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5/14/2018 EventoTecnico-24abr07 GerenciamentoPortfolio MyrzaChiavegatto - slidepdf.com

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Ligando Est ratégia a Projetos:O Padrão PMI de Gerenciamento de Port folio

Myrza Vasques Chiavegatto

Building Professionalism in Project ManagementP.M.I.Project Management Institute BrazilMinas Gerais

Chapter



Objetivo

Apresentar o padrãode Gerenciamento de

Portfolio do PMI nocontexto dos seus

fundamentos,

processos einstrumentos.



1.1. IntroduIntroduçção e Conceitosão e Conceitos

2.2. RelacionamentoRelacionamento entreentre

Est ratEst rat éégiagia OrganizacionalOrganizacionalee GestãoGestão de Port foliode Port folio

3.3. GruposGrupos dede ProcessosProcessos ee

InstrumentosInstrumentos4.4. FatoresFatores dede SucessoSucesso

Agenda



Introdução e Conceitos

Padrão Padrão PMI de PMI de Gerenciament o Gerenciament o de Por t f ol io de Por t f ol io

The Standards ForPortfolio Management

Propósito Primário:

Descrever os processosgeralmente aceit os,

associados ao

gerenciamento deport folio de proj etos




Um conj unto de proj etos e/ ou

programas e outros trabalhos

agrupados para facilitar o

gerenciamento efet ivo destes

t rabalhos e alcançar os obj et ivosestratégicos de negócio

Portfolio Portfolio




• Não precisam ser interdependentes ou diretamente relacionadas• Refletem os investimentos feitos ou planejados

• Componentes selecionadas alinhadas com objet ivos e metas

estratégicas

• As componentes são quantif icáveis

Relacionament os Relacionament os do Por t f ol io do Por t f ol io

Pr og r am a Pr o j et o

Por t fo l i o

Su b Por t f o l io Pr o j et o Pr og r am a

Pro je t o Pro je t o

P r o g r a m a Pro je t o

Pr o j et o Pr o j et o




Gerenciamentocentralizado de um ou mais

portfolios que envolve

identificação, priorização,autorização, gerenciamento

e cont role de proj etos,

programas e outrostrabalhos para alcançar osobjet ivos est ratégicosespecíficos do negócio

Gerenciament o Gerenciamento de Por t f ol io de Por t fol io

Resu l tados

Es t ra tég ia

Benef íc ios




Combina:

Foco organizacional visa assegurar que aseleção de investimentos atinge e

complementa os obj et ivos est ratégicosdefinidos – fazer o t rabalho cert o

Foco do gerenciamento de proj etos

possibilita o alcance de contribuiçõesindividuais aos objet ivos est ratégicos -fazer cert o o t rabalho

Gerenciament o Gerenciamento de Por t f ol io de Por t fol io



Maximização do Valor

Balanceamento

Direção Est ratégica

Introdução e ConceitosObjetivos Objetivos do do Gerenciament o Gerenciament o de Por t f ol io de Por t f ol io



A única certezaque temos é ade que as

coisas sempremudam...

Relacionamento entre EstratégiaOrganizacional e Gestão de Portfolio

Ambient e Ambient e Empresarial Empresarial e as e as Mudan Mudan ç ç as as



Opor tun idadeI n c e r t e z a

Descon t inu idadesI n o v a ç õ e s

...+

-

Onde se quer chegar

DESEMPENHO

HistóricoOnde está

Hoje FuturoTEMPO

Gap

Estratégia: Comochegar lá

Novo desejode onde sequer chegar

Modo como aorganização se orientae opera internamente eem relação ao mercado

e aos seusconcorrentes paraatingir os seus

objetivos


Adaptado de o f i c ina J2DA Consu l t ing



Recur sos Or gan izacion a is

Visão

Missão

Planejam en to ege r enciamen to de

operações

Gerenc iam ento deoperações

( a t i v idades con t ínuas )

