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Ling. Acadêmica, Batatais, v. 7, n. 8, p. 145-162, jul./dez. 2017

E-learning como recurso tecnológico para a integração de novos colaboradores

Maíra Soares ALVES1

Resumo: O presente artigo resultou de uma revisão bibliográfica sobre Programas de Integração de novos colaboradores e a utilização do e-learning como recurso tecnológico para aprimorar essa integração. O trabalho aborda os conceitos de integração, suas principais características e os benefícios alcançados, como melhoria na qualidade do trabalho e aumento da produtividade organizacional. Relaciona também o uso de tecnologias para a promoção da aprendizagem, e-learning, nos momentos de integração, pontuando os benefícios alcançados com a sua utilização, como: redução de custos; aumento da motivação dos colaboradores; melhor compreensão da missão, dos valores e dos princípios; conhecimento da estrutura organizacional; entre outros. Além disso, o artigo apresenta o ambiente virtual do Claretiano – Centro Universitário utilizado para a formação (integração) de novos tutores e professores e discute sobre a sua possível utilização na integração de novos colaboradores do corpo técnico administrativo da instituição.

Palavras-chave: Programas de Integração. E-learning. Ambientação. Ambiente Organizacional. Aprendizagem Organizacional.

1 Maíra Soares Alves. Estudante de MBA em Controladoria e Finanças pela Fundação Pesquisa e Desenvolvimento da Administração, Contabilidade e Economia da Universidade de São Paulo (FUNDACE-USP), campus de Ribeirão Preto (SP). Especialista em Gestão de Recursos Humanos pelo Claretiano – Centro Universitário. Bacharel em Administração pelo Claretiano – Centro Universitário. E-mail: <[email protected]>.

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E-learning as a technological resource for the integration of new collaborators

Maíra Soares ALVES

Abstracts: This article was the result of a bibliographic review on Integration Programs of new collaborators and the use of e-learning as a technological resource to improve this integration. The paper deals with the concepts of integration, its main characteristics and the benefits achieved, such as improvement in the quality of work and increase of organizational productivity. It also relates to the use of technologies to promote learning, e-learning, in moments of integration, punctuating the benefits achieved with its use, such as: cost reduction; increase employee motivation; better understanding of mission, values and principles; knowledge of organizational structure; among others. In addition, the article presents the virtual environment of Claretiano – Centro Universitário used for the training (integration) of new tutors and teachers and discusses its possible use in the integration of new collaborators of the administrative staff of the institution.

Keywords: Integration Programs. E-learning. Adaptation Programs. Organizational environment. Organizational Learning.

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1. INTRODUÇÃO

Ao ingressar em uma organização, o novo colaborador pre-cisa lidar com vários fatores, como: ansiedade pelo novo trabalho, utilização de sistemas operacionais desconhecidos, novos colegas de trabalho e uma nova cultura organizacional. Tudo é novo, e, mui-tas vezes, os programas tradicionais presenciais de integração não suprem todas as necessidades, o que pode refletir negativamente no desempenho profissional desse novo colaborador. Este trabalho busca compreender e propor a utilização dos recursos e-learning para ambientar e integrar novos colaboradores, de modo a fixar o aprendizado sem a necessidade de deslocar por muito tempo os de-mais colaboradores para as integrações.

Como principais objetivos deste trabalho, estão: fundamentar a utilização e-learning como recurso de integração de novos cola-boradores para o aprendizado organizacional (histórico, atividades da empresa, missão, visão, políticas, normas, procedimentos, estru-tura organizacional, benefícios, organograma institucional, manual de conduta, perguntas frequentes, apresentação dos demais cola-boradores etc.) e para o aprendizado da nova função a ser desem-penhada (atividades e descrição de processos, fluxograma dos pro-cessos, modelos de formulários, prazos etc.). Além da possibilidade de servir como meio de integração, o ambiente poderia servir para treinamentos, atualizações e comunicados institucionais.

A pesquisa aborda o tema de maneira descritiva, pois irá ex-por as principais características de um programa de integração e a utilização de novas tecnologias de maneira explicativa, pois es-clarecerá o motivo de sua utilização dentro do ambiente organiza-cional e os benefícios alcançados com a utilização do e-learning como meio tecnológico de integração, e também de maneira meto-dológica, pois utilizará recursos para a captação de dados sobre a realidade do tema.

Quanto ao modo de investigação, desenvolvemos uma pes-quisa bibliográfica, utilizando materiais publicados sobre o tema, como livros, artigos, revistas e documentos eletrônicos, assim como a proposta de utilização e adaptação do ambiente virtual de

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Educação a Distância do Claretiano como ferramenta tecnológica para integração.

Levando em consideração a contextualização exposta, o pre-sente artigo busca fundamentar a relevância dos programas de in-tegração para o bom desempenho dos novos colaboradores e os benefícios da utilização do e-learning para fixar e promover o aprendizado sobre todos os fatores envolvidos, visto que o proces-so em questão envolve a exposição de muitas informações, e, além disso, está ligado a um fato de grande alteração emocional (ansie-dade e medo) por parte do novo colaborador.

2. INTEGRAÇÃO E SUA IMPORTÂNCIA NO AMBIEN-TE ORGANIZACIONAL

De acordo com Boog e Boog (2006), os programas de inte-gração são considerados como uma atividade estratégica de Recur-sos Humanos para a preservação da imagem institucional. Um pro-grama de integração tem como principal objetivo a adaptação do novo funcionário na empresa, de modo a promover a socialização bem como a familiarização com a cultura organizacional.

Para Robbins e Decenzo (1999), o bom desempenho está associado a compreender a maneira certa de realizar um traba-lho, o que depende de uma socialização e orientação apropriadas. A orientação (integração) do novo empregado envolve atividades que abrangem: apresentação à organização e à unidade de trabalho; ampliação das informações passadas durante os estágios de recru-tamento e seleção; ambientação com os objetivos da organização, história, filosofia etc.; comunicação de políticas; apresentação dos deveres e responsabilidades específicos do cargo; entre outros fa-tores.

Chiavenato (2010) destaca a importância da integração do funcionário para a melhoria da qualidade do trabalho e um conse-quente aumento da produtividade. Tais questões são fundamentais para a sobrevivência da empresa quando se tem um mercado em constante mudança. Ter funcionários bem orientados fortalece a competitividade e facilita o processo de adequação às inovações

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mundiais, pois há sintonia entre o que a empresa espera e o que o funcionário pode oferecer.

Segundo Boog e Boog (2006, p. 118), entre os principais ti-pos de programas de integração, estão:

a) Programa de integração geral: destinado a todos os novos colaboradores, exceto para os que irão ocupar cargos de liderança. Nesse programa, há abordagem sobre missão, visão e valores institucionais; estratégia organizacional; aspectos fundamentais da cultura organizacional; estru-tura organizacional; políticas, normas e procedimentos, e informações relevantes para o bom andamento do novo profissional.

b) Programa de integração para gestores: destinado a “[...] abordar, de maneira estratégica e sucinta, as características e particularidades das áreas parceiras com as quais o novo gestor se relacionará” (BOOG; BOOG, 2006, p. 118).

Chiavenato (2009) reforça que a introdução correta do novo funcionário propicia vantagens para a organização, como: redução do tempo perdido pela pessoa; redução do número de demissões ou de ações corretivas; oportunidade para que o gerente ou supervisor explique ao novo funcionário os seus direitos, deveres e a sua posi-ção real na organização; oportunidade para que o novo funcionário vença o medo inicial do desconhecido.

Para Boog e Boog (2006), a área de Recursos Humanos deve promover o programa de integração, pois com ele é possível alinhar o capital intelectual com a instituição, ou seja, alinhar a cultura organizacional com a missão, a visão e os valores da instituição, criando um ambiente que atrai, retém, desenvolve e melhora o de-sempenho organizacional.

Os programas de integração geralmente são realizados no local de trabalho, mas a utilização de novas tecnologias como re-curso para treinamentos vem ganhando destaque. Segundo Bacelar (2010, p. 1):

Uma das ferramentas que vem se consolidando como alia-da para incrementar o relacionamento interpessoal, assim

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como dar boas-vindas aos novos funcionários, é a tecno-logia. Por meio de aparatos digitais ou virtuais, empresas têm dinamizado o processo de entrada e de interativida-de entre os talentos que chegam e aqueles que já estão na companhia há mais tempo.

3. E-LEARNING E SUA HISTÓRIA

Segundo Deitel, Deitel e Steinbuhler (2004, p. 269), e-lear-ning é caracterizado como “[...] o uso da Internet e de tecnologias relacionadas ao desenvolvimento, distribuição e aprimoramento de recursos de aprendizado”. Teve início com o treinamento baseado em computador (CBT), geralmente com disquetes e CD-ROM. Al-meida (2011) utiliza a imagem abaixo (Figura 1) para demonstrar a história do e-learning:

Figura 1. História do e-learning.

Fonte: Almeida (2011, [n.p.]).

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Já a E-Learning Brasil (2001, p. 2) sintetiza a história do e--learning e do treinamento em estágios:

Até o início da década de 1980 – Treinamentos Tradicio-nais (Presenciais): Antes dos computadores estarem dis-poníveis para as pessoas nas empresas, o treinamento pre-sencial com um instrutor sempre se mostrou o primeiro e mais utilizado método. Esse método permite que o aluno ou treinando se desloque para um centro de treinamento, que possa focar em seus estudos e interagir com instru-tores e colegas, deixando o trabalho temporariamente de lado. Ao longo dos anos, esse método sempre apresentou elevados custos para as empresas e sempre motivou a pro-cura de métodos alternativos para o treinamento.

De 1980 até aproximadamente 1995 – A Era da Multimí-dia: A invenção do Windows 3.1, de CD-ROMs e do Po-werPoint permitiu que a mídia eletrônica passasse a fazer parte dos processos de treinamento na chama era da mul-timídia. Entre os benefícios que passaram a ser alcança-dos, estão a flexibilidade do treinamento, com o treinando tendo maior liberdade para escolher o local e a hora para aprender, e a redução de custos. A principal desvantagem é a falta de interação com o instrutor durante o treinamento.

De 1995 a 1999 – O Despertar da Web: À medida que a web evoluiu, os profissionais envolvidos com o treinamen-to passaram a explorar de que forma essa tecnologia pode-ria ser utilizada para melhorar os processos já existentes. Recursos como e-mail, Web Browser, HTML, áudio e ví-deo streaming começaram a mudar a forma da multimídia voltada para o treinamento.

De 1999 até os dias atuais – A Geração Web: O tráfego de dados como áudio e vídeo sobre IP, o acesso à Internet de alta velocidade e a sofisticação do desenho de sites e portais estão revolucionando a indústria do treinamento e o mercado educacional. Atualmente, os cursos via web po-dem ser combinados com a supervisão em tempo real de instrutores, e com conteúdos nativos da web, garantindo maior agilidade e qualidade nos resultados. Esses novos métodos têm garantido redução de custos, maior qualidade

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da experiência de aprendizagem e padrões a serem segui-dos nos próximos anos.

Deitel, Deitel e Steinbuhler (2004) resumem no quadro abai-xo a análise SWOT do e-learning, ou seja, os pontos fortes, os pon-tos fracos, as oportunidades e as ameaças.

Figura 2. Análise de SWOT do e-learning.

Fonte: Deitel, Deitel e Steinbuhler (2004).

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Considerando que a análise foi realizada em 2004, podemos avaliar que os pontos fracos foram aperfeiçoados, tornando o e--learning mais acessível e menos oneroso.

4. E-LEARNING PARA A INTEGRAÇÃO DE NOVOS CO-LABORADORES

Felipini (2003, [n.p.]) ressalta que as empresas passaram a utilizar o e-learning como forma de propagação de conhecimento para lidar com um grande desafio diante da globalização, da com-petitividade e das mutações econômicas: “[...] agregar conheci-mento aos funcionários de forma extremamente rápida, eficiente e de baixo custo”.

