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FACTURA ELECTRÓNICAGS1 EANCOM®

Guia de Implementação

FACTURA ELECTRÓNICA GS1 EANCOM®

Guia de Implementação2

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É expressamente proibido reproduzir, no todo ou em parte, sob qualquer forma ou meio, nomeadamente fotocópia, esta obra. As transgressões serão passíveis das penalizações previstas na legislação em vigor.

FICHA TÉCNICA:

Título: FACTURA ELECTRÓNICA GS1 EANCOM® - Guia de Implementação

Autoria: GS1 Portugal-CODIPOR – Associação Portuguesa de Identificação e Codificação de Produtos

Coordenação: GS1 Portugal-CODIPOR

Participantes: AUCHAN - Manuel Silva Santos AUCHAN - João Santos CARREFOUR - Nuno Campos CARREFOUR - Nuno Miguel Gonçalves CEREALIS - Miguel Moreira EL CORTE INGLÉS - Rui Galante EL CORTE INGLÉS - João Pedro Carvalho FIMA - Rui Pimentel FNAC - João Gato FNAC - Luís Morais GCT ONLINE - Maria Margarida Tomé GS1 Portugal-CODIPOR - João Picoito GS1 Portugal-CODIPOR - Nuno Miranda JERÓNIMO MARTINS - Florbela Francisco JERÓNIMO MARTINS - Carlos Pereira JOG - João Paulo Sousa JOHNSON & JOHNSON - Paulo Margarido MAKRO - Virgínia Fernandes MANUEL NUNES & FERNANDES - Luís Miguel Santos MANUEL NUNES & FERNANDES - Marco Fernandes NESTLÉ - Rui Batarda PROCTER & GAMBLE - Tomás Centeno RECHEIO - Beatriz Henriques SONAE - Susana Tavares Silva UNIARME - Luís Nina UNICER - Rita Dalot VASP - Pedro Figueiredo

© GS1 Portugal-CODIPOR – Associação Portuguesa de Identificação e Codificação de Produtos

1ª EdiçãoLisboa, Setembro de 2006Capa: Billy Pitta-GrózPaginação: Editema, Edição e Publicidade, Lda.Impressão e acabamentos: Olegário Fernandes - Artes Gráficas, SADepósito Legal:248208/06

R. Prof. Fernando da Fonseca, 16-Esc.II1600-618 Lisboa – PortugalT + 351 21 752 07 40 • F +351 21 752 07 41E [email protected] • www.gs1pt.org

Índice 5

1. Introdução 7

2. Âmbito 11

3. Agradecimentos 15 4. Factura 19 1. Definição 23 2. Princípios 25 2.1. Factura Comercial 25 2.2. Factura Pró-Forma 25 2.3. Resumo da Conta Comercial 25 2.4. Auto-Facturação 26 3. Funções da Factura 26 4. Condições Económicas 26 5. Rectificação de Facturas 27 6. Descontos e Promoções 28 7. Mercadorias Sem Encargos ou Bonificações 28

5. Sintaxes 29 1. GS1 EANCOM® 31 2. Mapeamento GS1 EANCOM® para a Mensagem Factura 34

6. Segurança 54 1. Certificados Digitais 57 2. Estrutura Certificada UN/EDIFACT 58 3. Mensagens GS1 EANCOM® 58 3.1. Mensagem AUTACK 59 3.2. Segmentos de Segurança nas Mensagens GS1 EANCOM® 59 4. Assinatura Digital 60 4.1. Anexo versus Separado 62 4.2. Coreografia das Mensagens 64 5. Fluxo de Informação com a Assinatura Digital 65 6. Mapeamento dos Segmentos de Segurança 67 7. Comunicações 73 1. Redes de Valor Acrescentado 75 2. Internet 76 3. EDIINT AS1 / AS2 77 3.1. Vantagens do EDIINT 78 3.2. Funções Básicas do EDIINT 79

8. Repositórios / Storage / Arquivo Digital 81 1. Cenário I 83 2. Cenário II 85 9. Enquadramento Legal 87



10. Exemplos 91 1. Exemplo 01 - Factura Original 93 2. Exemplo 02 - Factura Original 97

11. Passo-a-Passo 101 1. Factura Electrónica 103 2. Assinatura Digital 104

12 Exemplo de Acordo para a EDI entre Parceiros Comerciais 105 1. Introdução 107 1.1. O papel do “Interchange Agreement” 107 1.2. Definição 108 1.3. Tipos de “Interchange Agreement” 108 1.3.1. Acordo entre os Parceiros Comerciais 108 1.3.2. Acordo entre o Utilizador e o Transportador das Mensagens 108 1.3.3. Acordo entre VAN’s 108 1.3.4. Acordo entre Repositórios / Storage / Arquivo Digital 109 1.4. Validade Jurídica do “Interchange Agreement” 109 2. Modelo do Acordo entre Parceiros Comerciais 109 2.1. Identificação dos Parceiros Comerciais 109 2.2. Bases do Acordo 109 2.3. Número do Acordo 110 2.4. Ambiente Técnico 110 2.4.1. Operadores de Comunicações 110 2.4.2. Conjunto de Caracteres a Utilizar 110 2.4.3. Sintaxe 110 2.4.4. Rotinas de Recepção 111 2.5. Segurança 111 2.5.1. Responsabilidade dos Parceiros Comerciais 111 2.6. Conteúdo e Arquivo das Mensagens 111 2.7. Custos das Transacções Electrónicas 112 2.8. Identificação dos Parceiros Envolvidos 112 2.9. Identificação dos Bens e/ou Serviços a Transaccionar 112 2.10. Especificação das Mensagens EDI 113 2.11. Fase de Teste 113 2.12. Elementos Envolvidos no Projecto 113 2.13. Notificações 113 2.14. Alterações ao Acordo 113 2.15. Foro e Lei Aplicável 113 2.16. Termos e Vigência do Acordo 113 3. Anexos 114

13. Mensagens GS1 EANCOM® 121

1INTRODUÇÃO

Introdução 9

O aumento da concorrência global tem orientado o mundo dos negócios no desenvolvimento de melhores práticas para gerir os fluxos de matérias primas ede produtos acabados através da cadeia de abastecimento.

No universo do comércio electrónico e em particular no da EDI - Electronic Data Interchange, pretende-se gerir e automatizar os processos e os fluxos deinformação entre os parceiros comerciais.

Neste sentido, a EDI constitui-se como uma ferramenta vital, cada vez mais disponível nas empresas, permitindo-lhes efectuarem as respectivas transacções electrónicas de forma a obterem uma maior eficiência e produtividade ao longo dacadeia de abastecimento.

A capacidade de obter dados exactos e atempadamente sobre os movimentos de bens e de os comunicar de modo preciso e isento de ambiguidades, tem vindo a alterar os sistemas de informação de gestão. Desta forma, importa compreender que a EDI não pode ser encarada como um simples projecto técnico e que não diz respeito a um e um só departamento mas sim a toda a organização.

A EDI não é uma tecnologia, é uma ferramenta que utilizada eficazmente leva,em primeiro lugar, ao redesenhar dos processos empresariais dependentes da informação.

A EDI não deve ser um fim em si mesmo, mas o esforço da respectiva implementaçãoe deve ter por objectivo o permitir aos fornecedores cumprirem os requisitos dos clientes, de modo consistente e fiável, através de uma cadeia de abastecimentomutuamente eficiente, quer em termos de custo e, principalmente nos dias quecorrem, quer em termos de tempo útil. Tudo isto partindo do pressuposto de que uma empresa é tanto um fornecedor como um cliente, já que a sua acção se projecta a montante e a jusante da cadeia de abastecimento.

Em todas as organizações, uma implementação bem sucedida da EDI consiste num projecto pluri-disciplinar que requer um elevado nível de empenho, não só da gestão de topo, mas também de um amplo leque de gestores funcionais responsáveis pelas diversas áreas de actividade, pelo que as políticas e os processos empresariais deverão ser examinados cuidadosamente e as políticas funcionais em vigor poderão necessitar de revisão, havendo que estabelecer e gerir novas relações empresariais.

Basicamente, o sucesso da implementação da EDI reside na melhor utilização e partilha da informação, tanto a nível interno como entre os parceiros comerciais, de tal modo que a respectiva interdependência se baseie em informações qualitativa e quantitativamente mais fidedignas.

Hoje em dia, as empresas não são parte de uma única cadeia de abastecimento, mas constituem redes de cadeias com pontos comuns de inter-conexão que muitas vezes transpõem as fronteiras sectoriais. A individualidade de uma determinada cadeia de abastecimento deve ser reconhecida com a compreensão de que uma



metodologia comum beneficia todos os intervenientes quando se analisam os meiospara melhorar as operações. A utilização das Normas GS1 constitui uma parte fundamental na melhoria do processo empresarial global. O trabalho em conjunto, isto é, a construção efectiva de parcerias comerciais, baseadas em relações colaborativas e na utilização de uma linguagem comum normalizada, é essencial para, mutuamente, obter as vantagens e partilhar os riscos, nomeadamente as reduções de custos e os ganhos em eficiência - seja qual for a forma como sãomedidos – para beneficiar tanto o fornecedor como o cliente, se se pretender obterdesenvolvimentos e melhorias a longo prazo.

A realidade da Factura Electrónica não anda muito longe desta breve introdução que fizemos, uma vez que o empenho, o envolvimento da gestão de topo, aanálise e a alteração dos processos existentes para benefício dos interlucotores na troca deste tipo de documentos é uma realidade e devemos considerar a sua implementação não como um projecto, mas sim como um plano que se vai prolongar durante algum tempo até se atingir massa crítica. De que nos serve ter os processos optimizados unicamente para transaccionarmos este documento, quando todos os outros ainda estão a ser transaccionados em suporte de papel?

Este guia destina-se a fornecer uma perspectiva geral sobre as diferentes questões, tanto ao nível técnico como organizacional, que uma empresa deve ter em consideração quando implementa a Factura Electrónica, centrando-se nas sinergias entre elas e sobre o modo como podem ser utilizadas para suportar as diversas partes de todo o processo e contribuírem para uma gestão mais efectiva e eficiente das cadeias de abastecimento.

Esperamos que este guia seja útil e principalmente que auxilie na implementação da Factura Electrónica.

2ÂMBITO

Âmbito 13

O principal objectivo deste documento é facilitar a implementação dos projectos/programas EDI, baseados nos Standards GS1 EANCOM® para a emissão de Facturas Electrónicas nas organizações, especialmente aquelas que operam na área da grande distribuição (Fornecedores e Clientes).

Aqui são apresentados os tópicos que devemos ter em consideração para a implementação de um projecto desta natureza.

Quanto aos mapeamentos das Facturas Electrónicas referidos, recomenda-se que a sua utilização se massifique no Sector Grande Consumo, pois poderá tornartodo o processo de roll-out mais rápido neste sector de actividade, reduzindo significativamente os custos de implementação e manutenção dos projectos/programas.

Este documento também procura facultar uma visão simples e coerente das sinergias entre a EDI, mais especificamente o GS1 EANCOM®, com as outras Normas do Sistema GS1, desde a identificação numérica de produtos e localizações, até àaplicação dos respectivos códigos de barras, não podendo estar dissociadas umas das outras.

Este Guia de Implementação é o resultado do esforço do Grupo de Trabalho da Factura Electrónica na Grande Distribuição da GS1 Portugal – CODIPOR, constituído em Julho de 2005 com o objectivo de: enquadrar a Factura Electrónica face à legislação vigente; analisar quais os dados obrigatórios a serem transaccionados na troca deste documento em suporte electrónico; avaliar e comparar os actuais mapeamentos e quais os impactos da legislação nesses mapeamentos, e tentar consolidar/harmonizar esses mapeamentos num único.

O Sistema GS1 é um conjunto de Normas integradas abertas e globais, reconhecidas internacionalmente, para a gestão eficiente das cadeias devalor multi-sectoriais, baseada numa identificação única e inequívoca deprodutos, unidades de expedição, activos, localizações e serviços, que agiliza todos os processos comerciais, incluindo o comércio electrónico e a rastreabilidade.

3AGRADECIMENTOS

Agradecimentos 17

O Grupo de Trabalho da Factura Electrónica na Grande Distribuição é constituído por elementos do Comité Técnico e por outras empresas Associadas da GS1 Portugal - CODIPOR pertencentes aos sectores da Indústria e da Distribuição.

A todos os participantes activos e virtuais agradecemos o empenho e esforço dedicados que viabilizaram a elaboração deste documento. O Guia de Implementação da Factura Electrónica é uma ferramenta que visa agilizar as implementações dos projectos/programas de Factura Electrónica no mercado nacional.

• AUCHAN • MAKRO • CARREFOUR • MANUEL NUNES E FERNANDES • CEREALIS • NESTLÉ • EL CORTE INGLES • PROCTER & GAMBLE • FIMA • RECHEIO • FNAC • SCHWEPPES • GCT ONLINE • SONAE • JERÓNIMO MARTINS • UNIARME • JOG • UNICER • JOHNSON & JOHNSON • VASP • LEROY MERLIN

Aos demais convidados, intervenientes neste Grupo de Trabalho agradecemos todo o auxílio e esclarecimentos que nos foram prestados.

• AZERTIA • COMPTA • IBM • INFLUE • PARAREDE • PT-PRIME • KPMG • MANUEL LOPES ROCHA • SAPHETY

4FACTURA

Factura 21

O documento Factura permite ao comprador registar as informações de pagamento e actualizar automaticamente os sistemas financeiros aplicáveis. Este documento,quando transaccionado como uma Mensagem electrónica e com os sistemas de informação correctos, permite de forma automática uma referenciação cruzada das notas de encomenda com os dados de recepção da mercadoria.

Uma vez verificada a Factura, a informação pode ser reformatada num Aviso dePagamento, o qual informa o fornecedor acerca do pagamento a efectuar pelo cliente.

Cada Factura deve ser sujeita a um controlo rigoroso, transpondo as verificaçõese contagens, normalmente efectuadas manualmente, para procedimentos automáticos. A existência de uma Nota de Encomenda válida e de documentos de recepção da mercadoria devem ser verificados e validados aquando da recepçãode uma Factura Electrónica.

Os dados contidos na Factura, tais como as condições, a data de expedição e outras informações pertinentes, devem ser validadas mediante o perfil dos parceiroscomerciais, sendo que qualquer discrepância verificada nos envios devem serdeduzidas na Factura, ou o respectivo pagamento deve ser suspenso.

Assim, o sistema de informação deve comportar a análise das discrepâncias, pormenorizando os resultados do controlo da Factura para que se possa então utilizar essa análise para rectificar os erros do fornecedor de modo a permitir umpagamento atempado.

Uma vez aprovada e paga, a Factura deve ficar arquivada no repositório durante operíodo indicado no Código do IVA, actualmente de 10 anos.