Gerenc iam ento dep r og r am as e p r o j e tos

au to r i zados(a t iv idades esporád icas)

Es t r a tég ias e Obj e t iv osCorpora t i vos

Planejam en to ege r enciamen to de

po r t f o l i o de p r o j e tos

Es t ra tég ico

Tát ico

Relacionamento entre Estratégia

Organizacional e Gestão de Portfolio



Do sucesso dos proj etos edo alcance de seus

objetivos individuais

depende o sucesso dasest ratégias e, emdecorrência, o sucesso da

organização

Conexão Conexão entre entre Est rat Est rat é é gia gia Organizacional Organizacional e e

Result ados Result ados PROJETOS

RESULTADOS

ESTRATÉGI AS




GovernançaOrganizacional

estabelece os limites depoder, regras de condutae modo a alcançar seusobj et ivos est ratégicos e

protocolos coletivos quea organização deve usarefet ivamente para

contabilizar os benefícios

esperados

Gerenciam en t o d e Gerenciam en t o d e Po r t f o l i o Po r t f o l i o e e Governan Governan ç ç a a Organ izac iona l Organ izac iona l

Plane jam ent o Es t ra t ég ico

Gerenc iamento

de Operações

Ger ênc ia de

Prog ramas

Gerenc iamentop o r p r o j e t o s

Gerênc iade Por t o l i o

Ger ênc ia dePro je t os

Processos

Fe r ramen tasMét r icas

GOVERNAN ÇA CORPORATI VA





Gerênc iade

Prog ramas

e Pro j e tos

Gerênc ia

Execut iva

Gerênc iad o

Por t fo l i o

Gerênc iade

Operações

Visão MissãoPlanej.

EstratégicoObjetivos

Estratégicos

CategorizaçãoIdentificação Avaliação Seleção PriorizaçãoBalanceamento Autorização

ComponenteAutorizado

Gerenciamentode Programas

e Projetos

Monitoramentode

desempenho

Encerramentode Programas

e Projetos

Operações





Processos do P lane jam ent oEs t ra tég ico

Processos do Mon i t o ram entoe Cont ro leProcessos do A l inham ent o

Pro cessos do Geren c iam ent o dePor t fo l i o

Ba lanceamento

de Por t f o l i o

I den t i f i cação

Categor ização

Pr ior ização

Aval iação

Seleção

Auto r i zação

Revisão dePor t f o l i o eRela to d e

Desempenho

MudançaEst ra tég ica?

P lane jam en t oEst ra tég ico

A tua l :

•Def in ição deob je t i vos

•Cr i t ér ios deava l iação dedesem penho

•Def in ição decapac idades

Execução d osComponen tes

NÃO

SIM

Grupos de Processos



Ident if icar projeto “ Must do”

• Requerimentos legais• Requerimento corporat ivo

• Possui benefícios concretos• Projetos que reduzem risco & exposição

Determinar “ Contr ibuição p/Visão e Valor”

• Benef ícios do Business Case

menos custo de implementação• Alinhamento est ratégico• Contribuição sustentável

Determinar “ Viabil idade do Projeto”

• Facil idade/ Dif iculdade deimplementação: Restrição de recursos,Complexidade e interdependência,Velocidade de realização dos benefícios

• Riscos

• Extensão da mudança cultural

C o

n t r i b u i ç ã o

p / V

i s ã o e

V a l o r

1 2 3 4 5 6 7 8

1

2

34

5

6

7

8

9

Viab i l idade

GanhosRápidos

Zona de ConfortoProjetos fáceis de implementar,

mas que contribuem com poucovalor. Podem desviar o foco

Alto ValorMudar escopo p/

aumentar viabilidade

A l t a

A l t a

Ba ixa

Baixa

Processos de Alinhamento: identificação

Valor X Viabilidade

Font e : Of ic ina J2DA Consu l t ing



Cr ia r um a l i st a at ua l i zada com in f o r m ações su f i cien t es paraassegur a r qu e as com pon en t es se jam a esco lha co r re t a pa ra

u m p o r t f o l io a b ra n g en t e .

