[ E B O O K ]

Como fazer um planejamento de assessoria de imprensa

Sumário

INTRODUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1. ANTES DO PLANEJAMENTO: 4 PASSOS QUE DEVEM SER SEGUIDOS . . . . . . . . . . 4

2. PLANEJAMENTO PERSONALIZADO PARA CADA CLIENTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

3. DICAS PARA O PÓS-PLANEJAMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4. ASSESSORIA DE IMPRENSA PARA EVENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

CONCLUSÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

O trabalho de assessoria de imprensa é uma combinação de planejamento, oportunidades e demandas de última hora. Como não é possível controlar as oportunidades e demandas de última hora, este eBook é dedicado à criação de um planejamento de assessoria de imprensa, montado como um guia prático. Aqui, vamos tratar de três situações:

•Cliente novo;

•Cliente já estabelecido no mercado (com ou sem histórico de AI);

•Eventos.

Junto ao eBook vamos disponibilizar também checklists para que você possa seguir e se organizar melhor em seu planejamento. Esperamos que você goste do material!

Boaleitura!

Introdução

Sumário

Sumário

O planejamento de assessoria de imprensa só é possível quando se tem todas as informações sobre o cliente, seja ele novo ou já estabelecido no mercado, uma divulgação de produto pontual ou um evento. Para isso, criamos um pequeno guia pré-planejamento. Veja abaixo!

1) Coleta de informações:

a) Estude o cliente: qual a história dos sócios? Como a empresa foi fundada? Quais os desafios enfrentados? Aqui você também precisará de informações básicas como número de colaboradores, volume de clientes, receita média etc.

b) Quais as expectativas do cliente? Esse é um passo importantíssimo para o sucesso de qualquer trabalho de assessoria. Expectativas desalinhadas podem acabar prejudicando todo o processo e frustrar ambos os lados.

c) O cliente possui maturidade para Assessoria de Imprensa? Já foram realizados trabalhos nessa área? Ele produz eventos, ações ou desenvolve produtos que têm interesse público?

d) Qual o objetivo? O que a empresa pretende a partir de uma estratégia de assessoria de imprensa?

1. Antes do planejamento: 4 passos que devem ser seguidos

Ilustração por Freepik

Uma vez que você tiver essas informações, será necessário criar ou obter um briefing, com todas as informações coletadas acima, bem como contatos, e-mails, canais de comunicação prioritários para divulgação etc. Só aí você e sua equipe poderão passar para os próximos itens.

Uma vez que você, assessor, tiver todas essas informações, poderá seguir para a fase de planejamento.

2) Entender a estrutura disponível na empresa: possui profissionais de comunicação ou marketing? Quem são as fontes para a imprensa: CEO, diretores, gerentes?

3) Apresente a estrutura que você colocará à disposição do cliente: quantos jornalistas serão alocados para o projeto? Há estrutura de coordenação ou apenas um jornalista de atendimento? Qual a demanda periódica?

4) Valide as rotinas para produção, execução e acompanhamento: é essencial que o cliente entenda que ele precisará estar a disposição da sua equipe e de jornalistas. Além disso, serão necessárias reuniões de planejamento, entrevistas para releases e artigos, e avaliações mensais do que foi realizado.

1. Antes do planejamento: 4 passos que devem ser seguidos

Sumário

É importante ressaltar que cada cliente terá uma série de necessidades próprias e será dever do assessor personalizar o planejamento para cada situação. Outro ponto a ser destacado é a necessidade de fazer o planejamento internamente e em conjunto: responsável pelo atendimento, coordenador e diretor da assessoria, para que todos saibam o que está acontecendo.

Organizar o material apresentado: com o material coletado, que falamos no primeiro capítulo deste eBook, está na hora de começar a organizá-lo. Defina:

•Quem é o público-alvo ou a(s) persona(s) que o seu novo cliente quer atingir na divulgação? Podem ser investidores, donos de empresas de algum setor específico (B2B) ou o público em geral (B2C), por exemplo. A definição da estratégia de AI adotada dependerá disso.

•Produção de release de apresentação: todo novo cliente precisa de um release de apresentação, falando quem é, o que faz, tempo de mercado, enfim, toda e qualquer informação relevante.

•Ao mesmo tempo que ocorre a produção do release, é preciso identificar o foco e o escopo da divulgação: imprensa local, nacional, segmentada?

•Faça um planejamento dos próximos materiais de divulgação: artigos, notas exclusivas, divulgação de eventos, balanço etc.

2. Planejamento personalizado para cada cliente

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Sumário

Validação com o cliente: Agora que você tem o planejamento de assessoria de imprensa para os próximos meses, é preciso apresentar ao cliente antes de colocá-lo em prática. Aqui também recomenda-se um planejamento das reuniões de acompanhamento e adequação do projeto, conforme as prioridades forem sendo alteradas.

Uma vez aprovada, avança-se para a fase de relacionamento com o jornalista. Para isso, é importante preparar um e-mail de apresentação da “nova assessoria” da empresa, mostrando que está disponível e que pode falar sobre tal e tal assunto, quais são os jornalistas responsáveis pelo atendimento, contatos etc.

Na assessoria de imprensa é bem comum haver picos de alta demanda seguidoporumperíododebaixa.Porém,paraevitaroexcessotantona‘alta’quantona‘baixa’,tenteacordarcomoclienteumnívelmédiodeserviço(SLA,da sigla em inglês) a ser prestado: tantos releases/mês, notas, artigos etc.

2. Planejamento personalizado para cada cliente

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Colocando o planejamento de assessoria de imprensa em prática, é preciso ter alguns cuidados para garantir um bom fluxo de trabalho — e evitar problemas mais tarde. Confira!

Se as coisas não tiverem saindo como planejado, não se desespere. A assessoria possui momentos de oscilação e saturação. Em alguns momentos parece que você estáemplacando em todos os lugares; em outros, parece que ninguém te quer e existe um pacto para excluir os seus clientes. Mas saiba que são apenas fases! Se isso acontecer, refaça o seu planejamento, procure outros veículos e tente novos contatos.

•Registre tudo por e-mail: marcação de entrevistas, demandas de imprensa, reuniões e principalmente acordos devem ser registrados por e-mail, mesmo que o acordo tenha sido realizado por WhatsApp ou telefone, como o cancelamento de uma reunião. Assim, se mantém um registo sobre mudança, evitando problemas mais tarde.

•Mudança de atendimento: essa é uma situação bastante comum em assessoria de imprensa, então é preciso implementar ferramentas que facilitem essa mudança. Manter uma boa documentação sobre o que aconteceu e o que foi feito, relatórios para resgatar etc.

•Feedbacks: o momento de feedback é muito importante na assessoria, pois ajuda a prolongar o relacionamento entre a agência e o cliente, entendendo aquilo que foi mais produtivo, o que trouxe mais retorno à imagem e, claro, entender o que precisa ser melhorado ao longo do processo. Ao mesmo tempo, é preciso ter um momento de feedback com o próprio jornalista responsável pelo atendimento, para saber se o projeto está fluindo como deveria ou se estão sendo encontrados muitos obstáculos para a produção e divulgação dos conteúdos.

3. Dicas para o pós-planejamento

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A divulgação de eventos são, possivelmente, os momentos mais estressantes para um assessor de imprensa. Os trabalhos de planejamento precisam começar bem antes da data do evento, as ações precisam ser executadas rapidamente e muita coisa não depende de você. Por exemplo, quando estoura um escândalo no governo na semana do seu evento, poucos veículos terão espaço ou jornalistas disponíveis para cobrir uma feira de educação. Sim, é triste mas acontece. Ainda assim há muito o que ser feito.

Para baixar a versão impressa da checklist:

4. Assessoria de imprensa para evento

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•Colete as informações necessárias: onde será o evento, tamanho, setor, etc.

•Defina as expectativas com o cliente, a estrutura disponível para a gestão do projeto, os assuntos que podem ser explorados, etc.

