metodologia de pesquisa se estabelece o que é necessário para

realizá-la e quais os materiais e procedimentos que serão adotados para que os

objetivos propostos no trabalho sejam alcançados ao longo do estudo.

Os autores Marconi e Lakatos descrevem que “a especificação da metodologia

de pesquisa é a que abrange maior número de itens, pois responde, a um só tempo,

às questões: como?, com quê?, onde?, quanto?.” (MARCONI E LAKATOS, 2010, p.

204).

Assim sendo, a metodologia de pesquisa deste TCC tem o objetivo de definir

como será realizada a coleta de dados, quais as técnicas e meios que serão usados

e, de que forma será feita a análise dos resultados obtidos.

1.6.1 Categorização da Pesquisa

A classificação do estudo é uma parte importante do TCC, pois define o tipo de

pesquisa que será utilizada para atender aos objetivos propostos. As pesquisas

podem ser classificadas de diferentes maneiras, porém, é preciso um critério para

diferenciá-las que, neste caso, é o tipo de estudo que desejamos realizar, de acordo

com a realidade da empresa.

20

[...] para que se possa avaliar a qualidade dos resultados de uma pesquisa, torna-se necessário saber como os dados foram obtidos, bem como, os procedimentos adotados em sua análise e interpretação. Daí o surgimento de sistemas que classificam as pesquisa segundo a natureza dos dados, o ambiente em que estes são coletados, o grau de controle das variáveis, etc. (GIL, 2010, p. 28).

A pesquisa propõe a utilização de recursos aplicados em prática para a solução

de problemas, por isso, esse projeto utiliza a pesquisa aplicada porque ela vai fazer a

análise dos problemas da empresa e será aplicada uma proposta de melhoria. Para

Gil “Abrange estudos elaborados com a finalidade de resolver problemas identificados

no âmbito das sociedades em que os pesquisadores vivem.” (GIL, 2010, p.27).

Com relação ao ponto de vista, a categorização da pesquisa identifica como é

abordado o problema, dessa maneira, através da análise do ponto de vista dos

objetivos, definiu-se que a pesquisa é descritiva, a abordagem do problema e sua

classificação é pesquisa qualitativa, pois será feito uma análise dos dados atuais da

empresa. Em uma pesquisa qualitativa são analisados os dados levantados e seu

objetivo é encontrar as possíveis causas, assim como opinião e entendimento da

realidade (VIANNA, 2001).

[...] na pesquisa qualitativa você analisará cada situação a partir de dados descritivos, buscando identificar relações, causas, efeitos, consequências, opiniões, significados, categorias e outros aspectos considerados necessários à compreensão da realidade estudada e que, geralmente, envolve múltiplos aspectos. (VIANNA, 2001, p. 122).

Dessa maneira, o levantamento de dados desta pesquisa está fundamentado

na análise dos resultados adquiridos por meio da aplicação de ferramentas, como

questionários e entrevistas para buscar determinada situação.

Conforme a contextualização, para a elaboração do TCC, é necessário

categorizar o projeto com o ponto de vista dos objetivos.

Com relação aos objetivos, este trabalho também se classifica como pesquisa

exploratória, pois a partir do problema mencionado serão realizadas entrevistas e

coleta de dados com pessoas-chave da empresa, e uma análise para identificar quais

as possíveis falhas.

O estudo exploratório para o autor é um dos passos iniciais no processo de

pesquisa, pois proporciona experiência e auxilia na formulação de hipóteses

importantes para as demais pesquisas (CERVO; BERVIAN, 2007).

21

De acordo com o ponto de vista aos procedimentos técnicos, este estudo

também se classifica como pesquisa bibliográfica, por meio da qual podemos realizar

a fundamentação teórica, buscadas em diversas fontes como livros e demais fontes

publicadas.

[...] pesquisa bibliográfica é elaborada com base em material já publicado. Tradicionalmente, esta modalidade de pesquisa inclui material impresso, como livros, revistas, jornais, teses, dissertações e anais de eventos científicos. Praticamente toda pesquisa acadêmica requer em algum momento a realização de trabalho que pode ser caracterizado como pesquisa bibliográfica. (GIL, 2010, p. 29).

Através das diversas literaturas que abordam a implantação de sistemas de

gestão integrada, pode ser utilizada, para aperfeiçoar e auxiliar no processo de análise

e execução da proposta desse trabalho na empresa.

1.6.2 Plano de Coleta de Dados

A coleta de dados em campo é um meio de adquirir informações detalhadas do

cliente pertinentes à consultoria. Seu objetivo é atender as expectativas do cliente

quanto ao projeto contratado. Um dos meios mais eficazes de se realizar a coleta de

dados do cliente é por meio de entrevistas.

A coleta de dados através de entrevista tem o objetivo de coletar informações

da organização em estudo, por meio de questionários e entrevistas estruturadas,

porém toda coleta de dados deve ser feita de forma ordenada, para evitar informações

falhas, que possam prejudicar o projeto,

[...] etapa da pesquisa em que se inicia a aplicação de instrumentos elaborados das técnicas selecionadas, a fim de se efetuar a coleta dos dados previstos. É tarefa cansativa e toma, quase sempre, mais tempo do que se espera. Exigem do pesquisador paciência, perseverança e esforço pessoal, além do cuidadoso registro dos dados e de um bom preparo anterior. (MARCONI; LAKATOS, 2010, p. 149).

A coleta de dados é uma tarefa importante na pesquisa, pois envolve diversos

passos, como a determinação da população a ser estudada, elaboração do

instrumento de coleta, programação da coleta e também o tipo de dados a serem

22

coletados. Os instrumentos de coleta de dados mais utilizados são: a entrevista, o

questionário e o formulário (CERVO, BERVIAN, SILVA 2007).

A realização da coleta de dados na empresa Gosto Sul, foi realizada por meio

de entrevistas e aplicação de questionários aos funcionários e gestores no dia

16/10/2015 nas dependências da organização. Os questionários e entrevistas foram

constituídos de perguntas estruturadas de acordo com a proposta do trabalho, com o

objetivo de identificar as necessidades da organização.

1.6.3 Plano de Análise de Interpretação de Dados

As informações coletadas no plano de coleta de dados precisam ser

analisadas, tratadas e classificadas de acordo com o tipo dos dados coletados e a sua

relevância para o estudo. Este plano apresenta a forma como os resultados das

coletas de dados serão manuseados para transmitir de forma clara e objetiva a

realidade da empresa.

[...] o processo de análise dos dados envolve diversos procedimentos: codificação das respostas, tabulação dos dados e cálculos estatísticos. Após, ou juntamente com a análise, pode ocorrer também a interpretação dos dados que consiste, fundamentalmente, em estabelecer a ligação entre os resultados obtidos com outros já conhecidos, quer sejam derivados de teorias, quer sejam de estudos realizados anteriormente. (GIL, 2010, p. 113).

Após ter sido efetuada a coleta de dados na organização, foi necessário montar

um plano para interpretar e analisar os mesmo, para isso foi realizado uma

estruturação dos processos atuais da empresa, com base nas respostas do

questionário aplicado na organização, onde foi possível identificar os processos falhos

e quais as necessidades a serem supridas com a implantação do sistema, através da

proposta de soluções adequada à realidade da empresa de acordo com descrição do

TCC.

1.6.4 Apresentação da Organização

A empresa Gosto Sul Indústria e Comércio LTDA surgiu mediante a

necessidade de aumento de ambiente laboral e também para facilitar o aceso de

recebimento de matéria-prima e logística de cargas. Antes, a empresa produzia seus

23

produtos na empresa Chá Prenda, sendo esta uma empresa de administração

familiar.

Então, a partir de 2004 a empresa foi fundada e se estabeleceu na Rua 3 de

outubro, na cidade de Santa Rosa, onde vem realizando suas atividades até o

momento. A empresa possui personalidade, imagem e cultura própria. É constituída

por profissionais com características e habilidades diferentes, mas que juntos,

complementam-se em busca de objetivos e sonhos em comum.

Sua Missão é atender com excelência às demandas dos clientes, pelo

desenvolvimento, qualidade e oferta de produtos e serviços, que contribuam para a

melhoria da qualidade de vida das pessoas, gerando riqueza de forma sustentável.

Ela tem como Visão ser uma empresa de referência, reconhecida como a

melhor opção para os clientes, colaboradores, comunidade, fornecedores e

investidores, pela qualidade de seus produtos, serviços e relacionamento.

Os seus Valores são: Integridade, comprometimento, valorização humana,

superação dos resultados, melhoria contínua, inovação e sustentabilidade.

A empresa pesquisada tem uma organização com base em estruturas que são

geridas por um coordenador.

A seguir na ilustração 1 está detalhado o organograma hierárquico da

organização Gosto Sul.

Ilustração 1 - Organograma da empresa Gosto Sul

Fonte: Gosto sul (2015)

24

2 REFERENCIAL TEÓRICO

O referencial teórico tem como objetivo, fundamentar o estudo através de

pesquisas bibliográficas, utilizando a literatura sobre assuntos já estudados do mesmo

tema. O pesquisador levantará questões e soluções através de levantamentos

estudados durante a elaboração do projeto, seguido da conclusão do projeto. De

acordo com Gil.

[...] esta é a parte dedicada à contextualização teórica do problema e a seu relacionamento com o que tem sido investigado a seu respeito. Deve esclarecer, portanto, os pressupostos teóricos que dão fundamentação a pesquisa e as contribuições proporcionadas por investigadores anteriores. Essa revisão não pode ser constituída apenas por referências ou sínteses dos estudos feitos, mas por discussão crítica do “estado atual da questão”. Quando esta parte se mostrar muito extensa, pode ser apresentada como um capítulo independente, logo após a introdução. (GIL, 2010, p. 162).

Através da fundamentação teórica o autor abordará e tratará o tema de sua

pesquisa, também fará a estruturação do quadro dando sustentação através de seus

estudos. Outro ponto importante no referencial teórico, além da pesquisa bibliográfica

é a revisão de literatura que é o resultado final da pesquisa sobre o problema que o

acadêmico estudou.

Para a edição e desenvolvimento do presente trabalho é muito importante o

referencial teórico que é responsável pelo embasamento sobre os tópicos abordados,

sendo eles: Mapeamento dos Processos Empresariais, Gestão da Tecnologia da

Informação nas empresas, Sistemas Integrados de Gestão, Benefícios na

Implantação de um Sistema ERP e Implantação de um Sistema ERP.

