e-arq brasil modelo de requisitos para...
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Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos
RESOLUO N 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007
Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos -
SINAR.
RESOLUO N 32, DE 17 DE MAIO DE 2010
Dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil.
Anexo
e-ARQ Brasil
MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS
INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE
DOCUMENTOS
2009
dezembro
Verso 1.1
CASA CIVIL
SECRETARIA EXECUTIVA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 32, DE 17 DE MAIO DE 2010
Dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo
de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies, previstas no item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n 5, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, em cumprimento do art. 2, pargrafo nico, da Resoluo do CONARQ n 25, de 27 de abril de 2007, e de conformidade com a deliberao do Plenrio em sua 55 reunio ordinria, realizada no dia 15 de dezembro de 2009, RESOLVE: Art. 1 Aprovar a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil, prevista pelo art. 2, pargrafo nico, da Resoluo do CONARQ n 25, de 2007. Art. 2 O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil, em sua verso 1.1, ser publicado e disponibilizado no stio do CONARQ em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br . Art. 3 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Publicado no Dirio Oficial da Unio, Edio n 93, de 18 de maio de 2010 - Seo 1]
CASA CIVIL
SECRETARIA EXECUTIVA NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007
Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ
Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de
suas atribuies, previstas no item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n. 5,
da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, e de conformidade com a
deliberao do Plenrio em sua 43 reunio ordinria, realizada no dia 04 de dezembro de 2006, e
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo
especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do suporte em que a informao est
registrada;
Considerando que a gesto arquivstica de documentos, independente da forma ou do suporte
adotados, tem por objetivo garantir a produo, a manuteno, a preservao de documentos arquivsticos
confiveis, autnticos e compreensveis, bem como o acesso a estes;
Considerando que as organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais
produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital e que governos, organizaes e
cidados dependem do documento digital como fonte de prova e informao, bem como de garantia de
direitos;
Considerando que o artigo 3 da Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004, prev a
implantao de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos, com a especificao de
requisitos e de metadados para garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos
arquivsticos;
RESOLVE:
Art. 1 Recomendar aos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR
a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos -
e-ARQ Brasil, Verso 1.0, aprovado na 43 reunio plenria do CONARQ, realizada no dia 4 de
dezembro de 2006, de que trata esta Resoluo, disponibilizada em pdf na pgina web do CONARQ,
www.conarq.arquivonacional.gov.br.
1 Considera-se gesto arquivstica de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
2 Consideram-se requisitos o conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos a
fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso.
3 Considera-se sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos o sistema
desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivsticos em
ambiente eletrnico.
Art. 2 O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar a implantao da gesto arquivstica de
documentos, fornecer especificaes tcnicas e funcionais, bem como metadados para orientar a aquisio
e/ou desenvolvimento de sistemas informatizados, independentes da plataforma tecnolgica em que
forem desenvolvidos e/ou implantados, referidos no pargrafo 3 do art. 3 da Resoluo n 20, de 16 de
julho de 2004.
Pargrafo nico. Os metadados mencionados no caput desse artigo sero includos na prxima
verso.
Art. 3 O e-ARQ Brasil aplicvel para os sistemas que produzem e mantm somente
documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e convencionais ao mesmo
tempo.
1 Para documentos convencionais o sistema inclui apenas o registro das referncias nos
metadados.
2 Para documentos digitais, o sistema inclui os prprios documentos.
Art. 4 O CONARQ, por intermdio de sua Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, poder
subsidiar os rgos e entidades integrantes do SINAR na aplicao do e-ARQ Brasil.
Art. 5 Caber ao CONARQ, por intermdio de sua Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos, proceder atualizao peridica do e-ARQ Brasil.
Art. 6 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Publicado no Dirio Oficial da Unio, Edio n 81, de 27 de abril de 2007 - Seo 1]
e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos
para Sistemas Informatizadosde Gesto Arquivstica de Documentos
e-ARQ Brasile-ARQ Brasil
e-ARQ Brasil
Modelo de R
equisitos para Sistemas Inform
atizados de Gesto A
rquivstica de Docum
entos
e-ARQ BrasilModelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos
Verso 1.1Adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos
em dezembro de 2009
Rio de Janeiro | 2011
Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos
Copyright 2011 Conselho Nacional de ArquivosPraa da Repblica, 173 - 20211-350, Rio de Janeiro - RJ - Brasil
Telefone: (21) 2179-1271E-mail: [email protected]
Presidenta da RepblicaDilma Rousseff
Ministro da JustiaJos Eduardo Cardozo
Presidente do Conselho Nacional de ArquivosJaime Antunes da Silva
Coordenadora do Conselho Nacional de ArquivosMarilena Leite Paes
Equipe de Redao da Cmara Tcnica de Documentos EletrnicosClaudia Lacombe Rocha (presidente)
Margareth da Silva e Rosely Curi Rondinelli
Equipe de consolidao dos metadadosBrenda Couto de Brito Rocco, Carlos Augusto Silva Ditadi,
Claudia Lacombe Rocha, Luiz Fernando Sayo,Margareth da Silva, Neire do Rossio Martins
e Rosely Curi Rondinelli
Coordenadora-Geral de Acesso e Difuso DocumentalMaria Aparecida Silveira Torres
Coordenadora de Pesquisa e Difuso do AcervoMaria Elizabeth Bra Monteiro
RevisoAlba Gisele Gouget e Mariana Simes
DiagramaoAlzira Reis
CapaTnia Maria Cuba Bittencourt
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos.
e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos / Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. 1.1. verso. - Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2011.
136 p.; 29,7 cm.
Verso adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos em dezembro de 2009.
ISBN: 978-85-60207-30-5
1. Sistemas Informatizados. 2. Gesto Arquivstica. Ttulo.
CDD 025.04
e-ARQ BrasilModelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos
4 e-Arq Brasil
EQUIPE TCNICA DE ELABORAO DO E-ARQ BRASIL
Integrantes da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos que participaram deste trabalho
Ana Pavani | puc-rj | at setembro de 2004Brenda Couto de Brito Rocco | arquivo nacional | a partir de maio de 2007Carlos Augusto Silva Ditadi | arquivo nacionalCarlos Henrique Marcondes | universidade federal fluminense | a partir de maio de 2007Carmen Tereza Coelho Moreno | biblioteca nacional | at julho de 2005Claudia Lacombe Rocha | arquivo nacionalCludio Muniz Machado Cavalcanti | ministrio do planejamento, oramento e gesto | a partir de fevereiro de 2008Ednylton Franzosi | ministrio do planejamento, oramento e gesto | de maro de 2005 a fevereiro de 2008Gladys Machado Pereira Santos Lima | marinha do brasil | de abril de 2006 a junho de 2007Humberto Innarelli | universidade estadual de campinasJoo Alberto de Oliveira Lima | senado federal | a partir de julho de 2008Luiz Fernando Sayo | comisso nacional de energia nuclearMarcos de Oliveira Matos | marinha do brasil | at julho de 2004Margareth da Silva | universidade federal fluminenseMaria Izabel de Oliveira | arquivo nacionalMaria Rosangela da Cunha | marinha do brasil | at agosto de 2008Neire do Rossio Martins | universidade estadual de campinasPaulo Roberto Ferreira Passos | presidncia da repblica | at maio de 2005Rosely Curi Rondinelli | fundao casa de rui barbosaSergio Dagnino Falco | cmara dos deputadosVanderlei Batista dos Santos | cmara dos deputados
Colaboradores
Ana Celeste Indolfo | arquivo nacionalElisabeth Maulo | arquivo nacionalEugnio Pacelli | casa civil da presidncia da repblicaJos Mrcio Batista Rangel | arquivo nacionalNilmar Sasse | analista de sistemasRodolfo de Sousa Nascimento | arquivo nacionalVera Lcia Hess de Mello Lopes | arquivo nacional
Contribuies s consultas pblicas
Adriana Lampert Berwanger, Carmem Clia Vieira dos Santos, Eliane de Mello Miranda, Emiliano Medeiros, Ftima Lcia Gazen de Mesquita, Leonice Geni Rpke, Luciana Baggio Bortolotto, Marcelo Bernardes, Norma Helena Kunrath e Vanessa Berwanger Sandri (ministrio pblico do rio grande do sul); Albano Oliveira, Aurora Freixo, Pablo Soledade, Ricardo Andrade e Tarsio Cavalcante (grupo de estudos sobre cultura, representao e informao digital/instituto de cincia da informao da universidade federal da bahia); Alraune Reinke da Paz, Andresa de Moraes e Castro e Sebastiana Coelho Costa (secretaria de arquivo do senado federal); Claudia Martinez Bandeira Oliveira; Jackson Guterres dos Santos; Jairo Fonseca; Kathya S. O. Campelo Bezerra; Katia de Pdua Thomaz; Luiz Fernando Duarte de Almeida; Marcelo Breganhola; Nelson da Silva e Ricardo Felipe Custdio (laboratrio de segurana em computao da rede nacional de ensino e pesquisa labsec/rnp); Nicir Maria Gomes Chaves; Patricia Dias de Rossi; Snia Reimo; Ana Ctia Ferreira Viana, Danielle da Silva Rocha, Fabianne Gonalves, Ivonete Pereira Tavares e Vilma Jesus de Oliveira (centro de documentao e histrico da aeronutica e museu aeroespacial/comando da aeronutica/ministrio da defesa) O Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicaes (CPqD) apoiou o Arquivo Nacional na redao dos requisitos de segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, usabilidade, interoperabilidade, disponibilidade, desempenho e escalabilidade.
e-Arq Brasil 5
SuMRIo
INTRoDuo 9
1 objetivos 12
2 mbito e utilizao 12
3 Limitesdaespecificao 13
4 Normas e outras orientaes de referncia 13
4.1 Normas 134.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos 134.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos 144.4 Padres, modelos e esquemas de metadados 144.5 orientaes para gesto e preservao de documentos digitais 14
5 Organizaodaespecificao 14
PARTE IGesto arquivstica de documentos 16
1 Consideraes iniciais 16
2 o que gesto arquivstica de documentos? 17
3 Definiodapolticaarquivstica 19
4 Designao de responsabilidades 19
5 Planejamento e implantao do programa de gesto arquivstica de documentos 20
5.1 Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de documentos 215.2 Metodologia do programa de gesto 225.3 Suspenso ou extino do SIGAD 25
6 Procedimentos e operaes tcnicas do sistema de gesto arquivstica de documentos digitais e convencionais 26
6.1 Captura 26
6.1.1 Registro 27
6.1.2 Classificao 28
6.1.3 Indexao 28
6.1.4 Atribuio de restrio de acesso 29
6.1.5 Arquivamento 29
6.2 Avaliao, temporalidade e destinao 296.3 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos 316.4 Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana 316.5 Armazenamento 346.6 Preservao 35
6 e-Arq Brasil
7 Instrumentos utilizados na gesto arquivstica de documentos 36
7.1 Planodeclassificaoecdigodeclassificao 367.2 Tabela de temporalidade e destinao 367.3 Manual de gesto arquivstica de documentos 377.4 Esquemadeclassificaodeacessoesegurana 387.5 Glossrio 387.6 Vocabulrio controlado e tesauro 38
PARTE IIEspecificaoderequisitosparasistemasinformatizadosde gesto arquivstica de documentos (SIGAD) 39
ASPECToS DE fuNCIoNAlIDADE 39
1 organizao dos documentos arquivsticos: planodeclassificaoemanutenodosdocumentos 39
1.1 ConfiguraoeadministraodoplanodeclassificaonoSIGAD 401.2 Classificaoemetadadosdasunidadesdearquivamento 411.3 Gerenciamento dos dossis/processos 421.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos 431.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados 441.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossis arquivsticos convencionais e hbridos 45
2 Tramitaoefluxodetrabalho 46
2.1 Controledofluxodetrabalho 472.2 Controle de verses e do status do documento 49
3 Captura 49
3.1 Procedimentos gerais 503.2 Captura em lote 533.3 Captura de mensagens de correio eletrnico 533.4 Captura de documentos convencionais ou hbridos 543.5 formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados 543.6 Estrutura dos procedimentos de gesto 55
4 Avaliao e destinao 56
4.1 Configuraodatabeladetemporalidadeedestinaodedocumentos 564.2 Aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos 584.3 Exportao de documentos 594.4 Eliminao 604.5 Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos 61
5 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos 62
5.1 Aspectos gerais 625.2 Pesquisa e localizao 625.3 Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som 64
e-Arq Brasil 7
6 Segurana 66
6.1 Cpias de segurana 666.2 Controle de acesso 676.3 Classificaodainformaoquantoaograudesigilo e restrio de acesso informao sensvel 706.4 Trilhas de auditoria 716.5 Assinaturas digitais 736.6 Criptografia 746.7 Marcas dgua digitais 756.8 Acompanhamento de transferncia 756.9 Autoproteo 766.10 Alterar, apagar e truncar documentos arquivsticos digitais 77
7 Armazenamento 78
7.1 Durabilidade 797.2 Capacidade 807.3 Efetividade de armazenamento 81
8 Preservao 81
8.1 Aspectos fsicos 838.2 Aspectos lgicos 838.3 Aspectos gerais 84
9 funes administrativas 84
10 Conformidade com a legislao e regulamentaes 85
11 usabilidade 85
12 Interoperabilidade 88
13 Disponibilidade 89
14 Desempenho e escalabilidade 89
METADADoS 90
1 Documento 97
2 Evento de gesto 112
3 Classe 114
4 Agente 116
5 Componente digital 116
6 Evento de preservao 122
GloSSRIo 123
REfERNCIAS 133
e-Arq Brasil 9
INTRoDuo
Neste documento, apresentado um Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ Brasil, elaborado no mbito da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos. No perodo de 2004 a 2006, foram redigidas a Parte I e a seo Aspectos de funcionalidade da Parte II e, entre 2007 e 2009, foi elaborado o esquema de metadados, que complementa a Parte II.
Este trabalho foi desenvolvido considerando a existncia de um importante legado de documentos em formato digital, que vem sendo tratado por especialistas de diversas reas, entre as quais arquivologia e tecnologia da informao. Esses especialistas conceituam o documento arquivstico e o documento arquivsticodigitalparapoderanalisareproporsoluesqueenfrentemosdesafiostrazidosporesteformato.
Inicialmente,importanteexplicitarasdefiniesdedocumentoarquivsticoedocumentoarquivsticodigitalestabelecidaspelaCTDE.Essasdefinies,assimcomooutrosconceitosaquiutilizados,encontram-se no Glossrio.
o que documento arquivstico?
um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
o que documento digital?
ainformaoregistrada,codificadaemdgitosbinrioseacessvelpormeiode sistema computacional.
o que documento arquivstico digital?
um documento digital que tratado e gerenciado como um documento arquivstico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.
o que documento arquivstico convencional?
um documento arquivstico no digital.
Em seguida, devem ser considerados os fundamentos da diplomtica,1 da arquivologia, especialmente da gesto de documentos, e da tecnologia da informao para fornecer um conjunto de requisitos que seja amplo, rigoroso e de qualidade.
o que e-ARQ Brasil?
uma especificao de requisitos a serem cumpridos pela organizaoprodutora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelosprpriosdocumentos,afimdegarantirsuaconfiabilidadeeautenticidade,assim como sua acessibilidade.
Almdisso,oe-ARQBrasilpodeserusadoparaorientaraidentificaodedocumentos arquivsticos digitais.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e/ou implantado.
1 Disciplinaquetemcomoobjetooestudodaestruturaformaledaconfiabilidadeeautenticidadedosdocumentos.
10 e-Arq Brasil
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referncias sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD.
Os requisitos dirigem-se a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivsticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funes da gesto arquivstica de documentos.
O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operaes tcnicas da gesto arquivstica dedocumentos,desdeaproduo,tramitao,utilizaoearquivamentoatasuadestinaofinal.Todas essas atividades podero ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferir credibilidade produo e manuteno de documentos arquivsticos.
o que SIGAD?
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao destes.
O sucesso do SIGAD depender, fundamentalmente, da implementao prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos.
A produo de documentos digitais levou criao de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos.Entretanto,paraseassegurarquedocumentosarquivsticosdigitaissejamconfiveise autnticos e possam ser preservados com essas caractersticas, fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivsticos e suas implicaes no gerenciamento dos documentos digitais.
Nesse sentido, importante estabelecer a diferena entre sistema de informao, gesto arquivstica de documentos, sistema de gesto arquivstica de documentos, gerenciamento eletrnico de documentos (GED) e sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (SIGAD).
Sistema de informao
Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso informao proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um rgo ou entidade.
Gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Sistema de gesto arquivstica de documentos
Conjuntodeprocedimentoseoperaestcnicas,cujainteraopermiteaeficinciaeaeficciadagesto arquivstica de documentos.
Gerenciamento eletrnico de documentos (GED)
Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no estruturada de um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuio. Entende-se por informao no estruturada aquela que no est armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.
OGED pode englobar tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulrios, indexao, gesto de documentos, repositrios, entre outras.
e-Arq Brasil 11
A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentao (ou sada) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalizao, automaodefluxosdetrabalho(workflow) etc. como possibilidades, no como componentes obrigatrios.
Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (SIGAD)
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos,desdeaproduoatadestinaofinal,seguindoosprincpiosdagestoarquivsticadedocumentos e apoiado em um sistema informatizado.
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relao orgnica entre os documentos e de garantir a confiabilidade,aautenticidadeeoacesso,aolongodotempo,aosdocumentosarquivsticos,ouseja,seu valor como fonte de prova das atividades do rgo produtor.
O SIGAD aplicvel em sistemas hbridos, isto , que utilizam documentos digitais e documentos convencionais.
UmSIGADincluioperaescomo:capturadedocumentos,aplicaodoplanodeclassificao,controlede verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos arquivsticos digitais e nodigitaisconfiveiseautnticos.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos digitaisdorgoouentidade,ouseja, textos, imagensfixaseemmovimento,gravaessonoras,mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados.
Combasenestasdefinies,podemostecerasseguintesconsideraes:
Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes no rgo ou entidade, incluindo o sistema de gesto arquivstica de documentos, biblioteca, centro de documentao, servio de comunicao, entre outros;
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepo orgnica,qualseja,adequeosdocumentospossuemumainter-relaoquerefleteasatividadesda instituio que os criou. Alm disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivstico de ciclo de vida2 dos documentos;
Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e, como tal, sua concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo ou entidade.
Requisitos arquivsticos que caracterizam um SIGAD
captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos;
captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do documento arquivstico como uma unidade complexa;3
gestodosdocumentosapartirdoplanodeclassificaoparamanterarelao orgnica entre os documentos;
implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurdico-administrativo, de provenincia, de procedimentos, documental e tecnolgico);4
2 O ciclo de vida refere-se s sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao (guarda permanente ou eliminao).
3 Um documento arquivstico digital pode ser constitudo por vrios componentes digitais, como, por exemplo, um relatrio acompanhadodeplanilhas,fotografiasouplantas,armazenadosemdiversosarquivosdigitais.Almdisso,hqueseconsiderar a relao orgnica dos documentos arquivsticos.
4 Ver Glossrio.
12 e-Arq Brasil
integrao entre documentos digitais e convencionais;
foco na manuteno da autenticidade dos documentos;
avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de valor permanente;
aplicao de tabela de temporalidade e destinao de documentos;
transferncia e recolhimento dos documentos por meio de uma funo
de exportao;
gesto de preservao dos documentos.
AespecificaodosrequisitosedosmetadadosaseremimplementadosemumSIGADsertratadanaParte II deste documento.
1 objetivos
Orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos digitais e no digitais;
Fornecerespecificaestcnicasefuncionais,almdemetadados,paraorientaraaquisioe/ouaespecificaoedesenvolvimentodesistemasinformatizadosdegestoarquivsticadedocumentos.
2 mbito e utilizao
O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um j existente, cuja atividade principal seja a gesto arquivstica de documentos.
O e-ARQ Brasil aplicvel aos sistemas que produzem e mantm somente documentos digitais e aos que compreendem documentos digitais e convencionais. Com relao aos documentos convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referncias nos metadados, j no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os prprios documentos.
Desde que a organizao estabelea um programa de gesto arquivstica de documentos, o e-ARQ Brasil aplicvel aos setores pblico e privado de qualquer esfera e mbito de atuao, servindo para diferentes tipos de documentos arquivsticos. Destina-se, igualmente, aos documentos relativos s atividades-meio esatividades-fimdeumrgoouentidadeenoserestringeaumramodeatividadeespecfica.Podeser adotado como padro ou norma pela administrao pblica federal, estadual, municipal, dos poderes Executivo,LegislativoeJudicirio,afimdeuniformizarodesenvolvimentoeaquisiodesistemasquevisam produzir e manter documentos arquivsticos em formato digital.
O e-ARQ Brasil especialmente dirigido a:
fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em conformidade com os requisitos exigidos;
profissionaisdagestoarquivsticadedocumentos:paraorientaraexecuodessesserviosapartirde uma abordagem arquivstica;
usurios de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeo do SIGAD instalado;
potenciais usurios de um SIGAD: como apoio na elaborao de edital para apresentao de propostas de fornecimento de software;
potenciais compradores de servios externos de gesto de documentos: como material auxiliar para aespecificaodosserviosaseremcomprados;
organizaes de formao: como um documento de referncia para a formao em gesto arquivstica de documentos;
instituies acadmicas: como recurso de ensino.
Todo o contedo deste documento est em consonncia com a poltica do Conselho Nacional de Arquivos, que verifica a proteo especial dos documentos de arquivo e, particularmente, a preservao do
e-Arq Brasil 13
patrimnioarquivsticodigital.Asorientaes,polticaseespecificaescontidasnestedocumentoestoalinhadas com a necessidade de garantir que os documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidosdeformaconfivel,autntica,epermaneamacessveis.
O contedo deste documento de domnio pblico, no havendo restries sua reproduo nem utilizao das informaes nele contidas. A reproduo pode ser feita em qualquer suporte, sem necessidadedeautorizaoespecfica,desdequesejammencionadososcrditosaoConselhoNacionaldeArquivos.Ousodomaterial,notodoouemparte,comfinsdepreciativosserobjetodetratamentojurdico por parte do Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional, rgo do Ministrio da Justia, detentor dos direitos autorais.
proibidaautilizaodotodooudepartedocontedodestedocumentoparafinscomerciais.
3 Limitesdaespecificao
O e-ARQ Brasil compreende uma extensa variedade de requisitos para diferentes esferas de atuao, ramos de atividade e tipos de documentos. No entanto, o e-ARQ Brasil sozinho no abrange todos os requisitos necessrios para qualquer rgo ou entidade poder criar, manter e dar acesso a documentos digitais. As organizaes possuem exigncias legais e regulamentares distintas que devem ser levadas em conta ao se adotar este modelo. Cada organizao deve considerar as suas atividades, os documentos que produz, bem como o contexto de produo e manuteno do documento e, dependendodasituao,acrescentarrequisitosespecficose/ouassegurarqueosrequisitoslistadosaqui como facultativosoualtamentedesejveispossamser classificados comoobrigatrios.Almdisso, o sucesso da implementao depende de uma srie de decises, que vo exigir a adoo de uma poltica arquivstica abrangente que no se limita, pura e simplesmente, a selecionar um software ou adaptar um j existente.
O e-ARQ Brasil, ainda que discorra sobre vrios aspectos da gesto arquivstica de documentos, deixa a critrio de cada organizao ou grupo de organizaes a deciso de como adot-lo, se de forma modular oucompleta.Porltimo,caberessaltarqueopresentedocumentofoielaboradoparaprofissionaisdasreas de administrao, de arquivo e de tecnologia da informao, requerendo a interao entre eles para que a implementao seja bem-sucedida.
4 Normas e outras orientaes de referncia
4.1 Normas
a) Sobreespecificaoderequisitosdeseguranafuncional:
ISO 15408 Common criteria 2.x., 2005
b) Sobre gesto de documentos:
AS ISO 15489-1 Australian standard records management. Part 1: general, 2002 ASISO15489-2Australianstandardrecordsmanagement.Part2:guidelines,2002
c) Sobre preservao:
ISO 14721 Reference model for an open archival information system (OAIS), 2003
d) Sobre metadados:
ISO 23081-1 Information and documentation Records management processes Metadata for records Part 1: Principles, 2006 ISO 15836 Dublin core metadata element set, 2003
4.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos
Resoluo do CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001
Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobreo Cdigode classificaodedocumentosdearquivoparaa administraopblica:
14 e-Arq Brasil
atividades-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica.
Resoluo do CONARQ n. 20, de 16 de julho de 2004
Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
4.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos
Design criteria standard for electronic records management software applications: DOD 5015.2-STD, 2002
MoReq Modelo de requisitos para a gesto de arquivos electrnicos, 2002
Requirements for electronic records management systems: Functional requirements, United King-dom, 2002
4.4 Padres, modelos e esquemas de metadados
e-Government Metadata Standard e-GMS, United Kingdom, v. 3.0, 2004
Metainformao para Interoperabilidade de Portugal MIP, Lisboa, 2006
MoReq 2 Model requirements for the management of electronic records update and extension, 2007
Padro de Metadados do Governo Eletrnico e-PMG, Brasil (minuta)
PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata version 2
4.5 orientaes para gesto e preservao de documentos digitais
Directrices para la preservacin del patrimonio digital, 2002
Documentos de arquivo electrnico: manual para arquivistas, ICA, Estudo n. 16, 2005
Electronic Records Management Initiative. Disponvel em:
INTERPARES Project. Disponvel em:
Management, appraisal and preservation of electronic records guidelines. Disponvel em:
5 Organizaodaespecificao
O e-ARQ Brasil est dividido em duas partes. A Parte I, Gesto arquivstica de documentos, pretende fornecer um arcabouo para que cada rgo ou entidade possa desenvolver um programa de gesto arquivstica de documentos, e a Parte II, Especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos, descreve os requisitos necessrios para desenvolver o SIGAD.
A Parte I contm sete captulos e trata da poltica arquivstica, do planejamento e da implantao do programa de gesto arquivstica de documentos, dos procedimentos e controles do SIGAD e dos instrumentos utilizados na gesto de documentos.
A Parte II est organizada em Aspectos de funcionalidade, Metadados, Glossrio e Referncias. Os Aspectos de funcionalidade contm catorze captulos, divididos em sees, e tratam de organizao de documentos(incluindooplanodeclassificao),produo,tramitao,captura,destinao,recuperaoda informao, segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, e requisitos adicionais. Cada seo compreende um prembulo e a relao dos requisitos correspondentes quela seo. Os requisitos so apresentados em quadros numerados com o enunciado correspondente e a classificaodosnveisdeobrigatoriedade.Oesquemademetadadosapresentaelementosrelacionadosa quatro tipos de entidades: documento, classe, agente e componente digital.
e-Arq Brasil 15
obrigatoriedade dos requisitos
Os requisitos foram classificados em obrigatrios, altamente desejveis e facultativos, de acordocom o grau maior ou menor de exigncia para que o SIGAD possa desempenhar suas funes. No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados:
obrigatrios quando indicados pela frase: O SIGAD tem que... altamente desejveis quando indicados pela frase: O SIGAD deve... facultativos quando indicados pela frase: O SIGAD pode...
Cadarequisitonumeradoclassificadocomo:
(o) = obrigatrio = O SIGAD tem que ...(AD) = altamente desejvel = O SIGAD deve ...(f) = facultativo = O SIGAD pode ...
Tem = o requisito imprescindvel.Deve = podem existir razes vlidas em circunstncias particulares para ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicaes deve ser cuidadosamente examinada antes de se escolher uma proposta diferente. Pode = o requisito opcional.
Tanto para os requisitos considerados altamente desejveis como para os requisitos facultativos, preciso observar que uma implementao que no inclua determinado item altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementao que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida. De forma inversa, uma implementao que inclua um item altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementao que no inclui o item.
obrigatoriedade dos metadados
Osmetadadosapresentadosnestedocumentotambmforamclassificadosdeacordocomograumaiorou menor de exigncia para apoiar as funcionalidades do SIGAD.
Cadaelementodemetadadoclassificadocomo:
(o) = obrigatrio(oA) = obrigatrio, se aplicvel(f) = facultativo
obrigatrio = o elemento deve, obrigatoriamente, estar presente.obrigatrio, se aplicvel = o elemento pode ser aplicvel ou no, porm, se aplicvel, sua presena obrigatria.facultativo = os elementos facultativos esto relacionados implementao do sistema e cabe instituio decidir ou no pelo seu uso. O grau facultativo pode tornar-se obrigatrio para determinada instituio,dependendodesuasnecessidadesespecficas.
16 e-Arq Brasil
PARTE IGesto arquivstica de documentos
1 Consideraes iniciais
Aps a Segunda Guerra Mundial, a tecnologia do computador extrapolou os limites do uso militar, e comeou uma expanso pelas instituies pblicas e privadas dos pases do capitalismo central. At a dcada de 1970, o uso do computador era limitado aos especialistas devido necessidade do domnio de estruturas complexas de hardware (componentes fsicos do sistema computacional) e de software (programas).EramostemposdoCPDCentrodeProcessamentodeDados,cujosprofissionaisatuavamcompletamente separados do restante da instituio.
Os anos 80 trouxeram duas grandes novidades: os computadores pessoais e as redes de trabalho. Os primeiros marcaram o incio da descentralizao das atividades informatizadas. O desenvolvimento de programas amigveis e a reduo dos custos da tecnologia levaram disseminao do uso dos microcomputadores. Essa disseminao foi potencializada com o advento da tecnologia de rede, que evoluiu, rapidamente, das redes locais (local area network LAN) para as metropolitanas, nacionais e globais, sendo a Internet a maior delas.
O avano das tecnologias de informao e comunicao (TIC), a partir dos anos 90, muda radicalmente os mecanismos de registro e comunicao da informao nas instituies pblicas e privadas. Os documentos produzidos no decorrer das atividades dessas instituies, at ento em meio convencional, assumem novas caractersticas, isto , passam a ser gerados em ambientes eletrnicos, armazenados em suportes magnticos e pticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades fsicas para se tornarem entidades lgicas. Alm disso, o gerenciamento dos documentos, tanto os digitais como os convencionais, comea a ser feito por meio de um sistema informatizado conhecido como gerenciamento eletrnico de documentos (GED).
Os documentos digitais trouxeram uma srie de vantagens no que se refere produo, transmisso, armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretaram alguns problemas. A simplicidade de criao e transmisso de documentos traz como consequncia a informalidade na linguagem, nos procedimentos administrativos, bem como o esvaziamento das posies hierrquicas. A facilidade de acesso acarreta, s vezes, intervenes no autorizadas que podem resultar na adulterao ou perda dos documentos. A rpida obsolescncia tecnolgica (software, hardware e formato) e a degradao das mdias digitais dificultamapreservaodelongoprazodosdocumentosesuaacessibilidadecontnua.Esteseoutrosproblemas requerem a adoo de medidas preventivas para minimiz-los.
Considerando-se que os documentos arquivsticos se constituem, primeiramente, em instrumentos fundamentais para a tomada de deciso e para a prestao de contas de rgos ou entidades, e, num segundo momento, em fontes de prova, garantia de direitos aos cidados e testemunhos de ao, faz-se necessriaaadoodeprocedimentosrigorososdecontroleparagarantiraconfiabilidadeeaautenticidadedesses documentos, bem como o acesso contnuo a eles. Isso s possvel com a implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos.
Com a difuso dos documentos digitais, a gesto arquivstica de documentos tornou-se o principal foco de estudo da comunidade arquivstica internacional. Nos ltimos anos, projetos desenvolvidos nos Estados Unidos,Canad,EuropaeAustrliaresultaramnarevisodeconceitosarquivsticos,nadefiniodediretrizesdegestoenaespecificaoderequisitosfuncionaisemetadadosparasistemasdegestoarquivstica de documentos.
A gesto arquivstica compreende a responsabilidade dos rgos produtores e das instituies arquivsticas5emassegurarqueadocumentaoproduzidasejaoregistrofieldassuasatividadesequeos documentos permanentes sejam devidamente recolhidos s instituies arquivsticas.
A partir da dcada de 50, o conceito de gesto arquivstica de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos com o objetivo de racionalizar a produo documental, facilitar o acesso aos documentos e regular sua eliminao ou guarda permanente.
5 Entende-seporinstituioarquivsticaaquelaquetemcomofinalidadeaguarda,preservao,acessoedivulgaodedocumentos arquivsticos, ainda que integrando bibliotecas, museus e centros de documentao.
e-Arq Brasil 17
No Brasil, a gesto arquivstica de documentos ganhou amparo legal a partir da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Lei de Arquivos, e do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a gesto de documentos na administrao pblica federal.
OConselhoNacional de Arquivos, criado pela lei n. 8.159, de 1991, tem por finalidade definir apoltica nacional de arquivos pblicos e privados, e exercer orientao normativa, visando a gesto documental e a proteo especial aos documentos de arquivo.6 um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, composto por plenrio, cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais. Do plenrio participam o diretor-geral do Arquivo Nacional, representantes dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais, do Arquivo Nacional, dos arquivos pblicos estaduais e do Distrito Federal, dos arquivos municipais, das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia, das associaesdearquivistasedasinstituiesprofissionaisqueatuamnasreasdeensino,pesquisa,preservao ou acesso a fontes documentais.
O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) tem o CONARQ como rgo central e composto pelo Arquivo Nacional, pelos arquivos dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais, e pelos arquivos estaduais, do Distrito Federal e municipais. Podem ainda integrar o SINAR as pessoas fsicas e jurdicas dedireitoprivado,detentorasdearquivos,medianteacordocomoCONARQ.OSINARtemporfinalidadeimplementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas pelo CONARQ, promovendo a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na esfera de competncia dos integrantes do SINAR.7
Foi, portanto, no mbito do CONARQ, que a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) redigiu e elabo-rou o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ Brasil.
2 o que gesto arquivstica de documentos? Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou entidade, independentemente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas, funes, procedimentos e decises. Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivsticos, que conferem aos rgos e entidades a capacidade de:
conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o controle social das informaes;
apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso;
possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
fornecer evidncia em caso de litgio;
proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes;
assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem como a pesquisa histrica;
manter a memria corporativa e coletiva.
Paraquetenhamessacapacidade,osdocumentosarquivsticosprecisamserconfiveis,autnticos,acessveis e compreensveis, o que s possvel por meio da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos, que permitir a sua preservao.
ACTDEdefinegestoarquivsticadedocumentos8 como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
No bojo do conceito de gesto arquivstica de documentos, est a teoria de que os documentos passam por trs idades, a saber:
6 Conforme art. 1 do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.7 Conforme arts. n. 10 a 13 do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.8 Entende-se gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto de documentos, ressaltando a caracterstica
arquivstica desta gesto para diferenci-la de outros tipos de gerenciamento de documentos.
18 e-Arq Brasil
corrente: os documentos que esto em curso, isto , tramitando ou que foram arquivados, mas so objeto de consultas frequentes; eles so conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do rgo produtor;
intermediria: os documentos que no so mais de uso corrente, mas que, por ainda conservarem algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermedirio, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinao, para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente;
permanente:osdocumentosquedevemserdefinitivamentepreservadosemrazodeseuvalorhistrico, probatrio ou informativo.
Apassagemdosdocumentosdeumaidadeparaoutradefinidapeloprocessodeavaliao,quelevaemcontaafrequnciadeusodosdocumentosporseusprodutoreseaidentificaodeseuvalorprimrioe secundrio. O valor primrio atribudo aos documentos considerando sua utilidade administrativa imediata, isto , as razes pelas quais esses documentos foram produzidos. J o valor secundrio refere-seaovaloratribudoaosdocumentosemfunodesuautilidadeparafinsdiferentesdaquelespara os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas, e pesquisas acadmicas. A propsito, lembramos que, segundo Rousseau e Couture: Enquanto todos os documentos tm um valor primrio que dura mais ou menos tempo conforme o caso, nem todos tm ou adquirem necessariamente um valor secundrio.9 Os documentos que cumpriram valor primrio, mas no apresentam valor secundrio sero eliminados. J aqueles que no so mais necessrios s atividades rotineiras do rgo ou entidade que os criou, mas apresentam valor secundrio, sero destinados a guarda permanente.
OCdigodeclassificaodedocumentosdearquivoparaaadministraopblica:atividades-meioeaTabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica, aprovados pelo CONARQ,10 so instrumentos fundamentais para a implementao da gesto arquivstica de documentos.
Almdeaprovarepublicaressesinstrumentos,regulamentandoaclassificaoeavaliaodedocumentos,o CONARQ regulamentou tambm, em suas resolues, os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento de documentos.11
Os rgos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter polticas, procedimentos e prticas para a gesto arquivstica de documentos, com base nas diretrizes estabelecidas pelo CONARQ.
A gesto arquivstica de documentos compreende:
definiodapolticaarquivstica;
designao de responsabilidades;
planejamento do programa de gesto;
implantao do programa de gesto.
NofinaldosculoXX,anecessidadedaimplantaodeprogramasdegestoarquivsticadedocumentosfoi reforada pela produo crescente de documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens, gravaes sonoras, materialgrfico,pginasdaweb etc.
Odocumentodigitalapresentaespecificidadesquepodemcomprometersuaautenticidade,umavezquesuscetvel degradao fsica dos seus suportes, obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos, e a intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio. Somente com procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos digitais.
9 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes D. Quixote, 1994, p. 118.
10 Resoluo do CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001.11 Resolues do CONARQ n. 1, de 18 de outubro de 1995; n. 2, de 18 de outubro de 1995; n. 5, de 30 de setembro de 1996;
n. 7, de 20 de maio de 1997; n. 20, de 16 de julho de 2004; n. 21, de 4 de agosto de 2004; n. 24, de 3 de agosto de 2006.
e-Arq Brasil 19
3 Definiodapolticaarquivstica
rgoseentidadesdevemdefinirumapolticadegestoarquivsticadedocumentosquetenhaporobjetivoproduzir,manterepreservardocumentosconfiveis,autnticos,acessveisecompreensveis,de maneira a apoiar suas funes e atividades.
Essapolticainiciadacomumadeclaraooficialdeintenesqueespecifica,deformaresumida,como ser realizada a gesto no rgo ou entidade. A declarao pode incluir as linhas gerais do programa de gesto, bem como os procedimentos necessrios para que essas intenes sejam alcanadas. Deve tambm ser comunicada e implementada em todos os nveis dos rgos e entidades. No entanto, a declarao por si s no garante uma boa gesto arquivstica de documentos. Para a poltica ser bem-sucedida, so fundamentais o apoio da direo superior e a alocao dos recursos necessrios para sua implementao. Alm disso, necessria a formao de um grupo de trabalho ligado aos nveis mais altos da hierarquia do rgo ou entidade, com a designao de um responsvel pelo cumprimento da poltica e pela implementao do programa de gesto arquivstica.
A poltica de gesto arquivstica de documentos deve ser formulada com base na anlise do perfil institucional, isto , de seu contexto jurdico-administrativo, estrutura organizacional,misso, competncias, funes e atividades, de forma que os documentos produzidos sejam os mais adequados, completos e necessrios. Alm disso, deve estar articulada s demais polticas informacionais existentes no rgo ou entidade, tais como polticas de sistemas e de segurana da informao.
fundamental que todos os funcionrios estejam envolvidos na poltica de gesto arquivstica de documentos a ser implantada na instituio. Para tanto, deve ser feito um trabalho de conscientizao sobre a relevncia dessa gesto e sobre o papel de cada um na produo e manuteno de documentos confiveiseautnticos.
A poltica de gesto arquivstica de documentos deve explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas no programa de gesto, de forma que, por exemplo, quando for iden-tificada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem o responsvel por essas aes.
4 Designao de responsabilidades
A designao de responsabilidades um dos fatores que garantem o xito da gesto arquivstica de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsveis tero o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gesto.
As responsabilidades devem ser distribudas a todos os funcionrios de acordo com a funo e a posio hierrquica de cada um e envolver as seguintes categorias:
direo superior: a autoridade mxima responsvel pela viabilidade da poltica de gesto arquivstica de documentos. A ela caber apoiar, integralmente, a implantao dessa poltica, alocando recursos humanos,materiaisefinanceiros,epromovendooenvolvimentodetodosnoprogramadegestoarquivstica.
profissionaisdearquivo: so os responsveis pelo planejamento e implantao do programa de gesto arquivstica, assim como pela avaliao e controle dos trabalhos executados no mbito do programa.Almdisso,osprofissionaisdearquivosoresponsveistambmpeladisseminaodastcnicas e da cultura arquivstica.
gerentes de unidades ou grupos de trabalho: so os responsveis por garantir que os membros de suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gesto arquivstica de documentos.
usuriosfinais: so os responsveis, em todos os nveis, pela produo e uso dos documentos arquivsticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gesto.
gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao: so as equipes responsveis pelo projeto, desenvolvimento e manuteno de sistemas de informao nos quais os documentos arquivsticos digitais so gerados e usados, e pela operacionalizao dos sistemas de computao e de comunicao.
20 e-Arq Brasil
5 Planejamento e implantao do programa de gesto arquivstica de documentos
O programa de gesto arquivstica de documentos deve ter como base a poltica arquivstica e a designaoderesponsabilidadesdefinidasanteriormente,almdocontextojurdico-administrativo,de forma que esteja de acordo com a misso institucional e a legislao vigente.
O planejamento envolve o levantamento e a anlise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo rgo ou entidade, o desenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e a elaborao de instrumentos e manuais.
No planejamento do programa de gesto, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas:
levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas;
levantamento da produo documental, diferenciando os documentos arquivsticos dos no arquivsticos;
levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados, internamente, para tratamento de documentos e informaes;
definio,apartirdolevantamentodaproduodocumental,dostiposdedocumentosquedevemsermantidos e produzidos, e das informaes que devem conter;
definioe/ouaperfeioamentodaformadessesdocumentos;
anliseerevisodofluxodosdocumentos;
elaboraoe/ourevisodoplanodeclassificaoedatabeladetemporalidadeedestinao;
definiodosmetadadosaseremcriadosnomomentodaproduododocumentoeaolongodoseuciclo de vida;
definioe/ouaperfeioamentodosprocedimentosdeprotocoloedearquivamentodosdocumentos;
definioe/ouaperfeioamentodosprocedimentosparaacesso,usoetransmissodosdocumentos;
definiodoambiente tecnolgicoquecompreendeossistemas(hardware e software), formatos, padres e protocolos que daro sustentao aos procedimentos de gesto e preservao de documentos, integrando, quando possvel, os sistemas legados;
definioda infraestruturaparaarmazenamentodosdocumentosconvencionais,quecompreendeespao fsico, mobilirio e acessrios;
definiodasequipesdetrabalhodearquivoedetecnologiadeinformao;
definiodeprogramasdecapacitaodepessoal;
elaborao e/ou reviso de manuais e instrues normativas.
definiodosmeiosdedivulgaoedecapacitaodepessoal;
definio do plano de ao do programa de gesto, com seus objetivos,metas e estratgias deimplantao, divulgao e acompanhamento, visando a melhoria contnua.
A implantao do programa de gesto arquivstica de documentos envolve a execuo e o acompanhamentodeaeseprojetos,efetuadossimultaneamente.Deveatenderaosobjetivosdefinidosno planejamento do programa no que se refere capacitao de pessoal, implantao de sistemas de gesto arquivstica, integrao com os sistemas de informao existentes e os processos administrativos do rgo ou entidade. Essa etapa pode incluir a suspenso de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados inadequados.
Aexecuopropriamenteditasignificapremprticaosplanosdeaoeosprojetosaprovados.
O acompanhamento da implantao ocorre pormeio de relatrios, sumrios, grficos, reunies eentrevistas, entre outros. Percorre todo o processo de implantao e pode implicar em reviso e correes operacionais e estratgicas.
A reviso deve gerar decises, providncias e medidas de aperfeioamento do prximo ciclo do planejamento da gesto arquivstica de documentos.
e-Arq Brasil 21
5.1 Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de documentos
O programa de gesto arquivstica de documentos ter que atender a uma srie de exigncias, tanto em relao ao documento arquivstico como ao seu prprio funcionamento:
o documento arquivstico deve:
refletircorretamenteoquefoicomunicado,decididoouaaoimplementada;
conter os metadados necessrios para documentar a ao;
ser capaz de apoiar as atividades;
prestar contas das atividades realizadas.
o programa de gesto arquivstica de documentos deve:
contemplar o ciclo de vida dos documentos;
garantir a acessibilidade dos documentos;
manter os documentos em ambiente seguro;
reter os documentos somente pelo perodo estabelecido na tabela de temporalidade e destinao;
implementar estratgias de preservao dos documentos desde sua produo e pelo tempo que for necessrio;
garantirasseguintesqualidadesdodocumentoarquivstico:organicidade,unicidade,confiabilidade,autenticidade e acessibilidade.
