e-procurement usemol a identidade do seu suprimentos

e-PROCUREMENT Usemol

APRESENTAÇÃO e-PROCUREMENT USEMOL

06 / 2013

e-PROCUREMENT Usemole-PROCUREMENT UsemolSUMÁRIO

Introdução;

Solicitação Requisição de Compra;

Modalidades de Compras (Cotação, Licitação, Catálogo, Leilão Reverso);

Mapa Comparativo (Preço por estado, Simulação, Gestão NCM);

Pedido, Workflow de Aprovação Financeira e Técnica;

Compras de Serviços (Gestão e medição de contratos, instrução de faturamento);

Gestão e Homologação de Fornecedores;

Relatórios Gerenciais;

Interface com Sistema de Gestão (ERP);

Mesa de Operações (follow-up de cotações, pedidos)

e-PROCUREMENT Usemole-PROCUREMENT UsemolINTRODUÇÃO

Portal de Compras da Semapi que tem como

objetivo integrar a comunicação e negócios

entre compradores e fornecedores em um

ambiente web seguro, inovando o processo de

compras com agilidade,transparência e

economia, permitindo maior foco estratégico.

Mais de 20.000 fornecedores cadastrados de todos os setores


recebimento doproduto/serviço

visualiza e aceita o pedido

verifica o espelho da nota fiscal eletrônica e libera para pagamento

Emite espelho da nota fiscal eletrônica

pede a aprovação da malha interna e faz o pedido

negocia preço

analisa e propõe negociação

emite orçamentos padronizados

procura fornecedores e requisita cotações

Comprador

Fornecedor

INTRODUÇÃO - FUNCIONAMENTO

Como um DNA o Usemol armazena as informações e transações entre

compradores e fornecedores, desde a requisição até o recebimento.

.

e-PROCUREMENT UsemolREQUISIÇÃO DE COMPRA

Interface amigável e inteligente que agiliza o processo;

Reduz tempo de operação agrupando as requisições por categoria;

Aumento na assertividade e produtividade na solicitação de itens através de disponibilidade de lista padronizadas;

Redução de custo de licenças de ERP para usuário solicitantes;

Acompanhamento em tempo real das etapas do processo de compras.

e-PROCUREMENT UsemolMODALIDADES DE COMPRA – COTAÇÃO / LICITAÇÃO

Software SaaS, anulando custo de hardware e infraestrutura;

Todo o processo de cotação em uma única plataforma;

Capacidade para operar integrado com qualquer ERP ;

Flexibilidade para as customizações

Aumento da base de fornecedres;

Rastreabilidade do processo permitindo rapidamente o resgate do histórico;


ERPERPERPERP Planilha Excel – Processo ManualPlanilha Excel – Processo Manual

InícioInícioFimGerar Requisição Gerar Requisição

de Comprasde Compras

Criar Planilha e enviar e-mail / fax

para Fornecedores -

cotação

Criar Planilha e enviar e-mail / fax

para Fornecedores -

cotação

Receber valores da cotação e

atualizar mapa de cotação

Receber valores da cotação e

atualizar mapa de cotação

Analisar Mapa e Eleger FornecedorAnalisar Mapa e

Eleger FornecedorNegociar

FornecedorNegociar

FornecedorGerar e Revisar

Pedido de CompraGerar e Revisar

Pedido de CompraAprovar Pedido Aprovar Pedido

de Comprade Compra

Início

PortalPortal ERPERPERPERP

FimGerar Requisição Gerar Requisição de Comprasde Compras

Selecionar Fornecedores (notificação automática)

Selecionar Fornecedores (notificação automática)

Analisar Mapa e Eleger FornecedorAnalisar Mapa e

Eleger FornecedorNegociar

FornecedorNegociar

Fornecedor

Gerar Pedido de Compra -

Automático

Gerar Pedido de Compra -

Automático

Aprovar Pedido Aprovar Pedido de Comprade Compra

Atividade subdimensionada

Desenvolver e homologar

Fornecedores

Atividade redimensionada

COMPARATIVO OPERAÇÃO ANTES E DEPOIS DO PORTAL


COMPRAS MANUAIS SISTEMA USEMOL

COMPARATIVO OPERAÇÃO ANTES E DEPOIS DO PORTAL

e-PROCUREMENT UsemolMODALIDADES DE COMPRA – CATÁLOGO ELETRÔNICO

Acordo de compra por meio eletrônico, transformado em uma cotação permanente que poderá ser integrado a

solicitação de compras ERP ou disponibilizado on line para os usuários.

Redução do lead time de compras;

Aumento no índice de entrega no prazo.

e-PROCUREMENT UsemolCATÁLOGO ELETRÔNICO – CASES PRÁTICOS – LEAD TIME & REDUÇÃO DE CUSTO

Sistema Tradicional:Sistema Tradicional:

A necessidade é identificada na fabrica - R$ 2,65R$ 2,65

O solicitante implanta uma requisição no sistema através de uma narrativa descrita por ele mesmo – R$ 1,14R$ 1,14

A requisição necessita da aprovação da supervisão e posteriormente da gerencia – R$ 4,26R$ 4,26

O setor de compras transforma a requisição em Ordem de compra (OC) todas são impressas – R$ 1,19R$ 1,19

O comprador verifica a necessidade como “normal”, “urgente” ou “fonte exclusiva”, e nos casos de urgência ou fonte

exclusiva,solicita o formulário preenchido e assinado, antes de efetuar a compra – R$ 1,90R$ 1,90

O comprador forma lotes para negociação (Possível retrabalho por narrativas mal elaboradas) – R$ 6,82R$ 6,82

O comprador envia os lotes para cotação no mercado – R$ 10,61R$ 10,61

Após o recebimento das cotações, inicia-se a negociação e fechamento do processo – R$ 13,64R$ 13,64

O processo é digitado no sistema e é emitido o pedido de compras – R$3,41R$3,41

O pedido passa por todas as assinaturas competentes e é enviado ao fornecedor – R$ 3,78R$ 3,78

Folow up no pedido – R$ 1,52R$ 1,52Tempo médio gasto em cada pedidoTempo médio gasto em cada pedido

05 a 15 dias ao custo de R$ 50,9205 a 15 dias ao custo de R$ 50,92


Projeto implantado (Sistema Usemol):Projeto implantado (Sistema Usemol):

A necessidade é identificada na fabrica – R$ 2,65– R$ 2,65

O solicitante implanta uma requisição no sistema selecionando itens cadastrados no banco de dados – R$ 1,14R$ 1,14

Se o item ou serviço não existir no BD, o mesmo deve ser cadastrado – R$ 1,14R$ 1,14

O solicitante emite o pedido automaticamente no sistema se o item possuir contrato – R$ 2,08– R$ 2,08

Caso o item não possua contrato, ele segue para compra normal, e posteriormente o setor de compras avalia sua

inclusão em contratos já existentes ou um novo contrato – R$ 10,61– R$ 10,61

Tempo médio gasto em cada pedido

01 a 03 dias ao custo de R$ 17,62

Redução da burocracia;

Redução do lead time de compra em 70%;

Redução de custo na operação de 65%;

CATÁLOGO ELETRÔNICO – CASES PRÁTICOS – LEAD TIME & REDUÇÃO DE CUSTO

e-PROCUREMENT UsemolCATÁLOGO ELETRÔNICO – CASES PRÁTICOS – NÍVEL DE ATENDIMENTO

Sistema TradicionalSistema Tradicional Projeto Implantado (Sistema Usemol)Projeto Implantado (Sistema Usemol)

Redução nível de estoque;

Aumento na produtividade;


Aumento de 46% no nível de atendimento de ordens de compra

CATÁLOGO ELETRÔNICO – CASES PRÁTICOS – NÍVEL DE ATENDIMENTO

e-PROCUREMENT UsemolMODALIDADES DE COMPRA – LEILÃO REVERSO

Processo para aquisições de bens e serviços de maior valor agregado e para fechamento e renovação de acordos

de fornecimento para itens indiretos , a melhor solução de negociação quando o objetivo é .redução de preço.

Total transparência e segurança;

Processo íntegro e confiável;

Economia em média de 11% por leilão;.

e-PROCUREMENT UsemolLELÃO REVERSO – CASES PRÁTICOS – REDUÇÃO DE CUSTO

Categorias de Materiais Trabalhados Redução de Custo Obtido

Serviço Manutenção de Geradores 20%

Elétrica Lâmpadas 22%

Serviço Rede de Esgoto 11%

Manutenção MRO 5%

Serviço Troca de Telhado 14%

e-PROCUREMENT UsemolLEILÃO REVERSO – CASES PRÁTICOS – REDUÇÃO DE CUSTO

e-PROCUREMENT UsemolMAPA COMPARATIVO

PLANILHA PADRONIZADA:

SIMULADOR

e-PROCUREMENT UsemolPEDIDO, WORKFLOW DE APROVAÇÃO FINANCEIRA E TÉCNICA

Na aprovação do pedido, o Usemol apresenta todos os processos realizados pela área de compras em uma

mesma tela, maior agilidade e controles

APROVAÇÃO TÉCNICA

e-PROCUREMENT UsemolCOMPRAS DE SERVIÇOS

ITENS /SUBITENS

CONTROLE DE VERBA


EMISSÃO AUTOMATICA DE ORDENS DE PAGAMENTOS

COMPRAS DE SERVIÇOS


QUALIFICAÇÃO DO SERVIÇO PRESTADO

CONTROLE DE CICLO DE VIDA DO CONTRATO

COMPRAS DE SERVIÇOS


INDICADORES DE DESEMPENHO

CHECK LIST DE CONTRATOS A MEDIR

COMPRAS DE SERVIÇOS - MEDIÇÕES

APROVAÇÃO DE MEDIÇÃO

e-PROCUREMENT UsemolGESTÃO DE FORNECEDORES

SISTEMA DE HOMOLOGAÇÃO

CONTROLE DE DOCUMENTOS

NOTIFICAÇÕES AUTOMATICAS

CONTROLE DE VENCIMENTO DOS DOCUMENTOS

QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

e-PROCUREMENT UsemolRELATÓRIOS GERÊNCIAIS

Os processos realizados no Usemol são registrados para consulta em relatórios gerenciais

consolidados, que auxiliam nas decisões estratégicas de compras.

Pedido de compras mês a mês

Lead Time de Compras

e-PROCUREMENT UsemolMESA DE OPERAÇÕES

Follow-up de cotações, pedidos e entrega;Análise de cotações e itens;

Homologação de fornecedoresPadronização e descrição de materiais

Treinamento;Suporte.

Redução custo de telefonia;Redução de Custos Operacionais;

Maior agilidade nos processos;Maior Foco Estratégico.

O sistema Usemol conta com o serviço da mesa de operações que auxilia e presta todo apoio

as empresas compradoras do sistema, reduzindo o trabalho burocrático e aumentando o

disponibilidade de tempo da equipe de compras.

e-PROCUREMENT Usemole-PROCUREMENT UsemolINTERFACES

ERP


“Com o pouco tempo que estamos com a ferramenta percebemos a maximização dos processos de compras, onde os procedimentos e manuseio das funções

são muito fáceis e acessíveis, proporcionando maior agilidade aos compradores e fornecedores”.

--Departamento de Compras, Comolatti

“ Ferramenta de fácil utilização, que possibilita otimização do processo de compras, não só para os compradores, mas também para fornecedores.

O sistema possibilita também melhor gerenciamento da rotina e otimização do tempo.”

--Luiz Claudio Pereira, Analista de Compras

O QUE NOSSO CLIENTES DIZEM?

e-PROCUREMENT UsemolPRINCIPAIS CLIENTES SEMAPI


Av. Nove de Julho, 322901407-000 - São Paulo - SP

fone 55 (11) 2144 4300fax 55 (11) 3051 4904www.semapi.com.br

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