elo group – alocação de força de trabalho
TRANSCRIPT
“Transformando conhecimento em resultados”
Alocação de força de trabalho
“Transformando conhecimento em resultados”
Conceitos
O que é alocação de força de trabalho?
“A capacidade de uma organização representa sua habilidade para desempenhar trabalho. Essa capacidade se manifesta de muitas formas incluindo espaço, força de trabalho, equipamento,
tecnologia e materiais.”
YU-LEE, 2002
Sempre que estivermos falando da capacidade ou da força de trabalho
vamos pensar em quantas horas estão disponíveis
Alocação da Capacidade
Espaço Força de
Trabalho
Equipamento
Tecnologia
Materiais
Entendimento da alocação - Quantitativa
A otimização da alocação da força de trabalho de uma organização é fundamental para atingir níveis satisfatórios de produtividade, custos e competitividade.
Dimensionamento Adequado Não pode ser apenas quantitativo mais também ser qualitativo, de forma a estabelecer, além do número de empregados, a qualificação profissional dos mesmos, caso contrário, corre-se o sério risco de contar com empregados superqualificados para o cargo que ocupam e outros com qualificação ou formação insuficiente
Subdimensionamento Poderá acarretar sobrecarga de trabalho dos empregados, excesso de realização de horas-extras, etc..
Superdimensionamento Poderá gerar ociosidade, aumentos desnecessários da folha de pagamento, falta de desafios, perturbação do ambiente de trabalho, etc..
“Transformando conhecimento em resultados”
Passos do Estudo de Alocação
Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores + colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Dinâmica da capacitação de alocação da força de trabalho
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
Reuniões quinzenais de acompanhamento
Diretores
Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores + colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
‘
Estudo preliminar das informações da Organização
O que considerar?
Planejamento Estratégico;
Organograma;
Plano de Cargos e Salários com descrição de cargos e atribuições;
Política de Remuneração (Sistema de Avaliação de Desempenho);
Fluxogramas e Manuais dos processos;
Quantitativo de pessoas por cargo e área;
Matriz de Atribuições das áreas;
Acordo Coletivo de Trabalho
Informações sobre férias, recessos, abonos, faltas, afastamentos e
licenças do efetivo em dias úteis dos últimos 3 anos; e,
Informações sobre horas extras pagas e banco de horas por área.
Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores + colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
9
Alinhamento de expectativas com os gestores
Quais os principais problemas enfrentados pela Gerência?
Há sobrecarga ou ociosidade dos colaboradores?
A formação profissional dos atuais colaboradores está
adequada às necessidades da Gerência?
Há sazonalidades que oneram a rotina da Gerência?
Os gestores são muito demandados em atividades
operacionais?
10
Alinhamento com a Estratégica C
rescim
ento
Tempo
Organização
Pessoas
O Crescimento do quadro de pessoas
está alinhado com o Planejamento
Estratégico e com o crescimento do
negócio ao longo do tempo
Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores + colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Capacitação do método de alocação da força de trabalho
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
12
Exemplo - Dinâmica de alocação
13
Área: GECOM
Horizonte: 1 ano DIRAD
GECOM
COLIC
COGEC
GELOG
COSER
COSUP
Exemplo - Cálculo do FTE
1 Pessoa 8 horas diárias
Conceitos • 1 ano possui 12 meses
• Dos 12 meses, uma pessoa trabalha 11
• 1 mês possui em média 22 dias úteis
• 1 pessoa trabalha 8 horas por dia
Cálculos de 1 FTE (ou 1 pessoa)
11 meses x 22 dias x 8 horas = 1.936 horas/ano
Sem ociosidade
Com folga
1.936 horas – 12,5% = 1.694 horas/ano
FTE normal: 176 h/mês
FTE com folga: 154 h/mês
Exemplo - Verificação da capacidade disponível
15
216 dias úteis no ano
8 horas por dia
12,5% de folga (1 hora/dia)
Cargo Quantidade Disponibilidade
(h)
Diretor 1
Gerente 2
Coordenador 4
Demanda (h)
1.694 h Disponibilidade Média anual por pessoa
Analista 13
Assistente 35
