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I
Ficha de Identificação
Nome do Estagiário: Joel Alexandre Dos Santos Olival
Número de Matricula: 6734
Estabelecimento de Ensino: Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto
Instituto Politécnico da Guarda
Curso: Comunicação e Relações Públicas
Docente Orientador na ESECD: Mestre Guilherme Monteiro
Grau: Obtenção do Grau de Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas
Organização Acolhedora: Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda.
Tutor de Estágio na Entidade Acolhedora: Dr. Luís Duarte
Morada: Urbanização Zona Sul, Bloco 6 R/C
6370-174 Fornos de Algodres
Contactos:
Telemóvel: 96 23 513 66
Duração de Estágio: Três Meses (Um de setembro a Trinta de novembro)
II
Agradecimentos
O tempo passa e as etapas completam-se, por isso, não estaria a ser humilde se
chegasse a esta fase do meu percurso académico e não agradecesse a quem é devido.
Sendo assim, desejo exprimir um profundo agradecimento a todas as pessoas
que me ajudaram a chegar até aqui.
Em primeira instância à instituição que me acolheu: Instituto Politécnico da
Guarda, Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto da Guarda.
Ao meu docente e orientador, Mestre Guilherme Monteiro, pelos ensinamentos
práticos e teóricos, pelas críticas, correções e também pela disponibilidade que sempre
mostrou em me ajudar no relatório de estágio.
Ao meu Tutor de estágio, o Dr. Luís Duarte, que humildemente, desde o
primeiro dia, se mostrou disponível para me ajudar em tudo o que fosse necessário.
O meu agradecimento a toda a minha família, em particular aos meus pais e
irmãs, aos meus colegas de Curso, pelo apoio que sempre manifestaram.
Finalmente, o meu reconhecimento aos meus amigos Esteves, Henrique, Tiago e
Germano, que me apoiaram durante todo este meu percurso.
A todos os que de forma direta ou indireta contribuíram para a realização deste
relatório de estágio, o meu muito obrigado.
III
“A sabedoria consiste em compreender que o tempo
dedicado ao trabalho nunca é perdido.”1
Ralph Waldo Emerson
1 www.citador.pt – consultado a 11 de Novembro de 2011
IV
Aos meus pais e irmãs, pela força e apoio que me deram…
V
Índice
Capítulo I A Vila de Fornos de Algodres
1. Caracterização do Concelho de Fornos de Algodres .............. Erro! Marcador não definido.
2. A vila de Fornos de Algodres ................................................. Erro! Marcador não definido.
3. Enquadramento Geográfico .................................................... Erro! Marcador não definido.
4. Caracterização socioeconómica .............................................. Erro! Marcador não definido.
Capítulo II Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda.
1. Identificação ............................................................................................................................. 8
2. Organização e funcionamento .................................................................................................. 9
3. Missão ...................................................................................................................................... 9
4. Visão ........................................................................................................................................ 9
5. Valores ................................................................................................................................... 10
6. Contabilidade ......................................................................................................................... 10
7. Serviços prestados ................................................................... Erro! Marcador não definido.
7.1. Contabilidade ............................................................... Erro! Marcador não definido.
7.2. Vendas e Facturação .................................................... Erro! Marcador não definido.
7.3. Recursos Humanos ....................................................... Erro! Marcador não definido.
8. Organograma........................................................................... Erro! Marcador não definido.
9. Responsabilidade Social ......................................................... Erro! Marcador não definido.
10. Públicos-Alvo ......................................................................... Erro! Marcador não definido.
10.1. Públicos Internos ...................................................... Erro! Marcador não definido.
10.2. Públicos Externos ..................................................... Erro! Marcador não definido.
11. Posicionamento e Eixos de Comunicação .............................. Erro! Marcador não definido.
VI
12. Análise SWOT ........................................................................ Erro! Marcador não definido.
12.1. Pontos Fortes ............................................................ Erro! Marcador não definido.
12.2. Pontos Fracos ........................................................... Erro! Marcador não definido.
12.3. Oportunidades .......................................................... Erro! Marcador não definido.
12.4. Ameaças ................................................................... Erro! Marcador não definido.
Capítulo III Actividades Desenvolvidas no Estágio Curricular
1. Âmbito ................................................................................................................................... 20
2. Objetivos do Estágio .............................................................................................................. 20
3. Atividades Desenvolvidas ....................................................... Erro! Marcador não definido.
3.1. Cronograma..................................................................... Erro! Marcador não definido.
3.2. Briefing de Pesquisa ......................................................... Erro! Marcador não definido.
3.2.1. Contextualização ...................................................... Erro! Marcador não definido.
3.2.2. Missão/Objectivos/Valores ...................................... Erro! Marcador não definido.
3.2.3. O que é que já se fez na empresa ............................. Erro! Marcador não definido.
3.2.4. Localização Geográfica ............................................ Erro! Marcador não definido.
3.2.5. Área de influência .................................................... Erro! Marcador não definido.
3.2.6. Identificação do Problema/Barreiras ........................ Erro! Marcador não definido.
3.2.7. Objetivos Comunicacionais ..................................... Erro! Marcador não definido.
3.2.8. Suportes Comunicacionais ....................................... Erro! Marcador não definido.
3.2.8.1Principais meios comunicacionais para chegar ao público-alvo. ......... Erro! Marcador não definido.
3.2.9. Stakeholders ............................................................. Erro! Marcador não definido.
3.2.10. Patrocinadores .......................................................... Erro! Marcador não definido.
3.2.11. Meios de divulgação ................................................ Erro! Marcador não definido.
3.2.12. Budget ...................................................................... Erro! Marcador não definido.
VII
3.2.13. Timing ...................................................................... Erro! Marcador não definido.
3.2.14. Concorrência directa ................................................ Erro! Marcador não definido.
3.2.15. Ferramentas de Promoção ........................................ Erro! Marcador não definido.
3.3. Realização de Inquéritos por Questionário .......................... Erro! Marcador não definido.
3.4. Formulação de conceitos da Organização ........................................................................... 30
3.4.1. Missão ..................................................................................................................... 30
3.4.2. Valores .................................................................................................................... 30
3.4.3. Visão ........................................................................ Erro! Marcador não definido.
3.5. Remodelação da Identidade Visual ...................................... Erro! Marcador não definido.
3.5.1. Logótipo ................................................................... Erro! Marcador não definido.
3.5.2. Análise Semiótica do Logótipo ................................ Erro! Marcador não definido.
3.5.3. Nome ........................................................................ Erro! Marcador não definido.
3.5.4. Slogan ....................................................................... Erro! Marcador não definido.
3.6. Realização de Meios Comunicacionais ................................ Erro! Marcador não definido.
3.6.1. Suporte Administrativo (Cartão de Visita) ............... Erro! Marcador não definido.
3.6.2. Instrumentos de Comunicação (Cartaz e Brochura). Erro! Marcador não definido.
3.6.3. Construção do Site ........................................................ Erro! Marcador não definido.
3.7. Relações Comerciais/Serviço de Informação ....................... Erro! Marcador não definido.
Reflexão Final .............................................................................. Erro! Marcador não definido.
Referências Bibliográficas .......................................................................................................... 40
Listagem de Anexos ..................................................................... Erro! Marcador não definido.
VIII
Índice de Figuras
Figura 1 - Concelho de Fornos de Algodres e Distrito da Guarda…………….……………….….6
Figura 2 - Gabinete da Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda…………………………….…...8
Figura 3 - Vila de Fornos de Algodres …………………………………………………...………...8
Figura 4 - Gabinete da Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda …………………….……….…11
Figura 5 - Organograma………………………….……………………….………………………13
Figura 6 - Análise da Matriz SWOT…………………………………….…………………………16
Figura 7 - Inquérito por Questionário …………………………………………………….……….28
Fihura 8 - Logótipo antigo ……………………………………………………………………….33
Figura 9 - Logótipo novo ……………………………………………………………….……….33
Figura 10 - Cartão de Visitas - Frente……………………….…………….………………………35
Figura 11 - Cartão de visitas - Trás……………………….…………………….…………………35
Figura 12 - Cartaz…………………………………………………………………………………36
Figura 13 - Brochura - Frente…………………………………………………………...……….37
Figura 14 - Brochura - Trás……………………………………………………………………….36
Figura 15 – Fase de construção do site organizacional Adobe Flash Professional CS5…………………….37
Índice de Gráficos
Gráfico 1 - Deveria apostar em políticas de Comunicação?……………………………………….28
Gráfico 2 - Necessita aumentar a sua notoriedade e produtividade?…………………….………...29
Gráfico 3 - Se respondeu SIM diga com que recursos…………………………………………….29
Índice de Quadros
Quadro 1 - Exemplos de diversas ferramentas de Promoção………………………...………….27
IX
Índice de Tabelas
Tabela 1 - Cronograma……………………………………………………………………….21
Tabela 2 - Cronograma 2…………………………………………………………………….….22
X
Lista de Siglas
CRP - Comunicação e Relações Públicas
ESECD - Escola Superior de Educação Comunicação e Desporto
UE - União Europeia
IAPMEI - Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e à Inovação
IPG - Instituto Politécnico da Guarda
IVA - Imposto de Valor Acrescentado
MPME - Micro, Pequena e Médias Empresa
PME - Pequena Média Empresa
RP - Relações Públicas
SWOT - Strengths, Weakness, Opportunities e Threats
TOC – Técnico Oficial de Contas
UCs – Unidades Curriculares
WWW - World Wide Web ("Rede de alcance mundial")
XI
Glossário Técnico
Briefing - O Briefing é o documento de apoio para a avaliação das etapas de
desenvolvimento e do protótipo final.