A t i v idades chave :

• Com parar com pon en t es a t i v as e nov as p r opos tas deinc lusão no p or t fo l io com de f in ições p r é -est abe lecidas

• Rej e i ta r com pon en t es qu e não se a j us t a rem às de f in içõespré -es tabe lec idas

• Class i f i car com pon ent es




Ent radas

1 . Plano est ra t ég ico2 . Def in ição de

c o m p o n e n t e s3 . Modelos

( t e m p l at e s) p a r adescr ição d ec o m p o n e n t e s

4 . I n v en t á r i o detod as asc o m p o n e n t e s

ex is ten tes5 . I n v en t á r i o deto das as novasc o m p o n e n t e sp ropos tas

1 . Docum ent ação detod as ascomponen tesi nven ta r i adas

baseado nasdescr ições pr é-es tabe lec idas

2 . Com par ação detod as ascomponen tes

inven t a r iadas comas def in ições pr é-es tabe lec idas

3 . I den t i f i cação dasc o m p o n e n t e s

4 . Ju lgamen to

espec ia l izado

1 . L ist a dasc o m p o n e n t e s

2 . Deta lhe d ede f in i ção (d e

acordo comm ode lo pad rão )de cadac o m p o n e n t e

3 . L ist a dascomponen tes

re j e i t adas

Fer ramen tas

e Técn icas

Saídas




Class if i car as com pon en t es do por t fo l io em g r up os p r é -est abe lecidos e r e levan t es est r a teg icam ent e , pe rm i t indo oba lanceam en t o de i nv est im en t os e r i scos en t re cat ego r iases t ra tég icas .


• I den t i f i ca r as ca tegor ias est ra t ég icas

• Com parar as com pon en t es iden t i f i cadas com as ca tegor ias

est r a t ég icas es tab e lecidas• Agrup a r cada com ponen t e den t ro de um a das ca tego r ias

es tabe lec idas

Processos de Alinhamento: categorização



Ent radas

1 . L ist a dasc o m p o n e n t e s

2 . Descr ição padr ãode cada

c o m p o n e n t e3 . Categor iases t ra tég icas

1 . Categor ização dasc o m p o n e n t e s

2 . Ju lgamen toespec ia l izado

1 . L ist a dascomponen tesca tegor i zadas

Fer ramen tas

e Técn icas

Saídas

Processos de Alinhamento: categorização



Levan t a r t odas as in fo rm ações per t inen t es sobr e ascom pon en t es iden t i f i cadas e classi f i cadas qu e perm i t i rão a suaanál ise.


• Aval i ar as com ponen t es a t r avés de um m ode lo deg r aduação ponde rado p o r cr i t é r i os chave ( sco r ing m ode l )

• Pr odu z i r rep r esen t ações g r á f i cas para faci l i t a r a t om ada dedec isão no p r ocesso de se leção

• Fazer r ecom end ações par a o p r ocesso d e seleção

Processos de Alinhamento: avaliação



Ent radas

1 . Plano est ra t ég ico2 . L ist a das

c o m p o n e n t e sca tegor i zadas

3 . Descr ição padr ãode cadac o m p o n e n t e

1 . Mode lo degraduaçãoponde rado po rc r i t é r i os chave

( sco r i ng m ode l )2 . Representaçõesgrá f i cas


1 . L ist a dascomponen tescat egor izadas eava l iadas

2 . Grau a t r i bu ído( score ) a cadac o m p o n e n t e

3 . Representaçõesgrá f icas

4 . Recomendações

par a o pr ocessode seleção

Fer ramen tas

e Técn icas

Saídas

Processos de Alinhamento: avaliação



Pr odu z ir u m a l i st a reduz ida de com pon en t es baseada nasr ecom end ações do pr ocesso de ava l iação e nos cr i t é r io s de

seleção.