2.1 MAPEAMENTO DOS PROCESSOS EMPRESARIAIS

O mapeamento de processos é um conjunto de atividades predeterminadas,

que devem ser realizados em uma sequência definida, e levará a um resultado

esperado, suprindo as necessidades e expectativas de todos.

[...] a escolha do mapeamento como ferramenta de melhoria se baseia em seus conceitos e técnicas que quando empregadas de forma correta, permite documentar todos os elementos que compõem um processo e corrigir qualquer um desses elementos que esteja com problemas sendo uma

25

ferramenta que auxilia na detecção das atividades não agregadoras de valor. (MELO 2008, p. 27).

O mapeamento dos processos tem a função de facilitar a identificação das

deficiências da organização, ou seja, ele tem a função de diminuir os gargalos

existentes através da melhoria ou retirada de processos e tarefas que são

desnecessários, desta maneira, as empresa conseguirão organizar e melhorar suas

atividades, evitando retrabalho e agilizando o desempenho (PAVANI E SCUCUGLIA

2011).

O método de mapeamento é muito importante, pois são ferramentas de gestão

analítica e de comunicação para líderes e organizações inovadoras que pretendem

fazer melhorias ou implantar uma estrutura dedicada para novos processos (DAVIS E

WECKLER, 1996).

O método de mapeamento permite uma visão abrangente de fluxo de trabalho,

materiais e conhecimento, bem como, a compreensão da sua relação com outros

recursos organizacionais. Assim, o objetivo do mapeamento é o método de

representar as várias atividades necessárias para a realização e entrega de um

produto ou serviço específico.

Esta análise detalhada do processo permite ainda identificar as atividades que

agregam valor separando das atividades sem importância, acrescentado valor no

produto ou serviço em questão. Isto permite a identificação, para assim, eliminar

atividades desnecessárias e aumentar a eficiência do processo enquanto reduz os

possíveis pontos de falha.

2.2 GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS EMPRESAS

A gestão da Tecnologia da Informação é muito importante nas organizações,

pois tem o papel de fortalecer a empresa no mercado de trabalho e proporcionar ao

empresário maior controle sobre tudo que envolve a Tecnologia da Informação,

tornando a empresa competitiva e sustentável. Através de uma boa gestão dos

recursos de TI existentes nas organizações, é possível identificar e manipular

informações importantes para um bom desempenho.

Na ilustração 2, podemos identificar a importância da gestão da tecnologia da

informação que é responsável por unir e todos os recursos tecnológicos.

26

Ilustração 2 - Gestão da tecnologia da informação

Fonte: (https://rbchristanelli.wordpress.com/2013/09/18/sobre-a-gestao-do-conhecimento/)

A gestão da Tecnologia da Informação precisa estar sempre se adaptando e se

aperfeiçoando, para atender as expectativas e sustentar, constantemente, os

negócios da empresa.

Para Caiçara Júnior “A gestão da tecnologia da informação pode ser vista como

um conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as organizações

obtêm, distribuem e usam as informações.” (CAIÇARA JÚNIOR, 2011, p.25).

Já para Audy, Andrade e Cidral “A tecnologia da informação está ligada a

técnicas de planejamento e desenvolvimento de processos onde se trabalha toda a

informação.” (AUDY, ANDRADE E CIDRAL, 2008, p.155).

Aplicação de TI aumenta e aperfeiçoa vantagens competitivas da organização,

sendo assim, apenas uma vantagem baseada na gestão da TI com o alinhamento dos

negócios, permite mantê-la por mais tempo. Ter uma visão estratégica para o negócio

e de TI, é o ponto de partida para um impacto significativo sobre o desempenho

organizacional viável (DRUCKER, 2000).

A GTI é fundamental para uma boa administração e desenvolvimento contínuo

de qualquer organização, ela tem o papel de auxiliar o empresário e proporcionar que

a organização tenha uma estrutura eficiente e competitiva. A TI está sempre

proporcionando novos desafios e sua mudança é constante em curtos intervalos de

tempo, porém, ser for bem administrada, trará muito benefício para a organização a

médio e longo prazo.

27

2.3 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO

Os sistemas de gestão integrados são sistemas que têm como objetivo,

fornecer para a empresa uma estrutura necessária que permite a monitoração e

controle com o objetivo de melhorar o desempenho dos processos, serviços e

produtos que englobam toda a organização. O sistema de gestão integrado faz a

combinação de processos, procedimentos e práticas adotadas pelas organizações,

para auxiliar na implementação de suas políticas e atingir seus objetivos de forma

mais eficiente aperfeiçoando seus processos internos.

Os sistemas integrados de gestão possuem como objetivo: integrar vários

subsistemas e componentes operacionais alinhados à gestão através da TI,

permitindo demonstrar todas as informações sobre os processos de negócio da

empresa, procurando atender a todas as funções e departamento.

Através da ilustração 3, podemos ter ideia de como um sistema de gestão

integrada pode centralizar todas as informações, assim facilitando a troca de dados

entre os seus módulos.

Ilustração 3 - Sistemas de gestão integrados Fonte: (http://www.coladaweb.com/administracao/erp)

28

Para Laudon “Sistemas integrados de gestão são softwares integrados a um

bando de dados onde estão integrados todos os setores da empresa.” (LAUDON,

2009, p.244).

Segundo Caiçara Junior.

[..] o sistema procura suprir as necessidades dos gerentes por meio de diversos relatórios que demonstram o desempenho passado e presente da empresa. Consequentemente, pode contribuir para informá-los das previsões de desempenho futuro, o que constitui o grande diferencial desses sistemas. (CAIÇARA JÚNIOR, 2011, p.79).

Já para Oliveira, “Para os executivos o sistema integrado de gestão auxilia

significativamente como um instrumento administrativo nas empresas, tendo elevada

abrangência e importância.” (OLIVEIRA, 2009, p.30 - A).

Verifica-se que o sistema integrado de gestão demonstra como é importante a

integração dos dados e sistema de toda organização, possibilitando agilizar os

processos e permitindo o acesso à informação como estratégia para a tomada de

decisão.

2.4 BENEFÍCIOS NA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP

Quando uma empresa adota a implantação de um sistema ERP para auxiliar

em sua gestão, estará proporcionando para suas operações muitos benefícios, como:

diminuição de custos operacionais, retrabalhos, diminuição da mão de obra para a

inserção de dados, evitar erros, eliminar falhas na contabilidade e proporcionar maior

tempo para a execução das tarefas.

Através da integração dos sistemas é possível a padronização dos processos

operacionais, melhorando o fluxo de informação, aumentando a qualidade,

produtividade e o tempo de execução em geral, proporcionando uma melhor resposta

aos clientes, os quais serão beneficiados.

Na tabela 1 está descrito os benefícios e as melhorias esperadas, com a

implantação de um sistema de gestão integrada.

BENEFÍCIO MELHORIAS ESPERADAS

Redução de custos Inventário, custo do trabalho, despesas

administrativas em execução das tarefas.

29

Redução do tempo de ciclo em Produção, fornecedores, administrativo e

serviços ao cliente.

Melhora na produtividade em Produtos produzidos, clientes atendidos, tarefas

executadas.

Melhora na qualidade Redução do percentual de erros, redução do

retrabalho, precisão e confiabilidade.

Melhoria de serviços ao cliente Facilidade de acesso aos pedidos e satisfação

do cliente.

Melhor gerenciamento de recursos Gestão de ativos, gestão da produção e

suprimentos, gestão de estoques e alocação de mão de obra.

Melhor tomada de decisão Decisões estratégicas, operacionais,

mercadológicas, individuais/processuais.

Melhor controle de desempenho em todos os

níveis

Controle por linhas de negócio, produto, clientes, região ou outros; desempenho de

produção; eficiência de funcionamento geral.

Governança Corporativa Controles internos; transparência e agilidade de

informações; monitoramento constante; responsabilização.

Apoiar o plano crescimento do negócio em: Volume de transações e capacidade de

processamento; número de funcionários; novos mercados; resposta ao mercado.

Apoiar aliança de negócios por: Incorporação ou fusão; alianças estratégicas.

Construir a inovação empresarial por: Novas estratégias de mercado; nova cadeia de processo; vantagens competitivas; criação de

novos negócios; P&D.

Estratégia de liderança de custo Economias de escala; processos simplificados;

serviços compartilhados.

Habilitar a estratégia de diferenciação do produto por:

Novas estratégias de mercado e vantagens competitivas; novos negócios; novos processos;

pesquisa e desenvolvimento.

Permite ligação externa com fornecedores e distribuidores

Aumento da qualidade ou quantidade de fornecedores; alianças de vendas.

Permitir a expansão mundial com Operação mundial centralizada; gestão de

recursos globais; capacidade de multimoeda; penetração no mercado global.

Internet – E-Business e Interação com o consumidor

Interação entre empresa e clientes; feedback de clientes; e marketing; personalização de

produtos ou serviços; informações de pedidos em tempo real.

Flexibilidade de negócios Adaptação ao ambiente; resposta às mudanças

internas e externas de forma rápida a custos mais baixos.

Alinhamento estratégico de TI Suportar e influenciar a tomada de decisões

estratégicas da organização.

30

Redução de custos de TI Integração de sistemas legados e consolidação da informação; manutenção; despesas de TI; equipe de TI; arquitetura.

Estabilidade da plataforma Plataforma ágil e padronizada; desempenho e integridade de dados; suporte de manutenção.

Flexibilidade da plataforma Adaptabilidade à tecnologias mais modernas; conectividade com outros dispositivos ou aplicações; configurabilidade.

Facilita a aprendizagem e amplia as habilidades dos funcionários

Percebida em todos os níveis organizacionais; menor tempo de aprendizagem; amplia habilidades dos funcionários.

Melhora o Empowerment

Funcionários mais proativos na resolução de problemas; autonomia; média gerência não executora, mas sim planejadora; participação dos funcionários na gestão empresarial; responsabilização.

Mudança na cultura organizacional

Comunicação interpessoal eficiente; pensamento interdisciplinar; visão consistente em diferentes níveis; melhora a identidade da corporação; cultiva cultura.

Funcionários mais satisfeitos e motivados Um melhor processo de tomada de decisão; solução de problemas de forma eficiente; melhor serviço prestado; aumento da eficiência.