Flyers - Panfleto, também referidos pelo termo em inglês, flayer, designam pequenos
folhetos publicitários. Que possuem a função de anunciar e promover eventos, serviços ou
instruções numa ampla gama de aplicações.
Know-how - O know-how, ou conhecimento processual é o conhecimento de como
executar alguma tarefa.
Merchandising - É uma ferramenta de Marketing, formada pelo conjunto de técnicas
responsáveis pela informação e apresentação destacada dos produtos no ponto-de-venda,
de maneira tal que acelere a sua rotatividade.
Microsoft Outlook – Ferramenta informática que é usada para receber e enviar e-mail, tem
também um calendário completo, onde se pode agendar compromissos diários, semanais e
mensais.
Slogan - O slogan, do gaélico sluagh- ghairm, era no início um grito de guerra celta
destinado a incitar os guerreiros ao ataque e à vitória. Com o passar dos tempos, acabou
por se transformar num incitamento à compra, na publicidade comercial.
Stakeholders - De maneira mais ampla, compreende todos os envolvidos num processo,
que pode ser de caráter temporário (como um projeto) ou duradouro (como o negócio de
uma empresa ou a missão de uma organização).
Target - Target, em inglês, quer dizer alvo. No caso da publicidade, está relacionado com
público-alvo,
Templates - Web templates (ou "modelos de página") são instrumentos utilizados para
separar a apresentação do conteúdo em web-design, e para a produção massiva de
documentos web.
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Introdução
Nesta etapa final da minha licenciatura, seria óbvio complementar a minha
formação académica, através do exercício de tarefas práticas numa organização.
Portanto, o estágio curricular foi imprescindível para aplicar os conhecimentos
teóricos e práticos adquiridos ao longo do meu percurso académico, proporcionando-me
uma aprendizagem de competências profissionais num contexto real de trabalho.
O presente relatório descreve o estágio realizado na empresa de contabilidade,
Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. de Fornos de Algodres, necessário para concluir a
licenciatura em Comunicação e Relações Públicas (CRP), ministrada pelo Instituto
Politécnico da Guarda (IPG), Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto
(ESECD).
O referido estágio, com duração de 14 semanas, teve início no dia 1 de Setembro de
2011 e termo no dia 30 de Novembro de 2011. O estágio decorreu durante o período de
funcionamento laboral da entidade de acolhimento, e no qual estive sob a orientação
profissional do meu tutor na empresa, Luís Duarte.
Essencialmente, o motivo da escolha da instituição esteve relacionado com a sua
localização geográfica, visto estar mais perto da minha área de residência. Logo, os custos
associados à minha deslocação, residência e alimentação seriam menores do que aceitar
eventualmente outras propostas mais tentadoras. Devo também salientar que o convite foi-
me proposto pelo proprietário da mesma, sendo para mim impossível não o aceitar.
Uma vez que esta empresa de contabilidade está inserida num meio onde os
recursos socioeconómicos são escassos, como são quase todos os concelhos do Interior de
Portugal, torna-se menos viável apostar em Políticas de Comunicação. Assim, seria mais
proveitoso para mim, uma vez que teria mais por onde aplicar os conhecimentos teórico-
práticos aprendidos ao longo da minha licenciatura.
Estruturalmente, este relatório curricular está dividido em três capítulos. No
primeiro capítulo, debruço-me sobre o concelho e a região onde escolhi realizar o meu
estágio curricular. Neste capítulo, procedo à caracterização da região onde estagiei, falando
da sua localização geográfica e caraterização socioeconómica.
No segundo capítulo, procedo à caraterização da organização, expondo os seus
princípios, missão, valores, objectivos e visão, além da identificação do público-alvo a
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atingir e da linha orientadora de comunicação.
Por fim, o terceiro e último capítulo cinge-se ao estágio propriamente dito, à
realização prática das actividades desenvolvidas na Duarte & Oliveira - Contabilidade,
Lda. Neste caso, optei como metodologia por usar um breve briefing, para que pudesse
traçar os objectivos da pesquisa. Nessa pesquisa, usei algumas técnicas, das quais destaco
os inquéritos por questionário, que foram distribuídas a alguns clientes da Duarte &
Oliveira - Contabilidade, Lda. Depois disso, tive também que proceder à formulação de
conceitos organizacionais, essenciais para uma melhor definição da organização. E por fim
a realização de site organizacional bem como dos seus complementares (e-mail, etc.).
Na construção destes elementos de comunicação, usaram-se vários programas para
a sua elaboração, desde o Adobe Flash Professional CS5, Corel Draw X5, Adobe
Photoshop CS5, Adobe Dreamweaver CS5, Microsoft Publisher 2010, entre outros.
Capítulo I Fornos de Algodres
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1. Caracterização do Concelho de Fornos de Algodres
Seria de esperar que, chegado a esta parte do meu percurso académico, fizesse uma
descrição do concelho onde cresci. Foi sem dúvida o factor de estar apegado às minhas
origens que contribuiu decisivamente para que não tivesse dúvidas e ingressasse neste
estabelecimento de ensino superior. Posso agora afirmar, face ao tempo que por lá passei,
que não me enganei na escolha, isto porque, não querendo desprestigiar outros
estabelecimentos de ensino superior, o Instituto Politécnico da Guarda é uma instituição
acolhedora, onde os seus colaboradores mantêm com os alunos uma relação de
proximidade, que permite a estes atingirem mais facilmente os objectivos propostos, bem
como assimilar facilmente os ensinamentos dos docentes.
Em sintonia com o que já foi dito, é de salientar que uma caracterização do meio
reveste-se de especial importância neste relatório, dada a natureza da instituição
acolhedora, pois o meio envolvente é pouco industrializado e carece de um núcleo
empresarial mais forte. Este é um meio que se situa no Interior e, por isso mesmo está cada
vez mais desabitado, uma vez que os fluxos migratórios têm cada vez mais só um sentido,
o do litoral. Nesse sentido, torna-se mais problemática a criação de PME, que são o
principal target da organização acolhedora.
2. A vila de Fornos de Algodres
A vila de Fornos de Algodres é sede de concelho, à qual a minha aldeia pertence.
Foi aí que completei os meus estudos, do quinto até ao 12º ano. É uma vila cheia de
história e tradição.
Com mais de 5 mil anos de história, Fornos de Algodres preserva um importante
património histórico-arqueológico, desde os vestígios monumentais e artísticos, aos de
carácter mais singelo, mas igualmente importantes, e que marcam a evolução da presença
humana na região, desde a Pré-História à atualidade. “Os Dólmens ou Antas são os
vestígios mais antigos da Pré-História do concelho.”1 Tinham uma função essencialmente
funerária e religiosa, refletindo a prática de culto dos mortos no seu interior, por vezes
decorado com pinturas ou esculturas abstratas ou cenas da vida quotidiana.”
1 Informação retirada e adaptada do site www.cm fornosdealgodres.pt/municipio/historia/Paginas/default.aspx, consultado a
20/11/2011.
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3. Enquadramento Geográfico
Fornos de Algodres é uma vila pertencente ao distrito da Guarda, região Centro e
sub-região da Serra da Estrela, com cerca de 1700 habitantes.
É sede de um município com 133,23 km2 de área e 5368 habitantes, subdividido em
16 freguesias. O município é limitado a nordeste pelo município de Trancoso, a leste por
Celorico da Beira, a sul por Gouveia, a oeste por Mangualde e Penalva do Castelo e a
noroeste por Aguiar da Beira.2
2 Informação retirada e adaptada do site www.cm-fornosdealgodres.pt/municipio/localiz/Paginas/default.aspx, consultado a 21
de Novembro de 2011.
