Download - Serendipity change management
CREATE & CHOOSE - MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE - SUSTAIN – MEASURE- CREATE & CHOOSE - MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE - SUSTAIN –
Serendipity INOVA©
Abordagm e Metodologia gestão de mudanças
Como Fazemos? Pessoas estão no centro de tudo que fazemos.
• Acreditamos que a jornada transformacional de cada organização é única
• Existe uma diferença importante entre treinar e aprender
• DesmiLfica os mitos da cultura e define cirurgicamente que técnicas usar em cada contexto
• Define uma jornada que considera os entregáveis da etapa anterior...
• Constrói o conhecimento na organização parLr de processos colaboraLvos robustos
• Recomenda melhores praLcas e as transfere.
Processo gestão de mudanças
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Gerando Insights para a mudança Alguns aspectos precisam ser analisados para definir a estratégia de transformação, para mudanças geradas por tecnologia
O que manter O que alterar O Que influenciar
Estratégia de transformação
Adoção Processos & tecnologia
Cultura
Impa
cto
organizacion
al
Impacto no indivíduo
Alto
médio
baixo
Foco do Programa
PCC
Mod
elo de
Negócicio
Diferenciação & BeneDcios
Vanila
Custom
ização
RICEF
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Preparando para a mudança Mergulhando no Contexto…
§ Analise -‐ ABC § Analise do ciclo de vida
§ Analise da curva de aprendizagem
§ Analise da estrutura de custo
§ Analise de saAsfação
§ Analise da estrutura Organizacional § Analise das competências diferenciadoras
§ Modelo 7-‐S
§ Analise da Cadeia de Valores
§ Analise do porGolio de projetos
§ Analise das fortalezas e fraquezas § Benchmark
§ Analise do Contexto § Análise dos grupos alvo § Analise CompeAAva
§ Analise de SubsAtuição
§ Análise dos Stakeholders § Benchmarking
§ Análise estrutural
Crenças e pressupostos
Foco Externo
CaracterísAcas fracas Flexível
CaracterisAcas fortes
Capacidade
da
organização
de
aprender
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Acelerando a mudança Mudança centrada no indivíduo (MCI), é uma metodologia (framework e ferramentas) para definir e implementar mudanças organizacionais. Usando uma série de alavancas, possibilita a criação de intervenções com foco principal nas pessoas para garanLr uma jornada de mudança bem sucedida
Criando uma necessidade comparFlhada
Estabelecendo a visão e senso de urgencia
Mobilizando para o compromisso
Comunicando a mudança
Fechando os gaps idenFficados
Sustentando o momentum Jornada da adoção
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Sustentando a mudança
Modelo de Maturidade
Perfil
Definir ObjeAvos de treinamento
Desenhar Treinamento
Treinar
Avaliar e Validar
Modificar / Melhorar
Desenvolver Curriculum e Conteúdo
Preparar especificação de cargo
Análise de cargo
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Exemplos de ferramentas
Execução da analise de SWOT 1
Matriz de impacto e desvio de buy in com pontos de ação 2
Metricas derivadas da análise de impacto 3 M
Classificação das métricas e analise do porGolio de ações 4
Detalhamento das métricas 5
Relatório combinados com recomendações de ações
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Metodologia INOVA©
Integra, as diferentes frentes de projetos e as diferentes área da organização impactada pela mudança
Norteia, garanAndo que as metodologias são harmônicas, estabelecendo uma linguagem comum para o programa e suas torres de projetos, que possa ser adotada pela organização como um todo.
OAmiza, os recursos humanos, financeiros etc..
Valoriza, as pessoas que serão impactadas pelas mudanças
Acelera, através da gestão do processo de mudança, entendendo as necessidades específicas de cada ator envolvido e o senso de urgência da organização.
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Fatores críLcos Alinhamento estratégico é necessário
§ Alinhamento estratégico § Manter momemtum em um programa § MoAvar e esAmular colaboradores § Harmonizar processos de negócio com o processo de
gestão de mudanças § Gerenciar esAlos de aprendizagem § Treinar usuários garanAndo a adoção da tecnologia § Comunicar para uma grande e diversa audiencia § DiagnosAco, Analise § Planejar, Executar
Serendipity!Consultoria!
Facilitando!a!mudança!
96!
Diagnos(car+• A!organização!• A!cultura!• Os!processos!!• …!• Usar!o!por<olio!!de!ferramentas!
disponíveis!
