Fábio Mascarenhas e Silvafabiomascarenhas@yahoo.com.br

22novembro2007

Universidade Federal de Pernambuco

Centro de Artes e ComunicaçãoDepartamento de Ciência da

Informação

Tópicos Especiais em TI 2

http://toti2.wordpress.com

AssuntoGED

Aula 22nov2007

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel, aumentar a velocidade na troca de informações, e tornar os processos de negócios mais rápidos (SPRAGUE JR., 1995).

- Gerenciamento: criação, armazenamento, organização, transmissão,consultas, manipulação, atualização, e eventual disposição de documentospara preencher um propósito organizacional.- Eletrônico: uso de tecnologias de informação.- Documento: um conjunto de informações pertinentes a uma temática, estruturado para a compreensão humana, representado por uma variedade de símbolos, armazenado e manuseado como uma unidade.

Aula 22nov2007

Discos magnéticos flexíveisEx.: Disquetes 3.5”, Zip discs, Jazz discsCapacidade: 1.44 MB a 250 MBLongevidade: 5 anos

Discos óticosEx.: CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW, WORMCapacidade: 640 MB a 9.4 GBLongevidade: boa para arquivamento (>10 anos)

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Fitas magnéticasEx.: Fitas DDS (Digital Data Storage), DAT (Digital Audio Tape), DLT (Digital Linear Tape)Capacidade: 200 MB a 400 GB Longevidade: 30 anos

Mídia de Estado SólidoEx.: Pen drive, SmartMedia, Memory Card, etc…Capacidade: 32 MB a 4 GB Longevidade: ruim para fins de arquivamento.

Mídias x Condições Ambientais x Durabilidade Mídia Temp. º C Umidade Relativa % Durabilidade (Anos)

CD-ROM 40302010

80604025

21050

200 CD-R 40

302010

80604025

25

30100

MAGNETO-ÓPTICO 40302010

80604025

25

30100

Microfilme com Qualidade Arquivística (Prata)

40302010

80604025

2050200500

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LONGEVIDADE Mídia com vida útil de 10 anos é comumente usada para fins de arquivamento pois hardware e software usados para a leitura provavelmente se tornarão obsoletos neste intervalo de tempo.Obs.: Discos óticos e fitas magnéticas são aprovados nesse critério

CAPACIDADE A Mídia deve ter capacidade de armazenamento compatível com o volume de documentos.Boa capacidade reduz o número de mídias necessárias para arquivamento.Ex.: Fitas magnéticas são muito boas nesse critério.

VIABILIDADE A Mídia deve fornecer mecanismo de detecção de erro no registro/leitura.Deve ser preferencialmente Write-Once (gravação única), ou prover de mecanismo que impeça a regravação/alteração.Ex.: CD-R, DVD-R

Que critérios adotar na escolha da mídia

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OBSOLESCÊNCIAUma mídia mais recente não é necessariamente a menos sujeita a obsolescência. Os CDs são menos suscetíveis a mudanças que os DVDs.Assim, a mídia, o hardware e o software associados devem ser tecnologias amadurecidas. Mídias baseadas em padrões abertos não proprietários são preferíveis.

CUSTO -Verificar custo da mídia por MB/GB;Levar em consideração a fragilidade do drive de leitura (tempo médio de falha).Obs.: CD-R é uma boa mídia nesse critério

SUSCETIBILIDADE Tolerância a danos físicos e condições ambientais adversas.Em fitas magnéticas por exemplo verificar a tolerância a campos magnéticos.Obs.: A camada e o disco dos CDs são fabricados com diferentes substâncias que são mais ou menos suscetiveis a falhas (CDs gold são recomendados).

5.1.2.2 Critérios para escolha da mídia

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Razões pelas quais os GED estão sendo implementados em todo o Brasil

• Controle e viabilização de tecnologias como eBusiness, eCommerce, Knowledge Management.

• soluções rápidas para indexação de documentos;

• melhoria no atendimento aos clientes;

• vantagem competitiva através do uso eficiente da informação;

• aumento na eficiência e produtividade na gestão do negócio, proporcionando maior poder de competitividade.

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DIGITALIZAÇÃO

Digitalizar é converter um documento analógico para um formato digital.Ex: foto impressa em foto digital.

O processo de digitalização varia conforme as mídias originais, assim, a digitalização de texto, imagem, áudio, vídeo diferem entre si.

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DIGITALIZAÇÃO DE TEXTO

Opções para digitalizar documentos textuais: Digitação do conteúdo do documento

Solução simples, direta e barata porém ineficiente.Captura da ImagemReconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)Digitação Face-up

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CAPTURA DA IMAGEM (document imaging)

Captura da imagem do documento original através do uso de scanners ou máquinas digitais

Imagens textuais em formatos TIFF, JPG, dentre outros Variáveis importantes

ResoluçãoCompressão

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CAPTURA DA IMAGEM (document imaging)

RESOLUÇÃOmedida em DPI (dots per inch)

Em aplicações como conversão de acervos históricos, a resolução é mais importante

300 dpi para geração de arquivos Master

Em aplicações como automação de cartórios ou arquivos lidos via Web, a compressão é importante

72 dpi é suficiente

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CAPTURA DA IMAGEM COMPRESSÃO Inversamente proporcional à resolução

Imagem em formato TIFF com 300dpi podem gerar arquivos com mais de 1MB

Alguns formatos tem melhor compressão, porém a menor compressão pode não servir para certos fins, como por exemplo a impressão.Ex.: JPEG (padrão para a Web)

Para grandes quantidade de documentos e/ou aplicações on-line a compressão é importante.

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OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) OCR recebe uma imagem textual e retorna a seqüência de caracteres do texto

Transforma imagem em texto

Formatos de texto, como ASCII, PDF, HTML,...Arquivos de testo manipulados por editores (ex.: Word, FrontPage,…)

Formatação do texto

Uso de corretores ortográficos

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OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) Algumas dificuldades no OCR

Dificuldade para documentos mal conservadosRiscados, sujos, amassados, com anotações à

lápis,... Dificuldade com textos de layout complexo

Textos com colunas, figuras, formulas, fontes estilizadas...

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Tecnologias comuns no GED COLD Captura da imagem (Document Imaging (DI) Workflow Document Management (DM)

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Captura da Imagem (Document Imaging (DI) Funcionalidade: captação / transformação do documento em papel em documento eletrônico, podendo gerar:

ImagemOCR / ICR – reconhecimento de caracteres – texto

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COLD (Computer Output to Laser Disc – Saída de Computador em Disco Óptico) Funcionalidade: armazenamento de informações em discos óticos oriundos de sistemas informatizados. Bastante utilizado em bancos e companhias telefônicas.

Workflow Funcionalidade: distribuição, trâmite do documento, histórico do fluxo documental e de trabalho.

Document Management (DM)Funcionalidade: gerenciamento dos documentos / informaçõesRecuperaçãoAtualizaçãoTemporalidadeGuarda (acervo)

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Document Management (DM) Especificações de planilhas de entrada de dados (catalogação) Padronização Vocabulário controlado Taxonomia / classificação Definição de temporalidade Migração de documentos / registros Auditoria Treinamento

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