Figura1: Concelho de Fornos de
Algodres e Distrito da Guarda
Fonte: www.flickr.com/photos/9480263@N02/pag
e66/ e www.mapas.owje.com/5948_guarda-
district-map-portugal.html
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4. Caracterização socioeconómica
A vida económica do Concelho de Fornos de Algodres assenta sobretudo no sector
primário, sendo as produções agrícolas mais significativas a batata e o centeio, a azeitona e
a maçã e culturas forrageiras; na pecuária, é bastante importante o gado ovino e o caprino.
A exploração florestal ocupa também um papel de destaque, apesar dos incêndios
frequentes que durante o Verão têm devastado a Região.
No que diz respeito às indústrias concelhias, as que têm mais representatividade em
Fornos de Algodres são as do sector alimentar, o sector madeireiro e o sector metalúrgico.
Capítulo II A Organização
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Neste capítulo, é importante salientar que o trabalho desenvolvido no estágio
curricular vai ao encontro do que aqui designo de caracterização da organização. Uma vez
que o meu trabalho consistiu na criação e dinamização de conceitos e de uma nova imagem
da organização onde estagiei. Por isso mesmo, a caracterização da organização que irei
fazer é resultado de uma pesquisa intensa com o proprietário da mesma, que resultou na
materialização de novos conceitos e imagem.
Este tipo de trabalho efetuou-se, uma vez que a organização onde estagiei não
definiu, ou melhor, nunca materializou em conceitos as “ideias” que o proprietário tinha
acerca da organização.
1. Identificação
A Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é uma PME, que tem como ramo de
actividade a contabilidade. Está situada na Vila de Fornos de Algodres, na Urbanização
Zona Sul. Mais a baixo encontra-se uma imagem da sua localização geográfica.
Figura3: Vila de Fornos de Algodres Fonte: Google Maps “Fornos de Algodres”
Figura 2: Gabinete da Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda. Fonte: Própria
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2. Organização e funcionamento
A empresa Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. surgiu devido ao espírito
empreendedor do seu proprietário que, face ao bacharelato tirado no Instituto Politécnico
da Guarda, teve a iniciativa de criar a sua própria empresa. É uma empresa de
Contabilidade de cariz familiar, com sede na Vila de Fornos de Algodres, que iniciou a sua
atividade em 1989, sendo constituída por dois proprietários, com capital social de cento e
cinco mil escudos, registada no cartório notarial de Fornos de Algodres.
A Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é um gabinete de contabilidade
direcionado para dar apoio a MPME e tem como objeto social a prestação de serviços
personalizados de contabilidade.
3. Missão
A Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. tem como missão desenvolver com os
seus clientes práticas contabilísticas de excelência, que conduzam ao seu sucesso. Também
se desenvolvem e otimizam os conhecimentos técnicos, de forma a assegurar que os
serviços prestados aos seus colaboradores assumam critérios de elevado rigor e que estes
gerem benefícios para os seus colaboradores e para a sociedade em geral.
Merecer a confiança dos clientes, ao nível profissional e ético;
Oferecer um serviço profissional que dê resposta a todas as exigências de caráter
fiscal e financeiro, ajudando desta forma na prossecução dos objetivos dos seus
clientes.
4. Visão
De acordo com Adriano Freire (1997: 170), “a visão de uma empresa traduz um
conjunto de intenções e aspirações para o futuro, sem especificar como devem ser
atingidas. A visão tem um papel essencialmente motivador, procurando servir de
inspiração para os membros da organização tirarem o máximo partido das suas capacidades
e alcançarem níveis mais elevados de excelência profissional”.
A visão da Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é desenvolver esforços para se
tornar numa empresa mais conhecida e reconhecida a nível local/regional. Tem igualmente
como aspiração a captação de novos clientes.
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5. Valores
Para a Duarte & Oliveira os valores sociais e empresariais são fundamentais para o
seu sucesso e consequente para o sucesso dos seus clientes. Assim definiu como valores:
Rigor, Simplicidade, Flexibilidade, Agilidade, Integridade, Transparência e
Honestidade na execução das nossas atividades;
Ouvir e respeitar as opiniões dos nossos colaboradores e clientes (excelência no
atendimento);
Estimular o trabalho em equipa;
6. Contabilidade
É uma actividade “ que proporciona informação, geralmente quantitativa e muitas
vezes expressa em unidades monetárias, para a tomada de decisões, planeamento, controlo
das fontes e operações, avaliação do desempenho e relato financeiro a investigadores,
credores, autoridades reguladoras e ao público.” (Costa e Alves, 1996: 33)
A contabilidade nasceu para realizar o controlo das operações, servindo não só à
organização em si, mas também prestando relevantes serviços a terceiros. Segundo os
mesmos autores, Costa e Alves, os registos contabilísticos andaram sempre de mãos dadas
com a atividade económica, tendo a contabilidade nascido propriamente com uma vida
económica organizada.
Assim, nos nossos dias, a contabilidade é um importante instrumento
proporcionador de informação para gerir as organizações, porque permite o conhecimento
do património de qualquer empresa no seu tríplice aspeto, quantitativo, qualitativo e
valorativo, em qualquer momento da sua existência, assim como a análise da situação
económica e financeira da respetiva empresa, o que irá contribuir para a racional
orientação dos seus administradores.
A contabilidade é um sistema de mensuração e comunicação que é utilizado para
que numa empresa se atinjam objetivos. Costa e Alves (1996), apresentam da referida
forma:
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Avaliar a sua posição financeira e a variação dos seus resultados;
Fornecer os elementos informativos ao controlo dos ativos, passivos e do capital
próprio;
Assegurar o controlo dos custos dos produtos, dos serviços e das funções;
Possibilitar o estabelecimento e controlo da
realização das políticas, dos planos, dos
programas e dos orçamentos;
Fornecer às entidades fiscais as informações
indispensáveis à tributação da riqueza gerada na
empresa;
Possibilitar às entidades estatísticas os
elementos necessários à Contabilidade
Nacional;
Valorizar o impacto da ação da empresa na
atividade humana e no meio ambiente circundante.
7. Serviços prestados
Neste caso, os serviços de contabilidade prestados pela organização estão
agrupados por tipo, procurando ir ao encontro das necessidades dos seus clientes.
Os serviços prestados diferenciam-se da seguinte forma:
7.1. Contabilidade
Execução da contabilidade geral ou analítica;
Responsabilidade de Técnicos Oficiais de contas;
Recuperação de todo o tipo de contabilidades;
Preenchimento e entrega de todas as declarações fiscais;
Pedidos de reembolso de IVA;
Elaboração de Reconciliação Bancária;
Apoio fiscal.
Figura 4: Gabinete da Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda.
Fonte: Própria
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7.2. Vendas e Facturação
Elaboração de faturação;
Elaboração de mapas com o resumo de vendas;
Elaboração de mapas comparativos de vendas;
Análise de Contas Correntes.
7.3. Recursos Humanos
Processamento e emissão de recibos de vencimentos
Processamento de fins de contrato/ indemnizações
Entrega mensal da declaração de remunerações à Segurança Social
Entrega mensal das declarações de retenção na fonte
Inscrições na Segurança Social
Elaboração do Mapa de Quadros de Pessoal
Emissão anual das declarações de remuneração
Controlo de faltas e férias
Controlo de Contratos de Trabalho.
8. Organograma
No que respeita ao organograma, ou organigrama, “representação gráfica da
estrutura de uma organização ou instituição, que representa os elementos que a constituem,
as relações entre eles e as suas funções” (Perfeito et al, 2009: 1157).
Já segundo Chievenato, um organograma “(…) é um gráfico que representa a
estrutura formal da empresa(…)” (Chiavenato, 1993: 403)
A Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. tem dois funcionários a tempo inteiro, o
proprietário, Luís Duarte, e a secretária, Nélsia Vaz. São profissionais inscritos como TOC.
O proprietário possui um bacharelato em Contabilidade e a sua secretária uma licenciatura
em Contabilidade. É uma equipa qualificada que trabalha diariamente, oferendo vários
serviços de contabilidade, onde mantêm um relacionamento de proximidade com os seus
clientes.
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9. Responsabilidade Social
A responsabilidade social está cada vez mais presente no mundo empresarial. Assim
sendo a Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é cada vez mais uma empresa consciente,
no que diz respeito ao seu papel na sociedade e irá tentar cada vez mais ter um papel ativo
em determinadas causas com que se identifica e nas quais poderá contribuir ativamente.
10. Públicos-Alvo
Para Lahanque e Solatges (1991: 13), “As Relações Públicas têm por objetivo o
estabelecimento de relações de confiança entre uma empresa e os seus públicos, baseados
num conhecimento e compreensão recíprocos”.