Tabela 1 - Benefícios na implantação de um sistema de gestão integrada Fonte: Produção do pesquisador

No momento que a organização implanta um sistema ERP ela pode obter os

seguintes benefícios: integração efetiva das funções e processos da empresa;

melhoria da comunicação e/ou coordenação; melhoria do controle de processos;

aumento da produtividade; melhoria da consistência de dados e/ou informações;

melhoria da eficiência e/ou eficácia dos processos; aumento da competitividade;

diminuição dos ciclos produtivos e/ou ciclos de processos; aumento da flexibilidade;

melhoria do atendimento ao cliente; diminuição dos custos com materiais,

equipamentos e/ou ativos e com pessoal (WOOD JR. E CALDAS, 1999).

[...] os benefícios que levam a aplicação do sistema ERP é a possibilidade de controle sobre os processos da empresa, atualização da tecnologia e melhoramento dos sistemas, acesso as informações em tempo real sobre clientes, concomitantemente, tornando mais fáceis as tomadas de decisões; também é relevante a melhoria na qualidade das informações e a redução do retrabalho, a redução do tempo com informações enviadas de uma filial para outra. (SOUSA; SACCOL, 2010, p. 19).

31

Já para Menezes, “Os sistemas ERP trazem detalhamentos das atividades

podendo também estipular tempo das tarefas, ele mostra que na parte de

comunicação podemos criar um sistema onde se mostra por meio de gráficos,

melhorias e defeitos da empresa ao invés de olhar numa longa lista de atividades.”

(MENEZES, 2009, p. 15).

Portanto, verifica-se que uma empresa tem muitos benefícios ao implantar um

bom sistema ERP como uma estrutura voltada à gestão integrada, ou seja, além da

diminuição com gastos operacionais já vistos acima, a empresa terá muitas vantagens

como: a contribuição para diminuir o tempo gasto em reuniões, diminuir as incertezas,

reduzir custos e reduzir estoques. Investir em tecnologia ERP pode significar ganhos

em todas as áreas da empresa e a análise do investimento custo/benefício é viável.

2.5 IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP

Antes de iniciar o processo de implantação de um sistema ERP é necessário

analisar quais são as vantagens que a organização terá e quais serão os seus

benefícios ao utilizar as novas tecnologias desse sistema, isso é possível através de

um planejamento que vai determinar as funcionalidades e ações que a aplicação terá

dentro da organização.

Hoje, as empresas desenvolvedoras de ERP atendem a uma grande

quantidade de clientes, em alguns casos, os sistemas são mais simples, mas na

maioria são sistemas complexos que requerem mudanças drásticas nos processos da

empresa que adota a implantação. Geralmente, a implantação do software é realizada

pela própria empresa que fornece o produto, já que o mesmo possui uma envergadura

ampla. Junto com a implantação podem ser agregados três tipos de serviço como,

Consultoria, Customização e Treinamento.

Para Caiçara Júnior “Em relação aos processos da empresa o autor revela que

a implantação de um ERP envolve não apenas a instalação de um software, mas

também a reestruturação dos processos existentes na empresa.” (CAIÇARA JÚNIOR,

2011, p.101).

O tempo necessário para implantar um sistema ERP está relacionado ao

tamanho da empresa que está adquirindo, e pode sofrer muitas variações de acordo

com a quantidade do número de módulos e extensões que serão customizados e

disponibilizados para todos os setores da empresa durante a implantação. O ERP é

32

constituído por modulares e sua implantação pode ser realizada em etapas, sendo

possível dividir em várias fases de acordo com a necessidade e demanda da empresa.

Devido à complexidade de se implantar um sistema ERP, o padrão é as organizações

procurarem consultoria de empresas terceirizadas fornecedoras de soluções ERP.

A fase de planejamento conjunto visa um controle sobre o projeto, quando ele

é implantado, o autor propõe que sejam feitas reuniões mensais, para fazer a análise

da gestão buscando o controle do projeto através das soluções pré-estabelecidas

(LOZINSKY, 1996).

A implantação de um sistema ERP não é apenas um projeto tecnológico, mas

um projeto de negócio. E quanto mais a empresa está em sintonia com as suas

necessidades, mais estará reduzindo os riscos e incertezas, gerando conhecimento

que aproximam o seu sucesso (HABERKORN, 1999).

No entanto, podemos definir que qualquer implantação de sistema em uma

organização é viável, se a mesma atingir os objetivos propostos e enquadrar-se dentro

da proposta de investimento financeiro determinados no escopo, através de uma

análise dos aspectos técnicos do sistema, antes mesmo de sua implantação é

possível, através de uma comparação de custo/benefício determinar o quão

importante essa aplicação será para o desenvolvimento tático, estratégico e

competitivo para a organização.

33

3 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE

Antes de propor a implantação de um sistema de ERP para a empresa Gosto

Sul, foi necessário efetuar uma pesquisa para identificar quais as informações

necessárias, assim como, quais são os processos envolvidos, levando em

consideração o ramo de atividade da empresa e os tipos de serviços e atividades que

a empresa desenvolve. Depois, foi necessário conhecer os atuais processos da

empresa e realizar um estudo para identificar os pontos gerenciais que não estão

atendendo as necessidades da empresa, envolvendo todos os processos, assim como

pessoas envolvidas nas atividades fabris e administrativas da organização.

Em um primeiro momento foi efetuado uma entrevista com o gestor da empresa

para identificar quais são as necessidades, depois foi realizado um levantamento de

como funciona as atuais atividades da empresa, envolvendo todos os setores

funcionais da organização, após isso realizou-se uma análise das informações

levantadas.

3.1 PESQUISA COM O GESTOR DA EMPRESA

Para ter um melhor entendimento das atividades da empresa Gosto Sul e

identificar quais são as atuais deficiências, assim como, quais serão as melhores

medidas a serem tomadas para efetuar a implantação do sistema, efetuou-se uma

pesquisa através de um questionário nas dependências da empresa, de acordo com

o (apêndice A), no dia 16/10/2015 realizou-se entrevista semiestruturada, com base

em um questionário, elaborado para garantir o levantamento das informações

principais para o gestor e proprietário senhor Heico Dirk Schuur, que administra a

empresa desde a sua fundação em 1o de abril de 2002 exercendo suas atividades há

13 anos. O gestor Heico tem 49 anos de idade, é graduado em administração e possui

diversos cursos relacionados à área, com amplo conhecimento na área de

administração de empresas.

A entrevista aplicada ao gestor continha doze questões, com o objetivo de

identificar o atual funcionamento da empresa buscando entender as principais

dificuldades relacionadas aos processos da mesma.

Com base na entrevista, o gestor explicou que o sistema de vendas acontece

da seguinte forma: os vendedores vão até os clientes e efetuam os pedidos, após o

34

pedido concretizado, o mesmo transcreve a lista de produtos em uma planilha de

acordo com o (anexo B), encaminhando-a via e-mail para a administração da

empresa.

Os pedidos são processados da seguinte maneira, primeiramente são

verificados os preços se estão batendo com os fornecidos na tabela de preço. Depois

de verificado é elaborado o roteiro de cada região, no qual se anexa com os pedidos

dos demais vendedores.

A produção dos pedidos e processada depois de elaborado o roteiro, o mesmo

é encaminhado para o setor de expedição, no qual é realizada a conferência do

estoque existente, caso falte produto, é encaminhado para a produção produzir a

quantidade faltante. Essa quantidade que falta é repassada para uma lista de

produção, na qual a produção baseia-se para a produção de determinado produto e

qual a quantidade. Caso não haja pedidos, ou tem produto suficiente em estoque, é

realizada a produção em escala para ser estocada.

Produzida a quantidade faltante, fechando a carga, o pedido é encaminhado

para o setor de expedição para faturar as notas. A mesma é processada por meio de

um software, desenvolvida pela empresa de consultoria RK. Assim que as notas forem

faturadas, são enviadas para o setor de logística para realizar o carregamento, sendo

o mesmo realizado com base na nota fiscal em determinada ordem, conforme roteiro

feito pelo motorista.

O controle de caminhões acontece da seguinte maneira, o rastreamento do

veículo é via satélite, realiza-se o controle de abastecimento X km rodado, no qual é

preenchido um formulário de acordo com o (anexo B), cada vez que o veículo é

abastecido, onde contém as seguintes informações: km inicial e a quantidade

abastecida para saber a média de combustível gasta em determinado período. Já, a

manutenção dos veículos é feita conforme a demanda, assim que o veículo apresentar

problemas, por exemplo, se uma peça estragar, a mesma é consertada ou substituída.

A compra da matéria-prima é realizada quando a mesma está no fim, elabora-

se uma pesquisa de mercado para saber o melhor preço. No momento que se realiza

o orçamento, este é repassado ao administrador, onde ele aprova a efetuação da

compra. Realizada a compra da matéria-prima e recebimento, uma parte dela é

destinada à produção para ser processada e embalada, e outra parte para ser

embalada, portanto, não possui controle de matéria-prima.

O controle de RH, bem como, o controle de contas a pagar e receber são feitos

35

pela mesma funcionária, na qual o controle de ambos é feito em planilhas e a

contabilidade da empresa é terceirizada.

3.2 PROCESSOS DA ORGANIZAÇÃO

Foi necessário identificar e mapear os processos organizacionais através da

modelagem de processos, para que se possa ter um ponto de partida do modelo atual

da organização e, através da análise, identificar as principais deficiências e melhorias

que poderão ser implementadas na organização.

Após foram elaborados os fluxogramas de alguns processos da empresa, para

demonstrar o atual funcionamento da organização, entre eles estarão incluídos:

vendas, compra de matéria-prima, carregamento, produção, e contas a pagar e

receber.

3.2.1 Fluxograma de Vendas

Nesse fluxograma apresenta-se uma breve demonstração do processo de

vendas de produtos para os clientes.

Inicio1 - Deslocar

Vendedor

2 - Visitar

Cliente

Fim

4 - Ir Para

Outro Cliente

Cliente

Necessita de

Produto

6 -

Encaminhar

Pedido

3 - Verificar

Necessidade

do Cliente

5 - Fazer

Pedido

NÃO

SIM

Ilustração 4 - Fluxograma do processo de vendas Fonte: Produção do pesquisador

36

Este quadro descreve detalhadamente todas as etapas que ocorrem no

processo de vendas.

1 – Deslocamento do vendedor em sua microrregião, para visitar os seus clientes.

2 – Vendedor efetua a visita aos clientes.

3 – Vendedor oferece os produtos aos clientes.

4 – Se o cliente não tiver necessidade de realizar pedido, o vendedor desloca-se para visitar outro cliente.

5 – Se o cliente necessitar, o vendedor registra os pedidos.

6 – Após registrar os pedidos do cliente, o vendedor encaminha os pedidos via e-mail para a administração da empresa.