A t i v idade chave :

• Se lecionar com pon en t es baseado nos r esu l t ados daava l iação e c r i t é r io s de se leção

Processos de Alinhamento: seleção



Ent radas

1 . Plano est ra t ég ico2 . L ist a das

c o m p o n e n t e scategor izadas eava l iadas

3 . Grau a t r i bu ído( score ) a cadac o m p o n e n t e

4 . Representaçõesgrá f i cas

5 . Recursosorgan izac iona isd isponíve is

6 . Recomendaçõespar a o pr ocessode seleção

1 . Aná l ise dacapacidade d erecu rsos hum anos

2 . Aná l ise dacapac idadef inance i ra

3 . Aná l ise dacapacidade d osa t i vos

4 . Ju lgamen to

espec ia l izado

1 . L ist a dascomponen tescategor izadas ,ava l iadas eselec ionadas( shor t l i st )

2 . Recomendaçõespa ra os p róx im osprocessos

Fer ramen tas

e Técn icas

Saídas

Processos de Alinhamento: seleção



Or denar as com pon en t es se lecionadas , den t r o de cadaca tegor ia est r a tég ica, de acord o com a exp ect a t i v a deben ef íc io e cr i t é r io s es tabe lec idos .


• Con f i r m ar a class i f i cação das com pon ent es nasr espect i vas cat egor ias es t r a tég icas

• Det e rm inar as g r aduações de cada com pon en t e de acor docom cr i t é r ios ponder ados de ava l iação

• Dete rm in a r a o rd e m d e p r i o r i d ad e d as co m p o n e n te s

Processos de Alinhamento: priorização



Ent radas

1 . L ist a dec o m p o n e n t e scategor izadas ,ava l iadas eselec ionadas

2 . Recomendações

1 . Ordenaçãoponde rada

2 . Técn icas degraduação( scor ing t echn iques )

3 . Ju l gamen toespec ia l izado

1 . L ist a dascomponen tespr io r i zadas den t rode cada categor iaest ra t ég ica comdocum en tação des u p o r t e

Fer ramen tas

e Técn icas

Saídas

Processos de Alinhamento: priorização



411110

000000

101000

301110

201100

511111Pro j e t o A

P r o j e t

o A

P r o j e t o B

P r o j e t o C

P r o j e t

o D

P r o j e t o E

P r o j e t o F

R A N

K

Pro j e t o B

Pro j e t o C

Pro j e t o D

Pro j e t o E

Pro j e t o F

Ma io r Pr io r idade

Menor Pr io r idade

Processos de Alinhamento: priorizaçãocri tério de prior ização simples



Processos de Alinhamento: priorizaçãocrit ério de prior ização múlt iplo

CRITÉRIOS PRIORIDADE

Projeto

Critério 1 Critério 2 Critério 3 Critério4

SCORE RANK(Peso 30%) (Peso 25%) (Peso 15%) (Peso 30%)

Medida RANK Medida RANK Medida RANK Medida RANK

A 8 2 1 6 1,2 M$ 6 1 5 4,5 5

B 7,5 3 3,3 1 4,0 M$ 1 3,3 2 1,9 1

C 6 6 2 4 1,7 M$ 5 4 1 3,9 4

D 9,6 1 2,5 2 2,0 M$ 4 1,3 4 2,6 2

E 6,5 5 1,5 5 3,6 M$ 2 0,7 6 4,9 6

F 7,4 4 2,2 3 2,4 M$ 3 1,5 3 3,3 3



Desenvo lve r um con j un t o ha rm ôn ico e ba lanceado decom pon en t es qu e , co le t i v am ent e , dadas as res t r i ções derecu r sos e i nvest im en t os, f o rnece rão o m a io r po t encia l decon t r ibu ição para o a lcance dos ob j e t i v os est r a t ég icos daorgan ização.


