TUDO O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE MOBILIDADE E COLABORAÇÃO

DENTRO DAS EMPRESAS

ConteúdoIntrodução ............................................................................................................................................. 1. O poder da colaboração nas empresas ........................................................................................

1.1 Pontos cruciais em uma cultura colaborativa ..................................................................... 1.2 Como grandes empresas trabalham a colaboração ..........................................................1.3 O que muda com essa cultura ..............................................................................................

2. Os impactos da mobilidade empresarial ......................................................................................3. Você sabe o que é BYOD? ...............................................................................................................

3.1 Como se preparar para adotar essa iniciativa? ...................................................................4. O escritório do futuro ......................................................................................................................5. A virtualização dos processos .........................................................................................................6. A segurança dos dados é um fator crítico ....................................................................................7. Plataformas em nuvem ...................................................................................................................8. É preciso ter escalabilidade para ter uma empresa ágil .............................................................Conclusão ..............................................................................................................................................Sobre a Safetec .....................................................................................................................................

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IntroduçãoA colaboração, a mobilidade e o trabalho remoto estão entrelaçados e contextualizam o atual cenário em que empresas e profissionais devem encontrar o seu lugar. Num mundo globalizado, os indivíduos desenvolveram modos de vida que influenciam suas necessidades de comunicação e geram novas demandas que, inevitavelmente, se estendem até o ambiente corporativo profissional.

Para as organizações, fica o desafio de encarar uma mudança de mentalidade no que diz respeito às novas formas de trabalho. Nesse sentido, pesa cada vez mais a necessidade de um trabalho colaborativo em que o comprometimento do profissional com a organização é ainda mais importante que sua presença física na empresa. Porém, para por isso em prática é imprescindível contar com o apoio de ferramentas tecnológicas de comunicação e, naturalmente, com a implementação de uma cultura colaborativa.

A comunicação entre os profissionais é um elemento importante demais para ser relegado ao segundo plano. Conforme as empresas crescem, o processo de comunicação torna-se ainda mais complexo. Em geral, essa questão é subestimada e as organizações não identificam a cultura colaborativa como uma prioridade.

O fato é que envolver as pessoas de forma mais completa aos propósitos da empresa eleva o seu potencial produtivo, daí a importância de escolher as melhores ferramentas para conectar os profissionais e as equipes, garantindo que uma cultura colaborativa seja colocada em prática para benefício do negócio e dos próprios colaboradores.

Nos últimos anos foram abertos diferentes canais de comunicação e o ambiente corporativo pode se beneficiar disso. A tecnologia elimina barreiras entre gestores e colaboradores, trazendo consigo novas ferramentas, técnicas e métodos que contribuem para uma interação mais efetiva.

As rotinas foram transformadas pelos avanços tecnológicos, sejam eles na forma de equipamentos físicos ou de soluções em software. Dispositivos e aplicativos são capazes de atender plenamente as necessidades de comunicação dos profissionais, afinal o melhor é possam falar uns com os outros da maneira mais dinâmica que houver, não importa qual plataforma ou hardware tenham de utilizar.

Implementar um ambiente colaborativo não é tecnicamente impossível, a cultura da empresa é que precisa mudar.

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Deve haver uma compreensão mais ampla dos benefícios e o elemento humano não pode ser deixado de lado.

Um bom trabalho em equipe não é um produto pronto que possa ser comprado, tem de ser desenvolvido.

Se, por um lado, os profissionais anseiam por ferramentas atualizadas, com interfaces futuristas, que proporcionem maior interação e proximidade, por outro as empresas têm muito a ganhar quando contam com uma equipe mais integrada e comprometida. Ignorar as demandas de comunicação dos funcionários pode levar a perda de talentos e da oportunidade de desenvolver um diferencial competitivo contemporâneo. Por isso, neste material vamos apresentar as vantagens da cultura colaborativa, esclarecendo quais são os seus impactos e os diversos aspectos que estão por trás disso, como a virtualização dos processos e as plataformas em nuvem.