A Facturação Electrónica é um processo de extracção. A ideia é que o processo de geração de Facturas pode ser, na realidade, um processo automático. Sendo assim, a implementação de uma Factura Electrónica torna-se numa questão de comparar o que o sistema existente produz actualmente com aquilo que é pedido pelo comprador/cliente. Uma vez identificadas as diferenças, esta informação torna--se a base para conceber um sistema de ponte para o(s) sistema(s) de Facturação dos parceiros comerciais. A produção das Facturas deve ser concebida tendo em conta os requisitos de vários compradores/clientes, evitando-se a concepção de interfaces específicas para cada comprador/cliente. É um dos principaisobjectivos deste documento a reunião dos dados, de modo que um sistema de factura electrónica funcione com o maior número possivel de clientes/fornecedores e com o mínimo de alterações possiveis.

As Facturas Electrónicas podem conter informações que não eram necessárias anteriormente e isso pode levar à captura de informações a partir de outras mensagens previamente transaccionadas e integradas nas bases de dados, como por exemplo a Mensagem Aviso de Recepção. Contudo, os parceiros comerciais devem concordar e especificar, num acordo de intercâmbio, quais asalterações permitidas e quem as pode fazer. Há que salientar que o sistema de



Facturação existente deve ter em conta os compradores/clientes que pretendem uma Factura Electrónica e os que continuam a preferir uma Factura em suporte papel.

A implementação deste documento no seu formato electrónico, salvaguardando a legislação vigente, pode traduzir-se sobretudo em poupanças significativas naárea financeira e/ou administrativa, entre muitas outras. Como é obvio, estasmais valias variam de empresa para empresa, dependendo do tipo de projecto/programa que esteja a ser implementado, se foi feita uma re-avaliação dos processos de negócio, do número de Facturas a transaccionar, da plataforma necessária, etc..

Ao longo da cadeia de abastecimento a implementação de um projecto/programa desta natureza pode ser uma combinação de metodologias distintas, se bem que a infra-estrutura pode ser uma única, como demonstra a Figura 01. No entanto, este Guia pretende centrar-se nas relações entre parceiros comerciais, identificados naimagem como fornecedor e cliente.

Na fase de planeamento de um projecto/programa de Factura Electrónica, deve-se ter em consideração este cenário mais abrangente, caso contrário pode incorrer--se em decisões que resolvem um problema no imediato, mas a médio e longo prazo podem ser condicionantes e demonstrar-se desastrosas para a promoção e roll-out deste projecto/programa ao longo da cadeia de abastecimento.

Fig.01 - Cenário Business to Business (B2B) e Business to Consumer (B2C)

Portal

Factura 23

1. DefiniçãoA Factura é o documento que menciona a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e cliente.

Este documento pode ser transaccionado em suporte papel, ou, caso se queira, pode-se trocá-lo electronicamente. Para isso, tem que se respeitar os requisitos da legislação vigente no mercado nacional (Figura 02), sendo estes:

1 - Conteúdo – Os elementos que devem constar obrigatoriamente nas Facturas em papel, de acordo com o código do IVA, são exactamente os mesmos que devem estar contemplados nos documentos electrónicos;

2 - Assinatura Digital – Para garantir a autenticidade da origem, integridade do conteúdo e não repúdio;

3 - Repositório / Storage / Arquivo Digital – As Facturas emitidas por via electrónica, passam a ter que ser arquivadas em suporte electrónico, garantindo ainda o acesso on-line para os dois interlocutores e para a Direcção Geral de Contribuição e Impostos (DGCI), assegurando a origem e autenticidade da Mensagem, bem como o seu conteúdo.

Os sujeitos passivos, residentes em território nacional que utilizem Arquivo Digital e a Factura Electrónica, podem manter o registo das Facturas e documentos equivalentes, os livros e demais registos, num repositório localizado na União Europeia (UE) ou fora do território da UE mediante autorização;

4 - Mapa Recapitulativo – Independentemente de se enviar documentos em formato electrónico para os parceiros comerciais, segundo a nossa legislação, continua a ter-se a obrigação de manter em suporte papel os Mapas Recapitulativos que representam o resumo das Facturas Electrónicas ou outros documentos emitidos (notas de crédito ou débito), bem como o seu estado (pendente, aceite, em processamento, etc.), por cada período de tributação (mensal/trimestral).

Os elementos que devem constar neste Mapa, se bem que nada esteja definidoem termos legislativos, são:

• número e a data do documento; • número de identificação fiscal (NIF) do emissor e do receptor;• preço líquido de impostos; • taxa de IVA aplicável e o montante de imposto devido; • data em que os bens ou serviços foram colocados à disposição do adquirente; • quantidade e a descrição usual dos serviços prestados ou dos bens fornecidos; • data e hora da constituição da Mensagem;



• discriminação das anomalias ocorridas durante a transmissão; • denominação e versão do software utilizado; • estado do documento (activo ou anulado).

5 - ERP – Um dos principais entraves à implementação de um projecto/programa desta natureza passa pela falta de informatização que a grande maioria das empresas nacionais ainda tem.

Para se implementar um projecto de Factura Electrónica, os dois parceiros comerciais têm de ter sistemas que lhes permitam produzir electronicamente as suas Facturas. Excluindo o Código do IVA, não existem, em termos legais, especificações dos requisitos para um sistema de Facturação. Alertamos parao facto de no Orçamento de Estado de 2006, terem surgido alguns tópicos que podem de futuro vir a condicionar os sistemas informáticos de Facturação. A saber:

• Integridade operacional do sistema;• Integridade da informação arquivada electronicamente;• Disponibilidade no acesso à informação por parte da Administração Fiscal.

6 - Time Stamping (opcional) – “Selo” temporal atribuído por entidades idóneas, como por exemplo o Observatório Astronómico de Lisboa (OAL), garantido com isso que uma Mensagem foi produzida ou enviada numa determinada hora legal.

Fig.02 - Cenário B2B representativo dos requisitos legais básicos

Factura 25

2. PrincípiosA Mensagem Factura é enviada pelo fornecedor ao cliente solicitando o pagamento pelos bens ou serviços fornecidos ao abrigo das condições acordadas entre os dois. Esta Mensagem, com uma qualificação de dados correcta, também podeabranger as funções de Factura Pró-forma, de Nota de Débito e Nota de Crédito. O fornecedor pode facturar uma ou mais transacções relativas a bens e serviços contemplados numa ou mais encomendas, instruções de entrega, etc.. A Factura pode conter referências às condições de pagamento, pormenores de transporte e informações adicionais para fins de despacho aduaneiro ou estatísticos no casode transacções internacionais.

As Mensagens Factura nas sintaxes GS1 EANCOM® ou GS1 XML do Sistema GS1, contêm todos os requisitos de identificação exigidos legalmente. 2.1. Factura Comercial

Esta Mensagem documenta uma dívida onde se devem incluir todos os aspectos requeridos legalmente. A dívida é contraída devido à venda de bens ou serviços (p. ex.: publicidade, promoção, reparações de equipamentos, etc.).

Para facturar os serviços dever-se-á atribuir um GTIN - Global Trade Item Number ao serviço ou à unidade de facturação do serviço. Este requisito não é exigido legalmente, mas faz parte integrante do Sistema GS1.

Quando é necessário rectificar a facturação devido a erros nos documentos, comopor exemplo incorrecções na aplicação de condições comerciais, devolução de mercadoria, aplicação de descontos/bonificações acordadas posteriormenteà facturação ou qualquer variação que geralmente afecta as circunstâncias da contraprestação, utilizam-se a Nota de Débito ou a Nota de Crédito. As Notas de Débito e de Crédito podem considerar-se como facturas rectificativas, a menos oua mais, do valor da contraprestação, que será sempre positivo tanto para o Débito como para o Crédito.

2.2. Factura Pró-Forma

É a Factura informativa sem carácter comercial, enviada normalmente antes da Factura Comercial e que serve para:

• pedir licença de importação; • processos alfandegários; • pode fazer as vezes de uma Guia de Remessa/Guia de Transporte.

2.3. Resumo da Conta Comercial

A Factura Recapitulativa permite documentar a(s) dívida(s) de uma ou mais entregas/encomendas. Para isso é obrigatório juntar a Mensagem COACSU -



Resumo da Conta Comercial, que consiste numa relação das entregas/encomendas realizadas que se facturam recapitulativamente.

A facturação detalha-se por artigo ou por referência, resumindo as entregas brutas dessa referência que aparecem em cada linha da Factura. Para a mesma referência criar-se-ão tantas linhas quantos preços diferentes haja, atribuindo a cada linha o preço e quantidade total entregue.

2.4. Auto-Facturação

Factura Comercial que o cliente cria e envia ao seu fornecedor. Apesar disso, o sentido fiscal é o mesmo de qualquer Factura e considera-se o emissor da Facturao fornecedor e o receptor o cliente.

3. Funções da FacturaA Mensagem Factura permite especificar funções especiais para indicar asseguintes situações:

Anulação - Indica que o documento foi anulado. Será criada uma nova Factura, com um número novo, em sua substituição. Recomenda--se no caso de uma Factura incorrecta que esta seja anulada e seja emitida e enviada uma nova Factura ou uma Nota de DébitoCrédito, referenciando sempre o número da Factura incorrecta;

Substituição - Este código poderá utilizar-se em caso de anulação e substituição de Facturas previamente enviadas. Neste caso, a nova Factura anulará a anterior;

Duplicado - Indica que a Mensagem é uma repetição ou re-transmissão da original de uma previamente enviada entre os mesmos interlocutores. Esta funcionalidade utiliza-se no âmbito da Factura Electrónica no caso de se perder o original quando o emissor tenha que corrigir uma Factura por erros no formato ou em dados obrigatórios que não afectam os montantes referenciados originalmente;

Original - Indica que a Mensagem é original.

4. Condições EconómicasAs condições económicas da transacção aparecem em quatro níveis:

• O Preço Bruto Unitário identifica o Preço de um artigo por unidade defacturação, ou seja, o montante unitário sobre o qual se aplicam os descontos.

Factura 27

Por defeito, para produtos de peso fixo a unidade de facturação será a Unidadede Consumo definida na Ficha de Produto.

Quando se trata de produtos de peso variável a unidade de medida utilizada deverá ser aquela que se tenha definido para o documento (habitualmentequilograma). Neste caso salientamos que a identificação dos produtos tem deser sempre feita através do GTIN do produto enquanto Unidade de Consumo e nunca pelo GTIN que é atribuído ao produto de peso variável.

• O Preço Bruto por Linha de Artigo é o resultado final da multiplicação doPreço Bruto Unitário pela quantidade de unidades facturadas subtraindo os respectivos descontos, ou seja, é o custo total por linha de artigo depois de deduzidos os descontos aplicados, sempre antes de impostos. O Custo Bruto por Linha de Artigo deve ser sempre positivo, incluindo o zero.

Preço Bruto por Linha de Artigo = (Preço Bruto Unitário x Quantidade Facturada) - Descontos

• A Base Tributável Total é o resultado de aplicação dos descontos ou encargos globais da Mensagem ao Total de Custos Líquidos por Artigo. No caso do IVA, coincidirá com o somatório das Bases Impostas por taxa de imposto.

Base Imposto Total = Soma de Custos Líquidos por Linha de Artigo + Encargos - Descontos

• O Montante a Pagar na Factura é a soma dos diversos impostos à Base Total Imposto.

Montante a Pagar = Base Total Imposto + Total de Impostos

5. Rectificação de FacturasNo caso de não haver acordo entre o cliente e o fornecedor devido a variação de contraprestações (diferença de preço), devolução de mercadoria ou operações sem efeito, dever-se-á rectificar a Factura enviando Notas de Débito ou Créditode acordo com a situação, nas quais devem constar os dados que identifiquem aFactura inicial e a rectificação efectuada. O envio do débito por parte do receptorda Factura ou o envio do crédito por parte do emissor da Factura será acordado entre os interlocutores.

Só no caso de existirem erros no formato que impeçam o processamento da Factura ou erros nos dados obrigatórios que não afectem os montantes, será enviada uma nova Factura indicando-a como Factura Duplicada.



6. Descontos e PromoçõesAs Facturas permitem detalhar os descontos em dois niveis diferentes:

a. Por linha: Os descontos que se aplicam directamente sobre o preço de um artigo,

b. Por Factura global: Os descontos que se aplicam de forma global a toda a Factura, quer estes incidam ou não sobre o preço dos artigos. Por exemplo, descontos de pronto pagamento.

O Preço Bruto Unitário e os Descontos por Linha só se devem indicar se houver acordo prévio entre os parceiros comerciais. Note-se que é obrigatório indicar o Custo Líquido por Linha de Artigo e o Preço Bruto do Artigo, sendo os descontos condicionais.

7. Mercadorias Sem Encargos ou BonificaçõesQuando as bonificações são do mesmo produto, são indicadas na mesma linha deartigo. Só em caso de bonificações com outros produtos diferentes, por exemplo,na compra de 10 artigos de GTIN 056012345000028, tem a bonificação de 2artigos com o GTIN 05601234500004, serão indicadas duas linhas de artigo, uma com os produtos com encargos (GTIN 056012345000028) e outra com os produtos sem encargos (GTIN 05601234500004), i.e., a custo zero.

5SINTAXES

Sintaxes 31

O Sistema GS1 contempla Sintaxes/Normas de Mensagens que permitem aos utilizadores converter documentos normalmente transaccionados em suporte papel para um formato electrónico, normalizado e reconhecido internacionalmente, entre parceiros de negócio, tais como, a GS1 EANCOM® ou a GS1 XML, com recurso às comunicações.

Nas Sintaxes referidas os documentos comerciais são designados como “um conjunto de transacções”, “Mensagens” ou “documentos”, sendo os dados neles contidos convertidos nos formatos de Mensagens Normalizadas. A transacção / comunicação / envio destes documentos comerciais é uma componente global do e-Commerce. À medida que registamos evoluções significativas no e-Commerce, novassoluções vão ficando disponíveis. É importante para as organizações incorporaresses novos serviços/soluções nas suas infra-estruturas, enquanto continuam a manter e disponibilizar aos seus parceiros comerciais as soluções já existentes. A combinação destes modelos/soluções irá facilitar o crescimento da comunidade para conjugar vários requisitos comerciais, bem como rentabilizar mais facilmente o investimento que as empresas terão que fazer nesta área.

Contudo, este documento apenas se refere à sintaxe GS1 EANCOM®, sendo que todas as aplicações da sintaxe GS1 XML serão alvo de uma publicação própria.

1. GS1 EANCOM®

No âmbito da EDI e por solicitação das Organizações Membro GS1, a GS1 (“ex” EAN International) formou, em 1987, um Grupo de Trabalho Internacional que desenvolveu um conjunto de Mensagens EDI Normalizadas com base na Sintaxe UN/EDIFACT, denominado por Mensagens EANCOM® que, desde essa data, tem vindo a ser actualizado.

Neste sentido, convém salientar que este Guia está baseado na Sintaxe GS1 EANCOM®, publicada em 2002 e no directório D.01B da Sintaxe UN/EDIFACT, publicado em 2001. A versão 4 da Norma ISO 9735 contempla actualmente todos os requisitos da GS1 EANCOM®, bem como a Assinatura Digital que está detalhada no capitulo dedicado à segurança.

