ESTUDO COMPARATIVO DA NORMA BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA (NOBRADE) E O FORMATO DE ENTRADA MARC 21:

CONTRIBUIO PARA A DESCRIO E AUTOMAO DE ARQUIVOS COM PADRES BIBLIOTECONMICOS

Maria Jos Veloso da Costa Santos1 Daniel Ribeiro dos Santos2

Eixo Temtico: Produtos e servios de catalogao.

Resumo: Prope uma investigao de cunho interdisciplinar para averiguar as relaes entre o formato MARC 21 e a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE). Apresenta um panorama da descrio documental, apontando suas origens e princpios, como nfase na constituio histrica dos catlogos e nos princpios fundamentais da descrio em bibliotecas e arquivos. Aborda a utilizao de normas e padres no mbito dessas instituies, destacando a importncia da descrio para a recuperao e acesso informao. Expe uma breve apresentao das caractersticas principais do formato MARC 21 e da NOBRADE, situando-os e contextualizando-os por meio de suas funes e elementos fundamentais. Busca uma comparao entre o formato MARC 21 e a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica, com o objetivo de determinar as possveis correspondncias entre os dois padres e utilizao do formato MARC para a representao de documentos arquivsticos. Por fim, conclui que, para que o acesso e disseminao da informao sejam alcanados, preciso que sejam adotadas polticas claras e slidas de descrio, no intuito de efetivamente prover os pontos de acesso que possibilitem ao pesquisador encontrar as informaes contidas na documentao custodiada e acumulada pelas instituies. Palavras-chave: Descrio da informao. Catalogao. Descrio arquivstica. Marc 21. Norma Brasileira de Descrio Arquivstica.

Abstract: This paper proposes an interdisciplinary research to ascertain the relationship between the MARC 21 format and the Brazilian Standard Archival Description (NOBRADE); pointing out the origins and principles of documentary description, it presents an overview with an emphasis on the historical constitution of the catalogs and the fundamental principles of description in libraries and archives; it advocates the use of norms and standards within these institutions, highlighting the importance of the description for the retrieval and access to information; it introduces a brief presentation of the main features of the MARC 21 format and NOBRADE, contextualizing and situating them through their basic functions and elements; it searches a comparison between the MARC 21 format and the Brazilian Standard Archival Description, in order to determine the possible correspondences between the two standards and the possible use of the format MARC 21 in representing the archival documents. Finally, it concludes that for access and dissemination of information to be achieved, it is necessary to adopte clear policies and accurate description in order to effectively provide access points that allow the researcher to be aware of the information contained in the documentation accumulated and guarded by institutions. 1 Contato: . Universidade Federal do Rio de Janeiro.

2 Contato: . Universidade Federal do Rio de Janeiro.

2

Keywords: Information description. Cataloguing. Archival description. Marc 21. Brazilian Standard for Archival Description.

Resumen: Propone una investigacin interdisciplinar para determinar las relaciones entre el formato MARC 21 y la Norma Brasilea de Descripcin Archivstica (NOBRADE). Presenta una visin general de descripcin documental, sealando sus orgenes y principios, con nfasis en la constitucin histrica de los catlogos y de los principios fundamentales de la descripcin en las bibliotecas y en los archivos. Discute el uso de normas y estndares dentro de estas instituciones, destacando la importancia de la descripcin para el acceso y recuperacin y de la informacin. Expone una breve presentacin de las principales caractersticas del formato MARC 21 y NOBRADE, colocndolos y contextualizandolos a travs de sus funciones y elementos fundamentales. Busca una comparacin entre el formato MARC 21 y el estndar brasileo de Descripcin de Archivo, con el fin de determinar las posibles correspondencias entre los dos estndares as como utilizar el formato MARC para la representacin y informatizacin de documentos de archivo. Por ltimo, se concluye que el acceso y difusin de la informacin que se logran, deben adoptarse polticas claras y slidas de descripcin, con el fin de proporcionar efectivamente los puntos de acceso que permiten al investigador que permiten al investigador a encontrar informacin en la documentacin custodiada y acumulada por las instituciones. Palabras clave: Descripcin de la informacin. Catalogacin. Descripcin archivstica. Marc 21. Norma Brasilea de Descripcin Archivstica.

1 INTRODUO

Arquivos e bibliotecas, entre muitas de suas caractersticas intrnsecas, possuem o carter essencial de organizao e padronizao com vistas ao acesso e disseminao da informao. Enquanto espaos nos quais o conhecimento em sua parcialidade preservado e custodiado, representam os agentes dinmicos de disponibilizao dos documentos representativos deste mesmo conhecimento.

Em contrapartida, Arquivologia e Biblioteconomia so campos do saber com uma preocupao constante na contemporaneidade voltada para o acesso e democratizao da informao e do conhecimento, buscando desenvolver e aprimorar mtodos que tornem tais preocupaes viveis de concretizao.

A elaborao e utilizao de padres so, por exemplo, elementos de grande relevncia para que ambas as reas atinjam seus objetivos em convergncia com seus aspectos prticos e sociais, tanto sob o aspecto tico e profissional quanto sob a tica de sua relevncia social. Historicamente, Biblioteconomia e Arquivologia sempre mantiveram em seu mbito uma forte relao com a organizao e a

3

padronizao de documentos, num movimento inicialmente dedicado guarda e acumulao, passando na atualidade para uma nova vertente, imbuda de uma concepo mais moderna preocupada no somente com a organizao, mas tambm com o prprio acesso documentao acumulada.