Tecnicamente, em comunicação, público significa recetor. Como tal, público de
uma empresa é o grupo de pessoas que lhe interessa e que com ela está direta ou
indiretamente relacionada, para quem o trabalho de comunicação tem de ser dirigido.
Segundo Kotler (1998: 145), “Há um velho ditado na Espanha: Para se ser toureiro, deve-se
primeiro aprender a ser touro”. Isso significará que para arquitetarmos um serviço para o
target, deve-se primeiro saber os seus desejos, expectativas e interesses, para que depois se
possa lançar um produto/serviço eficaz do ponto de vista da sua aceitação.
O público-alvo da organização é constituído por PME da sua área de influência.
Uma classificação clássica dos públicos de uma organização baseia-se no critério de
proximidade física, no nível de relacionamento que os públicos mantêm com a organização
Luís Duarte
Proprietário/Gerente
Teresa Oliveira
Proprietária
Nélsia Vaz
Secretária
Figura 5: Organograma
Fonte: Própria
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e na existência de interesses em comum. Segundo essa classificação, os públicos de uma
organização podem ser divididos em públicos internos, públicos externos e públicos
intermédios.
10.1. Públicos Internos
É constituído pelos trabalhadores efetivos e estes frequentam regularmente o espaço
organizacional, que são os diretores, a secretária e estagiários. A comunicação efetuada
dentro da organização resume-se a uma comunicação descendente (face-to-face). A
comunicação para baixo, ou descendente, geralmente é utilizada nas organizações
burocratizadas e autoritárias, visto que ela constitui-se em ordens ou informações sobre
políticas ou programas que a empresa pretende implantar. Portanto, são comunicadas
decisões já tomadas pela direcção da empresa, sem consulta prévia dos colaboradores.
10.2. Públicos Externos
Este tipo de público não partilha regularmente o espaço físico e as dinâmicas
organizacionais. Desses públicos fazem parte todo o núcleo empresarial da região, que
estão diretamente relacionados com a Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. Neste caso
os clientes e os organismos que funcionam com esta organização. Estes organismos são:
Fornecedores;
Clientes (externos e internos);
Concorrentes;
Estado e governo;
Entidades fiscalizadoras;
Instituições de ensino e formação profissional;
Ordem dos Técnicos Oficias de Contas;
Direcção Geral dos Registos e Notariado;
Banco de Portugal;
IAPMEI;
Impostos Net;
Loja do cidadão;
Segurança Social;
Ministério das Finanças e da Administração Pública;
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Comunidade3.
A Comunicação Externa na Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é efetuada
através de meios muito simples de comunicação:
Correspondência escrita;
Telefone;
Fax.
11. Posicionamento e Eixos de Comunicação
Segundo Kotler (1997: 233), o posicionamento define-se como sendo “o conjunto
de traços salientes da imagem que permitem ao público situar o produto/serviço no
Universo dos produtos/serviços análogos e distinguimos dos outros”. Pretende-se que a
Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. seja reconhecida como uma organização
prestadora de serviços de qualidade, rápidos e eficientes.
Os eixos de comunicação são um apoio para as RP, permitindo reforçar uma
imagem favorável da Instituição perante os seus públicos. Os da Duarte & Oliveira -
Contabilidade, Lda., correspondem a: Qualidade, eficiência e rigor de Serviços. Como tal,
sempre que houver alteração desses eixos, a Organização deverá comunicá-la, dando assim
aos seus clientes, informação em tempo real do que se está a passar na Organização.
Para reforçar estes eixos, a Organização deverá apostar na Diferenciação, através
de:
Prestação de serviços de excelência;
Qualificação dos serviços, investindo na formação dos recursos humanos.
3 A Comunidade é composta por todos quantos vivem na área de influência da Organização.
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12. Análise SWOT
A análise SWOT, em termos práticos divide o cenário num ambiente interno
(Forças e fraquezas), e num ambiente externo (oportunidades e ameaças).
Se tivermos em conta o ambiente interno, este pode ser controlado pelos gestores e
mantido estável, uma vez que é o resultado das estratégias aplicadas pela organização.
Assim, quando se evidenciar um ponto de destaque ou ponto forte durante a análise da
informação, este deve ser maximizado, e quando for detetado um ponto fraco, este deve ser
mantido na penumbra e deve ser controlado, para minimizar o seu efeito.
O ambiente externo comporta as ameaças e as oportunidades, aspectos que podem
comprometer, negativa ou positivamente, o desempenho organizacional.
Assim, a análise SWOT é uma forma de planeamento que, previne, minimiza o
efeito das ameaças. E pode causar na organização um impulso para a mudança cultural.
(Monteiro, 2004: pp. 8-43
Figura 6: Análise da Matriz SWOT
Fonte: Flávia D. N. R. D. S. et al., 2010: 7.
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12.1. Pontos Fortes
Gestão competente;
Colaboradores qualificados;
Muitos anos de experiência na área da contabilidade;
Atendimento personalizado;
Vasto conhecimento e contactos do núcleo empresarial da região;
Ótima localização geográfica e bons acessos, por se encontrar no centro da Vila de
Fornos de Algodres, que é sede de concelho;
Excelentes condições ergonómicas;
Sistemas informáticos de segurança de informação existentes implantados, bem
como, sistemas de software de execução da contabilidade, faturação, stocks e
pessoal.
Reciclagem educativa e de conhecimentos técnicos;
Pouca necessidade de recursos financeiros para salários.
12.2. Pontos Fracos
Investimento nulo em políticas de Comunicação Integrada4 e na divulgação da
imagem da empresa;
Falta de metas a atingir a médio e longo prazo;
Meios publicitários inexistentes;
Falta de recursos informáticos que divulguem os serviços existentes (site, e-mail,
etc.);
Baixo Conceito Junto ao Mercado (missão, visão, valores, não estão definidos);
Baixa notoriedade da marca;
Imagem institucional (logótipo) retrógrada e ineficiente;
Reduzidos recursos financeiros;
Falta de espírito empreendedor, no que diz respeito à inovação na procura por
novos target5.
4 Técnicas comunicacionais que vão desde as Relações Públicas, Marketing, Jornalismo, etc. 5 Poderá também ser chamado de Público-alvo ou Segmento Alvo.
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12.3. Oportunidades
Aproveitamento de um novo mercado existente na WWW, como meio para realizar
transações comerciais;
Concorrência reduzida;
Aproveitamento do sistema publicitário, que irá fazer com que a empresa chegue a
um maior número de público-alvo;
Serviço essencial para a sobrevivência das PME.
12.4. Ameaças
Concorrência direta;
Crise económica (diminuição do poder de compra das empresas, falências de
empresas que são o principal target da Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda.);
Novos canais de distribuição podem tornar inviáveis os já estabelecidos;
Localização geográfica desfavorável.
Capítulo III Atividades Desenvolvidas
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Neste terceiro e último capítulo, debruço-me sobre as atividades desenvolvidas na
organização. Onde descrevo, como procedi para aplicar os conhecimentos aprendidos nas
unidades curriculares, do curso de Comunicação e Relações Públicas, na Organização .
1. Âmbito
O estágio começou no dia 1 de Setembro de 2011 e teve duração de 14 semanas,
findando a 30 de Novembro de 2011.
O estágio foi uma experiência muito enriquecedora, quer a nível pessoal, quer
profissional, em que foram utilizados conhecimentos que adquiri ao longo dos anos de
estudo. Além de aplicar os meus conhecimentos, o processo de aprendizagem foi bastante
positivo e produtivo.
2. Objetivos do Estágio
O principal objetivo deste estágio passou por aplicar parte do conhecimento que
adquiri na Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto na vertente
comunicacional, mais especificamente, na aposta em políticas de comunicação na Duarte
& Oliveira - Contabilidade, Lda.
Outro objetivo era ganhar experiência no mundo de trabalho, através dos serviços
prestados pelas RP e fazer novos contactos, que são fundamentais neste meio. Para além
destes objetivos iniciais outros foram surgindo ao longo do estágio: por um lado, com o
conhecer de novas situações e novas tarefas, procurei compreender o mais possível o
departamento onde estava inserido para melhor desempenhar a minha função, por outro,
procurei aperfeiçoar ao máximo o trabalho que desenvolvia para que este se tornasse útil e
cada vez mais preciso.
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3. Atividades Desenvolvidas
Nesta fase do relatório, farei a apresentação de todo o trabalho desenvolvido na
organização, de acordo com o Plano de Actividades elaborado, que contempla a execução
das seguintes tarefas:
Definição de objetivos a atingir durante o estágio;
Briefing de pesquisa dos dados a recolher sobre a organização (com o tutor da
empresa, alguns clientes e colaboradores);
Rialização de Inquéritos por Questionário);
Elaboração de novos conceitos da Organização;
Remodelação da Identidade Visual da Organização;
Realização de publicidade e de Site Organizacional, e-mail, etc.);
Relações Comerciais/Serviço de Informação.
3.1. Cronograma
Actividades Desenvolvidas
Mês/Semana
Setembro Outubro Novembro 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º
Apresentação e reconhecimento do local de
estágio
Realização de cronograma de actividades
Briefing de pesquisa sobre os dados a recolher sobre a
organização
Materialização de conteúdos que permitam a recolha da
informação
Fase de pesquisa, com o público interno da empresa
Elaboração de novos conceitos acerca da empresa
Realização de (site e e-mail)
Relações Comerciais
Tabela 1: Cronograma
Fonte: Própria
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Nesta fase do estágio, logo após os primeiros dias da apresentação, a minha
preocupação centrou-se em definir os objetivos e metas a atingir, uma vez que seriam estes
propósitos que determinariam o meu sucesso na Organização. Como método para
descrever temporalmente os objetivos a atingir, utilizei um pequeno cronograma:
Nesta fase, há que determinar todos os objetivos principais da pesquisa. Estas metas
devem estar evidenciadas de forma clara, estando assim, sempre voltadas para a resolução
do problema. No seguimento do que foi dito, realizei uma breve pesquisa, fiz a elaboração,
recolhimento e análise da situação da organização. Daí concluí que o sector mais débil da
organização se encontrava no sector da comunicação.
Neste caso, não se pode descurar, pois a comunicação é um instrumento comercial
que, quando utilizado corretamente, facilita as vendas. É assim um elemento estratégico na
gestão empresarial, que consegue incrementar a notoriedade e efetuar sinergias em termos
de investimentos.
Tendo agora neste período a noção das principais debilidades da organização, que
são: políticas de comunicação e meios comunicacionais para se chegar ao target, pude
passar para a outra fase, que neste caso foi a definição das estratégias de comunicação e
distribuição, que eventualmente poderiam ser adotadas de acordo com o diretor da
organização. Que posteriormente serviram de referência à elaboração de estratégias
comerciais. Essas estratégias encontram-se descritas nas atividades a seguir.
(Kotler, 1988: pp. 18-22)
CRONOGRAMA
Setembro Pesquisa e Definição dos objectivos
Outubro Materialização dos conceitos organizacionais
Novembro Materialização das políticas de comunicação
Tabela 2: Cronograma 2
Fonte: Própria
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3.2. Briefing de Pesquisa
O briefing6 é uma parte fundamental para a resolução de problemas que envolvam
toda a componente organizacional. É uma poderosa ferramenta, que nos permite a nós,
profissionais de comunicação, auxiliar no desenvolvimento de um bom trabalho, pois na
realidade, é um modo de recolher informações da empresa onde se trabalha, e saber como a
empresa trabalha, quais são os seus objetivos e planos para o futuro. Assim, o
briefing que realizei está descrito um pouco por todo o relatório, visto obedecer aos
seguintes pontos:
3.2.1. Contextualização
A contextualização que é realizada no segundo capítulo, e que é descrita como
“Organização e funcionamento da Empresa”.
3.2.2. Missão/Objectivos/Valores
A Missão/Objectivos/Valores foram realizados no segundo capítulo.
3.2.3. O que é que já se fez na empresa
No fundo, a Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda. baseia-se única e
exclusivamente nos processos contabilísticos, deixando à margem outros eventos
relacionados com causas sociais, ambientais, política, etc. Na minha perspetiva a Duarte &
Oliveira – Contabilidade, Lda. deveria olhar com mais atenção para este ponto, uma vez
que hoje em dia, uma organização está inteiramente dependente do seu meio externo.
3.2.4. Localização Geográfica
A Organização localiza-se na região Centro de Portugal, pertence à denominada
Sub-Região da Serra da Estrela, do Distrito da Guarda. A Organização fica na Vila de
Fornos de Algodres.
6 O briefing é uma peça fundamental para a elaboração de uma proposta de pesquisa de mercado.
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3.2.5. Área de influência
A sua área de influência situa-se na região Centro do território nacional, mais
propriamente no distrito da Guarda e Viseu.
3.2.6. Identificação do Problema/Barreiras
De acordo com o que analisei, encontrei dois grandes eixos de problemas a ter em
conta. Esses dois eixos são corporativamente relevantes para a organização, o que leva a
que me centre neles, para que possa estrategicamente solucioná-los.
Primeiro existe um défice muito grande ao nível comunicacional, não conseguindo
a empresa de contabilidade chegar ao seu público-alvo, o que lhe confere uma grande
desvantagem do ponto de vista da angariação de clientes e da sua fidelização.
E em segundo lugar, a falta de canais de distribuição que divulgue os serviços
existentes (site, e-mail, etc.). É de salientar que estes pontos também estão descritos no
segundo capítulo “Análise SWOT”.
3.2.7. Objetivos Comunicacionais
Em relação aos objetivos comunicacionais é muito importante defini-los antes de se
fazer uma análise e abordagem estratégica da organização, para que se possa chegar e
definir com mais clareza o público-alvo a que se quer dirigir.
A estratégia de comunicação tem por objetivo comunicar de forma clara e
compreensiva a proposta de valor da empresa, ou seja, “o que” a empresa, por meio dos
seus produtos e serviços, tem para oferecer ao seu público-alvo (clientes).
A estratégia de comunicação também deve repercutir o posicionamento da empresa
(Posicionamento e Eixos de Comunicação – Capítulo II). É uma combinação entre:
A identidade da empresa;
Imagem que a empresa tem perante o mercado;
Proposta de valor materializada por meio dos seus produtos e serviços.
3.2.8. Suportes Comunicacionais
A falta de suportes comunicacionais faz com que a divulgação da organização seja
deficitária. Tive que realizar alguns destes suportes comunicacionais, que enuncio mais
abaixo e também alguns que sugeri.
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Remodelação da identidade visual;
Criação de um slogan apelativo;
Criação de um site;
Criação de páginas nas redes sociais;
Spots em rádios locais;
Anúncios na imprensa local;
Comunicação integrada.
3.2.8.1. Principais meios comunicacionais para chegar ao público-alvo:
Eventos, feiras e exposições de contabilidade;
Site institucional;
Plano de Comunicação/Briefing;
Merchandising;
Rádios;
Jornais;
Banners;
Flyers;
Cartazes;
Brindes.
3.2.9. Stakeholders
Os Stakeholders“ são a mais importante “matéria-prima / know-how7” de uma organização.
Fornecedores;
Clientes (externos e internos);
Concorrentes;
Estado e governo;
Entidades fiscalizadoras;
Instituições de ensino e formação profissional;
Ordem dos Técnicos Oficias de contas;
Direcção Geral dos Registos e Notariado;
7 O know-how, savoir-faire ou conhecimento processual é o conhecimento de como executar alguma tarefa. O know-how é diferente de outros tipos do conhecimento tais como o conhecimento proposicional que pode directamente ser aplicado a uma tarefa. Sendo assim um método novo de organização e metas.
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Banco de Portugal;
IAPMEI;
Impostos Net;
Loja do cidadão;
Segurança Social;
Ministério das Finanças e da Administração Pública.
3.2.10. Patrocinadores
A Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda. não tem patrocinadores.
3.2.11. Meios de divulgação
• Imprensa Nacional:
Jornal A Guarda; Jornal O Interior;
• Rádios:
Rádio altitude; (Guarda) Rádio F; (Guarda)
• Televisões:
Localvisão( Guarda)
• Internet
3.2.12. Budget
Não definido.
3.2.13. Timing
Não definido.
3.2.14. Concorrência directa
Fisconfor – Contabilidade e Agência de Documentação, Lda.
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3.2.15. Ferramentas de Promoção
3.3. Realização de Inquéritos por Questionário
A recolha de informação foi feita através de Inquéritos por questionário, utilizando
um dos métodos de amostragem casual, amostragem aleatória simples8, uma vez que todos
os elementos da população têm a mesma probabilidade de pertencer à amostra.
Este foi o método de pesquisa usado para saber quais seriam as debilidades da
organização.
A partir dos resultados obtidos, verifiquei quais as principais anomalias da Duarte
8 Nestes métodos a probabilidade de um elemento ser escolhido é conhecida, uma vez que são métodos que permitem generalizar, com confiança, para a população os resultados obtidos a partir da amostra, pois permitem obter amostras representativas.
Exemplos de diversas Ferramentas de Promoção
Publicidade Promoção de vendas
Relações Públicas
Força de vendas
Marketing directo
Anúncios impressos nos
jornais e difundidos na
rádio
Notícia para a
imprensa; Conferências;
Programas de
incentivos.