Acompanhe e conheça melhor esse universo.

1. O poder da colaboração nas empresasA cultura colaborativa nas empresas é um modelo de trabalho em que são privilegiadas a comunicação e interação entre os profissionais, sendo estabelecido um pacto de confiança e engajamento que elimina, inclusive, as barreiras comunicativas existentes em função dos diferentes níveis hierárquicos.

Neste modelo, os resultados são compreendidos como consequência de uma atuação em conjunto e não constituem mérito individual de alguém. Por isso, a tendência é que uma cultura colaborativa amenize as tensões entre os colegas de trabalho, estejam ou não em diferentes setores ou equipes, intensificando a conexão entre os profissionais e dando a todos a capacidade de executar a estratégia de forma mais consciente.

Embora algumas organizações ainda estejam presas a dinâmicas de trabalho antiquadas, existem aquelas que já buscam implementar a cultura colaborativa a seu modo, sem comprometer a identidade da empresa, ao mesmo tempo em que se adaptam às mudanças.

A realidade é que as circunstâncias atuais são totalmente diferentes do que eram nas décadas anteriores, hoje há mais recursos disponíveis para trabalhar a colaboração e os benefícios são

evidentes.

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1.1. Pontos cruciais em uma cultura colaborativaA cultura colaborativa permite que os funcionários desenvolvam melhor suas funções e eleva o nível de satisfação que possuem com o próprio trabalho, no entanto existem pontos cruciais que sustentam a cultura colaborativa e que precisam ser considerados, como estabelecer metas claras, desenvolver um processo decisório transparente para os funcionários, envolver a alta administração ao processo e criar regras justas que sejam do conhecimento de todos.

É importante perceber que devem existir motivações para a atuação conjunta, isso pode significar fornecer ferramentas tecnológicas funcionais, sobretudo atualizadas, ou mesmo ofertar recompensas, tudo para estimular a cooperação, o espírito colaborativo e a iniciativa dos funcionários em trabalhar mais livremente e efetivamente fazer o que tem de ser feito.

Com o esclarecimento das regras, políticas mais justas e transparentes, a percepção dos indivíduos sobre serem capazes de realizar um trabalho mais significativo aumenta, percebendo inclusive que existem oportunidades de prosperar. Daí ser essencial, neste modelo, liderar pelo exemplo, tornando os caminhos que levam à tomada de decisão o mais transparentes possível: os decisores passam a ser o centro de referência.

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1.2. Como grandes empresas trabalham a colaboraçãoAlgumas corporações já se deram conta das vantagens de contar com colaboradores através do trabalho remoto a partir de home office.

Enquanto umas determinam funções que podem ser plenamente desenvolvidas fora do ambiente do escritório, outras acreditam ser melhor coordenar dias, situações ou horários em que os profissionais devam estar presentes, dessa forma fazem com que não passem todo o tempo trabalhando fora da empresa nem estejam diariamente no escritório, o que já é bastante impactante para a dinâmica de funcionamento da organização.

O trabalho remoto representa não apenas uma redução de custos com ocupação de espaço, despesas com materiais, com deslocamento, água ou energia elétrica. Na verdade, quando a cultura colaborativa está implementada há uma transformação em todos os níveis da empresa.

A compreensão dos benefícios faz com que mais empresas percebam o peso da uma cultura colaborativa na balança e mudem de opinião, acreditando que, de fato, o uso da tecnologia pode efetivamente aproximar as pessoas, melhorando o desempenho da organização como um todo.

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Quando a cultura colaborativa está implementada há uma transformação em

todos os níveis da empresa

1.3. O que muda com essa culturaUm trabalho que é produto de colaboração serve de contexto para mais colaboração e inovação. Os indivíduos acabam sendo motivados pelos resultados e a cultura colaborativa vai sendo aprimorada e ajustada às características de cada empresa.