Atualmente, existe uma imensa variedade de normas e padres tanto para descrio quanto para classificao de documentos, que visam em seu fim o acesso e organizao do conhecimento e da documentao na qual o saber se circunscreve. So alguns exemplos dessa gama variada, a Norma Internacional Para Descrio de Funes (ISDF), a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica Para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias (ISAAR CPF), a Norma Internacional para Descrio de Instituies com Acervo Arquivstico (ISDIAH), a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE), o Cdigo de Catalogao Anglo-americano (AACR2), o Dewey Decimal Classification (CDD), a Classificao Decimal Universal (CDU), entre muitas outras normas e padres utilizados no campo da organizao documental, como algumas normas elaboradas pela International Organization for Standardization (ISO) e pela Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT).

Nesse sentido, evidente o destaque ocupado pelas normas no mbito da Biblioteconomia e da Arquivologia contemporneas, na medida em que por meio dos padres normativos essas reas desempenham um papel importante na organizao do conhecimento produzido e registrado visando a sua recuperao.

Por este motivo, o presente trabalho se prope a ser um exerccio de discusso sobre as relaes e aplicaes das normas e padres utilizados em bibliotecas e arquivos, no intuito de promover uma discusso interdisciplinar entre Biblioteconomia e Arquivologia e contribuir para os seus usos para a automao de arquivos.

Essa discusso tem como inteno maior, entretanto, problematizar as possveis relaes entre o Formato MARC 21 e a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE), estabelecendo os pontos de convergncia e divergncia entre os dois padres. No se deseja, no entanto, eximir a relevncia particular que cada um dos dois padres exerce em seu respectivo campo de aplicao, mas agregar um novo olhar sobre as possibilidades de aplicao de formatos e normas de descrio documental no espao das bibliotecas e arquivos.

4

2 DESCRIO DA INFORMAO: origens e princpios

A descrio da informao assume diferentes funes em bibliotecas e arquivos, tendo se desenvolvido historicamente de forma distinta como processo tcnico e intelectual no mbito da Arquivologia e da Biblioteconomia. Seus primrdios so abordados por diversos autores na literatura da rea e remontam Grcia Antiga e formao das primeiras colees, que na Antiguidade assumiam muitas vezes funes mistas de biblioteca, arquivo e museu.

Um dos primeiros registros de organizao bibliogrfica e elaborao de catlogo para descrio documental foi desenvolvido para a Biblioteca de Nnive e data do sculo VII a.C., durante o reinado de Assurbanipal II, que por longo tempo governou a Assria. Esse catlogo chegou a abrigar cerca de 25 mil placas de argila (BATTLES, 2003).

Segundo Barbosa (1978), outra tentativa relevante para organizao de um catlogo metdico de descrio documental data de 260 a.C.-240 a.C. Organizado na Biblioteca de Alexandria por Calmaco, na forma de uma bibliografia crtica em 120 volumes, as Pinakes ou tbuas, catalogavam toda a coleo de literatura grega preservada na biblioteca (BATTLES, 2003, p. 35-36). Calmaco j revela uma preocupao com a recuperao da informao e com o controle bibliogrfico, vez que as tbuas eram ainda analisadas e listadas cronologicamente por palavras-chave e autor, num surpreendente trabalho de organizao de toda a Biblioteca de Alexandria (FLOWER, 2010, p. 52).

Esses primeiros modelos de catlogos registrados pela histria j possuam a preocupao com o estabelecimento de padres bsicos de organizao, preparao e estruturao da descrio dos itens de seus acervos.

O aperfeioamento da imprensa por Gutenberg, em meados do sculo XV, acabou por propiciar uma produo bibliogrfica e documental em massa, assim como sinalizou para a necessidade de uma maior organizao das colees e elaborao de bibliografias. Os catlogos passam a assumir, assim, um papel de controle cada vez mais importante, servindo ainda para uma maior divulgao e acesso s publicaes.

Surgem as bibliografias que remontam ao ano de 1498 com a produo do Libri Graeci Impressi, catlogo elaborado pelo editor e tipgrafo italiano Aldo

5

Manuzio (1450-1514) para descrever e dividir em classes os seus estoques comerciais de material impresso para venda e divulgao.

Em 1545 Conrad Gesner (1516-1565) publicou a sua Bibliotheca Universalis, dividida em 4 partes que arrolaram, alfabeticamente, cerca de 1800 autores e respectivos ttulos, produzidos nos primeiros anos da imprensa na Europa. Parte desse trabalho, o Pandectarum sive partitionum universalium, libri XXI, datado de 1548, apresenta uma taxonomia dos saberes da poca, alm de outra parte referente a um ndice remissivo (BRADFORD, 1961).

H que se destacar, entretanto, que os primeiros catlogos eram na verdade estruturados na forma de grandes bibliografias ou listagens, mesmo embora j mantivessem caractersticas que muito se assemelhavam ao modelo de catlogo como modernamente o conhecemos.

A Revoluo Industrial, iniciada em meados do sculo XVIII, trouxe cena diversos problemas advindos do alto fluxo de informaes e documentos produzidos em funo do desenvolvimento da cincia e da tecnologia, acrescidos por um forte aceleramento da produo bibliogrfica, fatos que geraram uma nova demanda por tcnicas e instrumentos mais eficazes de busca e controle da informao tcnico-cientfica e que culminaram com o estabelecimento do Instituto Internacional de Bibliografia, depois Instituto Internacional de Documentao, criado por Paul Otlet e Henry de La Fontaine, no ano de 1895. O Repertoire Bibliographique Universel, catlogo coletivo do Instituto, foi uma tentativa para o controle da produo cientfica mundial.