1.694
3.388
6.776
22.022
59.290
A curva de capacidade no tempo
CAPACIDADE (Disponibilidade de horas)
16
Um processo onde a área de compras participa
Ap
rova
do
r C
om
pra
s
Fin
an
ce
iro
Um processo onde a área de compras
participa
17
Cada atividade possui uma frequência e uma duração média
Ap
rova
do
r C
om
pra
s
Fin
an
ce
iro
Atividade X
Perfil: Analista
Frequência mensal: 20
Tempo gasto: 1h
18
Cada atividade possui uma frequência e uma duração média
19
Perfil: Assistente Volume/Freq.: 20 Esforço: 4h
Perfil: Assistente Volume/Freq.: 20 Esforço: 5h
Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 2h
Perfil: Diretor Volume/Freq.: 1 Esforço: 2h
Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 3h
Perfil: Gerente Volume/Freq.: 4 Esforço: 1,5h
Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 4h
Ju
ríd
ico
C
om
pra
s
Fin
an
ce
iro
Analisar solicitações de compras
Perfil: Analista
Volume (ou frequência): 4 Esforço (Tempo gasto): 4h
PCS
Uma área participa de diversos processos
PROCESSO
1
PROCESSO
2
PROCESSO
3
TOTAL
20
Co
mp
ras
Fin
an
c
eir
o
A n a l i s t a J r .
G e r e n t e
A n a l i s t a
Coord
enado
r
A n a li s t a
S r.
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h
Frequência
mensal: 10
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
Frequência
mensal: 7
Tempo gasto:
3h
Frequência
mensal: 3
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
2h
20
Co
mp
ras
Fin
an
c
eir
o
A n a l i s t a J r .
G e r e n t e
A n a l i s t a
Coord
enado
r
A n a li s t a
S r.
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h
Frequência
mensal: 10
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
Frequência
mensal: 7
Tempo gasto:
3h
Frequência
mensal: 3
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
2h
20
Co
mp
ras
Fin
an
c
eir
o
A n a l i s t a J r .
G e r e n t e
A n a l i s t a
Coord
enado
r
A n a li s t a
S r.
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h
Frequência
mensal: 10
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
Frequência
mensal: 7
Tempo gasto:
3h
Frequência
mensal: 3
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
2h
Coordenador
Analista
Assistente
20
Demanda por trabalho total de uma área a partir dos processos nos quais ela se envolve
Área: Compras
Cargo Quantidade Disponibilidade
(h)
Operacional 7 10.850
Gerente 2 3.100
Diretor 1 1.550
Demanda (h)
10.900
3.350
1.800
21
Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores + colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
22
Montando as planilhas de dados de alocação
GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos
Pro
ce
ss
o /
Su
bp
roc
es
so
Etapa Principais Atividades Caminhos UnidadePeriodicidade da
Unidade
Esforço unitário
em Horas
Volume da
MÉDIA MENSAL
Cargo
(exigido)
Sazonalidade
(Volume médio)Observações
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO
Situação Atual
GD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
23
EtapaPeriodicidade da
Unidade
Esforço unitário
em Horas
Volume da
MÉDIA MENSAL
Cargo
(exigido)
Sazonalidade
(Volume médio)Observações
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisõesGD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Esforço em horas de todos
empregados envolvidos da UTA para realizar 1 ciclo de atividades da unidade. Corresponde ao esforço de todos os colaboradores, exceto coordenadores, gerentes e diretores
Qualquer observações que facilitem o entendimento posterior dos demais dados, inclusive meses ou semanas impactados pelas sazonalidades
Valor relacionado à quantidade de vezes (ciclos) que a unidade ocorre no ano. Em
alguns casos pode representar o volume e em
outros a frequência. Por exemplo: Número de
Novos Associados , Quantidade de Folhas de Pagamento geradas por ano
Cargo do(s) empregado(s) que executam as atividades, de acordo com legenda
Volume total de drivers em períodos de sazonalidade. Preenchidos com números.
24
Sobre o Preenchimento
Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores + colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
25
Análise dos dados de alocação
Quais atividades podem estar preenchidas incorretamente?