Tabela 2 - Descrição do processo de vendas. Fonte: Produção do pesquisado

3.2.2 Fluxograma de Compra de Matéria Prima

No próximo fluxograma, faz-se uma breve demonstração do processo de

vendas de produtos para os clientes.

Inicio

1 -

Necessidade

de Matéria

Prima

2 - Solicitar

Compra

3 - Solicitar

Orçamento

Preço

AcessívelNÃO5 - Confirmar

PedidoSIM

6 - Receber

Pedido

7 - Negociar

Troca

Mercadoria

OKNÃO

8 - Efetuar

PagamentoSIM

9 - Repor

Matéria Prima

no Estoque

10 -

Disponibilizar

Matéria Prima

Fim

4 – Pedir

Novo

Orçamento

Ilustração 5 - Fluxograma do processo de compra de matéria-prima

Fonte: Produção do pesquisador

37


processo de vendas.

1 – Quando é identificada a falta de matéria-prima ou pouca matéria-prima, existe a necessidade compra.

2 – Pessoa responsável pela compra recebe uma solicitação de compra de matéria-prima.

3 – Comprador encaminha para os fornecedores a solicitação de orçamento para a compra de matéria-prima.

4 – Se o orçamento não tiver um preço acessível, o comprador solicita outros orçamentos até que identifique o preço justo.

5 – Se o orçamento tiver preço acessível, o comprador confirma o pedido.

6 – Setor responsável recebe a matéria-prima.

7 – Se a matéria-prima não está conforme, o comprador negocia a troca com o fornecedor.

8 – Se a matéria-prima estiver ok, as guias são encaminhadas para o pagamento.

9 – A matéria-prima é estocada no depósito.

10 – Matéria-prima é disponibilizada para a produção.

Tabela 3 - Descrição do processo de compra de matéria-prima Fonte: Produção do pesquisador

3.2.3 Fluxograma Carregamento

Nesse fluxograma apresenta-se uma breve demonstração do processo de

carregamento.

38

Inicio1 - Receber

Rota

4 - Fazer Lista

de Produtos

Fim

2 - Verificar

Quantidade

de Cada

Produto

Tem

Produto em

Estoque

6 - Produzir

Produto3 - Conferir

Estoque

11 - Entregar

Pedidos Para

Cliente

5 -

Encaminhara

Para

Produção

7 - Estocar

Produto

NÃO

8 - Finalizar

Lista

9 - Emitir

Nota Fiscal

10 - Carregar

Caminhão

SIM

Ilustração 6 - Fluxograma do processo de carregamento Fonte: Produção do pesquisador


processo de carregamento.

1 – Responsável pelo carregamento recebe a rota do caminhão com todos os pedidos desta carga.

2 – Verifica-se a quantidade de produtos de todos os pedidos.

3 – Confere a quantidade de produtos que tem em estoque, e o que precisa ser produzido.

4 – Se não tem produto em estoque, elabora-se uma lista de produção para completar a carga da rota.

5 – Lista é encaminhada para a produção.

6 – Efetua-se a produção da lista.

7 – Produtos produzidos são estocados junto com os demais, para aguardar o carregamento.

39

8 – Se tem produto em estoque é finalizada a lista de itens a serem carregados.

9 – Lista é encaminhada para a emissão de nota fiscal.

10 – Pedidos são carregados de acordo com os itens da nota fiscal.

11 – Motorista efetua a entrega dos pedidos nos clientes.

Tabela 4 - Descrição do processo de carregamento Fonte: Produção do pesquisador

3.2.4 Fluxograma de Produção

No fluxograma temos uma breve demonstração do processo de produção.

Inicio

1 - Verificar

Maquinas

Tem Lista de

Produção

3 - Verificar

Produtos a

Serem

Produzidos

Fim

SIM

2 - Produzir

Produtos Que

Mais Vende

NÃO

Tem Matéria

Prima

6 - Produzir

4 - Verificar

Matéria Prima

no Deposito

7 - Estocar

5 - Informar

Falta de

Matéria Prima

NÃO

SIM

Ilustração 7 - Fluxograma do processo de produção Fonte: Produção do pesquisador


processo de produção.

1 – Antes do início do processo de produção verificam-se os equipamentos e maquinários, para ver se estão aptos para produzir.

40

2 – Se não tem lista de itens a serem produzidos, prepara-se a produção para produzir itens com bastante saída, para serem estocados.

3 – Se tem lista de itens a serem produzidos, prepara-se a produção para produzi-los.

4 – Antes de iniciar a produção é verificado se tem matéria-prima.

5 – Se não tem matéria-prima, é encaminhada a necessidade de compra de matéria-prima.

6 – Se tem matéria-prima, inicia-se o processo de produção em escala.

7 – Após serem produzidos, os itens são armazenados no depósito para aguardar o carregamento.

Tabela 5 - Descrição do processo de produção Fonte: Produção do pesquisador

3.2.5 Fluxograma de Contas a Pagar

No fluxograma faz-se uma breve demonstração do processo de contas a pagar.

Inicio1 - Efetuar

Compra

2 - Receber

Contas a

Pagar

3 - Separar

por Data de

Vencimento

Conta

Com

Vencimento

Breve

6 - Anotar

Pagamento

Manualmente

4 - Aguardar

prazo de

pagamento

Fim

5 - Efetuar

pagamento

NÃOSIM

Ilustração 8 - Fluxograma do processo de contas a pagar Fonte: Produção do pesquisador


processo de contas a pagar.

1 – Efetua-se o processo de compras.

2 – Recebem-se guias e títulos referentes às compras efetuadas.

41

3 – Se a guia não está vencida ou prestes a vencer, são separadas por data de vencimento.

4 – As guias ficam aguardando prazo para o pagamento.

5 – Se as guias estão vencidas, é providenciado o pagamento.

6 – Após o pagamento das guias efetua-se o registro do pagamento manualmente.

Tabela 6 - Descrição do processo de contas a pagar Fonte: Produção do pesquisador

3.2.6 Fluxograma de Contas a Receber

No próximo fluxograma está descrito o processo de contas a receber.

Inicio

Fim

1 - Efetuar

Venda

2 - Definir

Prazo do

Pagamento

3 - Receber

Pagamento

5 -Contabilizar

Pagamento

Manualmente

Cliente

Efetuou o

Pagamento

Previsto

SIMNÃO

4 - Notificar

Cliente

Ilustração 9 - Fluxograma do processo de contas a receber Fonte: Produção do pesquisador


processo de contas a receber.

1 – Efetua-se a venda de produtos para os clientes.

2 – Define-se o prazo que o cliente terá para realizar o pagamento.

42

3 – Cliente deve efetuar o pagamento dos produtos.

4 – Se o cliente não efetuou o pagamento no prazo estabelecido, encaminha-se uma notificação de cobrança, até que o cliente acerte as devidas pendências.

5 – Se o cliente efetuou o pagamento, faz-se o registro do pagamento manualmente.

Tabela 7 - Descrição do processo de contas a receber Fonte: Produção do pesquisador

De forma resumida, podemos identificar nas ilustrações dos fluxogramas, a

atual estrutura organizacional da empresa e suas principais atividades de forma ampla

e clara.

Toda a empresa precisa ter os seus processos mapeados para poder identificar

possíveis problemas ou falhas nos processos administrativos e produtivos, buscando

sempre o aperfeiçoamento para melhorar a forma de a organização tratar as suas

atividades, e sempre se qualificando para superar a qualidade dos seus produtos

produzidos agregando mais valor à sua marca e oferecendo produtos com mais

qualidade aos seus clientes.

Para Laudon e Laudon “processo é um grupo de atividades realizadas numa

sequência lógica com o objetivo de produzir um bem, ou um serviço que tem valor

para uma grupo específico de clientes”. (LAUDON E LAUDON. 1999, p. 34).

Atualmente, nas empresas todos os processos são baseados nas informações

que são responsáveis por gerar algum produto ou serviço, para que isso ocorra de

forma ampla e dinâmica é preciso que cada processo seja entendido para ser utilizado

de forma correta.

Toda a informação pertinente dentro da organização deve fluir entre os

processos e chegar a todas as pessoas envolvidas, quando uma informação é diluída,

todos os processos são entendidos de forma mais eficiente, proporcionando maiores

benefícios e agilidade na execução e tomadas de decisões na organização

(MARTINS, LAUGENI. 1999).

Na empresa Gosto Sul não existe um planejamento organizacional eficiente, ou

seja, todos os processos organizacionais estão atrelados à gestão de uma pessoa, e

os processos são, basicamente, vender, produzir o que foi vendido e pagar as contas.

Não existe nenhum mapeamento dos processos e a organização não tem qualquer

planejamento ou auxílio de sistemas que possam identificar problemas e ajudar na

tomada de decisão.

43

Em um contexto geral, a maioria das informações é processada de forma

manual, não existindo controle sobre as atividades, e de que forma deveriam ser

realizados, os pedidos são recebidos via e-mail, a empresa não possui muitos

estoques, a produção é feita com relação aos pedidos, não existe um controle de

matéria-prima, deixando a empresa numa constante rotina sem a perspectiva de

resultados ou melhorias.

3.3 IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DAS DEFICIÊNCIAS ORGANIZACIONAIS

Quando se analisam os fluxogramas descritos nas ilustrações dos processos

de vendas, compra de matéria-prima, carregamento, produção, e contas a pagar e

receber percebe-se que todos os processos da empresa são efetuados de forma

simples e sem controle, foi possível identificar que cada processo é executado de

forma isolada, não existindo uma interligação entre os mesmos. Não existe nenhum

sistema responsável em realizar o gerenciamento de forma unificada, todos os

processos são feitos de forma manual, com sistemas isolados e através de planilhas

de Excel.

Para o autor Oliveira, fluxograma define-se como uma ferramenta que

possibilita demonstrar a sequência operacional que é desenvolvida em um trabalho,

informação, processo e comunicação através de estruturas gráficas, ou seja, permite

que o trabalho seja caracterizado através do que é necessário para definir a distância

a ser percorrida, e também permite que sejam identificadas as necessidades de cada

operação que deve ser analisada. (OLIVEIRA, 2009 - B).

Percebe se que a empresa não tem nenhum controle gerenciável de quanto é

vendido, não sendo possível calcular projeções e expectativas de faturamento.

