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ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00

Emissão: 28/10/2014

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Elaborado por: Contabilidade - Arquivo

Revisado por: Escritório de Processos

Aprovado por: Maria Cruz

ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO - ADM CENTRAL



Emissão: 28/10/2014

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SUMARIO RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 3 TAREFA CHAVE Nº 1 – IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ....................................................... 4

1. O QUE FAZER? ................................................................................................................... 4 2. POR QUÊ? .......................................................................................................................... 4 3. COMO FAZER? ................................................................................................................... 4

3.1 ACONDICIONAMENTO DOS DOCUMENTOS: ............................................................ 4 3.2 IDENTIFICAÇÃO DAS CAIXAS: .................................................................................... 5

TAREFA CHAVE Nº 2 – FORMAS DE ENVIO DE DOCUMENTOS .................................................... 7 1. O QUE FAZER? ................................................................................................................... 7 2. POR QUÊ? .......................................................................................................................... 7 3. COMO FAZER? ................................................................................................................... 7

3.1 AGENDAR RECEBIMENTO: ........................................................................................ 7 3.2 FORMA DE ENVIO: .................................................................................................... 7 3.3 ENVELOPE PADRÃO: ................................................................................................. 7 3.4 PREENCHIMENTO DO ENVELOPE PADRÃO: ............................................................ 10 3.5 PREENCHIMENTO INCORRETO DO ENVELOPE PADRÃO: ....................................... 12 3.6 FORMAS INCORRETAS DE PREENCHER O ENVELOPE: ............................................ 12

TAREFA CHAVE Nº 3 – SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO ..................................... 14 1. O QUE FAZER? ................................................................................................................. 14 2. POR QUÊ? ........................................................................................................................ 14 3. COMO FAZER? ................................................................................................................. 14

3.1 IMPORTANTE .......................................................................................................... 16 4. ANEXO – Protocolo de Envio de Documentos ................................................................ 17



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RESPONSABILIDADES

O arquivo tem como meta de fechamento mensal de arquivamento, todo dia 15 do mês

subsequente. Dessa forma os documentos relativos ao mês corrente devem ser enviados ao

arquivo, até o dia 10 do próximo mês.

Ressalvo exceções, nenhum documento deve ser enviado com atraso ao arquivo, para

que não comprometa o desempenho das suas atividades.



Emissão: 28/10/2014

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TAREFA CHAVE Nº 1 – IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

1. O QUE FAZER? Cumprir as normas e padrões de identificação dos documentos para envio ao arquivo.

2. POR QUÊ? Para garantir o envio correto dos documentos.

3. COMO FAZER?

3.1 ACONDICIONAMENTO DOS DOCUMENTOS: Os documentos enviados devem ser acondicionados em caixas ou envelopes.

A indexação e acondicionamento de documentos na caixa arquivo ou envelope devem

ser da seguinte forma:

ITEM DOCUMENTAL SEPARADO POR ACONDICIONAMENTO DEPARTAMENTO

5ª via de notas fiscais Mensal e por loja

Caixa arquivo enviadas após 6 meses para o arquivo permanente

Lojas

Contra nota emitida para o produtor rural

Mensal, arquivar na loja até a retirada pelo produtor ou até a

prescrição da nota (5 anos)

Caixa arquivo separada por

produtor, após a prescrição enviar para

o arquivo permanente.

Lojas

Cupom de cartão de credito/debito

Por loja, dia, mês e ano.

Em caixa arquivo (enviados após 1 ano

para o arquivo permanente)

Lojas

Cupom de recarga de celular

Por loja, dia, mês e ano

Em caixa arquivo (enviados após 6

meses para o arquivo permanente)

Lojas

Documentos de promotores de

venda

Ano, mês e por nome em saco plástico.

Caixa arquivo (enviados para o

arquivo permanente) Lojas

Nota fiscal de saída, Notas de devolução

de produtos em consignação.

Mês dia e loja, com o espelho do movimento anexado as notas, na

sequência de dia, separada

Caixa arquivo (enviados diariamente

para o arquivo) Lojas



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ITEM DOCUMENTAL SEPARADO POR ACONDICIONAMENTO DEPARTAMENTO

por clips ou elásticos.

Redução Z Dia, mês e loja.

Em envelopes enviados para o

arquivo Lojas

Notas fiscais de transferências, vendas à vista e

devolução de venda (SAC)

Loja, mês e dia.

