EVENTO

DIÁLOGO PÚBLICO: Avaliação da Gestão Pública – Modernização do Processo de Prestação de Contas

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO – TCU Auditório Ministro Pereira Lira Brasília – DF, 10 e 11 de agosto de 2004.

PAINEL

Experiências na Avaliação da Gestão Experiências na Avaliação da Gestão – Utilização do Processo de Contas – Utilização do Processo de Contas para a Análise da Conformidade e para a Análise da Conformidade e Desempenho daDesempenho da GestãoGestão

FOCO

AS BOAS PRÁTICAS DE AUDITORIA DE GESTÃO E AS BOAS PRÁTICAS DE AUDITORIA DE GESTÃO E METODOLOGIAS DE APOIO À AVALIAÇÃO DA GESTÃO POR METODOLOGIAS DE APOIO À AVALIAÇÃO DA GESTÃO POR PARTE DO CONTROLE INTERNO E EXTERNOPARTE DO CONTROLE INTERNO E EXTERNO

Como planejar e executar o controle de uma empresa do porte

da Petrobras.

As dimensões desse controle: financeiro, mercadológico,

ambiental etc.

Os relatórios produzidos para os acionistas – semelhanças e

diferenças daqueles produzidos para o controle externo.

ATUAÇÃO DA PETROBRAS

PERFIL

A Petrobras é uma Sociedade Anônima de Capital Aberto, que atua no mercado brasileiro e internacional, de forma integrada e especializada nos seguintes segmentos relacionados à indústria de óleo, gás e energia: exploração e produção; refino, comercialização, transporte e petroquímica; distribuição de derivados; gás natural e energia.

LEGISLAÇÃO DE REGÊNCIA

No Brasil

- Lei 6.404 de 1976 - Lei das Sociedades por Ações

Sujeição às Normas da CVM – Comissão de Valores

Mobiliários (art. 235, § 1º)

- Lei 9.478 de 1998 – Novo Estatuto do Setor Petróleo

Regulamenta a Emenda Constitucional nº 09, de 9.11.1995

LEGISLAÇÃO DE REGÊNCIA

Nos Estados Unidos

- Lei Sarbanes – Oxley (SOX) – de julho de 2002

A SOX é de atuação sobre todas as Empresas que possuem ações listadas nas bolsas de valores norte-americanas e/ou outros títulos mobiliários registrados na Securities and Exchange Commission – SEC (equivalente à CVM).

A Petrobras possui American Depositary Receipts, - ADR’s nível 3, títulos negociados na Bolsa de Nova Iorque (NYSE). A Companhia está, portanto, se adaptando às inúmeras exigências da SOX.

Em 2003, procedeu-se ao arquivamento na SEC do Formulário 20 F e das Certificações dos Controles e Procedimentos assinadas pelo Presidente e Diretor Financeiro.

ATUAÇÃO INTERNACIONAL

DA PETROBRAS

COLÔMBIA

ESPANHA ESTADOS UNIDOS HOLANDA ILHAS CAYMAN ILHAS VIRGENS BRITÂNICAS

TRINDADE E TOBAGO INGLATERRA MÉXICO NIGÉRIA

ANGOLA ARGENTINA BOLÍVIA

BRASIL

BERMUDAS

ORGANOGRAMA

AUDITORIA INTERNA

GERENCIAMENTO DE RECURSOS

Auditoria Internacional

Auditoria Interna

Auditoria Corporativa e de

Serviços

Auditoria de Gás e Energia

Auditoria de Finanças

Auditoria de Abastecimento

Auditoria de E&P

BRASIL – 5 empresas TOTAL DE EMPRESAS EXTERIOR – 35 empresas

40 Empresas em 2003 prestaram contas, com análise dos respectivos processos e conseqüente emissão de Parecer da Auditoria Interna da Petrobras, em atendimento ao disposto no Decreto nº 3.591/00 (art. 15, § 6º).

Existência de outras Empresas (BR, PETROQUISA, GASPETRO, TRANSPETRO, etc.), que apresentam individualmente Prestação de Contas.

PRESTAÇÃO DE CONTAS - 2003

{

FOCO

AS BOAS PRÁTICAS DE AUDITORIA DE GESTÃO E AS BOAS PRÁTICAS DE AUDITORIA DE GESTÃO E METODOLOGIAS DE APOIO À AVALIAÇÃO DA GESTÃO POR METODOLOGIAS DE APOIO À AVALIAÇÃO DA GESTÃO POR PARTE DO CONTROLE INTERNO E EXTERNOPARTE DO CONTROLE INTERNO E EXTERNO

1. Como planejar e executar o controle de uma empresa do porte

da Petrobras.