Quanto à matéria-prima, a empresa não sabe quanto foi produzido com determinado

lote, não consegue prever com muita antecedência quando vai terminar, e a compra

é efetuada em pequenos lotes devido à falta de projeção. O controle de carregamento

é realizado manualmente, ou seja, recebe-se a quantidade de pedidos, é feita a

contagem manual do total dos pedidos, então, conta-se quanto e o que tem em

estoque, se não tiverem todos os produtos, aí será encaminhado para ser produzido.

A produção é feita sem nenhum controle de produção, apenas atende as

necessidades de pedidos, sem que haja possibilidade de estimativa de produção e

controle de quantidades que já foram produzidas. As contas a pagar e a receber,

44

também são controladas de forma manual, através de fichários, sem ter a

possibilidade de gerenciamento automatizado que possa prever e maximizar o capital

de giro da empresa.

Com todos esses setores administrados de forma manual, a empresa fica

vulnerável, possibilitando que ocorram erros e incidentes relacionados à produção,

financeiro e, principalmente, ao relacionamento com cliente.

3.4 DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS DO SISTEMA

Antes da verificação de possíveis soluções ERP, foi necessário identificar quais

serão os requisitos mínimos que o sistema precisará ter para atender as necessidades

da empresa, visando os benefícios e as melhorias organizacionais.

Após fazer a análise da atual estrutura da empresa, podemos identificar que o

sistema precisará ser dividido em módulos, para que possa atender todas as áreas da

empresa, sendo assim, define-se que nesse primeiro momento, o sistema de gestão

precisará integrar os seguintes módulos operacionais: compra, venda, produção,

carregamento, almoxarifado e financeiro.

Os requisitos de cada módulo são essenciais para que o sistema de gestão

integrado possa interagir dinamicamente, proporcionando melhor controle e tomada

de decisão nas operações da empresa, sendo assim, a seguir será descrito cada

módulo, com requisitos mínimos de cada um para atender as necessidades do seu

local.

3.4.1 Módulo de Compras

Para que esse módulo atenda às necessidades da empresa é necessário incluir

os seguintes requisitos:

Cadastro de usuário com todas as informações necessárias e quais serão

as formas de acesso;

Cadastro de fornecedores, com todos os dados e detalhes dos mesmos;

Histórico de compras com detalhes de cada fornecedor;

Registro do prazo de entrega;

45

Programação de entrega e status dos pedidos.

Relatórios diversos, onde deve ser possível identificar detalhes de todas as

operações, cruzando dados entre si, bem como, períodos e datas.

3.4.2 Módulo de Venda

Este módulo precisa ter as seguintes informações:

Cadastro de usuário com todas as informações necessárias e quais serão

as formas de acesso;

Cadastro de clientes, com todos os dados e detalhes dos mesmos;

Cadastro de pedidos contendo produtos, prazo de entrega e status;


operações, cruzando dados entre si, bem como, períodos e datas;

Relatório de produtos vendidos em determinado período;

Relatório de produtos vendidos por clientes;

Relatório de inadimplentes, clientes no qual ainda não pagaram pelo

produto.

3.4.3 Módulo de Produção

Neste módulo são apresentadas as seguintes informações:

Controle de estoque de produtos produzidos, cada um com seu respectivo

código para melhor controle;

Controle de estoque de embalagens;


operações, cruzando dados entre si, assim como, períodos e datas.

3.4.4 Módulo de Expedição


Controle de saída de mercadoria;

46

Controle de quantidade, data e lote;

Contemplar suporte a SPED e emissão de NF-e, CT-e;


operações, cruzando dados entre si, assim como, períodos e datas.

3.4.5 Módulo do Almoxarifado


Cadastro de itens comprados com as informações dos respectivos

fornecedores;

Controle de estoque de matéria-prima, qual produto e quantidade que foi

usado para elaboração do produto final;

Alerta para a emissão de pedido de compra quando a matéria-prima estiver

acabando;

Relatório histórico de dados sobre o estoque.

3.4.6 Módulo do Financeiro

Este módulo deve ter as seguintes informações:

Controle de despesas;

Controle de caixa;

Controle de entrada e saídas de dinheiro;

Controle de contas a pagar;

Controle de contas a receber;

Relatório de gastos, entradas, saídas, e entrada de caixa.

3.5 IDENTIFICAÇÃO DE SOLUÇÕES ERP

Neste tópico apresenta-se a identificação das melhores soluções ERP de

sistema de gestão integrado desenvolvidas na região, analisando se a mesma atende

os requisitos funcionais da empresa.

47

O processo de identificação do software deve ser feito com cautela, pois por

mais específica que seja a escolha de um sistema, nenhum software atenderá todas

as necessidades da empresa, indiferente de sua complexidade. Sendo assim é

necessário que o sistema escolhido, consiga se adaptar, ou sanar os requisitos mais

importantes da organização.

O Autor Lozinsk afirma que, quando a empresa efetuar o processo de seleção

de software, deve escolher um software com um pacote que irá atender aos requisitos

atuais e futuros, levando-se em consideração o atendimento da empresa fornecedora,

assim como flexibilidade, inovação e qualidade, jamais se buscam sistemas sob

medida. (LOZINNSKY, 1996).

O acadêmico deve realizar uma análise e um estudo das ferramentas

disponíveis, para que o mesmo tenha em mente os processos, isto ajudará para

efetuar o processo de escolha de um sistema de informação. A escolha do sistema

não serve apenas para solucionar problemas, deve ir além, ou seja, proporcionar

agilidade, benefícios, agregar valor e estratégias competitivas para a organização.

Lozinski, explica que é de extrema importância efetuar o mapeamento dos

processos organizacionais, depois deve ser realizada a definição dos requisitos que a

empresa busca, quando for implantar um sistema. Também é importante que os

processos sejam ajustados e adequados de forma que a empresa possa se adequar

ao sistema que irá atender suas necessidades. (LOZINNSKY, 1996).

Portanto, percebe-se que é muito importante que a organização esteja com

todos os objetivos alinhados e traçados, para servir de base quando for implantar um

sistema.

O autor Foina informa que, na hora de realizar a seleção de um sistema

podemos comparar a situação com a compra de uma roupa, ou seja, tudo começa

com a definição do tipo de roupa a ser escolhida, no caso, o tipo de software, é a partir

deste ponto que temos algumas definições e podemos limitar onde vamos comprar.

(FOINA, 2009).

O principal objetivo deste trabalho é oferecer uma proposta para a implantação

de um sistema de gestão integrada, sendo assim, para se alcançar os objetivos dessa

proposta, foi necessário efetuar uma série de pesquisas e análises, já apresentadas

nos capítulos anteriores, então, depois do mapeamento dos processos e análise dos

requisitos, procedeu-se a pesquisa de empresas que teriam alguma solução pronta

para atender as necessidades da organização, onde, depois de efetuar a análise das

48

vantagens e benefícios, identificou-se a empresa Sysbase que possui loja física

localizada na cidade de Santa Rosa, RS e a empresa Maxiprod que possui loja virtual

através do site https://www.maxiprod.com.br/ e sede fixa em Porto Alegre, RS.

3.5.1 Sysbase

A empresa Sysbase já possui alguns anos de experiência no mercado, no qual

possui soluções de sistemas de gestão integrados com módulos prontos. A seguir,

apresentam-se algumas telas com os módulos do sistema dessa empresa.

Na imagem a seguir, percebe-se como é efetuado o cadastro dos produtos,

bem como, a tributação na qual o produto se encaixa para verificar os custos e a

margem de lucro por produto, unidade de medida e qual os fornecedores. O sistema

é dinâmico no qual interagem todas estas informações através de abas, assim,

facilitando a forma de se realizar o cadastro.

Ilustração 10 - Tela de cadastro Sysbase

Fonte: Sysbase (2015).

Na próxima ilustração, percebe-se como o sistema da empresa está preparado

para fazer o cadastro de pedidos, é um dos seguimentos que precisa ter complexidade

quanto a detalhes e agilidade no cadastro de cada pedido. As operações que o

vendedor terá para efetuar um novo pedido, contendo todas as informações de

clientes, itens, quantidades e demais operações respectivas aos pedidos.

https://www.maxiprod.com.br/

49

Ilustração 11 - Tela de pedidos, cadastro Sysbase.


Na ilustração 12, o vendedor terá acesso a todas as operações já realizadas,

onde será possível efetuar a consulta dos pedidos já realizados, status de clientes,

assim como, alteração de cadastros ou até mesmo pedidos.

Ilustração 12 - Tela de pedidos, consultas e alterações Sysbase


50

Na ilustração 13, é possível identificar os controles de produção, bem como, a

quantidade de matéria-prima fracionada em ingredientes detalhados, para que a

empresa tenha o total controle da quantidade que está sendo produzida, assim como,

a quantia de tempo gasto, os lotes e demais particularidades da produção.

Ilustração 13 - Tela de produção Sysbase


Na ilustração 14, percebe-se como é feito o estoque da empresa quanto à

matéria-prima e suprimentos. Podendo verificar a situação dos produtos. O estoque

reserva, tanto de venda como de produção, o estoque disponível e produtos com

venda liberada.

51

Ilustração 14 - Tela estoque Sysbase


Na ilustração 15, identifica-se o processo de expedição do sistema, sendo este,

capaz de gerar relatórios aonde constam as seguintes informações de datas, notas

fiscais, quantidades e demais dados pertinentes a esse setor.

Ilustração 15 - Tela expedição Sysbase


Já na ilustração 16, do sistema da empresa Sysbase, percebe-se como

funciona o módulo financeiro, sendo este capaz de controlar todas as finanças da

52

empresa, entre elas, contas a pagar, a receber, pagamentos de guias e emissão de

boletos.

Ilustração 16 - Tela do financeiro Sysbase


Essas foram algumas das telas que o sistema possui, enfim, o sistema é

composto por vários módulos, capazes de integrar todos os setores da organização

que adquiri-lo, tratando toda informação com clareza e agilidade, proporcionando aos

gestores e operadores uma experiência eficaz e eficiente no quesito de sistemas

integrados.

A empresa Sysbase, hoje, oferece várias soluções integradas, disponibilizando

para seus clientes sistemas dinâmicos de alta performance, onde os seus módulos

podem ser agregados de forma independente, proporcionando ao cliente formas de

atualizações futuras com a adição de módulos extras, de acordo com sua

necessidade, proporcionando ao seu sistema uma escalabilidade.