De acordo com Boog e Boog (2006), nos últimos seis anos, vêm crescendo o número de organizações que utilizam o e-learning nos processos de capacitação de seus colaboradores. Das 478 com-panhias cadastradas no portal E-Learning Brasil, 346 pertencem ao Sudeste; 68, ao Sul, 35, ao Centro-Oeste, 21, ao Nordeste e 8, ao Norte. No exterior, o e-learning já faz parte das estratégias das principais organizações, com crescimento em torno de 30% ao ano.

Para Chiavenato (2009, p. 92), o Ensino a Distância por meio de e-learning “[...] está expandindo-se por duas razões fundamen-tais, o uso da Internet e das Intranets e a evolução da tecnologia da informação (TI)”.

Ainda de acordo com Chiavenato (2009, p. 92):[...] cursos on-line, MBAs e treinamentos virtuais ajudam a capacitar e reciclar funcionários com baixíssimos custos. Sem local centralizado, professores em tempo integral e horário rígido, o ensino a distância está caminhando a pas-sos rápidos.

Boog e Boog (2006) relacionam o e-learning com a democra-tização do aprendizado nas organizações nos últimos anos no Bra-sil, uma vez que oferece aos profissionais oportunidades de parti-cipação em cursos que talvez não pudessem participar caso fossem presenciais (Figura 2).

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Figura 2. Evolução do aprendizado virtual em organizações brasileiras.

Fonte: Boog e Boog (2006).

O incentivo à participação dos cursos, segundo Universia Portugal (2014), é uma forma de investir no capital humano e pro-mover a motivação do colaborador, uma vez que ele se sente valori-zado com a oportunidade de crescimento profissional, o que reflete positivamente nos resultados da empresa.

Segundo Deitel, Deitel e Steinbuhler (2004), a economia ao usar a aprendizagem on-line varia de 50 a 70% em relação a um treinamento tradicional presencial. Isso se deve à redução de cus-tos com um instrutor para dar aulas, além da redução de perdas da produtividade dos colaboradores envolvidos durante o treinamento presencial.

Boog e Boog (2006) relacionam as várias razões para a ado-ção do e-learning; entre as principais, estão:

a) Contribuir para operacionalizar missão, valores e princí-pios.

b) Estimular o autodesenvolvimento.c) Desenvolver e reter o capital humano.

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d) Reduzir custos de cursos e viagens.Felipini (2003) reforça que o e-learning deve ser utilizado de

forma adequada às necessidades da empresa, para que os objetivos sejam alcançados.

5. E-LEARNING UTILIZADO NO CLARETIANO – CEN-TRO UNIVERSITÁRIO

O Claretiano – Centro Universitário disponibiliza, desde 2007, salas virtuais no Sistema Gerenciador de Aprendizagem – SGA –, denominadas “Salas de Formação Continuada”. Tais salas são criadas a cada ano para que tutores e professores da instituição possam esclarecer dúvidas, disponibilizar informações e discutir possíveis ações a fim de aprimorar o trabalho. Sendo assim, nessas salas, divididas em Formação para Formadores de Tutoria, Forma-ção Professor Responsável, Formação Tutor a Distância e Forma-ção Tutor Presencial (Figura 3), são disponibilizados Materiais de Apoio (Figura 4) para orientação do trabalho, locais específicos para o esclarecimento de dúvidas e/ou a apresentação de sugestões – Fórum e Lista – e demais ferramentas (Figura 5).

Figura 3. Sala de Formação Tutor Presencial – SGA – Sistema Gerenciador de Aprendizagem.

Fonte: arquivo pessoal da autora.

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Figura 4. Ferramenta “Material de Apoio” – SGA – Sistema Gerenciador de Aprendizagem.


Figura 5. Demais ferramentas do SGA – Sistema Gerenciador de Aprendizagem.