Brochuras; Site
Organizacional
Eventos, Feiras e Exposições de Contabilidade
Relatórios anuais; Responsabilidade
Social; Patrocínios.
Faxes; Correio
electrónico; Atendedores de chamadas (voice
mail).
Cartazes Publicitários
Financiamento a
juros
Eventos
Vídeos Organizacionais
Programas de continuidade Fidelização;
Merchandising; Brindes.
Políticas de Comunicação
Integrada
Quadro 1: Exemplos de diversas ferramentas de Promoção
Fonte: Monteiro, 2004: pp. 8-43
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40%
60%
Deveria apostar em políticas de Comunicação?
Sim
Não
& Oliveira – Contabilidade, Lda.
Os inquéritos por questionário foram aplicados aos públicos da organização, onde a
amostra são dez clientes/colaboradores num universo de cerca de trinta
clientes/colaboradores.
Do ponto de vista da análise quantitativa o estudo não é significativo, uma vez que
do universo só fazem parte os públicos ligados diretamente à organização. Do ponto de
vista da análise qualitativa, os resultados foram mais interessantes, uma vez que daí
resultaram as ideias fundamentais da informação obtida.
Dessa análise resultaram os conceitos base do meu trabalho na organização. Alguns
desses resultados aparecem evidenciados nos gráficos abaixo.
O resultado dos
gráficos é de fácil análise, uma
vez que só é representada uma
variável em estudo.
Neste gráfico posso
concluir o seguinte: 40% dos
inquiridos dizem que não se
deve apostar em Políticas de
Comunicação.
Gráfico 1: Deveria apostar em
políticas de Comunicação?
Fonte: Própria
Figura 7: Inquérito por Questionário
Fonte: Própria
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0
2
4
6
8
10
Sim Não
Necessita aumentar a sua notoriedade e produtividade?
10%
30% 60%
Se respondeu SIM diga com que recursos:
Materiais (programas específicos, material técnico,etc.)
Humanos (profissionais especializado, profissionais deaconselhamento empresarial, etc.)
Comunicacionais (planos de comunicação, site, e-mail,etc.)
Neste gráfico pode-se visualizar
a pergunta 9, do inquérito por
questionário, que está
interligada com a pergunta 10.
O que se pode concluir
deste gráfico é que a Duarte &
Oliveira deve apostar em
Políticas de Comunicação, para
aumentar a sua notoriedade e
consequentemente o seu número
de clientes, logo também a sua
produtividade financeira.
Este gráfico vem na
sequência da resposta 9, e
o que posso concluir é
que os recursos a serem
utilizados para se atingir
mais notoriedade,
deveriam ser os recursos
de comunicação.
Isto porquê?
Porque é difícil para a
Duarte & Oliveira –
Contabilidade, Lda. chegar a
mais públicos, e assim
aumentar o seu número de
clientes, logo não poderá
apostar em mais recursos
humanos, uma vez que não
haverá trabalho.
Gráfico 2: Necessita aumentar a sua notoriedade e produtividade?
Fonte: Própria
Gráfico 3: Se respondeu SIM diga com que recursos:
Fonte: Própria
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3.4. Formulação de conceitos da Organização
Os conceitos de uma empresa representam a sua história e os propósitos a que se
destina. É algo fundamental numa organização, é algo que por si só traduz a Marca
Organizacional. Uma vez que marca é um nome, termo, símbolo, sinal, desenho ou
qualquer combinação destes elementos que serve para identificar os bens ou serviços de
um vendedor ou de um grupo de vendedores diferenciando-os dos concorrentes.
Estes novos conceitos começam por ser elaborados uma vez que a Duarte &
Oliveira – Contabilidade, Lda. não os possui, ou se possui estão obsoletos e não atingem os
requisitos necessários para chegar ao seu público-alvo.
É assim que começa a remodelação da Identidade Visual para a Duarte & Oliveira –
Contabilidade, Lda.
Para a realização dos conceitos organizacionais, tive que efetuar uma pesquisa
documental com o proprietário e com alguns colaboradores, e assim nasceram: a Missão;
Valores e Visão. Bem como outros pontos interessantes, o Organograma e a
Responsabilidade Social. Estes conceitos estão descritos no capítulo II.
3.4.1. Missão
Na missão, destaco estas ideias:
Merecer a confiança dos clientes, ao nível profissional e ético;
Oferecer um serviço profissional que dê resposta a todas as exigências de caráter
fiscal e financeiro, ajudando desta forma na prossecução dos objetivos dos nossos
clientes.
3.4.2. Valores
O Rigor, Simplicidade, Flexibilidade, Agilidade, Integridade, Transparência e
Honestidade na execução das nossas actividades;
Ouvir e respeitar as opiniões dos nossos colaboradores e clientes (excelência no
atendimento);
Estimular o trabalho em equipa;
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
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Não poderia deixar de citar a responsabilidade social, como um dos valores que
hoje em dia está mais em voga por grande parte do núcleo empresarial, visto que
uma empresa depende direta ou indiretamente do seu meio externo.
3.4.3. Visão
Desenvolver esforços para tornar-se numa empresa mais conhecida e reconhecida a
nível local/regional. Tem igualmente como aspiração a captação de novos clientes.
3.5. Remodelação da Identidade Visual
O termo “entidade” tem origem no latim: “idem e identitas”, vocábulos que
significam o mesmo. Entitas significa “entidade”. Identidade pode significar “a mesma
entidade”. Esta ideia de identidade esteve inicialmente relacionado a indivíduos, sendo
posteriormente alargado para o mundo organizacional, e no âmbito organizacional indica
propósito e significado.
A Identidade Visual de uma empresa é um de seus principais patrimónios. É por
meio dela que uma instituição transmite visualmente seus valores, sua filosofia, torna-se
visível e reconhecida pelo público.A identidade visual de uma organização é composta, em
termos da comunicação, por dois elementos, que podem tornar a imagem positiva, negativa
ou neutra junto do seu público, pode-se dividi-lo em duas categorias, sendo eles, os fatores
de posse e os dinâmicos.
Os fatores de posse estão subdivididos em três elementos: o elemento humano
composto pelas pessoas que trabalham na empresa, o elemento físico constituído por todo
o material da empresa, móveis, maquinaria, instalações, o elemento organizacional, ou
seja, a fusão do elemento humano e o físico, finalmente o elemento fim referindo-se aos
produtos ou serviços que a organização oferece em função da qualidade e o preço deste.
Os fatores dinâmicos referem-se à imagem institucional.
A identidade visual desempenha, na atualidade, um papel muito importante na
comunicação da missão de uma organização.
Assim, “A identidade visual é uma das três variáveis da Imagem Corporativa e um
instrumento de configuração da personalidade pública da empresa, explícita ou
simbolicamente, a sua identidade global” (Villafañe, 1998: 126).
Além de ser um fator de identificação, deve ser também um fator de diferenciação.
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
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É através da imagem que a organização se dá a conhecer e se distingue perante o
seu público.
3.5.1. Logótipo
O logótipo é outro elemento da identidade visual, é um símbolo desenhado, que
está associado à imagem da organização.
J. Martins Lampreia (1998: 50) afirma que o logótipo “deve falar por si só e ter um
efeito evocador da empresa, sem que seja necessário evocá-la de uma forma ou através de
outros meios complementares. (…) os elementos base que constituem o logótipo são: o
nome, o código gráfico, ou seja, o tipo de letra utilizada, as cores e por vezes um símbolo”.
A construção do logótipo9 foi uma atividade que desenvolvi a pensar no resto dos
outros elementos publicitários. Imprescindível para qualquer empresa, a partir de uma certa
dimensão, o logótipo é tradicionalmente considerado o ponto de partida da política de
comunicação. Funciona, de certo modo, como o seu bilhete de identidade visual.
Por isso, tentei fazer um Logótipo:
De fácil perceção, distinguindo-se das outras referências visuais e suscitando um
reconhecimento imediato;
De grande clareza, para a rápida compreensão do seu significado;
De boa memorização, para que o público se lembre dele em qualquer situação;
De fácil associação com a empresa em questão.
3.5.2. Análise Semiótica do Logótipo
Para Martine Joly (2005: 49) existem três fases para desenvolver uma análise
semiótica. Primeiramente são designadas as cores do logótipo. Para os signos plásticos não
específicos, as cores são escolhidas em concordância com que a organização pretende
transmitir para os seus públicos. Numa segunda fase, encontramos a integração entre os
signos e os ícones, uma relação icónico-plástica. Para finalizar, na terceira fase analisa-se a
relação icónico-linguística, ou seja, as palavras reforçam a mensagem.