As regras da Sintaxe UN/EDIFACT estabelecem as Normas fundamentais para a estruturação de dados em Segmentos, de Segmentos em Mensagens e de Mensagens em Intercâmbio. Cada Segmento de Dados (“Data Segment”) ocupa um lugar específico na



sequência dos Segmentos da Mensagem e pode ocorrer em qualquer uma das secções da Mensagem abaixo indicadas: a. Secção de Cabeçalho (“Heading Section”) - Um Segmento que ocorra nesta

Secção está relacionado com a totalidade da Mensagem.

b. Secção de Detalhe (“Detail Section”) - Um Segmento que ocorra nesta Secção está apenas relacionado com a informação detalhada desta Secção da Mensagem e substitui qualquer ocorrência similar que tenha surgido na Secção de Cabeçalho.

c. Secção de Resumo (“Summary Section”) - Na Secção de Resumo apenas

pode haver ocorrência de Segmentos que contenham informação com totais ou informação de controlo, como por exemplo, o valor total de uma Factura, o número total de linhas de artigo numa Nota de Encomenda, etc..

O mesmo tipo de Segmento pode ocorrer em mais do que uma das Secções da Mensagem, por exemplo, na Secção de Cabeçalho e de Detalhe, e/ou mais do que uma vez na mesma secção. Alguns Segmentos podem ser repetidos várias vezes na sua localização específicana estrutura da Mensagem. A sua utilização, (M)andatório ou (C)ondicional e o número máximo de ocorrências desse tipo de Segmento estão indicados na estrutura da Mensagem. Numa Mensagem podem ser repetidos conjuntos específicos de Segmentos ouSegmentos funcionalmente relacionados. A este conjunto de Segmentos dá-se a designação de Grupo. O número máximo de repetições de um determinado Grupo num local específico da Mensagem está indicado na definição domesmo. Um Grupo de Segmentos pode estar contido noutro Grupo de Segmentos, desde que o Grupo de Segmentos Interior termine antes de qualquer Grupo de Segmentos Exterior. A combinação destes Segmentos e Grupo de Segmentos que se pretende utilizar numa Mensagem a ser transaccionada entre parceiros de negócios designa-se por Mapeamento.

Seguidamente, apresenta-se o Mapeamento GS1 EANCOM® da Mensagem Factura definido e recomendado pelo Grupo de Trabalho responsável pela elaboraçãodeste Guia, cuja interpretação deve ser feita de acordo com a Figura 03.

Sintaxes 33

Convém salientar que a integração deste Mapeamento nos ERP’s dos clientes poderá não incidir sobre a totalidade dos dados enviados, ou seja, este será o ficheiro que todos os fornecedores devem enviar, mas nem todos os clientespoderão utilizar na totalidade a informação que nele conste.

Fig.03 – Significado dos Campos do Mapeamento



2. Mapeamento GS1 EANCOM® para a Mensagem Factura

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M

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..35

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o’

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l pel

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Sintaxes 37

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-

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M

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O

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D

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Q

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2005

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Sintaxes 41

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99

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izad

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Q

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ão U

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l pel

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espe

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G20

IN

ÍCIO

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G22

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5 …

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e id

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(37)

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Sintaxes 45

G27

IN

ÍCIO

DE

CIC

LO D

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3. Diagrama do Mapeamento GS1 EANCOM® para a Mensagem Factura

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6SEGURANÇA

Segurança 57

As tendências económicas para o comércio electrónico transportadas através de redes não seguras, de que é exemplo a Internet, requerem a utilização de medidas adicionais para proteger a informação enviada e recebida. Para fazer qualquer negócio através da Internet a empresa deve ser considerada pelos consumidores e/ou parceiros comerciais como uma entidade idónea, que protege a sua identidade e dados pessoais dos seus parceiros de negócio, i.e., endereço , contactos, número de conta bancária, etc.. A utilização de Assinatura Digital, uma técnica de encriptação opcional, dentro das actividades comerciais, constitui uma ferramenta e serviço de valor acrescentado para garantir ao utilizador a confiançasuficiente nas transacções electrónicas em que está envolvido.

Existem outras formas de assinar e proteger documentos que estão relacionados com a utilização de protocolos de transporte, tais como, EDIINT AS1, AS2, S/MIME, entre outros.

Decidimos incluir este capitulo neste documento para realçar alguns elementos de segurança possíveis de utilizar nas Mensagens, sendo que a sua utilização depende dos dados trocados e das potenciais perdas que possam ocorrer aquando da troca de uma Mensagem corrupta maliciosa ou apenas acidental.

1. Certificados DigitaisAntes de se obter uma Assinatura Digital é necessário requerer um CertificadoDigital. Os Certificados Digitais são emitidos por uma terceira entidade acreditadadesignada por Autoridade de Certificação (AC). Quando um indivíduo forneceinformações à AC, esta entidade verifica a informação e emite um CertificadoDigital para o subscritor individual. Sendo assim, as Assinaturas Digitais utilizadas nas Mensagens EANCOM®, disponibilizadas pela AC e que fazem parte integrante do Certificado Digital, confirma que o subscritor individual é de facto a pessoanomeada no Certificado. À semelhança de um passaporte, um Certificado Digitalpode ser apresentado aos parceiros comerciais servindo de prova de identidade quando as transacções são feitas através da Internet.

Por outras palavras, um Certificado Digital é uma credencial electrónica quepermite ao subscritor individual provar a sua identidade durante as transações electrónicas e é a base para um subscritor individual poder criar uma Assinatura Digital para a utilizar em transações electrónicas, eliminando a necessidade do papel.

Existem diferentes formatos para Certificados Digitais, no entanto, os X.509v3são os utilizados nas transacções B2B e entregues por todas as Autoridades de Certificação competentes.

Há duas formas distintas para trocar os Certificados Digitais: - Dentro da transferência GS1 EANCOM® , utilizando pacotes EDIFACT, ou - Por outros meios: e-mail, discos, downloads de websites, etc..



Os Certificados Digitais emitidos segundo a estrutura certificada UN/EDIFACTpodem ser detalhados dentro do Cabeçalho de Segurança da Mensagem. Os Certificados Digitais que não sigam a estrutura certificada UN/EDIFACT têm deser carregados no pacote UN/EDIFACT, como um “attached file” num e-mail.

A forma para carregar um pacote UN/EDIFACT dentro de um documento está detalhado na Norma ISO 9735 - parte 8 e a sua utilização permite incluir objectos binários, i.e., os Certificados Digitais X.509v3 e outros, dentro de um intercâmbio,como se descreve no ponto a seguir.

2. Estrutura Certificada UN/EDIFACTA Figura abaixo mostra a Estrutura Certificada UN/EDIFACT de um Documentocom a Assinatura Digital e o Pacote UN/EDIFACT.

Fig.04 – Estrutura Certificada UN/EDIFACT

As diferentes Mensagens a serem incluídas num Intercâmbio: Segmentos UNH-UNT. Opcionalmente, pode ser anexado um objecto no Pacote UN/EDIFACT antes de terminar o Intercâmbio: Segmentos UNO-UNP.

3. Mensagens GS1 EANCOM®

Para garantir uma solução técnica eficaz para eliminar as ameaças à integridadedos documentos GS1 EANCOM®, conferindo a autenticidade do emissor e assegurando o não repudio (origem e recepção), devem inserir-se Segmentos

INTERCÂMBIO

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MENSAGEM

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PACOTE

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CABEÇALHO DO SEGMENTODE SEGURANÇA

RESUMO DO SEGMENTODE SEGURANÇA

Segurança 59

específicos no Cabeçalho e Rodapé da Mensagem. A solução adoptada para onão repudio na recepção baseia-se na Mensagem de Autenticação e Confirmaçãode Entrega, ou seja, na Mensagem AUTACK enviada pelo receptor.

3.1. Mensagem AUTACK

A Mensagem AUTACK é uma Mensagem GS1 EANCOM® que autentica o envio ou fornece um reconhecimento seguro da recepção de um Intercâmbio, Grupos, Mensagens ou Pacotes de Informação.

A Mensagem AUTACK pode ser utilizada para:

a) Autenticação segura, integridade ou não repúdio da origem das Mensagens ou Intercâmbios;

b) Confirmação de entrega ou não repúdio de recepção para Mensagens segurasou Intercâmbios, pelo que também a Mensagem AUTACK deve ser segura, ou seja, tem que ter uma Assinatura Digital.

Esta Mensagem quando utilizada para confirmação de entrega deve ser enviadapelo receptor de uma ou mais estruturas GS1 EANCOM® seguras, ou por uma terceira entidade que tenha autoridade para actuar em nome do receptor.

A AUTACK também pode ser utilizada para uma não confirmação de entrega emcaso de problemas na verificação dos resultados de segurança.

Em ambos os casos, para evitar ciclos intermináveis de troca de Mensagens, a utilização da Mensagem AUTACK não obriga o seu receptor ao envio de volta de outra AUTACK para confirmar a sua entrega.

3.2. Segmentos de Segurança nas Mensagens GS1 EANCOM®

Para garantir a integridade dos documentos GS1 EANCOM®, o não repúdio de recepção e a autenticação do emissor, devem inserir-se Segmentos de Segurança no Cabeçalho da Mensagem e outros entre o Corpo da Mensagem e no final damesma (Figura 05).

Fig. 05 - Segmentos de Segurança numa Mensagem GS1 EANCOM®

CABEÇALHO DA MENSAGEM UNH

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RODAPÉ DE SEGURANÇA UST-USR

RODAPÉ DO DOCUMENTO UNT



O Cabeçalho de Segurança especifica a seguinte informação:

- O tipo de segurança;- As entidades envolvidas (emissor, receptor, CA);- Dados associados para calcular e validar as medidas de segurança (p. ex.

Certificados Digitais);- Tipo de algoritmos utilizados;- Datas de referência (p. ex. validação dos dados).

O Rodapé de Segurança contém o Resumo das medidas de segurança a aplicar (ex. a Assinatura Digital).

Cada solução de segurança que se queira aplicar na Mensagem deve conter um par de Segmentos de Segurança (cabeçalho e rodapé) que estão associados. Ambos podem repetir-se até 99 vezes, permitindo assim aplicar 99 mecanismos de segurança sobre a mesma Mensagem, ou seja, poderíamos assinar digitalmente a Mensagem várias vezes consecutivas.

No caso de aplicar vários procedimentos de segurança, os últimos incluem os anteriores no cálculo da Assinatura Digital, conforme a Figura que se segue.

Fig. 06 - Segmentos utilizados para calcular a Assinatura Digital utilizando múltiplos níveis de segurança

4. Assinatura DigitalA utilização da Assinatura Digital realça diferentes serviços de valor acrescentado. No que diz respeito às transferências electrónicas, as técnicas de Assinatura Digital

CABEÇALHO DA MENSAGEM UNH

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CABEÇALHO DE SEGURANÇAUSH-USR (1)

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RODAPÉ DE SEGURANÇAUST-USR (1)

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RODAPÉ DE DOCUMENTOUNT

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Rodapé de segurança (1)da assinatura

Rodapé de segurança (2)

Segurança 61

representam uma contramedida real e uma solução de segurança para proteger a informação contra as mais comuns ameaças. A utilização da Assinatura Digital previne:

• Integridade do Conteúdo

Esta solução previne a alteração dos dados contidos nas Mensagens enquanto são transaccionadas entre dois parceiros comerciais.

O emissor aplica um algoritmo à Mensagem antes do seu envio para obter um valor de controlo de integridade o qual está incluído na Mensagem. O receptor aplica o mesmo algoritmo à Mensagem recebida (seguindo as instruções correspondentes) e o resultado deve corresponder ao valor de controlo de integridade enviado.

• Autenticação de Origem

Esta solução protege o receptor contra o processamento de dados de uma entidade que se faça passar por outra.

Os códigos de autenticação contidos nos Certificados Digitais, que sãodisponibilizados por uma terceira entidade autorizada para o efeito (Autoridade de Certificação),são transmitidosnaMensagemparaoreceptorparaassegurara identidade emissora e devem ser do conhecimento dos parceiros comerciais antes que seja efectuada qualquer transação electrónica. O receptor valida a Assinatura Digital, comparando-a com os códigos de autenticação contidos no Certificado Digital.

• Não Repúdio de Origem

Esta solução protege o receptor da Mensagem da recusa do envio da Mensagem por parte do emissor.

O emissor assina digitalmente a Mensagem. O receptor utiliza o código de autenticação contido na Assinatura Digital e no Certificado associado aoemissor para validar a Mensagem. Consequentemente, se a Mensagem é valida, foi o emissor que a enviou e não há qualquer possibilidade que outra entidade tenha criado esta Mensagem sem ocorrerem erros durante o processo de verificação.

• Não Repúdio da Recepção, se for implementada uma Mensagem Resposta

Esta solução protege o emissor da Mensagem da recusa ou negação da recepção da Mensagem por parte do receptor.

O emissor deve pedir a confirmação do receptor conforme recebeu aMensagem. O receptor deve incluir junto com a confirmação uma Assinatura



Digital para garantir a integridade da Mensagem de confirmação e paraautenticar a identidade do receptor.

A decisão da utilização de técnicas de Assinatura Digital dependerá, em última instância, do tipo de informação transaccionada e do número de potenciais ameaças que, intencionalmente ou acidentalmente, possam destruir a informação transmitida.

A GS1 EANCOM® permite duas formas distintas de utilização da Assinatura Digital:

• Incluindo a Assinatura Digital Anexa à Mensagem GS1 EANCOM®;

• Incluindo a Assinatura Digital Separada num documento à parte da Mensagem GS1 EANCOM® transaccionada, isto é, a Mensagem de Autenticação e Confirmação de Entrega (AUTACK) enviadaseparadamente.

4.1. Anexo versus Separado

A utilização de Assinaturas Digitais Anexas versus Assinaturas Digitais Separadas foi amplamente discutida no Grupo de Trabalho da GS1 intitulado TDT EANCOM®, do qual resultaram as seguintes conclusões:

Recomenda-se a utilização do Método Anexo quando existe:

• Atraso na recepção da AUTACK

O documento original e a Assinatura Digital podem não chegar ao mesmo tempo ao receptor, se estivermos a utilizar o Método Separado. Há muitas aplicações e excepções (constrangimentos legais) que implicam que a validação desta Assinatura Digital seja requerida antes do processamento do documento, i.e., nas Assinaturas Digitais é mandatório verificar a Assinatura antes de aceitaro conteúdo de uma Factura. Nestes casos, deve-se parar o processamento do documento e atrasá-lo até que a Mensagem AUTACK seja recepcionada para posterior validação. Quando se utiliza a Assinatura Digital Anexa toda a informação é enviada de uma vez, não sendo assim possível receber uma parte sem a outra.

Se não houver constrangimento no processo de recepção, não é necessário verificar/validar a Assinatura Digital antes de processar o documento. Nestecaso em particular, depois da recepção do documento original, a aplicação pode iniciar o processamento dos dados contidos nessa Mensagem ou Intercâmbio, i.e., enviar para o ERP e realizar o seu processamento.