Que atividades podem ser detalhadas / segregadas para
melhor entendimento?
Existem inconsistências nos volumes quando comparadas às
planilhas de outras coordenações / histórico da Organização?
Que sazonalidades podem ser melhor representadas?
O volume está compatível com a realidade da coordenação?
Quais atividades podem estar super/subestimadas?
26
Etapa Principais Atividades Driver CaminhosPeriodicidade da
Unidade
Esforço unitário
em Horas
Volume da
MÉDIA MENSAL
Cargo
(exigido)
Sazonalidade
(Volume médio)Observações
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
A1 Anual 3,00 5,00 A2
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
A2 Bimestral 3,00 5,00 A3Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
A3 Semestral 3,00 5,00 A4 10 Maio
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
A4 Bimestral 3,00 5,00 A5Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
B1 Diário 3,00 5,00 A6
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
B2 Diário 3,00 5,00 A7Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
B3 Semanal 3,00 5,00 A8
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
B4 Mensal 3,00 5,00 A9
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
B5 Bimestral 3,00 5,00 A10 15 Dezembro
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
B6 Demanda 3,00 5,00 A11
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
B7 Demanda 3,00 5,00 A12
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
B8 Demanda 3,00 5,00 A13
ELO Group © 2012
GD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHOG
DC
-06/
Exp
edic
ao e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GD
C-0
6/E
xped
icao
e
Tra
mit
ação
de
Do
cum
ento
s
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Análise e revisão da alocação de trabalho
27
Demanda por trabalho total de uma área a partir dos processos nos quais ela se envolve
28
Área: GECOM
Cargo Quantidade
1
2
4
Demanda (h)
1.920
2.979
7.567
169 h 12.430h 2.701h
13
35
21.430
62.320
Diretor
Gerente
Coordenador
Analista
Assistente
Disponibilidade
(h)
1.694
3.388
6.776
22.022
59.290
29
Car
go
Quantidade Total atual
(FTE)
Total
necessário
(FTE)
1,13
1,76
4,47
12,65
36,79
1
2
4
13
35
Dir
eto
r G
eren
te
Co
ord
enad
or
An
alis
ta
Ass
iste
nte
20% 30% 30% 10%
0% 0%
20%
40%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
20% 30%
5% 10%
35%
0%
20%
40%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
50%
0% 0%
40% 10%
0%
50%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
10% 30% 20% 25%
15%
0%
20%
40%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
20% 20% 10%
25% 25%
0%
20%
40%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores + colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Elaboração de relatório final e Homologação da alocação da força de trabalho
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
30
EXEMPLOS
CAPACIDADE (Disponibilidade de horas)
hora
s
DEMANDA
tempo
32
Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e capacidade diferentes ações podem ser tomadas
CAPACIDADE (Disponibilidade de horas)
hora
s
DEMANDA
tempo
33
Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e capacidade diferentes ações podem ser tomadas
Diferentes ações podem ser tomadas para se aumentar a capacidade
Motivação de equipe
Contratações
Transferências internas de pessoas
Mudança de responsabilidades
34
CAPACIDADE (Disponibilidade de horas)
hora
s
DEMANDA
tempo
Diferentes ações podem ser tomadas para se reduzir/alterar a demanda
CAPACIDADE (Disponibilidade de horas)
hora
s
DEMANDA
tempo
Sincronização de atividades
Paralelização de atividades
Ferramental de apoio
Treinamentos
Automação de atividades
Eliminação de atividades
35
O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho dará o balanço entre sobrecarga e ociosidade
CAPACIDADE (Disponibilidade de horas)
hora
s
DEMANDA
Cansaço/estresse
Afastamentos
Perda de qualidade
Fila
Subdimensionamento (Sobrecarga)
Desmotivação
Baixa produtividade
Baixo desenvolvimento
pessoal
Superdimensionamento (Ociosidade)
tempo
O ideal é que a alocação da força de trabalho esteja entre o subdimensionamento e o
superdimensionamento
36
Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores + colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Dinâmica de alocação da força de trabalho: Processo Cíclico
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia