Universidade Federal de Minas Gerais – UFMGEscola de Ciência da Informação - ECI

ESTÁGIO B EM ARQUIVOLOGIAESTÁGIO B EM ARQUIVOLOGIA

Janeiro 2013

“Uma administração pública sem consciência

arquivística terá muito pouco de

administração e, ainda menos de pública.”administração e, ainda menos de pública.”

José Maria Jardim

Proposta para acondicionamento, armazenamento e otimização do espaço para o

arquivo intermediário do Colegiado de Pedagogia da Faculdade de Educação da UFMG

• Aluno: Ney Lúcio da Silva

• Instituição: Faculdade de Educação da UFMG – Colegiado de Pedagogia

• Orientador: Prof. Welder Antônio Silva

Objetivo geral

Proposição de ações técnicas arquivísticas para oacondicionamento, o armazenamento e para a utilização doespaço físico do arquivo intermediário deste setor.espaço físico do arquivo intermediário deste setor.

Objetivos específicos

• Racionalizar a guarda.

• Reduzir a massa documental.

• Dar celeridade ao acesso.

• Aproveitar otimamente o espaço físico disponível.

• Garantir a preservação dos documentos e da memória docurso de Pedagogia.

Justificativas da delimitação

• Problemas categorizados como prioridade no diagnósticorealizado no Estágio A.

• Necessidade de adequação às práticas arquivísticas.

• Reais possibilidades de implementação.

• Gestor sensível às necessidades de melhoria.

• Carga horária reduzida do estágio.

Propostas

• Higienização

• Acondicionamento

• Ordenação

• Armazenamento

• Sistema de busca

Higienização

Sugere-se a aquisição de:

• Mesa de trabalho própria para higienização de documentos,instrumentais (pinças, bisturis, espátulas, pincéis, flanelas,etc) e EPIs (luvas de látex, máscara de proteção, jaleco).etc) e EPIs (luvas de látex, máscara de proteção, jaleco).

• Antes de proceder à higienização, verificar se há documentosem duplicidade.

• Realizar a retirada de objetos de metal, de fitas adesivas e dassujidades superficiais.

Acondicionamento

Após análise das espécies documentais, frequência deconsulta e condições de armazenamento, recomenda-se doisacondicionamentos, ambos com qualidade arquivística:

Primário: pastas em cruz confeccionadas com papel isentoPrimário: pastas em cruz confeccionadas com papel isentode acidez, gramatura 120 e com altura regulável, com37cm X 27cm.

Secundário: caixas arquivo de papelão com medidas de39cm X 18cm X 29cm

Acondicionamento

Variação do volume de documentos em dois dossiês.

Acondicionamento

Modelo de pasta em cruz com altura regulável.

Ordenação

Três níveis:

1. Ordem interna dos documentos nas pastas: cronológicacrescente.

2. Ordem das caixas nas prateleiras: numérica crescente.

Ordenação

3. Ordem das pastas dentro das caixas: ordem numéricacrescente com base em conjunto de números que é umavariação do código de matricula utilizado atualmente paraidentificação dos alunos.

Ordenação

Novo código

Armazenamento

Depósito

A sala destinada à guarda dos documentos está situada emandar térreo, é isenta de umidade, insolação excessiva,poluição, trepidações e oferece segurança contra roubo evandalismo.

Possui as seguintes dimensões:

• Área: 35,67m²

• Altura máxima: 3,41m e mínima de 2,89m

• Porta: 2,09 x 0,90m

• Quatro janelas com grade de proteção.

Vista que se tem da entrada da sala

Vista da parede lateral com quadro branco. Era uma sala de aula.

Vista da outra lateral

Vista que se tem do fundo da sala

Espaço subutilizado sobre os arquivos (1,54m)

ArmazenamentoDepósito – Recomendações

• Retirada do quadro branco existente;

• retirada do ventilador instalado em uma das paredes e sua • retirada do ventilador instalado em uma das paredes e sua reinstalação no lado oposto;

• instalação de sprinklers;

ArmazenamentoO depósito – Recomendações

• substituição da porta de madeira por uma porta corta-fogo;

• aplicação de película protetora nas janelas;• aplicação de película protetora nas janelas;

• nova pintura interna com tinta de cor clara;

• e nova pintura da parede externa com tinta clara de efeito reflexivo.

Armazenamento

Mobiliário

Sugere-se a aquisição de um arquivo deslizante com:

• medidas aproximadas de 2,40m de profundidade, 6,00m delargura e 2,23m de altura.largura e 2,23m de altura.

• um módulo com varais para pastas suspensas.

• demais com prateleiras projetadas para guardar caixasarquivo horizontais com dimensões de 39cm x 18cm x 29cm.

Armazenamento

Arquivo deslizante - Vantagens

• considerável economia de espaço em relação às estantesconvencionais e aos arquivos com gavetas.

• aumento considerável da capacidade de armazenamento;• aumento considerável da capacidade de armazenamento;

• melhor organização do conjunto documental;

• melhor organização do ambiente de trabalho;

• maior proteção aos documentos que ficarão menos expostos à poeira, luminosidade, umidade e a agentes biológicos.

Armazenamento

Tipo de arquivamento

• Considerando-se a baixa frequência de consulta da maiorparte dessa documentação (a mais antiga) e visando-se umavez mais à conservação dos documentos, as caixas devem servez mais à conservação dos documentos, as caixas devem sercolocadas na prateleira seguindo a orientação horizontalevitando-se, desta forma, que os documentos soframdeformações.

• Os mais recentes ficarão em pastas suspensas em stand by

por 2 anos.

Armazenamento

Tipo de arquivamento

Acondicionamento inadequado e arquivamento vertical deformando os documentos.

Sistema de busca

Como se indicou para a ordenação a criação de um códigoque identifica os dossiês, o sistema de busca será indireto, ouseja, para localizá-los será necessário uma ferramenta auxiliar.

Indicou-se, então, o Access, da Microsoft, que é um sistemagerenciador de banco de dados que não exige conhecimentosprofundos de programação e pode manter um grande volumede dados.

Sistema de busca

Access – Registro dos dados

Sistema de busca

Access – Registro dos dados

Sistema de busca

Access – Tabela

Sistema de busca

Access – Consulta

Sistema de busca

Access – Consulta

Sistema de busca

Access – Consulta

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