De acordo com os requisitos, hoje a empresa Sysbase tem uma solução para

atender a empresa Gosto sul, com os seguintes detalhes: módulos que integram todos

os setores, ou seja: venda, compra, pedidos, produção, almoxarifado, financeiro e

expedição, também estão adicionados nesses módulos a emissão de documentos

53

fiscais com nota fiscal eletrônica, arquivo XML entre outros, e a emissão de relatórios

de acordo com a necessidade de cada setor. A implantação do sistema está na faixa

de R$2.000,00, o custo de implantação envolve a instalação do sistema,

independentemente da quantidade de máquinas, treinamento com os operadores dos

sistemas, que leva em torno de 30 dias, existe também a cobrança de uma

mensalidade no valor de R$550,00 para cobrir as despesas com manutenção e

suporte para qualquer solicitação de manutenção ou eventualidades que ocorrerem.

3.5.2 Maxiprod

A empresa Maxiprod oferece soluções de sistema integrado de gestão,

totalmente online não sendo necessária a aquisição de servidores, bancos de dados

ou licenças de software basta o acesso à Internet, o tempo de instalação é curto,

backups são feitos de forma automática, assim como, suas atualizações, sua

plataforma é através da web permitindo a utilização, a partir de qualquer estação de

trabalho com acesso à internet.

Através da ilustração 17, identificam-se todas as funcionalidades do sistema.

Ilustração 17 - Tela geral Maxiprod

Fonte: Maxiprod (2015).

54

Na ilustração 18, identificam-se as principais características de compra, as

quantidades e datas esperadas de recebimento, assim facilitando a gestão de

materiais, são registrados os preços, as condições de pagamento e os impostos, são

geradas as contas a pagar previstas, que passam a ser consideradas no fluxo de

caixa, sendo, automaticamente, substituídas por contas a pagar reais à medida que

os produtos são recebidos.

Ilustração 18 - Tela de compras Maxiprod


Na ilustração 19 são identificadas as funcionalidades do processo de vendas

aonde retrata a situação atual do estoque com os produtos que podem ser vendidos

e o histórico dos clientes, se possuem divergências nos pagamentos na hora da

compra.

Ilustração 19 - Tela de Ordem de Produção Maxiprod


Na ilustração 20, mostra a tela de ordem de produção, na qual transforma um

conjunto de insumos em produto acabado. Tendo benefícios como o registro de

movimentações, para saber qual matéria-prima foi usada para a produção de

determinado produto, além de fazer a gestão dos custos da mesma e mão de obra.

55

Ilustração 20 - Tela de ordem de produção Maxiprod


A expedição se dá por meio das ordens de venda, na qual é faturado o produto.

Na mesma são emitidas as NF-e dos produtos, aonde geraram as contas a receber e

dão baixas do estoque.

Ilustração 21 - Tela de expedição Maxiprod


Na sequência, temos o estoque, no qual é atualizado pelas movimentações que

são registradas pelos itens e lotes desde o recebimento até a expedição. Grande parte

das movimentações é de forma automática via NF-e. No estoque é possível cadastrar

novos produtos e serviços, registrar movimentações tanto comerciais que decorrem

da emissão de NF-e e industriais que decorrem da baixa de matéria-prima de acordo

com as ordens de produção.

56

Ilustração 21 - Tela de almoxarifado Maxiprod


O sistema financeiro é dividido em três módulos, contas a receber, contas a

pagar e fluxo de caixa. Os títulos a receber são criados quando são emitidas as notas

fiscais de saída, com base na forma de pagamento. Conforme a ilustração 22 podem

ser consultadas e realizadas as seguintes contas, a receber, recebidos,

adiantamentos compensados e agrupados.

Ilustração 22 - Tela de Contas a Receber Maxiprod


3.6 PROPOSTA PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA

Depois de ter sido efetuado toda a análise de informações e requisitos do

sistema, é necessário analisar e desenvolver as etapas para a devida implantação,

levando em conta os benefícios para a implantação, riscos e viabilidade do projeto.

Após efetuar a pesquisa das empresas desenvolvedoras de sistema,

identificou-se que a empresa Sysbase atende aos requisitos de sistema da empresa

Gosto Sul, conseguindo suprir todas as necessidades nos quesitos funcionais,

57

operacionais e financeiros sem nenhuma restrição, portanto, recomenda-se que a

empresa utilize esta solução que lhe proporcionará uma nova maneira de administrar

sua empresa, sem exceções.

3.6.1 Estudo de Viabilidade do Projeto

O estudo do presente projeto tem como objetivo identificar se a empresa terá

vantagens com a implantação do sistema e se ele será viável, levando em conta o

custo benefício, sendo assim, foi identificado que a empresa Gosto Sul terá inúmeras

vantagens e benefícios ao implantar o sistema de gestão, entre eles o controle total

de todos os processos da empresa, auxílio na tomada de decisão e agilidade na

execução dos processos.

Na tabela 7 descreve-se um estudo através de questões objetivas para

identificar a viabilidade desse projeto.

Estudo de Viabilidade de Projeto

Resumo do projeto (escopo, objetivos, estratégias): Implementar um sistema de gestão integrada na empresa trará muitos benefícios para os

seus administradores, através da integração dos processos em um único sistema, será possível ter

uma nova experiência na forma de gerir a organização.

Benefícios: - quais são as vantagens mensuráveis que o

projeto trará?

Descrição: - melhores controles de todos os processos da

organização.

Benefícios: - que vantagens intangíveis ele trará?

- como se poderá verificar?

Descrição: - identificação de falhas de processos e erros

operacionais, através da análise dos relatórios e consultas ao sistema.

Recursos: - quais os recursos materiais necessários:

- esses recursos estão disponíveis? - em caso negativo, é possível obtê-los?

Descrição: - os recursos necessários são a infraestrutura de rede e estações de trabalho conectadas.

- sim os recursos já estão disponíveis. Se necessário, a empresa estará disposta a

adquirir os recursos faltantes.

Recursos: - quais os recursos humanos necessários?

- essas pessoas estão disponíveis? - há outras pessoas para substituí-las?

Descrição: - um técnico para efetuar a implantação do sistema e os funcionários e administradores

dispostos a receber o treinamento. - sim estão disponíveis.

- se necessário, existem pessoas para substituição.

58

Custos: - considerando os recursos necessários, quanto

dinheiro será necessário para desenvolver o projeto?

- esse montante está disponível?

Descrição: - os recursos necessários para a implantação do

sistema é R$2.000,00 e sua manutenção mensal R$550,00

- o montante está disponível

Custos: - há fontes de financiamento?

Descrição: - não será necessário, pois a empresa já possui

os valores do projeto.

Prazo: - qual o prazo pré-definido para a implantação

do projeto?

Descrição: - o prazo é de 30 dias.

Conclusões quanto à viabilidade do projeto: Os custos estão dentro do valor que a empresa Gosto Sul está disposta a pagar, o prazo está dentro do esperado, levando em conta os benefícios e vantagens, identificou-se que o projeto é

viável.

Tabela 8 - Estudo de viabilidade do projeto Fonte: Produção do pesquisador

Os recursos de pessoas são os funcionários e administradores da empresa,

que serão disponibilizados para efetuarem treinamento de utilização dos recursos do

sistema. Os valores de treinamento de pessoas já estão incluídos no valor de

implantação do sistema.

Considerando os recursos tecnológicos necessários, identificou-se que a

empresa já possui estações de trabalho interligadas a uma infraestrutura de rede e

acesso a um link de dados disponível, sendo apenas necessária a ampliação da banda

para que a empresa Sysbase possa prestar os devidos suportes.

Os custos para a implantação do sistema de gestão integrado fornecido pela

empresa Sysbase será de R$2.000.00, posteriormente o valor de manutenção e

suporte passará a ser de R$ 550,00 mensais. O prazo de implantação, considerando

instalações, ajustes e treinamentos serão de 30 dias.

3.6.2 Benéficos com a Implantação do Sistema

A partir dos objetivos relacionados desta pesquisa, percebe-se claramente,

que, ao implantar o sistema de gestão integrado da empresa Sysbase, ele atenderá

todos os requisitos e necessidades de suas funções, tendo todos esses benefícios

com um investimento relativamente baixo para sua implantação, outra vantagem é

que, além do sistema atender todas as necessidades atuais da empresa, estará

59

proporcionando benefícios imensuráveis que vão lhe auxiliar na tomada de decisão,

bem como, melhora e agilidade do desenvolvimento e execução dos processos

industriais e organizacionais, outro benefício é a escalabilidade do sistema para

atender a futuras necessidades da empresa que venham a surgir.

3.6.3 Estudo de Risco do Projeto

Para efetuar a realização de um projeto deve-se realizar uma análise do seu

custo benefício para que, ao identificar sua total viabilidade de implantação, porém,

mesmo com toda essa preocupação, os riscos não deixarão de existir, então é preciso

minimizá-los e administrá-los.

Sendo um dos riscos existentes, a adaptação dos colaboradores que trabalham

diretamente com o sistema, o mesmo conta com funcionalidade e interface diferente

das ferramentas usadas anteriormente, com isto, aumenta o período para a adaptação

do projeto.

Existe também o risco com relação aos benefícios, recursos, custos e prazos,

na tabela a seguir, estão descritos os riscos quanto à probabilidade e impacto com a

implantação do sistema de gestão integrado da empresa Sysbase.

Riscos Probabilidade Impacto

Em relação aos benefícios Baixa Baixa

Em relação aos recursos Baixa Baixa

Em relação aos custos Baixa Médio

Em relação aos prazos Baixa Médio

Tabela 9 - Riscos com a implantação do sistema Sysbase Fonte: Produção do pesquisador

Necessita-se da realização da análise voltada aos riscos referente à

infraestrutura da empresa, onde é instalado o sistema, pois a mesma deve prover de

link e rede estáveis e uniformes, para o sistema funcionar como deve e evitar parada

no sistema. Na tabela 9, apresentam-se o estudo e levantamento dos riscos do

projeto.

60

Estudo de riscos de projeto

Resumo do projeto (escopo, objetivos, estratégias) A implementação de um sistema de gestão integrada na empresa auxilia aos seus administradores, lhes oferecendo muitos benefícios, por que após a integração dos processos em um só sistema, traz a possibilidade de uma nova forma de administrar sua organização.

Riscos quanto aos benefícios: - o cliente tem uma ideia exata do resultado a ser obtido? - ou tem uma ideia aproximada? - é possível medir os benefícios?

Descrição:

- com base nas informações repassadas ao cliente,

possibilita que o mesmo possa ter uma ideia aproximada de

como será o resultado.

- com a integração dos processos, possibilita melhor controle, rendimento e qualidade nos seus processos.