•Mapeie os contatos que poderão ser utilizados no momento da divulgação. Aqui é preciso ser estratégico: colunistas locais são uma boa pedida, ou jornalistas de um veículo do setor.

4. Assessoria de imprensa para evento

DOIS MESES ANTES

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•Quem são as empresas que vão participar do evento? Comece a elaborar o “pautão”. Pegue os contatos dos assessores de cada empresa participante, para poder oferecer aos jornalistas quando chegar o momento.

•Quem serão as fontes à disposição da imprensa? Palestrantes, presidente da entidade que está promovendo o evento, expositores etc.

•O que será apresentado? Relatórios e dados expressivos e relevantes podem fazer um evento. Lançamento de novas tecnologias também atraem aos jornalistas.

•Quem serão os palestrantes? Organize pré-entrevistas com os mais importantes, para utilizar no material de divulgação e até oferecer para algum jornalista específico.

•Fique atento a temas de grande impacto! Não estamos falando se temas em geral, mas de notícias relevantes para o setor do evento. Pode ser uma forma de abrir uma conversa com algum veículo.

4. Assessoria de imprensa para evento

UM MÊS ANTES

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•Verifique como será a estrutura para a imprensa no evento. Haverá uma sala de imprensa? Internet? Haverá uma estrutura de apoio, como fotógrafos próprios?

•Aqui você já deve ter:

- Pautão;

- Pautas e notas prontas para divulgação;

- Mídia kit em produção;

- Mailing pronto para divulgação.

4. Assessoria de imprensa para evento

15 DIAS ANTES

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•Divulgação de notas;

•Marcação de entrevistas em rádio e TV;

•Divulgação para veículos online e impressos;

•Início do credenciamento de jornalistas.

4. Assessoria de imprensa para evento

A PARTIR DE 7 DIAS ANTES ATÉ A DATA DO EVENTO

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•Produção de notícias: em algumas situações, será preciso que a própria assessoria produza alguns materiais para divulgar aos veículos que não puderam enviar jornalistas (uma situação cada vez mais comum). Se organize para ter pessoas cobrindo as palestras mais importantes, saber o que está acontecendo no evento, colher depoimentos de participantes, etc.

•Balanço do evento assim que acabar: número de pessoas, valor de negócios gerados, vendas, etc., são informações relevantes e que devem constar no balanço final do evento. Vale lembrar que o balanço também pode ser diário.

•Clipagem e relatório de inserções na imprensa — o último passo.

4. Assessoria de imprensa para evento

DURANTE E PÓS-EVENTO

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GrandeDia

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1. Sala de imprensa: não precisa de um espaço grande, mas é essencial ter uma sala onde os jornalistas possam ir, usar internet, ter um local calmo para produzir textos, coletas os mídia-kits (em pen-drive ou impressos), etc.

2. Coletiva: é bem verdade que a coletiva já não é tão eficiente quanto já foi, mas ainda pode ser utilizada. Ela funciona, principalmente, se o evento receber alguma celebridade. Hoje, é preciso levar em consideração a qualidade dos jornalistas que vão para a coletiva, em vez da quantidade. Para organizá-la, entre em contato com TV, rádio, impresso e web alguns dias antes do dia do evento, convidando a todos.

3. Prepare-se para dar tudo errado: como já falamos, é preciso entender que, mesmo fazendo tudo certo, ainda pode dar tudo errado.

4. Assessoria de imprensa para evento

CONTEÚDO EXTRA PARA EVENTOS

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O planejamento de assessoria de imprensa requer tempo e visão estratégica, mas sem ele é impossível atingir aos objetivos a longo prazo. Como você pode ler, o planejamento no caso de assessoria de clientes, pessoas ou empresas, e eventos possui semelhanças mas ritmos completamente diferentes. Contudo, ambas as situações podem trazer bons resultados.

Esperamos que tenha gostado desse material.

Obrigadapelaleituraeatéapróxima!

Conclusão

Sumário

[EBOOK] Como fazer um planejamento de assessoria de imprensa

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