Outras iniciativas viriam a ser intensamente substanciadas com a exploso informacional do sculo XX. Duas das primeiras solues pensadas com o objetivo de organizar e disponibilizar a malha complexa de conhecimentos produzidos poca foram as bibliografias especializadas (indexes) e os peridicos de resumos (abstracts). Estes dois instrumentos eram uma tendncia comum da Bibliografia moderna constituda como prtica para tratamento da informao, levando assim ao aparecimento da Documentao com Paul Otlet e o seu Trait de Documentation (1934).

Em contrapartida, os catlogos, como conhecidos e utilizados pelas bibliotecas, no fazem parte do universo particular de instrumentos de trabalho utilizados nos arquivos. Em princpio, isso se deve ao fato da funo primeira dos

6

arquivos ter sido, historicamente, associada unicamente ao valor de prova dos documentos e no ao valor de pesquisa ou ao potencial cultural da documentao.

A histria da Arquivologia muitas vezes confundida com a histria da humanidade e dos registros arquivsticos deixados pelas sociedades ps-escritas, conforme destaca Paes (1997, p. 15-16):

Logo que os povos passaram a um estgio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo de suas vidas particulares.

De acordo com Silva e outros (1999, p. 43 apud FONSECA, 2005) desde os tempos remotos, como por exemplo, em Ebla (Sria) j havia grandes cuidados com a identidade e a autenticidade dos prprios documentos. Embora se observe uma viso preliminar do que futuramente viria a ser um dos princpios mais amplamente difundidos da disciplina Arquivstica, o Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos.

Outro marco para o desenvolvimento e a evoluo da Arquivologia est representado nas conquistas da Revoluo Francesa no final do sculo XVIII, momento crucial de definio de novos limites para produo, preservao e acesso de documentos. Um decreto de 25 de junho de 1794 estabeleceu [...] o direito de acesso aos documentos pblicos, tornando-se assim uma espcie de declarao dos direitos da arquivstica (SCHELLENBERG, 2006, p. 26-27).

Nesse sentido, os arquivos passam a desempenhar no somente o papel de guardies da memria, mas tambm de entidades estratgicas para consolidao do poder do Estado e dos direitos do cidado, assim como de difuso cultural dos documentos por eles preservados. Segundo Schellenberg (2006, p. 27)

O reconhecimento da importncia dos documentos para a sociedade [...] resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: (1) criao de uma administrao nacional e independente de arquivos; (2) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos e (3) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado.

Assim, os arquivos aps a Revoluo Francesa transcenderam a Arquivologia para uma nova fase, que ficou conhecida na literatura especializada como Arquivologia ps-custodial, preocupada no mais unicamente com a guarda, mas tambm com o acesso, gesto, valor cultural e histrico dos documentos. Nessa nova perspectiva, a descrio documental assume papel de maior relevncia,

7

porque possibilita a construo de instrumentos de pesquisa mais eficientes para busca e acesso aos documentos.

Porm, apenas no final do sculo XIX que surge o grande marco da Arquivologia enquanto disciplina, que foi a publicao do Manual de Arranjo e Descrio de Arquivos, mais conhecido como Manual dos Holandeses.

O Manual dos Holandeses foi publicado em 1898, pelos arquivistas Samuel Muller, Johan Feith e Robert Fruin, consistindo numa compilao de 100 tpicos abordando os mais diversos aspectos do fazer arquivstico, incluindo um conjunto de regras para o arranjo e descrio de documentos de arquivo FONSECA (2005).

Aps a Segunda Guerra Mundial, as instituies arquivsticas apresentam reformulao de suas estruturas e redefinio de seu papel e passam a ser rgos responsveis por gesto, recolhimento, preservao e acesso dos documentos gerados pela administrao pblica, nos seus diferentes nveis de organizao (JARDIM; FONSECA, 2008).

Na Arquivologia contempornea, o acesso representa uma funo essencial dos arquivos, tanto no atendimento administrao quanto prestao de servios ao pblico e difuso histrica e cultural. No entanto, o acesso s possvel se a documentao estiver minimamente organizada e acessvel por meio de instrumentos de pesquisa elaborados de acordo com padres pensados propriamente para a busca e a recuperao de documentos. E justamente nesse ponto que as normas de descrio documental, tanto em arquivos quanto em bibliotecas, assumem, em linhas gerais, os mesmos objetivos, voltados essencialmente para localizao, recuperao, busca e acesso aos documentos.

2.1 A REPRESENTAO DA INFORMAO EM ARQUIVOS As instituies arquivsticas alm de cumprirem a funo de organismos

auxiliares da administrao como elemento estratgico para manuteno e preservao das informaes emanadas dos processos de trabalho, cumprem tambm, a funo de preservao da memria institucional. O mesmo ocorre no ambiente das bibliotecas, mantidas suas devidas peculiaridades e propores, sendo a descrio documental o processo que justamente possibilita e otimiza todo este emaranhado de atividades dependentes de informao nas instituies.

8

Na Arquivologia os documentos apresentam um ciclo vital determinado pela tabela de temporalidade, a saber: arquivos correntes, intermedirios e permanentes. Sendo assim, os documentos definem usos e usurios especficos da documentao acumulada, demandando procedimentos de tratamento tcnico e organizao distintos em cada uma dessas fases.

Conceitualmente a descrio de documentos no mago dos arquivos pode ser entendida como o conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 23).

Distintamente, no cerne das bibliotecas, a representao bibliogrfica definida como o registro dos elementos, retirados do item em processo de catalogao e fontes de referncia, capazes de identificar este item por suas caractersticas (CUNHA; CAVALCANTI, 2008, p. 119).