Em envelopes enviados diariamente

para o Arquivo Lojas

3.2 IDENTIFICAÇÃO DAS CAIXAS: Depois de acondicionados os documentos nas caixas as mesmas devem ser identificadas da

seguinte forma:

Todas as caixas devem ser identificadas de acordo com o período e conteúdo dos

documentos acondicionados na caixa, usando sempre o termo original de cada

documento conforme descrito nas tabelas acima;

Não devem ser acondicionados tipos e períodos diferentes de documentos na mesma

caixa;

As caixas devem ser identificadas com caneta esferográfica ou pincel, na frente da caixa e

dentro do espaço definido para identificação;

CORRETO ERRADO



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Caso o período não seja anual ou mensal, for somente diário, deve ser descrito o dia

inicial e o dia final que couber na caixa.

Exemplo: Nota fiscal de transferências Loja 05 De 01 a 15/08/2012;

Não deve ser acondicionados documentos de anos diferentes na mesma caixa, para não

comprometer o período de descarte do documento prescrito;

A utilização de elástico, grampos e clips para prender os documentos, deve ser o mínimo

possível para evitar a danificação do documento como mostra o exemplo abaixo;

CORRETO ERRADO



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TAREFA CHAVE Nº 2 – FORMAS DE ENVIO DE DOCUMENTOS 1. O QUE FAZER?

Cumprir as normas e padrões de envio de documentos para envio ao arquivo.

2. POR QUÊ? Para garantir uma gestão de documentos eficaz, oferecendo aos clientes

internos/externos do arquivo um atendimento em tempo hábil para execução de suas

atividades.

3. COMO FAZER?

3.1 AGENDAR RECEBIMENTO:

Para enviar as 5ª vias de notas fiscais, bobinas de ECF, cupons de cartão de crédito e

recarga de celular, a loja deverá entrar em contato com a coordenação do arquivo para

agendar o recebimento.

3.2 FORMA DE ENVIO:

A forma de envio deve ser definida pelo gerente da loja (caminhão do CD, boy ou frete).

Deve ser enviado junto com os documentos o “PROTOCOLO DE ENVIO DE DOCUMENTOS”

descrito o tipo de documentos e o período que está sendo enviado.

3.3 ENVELOPE PADRÃO:

Esta forma de envio é para documentação enviada para todos os setores a ADM via malote.

Esta forma de envio é somente para caixas enviadas diretamente ao arquivo permanente,

localizado na Rua Antônio Octavio Scramin, 949.



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Para o envio de documentos ou qualquer correspondência interna via malote, deve ser

usado o envelope padrão;

Exemplo:

O administrativo é divido por departamentos independentes entre si, dessa forma os

envelopes devem ser enviados individualmente para cada setor.

Identificar o setor para o qual será enviada a correspondência interna, conforme tabela

abaixo:

TIPOS DE DOCUMENTOS E FORMA DE ENVIO DAS LOJAS PARA A ADM

RECURSOS HUMANOS

Avaliação de desempenho

No mesmo envelope separando os tipos

documentos com clips

Material de treinamento

Formulário de candidatura de recrutamento interno

Oficio de candidatura de PCD

Proposta de alteração individual (PAIS)

Carta de PPR

Nota fiscal de hospedagem e refeição para treinamentos

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

Cartão Ponto/holerite

No mesmo envelope separando os tipos

documentos com clips

Justificativas de faltas

Atestados

Advertências e suspensões

Comprovante de entrega do cartão multi benefícios

Comprovante de aposentadoria

Carteira de trabalho para atualização

Termo de ciência

Pasta de Rescisão (contrato de trabalho, termo de rescisão, advertência, CAT, comunicado de dec. do INSS, alteração contratual e exame de retorno ao trabalho etc)

Exame demissional

Recibo de férias

Acordo de prorrogação de jornada de trabalho

Relatório de vale transporte

Intimação de trabalhista

Ficha de inclusão de plano de saúde e odontológico



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Carta PPR

Pasta de Admissão (documentos admissionais)

Oficio de pensão alimentícia

Recibo de entrega do vale transporte

TI

Faturas de Telefone Móvel No mesmo envelope

separando os tipos de documentos com clips

Fatura de Telefone Fixo

Faturas de Internet Copel

Termo de uso de telefone celular

CONTABILIDADE/ANALISE CONTABIL

Taxas Municipais (IPTU, TAXA DE BOMBEIRO ETC)