• Ad icionar nov as com pon en t es se lecionadas e p r io r i zadas

• I den t i f i ca r com ponen t es não au t o r i zadas baseado nopr ocesso d e r ev isão

• El im inar com pon en t es, suspender , rep r io r i za r ouencer r ar baseado no pr ocesso de rev isão

Processos de Alinhamento: balanceamento



Ent radas

1 . L ist a dec o m p o n e n t e sp r i o r i zadas den t r ode cada cat egor iaes t ra tég ica

2 . Cr i t é r ios degerênc ia depo r t f o l i o

3 . Mét r icas dedesem penho da

gerênc ia depo r t f o l i o4 . Rest r ições de

capac idades5 . Recomendações

re -ba lanceamen to

de po r t f o l i o

1 . Aná l ise de cus t o-benef íc io

2 . Aná l iseq u a n t i t a t i v a

3 . Aná l ise decenár ios

4 . Aná l ise deprobab i l i dades

5 . Métodos g r á f i cos6 . Ju lgamen to

espec ia l izado

1 . L ist a dascomponen tesap rovadas

2 . L ist a a tu a l i zadadas com ponen tesaprovadas ,exc lu ídas out e r m i n a d a s

3 . Requ is i toso rçam en tá r i os e

h u m a n o s d a scomponen tesap rovadas

Fer ramen tase Técn icas

Saídas

Processos de Alinhamento: balanceamento



Alocar r ecur sos hum anos e f inancei ro s para o in ício daexecução dos t r aba lhos e com un ica r fo r m a lm ent e a decisão dea u to r i za r o u n ã o u m a co m p o n e n te .


• Com un icar dec isões aos s takeho lde rs acer ca de inc lu sões e

não inc lusões de com pon en t es

• Aut o r i zar a i nclusão , exclusão ou t é rm ino de com ponen t es

• Re-a locar o rçam ent os e recur sos de p ro j e tos exc lu ídos

e/ o u t er m in ad os• Alocar r ecur sos f in ancei ro s e hum anos para ex ecu t a r as

com pon en t es inc lu ídas

• Com un ica r r esu l t ados esperados para cada com pon en t einclu ída no p o r t f o l i o

Processos de Alinhamento: autorização



Ent radas

1 . L ist a dec o m p o n e n t e sap rovadas

2 . Requ is i toso rçamen tá r i osdas com ponen tesap rovadas

3 . Requ is i tos derecu rsos hum anosdas com ponen tes

ap rovadas4 . L ist a dasc o m p o n e n t e sex c luídas et e r m i n a d a s

1 . Papéis eresponsab i l idadesda gerênc ia depo r t f o l i o

2 . Plano d ecom un icação dagerênc ia depo r t f o l i o

1 . Adições decom ponen tes aopo r t f o l i o

2 . Atu a l i zação dosdesempenhosesperados

3 . Atu a l i zação doso r ç a m e n t o s

4 . Alocaçãoa tu a l i zada de

recu r sos hum anos5 . Componen tesexc lu ídas

6 . Marcos dopo r t f o l i o


Saídas

Processos de Alinhamento: autorização



Obt e r r esu l t ados de desem penho , p rom ove r o re la to d essesresu l t ados e reava l i ar a at ua l i dade e valo r d o po r t f o l i o , nu m af r eqüência ap r op r iada, de m odo a assegu ra r o a l inh am en t o

com as est ra t ég ias o r gan izaciona is , a m ensur a r o p r ogr esso doa lcance dos ob j e t i v os est r a tég icos e ava l ia r a u t i l i zação e fe t i v ade r ecur sos .