De acordo com o Setor de Supervisão de Tutoria do Claretia-no – Centro Universitário, a sala de formação para tutor presencial é a que tem a maior participação dos tutores. Ao analisar a ferra-menta Fórum da sala de 2014, é possível perceber algumas intera-ções que reforçam a importância do ambiente para a formação e também para o esclarecimento de dúvidas, como (Figuras 6 e 7):

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Figura 6. Interação ferramenta Fórum do SGA – Sistema Gerenciador de Aprendizagem.


Figura 7. Interação ferramenta Fórum do SGA – Sistema Geren-ciador de Aprendizagem.


Na ferramenta “Lista”, também há considerável participação dos tutores, com interações mais “direcionadas” do que no Fórum, pois há a possibilidade de escolher apenas um colega ou somente o “supervisor” da sala para visualizar a mensagem. Nessa sala, os questionamentos são mais específicos, com dúvidas pontuais so-bre as atividades. A vantagem desse sistema é que o “supervisor” da sala, percebendo a frequência e a repetição das perguntas, pode responder selecionando todos os tutores, sem expor ninguém, além de poder aproveitar o ambiente para deixar recados importantes (Figura 8):

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Figura 8. Interação ferramenta Lista do SGA – Sistema Gerenciador de Aprendizagem.


Os tutores e professores que participam das salas de forma-ção têm a disposição, na ferramenta “Material de Apoio”, informa-ções essenciais para o bom desempenho de suas atividades. Nessa ferramenta, é possível encontrar:

a) O modelo de EAD do Claretiano: Referenciais de qualida-de para a Educação Superior a distância; Projeto Educa-tivo; Carta de Princípios; Guia dos agentes educativos da EaD e Atribuições dos agentes EaD do Claretiano.

b) Cronogramas de atividades: Cronograma professor res-ponsável; Cronograma tutor a distância; Cronograma tutor presencial e Cronograma tutor presencial.

c) Tutoriais: Agendamento; “Dashboard” ou Painel de Infor-mações; Como configurar o cronograma; Como exportar o cronograma; Ferramenta Avaliação; Banco de Questões – Repositório Map; Bate-papo (Chat).

d) Componentes curriculares (Estágio e AACC, AC, ATP e TCC): Manuais e Fluxos de Processos.

e) Encontros presenciais: orientações e materiais.f) Avaliação dos encontros presenciais.

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Na ferramenta “Vídeos”, há materiais audiovisuais que com-plementam os materiais de apoio relacionados anteriormente.

É interessante perceber que os próprios tutores, quando já possuem certo conhecimento, auxiliam os demais, estreitando a in-tegração, mesmo que virtual, favorecendo o trabalho em equipe.

Sugere-se, neste artigo, a utilização desse ambiente virtual para a criação de salas específicas com a finalidade de integração de novos colaboradores do corpo técnico-administrativo, como me-canismo de compreensão, fixação, aprendizagem e consulta de ma-teriais e tutoriais relacionados à empresa e ao novo cargo.

Pigors e Myers (apud CHIAVENATO, 2009, p. 81) expõem que:

O programa de integração costuma conter informações sobre:

a) A empresa – história, desenvolvimento e organização;

b) O produto ou serviço;

c) Os direito e deveres do pessoal;

d) As atividades sociais de empregados – benefícios e serviços;

e) As normas e regulamentos internos;

f) As noções sobre proteção e segurança do trabalho;

g) O cargo a ocupar – natureza do trabalho, horários, sa-lários, oportunidades de promoção;

h) O supervisor do novo empregado – apresentação;

i) Relação do cargo com outros departamentos;

j) Descrição detalhada do cargo;

k) A cultura organizacional da empresa, ética no traba-lho, noções de qualidade e produtividade etc.

Para Felipini (2003, p. 1):No e-learning, as etapas de ensino são pré-programadas, divididas em módulos, e são utilizados diversos recursos como o e-mail, textos e imagens digitalizadas, sala de ba-

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te-papo, links para fontes externas de informações, vídeos e teleconferências, entre outros. O treinamento com o e--learning pode ser montado pela própria empresa ou por qualquer dos fornecedores desse tipo de solução já exis-tentes no mercado.