No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips

Faturas de Água

Contratos Copel

Apólice de seguro de veiculo

Apólice de seguro predial

Intimação de regulamentação (Bombeiro, Prefeitura etc)

Faturas de Energia

Monitoramento

CONTABILIDADE/FISCAL

Nota Fiscal de Entrada sem XML

No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips Itinerário de frota própria

CONTABILIDADE/DESPESAS

Nota fiscal Despesas + a autorização No mesmo envelope

CONTABILIDADE/IMOBILIZADO

Projeto de Ativo Fixo + nota de aquisição


Transferência de Ativo Imobilizado

BAF- Baixa de Ativo Imobilizado

Remessa p/ conserto de Ativo Imobilizado

Nota Fiscal de locação de maquinas

Ativo Imobilizado – remessa comodato

FINANCEIRO/CONTAS A RECEBER

Cheques pré-datados No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips Cadastro de Cliente

FINANCEIRO/TESOURARIA

Movimento de caixa tesouraria No mesmo envelope

Cheque a vista No mesmo envelope



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FINANCEIRO/CONTAS A PAGAR

Boletos No mesmo envelope

FINANCEIRO/CONTRATO

Nota Fiscal de venda á prazo No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips Nota Fiscal de devolução de compra

ARQUIVO

Atestado de Intervenção Técnica em ECF


Nota Fiscal de Transferência entre lojas

Nota Fiscal de Saída (venda a prazo, a vista),devolução de venda cliente devolução de produtos em consignação

Nota fiscal de entrada eletrônica

Redução Z

Nota Fiscal de devolução de produtos em consignação

Nota Fiscal de devolução de venda cliente (SAC)

ARQUIVO PERMANENTE

Faturas Cooper Em caixas separadas devidamente

identificadas com tipo de documento e

período

Cupom de cartão de créditos

Cupom de recarga de celular

Documentos para descarte

5ª via de notas fiscais

PESQUISA

Pesquisas estatísticas No mesmo envelope

GERENCIA DE PREVENÇÃO DE PERDAS

Termo de responsabilidade de perecíveis No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips

Dossiê de inventário geral

Carga garantida

3.4 PREENCHIMENTO DO ENVELOPE PADRÃO:

Preencher o envelope observando os seguintes critérios:

Usar os envelopes padrão somente para envio de correspondências interna;

Não colocar documentos de setores diferentes no mesmo envelope;

Os dados do envio anterior não podem ser apagados ou riscados, pois se trata do

registro de toda a correspondência enviada pelas unidades;

Será sempre considerado o último registro para entrega da correspondência;



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Usar um lado do envelope de cada vez, para não ocorrer desvio do envelope;

Os envelopes pertencentes a uma unidade não poderá ser enviados para outra

unidade;

Os campos do envelope devem ser reenchidos corretamente para evitar o desvio ou

a perda de documentos, uma vez que os Boys não abrirão os envelopes para ver o

conteúdo dos mesmos;

Nenhum documento deverá ser enviado sem envelope;

Não será permitido o uso de sacos plásticos, papel de presentes etc, para enviar

documentos;

Não é permitida a compra de envelopes de papel pelas lojas para enviar

documentos à administração;

Para solicitar envelopes padrão ao arquivo, deve ser enviado e-mail com cópia para

o gerente da loja;

Usar apenas caneta esferográfica (BIC) para preencher o envelope;

Antes de preencher o envelope, descreva detalhadamente no Protocolo de Envio de

Documento (em anexo), todos os documentos que estão sendo enviados e coloque

dentro do envelope (opcional).

Em seguida preencha os campos do envelope da seguinte forma:

LOJA: Neste campo, localizado no canto direito do envelope, será sempre

preenchido pelo Arquivo com o numero da unidade que solicitar envelope (não

deverá ser apagado);

DATA DO ENVIO: Neste campo colocar a data em que o documento está sendo

enviado (não é a data do documento é a data do envio)

DE: Neste campo colocar o numero de unidade ou setor que está enviando o

documento

TIPOS DE DOCUMENTO: colocar apenas o nome do documento (não é necessário

colocar número ou qualquer outro dado do documento no envelope).

PARA: Neste campo colocar o número da unidade ou o departamento da ADM para

qual o documento está sendo enviado.



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Exemplo: lojas: CD 700, LOJA 15, LOJA 18, etc.