• Atraso na Recepção da Mensagem

Se utilizarmos o Método da Assinatura Digital Separada também é possível

Segurança 63

receber uma Mensagem AUTACK, mas não o documento associado, sendo necessário parar o processamento até à recepção do documento original, o que cria um custo adicional no processo de recepção.

• Ambiguidade

Depois de ser feito o Mapeamento, a Mensagem é armazenada numa base de dados e removida do software-EDI. Então, quando recebemos a Mensagem AUTACK, dificilmente conseguimos relacionar as duas Mensagens.

• Requisitos Legais

Se enviarmos uma Factura Electrónica a Assinatura Digital é uma parte integrante da e-Factura que, ao ser removida, o documento deixa de ter validade legal.

Ao utilizarmos as Assinaturas Digitais Separadas podemos receber a Mensagem original, mas a Mensagem AUTACK que lhe está associada pode nunca chegar, perdendo assim a sua validade legal.

• Armazenamento

É mais fácil guardar um documento simples que utiliza Assinaturas Digitais Anexas do que dois documentos diferentes ligados por um número, como é o caso Assinaturas Digitais Separadas.

Recomenda-se a utilização do Método Separado quando se pretende obter a principal vantagem da utilização da Mensagem AUTACK, ou seja, que a própria Mensagem GS1 EANCOM® e o Intercâmbio permaneçam inalteráveis, desde que estas se baseiem nas Recomendações EANCOM® 1997/2002, Sintaxe 3. Nestes casos não será necessário procedermos à alteração de directório nem de versão da Sintaxe das Mensagens que podemos estar a utilizar actualmente.

Contudo, a utilização do Método Anexo é recomendado pelo TDT EANCOM®, bem como pelo Grupo de Trabalho da Factura Electrónica da GS1 Portugal - CODIPOR.



4.2. Coreografia das Mensagens GS1 EANCOM®

A Coreografia das Mensagens para as Assinaturas Digitais Anexas e Separadasestá detalhada na Figura seguinte:

Fig.07 – Coreografia das Mensagens GS1 EANCOM®

São os parceiros comerciais que decidem se querem utilizar a Mensagem AUTACK como Mensagem de Resposta. É recomendável que mesmo que os parceiros comerciais tenham acordado em não utilizar, enviá-la para o caso do processo de validação de Assinatura Digital falhar.

Mensagem com Assinatura Digital

Mensagem AUTACK (Resposta)

Mensagem sem Assinatura Digital

Mensagem AUTACK (Dsig)

Mensagem AUTACK (Resposta)

Emissor Receptor

Emissor Receptor

Coreografia das Mensagens – Assinaturas Digitais Anexas

Coreografia das Mensagens – Assinaturas Digitais Separadas

Segurança 65

5. Fluxo de Informação com a Assinatura DigitalNeste ponto define-se a utilização da criptografia assimétrica aplicando a chaveprivada à Mensagem, dando origem à função hash (Figura 08). Além disso, para cada Mensagem (ou conjunto de Mensagens contidas num Intercâmbio) o cliente deverá enviar a Mensagem de Acuso de Recepção.

Fig.08 – Fluxo de Informação com a Assinatura Digital

Conforme a figura demonstra, o emissor (fornecedor) envia as Mensagens (M1,M2 e M3) ao receptor (cliente) com a uma Assinatura Digital associada a cada uma das Mensagens utilizando a sua Chave Privada, o que permite gerar a função hash.

Quando o receptor recebe as Mensagens, utiliza a Chave Pública do emissor para extrair a informação contida na Mensagem, comparando estes dados com o resultado da sua função hash em cada uma das Mensagens recebidas (Cabeçalho de Segurança e Corpo da Mensagem). Se as duas sequências hash coincidem a Mensagem não foi alterada nem modificada.

Hash & Filter

AssinaturaDigital

Hash & Filter

Extrair hash da Assinatura Digital

São iguais?

Fornecedor Cliente

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Troca de Chaves Públicas

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Resposta geralAUTACK

Hash & Filter

Assinatura Digital

Hash & Filter

Extrair hash da Assinatura Digital

VerificarAUTACK

ChavePública do Fornecedor

ChavePrivada

MSAUTACK



Para verificar a identidade do emissor, o Certificado Digital permite comprovar quea Chave Pública utilizada pertence ao emissor. Os utilizadores devem dispor de um repositório de Certificados de todos os seus interlocutores.

O Cabeçalho de Segurança associado a cada Mensagem proporciona a informação necessária para localizar o Certificado que se deve utilizar, a chave pública doemissor e o número de série do Certificado.

Finalmente, para garantir o serviço de segurança de não repudio de recepção, o receptor cria uma Mensagem AUTACK onde confirma a recepção das Mensagens(M1, M2 e M3) recebidas.

A Mensagem AUTACK é assinada utilizando a chave privada do receptor e é gerada uma função hash.

Quando o emissor recebe a Mensagem AUTACK comprova a sua integridade, comparando sequências hash e a identidade de receptor, através do seu Certificado.Desta forma, encerra-se o ciclo que garante uma transacção completamente segura.

De acordo com o exemplo acima referido, o envio da Mensagem AUTACK deve realizar-se se:

• O emissor do documento o tiver solicitado.

• Forem detectados erros de validação da Assinatura Digital na Mensagem recebida.

Segurança 67

6. Mapeamento dos Segmentos de Segurança C

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7COMUNICAÇÕES

Comunicações 75

A par das Mensagens Normalizadas, do software de Conversão e dos aspectos relacionados com segurança, existe a necessidade de transmitir as informações contidas numa Mensagem desde o emissor até ao destinatário. As comunicações abrangem a transmissão de informações que incluem circuitos e redes de transmissão físicos, os componentes de hardware e software necessários para suportar as funções de comunicação de dados, os procedimentos para detectar e recuperar erros, as Normas para fazer a interface entre o equipamento do utilizador e a rede de transmissão e uma série de regras e protocolos para garantir a troca das informações.

As Normas do Sistema GS1, para os formatos de dados, foram desenvolvidas independentemente dos meios de comunicação utilizados para a transferência da informação propriamente dita. Assim, os parceiros comerciais dispõem de uma série de opções para trocarem as informações, quer através de meios físicos, quer através de telecomunicações.

A opção de comunicação utilizada dependerá dos requisitos específicos daaplicação e será definida por factores tais como o volume e a velocidade a que ainformação deve ser trocada, a calendarização das sessões de comunicação, os custos, a segurança, entre outros.

Como as telecomunicações são parte do conceito EDI, este capitulo irá centrar--se em duas opções de base: as redes de valor acrescentado ou VAN’s e a Internet.

1. Redes de Valor AcrescentadoAs Redes de Valor Acrescentado ou VAN’s – Value Added Network são, de longe, a opção favorita em termos do número de utilizadores deste tipo de serviços. As VAN’s, no entanto, possuem vantagens e desvantagens relativamente à outra opção, ou seja, a Internet.

As VAN’s operam como uma central de processamento de documentos electrónicos entre parceiros comerciais, proporcionando um serviço de armazenamento e de extracção de Mensagens. Na VAN, é atribuída uma caixa de correio ou um endereço de rede específico. Quando um emissor de umatroca EDI está pronto a enviar as respectivas Mensagens, deve apenas enviar as Mensagens para a respectiva caixa de correio na VAN sem ter de comunicar directamente com o destinatário.

Por seu turno, a VAN encaminha a Mensagem para a caixa do correio do destinatário com base na respectiva informação do endereço, onde este poderá ir buscá-la mais tarde. Numa única sessão de comunicação com a VAN, tanto o emissor como o destinatário podem enviar e receber Mensagens.

A dissociação das trocas EDI do processo de comunicação não é a única vantagem proporcionada pelas VAN’s. As ligações com as VAN’s podem ser realizadas de



várias maneiras, desde a digitação através de uma rede de telefone pública até à X.25 e com uma série de protocolos de comunicação por elas suportados.

Assim, a VAN também actua como um tampão entre o utilizador e a comunidade com que realiza transacções, podendo o utilizador comunicar através do método e protocolo mais adequado aos respectivos sistemas.

Os fornecedores de serviços VAN também facilitam a implementação da EDI ao prestarem serviços de assessoria e de apoio, postos de auxílio, software EDI e outros serviços de valor acrescentado.

Um dos inconvenientes de comunicar via VAN, é que tanto o emissor como o destinatário devem possuir uma assinatura de rede para poderem comunicar, a não ser que os respectivos serviços VAN estejam ligados entre eles. Dado ter-se registado alguma relutância por parte de fornecedores de serviços VAN para interligarem os respectivos serviços, motivado mais por preocupações comerciais do que técnicas, o utilizador poder-se-á ver obrigado a assinar vários serviços VAN para comunicar com todos os seus parceiros comerciais. Se bem que, em resultado da pressão dos utilizadores e da concorrência directa de outros novos serviços, as VAN’s tenham começado a ligar-se entre elas, é possível que os utilizadores achem esses serviços interligados como abaixo das expectativas em termos de custo, atrasos, resolução de problemas ou confirmações de recepçãode Mensagens.

2. InternetO acesso e a utilização generalizada da Internet, nos anos mais recentes, acrescentou mais uma opção para a troca de Mensagens normalizadas entre parceiros comerciais aos métodos tradicionais utilizados nos anos 80 e até meados dos anos 90.

A Internet foi originalmente desenvolvida pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos, em 1969, para criar uma extensa rede entre o Departamento da Defesa, os respectivos fornecedores e as universidades que efectuavam investigações por sua conta. À medida que a tecnologia de inter-conexão de redes se foi desenvolvendo (p. ex. Transmission Control Protocol / Inter-networking Protocol (TCP/IP)) também foi aumentado o número de redes ligadas à Internet e a sua utilização expandiu-se para abranger aplicações em que as empresas e os indivíduos podem enviar e receber e-mails.

No início dos anos 90, com o aparecimento da World Wide Web (WWW), o desenvolvimento de pacotes de software que permitiam aos utilizadores “surfarem” na Web, e o desenvolvimento de produtos multi-media com imagens coloridas, sons e animações, deram o estímulo final que convenceu os indivíduos e as empresas detodas as dimensões de que a Web e a Internet constituíam ferramentas poderosas que podiam ser utilizadas para fins de comunicação, educação, comerciais e deinformação.

Comunicações 77

À medida que a utilização da EDI foi crescendo entre as grandes empresas, as principais empresas de HUB estudaram maneiras de convencer os respectivos parceiros comerciais de pequena e média dimensão a comunicarem os respectivos dados comerciais através da EDI.

Uma das muitas razões pelas quais essas iniciativas têm deparado com a resistência de pequenas e médias empresas é o facto de que as comunicações com recurso a uma VAN, são demasiado dispendiosas de estabelecer e operar, sem quaisquer vantagens adicionais para as empresas.

Dada a sua flexibilidade, a Internet surge como uma alternativa para as pequenase médias empresas de comunicarem os seus documentos estruturados a custo razoável, ao mesmo tempo que proporcionam acesso a outros serviços. Especificamente, a Internet oferece alternativas viáveis às VAN’s.

Uma das vantagens principais da utilização da Internet é o facto das Mensagens EDI poderem ser trocadas com qualquer parceiro comercial (que possua uma ligação à Internet), independentemente da rede utilizada. Além disso, os parceiros comerciais não precisam de ter qualquer acordo específico com terceiros (p.ex.uma VAN) antes de trocarem Mensagens EDI. Por fim, considera-se que o custode utilizar a Internet para a troca de Mensagens EDI é muito menor do que o da utilização da VAN para o mesmo fim.

Contudo, a utilização da Internet apresenta algumas desvantagens que devem, seriamente, ser levadas em consideração. A maior preocupação das empresas que utilizam a Internet é o facto de que a troca de Mensagens EDI, por esta via, não ser segura e que a confirmação da entrega da Mensagem pode não ser fornecidaautomaticamente, muito embora as transmissões possam ser efectuadas em segurança e que a confirmação da recepção possa ser fornecida através da adiçãode produtos disponíveis no mercado (e/ou através de outras Mensagens EDI).

Uma conclusão válida que se pode tirar da comparação entre as opções que utilizam os serviços de uma VAN ou os da Internet para trocar Mensagens Estruturadas entre parceiros comerciais, é que se deve desmistificar a ideia errada de que porum lado o envio deste tipo de documentos através da Internet não é seguro, e por outro de que as VAN’s só são ideais para transmissões de grande volume de informação, a opção deve ser tomada com base no tempo, que constitui um factor crítico sendo que a recepção e a segurança devem ser garantidas.

De seguida apresentamos uma das recomendações da GS1 quanto a comunicações deste tipo de Mensagens entre os diferentes intervenientes.

3. EDIINT AS1 / AS2O projecto EDIINT foi criado pelo IETF - Internet Engineering Task Force para definir um protocolo que permita a transferência EDI através da Internet, ainda quemantendo um nível de serviço equivalente às trocas EDI através de uma VAN. O



objectivo é ganhar vantagem em relação às tecnologias da Internet sem qualquer impacto negativo na base instalada do utilizador de VAN’s.

As VAN’s asseguram a confidencialidade, integridade e não repúdio da informaçãotrocada, bem como a autenticação dos parceiros. Nas várias tecnologias que fornecem estas funções para a Internet também existe a aproximação do projecto EDIINT para avaliar este elementos de segurança e fornecer uma solução integrada para a comunidade utilizadora.

Os protocolos EDIINT definem um envelope para a informação que permite atransmissão dos dados através da Internet utilizando o protocolo HTTP, que é a fundação para a WWW - World Wide Web, SMTP, que é o protocolo comum de mail da internet ou FTP, File Transfer Protocol.

3.1. Vantagens do EDIINT

As solicitações do comércio electrónico Business-to-Business (B2B) devem pelo menos contemplar:

• Formatos de Mensagens acordados normalmente (GS1 EANCOM® e GS1 XML);

• Rede comum, neste caso, a Internet;

• Entrega de documentos legíveis só pelo seu receptor;

• Transmissão segura dos documentos, garantindo que a informação não pode ser lida durante o transporte em rede;

• Não Repúdio, isto é que o receptor da informação não pode negar ter recebido um documento que foi entregue, e

• A situação exacta de um documento, isto é, ser capaz de detectar alteração no seu conteúdo.

Um sistema B2B ideal também deve oferecer:

• A capacidade para dirigir a colaboração entre parceiros comerciais e controlar a informação partilhada, e o tipo de informação que pode ser trocada entre diferentes tipos de parceiros;

• A capacidade de converter informação num formato aceitável para o receptor, e

• Fornecer serviços de telecomunicações, de EDI tradicional através de redes privadas de serviços de valor acrescentado na Internet.

Comunicações 79

A maioria destes assuntos técnicos, p. ex. formatos e não repúdio, foram endereçados através do desenvolvimento de standards, tais como, UN/EDIFACT, GS1 EANCOM® e, mais recentemente, aplicações B2B XML, tais como, GS1 XML.