Este logótipo foi elaborado em 1989 por um entendido na matéria contratado pelos
9 Logótipo é o nome da instituição desenhado e colorido de forma única e específica, de modo a tornar-se um sinal de reconhecimento imediato.
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
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proprietários, para desenvolver a sua imagem visual. Este logótipo permaneceu até aos dias
de hoje, o que o torna obsoleto a meu ver, pois não transmite as ideias chave da
organização.
As cores do logótipo são o verde e o
vermelho que representam as cores de
Portugal, uma vez que é uma empresa
portuguesa e que tem ligação à pátria.
Como fundo tem um símbolo da união
europeia com as respetivas doze estrelas,
dos estados membros da altura. Posso
dizer assim, que este logótipo está
desatualizado, no que diz respeito à sua
estrutura e elementos, bem como a sua componente icónico-plástica. Já no que se refere ao
nome, não encontrei qualquer vestígio de nome no logótipo antigo.
A elaboração do logótipo baseou-se em três factores:
Técnicos Oficiais de Contas;
Contabilidade;
Fundadores.
No logótipo usei o símbolo dos Técnicos Oficiais de Contas, com umas linhas
direitas para ficar mais estilizado e moderno. A cor que usei é um amarelo acastanhado que
se relaciona plasticamente com a cor de vinho das letras “Duarte & Oliveira”.
Figura 8 - Logótipo antigo
Fonte: Gabinete de Contabilidade
Figura 9: Logótipo novo
Fonte: Própria
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3.5.3. Nome
O nome de uma organização é de extrema importância, visto que é a partir do nome
que o público poderá identificá-la, podendo daí retirar informação sobre a missão,
atividade, quais os seus fundadores, o lugar onde está inserida a organização, entre outros
aspetos.
Segundo Lampreia (1998: 49), existem sete categorias de nome, foi usada a
existente, associação de nomes, em função das pessoas integrantes da sociedade.
Liguei os sobrenomes dos fundadores da empresa, uma vez que estão diretamente
relacionados. Usei também a palavra “Contabilidade” uma vez que o principal serviço da
organização é a contabilidade e coloquei umas finas linhas amarelas acastanhadas, dos dois
lados da palavra “contabilidade” para compor o restante espaço, onde a palavra
“contabilidade” está espelhada para lhe dar um ar de modernidade.
3.5.4. Slogan O slogan, do gaélico sluagh- ghairm, era no início um grito de guerra celta
destinado a incitar os guerreiros ao ataque e a vitória. Com o passar dos tempos, acabou
por se transformar num incitamento à compra, na publicidade comercial. O Slogan que
elaborei foi “Porque o seu sucesso é o nosso sucesso!”, uma vez que o sucesso da
organização depende da viabilidade das outras organizações. É um slogan atrativo e de
fácil memorização.
3.6. Realização de Meios Comunicacionais
A publicidade derivada da palavra latina publicus, pode definir-se como
comunicação paga feita por indivíduos, organizações ou empresas, com o objetivo de
promover a venda de produtos e serviços ou divulgar ideias, identificando-se publicamente
com os autores dessa comunicação. De entre as cerca de 400 definições existentes de
publicidade, ela é aqui tomada no seu sentido mais lato como uma técnica de comunicação
aplicável não só ao sector económico, mas também ao político, social ou religioso.
A realização de materiais publicitários e canais de distribuição foi a atividade que
demorou mais tempo a desenvolver, uma vez que não são de fácil elaboração.
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
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3.6.1. Suporte Administrativo (Cartão de Visita)
É um suporte importante para eventuais futuros contactos de clientes e que a
organização não possuía. Esse suporte demorou a ser realizado cerca de três a cinco dias.
Para a sua realização tive que efetuar uma pesquisa de imagem e de outros cartões e só
depois procedi à sua realização. A sua realização foi efetuada no Corel Draw X4, com o
tratamento de imagem no Adobe Photoshop CS5.
3.6.2. Instrumentos de Comunicação (Cartaz e Brochura)
Para o cartaz e a brochura tive que igualmente proceder a uma pesquisa de imagens
e cartazes já realizados. Depois de ter a ideia da estrutura em mente, procedi à sua
realização. A sua realização demorou cerca de duas semanas e foram concebidos
igualmente no Corel Draw X4, Adobe Photoshop CS5 e no Microsoft Publisher 2010.
Figura 11: Cartão de visitas - Trás
Fonte: Própria
Figura 10: Cartão de Visitas - Frente
Fonte: Própria
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Figura 12: Cartaz
Fonte: Própria
Figura 13: Brochura - Frente
Fonte: Própria
Figura 14: Brochura - Trás
Fonte: Própria
Porque o seu sucesso é o nosso sucesso!
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3.6.3. Construção do Site
Foi sem dúvida o instrumento de comunicação que demorou mais tempo a ser
realizado e pode-se dizer que nunca está acabado. Mais uma vez tive que proceder a uma
pesquisa, onde procurei templates adequados para a instituição. Tive também que proceder
ao tratamento de imagens no Adobe Photoshop CS5, e a sua elaboração foi realizada no
Microsoft Expression e no Adobe Flash CS5. A sua elaboração durou cerca de um mês e
meio.
3.7. Relações Comerciais/Serviço de Informação
Esta foi sem dúvida para mim, uma das tarefas onde as RP estiveram mais em voga.
Foi através desta actividade que pude contactar de uma forma mais directa com clientes e
colaboradores. Segundo Moreira (2010: 31), A convivência humana é difícil e desafiante,
porque conviver, trabalhar, interagir, comunicar, simpatizar, antipatizar com os outros,
aproximar-se e afastar-se. Entrar em conflito, colaborar e ainda outras inúmeras situações
estão na base do relacionamento humano.
Esta foi uma actividade que foi executada quase diariamente, por isso tive que ter
em atenção certos aspectos que influenciaram directamente a minha imagem, como a da
organização:
Atendimento presencial: Apresentação pessoal; expressão facial; timbre e volume
de voz; expressão corporal; utilização de vocábulos simples.
Atendimento telefónico: utilizar um bom volume de voz; usar com frequência o
nome da pessoa com quem estava a dialogar e dispor de toda a informação possível
para ajudar a esclarecer quem estava do outro lado do telefone.
Figura 15: Fase de construção do site
organizacional Adobe Flash Professional
CS5
Fonte: Própria
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Reflexão Final
O estágio realizado no gabinete de contabilidade da Duarte & Oliveira foi muito
gratificante, uma vez que me permitiu executar tarefas relacionadas com certas áreas, neste
caso, mais voltadas para a área do Marketing, Publicidade e Multimédia.
O período de estágio foi vivido intensamente, tentando desempenhar o melhor
possível as tarefas delineadas. Posso afirmar que a minha receção e integração correram da
melhor maneira, não sendo tratado apenas como um estagiário que estava de passagem,
mas, sim, como um colega de trabalho.
É de salientar que o motivo para a escolha do meu local de estágio esteve
relacionado com o facto, do proprietário me endereçar um convite, que eu aceitei. Propôs-
me desenvolver alguns dos conteúdos que produzi, visto a Duarte & Oliveira –
Contabilidade, Lda. não possuir qualquer política de comunicação ou meio de divulgação,
além das vulgares formas de comunicar, que é o caso do telefone, carta e fax.
Devo dizer também, que esta experiência semi profissional permitiu constatar o que
já me era óbvio, que o curso de Comunicação e Relações Públicas é uma área muito
abrangente no mundo do trabalho.
Já no que se refere às atividades propriamente ditas, tentei desenvolvê-las da
melhor maneira, onde apliquei várias valências das minhas unidades curriculares. Numa
primeira fase, no que se refere ao Marketing, tive que proceder à análise de todos os
aspetos que envolvem a Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda. para que assim, partindo
de um bom levantamento da informação, pudesse atingir os objectivos propostos. Realizei
um inquérito por questionário ao target da organização, para estabelecer os objetivos e
estratégias de Marketing a realizar. Após realizado o Marketing Estratégico, o passo
seguinte é o desenvolvimento das medidas concretas (Marketing Operacional). Assim,
desenvolvi conceitos, onde entram os valores, visão, objetivos, etc. uma vez que estes
conceitos não estavam definidos pela organização.
Falando agora na outra área que apliquei nas atividades do meu estágio, a
Publicidade, tive também que desenvolver um processo criativo, do qual resultaram alguns
elementos comunicativos, que a meu ver são muito importantes (Logótipo, Cartaz, Flayer,
Brochura, Cartão de Visitas). Resultam muito bem visualmente e são apelativos.