• Rev er o “ a pad r i n h a m en t o ” ( sponsorsh ip ) , ar espon sab i l id ade pe la p r est ação de con t as ( accoun tab i l i t y )

e dem a is aspect os de p rop r i edade ( o w n e r s h i p ) d ascom ponen t es de aco rd o com os pad r ões de gove rn ançaorgan izac iona l

• Rever as p r io r idades das com pon en t es, dependênc ias,

escopo, r e t o r no s esper ados , r i scos e desem pen h of in ancei r o , con t r a cr i t é r ios de con t r o le est abe lecidos

Processos de Monitoramento e Controle:

Revisão de Port folio e Relato de Desempenho

P d M i C l



At iv idades chave ( ...) :

• Rever im pac to s esper ados de pr ev isões de negó cios ,u t i l i zação de recur sos e l im i t ador es de capacidade dop o r t f o l i o

• Det e rm in a r a i n cl u sã o, ex c lu sã o, t é rm in o e / o u acon t inu idade de com ponen t es, bem com o reve r ap r io r i zação

• Fazer r ecom endações e / ou o f e recer d i r eções par a asc o m p o n e n te s

• Porpo r m udanças no m ode lo de gest ão do po r t f o l i o , senecessár io



P d M i C l



Ent radas

1 . Dados dasc o m p o n e n t e s

2 . Dados daalocação derecur sos e

capac idades3 . Rest r ições

ex te rnas4 . Padr ões de

gove rnança5 . Cr i t é r ios de

ava l iação eseleção

6 . I nd i cado res dedesempenhochave a tu a l i zados

7 . Ob je t i vos

es t ra tég icos

1 . Sis tem as degerênc ia dep r o j e t os/ p o r t f o l io

2 . Sis tem as dereg i s t r osf i nance i ros

3 . Técn icas dem ensu ração dedesempenho

4 . Representações

grá f i cas5 . Recurso doge renciamen t o depo r t f o l i o

1 . D i rec ionadorespara asc o m p o n e n t e s

2 . Recomendaçõespa ra o re -ba lanceamen to

3 . Recomendaçõesao negóc io

4 . Re f i nam en to doscr i t é r i os de

seleção5 . I nd i cado res dedesempenhochave a tu a l i zados

6 . Relat o de a lcancede ob je t i vos

es t ra tég icos


Saídas



P d M it t C t l



Perm i t i r que o p rocesso de gerenc iam en to d o po r t f o l i or espon da à m ud anças sign i f i ca t i v as nas est r a t ég ias.

Ta is m ud anças podem im pact a r a ca tegor ização decom ponen t es e / ou a sua p r io r i zação e reque re r oreba lanceam en t o do po r t f o l i o .


Mudança Est ratégica

P d M it t C t l



Ent radas

1 . Re la to d edesempenhoper iód ico dopo r t f o l i o

2 . Atu a l i zações dop lano es t ra t ég ico


2 . Re-ponderaçãodos cr i t é r i os

3 . Representaçõesgrá f i cas

1 . Novos cr i t é r i os deseleção epr io r ização


Saídas


Mudança Est ratégica



Objet ivos e metas est ratégicosirreais

I n t enç ão est r a t ég i ca

Ação

Resu l tado

Fatores Crít icos de Sucesso

Por qu ê h Por qu ê h á á fa lhas no a l cance de m et as? fa lhas no a l cance de m et as?

A organização não dispõe doalinhamento internonecessário para conduzir aestratégia

A organização não dispõe dascapacidades necessárias paraimplementar as estratégias

num nível tát ico detalhado



Pré-disposição para implantar e acreditar naobtenção se seus benefícios

Exist ir um nível de gerenciamento de proj etos commedidas de desempenho e recuperação deinformações de proj etos

Ter um processo de planej amento est ratégico comgranularidade de est ratégias bem def inidas

Pr Pr é é - - r equ i si t os pa ra gerenc iam en t o de r equ i si t os pa ra gerenc iam en t o de p o r t f o l i o p o r t f o l i o

Fatores Crit icos de Sucesso

Building Professionalism in Project ManagementP.M.I.



Myrza Vasques Chiavegat to, MSc, PMP

Vice-Presidente de Filiação do PMI-MG

[email protected] il [email protected]

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