Por outro lado, o pouco contato com os profissionais pode trazer alguma insegurança aos gestores, mas é preciso acreditar que não existe um modelo único a ser implementado em todo e qualquer negócio, cada organização precisa encontrar suas próprias soluções. Não apostar em um modelo colaborativo tem mais desvantagens do que apostar num modelo colaborativo ainda não adequadamente implementado.

Com o aumento do uso e evolução das ferramentas de tecnologia os profissionais passam a exercer suas funções de forma remota com mais segurança, respeitando padrões e baseando-se em uma comunicação unificada, o que é ponto a favor da produtividade.

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Mobilidade empresarial é a capacidade das empresas em fazer uso da tecnologia dos dispositivos móveis, como tablets e computadores portáteis, de maneira a beneficiar os processos do negócio. Recorrer aos dispositivos significa, em geral, reduzir dificuldades operacionais e favorecer processos mais dinâmicos na empresa.

Gerenciar a mobilidade empresarial não se trata apenas de gerir o uso dos mais diversos dispositivos, mas também administrar conteúdos, emails e até navegadores de acesso a internet. Manter sob controle a mobilidade empresarial é garantir que as soluções aplica-das atendem a todas as necessidades de uso da empre-sa, otimizando o desempenho e trazendo resultados que marcam um diferencial de competitividade.

O impacto da mobilidade empresarial é refletido principalmente pelo ganho de agilidade nas operações e maior produtividade dos colaboradores na organização. Portanto, o melhor é que as empresas ainda não convencidas percebam a urgência em desenvolver e gerir mobilidade empresarial, com o devido planejamento antecipado dessa ação, incorporando soluções que podem vir a ser úteis desde o gerenciamento das equipes

até o relacionamento das organizações com o mercado onde atuam.

Uma plataforma de gerenciamento de dispositivos sem fio é um exemplo de recurso de gestão de mobilidade empresarial. Através da plataforma é possível inscrever, configurar e atualizar dispositivos wireless sem expor a segurança corporativa a riscos ou ameaças.

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2. Os impactos da mobilidade empresarial

3. Você sabe o que é BYOD?BYOD ou “Bring your own device” (traga seu próprio dispositivo) trata-se de uma política de TI em que os funcionários são incentivados a trazer seus próprios dispositivos móveis para, a partir deles, acessar ao sistema corporativo da empresa. O acesso pode ser feito de maneira limitada, evitando que o dispositivo armazene dados.

O impacto dessa iniciativa é uma maior produtividade dos colaboradores, já que estão mais à vontade e têm mais desenvoltura para utilizar os notebooks pessoais, fortalecendo a cultura colaborativa que privilegia, entre outras coisas, a cooperação e o pertencimento. Além disso, os dispositivos próprios geralmente são mais modernos e atualizados, o que permite aproveitar melhor os recursos do sistema da empresa. Ter de utilizar o laptop próprio evita também que os funcionários tenham de transportar vários dispositivos e os custos com aquisição ou substituição dos equipamentos podem ser negociados com a empresa.

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3.1 Como se preparar para adotar essa iniciativa?A organização precisa ter certeza de que conseguirá ter controle sobre o uso desses dispositivos. Saber, por exemplo, se eles comportam as demandas do sistema corporativo ou se podem preservar a segurança sobre os dados do negócio. Nesse sentido, o melhor é analisar custos e benefícios antes de tomar a decisão.

Caso a empresa opte por permitir, é prudente determinar categorias de acesso, assim como esclarecer quais serão as políticas de financiamento e segurança. Além disso, é fundamental fazer o setor de TI fornecer total apoio para garantir o sucesso da iniciativa.

A segurança dos dados da organização tem de ser prioridade, portanto para se resguardar é preciso escolher com cuidado quais tipos de dispositivos móveis poderão ser utilizados. Um smartphone, por exemplo, tem mais chances de ser perdido ou furtado. A empresa deve ser capaz de controlar com flexibilidade a conexão dos dispositivos ao sistema, sem prejudicar o fluxo de operações da organização.

A política de BYOD tem de ser amplamente comunicada. Ter regras claras pode evitar situações de risco, mas antes de tudo é preciso que os próprios colaboradores reconheçam os riscos aos quais podem estar expostos através do uso de dispositivos móveis pessoais.