A cada uma das qualidades do documento arquivstico corresponde um novo conjunto de exigncias a seremcumpridaspeloprogramadegesto,conformeespecificadoaseguir:
a) organicidade
O documento arquivstico se caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas relaes que mantm com osdemaisdocumentosdorgoouentidadeequerefletemsuasfuneseatividades.Osdocumentosarquivsticosnosocoletadosartificialmente,masestoligadosunsaosoutrosporumeloquesematerializanoplanodeclassificao,queoscontextualizanoconjuntoaoqualpertencem.Osdocumentosarquivsticos apresentam um conjunto de relaes que devem ser mantidas.
Exigncia: Os procedimentos de gesto arquivstica devem registrar e manter as relaes entre os documentoseasequnciadasatividadesrealizadas,pormeiodaaplicaodeumplanodeclassificao.
b) unicidade
O documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cpias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o conjunto de suas relaes com os demais documentos do grupo sempre nico.
Exigncia: O programa de gesto arquivstica deve prever a identificao de cada documento individualmente, sem perder de vista o conjunto de relaes que o envolve.
c) Confiabilidade12
Umdocumentoarquivsticoconfivelaquelequetemacapacidadedesustentarosfatosqueatesta.Aconfiabilidadeestrelacionadaaomomentoemqueodocumentoproduzidoeveracidadedoseucontedo. Para tanto, h que ser dotado de completeza13 e ter seus procedimentos de produo bem
12 Confiabilidadesinnimodefidedignidade,traduodotermoeminglsreliability. Reliability is conferred to records by the controls exercised on the creation and by the completeness of their form. DURANTI, Luciana. The InterPARES Project. In: Authentic records in the electronic age. Vancouver: University of British Columbia, 2000, p. 12, nota 2.
13 Completeza se refere presena, no documento arquivstico, de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo docu-mento possa ser capaz de gerar consequncias (ver Glossrio).
22 e-Arq Brasil
controlados.Dificilmentepode-seasseguraraveracidadedocontedodeumdocumento;elainferidadacompletezaedosprocedimentosdeproduo.Aconfiabilidadeumaquestodegrau,ouseja,umdocumentopodesermaisoumenosconfivel.
Exigncia:Paragarantiraconfiabilidade,oprogramadegestoarquivsticadosrgoseentidadesdeveassegurarque os documentos arquivsticos sejam produzidos no momento em que ocorre a ao, ou imediatamente aps, por pessoas diretamente envolvidas na conduo das atividades e devidamente autorizadas; e com o grau de completeza requerido tanto pelo prprio rgo ou entidade como pelo sistema jurdico.
d) Autenticidade
Um documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto aconfiabilidadeestrelacionadaaomomentodaproduo,aautenticidadeestligadatransmissodo documento e sua preservao e custdia. Um documento autntico aquele que se mantm da mesmaformacomofoiproduzidoe,portanto,apresentaomesmograudeconfiabilidadequetinhanomomentodesuaproduo.Assim,umdocumentonocompletamenteconfivel,mastransmitidoepreservado sem adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico.
Exigncia: Para assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos, o programa de gesto arquivstica tem que garantir sua identidade14 e integridade.15 Para tanto, deve implementar e documentar polticas e procedimentos que controlem a transmisso, manuteno, avaliao, destinao e preservao dos documentos, garantindo que eles estejam protegidos contra acrscimo, supresso, alterao, uso e ocultao indevidos.
e) Acessibilidade
Um documento arquivstico acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
Exigncia: para assegurar a acessibilidade, o programa de gesto arquivstica deve garantir a transmisso de documentos para outros sistemas sem perda de informao e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresent-lo com a mesma forma que tinha no momento de sua produo.
5.2 Metodologia do programa de gesto
A metodologia do planejamento e da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos estabelece oito passos que no so lineares, isto , podem ser desenvolvidos em diferentes estgios, interativa, parcial ou gradualmente, de acordo com as necessidades do rgo ou entidade. A metodologia estabelece, ainda, ciclos de aplicao, sendo que as tarefas previstas para os passos C a H devem ser realizadas periodicamente.
Os oito passos citados acima so:
a) levantamento preliminar
Consisteemidentificareregistraratosnormativos,legislao,regimentoeregulamento.
O objetivo deste primeiro passo gerar o conhecimento necessrio sobre a misso, a estrutura organizacional e o contexto jurdico-administrativo no qual o rgo ou entidade opera, de forma que sepossamidentificarasexignciasparaproduziremanterdocumentos.
O levantamento preliminar tambm implica numa apreciao geral dos pontos fortes e fracos das prticas de gesto de documentos existentes no rgo ou entidade. Essa apreciao ser a base para adefiniodoescopodoprogramadegesto.
Estepassofundamentalparaadefiniodequaisdocumentosdevemserproduzidosecapturados,bemcomoparaaelaboraodoplanodeclassificaoedatabeladetemporalidadeedestinao,quedevem ter como base as funes e atividades desenvolvidas pelo rgo ou entidade.
14 Identidade refere-se a atributos que caracterizam o documento arquivstico e o distinguem dos demais. Esses atributos se constituem nos elementos intrnsecos da forma documental e nas anotaes.
15 Integridade refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e no sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
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b) Anlise das funes, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos
Consisteemidentificar,documentareclassificarcadafunoeatividade,bemcomoemidentificaredocumentarosfluxosdetrabalhoeosdocumentosproduzidos.
O objetivo deste passo desenvolver um modelo conceitual sobre o que o rgo ou entidade faz e como faz, demonstrando como os documentos se relacionam com sua misso e suas atividades. O modelo subsidiar a definio dos procedimentos de produo, captura, controle, armazenamento, acesso e destinao dos documentos. Essa definio particularmente importante em ambientes eletrnicos, onde os documentos adequados no so capturados e mantidos se o sistema no for projetado para isso.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
esquemadeclassificaodasfuneseatividades;
mapadosfluxosdetrabalhoquemostrequandoequaisosdocumentossoproduzidosourecebidoscomo resultado das atividades desenvolvidas pelo rgo.
A anlise das funes e atividades fornece a base para desenvolver ferramentas de gesto arquivstica de documentos, que podem incluir:
tesauroevocabulriocontroladoparaidentificareindexardocumentosdeumaatividadeespecfica;
cdigodeclassificaoparacontextualizarosdocumentosproduzidoserecebidos;
tabeladetemporalidadeedestinaoquedefineosprazosdeguardaeasaesdedestinaodosdocumentos.
c) Identificaodasexignciasaseremcumpridasparaaproduodedocumentos
Consisteemidentificarquedocumentosdevemserproduzidos,determinaraformadocumentalquemelhorsatisfaacadafunoouatividadedesempenhadaedefinirquemestautorizadoaproduzircada documento. Essas exigncias devem tomar por base a legislao vigente, as normas internas e os riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico.
O objetivo deste passo assegurar que somente os documentos de fato necessrios sejam produzidos, que sua produo seja obrigatria e que sejam feitos de forma completa e correta.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
lista das exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos;
relatrio de avaliao dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico;
documento formal, regulamentando as exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno dedocumentos,ouseja,definindoquaisdocumentosdevemserproduzidos,queformadocumentaldevem apresentar e os nveis de permisso de acesso.
d) Avaliao dos sistemas existentes
Consisteemidentificareavaliarosistemadegestoarquivsticadedocumentoseoutrossistemasdeinformao e comunicao existentes no rgo ou entidade.
Oobjetivodestepassoidentificaraslacunasentreasexignciasparaaproduoemanutenode documentos e o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de informao e comunicao existentes. Isso fornecer a base para o desenvolvimento de novos sistemasouparaalteraesnossistemasvigentesdeformaaatendersexignciasidentificadaseacordadas nos passos anteriores.
Os produtos resultantes deste passo podem ser:
inventrio do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de informao e comunicao existentes no rgo ou entidade;
relatrio sobre o sistema de gesto arquivstica de documentos e os sistemas de informao existentes, avaliando at que ponto atendem s exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos arquivsticos.
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e) Identificaodasestratgiasparasatisfazerasexignciasaserem cumpridas para a produo de documentos arquivsticos
Consiste em determinar as estratgias (padres, procedimentos, prticas e ferramentas) que levem ao cumprimento das exigncias para a produo de documentos arquivsticos. O objetivo deste passo avaliar o potencial de cada estratgia em alcanar o resultado desejado e o risco em caso de falha.
A escolha das estratgias deve levar em conta:
a natureza do rgo ou entidade, incluindo sua misso e histria;
os tipos de atividades desenvolvidas;
a forma como as atividades so conduzidas;
o ambiente tecnolgico existente;
as tendncias tecnolgicas;
a cultura institucional.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
lista das estratgias selecionadas de modo a satisfazer as exigncias para produo dos documentos arquivsticos;
documento a ser encaminhado administrao recomendando a elaborao de um projeto de gesto arquivstica de documentos e relacionando as estratgias a serem adotadas, com as devidas justificativas.
f) Projeto do sistema de gesto arquivstica de documentos
Consiste em projetar um sistema de gesto arquivstica de documentos que incorpore as estratgias selecionadasnopassoanterior,atendasexignciasidentificadasedocumentadasnopassoCecorrijaquaisquer deficincias identificadas no passoD, redesenhando os procedimentos e os sistemas deinformao e comunicao existentes e integrando-os ao sistema de gesto arquivstica de documentos.
O projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos objetiva:
planejar mudanas ou adaptaes para sistemas informatizados, processos e prticas correntes;
determinar como incorporar essas mudanas ou adaptaes para melhorar a gesto dos documentos arquivsticos no rgo ou entidade;
adaptar ou adotar solues tecnolgicas, considerando, na medida do possvel, um plano estratgico de evoluo que vise minimizar os efeitos da obsolescncia tecnolgica.
Para alcanar esses objetivos, o projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos deve incluir:
definiodetarefas,responsabilidadesecronograma;
diagramas representando a arquitetura e os componentes do sistema;
modelosrepresentandovisesdiferentesdosistema,taiscomoprocessos,fluxosdedadoseentidadesde dados;
especificaes detalhadas para construir ou adquirir componentes tecnolgicos como software e hardware, considerando que o sistema deve ser modular, evolutivo e expansvel;
plano de segurana da informao (fsica e lgica) e de contingncia;
metodologia e procedimentos de auditoria;
planos mostrando como o projeto integrar os sistemas e os processos existentes;
previso de treinamento de pessoal;
planos de teste;
plano de implementao do sistema;
detalhamento das revises peridicas do projeto, em conformidade com o plano estratgico de evoluo e com as mudanas na tecnologia e no mercado.
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g) Implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos
Consiste na execuo do projeto por meio de:
treinamento de pessoal;
introduo do sistema de gesto arquivstica de documentos ou adaptao do j existente;
integrao do sistema de gesto arquivstica de documentos com os procedimentos e os sistemas de informao e comunicao existentes.
A implementao de um sistema de gesto arquivstica de documentos um empreendimento complexo, que deve ser realizado com o mnimo de interrupo das atividades do rgo ou entidade e envolve riscos e a necessidade de prestao de contas. Esses riscos podem ser minimizados com o planejamento cuidadoso e a documentao dos processos de implementao.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
regulamentao das polticas, diretrizes e procedimentos, por meio de normas e manuais;
materialdetreinamento;
documentaodosprocessosdeconversoemigraodossistemas;
relatriossobreavaliaodedesempenhodosistemadegestoarquivsticadedocumentos.
h) Monitoramento e ajuste
Consiste em recolher, de forma sistemtica, informao sobre o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos.
Verifica-seodesempenhoavaliandoseosdocumentosestosendoproduzidoseorganizadosdeacordocom as necessidades do rgo ou entidade e se esto relacionados, apropriadamente, aos processos dos quais fazem parte.
Oobjetivodestepassoavaliarodesempenhodosistema,detectarpossveisdeficinciasefazerosajustes necessrios.
Este passo envolve:
entrevistascomaadministrao,equipeeoutrosparceiros;
aplicaodequestionriosparamedirodesempenhodosistemadegestoarquivsticadedocumentos;
examedadocumentao(manuaisdeprocedimentos,materialdetreinamento)desenvolvidadurantea implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos;
observao,anliseeauditoriadasinformaesedosprocedimentosimplementados.
O monitoramento garantir o retorno contnuo dos investimentos no programa de gesto arquivstica de documentos, alm de fornecer informao objetiva sobre a capacidade do rgo ou entidade de produzir e gerenciar documentos arquivsticos apropriados, assegurando o seu armazenamento de maneira segura.
O monitoramento minimizar o grau de exposio a riscos por falha do sistema de gesto arquivstica dedocumentos.Almdisso,anteciparaidentificaodemudanassignificativasnasexignciasparaa produo e manuteno de documentos arquivsticos, bem como a necessidade de um novo ciclo de desenvolvimento do programa de gesto.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
desenvolvimentoeaplicaodeumametodologiaparaavaliar,objetivamente,osistemadegestoarquivstica de documentos;
documentaododesempenhodosistemadegestoarquivsticadedocumentos;
relatrioparaaadministrao,comconcluseserecomendaes.
5.3 Suspenso ou extino do SIGAD
QuandoumSIGADsuspensoouextinto,deveficaracessvelparaconsulta,enovosdocumentosnodevem ser includos. Quanto aos documentos j inseridos, eles podero ser removidos de acordo com as diretrizes de destinao ou transferidos para outros sistemas.
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O processo de suspenso ou extino de SIGAD deve ser documentado, inclusive os planos de converso oumapeamentodosdados,poisessas informaesdetalhadasseronecessriasverificaodeautenticidade e manuteno da acessibilidade dos documentos inseridos no sistema suspenso ou extinto.
6 Procedimentos e operaes tcnicas do sistema de gesto arquivstica de documentos digitais e convencionais
6.1 Captura
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivstico, incorporando-o ao sistema de gesto arquivstica por meio das seguintes aes:
registro;classificao;indexao;atribuioderestriodeacesso;arquivamento.
Os objetivos da captura so:
identificarodocumentocomodocumentoarquivstico;demonstrararelaoorgnicadosdocumentos.
Captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando ele passa a seguir asrotinasdetramitaoearquivamento.Umavezcapturado,odocumentopodeserincludonumfluxode trabalho e, posteriormente, arquivado, ou ser, imediatamente, arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou diretrio, no caso de documentos digitais.
Tradicionalmente, nos sistemas de gesto arquivstica de documentos em papel, a captura feita no momentoemqueodocumentoregistrado,classificadoe/ouidentificado.
Em um SIGAD, o documento pode ser produzido tanto diretamente dentro do sistema e ento capturado, automaticamente, no momento do registro, como fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Almdocdigodeclassificao,descritores,nmerodeprotocoloenmeroderegistro,acapturapodeprever a introduo de outros metadados, tais como data e hora da produo, da transmisso e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do redator e do destinatrio, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de detalhamento, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do rgo ou entidade e do seu contexto jurdico-administrativo.
Osmetadadossoessenciaisparaidentificarodocumentoarquivsticodemaneirainequvocaemostrarsua relao com os outros documentos.
Acapturatemcomopr-requisitoadefiniode:
quaisdocumentos(produzidoserecebidos)serocapturadospelosistemadegestoarquivsticade documentos;
quemdeveteracessoaessesdocumentoseemquenvel;
porquantotemposeroretidos.
As decises sobre captura e reteno devem ser consideradas no momento da concepo do sistema de gesto arquivstica de documentos. A deciso referente a quais documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos requer que se levem em conta os seguintes fatores: legislao vigente, exigncias quanto transparncia e ao exerccio das atividades do rgo ou entidade, e o grau de risco que correm caso no capturem documentos arquivsticos.
Entre os documentos que exigem captura esto aqueles que:
responsabilizamumaorganizaoouindivduoporumaao;
documentamumaobrigaoouresponsabilidade;
estorelacionadosprestaodecontasdorgoouentidade.
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6.1.1 Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gesto arquivstica por meiodaatribuiodeumnmeroidentificadoredeumadescrioinformativa.EmumSIGAD,essadescrio informativa corresponde atribuio de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, assim como facilitar sua recuperao.
Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um sistema de gesto arquivstica dedocumentos,ouseja,almdonmeroidentificadoratribudopelosistema,odocumentopoderecebertambm um nmero nico do processo/dossi a que pertence.
As atividades de protocolo so constitudas pelo conjunto de operaes que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no rgo ou entidade, assegurando sua localizao, recuperao e acesso. Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro, atribuindo-lhesnmeroedatadeentrada,anotandoocdigodeclassificaoeoassunto,eprocedendo distribuio dos documentos nas unidades destinatrias.
Na administrao pblica, em determinados casos, documentos formam processos, os quais devem ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas. No procedimento de autuao, a unidade protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um nmero nico. Esse nmero formado a partir de parmetros estabelecidos por normas que garantam sua unicidade e integridade.
Nessesentido,devemserseguidasasrecomendaesenormasespecficasexistentesparaautilizaodos servios de protocolo nas diversas esferas e mbitos da administrao pblica, que regulamentam oregistro,autuaoeoutrosprocedimentosrelativosaosprocessosedemaisdocumentosoficiais.
O registro inclui os seguintes metadados obrigatrios:
nmeroidentificadoratribudopelosistema;
dataehoradoregistro;
ttulooudescrioabreviada:palavra,fraseougrupodecaracteresquenomeiamumdocumentoarquivstico;
produtor:nomedapessoafsicaoujurdicaresponsvelpelaproduododocumentoarquivstico;
autor:nomedapessoafsicacomautoridadeecapacidadeparaemitirodocumentoouemnomedaqual ou sob cujo comando o documento emitido;
redator:nomedapessoafsicaresponsvelpelaredaododocumento;
originador:identificaodapessoafsicaoujurdicadesignadanoendereoeletrnicooulogin em que o documento gerado ou enviado.