Torna-se compreensvel que o aspecto fundamental da atividade de representao consiste em sua relao intrnseca com o registro dos elementos essenciais que permitem identificar e particularizar um item documental. Seja na atividade arquivstica ou biblioteconmica, a descrio documentria toma sempre como base a identificao de itens documentais de forma individualizada ou no todo documental de um fundo arquivstico.

Na Arquivologia so raros os estudos e instrumentos dedicados problemtica da descrio em arquivos, presume-se que esse fato est intimamente ligada ao nascimento tardio da disciplina Arquivstica. A elaborao e publicao da International Standard Archival Description (ISAD) (General) (G), em fins do sculo XX, trouxe uma nova viso acerca do processo de descrio em arquivos, representando um longo perodo no qual a descrio em arquivos contava apenas com a tradio arquivstica e o famoso Manual dos Holandeses.

A descrio em arquivos, entretanto, est e sempre esteve associada elaborao de instrumentos de pesquisa, que [...] so as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a funo de orientar a consulta e de determinar com exatido quais so e onde esto os documentos (LOPEZ, 2002, p. 13).

Nessa perspectiva Oliveira (2012, p. 41) destaca que, nas ltimas dcadas, a descrio est vinculada ao emprego de padres que visam elaborao de

9

instrumentos de pesquisa ou dispositivos tecnolgicos para acesso s informaes arquivsticas.

Bellotto (2006, p. 179) refere-se descrio arquivstica como sendo a nica maneira de possibilitar que os dados contidos nas sries e/ou unidades documentais cheguem at os pesquisadores. Afirmao essa corroborada por Rodrigues (2011, p.53) quando afirma que as atividade de descrio so importantes em um arquivo porque garantem a compreenso do acervo.

2.2 A REPRESENTAO DA INFORMAO EM BIBLIOTECAS Por sua prpria histria e constituio enquanto rea, a Biblioteconomia

possui uma forte tradio no tocante aplicao e desenvolvimento de normas para descrio. Data, por exemplo, de 1595 o primeiro registro de tentativa para uniformizar a descrio de livros, que consistiu na publicao do Catalogue of English Printed Books, publicado pelo bibligrafo ingls, Andrew Maunsell, que incluiu um conjunto de regras para descrio, defendendo a ideia de que um livro fosse encontrado pelo sobrenome do autor, pelo ttulo, ou pelo assunto (CAMPELLO, 2006, p. 57; PINTO, 1987, p. 145).

Essencialmente a catalogao concebida como um conjunto de tcnicas e regras para a elaborao de catlogos que permitam a localizao e acesso e aos documentos, atravs da descrio sumria dos itens documentais.

Os catlogos quando bem elaborados e construdos com padres de catalogao, permitem identificar o documento com o fim prtico voltado, principalmente, para o atendimento das necessidades de pesquisa e informao do usurio (CUNHA, 2001, p. 51).

A tendncia atual dos catlogos segundo Souza; Fujita (2012, p. 70) de atuar como bases de dados, possibilitando at o acesso a textos completos. A essncia da natureza e funo dos catlogos permanece, mesmo que sejam influenciadas, acrescidas ou consubstanciadas pelas mudanas advindas das possibilidades tecnolgicas e da multiplicidade de novos formatos. Esto ainda intimamente relacionadas e interpoladas ao processo de catalogao.

A catalogao atualmente tem como funo primordial possibilitar o acesso informao contida nos documentos por meio da descrio dos mesmos, de modo a se constituir numa ponte entre a necessidade do usurio e os documentos

10

disponveis. Utiliza-se cada vez mais de recursos tecnolgicos que viabilizem buscas cada vez mais complexas e especializadas.

A descrio em bibliotecas, diferente da descrio em arquivos, ocupa-se sempre da representao de itens isoladamente, sem estabelecer uma relao entre diferentes itens ou conjuntos documentais.

3 NORMA BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA (NOBRADE)

A NOBRADE foi publicada em 2006 e fornece diretrizes para a descrio arquivstica no Brasil, compatveis tanto com a ISAD(G), quanto com a ISAAR(CPF), no intuito de facilitar o acesso e o intercmbio de informaes em mbito nacional e internacional, tendo como pressupostos bsicos o respeito aos fundos e descrio multinvel (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 10).

Estrutura-se em oito reas, rea de identificao, de contextualizao, de contedo e estrutura, de condies de acesso e uso, de fontes relacionadas, de notas, de controle da descrio e de pontos de acesso, compreendendo 28 elementos de descrio.

Possui tambm seis nveis de descrio que vo do mais geral para o mais especfico, comparando-se aos trs nveis de catalogao nas bibliotecas, a saber: acervo da entidade custodiadora (nvel 0), fundo ou coleo (nvel 1), seo (nvel 2), srie (nvel 3), dossi ou processo (nvel 4), item documental (nvel 5), admitindo nveis intermedirios de descrio como sexta possibilidade.

4 FORMATO MARC 21

O formato MARC 21 foi desenvolvido nos anos de 1960, originalmente pela Library of Congress (LC) e a British Library e posteriormente evoluiu para o USMARC, que se tornou um dos padres mais utilizados pelos programas de automao de bibliotecas. um padro aberto, usado internacionalmente para codificao de registros bibliogrficos. Foi concebido para a converso das fichas impressas distribudas pela LC para um formato legvel por mquina, de maneira a possibilitar o intercmbio de registros entre bibliotecas. At a dcada de 1980, o formato foi usado para troca eletrnica entre computadores de grande porte de

11

forma a gerar fichas catalogrficas impressas para unidades de informao filiadas ao Programa de Catalogao Cooperativa e, tambm, para dar apoio s bibliotecas na criao, uso e manuteno de suas bases de dados bibliogrficas, antes mesmo que fossem implementados os catlogos em linha de acesso pblico (OPACs) (MODESTO, 2007).