2. As dimensões desse controle: financeiro, mercadológico,

ambiental etc.

3. Os relatórios produzidos para os acionistas – semelhanças e

diferenças daqueles produzidos para o controle externo.

1 - PLANEJAMENTO DE AUDITORIA PAAAI – PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE

AUDITORIA INTERNA Objetivos

Assessorar a Alta Administração na execução do controle das

atividades do Sistema Petrobras;

Avaliar os aspectos financeiros, contábeis, operacionais e

tributários, contábeis, operacionais e tributários, considerando as

premissas do plano estratégico da Petrobras.

1 - PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

A seleção das atividades contempladas para exame e as diretrizes consideradas na realização das auditorias resultam da conjugação do seguinte:

Alinhamento com o Plano Estratégico do Sistema Petrobras;Materialidade;Riscos (financeiro, econômico, operacional e legal);Resultados das últimas auditorias; Informações recebidas da Alta Administração;Atendimento a solicitações especiais;Compromissos contratuais para realização de Auditorias Conjuntas

em Blocos Não Operadores pela Petrobras, com base no Joint Operating Agreement (JOA) Acordo de Operações Conjuntas – Parcerias.

2 – DIMENSÕES DO CONTROLE

DIRECIONAMENTO

Áreas de negócios (exploração e produção, abastecimento, gás e energia e internacional)

Áreas corporativas (recursos humanos, comunicação, etc.)

Área de serviços (segurança meio ambiente e saúde, materiais,

engenharia, serviços compartilhados, centro de pesquisa, etc.)

Área financeira (contabilidade, finanças corporativas e

tesouraria, administração tributária etc.)

TRATAMENTO DISPENSADO ÀS NÃO-CONFORMIDADES

- OS FATOS CONSIDERADOS NÃO-CONFORMES E/OU OS QUE NECESSITEM DE APRIMORAMENTO SÃO APRESENTADOS E DISCUTIDOS COM OS RESPONSÁVEIS PELAS ATIVIDADES AUDITADAS DURANTE A REALIZAÇÃO DOS EXAMES.

- POR OCASIÃO DO ENCERRAMENTO DA AUDITORIA, AS NÃO-CONFORMIDADES E/OU OS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE QUE NECESSITEM DE APRIMORAMENTO SÃO APRESENTADOS À GERÊNCIA GERAL DA UNIDADE.

- MINUTA DE RELATÓRIO É ENCAMINHADA À UNIDADE, PARA QUE ESTA POSSA INFORMAR AS AÇÕES QUE FORAM OU SERÃO IMPLEMENTADAS PARA A REGULARIZAÇÃO DOS FATOS QUE FICARAM PENDENTES POR OCASIÃO DO ENCERRAMENTO DA AUDITORIA, DE MODO A PREPARAR O RELATÓRIO DEFINITIVO.

- O RELATÓRIO FINAL É ENCAMINHADO À UNIDADE AUDITADA, À GERÊNCIA CORPORATIVA E AO DIRETOR DE CONTATO, COM O PLANO DE AÇÃO DAS REGULARIZAÇÕES E/OU DOS APRIMORAMENTOS.

2 – DIMENSÕES DO CONTROLE

TRATAMENTO DISPENSADO ÀS NÃO-CONFORMIDADES (continuação)

- QUANDO NECESSÁRIO, AS NÃO-CONFORMIDADES SÃO SUBMETIDAS ÀS UNIDADES NORMATIVAS (JURÍDICO, MATERIAIS, CONTABILIDADE, ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA, ENTRE OUTRAS) PARA CONHECIMENTO E PROVIDÊNCIAS JULGADAS PERTINENTES NO ÂMBITO DA COMPANHIA.

- DEPENDENDO DA SUA NATUREZA, AS NÃO-CONFORMIDADES PODERÃO RESULTAR EM REUNIÕES, PALESTRAS OU SEMINÁRIOS, COMISSÕES OU GRUPOS DE TRABALHO, VISANDO A BUSCAR O APRIMORAMENTO DOS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE.