Riscos quanto aos benefícios: - qual a probabilidade desse tipo de risco? - qual o seu impacto?

Descrição:

- a probabilidade de risco é baixa, pois todos os requisitos já foram definidos, e o sistema atende os mesmos. - seu impacto é alto, pois não atende as necessidades da empresa.

Riscos quanto aos recursos: - há equipamentos de reserva? - há pessoal de reserva? - a tecnologia empregada é inteiramente dominada?

Descrição:

- não há necessidade de equipamento reserva.

- sempre que necessário, é disponibilizado uma pessoa para

auxiliar a ensinar ou a resolver o problema ou tirar dúvida.

- sua tecnologia implantada é inteiramente dominada, pelos

seus fornecedores.

Riscos quanto aos recursos: - qual a probabilidade desse tipo de riscos? - qual o seu impacto?

Descrição:

- não existe risco eminente sobre os recursos; - seu impacto é médio, devido ao seu investimento sem retorno.

Riscos quanto aos custos: - o financiamento de todo o projeto está garantido? - há um montante de reserva?

Descrição:

- sim os recursos de investimento já estão disponibilizados, aguardando o fim do projeto. - caso necessário, a empresa conta com um montante reserva.

Riscos quanto aos custos: - qual a probabilidade desse tipo de riscos? - qual o seu impacto?

Descrição:

- nenhum, pois o dinheiro já está reservado; - o impacto seria a continuidade do projeto.

Riscos quanto ao prazo: - há fatores internos ou externos, não considerados, que podem afetar o prazo do projeto?

Descrição:

- os fatores seriam os desastres naturais e climáticos, mas com o mínimo de risco.

Riscos quanto ao prazo: - a equipe de projeto é experiente?

Descrição:

- sim, uma equipe muito experiente.

Riscos quanto ao prazo: - qual a probabilidade desse tipo de riscos? - qual o seu impacto?

Descrição:

- não existe risco já que o escopo do projeto não é extenso, e as atividades a serem executadas são simples. - o impacto seria baixo.

61

Tabela 10 - Estudo de riscos de projeto Fonte: Produção do pesquisador

Outro risco que deve ser levado em conta é o custo da implantação de um

sistema, pois o mesmo pode oscilar, com grande tendência de exceder o orçamento.

Avaliando que possa ocorrer o aumento do tempo da implantação, ou também a

adição de mais um módulo ao sistema.

3.6.4 Software e Hardware

Antes de iniciar-se o processo de implantação foi necessário verificar qual é a

atual situação de hardwares e softwares da organização, para que seja possível

identificar se a estrutura atual terá capacidade para rodar o sistema ERP, e preparar

o ambiente computacional para a implementação do sistema.

Hoje, a empresa Gosto Sul tem em seu ambiente tecnológico seis

computadores, sendo três desktops e três notebooks a empresa também conta com

duas impressoras a jato de tinta e uma impressora a lazer para a emissão das notas

fiscais e sistemas de nobreak para atender a demanda dos equipamentos

informatizados. A empresa hoje não possui um servidor, apenas aplica as

funcionalidades e funções a uma estação de trabalho comum com características de

hardwares superiores as demais, para que seja possível suprir essas necessidades.

Todas as estações de trabalho possuem configurações de sistema operacional

e hardwares com configurações mínimas necessárias para atender os requisitos do

sistema de gestão integrado.

As estações de trabalho estão todas interligadas por switches e roteadores

dentro de uma única rede, sendo que os desktops estão ligados por cabeamento e os

notebooks por acessos sem fio wireless. A empresa Gosto Sul não conta com uma

infraestrutura de cabeamento estruturada já que não possui muitas estações de

trabalho, assim como um sala especifica para a alocação do centro de processamento

de dados.

Na estrutura computacional, todas as estações de trabalho rodam sistema

operacional Windows de forma independente, ou seja, não existe um domínio para

gerenciar as máquinas.

Levando em conta a atual estrutura computacional, entende-se que num

62

primeiro momento não existe a necessidade de investimento para a aquisição de

tecnologias, salvo, se a empresa, futuramente, quiser expandir o sistema para outros

setores. Sendo assim, hoje, o sistema de gestão integrada pode ser implantado sem

nenhuma restrição, já que o mesmo é de pequeno porte e totalmente compatível com

os sistemas operacionais da empresa Gosto Sul.

3.6.5 Desenvolvimento e Implantação

No desenvolvimento da implantação serão descritas as etapas necessárias

para implantação do ERP.

As etapas de implantação de um sistema gestão integrado estão descritos na

forma de escopo, sendo dividido em 7 etapas, no qual cada ponto destacado tem

suma importância para finalizar a implantação do sistema, visando o melhor

detalhamento do processo, proporcionando maior qualidade em toda sua estrutura.

Para demonstrar todo desenvolvimento do sistema, foi desenvolvida uma

estrutura analítica (EAP), onde é demonstrado o nível de detalhamento de cada etapa,

podendo ser visualizado cada detalhe com clareza. A seguir, na ilustração 22 estão

descritas todas as etapas da proposta de Implantação de Sistema de Gestão

Integrado.

Etapas do

Projeto

4. Implantação 7. Utilização6. Treinamento 5. Testes1.

Planejamento

2. Análise do

Ambiente

3. Seleção de

Soluções ERP

4.1 Adequação

da Estrutura

4.2

Implantação

dos Módulos

3.2 Seleção de

Sistema

3.1

Identificação

Soluções

4.4 Ativação

do Sistema

4.3

Preparação do

Sistema

1.1 Análise

Estratégica

2.1 Análise do

Processos da

Empresa

7.1

Acompanhame

nto

6.1 Liberação

do Sistema.

5.1 Testes de

Integração

2.3 Definição

dos Requisitos

3.3 Adequação

do Sistema

1.2 Análise de

Riscos

2.2

Identificação

das

Necessidades

1.3 Análise

Custos

6.2

Treinamento

de Usuários

5.2 Testes de

Operações

7.2 Análise e

Ajustes de

Módulos

6.3 Avaliação

da Utilização

1.4 Análise de

Viabilidade

2.4 Análise

dos Módulos a

Serem

utilizados

5.4 Validação

5.3 Verificação

do Sistema

Ilustração 23 - EAP etapas da proposta de implantação. Fonte: Produção do pesquisador

63

Na primeira etapa está descrito o planejamento estratégico, no que se trata da

análise da organização, com intuito de conhecer seus processos internos. Podendo

verificar o risco da implantação do sistema e analisar o custo benefício da implantação

do mesmo, para mostrar se o sistema é viável com a realidade da empresa, bem

como, os benefícios a curto e longo prazo.

A análise do sistema ERP acontece na segunda etapa, foi realizado um estudo

para saber qual plataforma enquadra-se melhor na realidade da organização, nesse

sentido, quais seriam as principais necessidades e riscos da implantação. Já, a

terceira etapa, refere-se à seleção, tendo em vista quais os processos serão

englobados pelo sistema, adequando-se na necessidade da empresa, após este

diagnóstico, é feita a seleção de qual sistema será implantado.

A implantação do sistema começa a ganhar forma na quarta etapa, depois de

mapeados os processos da organização, é elaborada a customização do ERP,

incorporando o sistema. São definidas as funções para cada necessidade da

empresa, após a interface formada, é programado o banco de dados.

Segundo Martins, o processo de implantação é: o pico das atividades ocorre na

fase de transição, onde o foco está na implantação do sistema. Para facilitar os

trabalhos, o usuário deve ser envolvido no processo o mais cedo possível, começando

com a avaliação de versão beta (MARTINS, 2010).

Após o sistema instalado e pronto para uso, é feito o teste, no qual são

executados todos os módulos funcionais, são analisadas também situações reais

como erros na sincronização de dados, problemas com internet, lentidão e

incompatibilidade do banco de dados com outros sistemas. Depois de finalizados os

testes e verificado o sistema ERP, consta que o mesmo está apto para ser utilizado.

Ainda Martins ressalta que, a verificação da qualidade requer a criação de teste

para cada cenário, que representa o comportamento esperado do sistema. A cada

interação o software é testado, num processo de avaliação contínua da qualidade,

verificando-se quais cenários falharam e onde, e quais ainda não foram exercitados,

o objetivo é corrigir problemas e má interpretação dos requisitos (MARTINS, 2010).

A sexta etapa engloba o treinamento, no qual o usuário tem acesso ao sistema,

assim conhecendo as telas do mesmo. O treinamento é ministrado por um instrutor,

no qual deve passar todo suporte para executar todas as funções esperadas pela

64

implantação do sistema. Após o término do treinamento e adaptado ao sistema o

usuário deve fazer uma avaliação desempenho e o feedback do sistema.

Na sétima etapa verifica-se a utilização do sistema, no qual o usuário deve

utilizar todas as funções do mesmo, sendo acompanhado online pelos responsáveis

pela implantação, vindo a sugerir melhora nos módulos do ERP.

3.6.6 Treinamento de Usuários

Após a implantação do sistema seguiu-se para a próxima etapa, que é o

treinamento das pessoas que utilizarão os sistemas, todos os usuários do sistema

precisam ter o conhecimento necessário de todos os módulos do sistema que vão

utilizar. Inicialmente, deve se dar mais ênfase ao usuário do setor administrativo. O

período de treinamento não é muito extenso, mas cada usuário tem uma percepção

diferente, fazendo com que cada etapa do treinamento seja feita em seu tempo.

Quando uma empresa recebe uma nova tecnologia estará mudando toda a sua

rotina e cultura organizacional, para isso, é necessário que toda a equipe do quadro

de funcionários da empresa se integra com as novas tecnologias através de

treinamento, para que todos os funcionários entendendo o seu modo de

funcionamento, também é necessário que sanem todas as suas dúvidas para que

possam usufruir do novo sistema beneficiando-se a si e a organização.

Para o autor Kirkpatrick, quando um usuário é submetido à avaliação após

receber um treinamento, e é bem sucedido, entende-se que o treinamento foi eficiente

e proporciona satisfação aos ministradores do mesmo (KIRKPATRICK, 2010).

Os funcionários com treinamento operacional, conceitual, revisão dos

processos, e exploração do sistema, devem conduzir as principais mudanças, sendo

que todo tipo de mudança em um ambiente empresarial, consequentemente, gera

mudanças de hábitos, com isto, traz o comportamento estressante ao modo de

execução.