De modo geral, mesmo com o uso do formato MARC 21, faz-se necessrio utilizar padres especficos tanto para compor a descrio de um item bibliogrfico quanto para definio das entradas principal e secundrias, assim como para identificao da classificao e dos pontos de acesso para os assuntos, alm do nmero de chamada.

Nesse sentido, os padres mais amplamente utilizados entre os bibliotecrios so o Cdigo de Catalogao Anglo-Americano, mais conhecido como AACR2, a Library of Congress Subject Headings (LCSH), o Catlogo de Terminologia de Assuntos da Biblioteca Nacional (Brasil), a Classificao Decimal de Dewey e a Cutter-Sanborn Three-Figure Author Table.

preciso compreender com isso que o formato MARC 21 no um padro que orienta a normalizao da descrio de itens documentais, mas sim um padro que possibilita sua implementao, intercmbio e migrao por meio de computadores, favorecendo o compartilhamento de registros e o fortalecimento de bases de dados cooperativas. Assim, utiliza normas que padronizam a forma de armazenamento da informao bibliogrfica em meio magntico, para gerar um registro bibliogrfico que poder ser enviado e recebido por qualquer computador que possua um programa capaz de decodific-lo. A esse conjunto de normas d-se o nome de formato.

O formato MARC 21 padroniza de forma elaborada e exaustiva a representao descritiva automatizada de acervos bibliogrficos em todo o mundo e que podem ser adequados para atender regras especficas de descrio e necessidades particulares dos diferentes sistemas de bibliotecas de cada pas onde o formato utilizado. So os chamados dialetos MARC onde se incluem, como exemplos: ANNMARC (Itlia); AUSMARC (Austrlia); CANMARC (Canad); CATMARC (Espanha/Barcelona, Catalunha); FINMARC (Finlndia); HUNMARC (Hungria); IBERMARC (Espanha); INDIMARC (ndia); INDOMARC (Indonsia); INTERMARC (Frana); JPNMARC (Japo); KORMARC (Coria do Sul); LibrisMARC

12

(Sucia); MAB (Alemanha); MALMARC (Malsia); MARCAL (Mxico); MARCSUI (Sua); NORMARC (Noruega); RUSMARC (Rssia); UKMARC (Reino Unido) e USMARC (Estados Unidos).

Os padres de representao e exportao de dados bibliogrficos so representados por meio dos trs formatos MARC 21 de comunicao: o formato MARC 21 para dados bibliogrficos, o formato MARC 21 para dados de autoridade e o formato MARC 21 para dados de coleo.

Um registro bibliogrfico MARC 21 composto essencialmente por trs elementos principais: o Lder, o Diretrio e os Campos Variveis. A maioria dos campos possui vrios elementos de dados relacionados, cada um deles, quando um tipo de dado dentro de um mesmo campo chamado de subcampo.

As etiquetas so tambm denominadas de TAGs e conforme Zafalon (2011), as mais frequentemente utilizadas no MARC 21 bibliogrfico so: 020 para o International Standard Book Number (ISBN); 100 para entrada principal de nome pessoal; 245 para informao de ttulo (inclui ttulo, subttulo e indicao de responsabilidade); 250 para edio; 260 para dados da publicao; 300 para descrio fsica; 440 (agora 490) para srie; 520 para sumrio; 650 para cabealho de assunto e 700 para entrada adicional de nome pessoal.

O MARC 21 abrange um nmero considervel de tipologias documentais, no se limitando unicamente aos documentos de natureza bibliogrfica, engloba tambm mapas, msica manuscrita e impressa, registros sonoros, peridicos, arquivos de computador, colees de arquivos e manuscritos, alm de material visual e objetos tridimensionais, entre outros (FERREIRA, 2000).

Assim, o MARC 21 abrange no somente tipologias documentais usualmente presentes no mbito das bibliotecas, mas tambm aquelas que tipicamente so classificadas como arquivsticas e que podem ser facilmente encontradas nos acervos de arquivos institucionais e privados.

5 METODOLOGIA

O presente trabalho utiliza o mtodo comparativo de pesquisa, porque segundo Schneider e Schmidt (1998) permite perceber semelhanas e diferenas, construir modelos e tipologias e identificar continuidade e descontinuidade.

13

5.1 NOBRADE: REAS DE DESCRIO PARA O ESTUDO COMPARATIVO A NOBRADE privilegia em suas reas da descrio as informaes

necessrias para identificao precisa dos fundos de arquivo e seus respectivos itens documentais. Tem um conjunto previsto de metadados passveis de descrio,

28 elementos descritivos, conforme indicado no quadro 1, a seguir.

Quadro 1 - reas e elementos da descrio segundo a NOBRADE Fonte: Elaborado pelos autores.

De acordo com Boto (2011, p. 63), em diversos pontos de sua estrutura a NOBRADE abarca informaes necessrias descrio de dados e informaes em qualquer suporte, o que possibilita que seja adaptada s demandas de cada instituio como base s necessidades de seus pesquisadores.

A NOBRADE no define formatos de entrada ou sada de dados para sistemas manuais ou automatizados de descrio, estabelecendo, portanto, apenas os dados descritivos mnimos para consolidao da descrio arquivstica.

reas da Descrio Elementos e Campos da Descrio

1 rea de identificao 1.1 Cdigo de Referncia 1.2 Ttulo 1.3 Data(s) 1.4 Nvel de descrio 1.5 Dimenso e suporte

2 rea de contextualizao 2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) 2.2 Histria administrativa/Biografia 2.3 Histria arquivstica 2.4 Procedncia

3 rea de contedo e estrutura 3.1 mbito e contedo 3.2 Avaliao, eliminao e temporalidade 3.3 Incorporaes 3.4 Sistema de arranjo

4 rea de condies de acesso e uso

4.1 Condies de acesso 4.2 Condies de reproduo 4.3 Idioma 4.4 Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos 4.5 Instrumentos de pesquisa

5 rea de fontes relacionadas 5.1 Existncia e localizao dos originais 5.2 Existncia e localizao de cpias 5.3 Unidades de descrio relacionadas 5.4 Nota sobre publicao

6 rea de Notas 6.1 Notas sobre conservao 6.2 Notas gerais

7 rea de controle da descrio 7.1 Nota do arquivista 7.2 Regras ou convenes 7.3 Data(s) da(s) descrio(es)

8 rea de pontos de acesso e indexao de assuntos

8.1 Pontos de acesso e indexao de assuntos

14

Em conformidade com a NOBRADE, dos 28 elementos disponveis, pelo menos sete deles so considerados obrigatrios descrio de qualquer documento, independentemente de seu suporte ou gnero, a saber: Cdigo de referncia; Ttulo; Data(s); Nvel de descrio; Dimenso e suporte; Nome(s) do(s) produtor(es); Condies de acesso (somente para descries em nveis 0 e 1).

Estes elementos, que determinados como obrigatrios segundo a NOBRADE, so exatamente aqueles considerados indispensveis para a justa identificao dos documentos, devendo desse modo, ser dado a eles maior cuidado e ateno na descrio, visando a garantir informaes relevantes para o acesso e disseminao dos acervos e documentos descritos.

5.2 FORMATO MARC 21: CAMPOS PARA O ESTUDO COMPARATIVO O formato MARC 21, no entanto, ao contrrio da NOBRADE, possui um

conjunto extenso e flexvel de metadados, conforme sinteticamente expresso no quadro 2, a seguir.

Quadro 2 Campos do Formato MARC21 Bibliogrfico Fonte: Elaborado pelos autores.

Lder 351 Organizao e arranjo dos materiais 001 Nmero de controle 355 Controle de classificao de segurana

003 Identificador do nmero de controle 500 Nota geral

005 Data e hora da ltima interveno 505 Nota de contedo 008 Campos fixos de dados Todos os

materiais 506 Nota de acesso restrito

040 Fonte da catalogao 520 Nota de resumo

041 Cdigo do idioma 544 Nota de localizao de materiais de arquivo

044 Cdigo do pas da empresa de publicao ou produo 545 Nota biogrfica ou histrica

045 Cdigo de perodo cronolgico 556 Nota de informao sobre documentao 084 Outro nmero de classificao 561 Nota de histrico de procedncia

090 Nmeros de chamada local 565 Nota de caractersticas de arquivo

100, 110, 111 - Entrada principal 584 Nota de acumulao e frequncia de uso

245 Ttulo 600,610,611, 650 e 651 - Assuntos

300 Descrio fsica 842 Designao textual de forma fsica

546 Nota de idioma 852 Localizao/Nmero de chamada

15

A grande quantidade de campos e subcampos no formato MARC 21 parece pressupor a possibilidade de descrio exaustiva de itens documentais em meio automatizado, prevendo uma gama variada de campos e elementos para descrio de documentos nos mais diversos suportes.

Como possvel observar, o formato MARC 21, assim como a NOBRADE, contemplam tanto os elementos mnimos da descrio quanto os elementos complementares para melhor representao documentria. Assim, o objetivo de ambos os padres fornecer subsdios ao profissional para que realize a representao da informao, quer seja de forma sinttica, quer seja de forma exaustiva, mantendo sempre as condies mnimas de representao e exportao de dados.

Para fins de comparao, no entanto, relativo ao formato MARC 21 sero considerados apenas os campos definidos com possvel relao com a NOBRADE.

Sendo assim, a amostra selecionada para anlise compreende o total de 28 elementos de descrio da NOBRADE, aos quais se somam um conjunto de 19 campos do formato MARC 21, totalizando 47 elementos analisados que so comparados no quadro 3, a seguir, de modo a relacionar a compatibilidade dos elementos de descrio da NOBRADE com os campos selecionados do formato MARC 21.

Elementos de Descrio Segundo a NOBRADE Campos MARC Prximos ou Equivalentes

1.1 Cdigo de Referncia 084 Outro nmero de classificao, ou 090 Nmero de chamada. 1.2 Ttulo 245 Ttulo 1.3 Data(s) 260 Publicao (subcampo c data) 1.4 Nvel de descrio ////// 1.5 Dimenso e suporte 300 Descrio fsica 2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) 100,110,111 Autoria e/ou 508 Nota de

crdito de produo/criao 2.2 Histria administrativa/Biografia 545 Nota biogrfica ou histrica 2.3 Histria arquivstica 545 Nota biogrfica ou histrica 2.4 Procedncia 561 Nota de histrico de procedncia 3.1 mbito e contedo 505 Nota de contedo 3.2 Avaliao, eliminao e temporalidade 505 Nota de contedo 3.3 Incorporaes 505 Nota de contedo 3.4 Sistema de arranjo 351 Organizao e arranjo dos materiais 4.1 Condies de acesso 506 Nota de acesso restrito 4.2 Condies de reproduo 845 Nota termos reguladores de uso e

reproduo 4.3 Idioma 546 Nota de idioma 4.4 Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos 842 Designao textual de forma fsica

16

4.5 Instrumentos de pesquisa 581 Nota de publicaes sobre materiais descritos

5.1 Existncia e localizao dos originais 535 Nota de localizao dos originais/duplicatas 852 Localizao/Nmero de chamada

5.2 Existncia e localizao de cpias 535 Nota de localizao dos originais/duplicatas 852 Localizao/Nmero de chamada

5.3 Unidades de descrio relacionadas /////// 5.4 Nota sobre publicao 581 Nota de publicaes sobre materiais descritos 6.1 Notas sobre conservao 500 Nota geral 6.2 Notas gerais 500 Nota geral 7.1 Nota do arquivista 520 Nota de resumo 7.2 Regras ou convenes 520 Nota de resumo 7.3 Data(s) da(s) descrio(es) 005 Data e hora da ltima interveno 8.1 Pontos de acesso e indexao de assuntos

600,610,611, 650 e 651 Assuntos; 700, 710, 711 Entrada secundria

Quadro 3 Comparao entre os elementos de descrio da NOBRADE e o Formato MARC21 Bibliogrfico

Fonte: Elaborado pelos autores.

6 RESULTADOS

Verificou-se que o MARC 21 prev a possibilidade de descrio de documentos manuscritos ou de arquivo, porm, ficou constatado na anlise realizada que ele no prev a descrio multinvel de forma relacional em um mesmo registro conforme preceitua a NOBRADE, ou seja, relacionando o fundo e suas respectivas sries, subsries, dossis e unidades documentais. No entanto essa forma de relacionamento parte/todo pode ser vista no MARC21, quando se descreve analticas de artigos de peridicos e captulos de livros.

Apesar do formato MARC 21 no englobar, nem se compatibilizar com todos os elementos de descrio da NOBRADE, ele possui campos que tambm se prestam para a descrio de documentos de natureza arquivstica e, tambm, possui campos que s se aplicam descrio de material arquivstico, como por exemplo, o campo 845 (Nota termos reguladores de uso e reproduo), 545 (Nota biogrfica ou histrica) e 561 (Nota de histrico de procedncia). Estes campos esto diretamente relacionados aos elementos da NOBRADE, 4.2 Condies de reproduo; 2.2 Histria administrativa/Biografia; 2.3 Histria arquivstica e 2.4 Procedncia, respectivamente.

Observou-se tambm na anlise comparativa que determinados campos do MARC 21 correspondem simultaneamente a mais de um elemento de descrio da

17

NOBRADE. o caso dos campos 500 (Nota geral), 505 (Nota de contedo) e 520 (Nota de resumo).

Identificou-se no quadro 3, que para manter a unidade nuclear da rea de contedo e estrutura da NOBRADE, trs dos quatro elementos previstos nessa rea, devem ser agrupados simultaneamente no campo 505 (Nota de contedo), uma vez que a repetitividade desse campo no garantida pela formato MARC 21. Desse modo os elementos da NOBRADE 3.1 mbito e contedo, 3.2 Avaliao, eliminao e temporalidade e 3.3 Incorporaes, devem obrigatoriamente ser descritos num nico campo.

Os elementos 7.1-Nota do arquivista e 7.2-Regras ou convenes da NOBRADE tambm so outros exemplos de itens descritivos que se agrupam num mesmo campo, nesse caso especfico o campo 520 (Nota de resumo) do formato MARC 21. A caracterstica diferencial desse caso reside na possibilidade de repetio do campo 520 no formato MARC 21, no tornando obrigatria a descrio simultnea dos dois elementos da NOBRADE dentro de um mesmo campo do registro.

Detectou-se tambm uma boa compatibilidade entre os elementos da NOBRADE 5.1-Existncia e localizao dos originais e 5.2-Existncia e localizao de cpias com os campos 535 (Nota de localizao dos originais/duplicatas) e 852 (Localizao/Nmero de chamada) do formato MARC 21.

O elemento da NOBRADE dedicado definio de pontos de acesso e indexao de assuntos (8.1) tambm se ajusta perfeitamente aos campos 650 a 653 (Assuntos) do MARC 21, possibilitando atravs de sua utilizao a recuperao automatizada dos itens descritos.

Pode-se inferir atravs da anlise realizada e das relaes estabelecidas no quadro 3, que o formato MARC 21 ajusta-se muito bem descrio da unidade documental. No entanto, como j registrado, no permite que sejam estabelecidas as relaes orgnicas entre os documentos de arquivo descritos, ou mesmo que se estabeleam as relaes multinveis existentes nos referidos conjuntos documentais.

Dos 28 elementos de descrio previstos na NOBRADE apenas dois elementos no encontraram campos prximos ou equivalentes no Formato MARC 21. Foram os elementos 1.4 referente a nvel de descrio e 5.3 referente a unidades de descrio relacionadas.

18

7 REFLEXES FINAIS

Em Arquivologia e Biblioteconomia, muitos estudos se dedicam aos aspectos tcnicos da atuao prtica destas duas reas, porm poucos estudos se dedicam a um dilogo interdisciplinar sobre a descrio da informao em bibliotecas e arquivos.

Juntamente com as demais funes tpicas das unidades de informao, o processo de descrio da informao desempenha um papel duplamente importante, primeiramente no que diz respeito disponibilizao dos documentos, em segundo no que se refere organizao lgica e de forma inteligente dessa documentao.