3.2. Funções Básicas do EDIINT

Em vez de criar novas soluções, o EDIINT baseia-se em Normas existentes para assegurar que as transferências são seguras. Por exemplo, a utilização de certificados electrónicos garante que os documentos são entregues só no receptorpretendido, que a transmissão é segura e que a identidade do emissor é autentica. O standard EDIINT permite a utilização de alguns dos mais avançados algoritmos para encriptação e assinaturas electrónicas disponíveis.

Por outro lado, o EDIINT não cobre especificamente o problema de ataques contraredes públicas e privadas. O sistema de segurança confia na utilização de routerse firewalls isolando os servidores e monitorizando o tráfego hostil.

Por forma a garantir que um documento não seja alterado durante a transacção é necessário ser capaz de localizar a transferência a diferentes níveis. Os três níveis normalmente cobertos por todos os standards de transferência são:

• A Resposta de Comunicação que confirma que o ficheiro foicorrectamente recebido pelo protocolo de comunicação, p. ex. os 256 bytes esperados foram recebidos;

• A Resposta Funcional que confirma que foi recebida uma Mensagemválida através de uma aplicação de comércio electrónico, p. ex: o envelope EDI foi aberto e o conteúdo do documento foi estruturado correctamente, e

• O Nível de Resposta Comercial que confirma que o conteúdo daMensagem foi estruturado de acordo com o processo de acordo comercial, p. ex. a recepção da nota de encomenda contém todos os componentes acordados.

O standard EDIINT junta um nível adicional para localizar uma transferência chamada a MDN-Message Disposition Notification. Desde que o EDIINT fechoua Mensagem num envelope quando foi transmitida no HTTP, é necessário saber se a Mensagem foi correctamente extraída pelo servidor do receptor. O envelope EDIINT deve, na volta, conter outro envelope (por exemplo ANSI ou EDI) com o documento real.

Geralmente o software EDIINT gere a extracção do envelope e envia o MDN, como demonstra a figura seguinte.



Fig.09 – Exemplo de envio da MDM

Os parceiros comerciais têm de ter um software AS1 ou AS2 e trocar as suas Chaves Públicas para aplicar a Assinatura Digital e a encriptação nas Mensagens a ser transaccionadas.

ERP/SI

Fornecedor

EE

ERP/SI

Cliente

EE

EE

EE

8REPOSITÓRIOS

STORAGEARQUIVO DIGITAL

Repositórios / Storage / Arquivo Digital 83

Como referimos anteriormente, as Facturas emitidas por via electrónica, passam a ter que ser arquivadas em suporte electrónico. Nesta área as combinações de soluções são muito diversificadas, mas vamo-nos centrar nas seguintessoluções:

- In-House – A entidade que arquiva electronicamente os documentos, implementa e mantém a sua infra-estrutura de arquivo digital, obedecendo aos requisitos definidos na legislação;

- Outsourcing – A entidade que pretende arquivar electronicamente os documentos recorre a uma entidade externa para esse fim. A entidadeque presta este tipo de serviço, normalmente pode prestar muitos outros, como por exemplo: - assinar os documentos, fazer gestão das assinaturas, colocar os dados da Factura na sintaxe que o destinatário pretende recebê--los, entre outros.

Caso se opte por uma solução de outsourcing, convém definirpromenorizadamente as condições da prestação desse serviço e resumi-las a escrito num contracto, no qual são referidas claramente as responsabilidades de cada uma das partes, não esquecendo que mesmo nesta situação a responsabilidade das Facturas e dos dados nelas contidas continuam a ser inteiramente do emissor das mesmas.

Seja qual for a solução que venham a utilizar há que garantir:

- a integridade da informação arquivada electronicamente; - a disponibilidade no acesso on-line à informação por parte da Administração

Fiscal; - que os sujeitos passivos, residentes em território nacional, que utilizem o

Arquivo Digital e, consequentemente, a Factura Electrónica, podem manter o registo das Facturas e documentos equivalentes, os livros e demais registos, num repositório localizado na União Europeia (UE) ou para o caso de o Arquivo Digital se encontrar fora do território da UE mediante autorização.

1. Cenário IPara os cenários abaixo detalhados convém definir cada uma das Mensagens.Assim:

Mensagem AUTACK – A Mensagem AUTACK ou Mensagem de Autenticação e Confirmação de Entrega, permite a transmissão de dados devidamenteautenticados. Esta Mensagem é utilizada para transportar a Assinatura Digital e informação relacionada, necessária para o receptor proceder à validação da Assinatura Digital do emissor e é utilizada apenas no Cenário I.

Mensagem CONTRL – A Mensagem CONTRL ou Mensagem Relatório de Sintaxe, é uma Mensagem que serve para fazer uma validação sintática



da Mensagem original durante o seu processamento, podendo rejeitá-la especificando o erro na Mensagem ou Intercâmbio.

Mensagem APERAK - A Mensagem APERAK é uma Mensagem que serve para fazer uma validação semântica da Mensagem original durante o seu processamento, podendo rejeitá-la especificando o erro na Mensagem ouIntercâmbio.

Fig.10 - Cenário I - Coreografia das Mensagens

Neste Cenário, os fluxos das Mensagens devem funcionar da seguinte forma:

1 - A Factura Electrónica é recebida, sendo a sua Assinatura Digital verificada(incluindo a validade do Certificado). Caso haja algum problema nesta fase,será enviada uma AUTACK ao emissor, reportando qual(is) o(s) problema(s) encontrado(s) e o fluxo termina.

2 - Caso contrário, é feita a verificação sintáctica da Mensagem. Caso haja algumproblema nesta fase, será enviada uma CONTRL ao emissor, reportando qual(is) o(s) problema(s) encontrado(s) e o fluxo termina.

3 - Caso contrário, é feita a verificação semântica da Mensagem e é enviadauma APERAK ao emissor, reportando sucesso ou qual(is) o(s) problema(s) encontrado(s) e o fluxo termina, sendo a Mensagem posteriormentecontabilizada e integrada no ERP.

EE

ERP/SI

EE EE

EE

ERP/SI

Fornecedor Cliente1 1

2 2

AUTACK

CONTRL

APERAK

1 Conteúdo

Assinatura Digital

Repositório / Storage / Arquivo Digital

Mapa Recapitulativo

2

3

4

5 ERP

33

4 4

5 5

Repositórios / Storage / Arquivo Digital 85

2. Cenário II

Fig.11 - Cenário II - Coreografia das Mensagens

Neste Cenário, os fluxos destas Mensagens devem funcionar da seguinte forma:

1 - A Factura é recebida, mas a Assinatura Digital não é verificada. Nesta faseserá enviada uma CONTRL que serve exclusivamente para acusar a recepção da Factura e informar em que estado se encontra (pendente, contabilizada, em processamento, ...).

2 - Por fim é feita uma verificação semântica da Mensagem, e é enviada umaAPERAK ao emissor, reportando sucesso ou qual(is) o(s) problema(s) encontrado(s) e o fluxo termina, sendo a Mensagem posteriormentecontabilizada e integrada no ERP.

Relativamente a este tópico, o Grupo de Trabalho chegou à conclusão que para a obtenção de mais valias adicionais neste projecto/programa é essencial existir comunicação, sincronização, alinhamento da informação entre os diferentes repositórios dos interlocutores, pelo que este assunto deverá ser analisado posteriormente, fora do âmbito deste Grupo de Trabalho.

EE

ERP/SI

EE EE

EE

ERP/SI

Fornecedor Cliente1 1

2 2

CONTRL

APERAK

1 Conteúdo

Assinatura Digital

Repositório / Storage / Arquivo Digital

Mapa Recapitulativo

2

3

4

5 ERP

33

4 4

5 5

9ENQUADRAMENTO LEGAL

Enquadramento Legal 89

As recomendações que se fazem neste documento para a introdução da Factura Electrónica, estão conformes a legislação comunitária e nacional em vigor, de forma a garantirem os requisitos de validade legal dos documentos transaccionados. Assim, as Facturas Electrónicas que tenham aposto uma Assinatura Digital Avançada têm validade legal/fiscal, o que permite eliminar definitivamente o papel nestas transações.

O quadro legal que regulamenta o regime jurídico das Facturas Electrónicas foi criado em sede de direito comunitário através de Directivas, posteriormente transpostas pelo nosso ordenamento jurídico, destacando de seguida os diplomas fundamentais sobre esta matéria:

Foi aprovada no passado dia 31 de Agosto, em Reunião de Conselho de Ministros, um Projecto de Decreto-lei que visa regulamentar as “condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica, nos termos do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado”.

Quanto a este projecto importa realçar algumas das medidas que visam desmaterializar

Decreto-lei n,º 290-D/99, de 2 de Agosto Objecto de posterior alteração Decreto-lei n,º 62/2003, de 3 de Abril Decreto-lei n.º 165/2004, de 6 de Julho

Aprova o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital

Decreto Regulamentar n.º 25/2004, de 15 de Julho

Define as características do contrato de seguro obrigatório de responsabilidade civil a que se refere a alínea d) do art.º 12 do D.L. 290-D/99, de 2 de Agosto

Portaria 1370/2000, de 12 de Setembro

Cria o Conselho Técnico de Crdenciação como estrutura de apoio ao Instituto das Tecnologias da Informação da Justiça no exercício das funções de autoridade credenciadora de entidades certificadoras de assinaturas digitais

Decreto-lei 234/2000, de 25 de Setembro

Criação da Entidade de Certificação Electrónica do Estado – Infra-Estrututas de Chaves Públicas (ECEE)

Resolução do Conselho de Ministros n.º 171/2005, de 3 de Novembro

Transpõe para a ordem jurídica nacional a Directiva 2001/115/CE, do Conselho, de 20 de Dezembro, que altera a Directiva n.º 77/388/CEE, tendo em vista simplificar, modernizar e harmonizar as condições aplicáveis à facturação em matéria de imposto sobre o valor acrescentado

Decreto-Lei 256/2003, de 21 de Outubro

Estabelece a equiparação entre a factura emitida em suporte de papel e a factura electrónica

Decreto-Lei 375/99, de 18 de Setembro Revogado

Condições e requisitos de utilização da factura ou documento equivalente transmitidos por via electrónica

Decreto Regulamentar n.º 16/2000, de 2 de Outubro Revogado

Aprova o modelo de impresso para pedido de autorização de um sistema de facturação electrónica

Portaria n.º 52/2002, de 12 de Janeiro Revogado

Determina os critérios para a adopção, por parte da Administração Pública, do sistema de facturação electrónica

Resolução do Conselho de Ministros n.º 137/2005, de 17 de Agosto



os sistemas de facturação:

• regular as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica nos termos do Código do IVA;• prever as funcionalidades que os sistemas de facturação electrónica devem garantir;• prever as funcionalidades do sistema de facturação electrónica podem ser asseguradas, no todo ou em parte, por terceiros em nome e por conta do sujeito passivo;• prever que as facturas ou documentos equivalentes podem ser emitidos por via electrónica, sob reserva de aceitação pelo destinatário, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante a utilização da assinatura electrónica avançada ou de um sistema de intercâmbio electrónico de dados que siga as condições jurídicas do “Acordo-tipo EDI Europeu” aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE da Comissão, de 19 de Outubro de 1994;• prever o acesso directo e sem restrições da Administração Tributária às facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica, ao sistema informático de apoio à facturação, utilizando o seu próprio hardware ou software, o do sujeito passivo ou o de entidade terceira, dentro do país ou fora dele, a partir do território nacional.

No que concerne aos mecanismos de certificação e controlo, optou-se por fazer umaremissão para o regime jurídico constante do Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de Agosto, que se aplica aos documentos electrónicos e da assinatura digital, na redacção que lhe foi dada pelos Decretos-Lei n.º 62/2003, de 3 de Abril, n.º 165/2004, de 6 de Julho e n.º 116-A/2006, de 16 de Junho.

Relativamente aos sistemas de transferência electrónica de dadaos (EDI), seguiu-se o ditame da Directiva n.º 2001/115/CEE do Conselho de 20 de Dezembro de 2001, remetendo-se para o designado “Acordo-tipo EDI Europeu”, tal como se encontra definido no artigo 2º da Recomendação n.º 1994/820/CE da Comissão, de 19 deOutubro de 1994, relativa aos aspectos jurídicos da transferência electrónica de dados.

Muito embora a transposição da Directiva nº2001/115/CE do Conselho, de 20 de Dezembro de 2001, diga claramente que podemos enviar as Facturas Electrónicas utilizando Assinaturas Digitais Avançadas ou EDI (Transferência Electrónica de Documentos) nas Mensagens, o Grupo de Trabalho da Factura Electrónica da Grande Distribuição GS1 deliberou que sempre que se transaccionem estes documentos (facturas electrónicas) deve ser sempre utilizada a Assinatura Digital Avançada, independentemente da utilização da EDI .

É importante recordar que não estamos a assinar as Facturas no sentido de uma assinatura manuscrita, mas que assinamos digitalmente as Facturas para garantir a integridade do seu conteúdo e a autenticidade dos interlocutores. A utilização da Assinatura Digital nas Facturas Electrónicas é, portanto, um mero mecanismo de segurança e não deve entender-se como uma operação de assinatura manuscrita.

10EXEMPLOS

Exemplos 93

Os exemplos aqui apresentados reflectem diferentes tipos de ficheiros que asempresas receptoras das Facturas Electrónicas poderão receber de acordo com os Mapeamentos atrás mencionados (Capítulo 5º). A integração destes nos seus ERP’s poderá não incidir sobre a totalidade dos dados enviados, ou seja, este será o ficheiro que todos os fornecedores devem enviar, sendo que nem todos osclientes irão utilizar a totalidade da informação que neles conste.