- OS FATOS OBSERVADOS, AS RECOMENDAÇÕES E AS REGULARIZAÇÕES ADOTADAS OU A ADOTAR SÃO REGISTRADOS EM SISTEMA INFORMATIZADO.

- OS ASSUNTOS PENDENTES DE REGULARIZAÇÃO APÓS A EMISSÃO DO RELATÓRIO DEFINITIVO SÃO ACOMPANHADOS, PERIODICAMENTE, JUNTO ÀS UNIDADES, ATÉ A SOLUÇÃO DEFINITIVA DA CADA CASO.

- OS ASSUNTOS DE MAIOR DESTAQUE SÃO REGISTRADOS NO RELATÓRIO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA (TRIMESTRAL), ENCAMINHADO À DIRETORIA EXECUTIVA, AO CONSELHO FISCAL E AO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO.

2 – DIMENSÕES DO CONTROLE

RELATÓRIOS DE AUDITORIA

CONTEÚDO

OBJETIVO/ESCOPO DO TRABALHO;PERÍODO EXAMINADO;CONCLUSÃO SOBRE A ATIVIDADE AUDITADA; NÃO-CONFORMIDADES;RECOMENDAÇÕES DA AUDITORIA;AÇÕES ADOTADAS OU A ADOTAR - INFORMADAS PELOS AUDITADOS.

2 – DIMENSÕES DO CONTROLE

3 - RELATÓRIO PRODUZIDO PARA OS ACIONISTAS

(LEI 6.404/76, ART. 133, I)

O Relatório Anual da Administração, consoante exigido pela legislação societária, e divulgado para todos os acionistas, inclusive a União, contém informações detalhadas e relevantes sobre os negócios e operações praticadas ao longo do exercício social, como segue:

Resumo Operacional por Segmento de Negócio (E&P, Refino, Comercialização, Transporte, Petroquímica, Distribuição, Energia, Gás Natural e Internacional)

Informações Corporativas (Governança, Pesquisa e Desenvolvimento, Desempenho Empresarial, Gerenciamento de Riscos, Estratégia, Segurança Operacional, Meio Ambiente e Saúde, Materiais, Recursos Humanos, Mercado de Capitais, Financiamentos e Ativos Intangíveis)

Análise Financeira, a partir das Demonstrações Contábeis (Receita Operacional do Sistema Petrobras, Resultado Consolidado, Resultado Por Área de Negócio, Exposição Cambial, Estoques, Investimentos, Endividamento, Valor Adicionado, Balanço Social e Patrimônio Liquido e Dividendo)

Demonstrações Contábeis da Controladora e Consolidado (Balanço

Patrimonial, Demonstração do Resultado, Demonstração das Origens e

Aplicações de Recursos, e Demonstração das Mutações do Patrimônio

Liquido da Controladora)

Informações Adicionais às Demonstrações Contábeis (Demonstração

do Fluxo de Caixa, Demonstração do Valor Adicionado e

Demonstração da Segmentação de Negócios)

Notas Explicativas às Demonstrações Contábeis

3 - RELATÓRIO PRODUZIDO PARA OS ACIONISTAS

(LEI 6.404/76, ART. 133, I)

3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

LEGISLAÇÃO DE REFERÊNCIA

TCU - IN nº 12/96, art. 17, Inciso II, I a VII; e alíneas a a h; MF/SFC – IN nº 02/00, art. 19, § 2º, Incisos e CGU/SFC - Norma de Execução nº 002/03, Anexo II – Estrutura

Referencial do Relatório de Atividades do Gestor.

1. Gestão Operacional / Finalistica1.1 – Competências Legais e Regimentais – Missão Institucional1.2 – Público Alvo dos Processos Gerenciais 1.3 – Vinculações com o Plano Plurianual – Vinculação Programática

1.4 – Indicadores Relevantes - Indicadores de Desempenho Social - Indicadores de Desempenho Econômico - Indicadores de Desempenho Financeiro

1.5 – Demonstrativos do Comportamento das Metas Anuais

- Programação de Metas

- Execução das Metas

1.6 – Resultados – Incidência Social

2 – Gestão Orçamentária – Metas Fiscais

Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas

2.1 - Ocorrência na Programação

2.2 - Ocorrências na Execução

3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

3 – Gestão Financeira Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas 3.1 – Situação dos Recursos Disponíveis 3.2 - Situação dos Recursos Realizáveis 3.3 - Situação dos Recursos Exigíveis 3.4 - Situação dos Recursos Externos