O treinamento aplicado pela empresa Sysbase, para os funcionários da

empresa Gosto Sul que utilizarão o sistema, inicia-se pela explicação de todos os

processos detalhados do mesmo. Onde os usuários do sistema de gestão integrado,

devem conhecer o funcionamento do software.

A empresa Sysbase deve realizar outro treinamento, sendo este com o auxílio

de vídeos demonstrativos, que mostram o uso correto do sistema, é importante

65

também fornecer palestras que explicam o funcionamento do sistema, para assim

poder explicar e demonstrar toda a sua funcionalidade.

3.6.7 Feedback de Usuário

Na etapa do acompanhamento e suporte, o usuário é fundamental, pois o

mesmo tem a função de questionar e corrigir os problemas que surgem durante um

cadastro, além de informar as causas, para assim encontrar as soluções. Após a

implantação de um sistema de gestão integrada, é muito importante o

acompanhamento, tornando-o indispensável, pois todas as dúvidas não conseguem

ser tiradas durante o treinamento, sendo este efetuado antes e após a implantação do

sistema.

É necessário o acompanhamento antes e depois da implantação do sistema de

gestão integrado, principalmente, quando no treinamento pré-instalação não tem

condições de exemplificar na teoria, como será o processo na prática, portanto, é

necessário realizar o processo para solucionar problemas que surgirão no futuro,

sendo este prejudicial a todo o ciclo do sistema.

Segundo o autor O’Briem manutenção de sistema tem como intuito a

concretização de melhorias no sistema, sendo elas tanto necessárias ou apenas

desejáveis, onde se concretiza através da avaliação e monitoração do sistema

fornecido. A principal fase da manutenção é quando o sistema é implantado, pois é

nessa fase que se corrigem falhas e certos problemas que surgem no decorrer da

operação junto ao sistema (O’BRIEM, 2007).

Depende do acesso de dados, garantir e facilitar que o usuário do sistema

possa dominar o uso da informação, devendo ele ser eficaz e requerer pouco tempo

de acesso. É importante que o sistema de informações seja bem alinhado, para que

os erros sejam mínimos ou até mesmos zerados.

Para o autor Martins, a retroalimentação e o acompanhamento, sempre devem

ser realizados de forma imediata e específica, mesmo este causando repreensão-

treinamento ou em um elogio. Caso a retroalimentação e o acompanhamento sejam

de forma vaga e atrasada, não funciona como instrumento eficaz de treinamento.

(MARTINS, 2010).

Outro item é a aparência gráfica do sistema, importante para gerar segurança

ao usuário quando operar uma função, possibilitando uma boa usabilidade do sistema.

66

3.6.8 Suporte e Manutenção

Para evitar problemas para a empresa Gosto Sul, a empresa que fornece o

software deve-se comprometer em oferecer um suporte pós-venda, sendo este com

boa qualidade e o máximo de rapidez possível, garantindo que o sistema de gestão

integrada não fique fora por muito tempo.

Simões afirma que, quando ocorre um problema técnico, incidentes ou até

mesmo reclamações a relatar, o usuário tenta resolver da maneira mais rápida,

buscando respostas e soluções, já que o mais importante no momento é que seu

problema seja solucionado. Com o intuito de atender melhor os seus clientes surgiu à

ideia de muitas organizações implantarem um ponto central para possibilitar o contato

com seu usuário e ao seu cliente (SIMÕES, 2010,).

O suporte técnico usa ferramentas de software, geralmente as mesmas que

são utilizadas por todos aqueles do ramo ERP, sendo a internet uma ferramenta

indispensável, responsável para que se possa realizar o acesso à máquina do cliente.

O atendimento ao cliente para acesso remoto, pode ser efetuado pelas aplicações:

NetMeeting, Ultra VNC, TeamViewer entre outros, já para meios de comunicação

podem ser utilizados E-mail, redes sociais e mensagens instantâneas através das

aplicações: Skype, Facebook e Whatsapp. Além desses meios utilizados para

atendimento, tem as visitas ao cliente na empresa e o atendimento telefônico.

67

4 RECOMENDAÇÕES

Após a análise das necessidades da empresa ter sido feita, identificou-se a

atual situação organizacional e o que seria necessário para suprir os seus requisitos,

desta forma, realizou-se um estudo e desenvolvimento de um projeto para propor a

implantação de um sistema capaz de suprir as necessidades da empresa,

proporcionando muitos benefícios em sua forma de administrar e controlar os seus

recursos.

Para os administradores e gestores da empresa, após a implantação do

sistema, mudará a forma de organizar e controlar os seus recursos, sendo necessário

em um primeiro momento ter um pouco de paciência, até que seja possível utilizar

todos os novos recursos disponibilizados pelo sistema.

Logo após ter sido efetuada a implantação do sistema, pode parecer que não

atenda às expectativas, porém, deve-se sempre levar em conta que o seu retorno é

em longo prazo, e durante essa trajetória é muito importante que se tomem

precauções com a continuidade e correta utilização do sistema por todos os seus

usuários, para evitar que o projeto se torne um fracasso e acabe sendo descontinuado.

Também é muito importante que a empresa Gosto Sul como um todo, entenda as

funcionalidades e o objetivo que cada módulo do sistema estará proporcionando.

É recomendado que as pessoas envolvidas na utilização do sistema façam

reuniões com o propósito de identificar falhas e inconsistências encontradas no

sistema para corrigi-las, pois se todos estiverem empenhados na correta utilização,

através do compartilhamento de informações, estará agregando valor aos processos

da organização.

É importante que a empresa Gosto Sul preocupe-se com a manutenção do

sistema após a sua implantação, firmando em contrato todos os detalhes do suporte

e manutenção prestados pela empresa desenvolvedora, para que a organização

tenha a certeza da continuidade do sistema sem que ocorram interrupções em suas

atividades de negócio. Através de um bom suporte e manutenção dos módulos que

integram o sistema, a empresa terá a certeza que vai estar utilizando um plataforma

estável sem se preocupar com problemas e erros indesejados que possam atrasar as

operações vitais para a continuidade das atividades, ou até mesmo, prejudicar a

empresa financeiramente.

Portanto, conforme escopo deste projeto é recomendado que a empresa Gosto

68

Sul fizesse a implantação do sistema de gestão integrado fornecido pela empresa

Sysbase, através da instalação de uma plataforma local, já que a mesma atende a

todos os requisitos da empresa, através de uma solução dinâmica que permite a

interligação de todos os setores da organização, através dos seus módulos. É

importante também que a empresa aprenda a utilizar a nova tecnologia, para que

possa usufruir o máximo dos recursos disponíveis no sistema.

Através dos relatórios e dados que serão disponibilizados no sistema, além dos

novos controles financeiros, administrativos e de produção, a empresa terá muitos

benefícios e lhes proporcionará uma nova experiência na utilização de sistemas.

69

CONCLUSÃO

Toda a organização precisa estar atualizada tecnologicamente, através de

sistemas capazes de lhe proporcionar melhorias e benefícios, o objetivo desse projeto

foi desenvolver uma proposta para a implantação de um sistema de gestão integrada

na empresa Gosto Sul, para unificar os processos da empresa através da integração

dos dados da organização.

Para ser possível realizar esse estudo, foi essencial seguir alguns passos

importantes, no início foi necessário mapear todos os processos organizacionais para

que se pudessem identificar as principais deficiências funcionais do atual ambiente da

organização, após foi efetuada uma análise e estudos para definir quais seriam os

requisitos mínimos que um sistema precisaria ter, então, para atender a todos os

objetivos específicos, realizou-se uma pesquisa para identificar as empresas que

teriam soluções prontas que atendessem a todas as necessidades da organização,

após analisar cada uma, levando em conta características e módulos que estariam

disponíveis, efetuou-se a recomendação, para que a gestão e administração da

empresa Gosto Sul optasse por escolher uma solução da empresa Sysbase, após

esse passo, iniciou-se o desenvolvimento da etapa de implantação que precisaria

estar bem enxuta para atende à empresa da melhor forma possível, preocupando-se

com os riscos do projeto, assim como, viabilidade. De um modo geral percebe-se que

TCC atendeu a todos as necessidades dos objetivos específicos e conclui-se que o

trabalho, apesar de conter alguns riscos, estes podem ser minimizados e controlados

e, de um modo geral, entende-se que o projeto é viável.

De um modo geral a realização desse TCC foi benéfica, tanto para o acadêmico

pesquisador quanto para a organização, pois possibilitou ao acadêmico adquirir

experiência e conhecimento de todo o processo e análise que são realizados na

execução de uma proposta de instalação de um sistema de gestão integrado, na

prática, já para a organização trouxe muitos benefícios, pois possibilitou que a

empresa tivesse a oportunidade de conhecer e perceber a importância da

implantação de um sistema de gestão integrada, pois verificou que a utilização do

70

sistema fornecerá um desempenho com mais agilidade, controle, segurança e mais

qualidade nas funções realizadas diariamente.

71

REFERÊNCIAS

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72

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73

APÊNDICES

74

APÊNDICE A – Questões Feitas ao Gestor da Empresa

75

ANEXOS

76

ANEXO A – Tabela Controle de Pedidos.

CLIENTE

XXXX LTDA.

PRODUTO Q. Unidade Q. Caixa VALOR UNIDADE

Gelatina uva 35g/36 5 XXX

Gelatina morango 35g/36 6 XXX

Gelatina abacaxi 35g/36 3 XXX

Gelatina açaí 35g/36 20 XXX

Gelatina tangerina 35g/36 16 XXX

Gelatina framboesa 35g/36 2 XXX

Pudim chocolate 45g/36 1 XXX

Pudim morango 45g/36 16 XXX

Pudim baunilha 45g/36 2 XXX

Pudim caramelo 45g/36 20 XXX

Amido de milho 400g/20 5 XXX

Amido de milho 350g/15 10 XXX

Refresco uva 350g/20 3 XXX

Refresco morango 350g/20 2 XXX

Refresco laranja 350g/20 3 XXX

Refresco abacaxi 350g/20 1 XXX

Refresco manga 350g/20 10 XXX

Achocolatado kg/10 1 XXX

Achocolatado 400g/15 10 XXX

Chocolate especial 400g/15 1 XXX

DATA 15/11/2015 TOTAL=XXXX

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ANEXO B – Tabela Controle de Deslocamento dos Caminhões

VEICULO

CAMINHÃO 608

KM LITROS/DIESEL VALOR N° Nota LOCAL DATA

113868 120 RS 336,00 789458 Ijuí 20/11/15

fundaÇÃo educacional machado de assis … · mapeamento dos principais processos empresariais, de...

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