1. Exemplo 01 - Factura OriginalQUANDO A UMA GUIA DE REMESSA CORRESPONDE UMA E UMA SÓ FACTURA

UNH+0001+INVOIC:D:01B:UN:EAN010' Factura que utiliza o standard GS1 EANCOM®, versão D01.B. O identificador da Mensagem no envelope é 0001

BGM+380+432097+9' Factura original com o nº 432097 DTM+137:20060131:102' A data de emissão da Factura é 31 de Janeiro

de 2006 FTX+ZZZ+1+0001+Sobre estes produtos incidem ainda descontos e outras contrapartidas:decorrentes de todos os contratos e acordos celebrados entre as partes:nos termos do art 3º do decreto lei nº370/93, de 29 de Outubro:com a nova redação dada pelo D.L.nº.140/98 de 16 de Maio'

Informação em texto livre com o código 0001 que indica que sobre os respectivos produtos incidem ainda descontos e outras contrapartidas:decorrentes de todos os contratos e acordos celebrados entre as partes

FTX+ZZZ+1+0003+OS PRECOS INCLUEM O CUSTO DO PONTO VERDE'

Informação do fornecedor em texto livre com o código 0003 indicando que os preços já incluem o custo do ponto verde

RFF+ON:9523' Número da Nota de Encomenda 9523 DTM+171:20060126:102' Referência data 26 de Janeiro de 2006 RFF+DQ:76235' Número da Guia de Remessa 76235 DTM+171:20060130:102' Referência data 30 de Janeiro de 2006 NAD+BY+ 5600099999992::9++ABC DA FRUTA LDA+RUA DA PERA nº1+TORRES VEDRAS+LISBOA+2560-000+PT'

Identificação do comprador (GLN seguido de ::9 que menciona a entidade que forneceu o código)

RFF+ALV:5000' Capital social 5000 Euros RFF+VA:100200300' Número de Contribuinte 100200300 RFF+XA:87654' Número da Certidão do Registo Comercial CTA+AD+:MARIA PEVIDE’ Contacto e respectiva função

(AD=Departamento de Contabilidade) COM+351261000000:TE' Número de telefone do contacto 261000000 COM+351261000001:FX' Número de fax do contacto 261000001 [email protected]:EM' E-mail do contacto : [email protected] CTA+AR+:MARIA PEVIDE’ Contacto e respectiva função

(AR= Departamento de Contabilidade dedicado a clientes)

COM+351261000000:TE' Número de telefone do contacto 261000000 COM+351261000001:FX' Número de fax do contacto 261000001 [email protected]:EM' E-mail do contacto : [email protected] NAD+SU+ 5600099999985::9++B-A BA DAS COMPRAS SA+RUA JOSÉ MOURINHO 3º+VITORIA+SETUBAL+2910-000+PT'

Identificação do fornecedor Português com o código de localização “5600099999985” e respectiva designação e morada

RFF+ALV:10000000' Indicação do valor do Capital Social de 10000000 Euros

RFF+VA:400500600' Indicação do Número de Contribuinte 400500600

RFF+XA:34870' Número da Certidão do Registo Comercial CTA+AD+:ABRAMOVICH’ O contacto para quem se deverá dirigir a

informação relativa à Factura é o Abramovich do Departamento de Contabilidade

COM+351265000000:TE' O responsável pode ser contactado pelo telefone 265000000

COM+351265000001:FX' O responsável pode ser contactado pelo fax 265000001

COM+ [email protected]:EM' O responsável pode ser contactado através do e-mail [email protected]

CTA+AR+:RAMILDA OLIVEIRA’ Nome do contacto do Departamento de Contabilidade dedicado a clientes

COM+351265000010:TE' O responsável pelo Departamento de Contabilidade dedicado a clientes pode ser contactado pelo telefone 265000010

COM+351265000011:FX' O responsável pelo Departamento de

SEGMENTO DESCRIÇÃO



COM+351265000000:TE' O responsável pode ser contactado pelo telefone 265000000

COM+351265000001:FX' O responsável pode ser contactado pelo fax 265000001

COM+ [email protected]:EM' O responsável pode ser contactado através do e-mail [email protected]

CTA+AR+:RAMILDA OLIVEIRA’ Nome do contacto do Departamento de Contabilidade dedicado a clientes


COM+351265000011:FX' O responsável pelo Departamento de Contabilidade dedicado a clientes pode ser contactado pelo fax 265000011

COM+ [email protected]:EM' O responsável pelo Departamento de Contabilidade dedicado a clientes pode ser contactado do e-mail [email protected]

CUX+2:EUR:4' Indica que a Unidade Monetária de Referência (2) e a Unidade Monetária de Facturação da Factura é o Euro (4)

PAT+1++29:3:D:90' Este segmento indica que o cliente tem 90 dias, a partir da data de entrega, para efectuar o pagamento

DTM+12:20020831:102' Indica que a data de vencimento para aplicação de desconto (12) é 31 de Agosto de 2002

DTM+13:20020831:102' Indica que a data do vencimento das condições de pagamento (13) é 31 de Agosto de 2002

PCD+12:2.5' Desconto de 2.5 % TDT+20+00AA00+30' Este segmento indica que a matrícula da

viatura é 00-AA-00 sendo transporte rodoviário

LOC+9+5600099999961::9' Este segmento indica que o local de carga da mercadoria (9) será feita no código de localização “5600099999961”

DTM+186:20010606:102' Indicação da Data/Hora de Partida, actual (186) 06 de Junho de 2001, seguido do qualificador de formato de data/hora/período (102) AAAAMMDD

LOC+7+5600099999978::9' Este segmento indica que o local de entrega (7) será feita no código de localização “5600099999978”

DTM+35:20010606:102' Indicação da Data/Hora de Entrega, actual (35) 06 de Junho de 2001, seguido do qualificador de formato de data/hora/período (102) AAAAMMDD

DTM+1:20010606:102' Indicação da Data/Hora conclusão dos Serviços (1) dia 06 de Junho de 2001, seguido do qualificador de formato de data/hora/período (102) AAAAMMDD

ALC+C+6++FC’ Indicação de encargos com fretes ALC+PN+6++FC’ Segmento indicando os encargos com

Paletes (PN) MOA+23:123’ O valor do encargo aplicado (23) à Factura é

de 123 Euros TAX+7+VAT+++:::21+S’ Sobre o encargo aplica-se uma taxa de IVA

(VAT) de 21%


Exemplos 95

LIN+1++05601234000016:SRV' A primeira linha é referente ao artigo com o GTIN (SRV) 05601234000016

PIA+1+ABC5343:IN+27123456789:SA' Este segmento permite uma identificação adicional a nível do artigo (1) com a descrição do produto e o código interno do artigo do cliente (27123456789)

IMD+F+DSC::9+CU:::PERA ROCHA’ A linha refere-se à descrição do artigo em formato livre (F), respectiva descrição do produto (DSC) indicação da entidade responsável pela identificação (9) e indicação de respectiva unidade de consumo (CU) e com a respectiva descrição do produto “PERA ROCHA”

QTY+47:100:KGM' Quantidade Facturada (47) em Quilos (KGM), neste caso 100 Kgs

FTX Texto livre MOA+203:110' O Montante da linha de artigo (203) é de 110

Euros PRI+AAA:1.10:KGM' Valor unitário com descontos, com encargos

e sem impostos (AAA) do artigo é de 1,10 Euros

PRI+AAB:0.90:KGM' Valor unitário sem descontos, encargos e impostos (AAB) do artigo é de 0,90 Euros

PAC+5++BX' Indicação do número de caixas (BX) 5 TAX+7+VAT++104.50+:::21' A base de imposto será 110-5.50=104.50 MOA+124:21.945' Montante de imposto ALC+A+++1+TD' PCD+1:0.05' Aplicação de uma taxa de 0,05 % de

desconto sobre o valor do artigo MOA+204:5.50' Montante do Desconto LIN+2++05601234000023:SRV' A segunda linha é referente ao artigo com o

GTIN (SRV) 05601234000023 PIA+1+EFG6444:IN+27123456790:SA' Este segmento permite uma identificação

adicional a nível do artigo (1) com a descrição do produto e o código interno do artigo do cliente (27123456790)

IMD+F+DSC::9+CU:::PESSEGOS EMBALADOS EM VACUO’

A linha refere-se à descrição do artigo em formato livre (F), respectiva descrição do produto (DSC) indicação da entidade responsável pela identificação (9) e indicação de respectiva unidade de consumo (CU) com a respectiva descrição do produto “PESSEGOS EMBALADOS EM VACUO”

QTY+47:165' Quantidade Facturada 165 unidades QTY+59:15' Este segmento indica o número de unidades

de consumo dentro de uma unidade de expedição (59) neste caso 15 unidades.

QTY+192:45' Indica que a quantidade gratuita é de 45 unidades.


Euros PRI+AAA:0.80' Valor unitário do artigo é 0,80 Euros com

descontos, encargos e sem impostos PRI+AAB:0.65' O Valor unitário do artigo sem descontos,

encargos e impostos PAC+14++BX' Indicação do número de caixas (BX) 14 TAX+7+VAT++112.20+:::21' A base de imposto será 132-19.80=112.20 MOA+124:23.652' Montante de imposto




ALC+A+++1+TD' PCD+1:0.15' Aplicação de uma taxa de 0,15 % de

desconto sobre o valor do artigo MOA+204:19.80' Montante do Desconto UNS+S' CNT+2:2' MOA+9:262.297' Montante total a pagar MOA+79:242' Montante total das linhas do artigo MOA+98:242' Montante original MOA+125:216.70' Montante tributável MOA+128:262.297’ Montante total MOA+131:45.597’ Montante total de encargos MOA+138:25.30’ Montante total de descontos TAX+7+VAT++216.70+:::21' A base de imposto será

104.50+112.20=216.70 MOA+124:45.597’ Montante de imposto TAX+7+VAT++216.70+:::21' A base de imposto será

104.50+112.20=216.70 MOA+176:45.597’ Montante total de imposto UNT+90+1'


Exemplos 97

10.2. Exemplo 02 - Factura OriginalQUANDO A UMA FACTURA CORRESPONDEM VÁRIAS GUIAS DE REMESSAS

UNH+0001+INVOIC:D:01B:UN:EAN010' BGM+380+986324+9' Factura original com o nº 986324 DTM+137:20060131:102' Referência data 31 de Janeiro de 2006 FTX+ZZZ+1+0001+Sobre estes produtos incidem ainda descontos e outras contrapartidas: decorrentes de todos os contratos e acordos celebrados entre as partes: nos termos do art 3º do decreto lei nº370/93, de 29 de Outubro: com a nova redacção dada pelo D.L.nº.140/98 de 16 de Maio'

Informação em texto livre com o código 0001 indica que sobre produtos incidem ainda descontos e outras contrapartidas: decorrentes de todos os contratos e acordos celebrados entre as partes

FTX+ZZZ+1+0003+OS PRECOS INCLUEM O CUSTO DO PONTO VERDE'

Informação do fornecedor em texto livre com o código 0003 indicando que os preços já incluem o custo do ponto verde

RFF+ON:346823' Número da Nota de Encomenda 346823 DTM+171:20060126:102' Referência data 26 de Janeiro de 2006 NAD+BY+ 5600099999992::9++ABC DOS LIVROS SA+RUA DA BIBLIOTECA nº1+TORRES VEDRAS+LISBOA+2560-000+PT'

Identificação do comprador através GLN

RFF+ALV:5000000' Capital Social 5000000 Euros RFF+VA:100200399' Número de Contribuinte 100200399 RFF+XA:32489' Número da Certidão do Registo Comercial CTA+AD+:MANUEL REVISOR’ Contacto e respectiva função

(AD= Departamento de Contabilidade) COM+351261000002:TE' Número de telefone do contacto 261000002 COM+351261000003:FX' Número de fax do contacto 261000003 [email protected]:EM' E-mail do contacto : [email protected] CTA+AR+:MARIA LEITORA’ Contacto e respectiva função

(AR=Departamento de Contabilidade dedicado a clientes)

COM+351261000002:TE' Número de telefone do contacto 261000000 COM+351261000003:FX' Número de fax do contacto 261000000 [email protected]:EM' E-mail do contacto : [email protected] NAD+SU+ 5600099999985::9++B-A BA DAS COMPRAS SA+RUA JOSÉ MOURINHO 3º+VITORIA+SETUBAL+2910-000+PT'

Identificação do fornecedor Português com o código de localização “5600099999985” com o nome B-A BA DAS COMPRAS SA “ e cujo o endereço é o resultado com o respectivo endereço

RFF+ALV:10000000' Capital Social 10000000 Euros RFF+VA:400500600' Indicação do Número de Contribuinte

400500600 RFF+XA:34870' Número da Certidão do Registo Comercial CTA+AD+:ABRAMOVICH’ Contacto e respectiva função

(AD= Departamento de Contabilidade) COM+351265000000:TE' Número de telefone do contacto 261000000 COM+351265000001:FX' Número de fax do contacto 261000000 COM+ [email protected]:EM' E-mail do contacto:

[email protected] CTA+AR+:RAMILDA OLIVEIRA’ Contacto e respectiva função

(AR= Departamento de Contabilidade dedicado a clientes)


COM+351265000011:FX' O responsável pelo Departamento de Contabilidade dedicado a clientes pode ser contactado pelo fax 265000011

COM+ [email protected]:EM' E-mail do contacto : [email protected] CUX+2:EUR:4' Indica que a Unidade Monetária de

Referência (2) e a Unidade Monetária de Facturação da Factura é o Euro (4)




COM+ [email protected]:EM' E-mail do contacto : [email protected] CUX+2:EUR:4' Indica que a Unidade Monetária de

Referência (2) e a Unidade Monetária de Facturação da Factura é o Euro (4)

PAT+1++29:3:D:90' Este segmento indica que o cliente tem 90 dias, a partir da data de entrega, para efectuar o pagamento

DTM+12:20020831:102' Indica que a data de vencimento para aplicação de desconto (12) é 31 de Agosto de 2002

DTM+13:20020831:102' Indica que a data do vencimento das condições de pagamento (13) é 31 de Agosto de 2002

PCD+12:2.5' Desconto de 2.5 % TDT+20+00AA00+30' Este segmento indica que o transporte

principal (20) com a matrícula da viatura 00-AA-00 e através de transporte rodoviário (30)

LOC+9+5600099999961::9' Este segmento indica que o local de carga da mercadoria (9) será feita no código de localização “5600099999961”

DTM+186:20010606:102' Indicação da Data/Hora de Partida, actual (186) 06 de Junho de 2001, seguido do qualificador de formato de data/hora/período (102) AAAAMMDD

LOC+7+5600099999978::9' Este segmento indica que o local de entrega (7) será feita no código de localização “5600099999978”

DTM+35:20010606:102' Indicação da Data/Hora de Entrega, actual (35) 06 de Junho de 2001, seguido do qualificador de formato de data/hora/período (102) AAAAMMDD

DTM+1:20010606:102' A data de emissão da Factura é 06 de Junho de 2001

ALC+C+6++FC’ Indicação de encargos com fretes ALC+PN+6++FC’ Segmento indicando os encargos com

Paletes (PN) MOA+23:123’ TAX+7+VAT+++:::21+S’ LIN+1++05601234000030:SRV' A primeira linha é referente ao artigo com o

GTIN (SRV) 05601234000030 PIA+1+ABC5343:IN+27123456789:SA' Este segmento permite uma identificação


IMD+F+DSC::9+CU:::PERA ROCHA’ A linha refere-se à descrição do artigo em formato livre (F), respectiva descrição do produto (DSC) indicação da entidade responsável pela identificação (9) e indicação de respectiva unidade de consumo (CU) e com a respectiva descrição do produto “PERA ROCHA”

QTY+47:100:KGM' Quantidade Facturada (47) em Quilos (KGM), neste caso 100 Kgs


Euros PRI+AAA:1.10:KGM' Valor unitário do artigo é de 1,10 Euros com

descontos, com encargos e sem impostos (AAA)


Exemplos 99

PRI+AAB:0.90:KGM' Valor unitário do artigo é de 0,90 Euros sem descontos, encargos e impostos (AAB)

RFF+DQ: Número da Guia de Remessa 76235 DTM PAC+5++BX' Indicação do número de caixas (BX) 5 TAX+7+VAT++104.50+:::21' A base de imposto será 110-5.50=104.50 MOA+124:21.945' Montante de imposto ALC+A+++1+TD' PCD+1:0.05' Desconto de 0.05 % MOA+204:5.50' Montante do Desconto LIN+2++05601234000047:SRV' A segunda linha é referente ao artigo com o




A linha refere-se à descrição do artigo em formato livre (F), respectiva descrição do produto (DSC) indicação da entidade responsável pela identificação (9) e indicação de respectiva unidade de consumo (CU) e com a respectiva descrição do produto “PESSEGOS EMBALADOS EM VACUO”

QTY+47:165' Quantidade Facturada (47) em Quilos (KGM), neste caso 165 Kgs

QTY+59:15' Este segmento indica o número de unidades de consumo dentro de uma unidade de expedição (59) neste caso 15 unidades.