4 – Gestão Patrimonial Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas / Dados Situacionais 4.1 – Adequação de Perfil e dos Quantitativos 4.2 – Atualização Tecnológica

3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

5 – Gestão de Pessoas

Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas / Dados Situacionais

5.1 – Gastos com Remuneração/Manutenção

5.2 – de Ações de Valorização do Servidor

5.3 – Terceirização de Mão Obra

5.4 – Ações Disciplinares – Correcionais

3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

6 – Gestão do Suprimento de Bens e Serviços

Causas de Inexecuções / Medidas Implementadas /

Dados Situacionais

6.1 – Custos / Gastos com Contratações

Obras

Compras

Serviços

6.2 – Custos / Gastos com Convênios e Parcerias

6.3 – Gestão dos Estoques

3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

7- Processos de Controle

7.1 – Processos do Controle Parlamentar (atuação do TCU)

7.2 – Processos dos Controles Internos (atuação da CGU/PR)

3 - RELATÓRIO DE GESTÃO

3 - RELATÓRIO ANUAL X RELATÓRIO DE GESTÃO

(Lei Societária) (Controle Interno e Externo)

Diferenças Principais:

1 – Gestão Orçamentária – Metas Fiscais Programa de Dispêndio Global – PDG

Orçamento Anual de Investimentos - OAI

2 – Processos de Controle Interno e Externo

PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

OUTRAS OBSERVAÇÕES:

Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados – Informações incluídas na Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido.

Demonstração da Composição Acionária do Capital Social – Informações incluídas em Nota Explicativa específica.

Prazo de Apresentação do Processo – 75 dias após exercício social ( + / - 15 de março). Nesta data ainda não foi instalada a Assembléia Geral Ordinária (AGO), que toma as contas anuais dos Administradores, examina, discute e vota as Demonstrações Contábeis (Lei 6.404/76, art. 132, Inciso I). O prazo legal para a instalação da AGO é de até o final do mês de abril (art. 132).

CONCLUSÕES

1) O Relatório Anual da Administração, elaborado em atendimento à Lei Societária, contempla, em sua quase totalidade, as informações requeridas pelos órgãos de Controle Interno e Externo para o Relatório de Gestão;

2) O Relatório Anual da Administração acrescido das informações relacionadas à Gestão Orçamentária (execução dos Programas de Trabalho e a execução e avaliação dos Programas de Governo) e aos Processos de Controle podem constituir o Relatório de Gestão requerido pelos Órgãos de Controle ;

3) Alguns demonstrativos exigidos pela IN nº 02/00, para as Sociedades de Economia Mista, poderiam ser suprimidos:

a) Lucros ou Prejuízos Acumulados – por estar incluído na Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido e

b) Demonstração da Composição Acionária do Capital Social – por já fazer parte das Notas Explicativas.

CONCLUSÕES

4) O prazo para apresentação do Processo de Prestação de Contas das

Sociedades de Economia Mista poderia ser compatibilizado com o prazo da Lei Societária (AGO realizada em até 4 meses após o término do exercício social – art. 132, inciso I).

5) As Demonstrações Contábeis anuais poderiam ser transmitidas eletronicamente, a exemplo do procedimento adotado para com a CVM;

6) Estudar mecanismos para permitir, para Grupos Empresariais, a apresentação do Processo na forma consolidada, nos moldes da legislação societária. Os Mercados de Capitais, brasileiro e estrangeiros, analisam a Petrobras como um Sistema Integrado por diversas Empresas e não apenas como uma empresa isolada;

CONCLUSÕES

7) Outro aspecto merecedor de reflexão, por estar intimamente ligado a este evento, é a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) - lei estrangeira que, no caso especial da Petrobras, defende interesses de acionistas que não detêm a preponderância nas decisões da Companhia. Esta lei vem a reforçar, sobremaneira, um tema de grande interesse a todos nós – Controles Internos.

A SOX obriga o comprometimento, com tal temática, dos principais Executivos e, conseqüentemente, dos demais Gestores

“Nunca, nas organizações que possuem títulos e valores mobiliários negociados no mercado estadunidense, se debateu, de forma tão intensa, a função Controle”.

Obrigado

JOSÉ RICARDO ALMEIDA DA ROSA

josericardorosa@petrobras.com.br

Tel.: (55 21) 2534-1166