easo relatório anual de ati vidades 2012 · 2018-04-19 · componentes fundamentais para a...

Gabinete Europeu de Apoio em matria de Asilo

APOIAR A NOSSA MISSO

BZ-AD-13-001-PT-N

doi:10.2847/58879

EASO Relatrio Anual de Ati vidades 2012

Parte I

Gabinete Europeu de Apoio em matria de Asilo

APOIAR A NOSSA MISSO

EASO Relatrio Anual de Atividades 2012

Parte I

Europe Direct um servio que responde s suas perguntas sobre a Unio Europeia

Linha telefnica gratuita (*):

00 800 6 7 8 9 10 11(*) As informaes prestadas so gratuitas, tal como a maior parte das chamadas,

embora alguns operadores, cabinas telefnicas ou hotis as possam cobrar.

Mais informaes sobre a Unio Europeia encontram-se disponveis na rede Internet, via servidor Europa (http://europa.eu)

Uma ficha catalogrfica figura no fim desta publicao

Luxemburgo: Servio das Publicaes da Unio Europeia, 2013

ISBN 978-92-9243-019-1doi:10.2847/58879

Unio Europeia, 2013

Nem o EASO nem qualquer pessoa que aja em seu nome podem ser responsabilizados pela uti-lizao feita das informaes contidas no presente relatrio.

Reproduo autorizada mediante indicao da fonte

http://europa.eu.int/citizensrights/signpost/about/index_en.htm#note1#note1

ndice

1. Realizaes do EASO ................................................................................................................................ 71.1. Desenvolvimentos relevantes em 2012 ........................................................................................ 71.2. Prioridades do EASO em 2012 ...................................................................................................... 81.3. Contributo do EASO ...................................................................................................................... 91.4. Resultados do EASO em 2012 ....................................................................................................... 10

1.4.1. Apoio permanente ....................................................................................................... 101.4.2. Apoio especial .............................................................................................................. 151.4.3. Apoio de emergncia ................................................................................................... 171.4.4. Apoio em matria de informao e anlise ................................................................. 181.4.5. Apoio a pases terceiros ............................................................................................... 19

2. Gesto e normas de controlo interno ..................................................................................................... 212.1. Gesto e organizao do EASO ..................................................................................................... 21

2.1.1. Conselho de Administrao do EASO ........................................................................... 212.1.2. Organizao do EASO ................................................................................................... 222.1.3. Cooperao com parceiros e partes interessadas ........................................................ 232.1.4. Frum consultivo e cooperao com a sociedade civil ................................................ 24

2.2. Normas de controlo interno do EASO ........................................................................................... 252.3. Aplicao pelo EASO do roteiro para o acompanhamento da abordagem comum aplicvel

s agncias descentralizadas da UE .............................................................................................. 28

3. Componentesfundamentaisparaadeclaraodefiabilidade .............................................................. 293.1. Componente fundamental 1: avaliao pela equipa de gesto .................................................... 293.2. Componente fundamental 2: resultados das auditorias de 2012 ................................................. 29

3.2.1. Concluses e seguimento da auditoria interna ............................................................ 293.2.2. Concluses e seguimento da auditoria externa ........................................................... 30

3.3. Componente fundamental 3: seguimento dado a reservas e planos de ao relativos a auditorias de anos anteriores ....................................................................................................... 30

4. Declaraodefiabilidade ........................................................................................................................ 31

Os anexos figuram na parte II, captulo 5.

1. Realizaes do EASO

O ano de 2012 foi o primeiro ano de funcionamento em pleno do Gabinete Europeu de Apoio em matria de Asilo (EASO), e tambm o ano em que o EASO obteve a sua autonomia financeira. Em 2012, o nmero de efetivos do EASO cresceu de 18 para 58, e o oramento foi de 10 milhes de euros.

A misso do EASO consiste em organizar e coordenar a cooperao operacional e prestar assistncia no domnio do asilo. Enquanto centro independente de conhecimentos especializados, o EASO facilita, coordena e refora a cooperao prtica nesse domnio entre os Estados-Membros da UE, e contribui assim para o desenvolvimento do Sistema Europeu Comum de Asilo (SECA). No presente Relatrio Anual de Atividades, o Gabinete de Apoio d conta dos avanos alcanados em 2012 em termos de concretizao do seu programa de trabalho, execuo do seu oramento para 2012, realizao do seu quadro de pessoal/plano plurianual em matria de poltica de pessoal, e ao nvel dos seus sistemas de gesto e controlo interno.

Na sequncia do Roteiro para o acompanhamento da abordagem comum aplicvel s agncias descentralizadas da UE, o EASO est empenhado em simplificar as diferentes obrigaes de prestao de informaes, reunindo--as num nico relatrio anual de atividades.

O Relatrio Anual de Atividades do EASO elaborado nos termos do artigo 29., n. 1, alnea c), do Regulamento que cria o EASO. O Conselho de Administrao aprovou o Relatrio Anual de Atividades do EASO para 2012 em 3 de junho de 2013. As contas finais do Gabinete de Apoio relativas ao exerccio de 2012, constantes no anexo 5.5, obtiveram o parecer do Conselho de Administrao em 13 de junho. O EASO enviou o presente Relatrio Anual de Atividades 2012 ao Parlamento Europeu, ao Conselho, Comisso Europeia e ao Tribunal de Contas, bem como ao Servio de Auditoria Interna. Este relatrio encontra-se disponvel em todas as lnguas oficiais das instituies da Unio Europeia, em conformidade com o artigo 41., n. 2, do Regulamento EASO.

No captulo 1 so apresentados os resultados das operaes do EASO em 2012. O captulo 2 descreve a estrutura de gesto, a organizao e o sistema de controlo interno do EASO. O Gabinete de Apoio adotou por analogia as 16 normas de controlo interno da Comisso Europeia. Os avanos alcanados na aplicao destas normas de controlo interno so descritos em pormenor. igualmente feito o ponto da situao no que se refere aplicao, pelo EASO, do roteiro para o acompanhamento da abordagem comum aplicvel s agncias descentralizadas da UE. No captulo 3 so enunciadas as componentes fundamentais de avaliao do relatrio do EASO, com base nas quais o diretor executivo emite a sua declarao de fiabilidade. O captulo 4 conclui o Relatrio Anual de Ativida-des com a declarao de fiabilidade.

Na parte II do Relatrio Anual de Atividades do EASO figuram os seguintes anexos: Relatrio de Progresso 2012, Aplicao pelo EASO das partes pertinentes do Programa de Estocolmo, Lista das publicaes do EASO em 2012, Relatrio sobre o acesso a documentos, Contas finais do EASO relativas ao exerccio de 2012, Lista dos processos por negociao em casos excecionais e Autoavaliao da aplicao do roteiro para o acompa-nhamento da abordagem comum aplicvel s agncias descentralizadas da UE.

1.1. Desenvolvimentos relevantes em 2012

Foi em torno do novo pacote de medidas destinadas a melhorar o funcionamento do sistema de asilo na UE, ou novo pacote do asilo, que se registaram os avanos mais significativos em 2012 neste domnio. Esses avanos tiveram um impacto direto no trabalho do EASO, j que uma das principais atribuies do Gabinete de Apoio con-siste em contribuir para a implementao do SECA e, nessa medida, apoiar a aplicao dos instrumentos jurdicos da UE no domnio do asilo. Nesse sentido, embora a Diretiva relativa ao estatuto de refugiado tenha sido adotada em dezembro de 2011, em 2012 prosseguiram as negociaes em torno do Regulamento de Dublim, da Diretiva Condies de Acolhimento, da Diretiva Procedimentos de Asilo e do Regulamento Eurodac. O novo pacote do asilo, que dever ser plenamente adotado at ao vero de 2013, ter um impacto de monta na programao e execuo das atividades do EASO em 2013 e nos anos subsequentes.

8 EASO: RELATRIO ANUAL DE ATIVIDADES 2012

Acresce que o Conselho Justia e Assuntos Internos (JAI), nas suas concluses de 8 de maro de 2012, confiou ao EASO um papel inequvoco na aplicao do mecanismo de alerta rpido, preparao e gesto de crises previsto no artigo 33. do Regulamento Dublim III. Em resposta, o EASO dedicou imediatamente recursos ao seu sistema de alerta rpido e de preparao. Entretanto, em 2012, o EASO estava ainda a criar as suas estruturas bsicas e a montar a organizao em termos de recrutamento, procedimentos internos, instalaes definitivas e autonomia financeira. De referir ainda que a Autoridade Oramental adotou um oramento de 10 milhes de euros para 2012 como fora anteriormente previsto, em lugar dos 12 milhes de euros solicitados pelo Gabinete de Apoio, e estabeleceu uma dimi-nuio de 2 milhes de euros no oramento do EASO para 2013 bem como uma reduo de sete lugares do quadro de pessoal.

1.2. Prioridades do EASO em 2012Em 2012, o EASO concentrou as suas aes nas seguintes trs prioridades:

1) dar cumprimento ao plano operacional para a Grcia;2) continuar a desenvolver o trabalho do EASO em matria de formao, informaes relativas aos pases de

origem (IPO) e processos no domnio da qualidade, bem como no respeitante ao contingente de intrpretes;3) construir a organizao do EASO.

As prioridades do EASO para 2012 foram definidas no seu programa de trabalho para esse ano. O programa de trabalho para 2012 mencionava explicitamente que, merc da mudana de condies no panorama do asilo na UE, poderia vir a verificar-se uma reorientao na implementao das atividades do EASO. As atividades do EASO foram de facto ligeiramente redefinidas, como o demonstram os seguintes exemplos:

foi introduzido o apoio especial, como parte das medidas de apoio prestadas pelo EASO. Entende-se por apoio especial uma assistncia especfica, o reforo das capacidades, a recolocao e o apoio especficos, acompa-nhados de processos de controlo de qualidade especiais;

a importncia dos recursos analticos e documentais foi reforada. O mecanismo de alerta rpido do EASO recebeu a nova designao de sistema de alerta rpido e de preparao do EASO, na sequncia de discusses com a Comisso Europeia, o Conselho e o Parlamento Europeu;

devido a limitaes em termos oramentais e de recursos humanos, o plano de ao do EASO no domnio da aplicao da dimenso externa do SECA foi adiado para 2013.

Os objetivos fixados no programa de trabalho para 2012 foram realizados.

1. Apoio permanente:

a) atividades de formao do EASO: continuar a desenvolver o programa e os materiais de formao do EASO, em conformidade com a Estratgia de Formao do EASO adotada em julho de 2012. Reforar o contingente de peritos em formao e continuar a dar cumprimento misso do EASO em termos de atividades de formao;

b) qualidade: continuar a desenvolver as atividades da UE no domnio da avaliao da qualidade e dos mecanismos de qualidade nos procedimentos de asilo;

c) informaes relativas aos pases de origem (IPO): continuar a desenvolver o Portal IPO, mediante a definio da metodologia, a criao de um procedimento uniformizado de determinao de con-tedos, a publicao pelo EASO de dois relatrios IPO relativos ao Afeganisto, e a organizao de workshops e de uma conferncia sobre IPO;

d) ncleo de Intrpretes: redefinir a prtica do Ncleo de Intrpretes de acordo com a lista de lnguas disponveis;

e) menores no acompanhados (MNA): iniciar o intercmbio de informaes e incentivar os Esta-dos-Membros a partilhar as suas melhores prticas sobre MNA, concretamente no que se refere avaliao da idade bem como ao trabalho, j iniciado, de localizao da famlia.