QTY+192:45' Indica a quantidade gratuita (192), no exemplo são 45 unidades.

FTX MOA+203:132' O Montante da linha de artigo (203) é de 132

Euros PRI+AAA:0.80' Valor unitário do artigo é de 0,80 Euros com

descontos, com encargos e sem impostos (AAA)

PRI+AAB:0.65' Valor unitário do artigo é de 0,65 Euros sem descontos, encargos e impostos (AAB)

PAC+14++BX' Indicação do número de caixas (BX) 14 TAX+7+VAT++112.20+:::21' A base de imposto será 132-19.80=112.20 MOA+124:23.652' Montante de imposto ALC+A+++1+TD' PCD+1:15' 15 % de desconto MOA+204:19.80' Montante de Desconto LIN+3++05601234000054:SRV' A segunda linha é referente ao artigo com o




A linha refere-se à descrição do artigo em formato livre (F), respectiva descrição do produto (DSC) indicação da entidade responsável pela identificação (9) e indicação de respectiva unidade de consumo (CU) e com a respectiva descrição do produto “PESSEGOS EMBALADOS EM VACUO”

QTY+47:165' Quantidade Facturada (47) em Quilos (KGM), neste caso 165 Kg




SEGMENTO DESCRIÇÃOQTY+59:15' Este segmento indica o número de unidades

de consumo dentro de uma unidade de expedição (59) neste caso 15 unidades.

QTY+192:45' Indica que a quantidade gratuita é de 45 unidades.


Euros PRI+AAA:0.80' Valor unitário do artigo é 0,80 Euros com

descontos, encargos e sem impostos PRI+AAB:0.65' O Valor unitário do artigo sem descontos,

encargos e impostos PAC+14++BX' Indicação do número de caixas (BX) 14 TAX+7+VAT++112.20+:::21' A base de imposto será 132-19.80=112.20 MOA+124:23.652' Montante de imposto ALC+A+++1+TD' PCD+1:0.15' Aplicação de uma taxa de 0,15 % de

desconto sobre o valor do artigo MOA+204:19.80' Montante do Desconto UNS+S' CNT+2:2' MOA+9:262.297' Montante total a pagar MOA+79:242' Montante total das linhas do artigo MOA+98:242' Montante original MOA+125:216.70' Montante tributável MOA+128:262.297’ Montante total MOA+131:45.597’ Montante total de encargos MOA+138:25.30’ Montante total de descontos TAX+7+VAT++216.70+:::21' A base de imposto será

104.50+112.20=216.70 MOA+124:45.597’ Montante de imposto TAX+7+VAT++216.70+:::21' A base de imposto será

104.50+112.20=216.70 MOA+176:45.597’ Montante total de imposto UNT+90+1'

11PASSO-A-PASSO

Passo-a-Passo 103

1. Factura ElectrónicaA EDI constitui uma metodologia empresarial que pode ser utilizada de várias maneiras dependendo dos objectivos ou requisitos definidos, com impactosdistintos na organização. Como tal, é essencial desenvolver um plano estratégico para a EDI, bem como um projecto de implementação da Factura Electrónica de um modo eficiente e organizado. Neste sentido, descrevem-se os tópicos principaisa seguir:

1. Estudo de Viabilidade da implementação do projecto da Factura Electrónica• Quais são os fornecedores, clientes e concorrentes que já a utilizam ou

podem vir a utilizar?• Porque motivo e de que modo é que estes utilizam a Factura Electrónica?• Quais são os impactos prováveis junto dos fornecedores e clientes de se

utilizar ou não a Factura Electrónica?• Quais os benefícios e riscos para a organização da realização ou não do

projecto? • Quais os custos envolvidos?

2. Plano Estratégico • Determinar as necessidades de negócio e de informação• Definir os objectivos do projecto/programa da Factura Electrónica• Definir a estratégia do projecto• Desenvolver o plano de implementação

3. Empenho da Gestão de Topo O empenho da Gestão de Topo é crítico para o êxito deste tipo de projectos para:

• Implementar re-engenharia de processos no seio da organização.• Libertar os Recursos Humanos e Financeiros para a execução do projecto,

sendo que normalmente é necessário 1 Responsável do Projecto, Equipa de Projecto multidisciplinar e quando necessário recursos externos especializados.

• Motivar e sensibilizar os diversos gestores funcionais e os diferentes departamentos para o trabalho efectuado pela equipa de projecto.

4. Formação Interna

5. Análise do Software e Hardware Deve-se analisar os sistemas de informação existentes e, se for o caso, adquirir a infra-estrutura tecnológica, por forma a cumprir com todos os requisitos necessários e suficientes ao processamento da Factura Electrónica.

6. Selecção do(s) Parceiro(s) PilotoOs parceiros comerciais com os quais se tenha relações privilegiadas e cuja quantidade de facturas transaccionadas justifique a implementação do projecto.

7. Definir a Calendarização do projecto



8. Escolha das Comunicações

9. Assinatura Digital e GLN-Global Location NumberPara obter a Assinatura Digital deve-se solicitar o(s) Certificado(s) Digital(ais) àsAutoridades de Certificação autorizadas e competentes.

Para obter o GLN ou Código de Localização GS1 deve-se solicitar à GS1 Portugal - CODIPOR a sua atribuição.

10. Teste com Parceiro Piloto

11. Adaptação dos Procedimentos

12. Celebração do Acordo para a Transferência Electrónica de Documentos entre Parceiros Comerciais

13. Expansão do Projecto/Programa aos parceiros comerciais que representem o maior volume de documentos Factura ou equivalentes transaccionado.

2. Assinatura DigitalDetalhamos a seguir os passos essenciais que se devem efectuar antes de utilizar a Assinatura Digital:

• Comprovar que o Software-EDI Mapeador Conversor pode suportar a aplicação da Assinatura Digital. Na página da GS1 Portugal - CODIPOR (www.gs1pt.org) pode encontrar informação sobre as empresas que comercializam estes softwares.

• Obter o conjunto de chaves assimétricas (pública e privada), ou seja, o Certificado Digital emitido pela autoridade de certificação competente(CA).

• Informar aos seus parceiros comerciais apenas a Chave Pública do Certificado ou juntar o Certificado como um objecto numa transacção GS1EANCOM®.

• Realizar testes de Intercâmbio para verificar o correcto funcionamento.

12EXEMPLO DE ACORDO

PARA A EDI ENTRE PARCEIROS COMERCIAIS

Exemplo de Acordo para a EDI entre Parceiros Comerciais 107

1. Introdução

1.1. O papel do “Interchange Agreement”

Nas últimas décadas, devido à forma como o desenvolvimento tecnológico se tem vindo a processar verifica-se que as inovações tecnológicas têm precedidosempre o tratamento e institucionalização dos aspectos legais que as envolvem.

Foi o caso do telex e do fax, meios electrónicos de transferência de informação, amplamente difundidos nos últimos anos e adoptados como uma das formas mais rápidas para a obtenção de dados de natureza diversa. Em ambos os casos, apesar do avanço tecnológico dos equipamentos utilizados já possibilitarem o controlo, registo e auditoria das operações dos aparelhos emissores e receptores, ainda se verificam algumas incertezas quanto ao tratamento jurídico dos documentosproduzidos quer por telex, quer por fax, não existindo ainda uma política europeia comum quanto aos aspectos relacionados com a validade desses mesmos documentos, como “prova de facto”.

No entanto, esta indefinição de enquadramento legal não foi motivo para que esses meios de comunicação não se institucionalizassem, tendo sido adoptadas como formas privilegiadas para troca de informação entre as empresas.

A dinâmica empresarial entrou na era da informação, onde as actividades comerciais tendem cada vez mais para se internacionalizarem e a informação passou a ser encarada como condição “sine qua non” para o desenvolvimento de qualquer negócio.

O processo de EDI - Transferência Electrónica de Dados de natureza comercial reveste-se de alguns aspectos ainda não contemplados por enquadramento legislativo. No entanto, há poucos impedimentos legais ao seu desenvolvimento. Neste contexto, é evidente a importância do “Interchange Agreement”, como meio de garantir o cumprimento de determinadas regras básicas entre os parceiros intervenientes nas transacções electrónicas.

O “Interchange Agreement” ou Acordo para a Transferência Electrónica de Documentos entre Parceiros Comerciais deve, nesta perspectiva, contemplar os direitos e deveres das partes envolvidas, bem como os aspectos relacionados com a autoridade, consentimento, termos, condições gerais e específicas, entreoutros.

Se bem que a Administração Pública esteja sensibilizada para as reformas legislativas necessárias à cobertura institucional das transacções electrónicas, essas reformas não se verificaram de forma tão imediata como seria do agrado dosutilizadores desta tecnologia de tratamento da informação. Assim, o “Interchange Agreement” pode, especialmente nesta fase, contornar alguns dos aspectos ainda não abrangidos pela legislação.



1.2. Definição

O “Interchange Agreement” é um acordo que deve ser celebrado entre os parceiros comerciais antes de iniciarem as suas transacções EDI (GS1 EANCOM® e/ou GS1 XML) e visa o estabelecimento de regras que deverão ser respeitadas pelas partes, aquando da transferência electrónica das Mensagens.

1.3. Tipos de “Interchange Agreement”

No universo cada vez mais alargado dos utilizadores e prestadores de serviços EDI, tem-se verificado que as transacções electrónicas assentam essencialmenteem quatro níveis de “Interchange Agreement”:

1.3.1. Acordo entre os Parceiros Comerciais

Acordo que define as “regras do jogo”, responsabilidades, envolvente técnicado relacionamento, Mensagens a trocar, Sintaxe, versões e seu formato estrutural.

1.3.2. Acordo entre o Utilizador e o Transportador das Mensagens

Acordo que cada utilizador celebra individualmente com o Operador de Comunicações, com vista ao estabelecimento das condições contratuais sob as quais se efectuarão o “transporte” das Mensagens, bem como dos aspectos associados à prestação de serviços neste âmbito: tarifário, segurança, integridade e suporte.

Na eventualidade de não se utilizar uma VAN todos os detalhes das comunicações entre os parceiros de negócio devem ser contemplados no ponto referido anteriormente, em que devem ser abordados os tópicos de protocolos, segurança, time outs das Mensagens, entre muitos outros.

1.3.3. Acordo entre VAN’s

A comunidade de utilizadores EDI que recorram a VAN’s, como canal privilegiado para a troca de Mensagens, considera a interconectividade das diferentes Redes de Serviços de Valor Acrescentado, como um dos pontos que influenciam a decisãode escolha do prestador de serviços.

Embora não seja um aspecto directamente relacionado com o utilizador, o Acordo celebrado entre VAN’s é uma garantia da interconectividade global e que está na base das premissas de instalação de qualquer sistema de transferência electrónica de dados.Estes Acordos são meramente indicativos das práticas internacionais correntes. No entanto, já há soluções que integram, na celebração de um mesmo Acordo, todas as vertentes acima mencionadas.


1.3.4. Acordo entre Repositórios / Storage / Arquivo Digital

A comunidade dos actuais e potenciais utilizadores de Facturas Electrónicas deve tomar em linha de consideração os contratos que venham a celebrar com a entidade que lhes armazene todas essas Facturas, cujo teor deve analisar e detalhar as responsabilidades de cada um dos intervenientes, bem como, a harmonização/sincronização/alinhamento da informação entre repositórios.

1.4. Validade Jurídica do “Interchange Agreement”

Dadas as suas características físicas, o tradicional documento em papel é, por si só, aceite como evidência, além de que quaisquer alterações nele efectuadas são normalmente visíveis.

O suporte electrónico e a forma magnética do referido documento têm naturezas distintas. No entanto, hoje em dia já é possível implementar procedimentos que conferem à transferência electrónica características semelhantes às do documento em suporte papel.

O Interchange Agreement visa facilitar os procedimentos de transmissão electrónica de dados, estabelecendo uma série de regras acordadas previamente pelos parceiros comerciais envolvidos, devendo cada uma das partes assegurar-se de que as transferências a efectuar estão correctamente estruturadas e cumprem os requisitos de segurança exigidos.

2. Modelo do Acordo entre Parceiros Comerciais

2.1. Identificação dos Parceiros Comerciais

As empresas ............. e .......... estabelecem o seguinte Acordo, com a finalidadede iniciarem entre si a Transferência Electrónica de Dados de natureza comercial, utilizando a sintaxe das Mensagens GS1 EANCOM® e/ou GS1 XML.

Ambas as partes assumem que este Acordo não é um comprometimento que vise a alteração dos procedimentos comerciais correntes, nem constitui um documento legal que possa vir a ser utilizado judicialmente.

Este documento apenas estabelece as linhas de orientação acordadas pelas partes envolvidas, para a Transferência Electrónica de Dados de natureza comercial.

2.2. Bases do Acordo

As bases documentais que se aplicam ao presente Acordo são as seguintes:



• Manual EANCOM® & EDIFACT

• Manuais das Mensagens GS1 EANCOM®;

• Directório de Elementos de Dados e Listas de Códigos GS1 EANCOM®;

• EDIINT AS1/AS2. Ambas as partes possuem todos os documentos supracitados e estão informadas sobre o conteúdo relevante e as regras expressas nos mesmos.

2.3. Número do Acordo

O Acordo para a Transferência Electrónica de Dados é identificado por umcódigo de verificação acordado pelas partes que permite a sua leitura automáticanum computador. Este código destina-se a ser inserido no Cabeçalho da Transferência.

As especificações do código de Número de Acordo encontram-se no Anexo I destedocumento.

2.4. Ambiente Técnico

2.4.1. Operadores de Comunicações

As partes envolvidas na assinatura deste Acordo, concordam quanto à utilização dos serviços do(s) seguinte(s) Operador(es):

* A Empresa X utilizará os serviços de..........................................………….

* A Empresa Y utilizará os serviços de ..........................................…………

Nota:No caso de se tratar de um Acordo para Transferência Electrónica de Dados internacional, deverá constar do texto uma rubrica que referencie a Rede que se encarregará do tráfego internacional da informação.

2.4.2. Conjunto de Caracteres a Utilizar

As partes concordam na utilização do set de caracteres ISO 646 (7 bit ASCII code), recomendado na EANCOM®.

2.4.3. Sintaxe

As partes concordam na utilização da sintaxe GS1 EANCOM®, baseada na ISO


9735 (UN/EDIFACT), no caso das Facturas electrónicas será a versão 4 desta norma, ou caso utilizem outra sintaxe esta deve ser mencionada neste capítulo, como por exemplo GS1 XML.