Agora por fim, na área da Multimédia, tive que proceder à criação de um site
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empresarial, e aos seus respetivos complementos (e-mail com conta Outlook). Tive
também que o aprender a lançar na World Wide Web. Para isso tive que efetuar uma
pesquisa, visto não ter aprendido em nenhuma das minhas cadeiras curriculares.
Em suma, ao longo de todo o meu estágio optei por direcionar todo o meu saber e
esforço em meios para divulgar a Organização, aplicando de uma forma ou de outra o que
aprendi durante o meu percurso académico. Com este esforço tentei pôr em prática o que
aprendi, e de certa maneira, acho que consegui atingir os objetivos traçados, como
implementar algo de novo numa empresa desprovida de algo tão essencial como é a
Comunicação.
Só para finalizar, foi uma experiência inesquecível e muito útil, pois vivi todos os
momentos com muito profissionalismo. Fica também a saudosa recordação de todos os
momentos vividos no Instituto Politécnico da Guarda, bem como de todos os meandros
envolventes da vida Académica, de professores, colaboradores e amigos. Espero que o meu
percurso académico não fique só pela licenciatura, pois como disse um professor «Uma
licenciatura é uma licença para se continuar estudar».
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Referências Bibliográficas
Livros
Freire, A. (1997). Estratégia – Sucesso em Portugal s/e. Lisboa: Editora Verbo.
Chiavenato, I. (1993). Introdução à Teoria Geral de Administração (4ª ed.). São Paulo:
Makron Books.
Costa, C. B. e Alves, G. C. (1996). Contabilidade Financeira s/e. Lisboa: Rei dos Livros.
Joly, M. (2005). A imagem e os Signos. s/e. Bordeaux: Edições 70.
Kotler P. (1998). Administração de Marketing, Análise, Planejenamento, Implementação e
Controle (5ª ed.). São Paulo: Editora Atlas S.A.
Kotler P. (1997). Administração de Marketing (5ª ed.). São Paulo: Editora Atlas S.A.
Kotler P. (1988). Marketing para Organizações que não visam o lucro (3ª ed.). São Paulo:
Editora Atlas S.A.
Lahanque, S. e Solatges, F. (1991), Les Relations Publiques, Paris : Les Editions
d’Organisation.
Lampreia, J. M. (1998). Comunicação Empresarial – As Relações Públicas na Gestão (2ª
ed.). Lisboa: Texto Editora.
Moreira, I. (2010). A Excelência no Atendimento (1ª ed.). s/l: Editora Lide.
Perfeito, A. et al. (2009). Dicionário da Língua Portuguesa (1ª ed.). Porto: Porto Editora
Villafañe, J. (1998). Imagem Positiva – Gestão estratégica da imagem das empresas, s/e.
Lisboa: Edições Sílabo.
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Actas de Congresso, Simpósio ou Seminário
Flávia D. N. R. D. S. et al. (2010). Aplicação de um Modelo de Análise Estratégica em um
Departamento de Contabilidade. In: D. N. R. D. S. Flávia et al. (Eds.), XIII Seminários em
Administração: Um Estudo de Caso (pp.5-6). Área temática: Estratégia nas organizações
Internet
www.cm fornosdealgodres.pt/municipio/historia/Paginas/default.aspx, consultado a 20 de
Novembro de 2011.
www.cm-fornosdealgodres.pt/municipio/localiz/Paginas/default.aspx, consultado a 21 de
Novembro de 2011.
www.cm-fornosdealgodres.pt/turismo/artes/Paginas/default.aspx, consultado a 22 de
Novembro de 2011.
www.maps.google.pt/, consultado a 21 de Novembro de 2011.
www.citador.pt, consultado a 11 de Novembro de 2011
Outras fontes:
Sebenta:
Monteiro, G. (2004). NOÇÕES ELEMENTARES DE MARKETING E PUBLICIDADE
(s/e). Guarda.
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Listagem de Anexos
Anexo I – Organograma
Anexo II – Logótipo
Anexo III – Inquérito por Questionário
Anexo IV – Cartão de Visitas
Anexo V – Cartaz
Anexo VI – Folhetos
Anexo VII – Site Empresarial
Anexo VIII – Relatório de Estágio
Cronograma
Anexo I
Logótipo
Anexo II
Inquérito por Questionário
Anexo III
1
I – Identificação
1 – Idade da Organização:
1.1 Menos de 2 anos 1.2 De 2 a 10 anos
1.3 De 10 a 15 anos 1.4 Mais de 15 anos
2 – Qual é a sua área de negócio?
2.1 Banca 2.8 Sector imobiliário
2.2 Comerciante 2.9 Sector da Saúde
2.3 Construção 2.10 Seguradoras
2.4 Educação 2.11 Sector Primário
2.5 Electricidade, gás e agua 2.12 Sector Têxtil e Vestuário
2.6 Fabril 2.13 Transportes
2.7 Hotelaria 2.14 Sector Turístico
3 – Localização:
3.1 Periferias da Vila 3.2 Zona industrial
3.3 Centro 3.4 Numa das Freguesias do Concelho
II – Política de Comunicação
4 – De 1 a 5, aponte se sente que a Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. deveria reestruturar a sua imagem para o meio externo (mercado)?
Este questionário é realizado no âmbito de um Estágio Curricular, da Escola Superior de
Educação, Comunicação e Desporto do Instituto Politécnico da Guarda, e tem como objectivo analisar
se a Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. necessita de implementar políticas de comunicação, que
promovam e que criem notoriedade para a Organização. A população em estudo, são alguns clientes
da Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda.
O presente questionário é confidencial e anónimo e a recolha e tratamento da informação tem
como único fim a realização de um estudo de mercado.
Inquérito por Questionário
2
Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda.
(Sendo 1 mais baixo que 5, em termos de necessidade de reestruturação)
5 – A Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. deveria apostar em políticas de Comunicação?
5.1 Sim 5.2 Não
6 – A Se respondeu NÃO, diga porque:
7 – De 1 a 5, acha que a Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. tem recursos materiais e humanos para reestruturar os seus serviços? 7.1 Sim 7.2 Não
8 – Que tipo de recursos é que a Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. necessita para aumentar a sua notoriedade e produtividade?
8.1 Sim 7.2 Não
9 - Se respondeu SIM diga com que recursos:
9.1 Materiais (programas específicos, material técnico, etc.)
9.2 Humanos (profissionais especializado, profissionais de aconselhamento empresarial, etc.)
9.3 Comunicacionais (planos de comunicação, site, e-mail, etc.)
10 – A Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. deve inovar os seus métodos para cativar os seus clientes (política de pós-venda)?
10.1 Esporadicamente 10.2 Nas épocas festivas
10.3 Nas alturas de crise 10.4 Sempre que possível
Obrigada pela sua colaboração!
Cartão de Visitas
Anexo IV
Cartaz
Anexo V
Folhetos
Anexo VI
Tel.: 96 3 513 66 Fax: 271 70 30 95
Correio electrónico:
Endereço da Empresa
Urbanização Zona Sul bloco 6 r/c, 6370-174 Fornos de Algodres
Valorizamos os
A Duarte & Oliveira - Con-
tabilidade, Lda. é uma empresa
de contabilidade, que tem ao
seu dispor uma vasta gama de
serviços, dentro dos quais des-
tacamos:
Contabilidade
Recursos Humanos
Vendas e Facturação
Porque o seu sucesso é o nosso sucesso!
LUÍS DUARTE
Organização
Resultados Descubra o porquê!
DIRECTOR
Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda.
ContabilidadeContabilidade
Execução da contabilida-
de geral ou analítica;
Responsabilidade de Téc-
nicos Oficiais de contas;
Recuperação de todo o
tipo de contabilidades;
Preenchimento e entrega
de todas as declarações fiscais;
Pedidos de reembolso de
IVA;
Elaboração de Reconcili-
ação Bancária;
Apoio fiscal .
Recursos HumanosRecursos Humanos
Processamento e emissão de recibos
de vencimentos
Processamento de fins de contrato/
indemnizações
Entrega mensal da declaração de re-
munerações à Segurança Social
Entrega mensal das declarações de
retenção na fonte
Inscrições na Segurança Social
Elaboração do Mapa de Quadros de
Pessoal
Vendas e FacturaçãoVendas e Facturação
Elaboração de facturação;
Elaboração de mapas com o re-
sumo de vendas;
Elaboração de mapas compara-
tivos de vendas;
Análise de Contas Correntes.
LUÍS DUARTE
DIRECTOR
Endereço da Empresa
Urbanização Zona Sul bloco 6 r/c, 6370-174 Fornos de Algodres
Tel.: 96 3 513 66 Fax: 271 70 30 95
Correio electrónico:
Site Empresarial
Anexo VII
Relatório de Estágio
Anexo VIII