2. Apoio especial:

a) apoio especfico e reforo das capacidades na Sucia;b) notificar as medidas de recolocao no interior da UE e organizar o intercmbio de informaes

e melhores prticas, e definir as metodologias e os instrumentos de apoio do EASO no domnio da recolocao no interior da UE.

EASO: RELATRIO ANUAL DE ATIVIDADES 2012 9

3. Apoio de emergncia:

a) continuar a desenvolver o Contingente de Interveno em Matria de Asilo (CIMA), aumentando a sua flexibilidade com at 20 perfis;

b) destacar equipas de apoio no domnio do asilo (EAA) para a Grcia, no seguimento da aplicao do plano operacional do EASO para a Grcia e respetiva alterao. Destacar EAA para o Luxemburgo, no seguimento da aplicao do plano operacional do EASO para o Luxemburgo;

c) preparar futuras medidas de apoio de emergncia, atravs do desenvolvimento de metodologias e melhores prticas aplicveis s operaes de apoio.

4. Apoio em matria de informao e anlise:

a) publicar o Relatrio Anual do EASO relativo a 2011 em julho de 2012;b) instaurar a primeira fase do sistema de alerta rpido e de preparao.

5. Apoio a pases terceiros:

a) organizar o intercmbio de informaes e melhores prticas, e definir metodologias e ferramentas para a dimenso europeia de coordenao da reinstalao, atravs da conferncia de outubro de 2012 subordinada ao tema da reinstalao;

b) primeiras aes preliminares do EASO no domnio da dimenso externa.

6. Organizao EASO:

a) organizadas quatro reunies do Conselho de Administrao em 2012;b) mudana para as instalaes definitivas do EASO no porto de Valeta, em setembro de 2012;c) desenvolver e finalizar a estratgia de comunicao do EASO, adotada em setembro de 2012;d) estabelecer fortes relaes de cooperao com parceiros do EASO e outras partes interessadas,

incluindo a assinatura de um convnio de ordem prtica com a Frontex;e) desenvolver plenamente o Frum Consultivo, incluindo ferramentas de consulta.

1.3. ContributodoEASO

O indicador-chave de desempenho do EASO, que ser utilizado para efeitos do programa de trabalho do EASO para 2014 e posteriormente, consiste na necessidade manifestada em relao ao apoio e s atividades do EASO e na satisfao relativamente assistncia prestada por este aos Estados-Membros na execuo do SECA. J no presente Relatrio Anual de Atividades para 2012 o EASO dar uma indicao do seu desempenho, com base no referido indicador-chave de desempenho geral.

O trabalho desenvolvido pelo EASO teve um verdadeiro impacto nos diferentes nveis da aplicao do SECA na Unio Europeia. As atividades do EASO podem resumir-se em cinco atividades principais: apoio permanente, apoio especial, apoio de emergncia, apoio em matria de informao e anlise e apoio a pases terceiros. A ttulo do apoio permanente, o Gabinete de Apoio organizou 14 sesses de formao de formadores em Malta, duas sesses de formao no Luxemburgo e uma sesso de formao de formadores na Grcia, atualizou nove mdu-los de formao, adotou uma estratgia de formao e organizou o seminrio didtico anual. O EASO desenvol-veu igualmente uma metodologia de avaliao da qualidade, organizou 16 reunies do grupo de trabalho IPO e da task force IPO, continuou a desenvolver a sua metodologia em matria de informaes relativas aos pases de origem, publicou dois relatrios IPO sobre o Afeganisto, organizou trs workshops de cooperao prtica e preparou quatro reunies de peritos sobre menores no acompanhados. Na categoria Apoio especial, o EASO comeou a prestar apoio especial Sucia e apresentou Comisso, Conselho e Parlamento o relatrio da sua misso de averiguao sobre as medidas de recolocao no interior da UE.

No que respeita ao Apoio de emergncia, o EASO prestou apoio de emergncia Grcia ao longo de todo o ano e, em fevereiro de 2012, ao Luxemburgo. Na categoria Apoio em matria de informao e anlise, o EASO publicou o seu Relatrio Anual sobre a Situao do Asilo na Unio Europeia em 2011. Alm disso, no quadro do reforo do mecanismo de alerta rpido, o EASO elaborou e apresentou ao Conselho e a outros parceiros anlises


e previses das tendncias em matria de asilo na UE. Foram compilados dados e elaboradas anlises especficas sobre a situao do asilo relativamente Sria, e foram organizados dois workshops sobre a Sria. No captulo do Apoio a pases terceiros, o Gabinete de Apoio organizou uma conferncia subordinada ao tema da reins-talao, e participou em diversas reunies no mbito da parceria para a mobilidade UE-Tunsia e Marrocos e do Processo de Budapeste.

As atividades do EASO contriburam positivamente para a aplicao do SECA. Cabe aqui referir que o Conse-lho, o Parlamento Europeu, a Comisso Europeia e os Estados-Membros da UE valorizam o trabalho do EASO e apelaram reiteradas vezes a um aumento e um alargamento das suas atividades. A ttulo de exemplo, nas suas concluses de 8 de maro de 2012, o Conselho JAI prev um importante papel para o EASO na implementao do mecanismo de alerta rpido, de preparao e de gesto de crises previsto no artigo 33. do Regulamento Dublim III.

1.4. Resultados do EASO em 2012

No presente captulo so apresentados os resultados do EASO para cada atividade distinta. Caso se pretenda um relatrio de progresso completo sobre as diferentes atividades, dever consultar-se o anexo 5.1. Alm disso, o anexo 5.2 d conta da execuo pelo EASO das tarefas prioritrias que lhe foram atribudas no Programa de Estocolmo.

1.4.1. Apoio permanente

AtividadesdeformaodoEASO

14 sesses de formao de formadores em Malta

160 formadores formados pelo EASO

93 sesses de formao nacionais

1146 funcionrios dos servios de asilo formados na UE

Adotada a estratgia de formao do EASO

2 sesses de formao nacionais no Luxemburgo

5 sesses de formao nacionais e 1 sesso de formao de formadores na Grcia

Atualizados 9 mdulos de formao

2 reunies dos pontos de contacto nacionais (PCN) para a formao, em Malta

Lanados 2 novos mdulos de formao, para posterior desenvolvimento

Seminrio didtico anual do EASO

Reunio anual com o Grupo de Referncia CEA

Comear a desenvolver a formao destinada a membros dos rgos jurisdicionais

Transferncia dos servidores afetos ao CEA (currculo europeu em matria de asilo) para o EASO

Com a adoo da estratgia de formao em julho de 2012, o EASO estabeleceu um quadro claro para a pres-tao de apoio em matria de formao nos termos do artigo 6. do Regulamento EASO. Em conformidade com a responsabilidade atribuda ao Gabinete de Apoio pela Comisso na sua Comunicao sobre o reforo da soli-dariedade na Unio Europeia no domnio do asilo, e em estreita concertao com os Estados-Membros, o EASO


iniciou o desenvolvimento de um sistema, o cockpit de formao EASO, destinado a ajudar os Estados-Membros a definir e a monitorizar o cumprimento dos objetivos de formao a nvel nacional. Com base nos dados forne-cidos pelos Estados-Membros em matria de recursos humanos e formao, o EASO desenvolveu anlises visuais experimentais, as quais foram apresentadas na reunio do Conselho de Administrao em setembro de 2012. Alm disso, o EASO adotou recomendaes de formao especficas a fim de facilitar a compreenso comum das suas ferramentas de formao, nomeadamente, o seu currculo de formao.

Embora o Gabinete de Apoio continue a trabalhar no desenvolvimento do cockpit de formao, o sistema j con-seguiu estimular a prestao de aes de formao e promover um debate sobre objetivos de formao comuns. A apresentao da situao na perspetiva da UE tambm contribuiu para uma maior tomada de conscincia sobre a importncia da formao para a execuo do SECA.

No decurso de 2012, o EASO forneceu aos Estados-Membros materiais e apoio de qualidade no domnio da formao, mais concretamente, a nvel da organizao da formao e da prestao de cursos de formao. Este apoio foi prestado, sobretudo, atravs da implementao do currculo de formao do EASO, que abrange aspe-tos fundamentais do procedimento de asilo atravs de 13 mdulos interativos (1) que seguem uma metodologia de aprendizagem mista, combinando aprendizagem em linha e sesses de formao presenciais.

Os materiais de formao so desenvolvidos e atualizados pelo EASO com a ajuda de equipas especializadas e experientes de peritos dos Estados-Membros, selecionados de entre um contingente de mais de 180 peritos de 16 Estados-Membros, Sua e Noruega, constitudo em 2011. A fim de reduzir o risco associado a uma limitada disponibilidade de formadores, o EASO reforou a sua estrutura com a adoo de prticas e procedimentos claros.

O EASO criou igualmente um grupo de referncia formado por representantes de diferentes organizaes, nomeadamente, a Comisso Europeia, o ACNUR, a IARLJ, meios acadmicos (Rede Odysseus) e o ECRE, o qual desempenha um papel importante no desenvolvimento e atualizao dos materiais de formao do EASO.

Em 2012, o Gabinete de Apoio atualizou nove dos seus mdulos de formao e deu incio ao desenvolvimento de dois novos mdulos, a saber, Tcnicas de entrevista e SECA.

Tambm em 2012, o EASO organizou 14 sesses de formao de formadores em Malta para mais de 160 for-madores nacionais de 19 Estados-Membros, e apoiou ainda a organizao de mais de 100 sesses de formao nacionais em 12 Estados-Membros da UE, das quais beneficiaram mais de 1100 participantes desses pases. Alm disso, foi ministrada a ttulo do Apoio de emergncia do EASO formao especfica no Luxemburgo (duas sesses em janeiro de 2012) e Grcia (cinco sesses de formao nacionais e uma sesso de formao de formadores). O Gabinete de Apoio considera deveras importante esta realizao, que corrobora a abordagem sustentvel do EASO em relao formao.

Ao longo do ano, o EASO preparou a celebrao de contratos pblicos para o fornecimento de servios de manu-teno e apoio, a fim de minimizar os desafios tcnicos decorrentes da operao da plataforma de consulta ele-trnica e facilitar a gesto atempada dos contedos e cursos de formao.

O artigo 6. do Regulamento que cria o EASO estipula que este conceber e desenvolver aes de formao destinadasaosmembrosdosrgos jurisdicionais dos Estados-Membros. Para o efeito, o EASO recorrer s competncias especficas de instituies acadmicas e de outras organizaes pertinentes, e ter em conta a cooperao existente na Unio neste domnio, no pleno respeito da independncia dos rgos jurisdicionais nacionais.

A fim de lidar de uma forma significativa e respeitosa com esta tarefa difcil, o EASO procurou o apoio da Asso-ciao Internacional dos Juzes Especializados em Matria de Refugiados (IARLJ) e da Associao de Juzes Admi-nistrativos Europeus (AEAJ), e encetou um processo de consulta junto dos membros dos rgos jurisdicionais em toda a UE. Uma reunio realizada em dezembro fomentou um debate significativo sobre o princpio da indepen-dncia judicial, bem como uma troca de impresses sobre o papel que os decisores em segunda instncia podem desempenhar na execuo do SECA. No quadro da preparao da reunio, o EASO distribuiu um questionrio

(1) Os 13 mdulos so os seguintes: Tcnicas de entrevista, Avaliao de provas, Incluso, Entrevistar crianas, Regulamento de Dublim, Redao e tomada de decises, Diretiva Procedimento de Asilo, Informaes relativas aos pases de origem, Direito internacional relativo aos refugiados e aos direitos humanos, Entrevistar pessoas vulnerveis, Excluso, Cessao da proteo, Sistema Europeu Comum de Asilo. Este ltimo mdulo est a ser desenvolvido e dever estar concludo at ao final do corrente ano.


destinado a obter uma viso de conjunto sobre as instituies e rgos pertinentes com responsabilidades no domnio do asilo, bem como informaes sobre a dimenso e alcance da reviso do sistema judicial nos diferen-tes Estados-Membros. A participao ampla e de alto nvel na referida reunio confirmou o interesse crescente entre os membros dos rgos jurisdicionais em tomar parte nas atividades do EASO, bem como um compromisso dos mesmos no sentido de envidarem esforos para assegurar a coerncia que se impe ao nvel da UE nas deci-ses judiciais em segunda instncia.

Alm disso, as reflexes realizadas ao longo do ano constituem um bom alicerce para um programa de trabalho que servir de base ao apoio que o EASO prestar aos rgos jurisdicionais em 2013, incluindo a consolidao de uma estratgia com vista criao de uma base de dados-piloto de jurisprudncia da UE, bem como de iniciativas de desenvolvimento profissional disponveis para juzes, tanto recm-nomeados como experientes, especializa-dos em matria de refugiados.

Processos no domnio da qualidade

Desenvolvimento de uma metodologia de avaliao da qualidade com vista a obter uma matriz de qualidade enquanto iniciativa de apoio orientada para os resultados, a fim de facilitar o intercmbio de boas prti-cas, instrumentos e conhecimentos especializados em matria de qualidade no domnio do asilo entre os Estados-Membros

As atividades do EASO no domnio da qualidade visam consolidar os esforos investidos pelos Estados-Mem-bros, Comisso Europeia, ACNUR e outras partes relevantes, de modo a facilitar o intercmbio de boas prticas, instrumentos e conhecimentos especializados entre os Estados-Membros. O Gabinete de Apoio promove este intercmbio atravs da matriz de qualidade lanada em 2012.

A matriz de qualidade consiste numa iniciativa de apoio orientada para os resultados, levada a cabo em coope-rao com a Comisso Europeia, e que visa abranger de forma exaustiva todos os domnios do SECA, obtendo um panorama atualizado da situao no terreno. Os resultados sero utilizados para desenvolver e manter uma base de dados de boas prticas, mecanismos e instrumentos no domnio da qualidade, e de projetos e iniciativas nesse campo. A matriz de qualidade permite igualmente ao EASO identificar necessidades em matria de apoio. Com base numa anlise permanente, o Gabinete de Apoio ponderar sobre, e desenvolver, produtos e instru-mentos relevantes para ajudar os Estados-Membros na aplicao eficaz de normas de elevada qualidade nos seus procedimentos de asilo.

O funcionamento da matriz de qualidade depende em larga medida da cooperao ativa dos Estados-Membros, cujo envolvimento necessrio tanto na fase inicial de recolha de informaes como nas reunies temticas. O EASO visa manter o interesse e a participao ativa dos Estados-Membros neste exerccio, atravs de um equil-brio entre o encargo que o mesmo representa para os recursos dos Estados-Membros e o valor acrescentado que esta atividade de apoio oferece.

Na sequncia de uma fase preparatria interna no EASO e de consultas preliminares com parceiros selecionados, entre os quais a Comisso Europeia e o ACNUR, as atividades associadas matriz de qualidade tiveram incio com uma reunio de arranque em novembro de 2012, aps a qual os Estados-Membros se envolveram ativamente num processo de consulta.

Em finais de 2012, o EASO j definira a metodologia e os objetivos da matriz de qualidade e realizara consultas exaus-tivas junto dos Estados-Membros, Comisso Europeia e outras partes relevantes. Nesse processo de consulta, foi possvel desenvolver mais aprofundadamente a metodologia da matriz de qualidade, tendo em conta as observaes e sugestes recebidas dos Estados-Membros, Comisso Europeia e outras partes envolvidas nas consultas.

O Gabinete de Apoio elaborou uma lista de projetos e iniciativas em 2012, como componente da futura base de dados de boas prticas. A lista foi criada para dar resposta necessidade dos Estados-Membros de disporem de informaes fiveis e atualizadas sobre os projetos e iniciativas levados a cabo a nvel nacional desde 2004. Pretende-se que seja um bom ponto de referncia sobre os resultados e instrumentos criados por esses projetos. A lista desenvolvida e periodicamente atualizada com novas informaes fornecidas pelos Estados-Membros, bem como atravs dos instrumentos de investigao da matriz de qualidade.


Informaesrelativasaospasesdeorigem

Dois relatrios IPO do EASO sobre o Afeganisto

Relatrio IPO do EASO sobre metodologia

Portal IPO comum da UE

Adotar a abordagem relativa rede IPO

Em 2012, com base na experincia e conhecimentos dos Estados-Membros, nas experincias de cooperao anteriores e nas redes existentes a nvel regional e da UE, o EASO reforou a sua capacidade para lidar com ques-tes no domnio das informaes relativas aos pases de origem e organizou as suas primeiras atividades especi-ficamente ligadas s IPO. Para efeitos da criao da funo IPO do EASO, o Gabinete de Apoio instituiu diferentes estruturas consultivas, nas quais se encontram representadas as unidades IPO nacionais e a Comisso Europeia. Uma task force e um grupo de referncia forneceram contributos sobre questes gerais, e foram criados grupos de trabalho especficos para as questes de Metodologia, Cooperao prtica, Portal IPO comum e Ges-to de conhecimentos.

Com a ajuda do grupo de trabalho Metodologia, o EASO desenvolveu uma metodologia para a redao de relatrios IPO do EASO de carter analtico. Com base nesta metodologia, o EASO elaborou dois relatrios IPO sobre o Afeganisto. Em julho, o EASO publicou o relatrio Afghanistan: Taliban Strategies Recruitment (Afe-ganisto: Estratgias dos Talibs Recrutamento). As reaes a este primeiro relatrio IPO foram tidas em conta na elaborao do segundo relatrio, Insurgent strategies: Intimidation and targeted violence against Afghans (As estratgias dos insurgentes: intimidao e violncia contra os afegos), publicado em dezembro de 2012. A elaborao de ambos os relatrios incluiu uma extensa anlise das necessidades dos utilizadores finais, bem como o controlo da qualidade atravs da avaliao por pares.

No contexto do apoio operacional do EASO Grcia, diversos Estados-Membros ajudaram o Gabinete de Apoio atravs da elaborao de fichas IPO sobre os principais pases de origem.

Apoiado pelo grupo de trabalho Portal IPO comum, o EASO manteve e continuou a desenvolver o portal IPO comum da UE. Concebido pela Comisso Europeia como um ponto de entrada nico baseado na web para os Estados-Membros acederem a informaes sobre os pases de origem, o portal acabou por ser transferido para o EASO no final de 2012, aps diferentes fases de desenvolvimento.

Em 2012, o grupo de trabalho Portal IPO comum apoiou o EASO na identificao de novas funcionalidades do portal (sistema de notificao, hiperligaes, estrutura em rvore e primeira pgina para a rea de carregamento) e elaborou regras internas para a utilizao da rea de carregamento. Em 2012, as bases de dados da Frana e Noruega juntaram-se MILo (Alemanha) no portal, e prev-se que outras bases de dados nacionais (Sucia, Fin-lndia) se liguem ao mesmo em 2013.

No final de 2012, o EASO desenvolveu esforos em torno de uma proposta de adoo, pelo Gabinete de Apoio, de uma abordagemrelativaredeIPO no respeitante s IPO a nvel da UE (aprovada pelo Conselho de Administra-o do EASO em fevereiro de 2013). A abordagem liga diferentes atividades do EASO relacionadas com IPO numa estrutura coerente nica, e tira partido dos recursos disponveis de uma forma mais eficaz. Os dois elementos principais (que formam o motor do sistema) da estratgia relativa rede IPO do EASO so: 1) a criao de uma rede IPO estratgica, composta pelos chefes de unidades IPO ou por peritos dos 27 Estados-Membros, pases associados, a Comisso Europeia e o ACNUR, para debater questes a nvel estratgico incluindo prticas IPO transversais, e 2) um conjunto de redes de especialistas especficos, que renem, num determinado pas ou regio ou em torno de uma determinada temtica, peritos dos Estados-Membros especializados em informaes sobre pases de origem, os quais podem assim partilhar informaes e harmonizar as prticas IPO no seu domnio especfico de atuao. Ambos estes tipos de redes sero apoiados e coordenados pelo EASO, que assegurar as funes de secretariado e far a gesto dos recursos atribudos a atividades IPO no seu programa de trabalho.


Lista do EASO de lnguas disponveis

Criao da lista do EASO de lnguas disponveis

J foi criada a lista do EASO de lnguas disponveis (atualmente 264). Esta lista inclui todas as lnguas em relao s quais existe geralmente capacidade disponvel para traduo direta da lngua estrangeira designada para a lngua materna do Estado-Membro em causa.

Foi organizada em 23 e 24 de maio de 2012, em Malta, uma reunio entre o EASO e os pontos de contacto nacio-nais enquanto pontos focais nacionais para as questes de interpretao. Cumpre ter em conta que, regra geral, os intrpretes utilizados pelos Estados-Membros para os assuntos de asilo no so funcionrios pblicos, mas tra-balhadores independentes. Por conseguinte, os registos na lista de lnguas disponveis do EASO no constituem uma garantia de que uma determinada lngua estar disponvel se tal for solicitado por outro Estado-Membro.

CooperaoprticadoEASO

Reunio plenria de transferncia da Eurasil

Dois workshops sobre a Sria

Conferncia sobre o Afeganisto

Em 2012, um grupo de trabalho denominado Cooperao Prtica do EASO formulou recomendaes desti-nadas ao Gabinete de Apoio sobre a melhor forma de este organizar workshops de peritos tendo em conta os ensinamentos retirados das atividades, metodologias e instrumentos da rede Eurasil, a qual foi transferida para o EASO, em maro de 2012, numa reunio plenria realizada para o efeito.

Em resposta situao emergente na Sria e suas repercusses nos Estados-Membros da UE, o EASO organizou em 28 e 29 de junho, em Malta, o seu primeiro workshop sobre cooperao prtica em relao Sria. Este workshop sobre a Sria, que se prolongou por mais de um dia e meio, reuniu pela primeira vez especialistas em matria de IPO e responsveis de polticas sobre a Sria. Diversas questes em matria de poltica de atuao e de IPO, que haviam sido identificadas antes do workshop por meio de um questionrio, foram discutidas em vrias sesses de grupo (avaliao de riscos para os curdos, voo interno alternativo, a situao em matria de segurana, pedidos de asilo apresentados no local, oposio armada e no armada, etc.).

Em agosto de 2012, a pedido da Comisso Europeia no contexto da SY NET, teve lugar um workshop de segui-mento sobre a Sria que se centrou em questes polticas com base em cenrios. Os oradores (ACNUR, OIM e acadmicos) proporcionaram uma atualizao completa da situao dos refugiados em pases vizinhos da Sria bem como da situao em termos de segurana.

Em novembro de 2012, o EASO organizou uma conferncia subordinada ao seguinte tema: Afeganisto: Informa-es relativas aos pases de origem e no s. A conferncia contou com apresentaes de importantes especialistas sobre o Afeganisto, sesses de grupo sobre uma ampla gama de temas, bem como discusses sobre como conti-nuar a desenvolver metodologias e instrumentos para melhorar o envolvimento de todos os que tm parte ativa nos processos de asilo relacionados com o Afeganisto. Para alm de especialistas dos Estados-Membros, parti-ciparam igualmente na conferncia juzes, acadmicos e representantes de ONG especializadas no Afeganisto.

Menores no acompanhados

Sesso introdutria do EASO sobre menores no acompanhados e avaliao da idade

Quatro reunies de peritos sobre menores no acompanhados e avaliao da idade


O trabalho do EASO sobre menores no acompanhados levado a cabo luz do plano de ao relativo a menores no acompanhados (2010-2014) (2), da Comisso Europeia, que apela adoo de uma abordagem comum da UE para dar respostas concretas aos desafios colocados pela chegada de um nmero considervel de menores no acompanhados ao territrio da Unio Europeia. O plano de ao assenta no princpio do pleno respeito dos direitos da criana e estabelece trs linhas de ao principais: preveno, proteo e solues duradouras.

Entre fevereiro e abril de 2012, o EASO distribuiu entre os Estados-Membros um questionrio relativo s polticas e prticas atuais em matria de menores no acompanhados e avaliao da idade. Ao questionrio seguiu-se uma consulta mais ampla junto de peritos da sociedade civil (acadmicos, organizaes intergovernamentais, ONG, mdi-cos), de membros dos rgos jurisdicionais dos Estados-Membros, da Comisso Europeia e de outras agncias da UE.

Em 2012, o EASO realizou diversas reunies de especialistas em avaliao da idade, os quais procuraram dar res-posta aos principais problemas e desafios nesse domnio, e analisaram as boas prticas disponveis. O objetivo era facilitar a partilha de informaes e o intercmbio de boas prticas. Aos representantes das administraes dos Estados-membros e da Comisso Europeia juntaram-se outros responsveis e profissionais com experincia na matria, nomeadamente do ACNUR e ONG, membros dos rgos jurisdicionais dos Estados-Membros, mdicos, Agncia dos Direitos Fundamentais (FRA) e Unicef. Ao abrir a participao a outros peritos neste domnio, o EASO alargou o debate de modo a incluir um conjunto de perspetivas, aumentando ainda mais as possibilidades de cooperao conjunta, no apenas entre os Estados-Membros e a Comisso Europeia mas tambm entre outras agncias e organizaes da UE. O resultado foi a criao de uma conferncia anual sobre atividades relacionadas com menores no acompanhados e o estabelecimento de uma rede de peritos na matria.

A ltima sesso subordinada ao tema avaliao da idade constituiu uma oportunidade para os Estados-Mem-bros e a Comisso Europeia definirem o mbito e o contedo do manual sobre a avaliao da idade. Nessa sesso, o EASO submeteu um projeto do contedo de base a incluir no manual e convidou os participantes a apresentar as suas opinies sobre o mesmo, bem como contributos adicionais a tomar em considerao. A reda-o do manual EASO, que ir fornecer orientaes sobre questes de avaliao da idade, teve incio em 2012, e o manual dever ser publicado em 2013.

O trabalho do EASO sobre menores no acompanhados teve igualmente reflexo na conferncia organizada pelo Gabinete de Apoio sobre o Afeganisto: Informaes relativas aos pases de origem e no s, realizada em novem-bro de 2012, sob a forma de um workshop que se debruou sobre a necessidade de desenvolver informaes relativas aos pases de origem no caso concreto dos menores. De referir ainda que em 2012 tiveram igualmente incio os trabalhos sobre a questo da localizao da famlia.

Para mais informaes sobre as atividades do EASO e de outros intervenientes relacionadas com o plano de ao relativo a menores no acompanhados, pode consultar-se o relatrio da Comisso ao Conselho e ao Parlamento Europeu intitulado Relatrio intercalar sobre a aplicao do plano de ao relativo a menores no acompanha-dos, bem como o documento de trabalho dos servios da Comisso que o acompanha (3).

1.4.2. Apoio especial

Apoioespecficoereforodascapacidades

Plano de apoio especial do EASO Sucia, assinado em dezembro de 2012

Pedido de apoio especial apresentado pela Itlia

Na sequncia de um pedido feito pelo Comissariado para as Migraes sueco e em sintonia com o disposto no Regulamento EASO, o Gabinete de Apoio prestou apoio especial Sucia no incio de 2013. Este apoio especial teve em considerao a necessidade de reforar o sistema de asilo com um aumento do nmero de efetivos com formao adequada.

(2) No plano de ao, que decorre entre 2010 e 2014, o EASO foi incumbido das seguintes tarefas: melhoria significativa do intercmbio de infor-maes sobre menores no acompanhados (MNA); recolha e desenvolvimento de IPO e sua anlise para avaliar as necessidades de proteo de MNA, com vista a melhorar a qualidade das decises; acompanhamento de MNA que sejam requerentes de asilo; desenvolvimento de boas prticas no que se refere s condies de receo, procedimentos de asilo e integrao de MNA; e documentao tcnica sobre a avaliao da idade, incluindo atividades de formao, desenvolvimento de formao especfica e um manual sobre a avaliao da idade.(3) http://europa.eu/rapid/press-release_IP-12-1033_en.htm?locale=en

http://europa.eu/rapid/press-release_IP-12-1033_en.htm?locale=en


A concesso de apoio especial foi acordada na medida em que os mdulos de formao do EASO pertinentes no haviam sido inicialmente programados pelo Gabinete de Apoio quando o Comissariado para as Migraes sueco necessitara que o seu pessoal recebesse formao. Foi assim assinado, em dezembro de 2012, um plano de apoio especial entre o EASO e o Comissariado para as Migraes sueco. O EASO apoiou a Sucia na formao de pessoal do Comissariado em fevereiro de 2013, nos domnios do Direito internacional relativo aos refugiados, dos direitos humanos e da incluso.

A Itlia solicitou apoio especial para melhorar e reforar o seu sistema de asilo e acolhimento. O diretor executivo do Gabinete de Apoio decidiu, em 13 de dezembro de 2012, conceder apoio especial a Itlia, atravs de uma comisso mista de peritos do EASO e dos Estados-Membros, com base no facto de o sistema de asilo e acolhi-mento italiano se encontrar presentemente confrontado com desafios de monta. A finalizao e assinatura do plano de apoio especial a Itlia, para prestao de apoio tcnico e operacional ao pas, tero lugar em 2013. O pedido de apoio especial por parte de Itlia muito oportuno em termos da aplicao do pacote do asilo, que comportar novos desafios para o sistema de asilo e acolhimento do pas.

Recolocao

Relatrio de recolha de informaes sobre projetos de recolocao no interior da UE de requerentes de asilo provenientes de Malta

Na sequncia das concluses do Conselho JAI de maro de 2012, a Comisso Europeia convidou o EASO a ela-borar um relatrio sobre as medidas de recolocao no interior da UE de requerentes de asilo provenientes de Malta. O relatrio abrangia tambm a Noruega e a Sua na qualidade de pases associados, o ACNUR e a OIM (lderes do projeto). Todos os Estados-Membros da UE, os pases associados e os lderes de projeto preencheram os questionrios sobre esta matria que lhes foram enviados pelo EASO. Foram realizadas diversas entrevistas, inclusivamente com beneficirios do instrumento de recolocao.

O EASO reuniu os resultados num relatrio que apresentou Comisso Europeia em julho de 2012. Posterior-mente, em setembro de 2012, o relatrio foi submetido ao Conselho de Administrao do EASO. O diretor exe-cutivo do Gabinete de Apoio apresentou o relatrio no almoo ministerial do Conselho JAI de outubro de 2012 e, posteriormente, ao Parlamento Europeu. O relatrio foi seguidamente tornado pblico.

O relatrio do EASO confirmou que, em larga medida, com base em razes polticas que os Estados-Membros justificam a sua deciso de participar ou no nas medidas de recolocao. Os Estados-Membros expressaram opinies divergentes sobre o recurso recolocao. Enquanto alguns Estados participantes defenderam que as medidas voluntrias de recolocao ad hoc de requerentes de asilo provenientes de Malta constituem uma fer-ramenta concreta ilustrativa da solidariedade no interior da UE e, em geral, as avaliaram positivamente, outros Estados manifestaram o receio de que o recurso regular e prolongado recolocao individual possa atuar como fator de atrao para a migrao clandestina e, dessa forma, agravar a presso em vez de a reduzir.

O exerccio tambm demonstrou, porm, que h esperana em relao a projetos semelhantes mais bem-sucedi-dos no futuro e que existe uma margem significativa para melhorar os processos que compem o atual quadro do Eurema. Contudo, embora a recolocao possa oferecer solues duradouras para os beneficirios da proteo internacional e aliviar os sistemas de asilo dos Estados-Membros, no deve levar a situaes de transferncia de responsabilidades. Alguns inquiridos argumentaram, com efeito, que a recolocao no interior da UE deve fazer parte integrante de um conjunto de medidas de solidariedade no interior da Unio, incluindo o reforo das capa-cidades, outras formas de cooperao prtica e apoio financeiro flexvel, com o EASO a desempenhar um papel fundamental, em conformidade com o seu Regulamento de base.

A Comisso Europeia fez saber que vai propor um caminho a seguir no que se refere recolocao. A Comisso criou margem para o cofinanciamento de tais atividades pela Unio na proposta relativa a um fundo para o asilo e as migraes, consolidando e desenvolvendo mais aprofundadamente aquilo que j possvel a coberto do Fundo Europeu para os Refugiados (FER). Isto vai facilitar a ao dos Estados-Membros dispostos a participar em projetos voluntrios, com o EASO a assumir um papel de coordenao.


1.4.3. Apoio de emergncia

Contingentedeintervenoemmatriadeasilo

Reunio dos pontos de contacto nacionais

Deciso do Conselho de Administrao do EASO sobre o nmero de perfis (20) do contingente de interveno em matria de asilo

A Deciso n. 3 do Conselho de Administrao do EASO, relativa ao nmero total e aos perfis dos peritos a dispo-nibilizar para as equipas de apoio no domnio do asilo (contingente de interveno em matria de asilo, ou CIMA), definiu 13 categorias de perfis dos peritos (CIMA 13). Em 19 de junho de 2012, o contingente de interveno em matria de asilo contava com 345 peritos de 21 Estados-Membros.

Com base na experincia recolhida pelo EASO, a referida deciso foi revista na reunio do Conselho de Adminis-trao de 19 de junho de 2012. O assunto fora debatido na reunio entre o EASO e os pontos de contacto nacio-nais do CIMA em 22 e 23 de maio de 2012, em Malta, tomando como ponto de partida a experincia adquirida com o destacamento de equipas de apoio no domnio do asilo na Grcia e Luxemburgo.

Na sua reunio de 19 de junho de 2012, o Conselho de Administrao revogou a Deciso n. 3 e aprovou a sua Deciso n. 8 relativa ao nmero total e aos perfis dos peritos a disponibilizar para as equipas de apoio no domnio do asilo (contingente de interveno em matria de asilo). Alguns perfis foram suprimidos, enquanto outros foram alterados. De acordo com a nova deciso, o CIMA abranger 20 perfis de peritos (CIMA 20) e o nmero global de peritos no CIMA ser de, no mnimo, 100. O EASO solicitou aos Estados-Membros que nomeassem os peritos para os perfis modificados at 1 de outubro de 2012. Foi pedido aos peritos que facultassem os seus CV em formato Europass.

PlanooperacionalparaoLuxemburgo

Plano operacional do EASO para o Luxemburgo, assinado em janeiro de 2012

Duas equipas de apoio no domnio do asilo (EAA) destacadas no Luxemburgo

Aps uma situao de particular presso sobre o sistema de asilo luxemburgus e do subsequente pedido por parte das autoridades do pas, o diretor executivo do EASO decidiu destacar equipas de apoio no domnio do asilo para o Luxemburgo (plano operacional assinado em 26 de janeiro de 2012). O apoio do EASO teve por objetivo dar formao ao pessoal recm-contratado nos mdulos de formao do EASO Tcnicas de entrevista e Tomada de decises, a fim de reforar a Unidade de Refugiados com mais pessoal com formao e ajudar a reforar a capacidade para lidar com a presso sem precedentes e urgente sobre o sistema de asilo luxemburgus. Atravs do plano operacional, o Luxemburgo comprometeu-se com o programa de formao do EASO, devendo futuramente empregar formadores especializados prprios, em conformidade com a poltica do EASO e da UE. No final de 2012, o Luxemburgo contava com sete formadores em quatro mdulos diferentes na sua Unidade de refugiados.

Plano operacional para a Grcia

Execuo do plano operacional para a Grcia

37 equipas de apoio no domnio do asilo, do EASO, destacadas na Grcia para tratar os processos pendentes, apoiar a criao de uma estrutura de asilo sustentvel e eficiente, e reforar a qualidade dos procedimentos de asilo

Projeto EASO-ACNUR de apoio operacional Grcia no tratamento dos processos pendentes


Na sequncia de um pedido apresentado pelo Governo grego e em sintonia com o plano de ao nacional grego em matria de asilo e gesto dos fluxos migratrios (2010) e com o Regulamento EASO, em fevereiro de 2011, o EASO acordou em apoiar a Grcia na criao do novo Servio de Asilo, do Servio de Acolhimento Inicial, da nova autoridade responsvel pelos recursos, bem como nos procedimentos de acolhimento em geral e na reduo dos processos pendentes, atravs do destacamento de peritos de mais de 10 Estados-Membros da UE integrados nas denominadas equipas de apoio no domnio do asilo (EAA). Na base destes destacamentos de especialistas em matria de asilo est o plano operacional do EASO para a Grcia, assinado em 1 de abril de 2011 e que abrange o perodo de 1 de abril de 2011 a 31 de maro de 2013.

A ttulo do plano operacional para a Grcia, o Gabinete de Apoio ofereceu quele pas, em 2012, apoio de emer-gncia atravs do destacamento de peritos do EASO integrados em 37 EAA, perfazendo um total de 52 EAA na Grcia entre 1 de abril de 2011 e 31 maro de 2013. Tratou-se de equipas de apoio especfico, compostas por peritos nomeados pelos Estados-Membros e destacadas junto da polcia helnica, do Servio de Acolhimento Ini-cial, do Servio de Asilo, da Autoridade Responsvel pelos Recursos e do Ministrio do Trabalho, da Segurana e do Bem-Estar Social grego. O EASO coordena todo o processo das EAA na Grcia. As atividades destas EAA foram orientadas no sentido de apoiarem as autoridades gregas na reduo dos processos pendentes, na construo de novas estruturas e servios sustentveis, na melhoria da qualidade dos procedimentos de asilo, no registo e anlise no domnio do asilo e em diversos outros domnios, como o reforo da capacidade de acolhimento de categorias vulnerveis e a utilizao dos fundos de solidariedade.

Alm disso, o EASO e o ACNUR assinaram um acordo de subveno (22 de novembro de 2012) relativo a um pro-jeto de apoio operacional e de reforo da instncia administrativa de recurso do procedimento de asilo na Grcia, incluindo a diminuio dos processos pendentes. A primeira fase do projeto, destinada reduo dos recursos pendentes, j teve incio em outubro de 2012, com a identificao e mobilizao de cadetes da polcia para aju-dar na identificao de processos inativos, na atualizao de arquivos fsicos e no registo eletrnico na base de dados Polcia em linha. Este trabalho de limpeza administrativa e de registo numa base de dados de todos os processos pendentes foi levado a cabo por 92 cadetes da polcia no Ministrio da Ordem Pblica e da Proteo dos Cidados, de 1 de outubro de 2012 a 22 de janeiro de 2013. Em 23 e 24 de novembro de 2012, foi organizada pelo ACNUR, pelo Ministrio da Ordem Pblica e da Proteo dos Cidados e pelo EASO uma sesso de formao especfica em matria de asilo e proteo internacional.

A segunda fase do projeto (acordo de subveno do EASO e do ACNUR) dever decorrer entre janeiro e maro de 2013. O objetivo desta segunda fase aumentar a capacidade de processar e realizar entrevistas pessoais no mbito dos recursos ativos, atravs da criao, at 1 de abril de 2013, de dez novas comisses especiais para os recursos pendentes (a acrescentar s dez existentes), incluindo apoio de secretariado e servios de interpretao.

1.4.4. Apoio em matria de informao e anlise

Relatrio Anual do EASO

Publicao do Relatrio Anual sobre a Situao do Asilo na Unio Europeia e as Atividades do Gabinete Euro-peu de Apoio em matria de Asilo 2011

O EASO publicou o seu primeiro relatrio anual sobre a situao do asilo na UE em junho de 2012. No final de 2012, o EASO apresentou ao Conselho de Administrao uma proposta que contm uma definio mais clara da incidncia e do mbito do relatrio anual (incluindo a proposta que visa separ-lo do Relatrio Anual de Ativi-dades do EASO), para alm de uma declarao de princpios que coloca a tnica na necessidade de o relatrio ser objetivo e abrangente. Foi proposta a elaborao de um ndice mais pormenorizado, de modo a que todos os relatrios futuros sejam estruturados da mesma forma, contribuindo assim para uma maior facilidade de consulta e uma melhor comparabilidade ao longo dos anos. Finalmente, foi proposto um calendrio regular para garantir a consulta atempada de todas as partes relevantes e a fixao de prazos claros para cada colaborador e revisor.


Sistema de alerta rpido e de preparao

Relatrios trimestrais de anlise de dados do EASO

Anlises de dados para apresentao ao Conselho de Administrao do EASO, Conselho JAI, CIG, GDISC, workshops do EASO, conferncias e reunies de peritos

Relatrios ad hoc sobre a Sria e os Balcs Ocidentais

Em 2012, o EASO comeou a desenvolver a sua capacidade de anlise atravs da elaborao de uma srie de an-lises (destinadas ao Conselho de Administrao, equipa responsvel pelo relatrio anual, Conselho JAI, PE, GDISC, CIG e outros), com recurso a dados do Eurostat. Iniciou igualmente a recolha de dados operacionais diretamente junto dos Estados-Membros, utilizando um modelo de base com uma periodicidade mensal e, no caso da Sria e no mbito da cooperao prtica sobre o afluxo de requerentes de asilo proveniente daquele pas, com uma periodicidade semanal. As anlises elaboradas incidiram nas taxas de reconhecimento, Balcs Ocidentais e Sria. No final de 2012, foi decidido a nvel do Conselho de Administrao do EASO que o Gabinete de Apoio passar a elaborar regularmente relatrios trimestrais que ofeream uma viso de conjunto do funcionamento do SECA.

Numa perspetiva estratgica, e no quadro do acordo poltico sobre o contedo do Regulamento Dublim III (artigo 33.), o EASO concebeu e props um plano gradual de reforo da capacidade de recolha e anlise de dados do EASO em relao a indicadores estatsticos (qualitativos e quantitativos) no domnio do asilo, com base na sua experincia anterior de elaborao de anlises trimestrais e ad hoc, bem como nas estatsticas produzidas pelos Estados-Membros para o Eurostat. Esta proposta de um sistema de alerta rpido e de preparao previa igual-mente a criao de um grupo para a produo de estatsticas, composto por peritos nomeados pelos Estados-Membros para serem os seus pontos de contacto para as questes de estatstica e recolha de dados no domnio do asilo. O grupo funcionar em moldes semelhantes aos da rede de anlise de riscos da Frontex (FRAN), criada por esta agncia. Registaram-se avanos no trabalho em torno de um quadro pormenorizado de 22 indicadores quantitativos e qualitativos, destinado a proporcionar uma viso exata e abrangente de todo o SECA, em conjuga-o com a Comisso Europeia (DG Justia e Assuntos Internos, Eurostat) e a Frontex, a fim de garantir a coerncia e evitar a duplicao de esforos para os Estados-Membros.

1.4.5. Apoio a pases terceiros

Reinstalao

Seminrio sobre reinstalao organizado pelo EASO

A reinstalao uma das principais medidas de solidariedade interna e externa. De acordo com o programa de trabalho do EASO para 2012, uma das responsabilidades do Gabinete de Apoio consiste em proporcionar uma estrutura para o intercmbio de informaes e promover atividades de cooperao entre os Estados-Mem-bros da UE, mas tambm com pases terceiros, o ACNUR, a OIM, e outras organizaes internacionais e ONG interessadas.

O primeiro seminrio do EASO sobre a poltica de reinstalao da UE teve lugar em 22 e 23 de outubro de 2012. A reunio centrou-se no estado atual dos sistemas nacionais de reinstalao, no financiamento da UE disponvel para aes de reinstalao e no apoio solidrio encarado numa tica social. O seminrio reuniu especialistas da UE no domnio da reinstalao e profissionais na matria, pela primeira vez sob a coordenao do EASO.

O EASO dirigiu-se aos representantes do apoio solidrio dos Estados-Membros da UE com vista definio de obje-tivos comuns em matria de reinstalao. Uns e outros concordaram em promover a cooperao no domnio da reinstalao na Europa, recorrendo, nomeadamente, rede de reinstalao da UE (http://www.resettlement.eu) enquanto instrumento de cooperao na partilha de informaes, organizao de reunies de vrias partes inte-ressadas e intercmbio de boas prticas, por meio de divulgao, formao, visitas de estudo, investigao e pilotagem de novos mtodos.

http://www.resettlement.eu/


Os Estados-Membros da UE continuaro a apoiar-se mutuamente na programao da reinstalao e na coorde-nao e execuo das atividades de reinstalao, atravs do intercmbio de boas prticas e da cooperao no desenvolvimento de programas novos ou sustentveis. O EASO considerado como tendo um papel fundamental ao nvel da coordenao, j que pode atuar como ponto focal e como promotor dos conhecimentos e prticas no domnio da reinstalao.

O EASO apoiar a reinstalao de emergncia e convocar uma reunio de coordenao com os Estados-Mem-bros da UE e o ACNUR no incio do outono de cada ano, a fim de identificar as necessidades na Europa em matria de reinstalao, ajudar os Estados-Membros a assumir compromissos anuais e assegurar a complementaridade das admisses, luz do financiamento da UE disponvel neste campo.

Dimenso externa

Participao no Processo de Budapeste

Participao em reunies sobre a parceria para a mobilidade UE-Tunsia e Marrocos

Participao na reunio sobre a parceria para a mobilidade UE-Jordnia

O Regulamento que cria o EASO confere-lhe o mandato de coordenar o intercmbio de informaes e outras aes relativas a questes decorrentes da aplicao de instrumentos e mecanismos relacionados com a dimen-so externa do SECA. Nos termos do seu mandato, e em sintonia com o artigo 49. do citado Regulamento, o EASO, em concertao com a UE, procurou estabelecer com as autoridades competentes de pases terceiros laos de cooperao em questes tcnicas, com vista, em particular, a promover e apoiar o reforo de capacidades nos sistemas de asilo e acolhimento dos prprios pases terceiros, bem como implementar os programas de proteo regional e outras aes relevantes para a consecuo de solues duradouras.

No entanto, como foi confirmado no programa de trabalho do EASO para 2012, devido s limitaes em termos oramentais e de recursos humanos disponveis em 2012, o EASO concentrar a sua ao apenas em pequenas tarefas ligadas dimenso externa do SECA. Em 2012, o Gabinete de Apoio participou em reunies no mbito da parceria para a mobilidade da Unio Europeia com a Tunsia e Marrocos, do Dilogo UE-Jordnia sobre migrao, mobilidade e segurana, e declarou as suas intenes de cooperao no quadro das parcerias para a mobilidade UE-Tunsia e UE-Marrocos. O EASO participou ainda em reunies do Processo de Budapeste, uma das quais foi dedicada Europa do Sudeste, tendo o Gabinete de Apoio contribudo de forma significativa para o desenvolvi-mento das vertentes do asilo no processo de elaborao da Declarao das regies das rotas da seda.

O EASO est tambm a cooperar, numa base experimental, no projeto-piloto do Processo de Praga intitulado Qualidade e formao nos processos de asilo, o qual executado no mbito da Iniciativa Orientada do Pro-cesso de Praga. Este projeto-piloto visa explorar a possibilidade de uma aplicao mais ampla do programa de formao do currculo de formao do EASO nos pases vizinhos a leste da UE (Armnia, Bielorrssia, Gergia, Quirguisto, Moldvia e Ucrnia), bem como na Turquia. Em 2012, a capacidade do EASO limitou-se participa-o nas reunies do Processo de Praga.

2. Gesto e normas de controlo interno

2.1. Gesto e organizao do EASO

2.1.1. Conselho de Administrao do EASO

O Conselho de Administrao o rgo de superviso e programao do Gabinete de Apoio. Entre as suas prin-cipais funes, descritas no artigo 29. do Regulamento EASO, contam-se a nomeao do diretor executivo, a aprovao dos programas de trabalho e dos relatrios anuais do EASO, bem como do oramento geral do EASO. Ao Conselho de Administrao cabe tambm a responsabilidade geral por assegurar que o Gabinete de Apoio executa eficazmente as suas funes. O Conselho de Administrao do EASO composto por um membro de cada Estado-Membro com exceo da Dinamarca , dois membros da Comisso Europeia e um membro sem direito a voto do ACNUR. Todos os membros so designados com base na sua experincia, na sua responsabili-dade profissional e nas suas competncias de alto nvel no domnio do asilo.

A Dinamarca convidada a assistir na qualidade de observador s reunies do Conselho de Administrao e outras reunies pertinentes. A Crocia goza do mesmo estatuto, at se tornar membro de pleno direito da Unio Europeia e, como tal, membro do Conselho de Administrao com direito a voto, na sequncia da entrada em vigor do Tratado de Adeso entre a UE e a Crocia de 9 de dezembro de 2011.

Em suma, o Conselho de Administrao do EASO composto por 28 membros de pleno direito, um membro sem direito a voto (ACNUR) e dois Estados com estatuto de observador.

Em 2012, os pases associados (Islndia, Listenstaine, Noruega e Sua) foram convidados a participar como observadores nos debates sobre determinados assuntos. A Frontex tambm foi convidada a contribuir e a parti-cipar em determinados debates do Conselho de Administrao, especialmente os respeitantes situao do asilo na UE, ao sistema de alerta rpido e de preparao e situao na Grcia.

O Conselho de Administrao realizou quatro reunies em 2012 e aprovou as seguintes decises:

Deciso n. 7, de 9 de abril de 2012, relativa avaliao do desempenho do diretor executivo; Deciso n. 8, de 19 de junho de 2012, sobre os perfis e os nmeros globais dos peritos a serem disponibilizados

para as equipas de apoio no domnio do asilo (Contingente de Interveno em Matria de Asilo); Deciso n. 9, de 19 de junho de 2012, sobre o Regulamento Interno do Conselho de Administrao do EASO; Deciso n. 10, de 4 de julho de 2012, sobre a aprovao de normas de execuo do estatuto dos funcionrios; Deciso n. 11, de 4 de julho de 2012, sobre quadros intermdios; Deciso n. 12, de 4 de julho de 2012, sobre as disposies gerais de execuo relativas aos procedimentos que

regem a contratao e o emprego de agentes temporrios no EASO; Deciso n. 13, de 4 de julho de 2012, sobre as disposies gerais de execuo relativas aos procedimentos que

regem a contratao e o emprego de agentes contratuais no EASO; Deciso n. 14, de 4 de julho de 2012, que institui o Comit do Pessoal; Deciso n. 15, de 1 de novembro de 2012, relativa s condies e regras dos inquritos internos em matria de

preveno da fraude, corrupo e qualquer outra atividade ilegal lesiva dos interesses da Unio; Deciso n. 16, de 23 de novembro de 2012, que descreve pormenorizadamente as regras sobre os custos

relativos execuo de planos operacionais para o destacamento de equipas de apoio no domnio do asilo; Deciso n. 17, de 23 de novembro de 2012, relativa s normas de controlo interno para uma gesto eficaz.


2.1.2. Organizao do EASO

O diretor executivo exerce as suas funes com total independncia e o representante legal do EASO. O diretor executivo responsvel, nomeadamente, pela gesto administrativa do Gabinete de Apoio e pela execuo do programa de trabalho e das decises do Conselho de Administrao.

Nos termos do artigo 32. do Regulamento EASO, o Gabinete de Apoio pode criar gruposdetrabalho compostos por peritos.

O diretor executivo diretamente assistido por quatro chefes de unidade/centro, um assessor, um responsvel pelas comunicaes, um contabilista e um jurista. O Gabinete do diretor executivo responsvel por coordenar a elaborao de documentos e pela comunicao interna e externa. Atualmente, o EASO composto por quatro unidades/centros, como segue:

Unidade de Assuntos Gerais e Administrao (GAAU); Centro de Informao, Documentao e Anlise (CIDA); Centro de Apoio Operacional (COS); Centro de Formao, Qualidade e Conhecimentos Especializados (CTQE).

O diretor executivo e os quatro chefes de unidade/centro convocam todas as semanas uma reunio da equipa de gesto para acompanhar os progressos das atividades e da organizao do EASO.

A Unidade de Assuntos Gerais e Administrao subdivide-se na Diviso de Assuntos Gerais (TIC, Logstica, Gesto de Documentos/Proteo de Dados, Gesto de Misses, Organizao de Eventos e Reunies e Segurana) e na Diviso Administrao (Recursos Humanos, Finanas e Oramento, Concursos e Contratos).

No final de 2012, era a seguinte a distribuio dos 58 membros do pessoal: Unidade de Assuntos Gerais e Admi-nistrao, 24 elementos; Centro de Informao, Documentao e Anlise, 13 elementos; Centro de Apoio Opera-cional, 10 elementos; e Centro de Formao, Qualidade e Conhecimentos Especializados, 11 elementos.

Em 3 de setembro de 2012, o EASO mudou-se para as suas instalaes definitivas, disponibilizadas pelo Governo de Malta na sua candidatura a pas de acolhimento do EASO. At ento, o EASO funcionava num local provisrio, em Marsa, Malta. De igual modo, parte do pessoal de apoio administrativo do EASO, que se encontrava sediado em Bruxelas at 1 de outubro de 2012, foi transferido para Malta.v

O EASO obteve a sua autonomia financeira em 20 de setembro, e participou ativamente na mobilizao dos recursos necessrios e no estabelecimento das suas instalaes em Malta. Foi essencialmente em domnios como os recursos humanos, as aquisies, as finanas e a contabilidade, a logstica e as TIC que incidiu a preparao das disposies e regulamentos de aplicao bem como da documentao interna relativa ao enquadramento e orientaes aplicveis gesto, comunicao de informaes, e ao acompanhamento e execuo das respetivas atividades. Foi realizado um nmero significativo de estudos, inquritos e anlises sobre regras e regulamentos j existentes ou similares, em particular junto de outras agncias da UE com experincia e boas prticas consider-veis. Conforme j referido, em 2012, o EASO comeou a administrar o seu oramento luz das disposies da sua regulamentao financeira aprovada pelo Conselho de Administrao , a qual tem por base o Regulamento Financeiro aplicvel ao oramento geral das Comunidades Europeias e a todas as agncias da UE. Alm disso, foram aprovadas diversas decises do Conselho de Administrao e do diretor executivo do EASO destinadas a assegurar o respeito dos princpios e das normas de gesto das finanas pblicas e a apoiar os centros do EASO nas suas operaes.

Tendo em considerao o primeiro ano de atividade do EASO e a fim de alcanar os seus objetivos operacionais e administrativos, foi dada particular ateno ao recrutamento e seleo do pessoal, no mbito das atividades relacionadas com os recursos humanos. A responsabilizao e a responsabilidade necessrias no seio da organi-zao s poderiam estar asseguradas desde que esta contasse com um nmero adequado de efetivos e peritos. Assim, em termos de recrutamento, o EASO preencheu a totalidade dos lugares previstos no quadro de pessoal, assegurando assim que o programa de trabalho para 2012 pudesse ser realizado com xito, sobretudo no caso das tarefas a desenvolver pelos centros do EASO.


Em 2012, o Gabinete de Apoio implementou a sua infraestrutura TIC institucional, criou com xito diversos servi-os, como o stio web do EASO (http://www.easo.europa.eu), o endereo eletrnico oficial, a unidade de partilha segura, o acesso remoto ao endereo eletrnico atravs da internet, a sincronizao de endereos eletrnicos oficiais em telefones mveis, e o acesso remoto a alguns sistemas institucionais atravs de ligao segura a partir dos computadores portteis do EASO. Todos os servios acima mencionados contriburam para que o Gabinete de Apoio conquistasse a sua independncia no domnio das TIC. A transferncia de todas as atividades e dados privados da rede informtica e dos servidores da Comisso para o servidor do EASO foi realizada com xito. Toda a infraestrutura TIC, incluindo o equipamento dos utilizadores finais, foi transferida das instalaes provisrias para as definitivas sem que o Gabinete de Apoio tivesse de interromper a sua atividade.

O EASO aderiu a alguns contratos-quadro da DG Informtica referentes a licenas de software e equipamentos de hardware. O Gabinete de Apoio assegurou assim uma muito boa relao custo-benefcio dos servios e aqui-sies. O EASO tornou-se proprietrio do sistema de dois portais importantes o das informaes relativas aos pases de origem (IPO) e a plataforma e-Learning (Formao do EASO). Alm disso, o portal e-Learning foi intei-ramente transferido para a infraestrutura TIC do Gabinete de Apoio e o know-how foi transmitido com xito ao pessoal. O apoio tcnico e a manuteno do portal IPO foram assegurados com xito atravs da transferncia do knowhow para o pessoal do EASO e da celebrao de um contrato com uma empresa externa para a manuteno e o apoio.

Em 2012, foi necessrio identificar a logstica e o equipamento de segurana bsicos para o funcionamento do EASO, bem como servios para a manuteno e segurana do edifcio do EASO e outras obras necessrias nos escritrios do Gabinete de Apoio. Tiveram lugar consultas considerveis com a Comisso Europeia, a fim de iden-tificar at que ponto seria possvel recorrer ao procedimento acelerado relativamente aos contratos pblicos. Foram, assim, intensivamente preparados dossis para a aquisio por contratao pblica de equipamentos, servios e obras.

Para informaes mais pormenorizadas sobre o desempenho organizacional do EASO, queira consultar no anexo 5.3 a lista das publicaes do EASO em 2012. No anexo 5.4 figura o relatrio sobre o acesso a documentos. E o anexo 5.5 contm uma descrio mais pormenorizada da execuo do oramento pelo EASO e da sua gesto oramental e financeira. O anexo 5.6 contm a lista dos procedimentos por negociao em casos excecionais que tiveram lugar em 2012.

2.1.3. Cooperao com parceiros e partes interessadas

Cooperao com o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comisso Europeia

Em 2012, o diretor executivo do EASO compareceu em duas audies da Comisso das Liberdades Cvicas, da Justia e dos Assuntos Internos (LIBE) do Parlamento Europeu e participou em vrias reunies do Conselho JAI. Alm disso, o EASO participou em reunies do Comit Estratgico da Imigrao, Fronteiras e Asilo (CEIFA) do Con-selho da UE e organizou uma reunio com o Secretariado da Comisso LIBE do Parlamento Europeu. O Gabinete de Apoio desenvolveu tambm uma cooperao contnua com a Comisso Europeia, em particular com a sua parceira DG dos Assuntos Internos, sobre questes de administrao e de poltica. Foi formalmente estabelecido um dilogo sobre poltica de atuao entre o EASO e a Comisso Europeia, atravs da DG Assuntos Internos, que inclui reunies mensais entre os chefes das respetivas unidades. O Gabinete de Apoio e a Comisso Europeia tambm trabalham em estreita cooperao na execuo das aes conjuntas relacionadas com o artigo 33. do projeto de Regulamento Dublim III, bem como no que se prende com a recolocao no interior da UE, for-mao, processos no domnio da qualidade, menores no acompanhados e localizao da famlia, IPO e Grcia. Como mencionado anteriormente, o Conselho de Administrao do EASO aprovou uma deciso sobre a coope-rao com o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF), a fim de combater a fraude, a corrupo e qualquer atividade ilegal lesiva dos interesses da Unio.

http://www.easo.europa.eu/


Cooperao com o ACNUR

O ACNUR participou em todas as reunies do Concelho de Administrao como membro sem direito a voto, bem como nos grupos de trabalho do EASO e nas reunies e workshops de peritos. Em julho de 2012, foram realizadas consultas ao nvel dos quadros superiores do EASO e do ACNUR a fim de definir as vertentes estratgica e opera-cional da cooperao entre ambas as organizaes. Em novembro, o EASO assinou com o ACNUR um acordo em matria de contribuies individuais, visando ajudar a Grcia a reforar as capacidades do seu sistema de asilo e a lidar com o grande nmero de processos de asilo pendentes. De referir ainda que tiveram lugar no quarto trimes-tre de 2012 as primeiras reunies para a negociao de um protocolo de cooperao entre o EASO e o ACNUR.

Cooperao com os pases associados

No que respeita cooperao com os pases associados (Islndia, Listenstaine, Noruega e Sua), a Comisso Europeia foi mandatada pelo Conselho, em 13 de janeiro de 2012, para encetar negociaes relativas a um con-vnio de ordem prtica sobre a participao dos referidos pases (Sua, Noruega, Listenstaine e Islndia) nas atividades do EASO. Realizaram-se trs rondas de negociaes em 2012, mais concretamente, em 21 de maio, 7 de setembro e 10 de outubro de 2012. O EASO participou como observador nas diversas rondas de negociaes realizadas em 2012. Os acordos, que se espera estejam concludos em 2013, permitiro que os pases associados participem formalmente no trabalho do EASO.

Em 2012, os representantes da Crocia foram convidados a participar como observadores nas reunies do Con-selho de Administrao do EASO, na sequncia da assinatura do Tratado de Adeso da Crocia Unio Europeia, em 9 de dezembro de 2011. A Dinamarca continuou a participar nas atividades do EASO com o estatuto de observador.

Cooperao com outras agncias da Unio Europeia

Em 2012, assistiu-se a um reforo da cooperao bilateral e multilateral entre o EASO e outros organismos e agncias da Unio Europeia. A nvel da UE, o EASO passou a integrar a rede de coordenao das agncias da UE e a rede das agncias JAI. O diretor executivo do EASO participou na reunio dos chefes das agncias JAI em dezembro de 2012, ao mesmo tempo que os representantes do EASO deram o seu contributo para duas reunies do grupo de contacto JAI e para reunies pertinentes da rede de coordenao geral das agncias da UE. Por outro lado, a nvel bilateral, o EASO celebrou um convnio de ordem prtica com a Frontex em setembro de 2012, visando o reforo da cooperao entre ambos os organismos em domnios de interesse comum relacionados com a gesto das fronteiras e a proteo internacional. O EASO contribuiu igualmente para a criao do Frum Consultivo da Frontex, rgo de que se tornou membro permanente e em cuja primeira reunio participou em dezembro de 2012. O EASO desenvolveu uma estreita cooperao com a Agncia dos Direitos Fundamentais da Unio Europeia (FRA), tendo sido realizadas discusses preliminares no terceiro trimestre de 2012 com vista celebrao de um convnio de ordem prtica entre as duas agncias da UE.

No decorrer de 2012, o EASO participou em reunies da iniciativa CIG (consultas intergovernamentais sobre as polticas em matria de asilo, de refugiados e de migrao), da GDISC (conferncia dos diretores-gerais dos servi-os de imigrao), do Conselho Transatlntico sobre Migrao, e da Academia de Direito Europeu (ERA).

2.1.4. Frumconsultivoecooperaocomasociedadecivil

Em 2012, o EASO continuou a reforar a sua relao com a sociedade civil e o nmero de organizaes associa-das do Frum Consultivo cresceu para 55. Ao longo do ano, o EASO consultou organizaes da sociedade civil registadas em diversos domnios da sua atividade: programa de trabalho anual, Relatrio Anual 2011, formao, processos no domnio da qualidade, avaliao da idade, sistema de alerta rpido e de preparao, reinstalao e IPO. O EASO recebeu contribuies das organizaes que consultou, nomeadamente em matrias como o relat-rio anual, a metodologia de comunicao das IPO, a avaliao da idade, e os mdulos de formao. O Gabinete de Apoio tambm convidou organizaes da sociedade civil a participar na Conferncia sobre o Afeganisto, em


novembro, a qual estava aberta a Estados-Membros, membros dos rgos jurisdicionais, acadmicos e ONG. A participao foi encorajadora e o desfecho demonstrou que, quando diferentes intervenientes se juntam para discutir assuntos especficos, o resultado mais abrangente.

Em colaborao com o Grupo consultivo, o EASO elaborou um plano operacional para o Frum Consultivo. O plano operacional estabelece os parmetros gerais de consulta a aplicar de forma sistemtica, bem como um quadro de consulta coerente que, em simultneo, suficientemente flexvel para permitir consultas especficas ad hoc que eventualmente se revelem necessrias. Na sequncia da adoo do plano operacional pelo dire-tor executivo, o mesmo foi aprovado pelo Conselho de Administrao em setembro de 2012. O EASO tambm nomeou o ponto de contacto para o Frum Consultivo, como ponto de contacto nico com a sociedade civil, assegurando assim uma comunicao mais fluida e mais eficaz entre os diferentes intervenientes da sociedade civil e as diferentes unidades no seio do EASO.

O EASO organizou a sua segunda reunio plenria em 26 de novembro de 2012. Embora o Gabinete de Apoio con-sulte vrias organizaes ao longo do ano, a reunio plenria tornou-se um grande evento no calendrio de ativi-dades do EASO, atraindo cerca de 75 participantes, a maioria dos quais so ONG que operam no domnio do asilo.

Vrios intervenientes notveis no domnio do asilo e migrao usaram da palavra este ano, no frum, incluindo a ilustre deputada ao Parlamento Europeu, Cecilia Wikstrom, e Cathryn Costello, da Universidade de Oxford. Nessa reunio, o Gabinete de Apoio apresentou o plano operacional para o Frum Consultivo, que descreve o enquadramento no qual o frum dever funcionar. Alm disso, os participantes tiveram a oportunidade de discu-tir em sesses abertas produtos e servios essenciais do EASO, como o Relatrio Anual do EASO, o Programa de Trabalho Anual 2014 do EASO, a formao do EASO, processos no domnio da qualidade e menores no acompa-nhados, e o sistema de alerta rpido e de preparao do EASO. O Gabinete de Apoio apresentou igualmente um projeto de calendrio das atividades de consulta para 2013, o qual foi bem aceite pelos participantes.

Organizaes da sociedade civil expressaram o seu empenho num envolvimento mais estreito com o EASO e na partilha de experincias e conhecimentos pertinentes. O EASO acolheu com satisfao as sugestes e propostas apresentadas pela sociedade civil, tanto em termos de contedo como processuais, e comprometeu-se a t-las em conta, na medida do possvel, no seu trabalho em 2013.

2.2. Normas de controlo interno do EASO

O EASO aplicar normas de controlo interno para garantir a eficcia e eficincia das atividades operacionais, a observncia dos requisitos legais e regulamentares e a eficcia e fiabilidade dos processos de gesto financeira e outros. Estas normas devem ser equivalentes s normas adotadas pela Comisso Europeia para as suas prprias unidades e servios, mais concretamente, as 16 normas de controlo interno adotadas pela Comisso Europeia na sua Comunicao [SEC(2007)1341] de 16 de outubro de 2007. Nesse sentido, o Conselho de Administrao do EASO aprovou a Deciso n. 17, de 23 de novembro de 2012, sobre normas de controlo interno para uma gesto eficaz.

As 16 normas de controlo interno para uma gesto eficaz so postas em prtica como segue:

1. Misso

O mandato do EASO claro e nele que assentam o programa de trabalho do Gabinete de Apoio e as suas atividades.

2. Valoresticoseorganizacionais

A adoo de um cdigo de boa conduta administrativa e a sua acessibilidade a todo o pessoal do EASO, a par do Estatuto dos Funcionrios, assegura a disponibilidade de um guia prtico sobre a conduta tica, a preveno de conflitos de interesses, a preveno da fraude e a comunicao de irregularidades. A sensibilizao permanente do pessoal assegurada atravs da equipa de gesto, e os novos funcionrios, ao assumirem funes, so infor-mados dos valores ticos e organizacionais do EASO.


3. Afetaodopessoalemobilidade

A afetao e o recrutamento do pessoal processam-se em conformidade com os objetivos e as prioridades do EASO. O plano plurianual de poltica de pessoal do EASO garante o alinhamento das necessidades de pessoal com as atividades programadas do Gabinete de Apoio. Em 2012, ano em que o EASO se encontrava ainda em fase de arranque, o recrutamento foi uma das suas tarefas principais. A programao prvia que fora efetuada permitiu dar resposta s necessidades e prioridades do Gabinete de Apoio em matria de pessoal.

4. Avaliao e desenvolvimento do pessoal

Est previsto que a avaliao anual de desempenho do pessoal ser implementada na primavera de 2013. Em 2012, j foram tomadas medidas para uma rpida concretizao deste objetivo em 2013. O desempenho de cada elemento do pessoal ser avaliado com base em objetivos fixados individualmente. Tambm em 2012 j esteve em curso a elaborao de planos de desenvolvimento do pessoal, em sintonia com o plano plurianual de poltica de pessoal do EASO. As necessidades de formao so definidas de acordo com os objetivos individuais, e estes de acordo com os objetivos gerais da organizao. Cada elemento do pessoal aconselhado e incentivado a identificar as suas prprias oportunidades e necessidades de aprendizagem e desenvolvimento, em concertao com o seu responsvel hierrquico.

5. Objetivoseindicadoresdedesempenho

Em 2012, o EASO trabalhou com base num conjunto especfico de objetivos, no respeito do princpio SMART. J se encontram estabelecidos indicadores de desempenho especficos para o programa de trabalho 2014 do EASO. No presente Relatrio Anual de Atividades 2012, j feita referncia ao indicador-chave de desempenho do EASO (ver ponto 1.3).

6. Processo de gesto de riscos

Tendo em conta todas as atividades do EASO, desde as de ndole financeira, de programao e operacional at s que se prendem com a continuidade das operaes e a gesto do pessoal, a gesto de riscos um exerccio contnuo no seio do Gabinete de Apoio. sempre efetuada uma avaliao dos riscos, quer se trate de procedi-mentos financeiros e de adjudicao ou de atividades operacionais. Em 2012, o EASO ainda se encontrava em fase de arranque, pelo que no se realizou um exerccio completo de avaliao de riscos. Em 2013, o Gabinete de Apoio vai assumir as atividades relacionadas com o exerccio de avaliao de riscos e proceder criao de um registo de riscos.

7. Estrutura operacional

A estrutura operacional e a organizao interna do EASO, baseadas no seu organigrama, encontram-se clara-mente definidas. As delegaes de competncias so claramente documentadas e comunicadas ao pessoal per-tinente. Todos os elementos com responsabilidades no domnio financeiro so claramente identificados e tm conscincia das suas funes e atribuies. Em 2012, o EASO prosseguiu os seus esforos em torno da criao de uma estrutura de governao de TI adequada, que continuar a desenvolver em 2013.

8. Processos e procedimentos

Os principais processos e procedimentos do EASO, tanto de natureza administrativa como operacional, encon-tram-se descritos, formalizados e postos em prtica. Os principais processos e procedimentos financeiros foram aplicados a partir de 20 de setembro de 2012. Como o EASO ainda se encontra em fase de aprendizagem, adap-tao e experimentao, os processos e procedimentos so constantemente controlados e, se necessrio, adap-tados. A consciencializao dos funcionrios assegurada atravs de procedimentos de comunicao interna e os novos elementos recebem um pacote de boas-vindas abrangente onde so descritos os principais processos. Em 2012, o EASO trabalhou em torno do Manual do EASO, que ficar pronto em 2013.

9. Superviso pela equipa de gesto

O controlo ao nvel da gesto assegurado atravs de reunies peridicas da equipa de gesto e das diferen-tes reunies de pessoal nos centros operacionais e na(s) unidade(s) administrativa(s). O acompanhamento da


execuo de projetos apoiado por relatrios peridicos dirigidos ao diretor executivo e ao Conselho de Adminis-trao do EASO. O controlo das transaes financeiras pela equipa de gesto assegurado atravs da adequada identificao de funes nesse domnio (isto , gestores oramentais, agentes iniciadores e agentes verificadores) e apoiado por diferentes listas de verificao.

10. Continuidadedasoperaes

No que se refere continuidade das operaes, em 2012, para cada atividade administrativa e operacional do EASO, foi afetado pessoal suficiente para garantir a disponibilidade de pessoal de apoio para cada tarefa do Gabinete de Apoio. Alm disso, em 2012, concretizou-se finalmente a possibilidade de, em caso de necessidade, os membros do pessoal do EASO poderem ser acrescentados a determinados projetos. Esta possibilidade j foi posta em prtica, tanto a nvel administrativo como a nvel operacional. Ainda no se encontra definido um plano exaustivo de continuidade das operaes com disposies sobre as medidas a tomar em caso de catstrofe natural que perturbe o trabalho do EASO. Em 2012, o EASO deu total prioridade criao das estruturas bsi-cas. Em 2013-2014, o Gabinete de Apoio prosseguir o seu trabalho em torno de um plano de continuidade das operaes.

11. Gesto de documentos

Foram criados processos e procedimentos adequados para garantir que a gesto de documentos do EASO segura, eficaz (em particular no que se refere recuperao de informaes necessrias) e conforme com a legis-lao aplicvel. O Gabinete de Apoio conta com um gestor de documentos/responsvel pela proteo de dados.

12. Informao e comunicao

A comunicao interna permite aos rgos de gesto e ao pessoal cumprir de forma eficaz e eficiente as suas responsabilidades, inclusivamente em matria de controlo interno. O EASO dispe de uma estrutura de comu-nicao externa, aprovada pelo seu Conselho de Administrao em junho de 2012 e destinada a assegurar uma comunicao com o exterior eficaz, coerente e consentnea com as principais mensagens polticas do Gabinete de Apoio. Em 2012, o EASO dedicou aturados esforos criao do seu stio web, que entrar em funcionamento no incio de 2013.

13. Informaocontabilsticaefinanceira

O gestor oramental do EASO foi nomeado pelo Conselho de Administrao em 8 de junho de 2012. O contabi-lista do EASO assumiu funes a 16 de agosto de 2012. A informao contabilstica e financeira da responsabi-lidade do gestor oramental, que, desde que o Gabinete de Apoio obteve a sua autonomia financeira em 20 de setembro de 2012, executa anlises e controlos adicionais, nomeadamente, verificaes antes do lanamento de pagamentos efetuados, reconciliaes contabilsticas, anlises das contas e saldos, etc.

14. Avaliaodasatividades

Todas as atividades do EASO so avaliadas. As informaes de retorno relativas a essas avaliaes so documen-tadas e analisadas, com vista a garantir um desenvolvimento e uma melhoria constantes das atividades do Gabi-nete de Apoio no futuro. Como o EASO ainda se encontra nos seus primeiros anos de atividade, a sua atuao avaliada tanto interna como externamente, com base em contributos de organizaes participantes e outras partes interessadas, bem como atravs do Frum Consultivo (com recurso a formulrios de avaliao).

Descrevem-se a seguir alguns exemplos de atividades de avaliao do EASO:

painel de avaliao sobre as atividades do EASO no mbito da fase I do plano operacional para a Grcia; formulrio-padro de avaliao de planos de apoio de emergncia/apoio especial; avaliao de processos no domnio da qualidade no mbito de aes de apoio de emergncia e apoio espe-cial, por exemplo, avaliao do plano operacional para o Luxemburgo, de janeiro/fevereiro de 2012;

formulrio de avaliao para a reunio plenria do Frum Consultivo; mecanismo de informao de retorno sobre a formao, as reunies e os workshops de peritos do EASO, atravs tanto de formulrios concebidos especificamente para o efeito como de debates no decurso das reunies e de reunies de avaliao com a equipa pertinente do EASO;

anlise didtica/avaliao do contedo e das ferramentas de formao do EASO;


debates com os pontos de contacto nacionais, durante as reunies dos PCN, sobre as diferentes atividades operacionais (apoio operacional, formao, etc.).

Em 2013, o EASO poder realizar novos progressos na estruturao das diferentes atividades de avaliao.

15. Avaliao dos sistemas de controlo interno

No mbito dos preparativos para a obteno de autonomia financeira em 20 de setembro de 2012, o EASO ava-liou a sua conformidade com as normas de controlo interno para uma gesto eficaz. Em resultado desta autoa-valiao, levada a cabo em agosto de 2012, novas medidas foram tomadas para reforar os sistemas de controlo interno do EASO. As autoavaliaes sero programadas com uma periodicidade anual ou bianual.

16. Capacidade de auditoria interna

No se aplica.

2.3. Aplicao pelo EASO do roteiro para o acompanhamento da abordagemcomumaplicvelsagnciasdescentralizadasdaUE

Em julho de 2012, foi aprovado pelo Parlamento Europeu, o Conselho e a Comisso o roteiro para o acompanha-mento da abordagem comum aplicvel s agncias descentralizadas da UE, que representa o primeiro acordo poltico e o primeiro quadro de referncia poltico aplicveis s agncias. O roteiro tem como principais objetivos a melhoria da gov

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