O registro pode incluir informaes descritivas mais detalhadas a respeito do documento em questo e de outros a ele relacionados, tais como:
datadeproduo;
dataehoradetransmissoerecebimento;
destinatrio(comidentificaodocargo):organizaooupessoaparaquemodocumentofoidirigido;
espciedocumental:divisodegnerodocumentalquerenetiposdedocumentosporseuformato.So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, memorando, ofcio, planta, relatrio;
classificaodeacordocomocdigodeclassificao;16
associaesadocumentosdiferentesquepodemestarrelacionadospelofatoderegistraremamesmaatividade ou se referirem mesma pessoa ou situao;
formato,software e verso em que o documento foi produzido ou capturado;
16 Ver 6.1.2 Classificao.
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mscarasdeformatao(templates) necessrias para apresentar o documento;
restriodeacesso;17
descritor:palavraougrupodepalavrasque,emindexaoetesauro,designamumconceitoouassuntopreciso,excluindooutrossentidosesignificados;
prazosdeguarda;18
documentosanexos.
6.1.2 Classificao
Classificaooatoouefeitodeanalisareidentificarocontedodosdocumentosarquivsticosedeselecionaraclassesobaqualserorecuperados.Essaclassificaofeitaapartirdeumplanodeclassificaoelaboradopelo rgo ou entidade e que pode incluir ou no a atribuio de cdigo aos documentos.
Aclassificaodeterminaoagrupamentodedocumentosemunidadesmenores(processosedossis)e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo ou entidade. Para isso, devetomarporbaseocontedododocumento,querefleteaatividadequeogerouedeterminaousodainformaonelecontida.Aclassificaotambmdefineaorganizaofsicadosdocumentos,constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
Osobjetivosdaclassificaoso:
estabelecerarelaoorgnicadosdocumentosarquivsticos;
assegurarqueosdocumentossejamidentificadosdeformaconsistenteaolongodotempo;
auxiliararecuperaodetodososdocumentosarquivsticosrelacionadosadeterminadafunoouatividade;
possibilitaraavaliaodeumgrupodedocumentosdeformaqueosdocumentosassociadossejamtransferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.
Aclassificaodevesebasearnoplanodeclassificaoeenvolveosseguintespassos:
identificaraaoouatividaderegistradano/pelodocumento;
localizaraaoouatividadenoplanodeclassificao;
compararaatividadecomaestruturaorganizacionalparaverificarseapropriadaunidadequegerou o documento;
aplicarasnormas/regrasdeclassificaoaodocumento.
6.1.3 Indexao
Indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio controlado e/ou listadedescritores,tesauroeoprprioplanodeclassificao.
A seleo dos termos para indexao feita, normalmente, com base em:
tipologiadocumental:divisodeespciedocumentalquerenedocumentosporsuascaractersticascomuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica de registro. So exemplos de tipos documentais: atestado de frequncia de pessoal, atestado de sade ocupacional, alvar de licena para construo, alvar de habite-se;
ttulooucabealhododocumento;
assuntododocumento:palavras-chaveoutermoscompostosquerepresentemcorretamenteocontedodo documento;
datasassociadascomastransaesregistradasnodocumento;
17 Ver 6.1.4 Atribuio de restrio de acesso.18 Ver 6.2 Avaliao, temporalidade e destinao.
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documentaoanexada.
A indexao tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos documentos, e pode ser feita de forma manual ou automtica.
6.1.4 Atribuio de restrio de acesso
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislao estabelece graus de sigilo a serem atribudos a cada documento.
Os documentos que dizem respeito segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estaro sujeitos a restries de acesso, conforme legislao em vigor.
Aatribuioderestriesdeveserfeitanomomentodacaptura,combasenoesquemadeclassificaode segurana e sigilo elaborado pelo rgo ou entidade, e envolve os seguintes passos:
identificaraaoouatividadequeodocumentoregistra;
identificaraunidadeadministrativaqualodocumentopertence;
verificarasprecauesdeseguranaeograudesigilo;
atribuirograudesigiloeasrestriesdeacessoaodocumento;
registrarograudesigiloeasrestriesdeacessonosistemadegestoarquivsticadedocumentos.
6.1.5 Arquivamento
Arquivaratcnicadecolocareconservarnumamesmaordem,devidamenteclassificadosdeacordocomoplanodeclassificao,todososdocumentosdeumrgoouentidade,utilizandomtodosadequados,deformaquefiquemprotegidosesejamfacilmentelocalizadosemanuseados.
No sistema de gesto arquivstica de documentos em papel, o documento arquivado quando colocado em uma pasta ou arquivo que contm um ttulo, juntamente com outros a ele relacionados e ordenados conforme critrios previamente estipulados. Esse agrupamento conecta o documento a outros sobre o mesmo assunto, funo ou atividade.
Um sistema de gesto arquivstica de documentos em papel deve controlar os ttulos das pastas. Colocar umdocumentoemumapastaumprocessoconscientededeterminarsuaclassificaoearquiv-loemumasequnciapredefinida.Osdocumentosarquivadosnapastapodemserdatadosenumeradossequencialmente, como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser controladaspormecanismospredefinidos.
Um sistema de gesto arquivstica de documentos digitais dever tambm controlar os ttulos das pastas ou diretrios nos quais os documentos foram armazenados procurando fazer as conexes existentes entre os vrios objetos digitais a partir de uma codificao identificadora nica. Osdocumentos digitais arquivados em repositrios organizados podem ser datados e numerados sequencialmente como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser controladaspormecanismospredefinidos.
A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento ao mesmo tempo uma operao lgica e fsica, como, por exemplo, arquivar um relatrio na pasta Relatrios. No documento digital, como suporte e contedo so entidades separadas e o documento constitudo por um objeto fsico (suporte), lgico (software eformato)econceitual(apresentao),aoperaodearquivarsignificaarmazenaroobjetodigital,mantendosuaidentificaonicaeosponteirosparaoutrosobjetosdigitais.
6.2 Avaliao, temporalidade e destinao
A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto arquivstica de documentos, pois permite racionalizar o acmulo de documentos nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio dos arquivos permanentes.
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o processo de anlise dos documentos arquivsticos, visando estabelecer os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio19 que lhes so atribudos. Os prazos de guarda e as aes de destinao devero estar formalizados na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou entidade.
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender, exclusivamente, s necessidades da administrao que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessrio.
A aplicao dos critrios de avaliao feita com base na teoria das trs idades e efetiva-se, primeiramente,nosarquivoscorrentes,afimdesedistinguiremosdocumentosdevaloreventual(deeliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou informativo.
Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao e seleo nesses arquivos so extremamente onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial.
A destinao dos documentos efetivada aps a atividade de seleo, que consiste na separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao.
A complexidade e a abrangncia dos conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao, que implica no estabelecimentodecritriosdevalor,requeremaparticipaodepessoasdasdiversasreasprofissionaisdo rgo ou entidade, conforme legislao vigente.
Osistemadegestoarquivsticadedocumentos,particularmentenocasodeumSIGAD,deveidentificara temporalidade e a destinao previstas para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e aes estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou entidade. Essa informao deve ser registrada em um metadado associado ao documento.
Osistemadegestoarquivsticadedocumentostambmdevepoderidentificarosdocumentosquejcumpriramsua temporalidade, para implementar a destinao prevista. Se for um SIGAD, esse sistema deve ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinao.
As determinaes sobre a destinao devem ser aplicadas aos documentos, de forma sistemtica, no curso das atividades rotineiras do rgo ou entidade. Essas determinaes no podem ser implementadas em documentos que estejam com pendncias, sob litgio ou investigao.
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever as seguintes aes:
retenodosdocumentos,pordeterminadoperodo,noarquivocorrentedorgoouentidadequeosgerou;
eliminaofsica;
transferncia;
recolhimentoparainstituioarquivstica.
Eliminao
Eliminarsignificadestruirosdocumentosque,naavaliao,foramconsideradossemvalorparaguardapermanente.
A eliminao deve ser precedida da elaborao da listagem, do edital de cincia de eliminao e do termo de eliminao, de acordo com a legislao vigente, e deve obedecer aos seguintes princpios:
aeliminaodevesempreserautorizadapelaautoridadearquivsticanasuaesferadecompetncia;
osdocumentosarquivsticosqueestiverempendentes,soblitgioouinvestigaonopodemserdestrudos;
aeliminaodeveserrealizadadeformaaimpossibilitararecuperaoposteriordequalquerinformaoconfidencialcontidanosdocumentoseliminados,como,porexemplo,dadosdeidentificaopessoalou assinatura;
todasascpiasdosdocumentoseliminados,inclusivecpiasdeseguranaecpiasdepreservao,independentemente do suporte, devem ser destrudas.
19 Ver Captulo 2 da Parte I, O que gesto arquivstica de documentos?.
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Transferncia
Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Ao serem transferidos, osdocumentos devem ser acompanhados de listagem de transferncia.
A transferncia pode ser realizada de duas formas:
transfernciaparaumareadearmazenamentoapropriadasobcontroledorgoouentidadequeproduziu o documento;
transfernciaparaumainstituioarquivstica,queficarresponsvelpelacustdiadodocumento.
Quandoosdocumentostransferidosficamsobcustdiadeumrgoouentidadediferentedoqueosproduziu, a organizao responsvel pela custdia tem a obrigao de mant-los e gerenci-los de formaadequada,garantindosuadestinaofinal,preservaoeacesso.Toda