Sem dvida, o tratamento tcnico de documentos e massas documentais torna possvel o acesso informao e ao conhecimento, de forma a contribuir para o desenvolvimento de novas pesquisas e a evoluo do saber j consolidado. A comunicao e a produo cientfica fazem uso constante, de forma direta ou indireta, do trabalho tcnico e intelectual desenvolvido por bibliotecrios e arquivistas.

Segundo Meadows (1999, p. 30), o problema do acesso uma das grandes dificuldades enfrentadas por pesquisadores para identificar, dentro da massa de toda a literatura e documentao disponvel, o material de que realmente necessitam. O que em parte se devia j no fim do sculo XIX, falta de uso de padres e de normas na elaborao dos relatos de pesquisa. No concernente aos arquivos, o mesmo se aplica ao uso de instrumentos de pesquisa mal construdos ou inexistncia de tais ferramentas, que podem, inclusive, tornar invivel o desenvolvimento de novas pesquisas sobre determinado tema abrangido por um fundo documental.

Por meio da representao descritiva de documentos e da organizao do conhecimento, seja de forma individualizada no caso de bibliotecas, ou de forma global no caso dos fundos de arquivo, que pesquisadores e acadmicos podem desenhar um retrato elaborado do estado da arte em um domnio do conhecimento.

No entanto, para que o objetivo primeiro do acesso e disseminao seja atingido no cerne de bibliotecas e arquivos preciso que sejam adotadas polticas claras e slidas de descrio, no intuito de efetivamente prover os pontos de acesso

19

que possibilitem ao pesquisador tomar real cincia das informaes contidas na documentao custodiada e acumulada pelas instituies. premente uma aproximao interdisciplinar das questes que so o centro das discusses tericas nas duas reas, desde que preservados os domnios particulares de cada rea e seus saberes j constitudos.

Na contemporaneidade, os obstculos, que perpassam o estudo da descrio documental em bibliotecas e arquivos, se assemelham de forma considervel na medida em que Arquivologia e Biblioteconomia caminham numa corrente moderna voltada para o acesso. Elas enfrentam os mesmos problemas impostos pelo avano tecnolgico e pela alta velocidade com que o conhecimento produzido e registrado.

As normas esto presentes em todos os espaos da vida, do trabalho e permeiam os mais variados ramos do saber. Elas exercem um forte impacto na produo, divulgao e comunicao do conhecimento cientfico. A cincia, como um todo, se constri e se estrutura por meio de normas e paradigmas que garantem a seriedade e a cientificidade dos processos por ela aplicados.

REFERNCIAS

AMAN, Mohammed. El legado de Alejandro Magno: la antigua biblioteca de Alejandra. La Tadeo, Bogot, n. 65, p. 30-37, 1. sem. 2001

BARBOSA, Alice Prncipe. Novos rumos da catalogao. Rio de Janeiro: BNG/Brasilart, 1978. 246 p.

BATTLES, Matthew. A conturbada histria das bibliotecas. So Paulo: Planeta do Brasil, 2003. 239 p.

BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: Fundao Getulio Vargas, 2006.

BOTO, Antonio Victor Rodrigues. Recuperao da informao digital: a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE) na descrio de material imagtico. 2011. 91 f. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) UFRJ/IBICT-Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao. Rio de Janeiro, 2011.

BRADFORD, Samuel Clement. Documentao. Rio de Janeiro: Fundo de Cultura, 1961.

20

CAMPELLO, Bernadete. Introduo ao controle bibliogrfico. 2. ed. Braslia: Briquet de Lemos/Livros, 2006.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. NOBRADE: norma brasileira de descrio arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006. 123 p.

FERREIRA, Margarida M. MARC 21: formato condensado para dados bibliogrficos. Marlia: UNESP, 2000. 286 p.

FLOWER, Derek Adie. Biblioteca de Alexandria: as histrias da maior biblioteca da Antiguidade. So Paulo: Nova Alexandria, 2010. 215 p.

FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e cincia da informao. Rio de Janeiro: FGV, 2005. 121 p.

MODESTO, Fernando. O acervo da biblioteca est redondo, deixe-o em forma com o MARC. Disponvel em: . Acesso em: 29 mar. 2013.

OLIVEIRA, Lucia Maria Velloso de. Descrio e pesquisa: reflexes em torno dos arquivos pessoais. Rio de Janeiro: Mbile, 2012. 171 p.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 1997. 225 p.

PINTO, Maria Cristina Bello Ferreira. Catlogos & bibliografias: evoluo histrica do trabalho de controle bibliogrfico. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v. 16, n. 2, p. 143-158, 1987.

SANTOS, Maria Jos Veloso da Costa. A representao da informao em arquivos: viabilidade de uso dos padres utilizados na biblioteconomia. Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n. 1/2, p. 57-66, jan./dez. 2007.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 6. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006.

SCHNEIDER, S.; SCHMIDT, C.J. O uso do mtodo comparativo nas Cincias Sociais. Cadernos de Sociologia, v.9, p.49-87, 1998.

SOUZA, Brisa Pozzi de; FUJITA, Maringela Spotti Lopes. Do catlogo impresso ao on-line: algumas consideraes e desafios para o bibliotecrio. Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, v.17, n.1, p.59-75, jan./jun. 2012. Disponvel em: . Acesso em:jun.2013.

ZAFALON, Zaira Regina. Formato MARC 21 bibliogrfico: estudo e aplicaes para livros, folhetos, folhas impressas e manuscritos. So Carlos: EDUFSCar, 2011. 112 p.