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4. O escritório do futuroO conceito de “escritório virtual” é uma consequência do mundo globalizado, onde os indivíduos têm liberdade para estar em movimento e desenvolvem, em função disso, novas necessidades de comunicação e organização do próprio trabalho.

As organizações, diante desse contexto, devem privilegiar políticas condizentes a essa condição do novo perfil de profissional, proporcionando outras formas de trabalho ou mesmo ambientes corporativos mais humanos, inspiradores e que favoreçam a colaboração entre os funcionários em situações de convivência.

A possibilidade de trabalhar fora do escritório, em casa ou mesmo nas instalações do cliente, traz mais liberdade para o profissional. Aspectos como flexibilidade de horários, mobilidade, comunicação, integração, privacidade, satisfação e bem estar, aprendizado e apoio mútuo devem ser sempre levados em conta por toda corporação que deseje implementar uma cultura colaborativa.

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Na prática, a virtualização permite que a empresa possa realizar várias operações a partir de mesma máquina que abriga outras virtualizadas. O computador principal é chamado de servidor, ele é o responsável por operar o sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) de uma organização, por exemplo. Mas é através do servidor que outros computadores mais simples, conectados a ele, podem executar os softwares e viabilizar serviços na nuvem, uma tecnologia muito difundida que abriga diversas vantagens.

Um dos mais perceptíveis benefícios da virtualização dos processos é a redução de custos com infraestrutura. Empresas dos mais diversos portes já podem usufruir de um sistema de software eficiente sem que para isso seja preciso investir numa infraestrutura grande e onerosa composta por equipamentos potentes e avançados. Através dos processos virtualizados, computadores comuns podem comportar as operações de software necessárias porque estão conectados a grandes estruturas de data centers ou a servidores robustos que comportam as demandas de processamento das corporações. Aliado a isso surgem os serviços na nuvem, que são serviços virtualizados capazes de suprir demandas de gestão das organizações,

independente do tamanho que tenham.

Outros benefícios da virtualização são poder contar com um gerenciamento centralizado das operações, com uma implementação mais rápida dos sistemas, com a segurança no tratamento dos dados e informações sigilosas e com um eventual processo de migração mais simplificado.

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5. A virtualização dos processos

6. A segurança dos dados é um fator críticoQuanto à segurança a atenção tem de ser sempre redobrada. As ameaças existem e evoluem, por isso é essencial garantir que a implementação de uma cultura colaborativa, e com processos a partir da nuvem, ocorra sem prejuízo quanto à proteção das informações corporativas.

Com computadores operando processos virtualizados, cada máquina atua de maneira independente e, portanto, as eventuais ameaças que surgirem ficam limitadas à máquina afetada, não comprometendo a segurança dos dados no servidor. É imprescindível escolher as ferramentas tecnológicas certas, certificando-se que o fornecedor da solução também possui mecanismo para assegurar a segurança dos dados.

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SaaS (Software as a Service), IaaS (Infrastructure as a Service) e PaaS (Platform as a Service) são exemplos comuns de serviços disponíveis através da tecnologia na nuvem. Eles representam um modelo de solução tecnológica cujo pagamento é feito pela utilização do serviço e, com diferentes focos, oferecem recursos interessantes para atender as corporações em diversos sentidos.

Se antes era a redução de custos que estava no topo da lista dos benefícios da tecnologia em cloud computing, na visão de empresários e gestores de TI, agora é o trabalho colaborativo que está. Um serviço de PaaS, por exemplo, para monitoramento e automação de fluxos de trabalho pode ser bastante útil à implementação de uma cultura colaborativa na empresa. Isso porque é importante contar com processos fluídos e dinâmicos automatizados como primeiro passo para um trabalho baseado na cultura da colaboração, garantindo mais agilidade às operações corporativas. Neste caso específico, o monitoramento pode ser potencializado pela mobilidade empresarial, fazendo com que os fluxos sejam observados em dashboards através de dispositivos móveis e, dessa forma, influencie a leitura das informações para uma tomada de decisão mais assertiva.

Enquanto soluções de IaaS equivalem a contratação de servidores virtuais, nas plataformas como serviço a proposta é ainda mais interessante. Nessa solução a empresa ganha flexibilidade para adotar diferentes softwares sem ficar necessariamente dependente de um determinado fornecedor de SaaS. Dessa forma, a organização tem liberdade para incorporar recursos conforme suas necessidades, sem conflito com ferramentas que já foram adotadas.

Aliás, ferramentas não sincronizadas e distintas podem representar custos extras muitas vezes ocultos. Antes de adotar uma solução, é importante que a corporação reflita sobre suas perspectivas futuras de crescimento ou expansão. Novas demandas podem vir a surgir, se a solução tecnológica adotada no início for inflexível e não permitir implementação de novos recursos ou funções extras, os custos de adotar uma nova solução tecnológica e o volume de trabalho que essa mudança vai demandar podem ser assustadores.

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7. Plataformas em nuvem

8. É preciso ter escalabilidade para ter uma empresa ágilCondição essencial para ter um negócio escalável é o trabalho baseado na colaboração. Com profissionais engajados e comprometidos, uma comunicação unificada e fluída, apoiada por ferramentas tecnológicas eficientes, a empresa consegue elevar o seu faturamento e garantir um futuro mais promissor no mercado em que atua.

A adoção de serviços na nuvem entra como fator decisivo, contribuindo para a conquista de diferenciais competitivos relevantes e contemporâneos, fazendo com que a organização saia na frente com o que há de mais atual para otimizar desempenho baseado em soluções de tecnologia.

Processos eficientes permitem uma interação positiva e relevante não apenas entre os profissionais, mas proporcionam também uma melhor experiência ao cliente, uma vez que a qualidade do suporte oferecido passa a ser maior e mais significativa. A troca de informações e recursos em busca de melhor atender o cliente é mais um passo na conquista de uma corporação ágil e escalável.

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ConclusãoAinda que os esforços para a solidificação de uma cultura colaborativa na empresa não resultem como o esperado, desistir dela é uma escolha arriscada. O melhor é persistir, identificando os problemas para depois seguir adiante.

Quando falamos em cultura colaborativa, falamos numa significativa mudança de mentalidade que é fundamental para que a organização possa efetivamente usufruir dos benefícios desse modelo. Vale lembrar que as mais novas gerações sentem-se muito confortáveis em adotar novas ferramentas tecnológicas para desenvolver suas funções. Elas acreditam que dessa forma podem ser mais eficazes naquilo que fazem. Portanto, existe o apetite e a comprovação dos benefícios, o que já são motivos suficientes para investir e persistir na implementação do modelo colaborativo.

As mudanças são bem-vindas porque propõem uma internet com mecanismos desenvolvidos para levar o trabalho até as pessoas e não mais as pessoas até o trabalho. É preciso considerar também que há uma necessidade evidente dos indivíduos em se comunicarem. Essa necessidade não muda e as organizações devem tirar proveito disso.

É claro que há aspectos intrigantes que levam a questionar, por exemplo, “como uma organização vai controlar o desempenho de seus funcionários?” ou “como será possível realmente avaliar se os profissionais fazem o uso adequado das ferramentas”. Porém, quando se trata de uma mudança de mentalidade significa que questões relativas ao controle de privacidade devam ser repensadas, abrindo espaço para que se criem novas condições de utilização das ferramentas pelos profissionais.

A colaboração deve ser encarada como uma transformação positiva e de âmbito global: ganham os profissionais, ganham as corporações que investem no modelo. Indivíduos mais conectados aos seus postos de trabalho e aos colegas atuam com mais satisfação, diminuindo o estresse tão comum nos ambientes corporativos. Menos conflitos geram pessoas mais felizes, com mais tempo e energia pra desfrutar a convivência familiar.

Sobre a Safetec

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ANOS

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