2.4.4. Rotinas de Recepção

No Anexo II do presente Acordo deverá ficar especificada a situação acordadaentre os parceiros comerciais no que diz respeito à implementação ou não de rotinas automáticas de recepção das Mensagens.

2.5. Segurança

2.5.1. Responsabilidade dos Parceiros Comerciais

As partes são responsáveis pela tomada das medidas necessárias que garantam a segurança e integridade dos dados a transmitir, por forma a evitar/impedir a ocorrência de desaparecimento, alteração, duplicação ou a sua incorrecta utilização.

As partes são responsáveis pela tomada das medidas necessárias que garantam que um utilizador não autorizado possa ter acesso indevido tanto aos dados contidos nas Mensagens, quanto ao seu envio.

Caso uma das partes venha a receber, por engano, alguma Mensagem cujo conteúdo não lhe diga respeito, o receptor deverá informar imediatamente essa ocorrência à outra parte.

Após esta informação o receptor deverá apagar a Mensagem, a não ser que estejam contemplados no Acordo celebrado entre os parceiros. Caso se utilize a VAN como meio de comunicação e Repositórios, os procedimentos inerentes ao reenvio de Mensagens devem ser os mesmos acima referidos.

Os procedimentos de reenvio da Mensagem supra deverão ser contemplados no Acordo a celebrar entre os utilizadores e/ou a VAN e repositórios.

2.6. Conteúdo e Arquivo das Mensagens

Cabe às partes garantir que as Mensagens transaccionadas são enviadas/recebidas e arquivadas sem terem sofrido qualquer alteração.

Os ficheiros relativos às transacções deverão ser mantidos de forma que permita,caso seja necessário, a sua impressão a fim de possibilitar a sua leitura/interpretaçãoe durante o espaço de tempo previsto pela lei.A selecção do suporte físico de armazenamento dos ficheiros de dados relativosàs transacções deverá ter em consideração a legislação em vigor para esse efeito, isto no que diz respeito aos Mapas Recapitulativos da Mensagem em questão.



2.7. Custos das Transacções Electrónicas

As partes concordam que todos os custos, relacionados com o estabelecido pelo presente Acordo, início e fase de teste de troca de dados, são da inteira responsabilidade de cada uma das partes.

As partes concordam que os custos relacionados com o envio de dados são da responsabilidade do emissor até ao ponto em que a Mensagem atinja o endereço da “mail-box” do receptor.

Os endereços de “mail-box” estão especificados no Anexo III.

2.8. Identificação dos Parceiros Envolvidos

As partes concordam em utilizar os Códigos de Localização (GLN´s) para mútua identificação dos locais funcionais e/ou físicos pertinentes às transacções aefectuar.

A utilização dos Códigos de Localização (GLN’s) é obrigatória nas recomendações GS1 EANCOM® e GS1 XML sendo a sua representação no Cabeçalho da Transferência, segmento UNB, DE 0004 – Identificação do emissor e DE 0010– Identificação do receptor, efectuada da seguinte forma: … 5600XXXXXXXXC:14+5600YYYYYYYYC:14 para a sintaxe GS1 EANCOM® .

Os Códigos de Localização relativos a este Acordo constam do Anexo IV.

2.9. Identificação dos Bens e/ou Serviços a Transaccionar

A identificação de bens, serviços e /ou locais é feita de acordo com as Normasinternacionais do Sistema de Codificação da GS1.

Os Códigos de bens e/ou serviços incluídos no presente Acordo serão actualizados sempre que tal se revele necessário.

A lista dos códigos de bens e/ou serviços abrangida pelo presente Acordo à data da sua assinatura constam do Anexo V.

É da responsabilidade do fornecedor manter sempre actualizada a lista dos bens e/ou serviços.

Nota:No caso de se tratar de produtos de peso variável a cada um destes deverá corresponder um GTIN-Global Trade Item Number que, no caso das empresas nacionais e membros da GS1 Portugal – CODIPOR, deve-se iniciar por 0560.


2.10. Especificação das Mensagens EDI

As Mensagens EDI (GS1 EANCOM® e/ou GS1 XML) abrangidas pelo presente Acordo, bem como respectivas versões, são objecto de especificação no Anexo VI.

2.11. Fase de Teste

O presente Acordo depende dos resultados satisfatórios da fase de teste incluída no Anexo VII.

2.12. Elementos Envolvidos no Projecto

As pessoas-chave e departamentos envolvidos no projecto EDI das duas entidades são especificados no Anexo VII-D.

2.13. Notificações

Qualquer Notificação, Pedido de Alteração ou Instrução Suplementar que sejaenviada a qualquer dos intervenientes do presente Acordo deverá ser anexada ao Acordo Inicial.

2.14. Alterações ao Acordo

Todas as alterações que possam vir a ocorrer deverão ser acordadas pelas partes e deverão ser anexadas ao Acordo Inicial, devendo ser identificada a nova versãoe a data de substituição da versão anterior.

2.15. Foro e Lei Aplicável

No caso de se tratar de um Acordo celebrado no âmbito exclusivamente nacional, qualquer questão jurídica com ele relacionada será remetida aos tribunais portugueses.

No caso de se tratar de um Acordo internacional, as partes envolvidas acordarão num forum para resolução de eventuais problemas.

2.16. Termos e Vigência do Acordo

Os termos do presente Acordo e seus respectivos Anexos foram discutidos e acordados pelos Srs........................ e .............., representantes das empresas X e Y respectivamente.



O presente Acordo para Transferência Electrónica de Dados entra em vigor a partir de ....../ ....... / ....... .

Qualquer das partes poderá rescindir o presente Acordo, bastando para tal notificar os parceiros envolvidos com XX dias de antecedência da data de terminuspretendida.

3. AnexosConstituem Anexos do presente Acordo, os documentos relativos aos pontos cujas especificações são passíveis de introdução de alterações, após aimplementação do projecto/programa.

ANEXO I

Número do Acordo para a Transferência Electrónica de Dados EANCOM01560XXXXXXXXXC5600YYYYYYYYC

Versão: Data: Substituído por: Em:

O número do Acordo de Transferência Electrónica de Dados, em formato passível de ser lido e interpretado é colocado ao nível da Mensagem electrónica, no Segmento UNB (Início da Transferência): DE0032 Identificador do Acordo de Comunicações (O) an..35 A composição do campo alfanumérico de 35 posições deverá ser feita da seguinte forma :

Posição Descrição Código

1 - 6

7 - 8

9 - 21

22 - 34

Guideline

Versão

ID Parceiro 1

ID Parceiro 2

EANCOM

01

5600XXXXXXXXC

5600YYYYYYYYC

Guideline segundo a quala Transferência de Dados

é efectuada

Código de Localizaçãoidentificador do

Parceiro 2

Versão do Acordo

Codigo de Localizaçãoidentificador do

Parceiro 1


ANEXO II

Rotinas de Recepção


Deverão ficar estabelecidos os procedimentos de Rotina de Recepção das Mensagens a implementar pelos parceiros comerciais. No caso de não haver implementação de Rotinas de Recepção entre os utilizadores finais (end-to-end-users), esse facto deverá ficar igualmente registado no presente Acordo. Deverão também constar do Anexo II, para conhecimento de ambas as partes, as Rotinas de Recepção e verificação implementadas pelo(s) Operador(es) de Comunicação envolvido(s). Time outs Acusos de recepção

ANEXO III

Endereços de Mail - Box


Endereços da Mail - Box dos parceiros comerciais

ANEXO IV

GLN - Códigos de Localização GS1


Lista de GLN’s – Global Location Numbers (Códigos de Localização GS1) de todos os locais relacionados com as transacções comerciais a efectuar ao abrigo do presente Acordo ou as Cópias dos Formulários de Atribuição de GLN’s.



ANEXO V

Códigos de Produtos/Serviços a transaccionar


Listagem dos Produtos e/ou Serviços a transaccionar ao abrigo do presente acordo.

Descrição do Produto

Unidade de

Consumo

Unidade de

Expedição

Código da Unidade de Expedição

Manteiga c/sal

Queijo X

....

150g

250g

GTIN-13/GTIN-8

GTIN-13/GTIN-8

40x150g

4x5x250g

GTIN-13/GTIN-14

GTIN-13/GTIN-14


ANEXO VI

Mensagens incluídas no Acordo de Transferência Electrónica


Identificação das Mensagens electrónicas que vão ser implementadas e trocadas entre os parceiros comerciais ao abrigo do presente acordo. Por cada Mensagem a implementar deverão ser indicados os seguintes dados: - NOME - Nº VERSÃO EANCOM® A UTILIZAR E DATA - STATUS UNSM, DATA E DIRECTÓRIO DE REFERÊNCIA

Opcionalmente e, se for do interesse de ambas as partes envolvidas na assinatura do presente Acordo, poderão ser indicadas as datas a partir das quais vão ser implementadas cada uma das Mensagens a trocar entre os parceiros comerciais.

Exemplo:

NOME DA MENSAGEM EANCOM

VERSÃO DATA STATUS DATA

ORDERS - Nota de Encomenda

UNSM

008 Julho 1997 2 Setembro 1995

INVOIC – Factura 010 Julho 2002 2 Setembro 2001

DIRECTÓRIO

D.96A

D.01B



ANEXO VII

Mensagem Nota de Encomenda


Para cada Mensagem a incluir no presente Acordo e por forma a que os parceiros comerciais possam dispor de elementos que permitam alimentar o ficheiro de Mensagens a transaccionar com cada parceiro EDI que, naturalmente podem ter estruturas diferentes, deverá ser feita a descrição exaustiva dos seguintes aspectos: ANEXO VII/A - Diagrama da Mensagem (Segmentos a utilizar) ANEXO VII/B - Mapeamento da Mensagem ANEXO VII/C - Plano da fase de teste ANEXO VII/D - Intervenientes


ANEXO VII - C

Plano da Fase de teste


A fase de teste e o seu correcto planeamento e calendarização são um aspecto importante para o sucesso da implementação do sistema. Nesta fase deverão ser assegurados os procedimentos necessários à verificação da correcta transmissão da Mensagem e eliminação de quaisquer erros de formatação de dados, bem como o eventual despiste de problemas de hardware e/ou software ou comunicações que eventualmente possam existir.

(a) - As Mensagens deverão ser enviadas via EDI e via canais usuais, a fim de permitir as operações de verificação. Esta fase permitirá testar os procedimentos operacionais e verificar a total execução da transação via EDI. (b) - Quando os testes de envio forem considerados satisfatórios, o sistema poderá entrar em fase de exploração.

Fase Actividade Responsável Fim previsto

1

2

3

4

5

Teste de ligação entre as partes envolvidas

Testes de hw e sw

Teste de formato da(s) mensagem(s)

Testes de envio(a)

Exploração(b)

Parceiro+VAN

Parceiro+VAN

Parceiros

Parceiros

Parceiros

SUGESTÃO



PARCEIRO 1 PARCEIRO 2

EDI - Questões de Âmbito Geral Departamento A Sr. B Morada Telefone Fax

Departamento A Sr. B Morada Telefone Fax

Codificação de Produtos/Código de Barras



Transmissão de Dados

Controlo de Stocks

ANEXO VII - D

Intervenientes


A fim de facilitar eventuais contactos entre os parceiros comerciais durante a fase de teste, recomenda-se a indicação e identificação dos principais intervenientes no processo, bem como áreas de intervenção e canais de comunicação.

13MENSAGENS

GS1 EANCOM®

Mensagens GS1 EANCOM® 123

Desde a sua primeira publicação em Julho de 1990, a Norma GS1 EANCOM® evoluiu consideravelmente, contemplando na actualidade as seguintes Mensagens:

Trade GS1 EANCOM® message Mensagens GS1 EANCOM® - Comércio

APERAK Application Error and Acknowledgement

AUTACK Autentication Acknowledgement

COACSU Commercial Account Summary Resumo de Conta Comercial

COMDIS Commercial Dispute Disputa Comercial

CONTRL Syntax and Service Report Relatório de Serviço e Sintaxe

DELFOR Delivery Schedule Calendarização de Entrega de Mercadorias

DESADV Despatch Advice Aviso de Expedição

GENRAL General Message Mensagem Geral

INSDES Instruction To Despatch Instrução para Expedição

INVOIC Invoice Factura

INVRPT Inventory Report Relatório de Inventário

MSCONS Metered Services Consumption Relatório de Consumo dos Serviços

Report Mensuráveis

ORDCHG Purchase Order Change Request Pedido de Alteração à Nota de Encomenda

ORDERS Purchase Order Nota de Encomenda

ORDRSP Purchase Order Response Resposta à Nota de Encomenda

OSTENQ Order Status Enquiry Inquérito à Situação da Encomenda

OSTRPT Order Status Report Relatório da Situação da Encomenda

PARTIN Party Information Informação sobre o Parceiro Comercial

PRICAT Price/Sales Catalogue Catálogo de Preços/Produtos

PRODAT Product Data Dados do Produto

PROINQ Product Inquiry Inquérito sobre o Produto

QALITY Quality Data Message Relatório de Testes de Qualidade

QUOTES Quotation Cotação

RECADV Receiving Advice Aviso de Recepção

REMADV Remittance Advice Aviso de Pagamento

REQOTE Request for Quotation Pedido de Cotação

RETANN Announcement For Returns Informação de Retorno de Mercadorias

RETINS Instruction For Returns Instrução de Retorno de Mercadorias

SLSFCT Sales Forecast Report Relatório de Previsão de Vendas

SLSRPT Sales Data Report Relatório de Vendas

TAXCON Tax Control Controlo de Impostos



Transport GS1 EANCOM® messages Mensagens GS1 EANCOM® - Transportes

HANMOV Cargo/Goods Handling Instrução para Manuseamento /

and Movement Movimento de Mercadorias

IFCSUM Multiple Consignment Instrução de Transporte Múltipla

Transport Instruction

IFTMAN Arrival Notice Informação de Chegada

IFTMBC Booking Confirmation Confirmação da Reserva de Transporte

IFTMBF Firm Booking Reserva Definitiva de Transporte

IFTMIN Transport Instruction Instrução de Transporte

IFTSTA Transport Status Situação de Transporte

Financial GS1 EANCOM® messages Mensagens GS1 EANCOM® - Banca

BANSTA Banking Status Situação de Pagamento

CREMUL Multiple Credit Advice Aviso de Crédito

DEBMUL Multiple Debit Advice Aviso de Débito

FINCAN Financial Cancellation Cancelamento Financeiro

FINSTA Financial Statement Situação Financeira

PAYMUL Multiple Payment Order Ordem de Pagamento

À semelhança das Normas GS1 BarCodes (Normas Globais para a IdentificaçãoAutomática), as Normas GS1 eCom (Normas Globais para as Mensagens Electrónicas Comerciais) também são baseadas nos Identificadores-Chave GS1,como o GTIN, GLN ou SSCC, o que viabiliza uma ligação directa entre o fluxofísico da mercadoria e o fluxo de informação.

factura electrónica gs1 eancom® - guia de …rsa-advogados.pt/backoffice/userfiles/gs1.pdf ·...

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