Diante disso, é possível considerar a utilização do ambiente virtual do Claretiano – Centro Universitário como recurso tecno-lógico para a integração de novos colaboradores do corpo técnico--administrativo, uma vez que o ambiente virtual possui as ferra-mentas necessárias para expor de maneira eficaz e didática os itens relacionados anteriormente.

Por meio da ferramenta “Material de Apoio”, seria possível disponibilizar os tutoriais e materiais necessários para aprendiza-gem e compreensão da empresa e do cargo a ser ocupado. Nessa ferramenta, também constaria o fluxo de processos, para que o co-laborador entendesse a sua participação e influência diante do todo da estrutura organizacional. Por meio das ferramentas “Fórum” e “Lista”, seria possível o novo colaborador fazer questionamentos e tirar dúvidas, talvez até com mais “liberdade” que de modo pre-sencial, pelo fato de não ser tomado pela vergonha e pela ansieda-de de estar pessoalmente com seu instrutor e demais colegas. Na ferramenta “Turma”, seriam disponibilizadas informações sobre os demais colaboradores da instituição, com suas fotos, nomes, seto-res de trabalho, contatos e principais atividades, de modo a facilitar o reconhecimento e socialização.

O ambiente virtual não excluiria o contato pessoal do novo colaborador com os demais, mas serviria de ferramenta para uma aprendizagem mais rápida, eficaz e produtiva, uma vez que o novo colaborador não consegue absorver muita informação nos primei-ros momentos no ambiente organizacional, pois, na maioria das ve-zes, está tomado pelas novidades, pela ansiedade, pelos medos e pela vergonha.

Nessa sala, também seria possível a utilização da ferramenta “Avaliação”, para que os superiores imediatos pudessem analisar e avaliar os seus liderados, percebendo os pontos fortes e os pontos que ainda precisam ser melhorados, propondo treinamentos profis-sionais.

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12. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Os Programas de Integração são essenciais para o desenvol-vimento de um bom ambiente organizacional. Os autores citados neste artigo reforçam a importância de sua utilização e os diver-sos benefícios alcançados, entre eles os expostos por Chiavenato (2009): redução do tempo perdido pela pessoa; redução do número de demissões ou de ações corretivas; oportunidade para que o ge-rente ou supervisor explique ao novo funcionário os seus direitos, deveres e a sua posição real na organização; e oportunidade para que o novo funcionário vença o medo inicial do desconhecido. Ao aliar o Programa de Integração ao recurso e-learning, é possível ob-ter resultados ainda mais positivos, quando bem associados, como: compreensão da missão, dos valores e dos princípios; estímulo ao autodesenvolvimento; desenvolvimento e retenção do capital hu-mano; e redução de custos de cursos e viagens.

O presente artigo propôs a utilização do Sistema Gerencia-dor de Aprendizagem – SGA do Claretiano – Centro Universitário como recurso e-learning para a integração de novos colaboradores do corpo técnico administrativo da instituição, pois entende que o ambiente virtual possui todas as ferramentas necessárias para o aprimoramento dos Programas de Integração, para maior adapta-ção do novo colaborador e absorção de conteúdos por ele. Estudos, segundo Boog e Boog (2006), demonstram que vem crescendo o número de organizações que utilizam o e-learning nos processos de capacitação de seus colaboradores, pois perceberam as vantagens que esse recurso pode trazer, principalmente a redução de custo e de tempo.

Portanto, a associação do Programa de Integração com o re-curso e-learning pode se tornar uma vantagem competitiva, pois as organizações obtêm resultados positivos, relacionados ao ambiente organizacional e à produtividade, pois integra e treina seus novos colaboradores de maneira eficiente, eficaz, com custos e tempo re-duzidos e com a possibilidade de maior compreensão e absorção dos conteúdos e informações abordados.

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REFERÊNCIAS

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