Quando enviados aos departamentos da administração, apenas o nome do

departamento e sua subdivisão;

Exemplo: (CONTABILIDADE/patrimônio),( FINANCEIRO/contas a pagar), (ARQUIVO),

(D.P), (RH), etc.

ASS. E DATA DO RECEBIMENTO: Depois de conferir o conteúdo do envelope,

assinar e datar neste campo. Dessa forma ficará registrado que o documento

enviado foi recebido.

FORMA CORRETA DE PREENCHIMENTO DO ENVELOPE

3.5 PREENCHIMENTO INCORRETO DO ENVELOPE PADRÃO:

O preenchimento incorreto do envelope é de responsabilidade do remetente, dessa forma o

receptor, não terá responsabilidade pelo extravio do documento cujo envelope foi preenchido

errado. Caso os Boys não consiga identificar o destino da correspondência, o envelope será

devolvido para o remetente.

Os envelopes das lojas recebidos pelos setores da administração devem ser encaminhados

obrigatoriamente todos os dias ao arquivo para serem devolvidos as lojas.

3.6 FORMAS INCORRETAS DE PREENCHER O ENVELOPE:



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Correto: Não especificar detalhadamente o tipo de documento, apenas o nome do documento.

Correto: Não riscar as linhas restantes, pois serão usadas para outros envios.

Correto: Não usar envelope de uma unidade para enviar documento para outra unidade, estar

sempre atento ao campo LOJA para saber o local de origem do envelope.

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LOJA 05



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TAREFA CHAVE Nº 3 – SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO 1. O QUE FAZER?

Cumprir as normas e padrões de solicitação de documentos para envio ao arquivo.

2. POR QUÊ?

O arquivo da CSD é dividido em dois prédios diferentes.

Arquivo corrente: localizado na administração, onde a maioria da documentação

fica armazenada por 3 (três) meses;

Arquivo permanente: em outro prédio, onde a documentação fica armazenada até

o seu vencimento.

3. COMO FAZER? As solicitações de documentos que já foram transferidas para o arquivo permanente deve ter

uma data programada pelo solicitante para atendimento.

As solicitações de documentos ao arquivo devem ser feita somente pela ferramenta de

solicitação de documento do Sistema Arkivus Web da seguinte forma:

Acessar o link http://arkivus.csd.net:8090 e logar com usuário e senha do

departamento solicitante;

Na tela seguinte clicar no ícone abaixo;

http://arkivus.csd.net:8090/



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E em seguida em criar solicitações;

Na próxima tela selecionar as opções desejadas e no campo “OBSERVAÇÕES” digitar os

dados da solicitação como:

Tipo do documento;

Loja;

Data do documento (data do movimento ou auditoria do documento);

Número do documento (no caso de notas fiscais, o numero da nota ou da

transação);

Prazo (somente para solicitações programadas cuja documentação já foi para o

arquivo permanente, colocar a data máxima para recebimento do documento).

Exemplo: enviar até o dia 25/08/2014

Nome de quem está solicitando.



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Caso a solicitação seja por documento original, receberá a mensagem AGUARDANDO

DEVOLUÇÃO e no campo observação os dados do documento que foi retirado, somente

será alterado o status para CONCLUÍDO, quando o documento for devolvido ao arquivo;

Caso a solicitação seja por documentos digitalizados, receberá a mensagem com o status

CONCLUIDO, neste caso acessar o numero da solicitação e clicar no campo, ANEXOS e na

tela abaixo consultar as copias dos documentos solicitado.

3.1 IMPORTANTE

Não é permitida a retirada ou consulta de documentos de responsabilidade do

arquivo, sem a presença ou autorização dos profissionais do setor;



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Também é proibido um departamento fazer a retirada de documentos originais de

outro departamento sem a autorização do responsável pelo documento se a

solicitação for por documento original.

4. ANEXO – Protocolo de Envio de Documentos

PROTOCOLO DE ENVIO DE DOCUMENTO

DATA DE ENVIO DE TIPO DE DOCUMENTOS PARA: ASS. E DATA DO RECEBIMENTO

OBS. ANTES DE COLOCAR A DATA DO RECEBIMENTO CONFIRA OS DOCUMENTOS CONTIDOS NO ENVELOPE, RISQUE SEMPRE O ULTIMO ENVIO PARA QUE NÃO HAJA DESVIO DE CORRESPONDÊNCIA.

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