Analisar+• Os!resultados!do!diagnósAco!
• O!“que”!• O!“porquê”!• Usar!ferramentas!
e!experiência!Caleidoscope!
CultureWeb!
...!...!
Planejar++• Plano!de!comunicação!
• Gestão!integrada!de!mudança!
• LogísAca!!• Etc..!
Executar+• Acompanhar!a!mudança!
• Treinar!!• Comunicar!!
• Ajustar!com!base!no!outputs!da!
fase!anterior!!
Fase -‐ Monitoramento
Manutenção e Sustentação
Organização
Treinamento
Comunicação
Fase de Transição
2 Criar senso de urgência Idenificar bene`cios -‐Criar estratégias para minimizar resistência a mudança Definir urgência ( Por que mudar)
3 Criar a visão • Mapear As-‐Is / baseline • Elaborar estratégia To be • IdenAficar sinergias
5 Empoderar outros a atuar Engajar os funcionários Remover obstáculos à mudança Promover a mudança desejada
6 Quick Wins Planejar/idenAficar quick wins Reconhecer/ Premiar early adopter Comunicar o Sucesso
Fase de Planejamento
7 Consolidar melhorias e adoção das mudanças § Planejar o dia do GO-‐
live § Celebrar o sucesso § Atualizar e analisar
o baseline § Avaliar a efeAvidade
da mudança
Criar o modelo de feedback • Monitorar cronograma X
entregáveis • Treinar agentes de mudanças • Avaliar os treinamentos
INOVA©
Desenho e protoApação Teste Planejamento Implantação
Gestão da Mudança
• Monitorar e endereçar feedback
• Executar outros treinamentos se necessário
1 Definir estratégia gestão de mudanças Estrutura Organizacional levantar impacto -‐ Análise stakeholder
4 Comunicar a visão • Estratégia de comunicação • Incorporar workstreams em um programa guarda chuva gestão de mudanças • IdenAficar treinamentos e workshops • Criar o programa agentes de mudança
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Pessoas
Processos
Tecnologia Estratégia
Gestão
Análise dos gaps
Elaborar a estratégia e plano de comunicação
Levantar as principais mudanças geradas e quais podem ser os impactos
Levantar e dimensionar o treinamento e planificação
Execução planejada, garanAndo a consistência com o projeto
Validar junto o business dos impactos e plano de ação sugerido
Mapear os usuários, curriculum e preparar os materiais dos cursos
Cross checking do plano de comunicação com Gestão de Risco e demais iniciaAvas
Monitorar e acompanhamento do plano junto ao business
AAvidades de treinamento e monitoramento dos exercícios a distância
Execução do plano durante o suporte e pós go-‐live
Implementação de todas as ações com criAcidade alta e media na operação. Monitorar os de baixo impacto
Execução de WS pré go live, base de conhecimento da solução
Manutenção e Sustentação (Operações)
Dimensões e Soluções – comunicação e treinamento
Planejamento Desenho/protoApação
Teste
Planejamento da execução da gestão da mudança
Treinamento
Comunicação
Elaborar os planos de acordo com as necessidades especificas de cada grupo usuário
12
Implantação
Soluções -‐ organizacional Capacidades organizacionais e a força de trabalho
É definido durante a fase de imersão
Confirmar expectaFva IdenFficar lacunas de processos, habilidades
e competência Desenvolver plano
de ação
§ Confirmar as expectaAvas dos execuAvos
§ IdenAficar issues de desempenho
§ Rever indicadores, métricas para criar os fatores críAcos de sucesso e marcos
Levantar estado atual
AFvidades Chave
Entrevistas e Documentação
§ Alinhamento da liderança nos entregáveis da iniciaAva de gestão de mudança
§ Validação de métricas e indicadores
Entregáveis Chave
§ Confirmar alinhamento dos execuAvos
§ IdenAficar lacunas potencias e confirmar escopo
§ Analisar a situação atual quanto a: organização, processo, pessoas, habilidades e entregáveis
§ Conduzir levantamento de habilidades e criar mapa
§ Rever descrição de cargo, papéis, habilidades para apoiar a definição da estratégia de treinamento
§ Levantamento das habilidades atuais
§ Analise de alto nível das interdependências
§ Validar estado atual e lacunas idenAficadas com liderança
§ Validar mapa das interdependências, necessário para garanAr integração
Marcos e pontos de revisão
Modelar estado futuro
§ Conduzir sessões de visão de futura
§ Incorporar feedback § Revisitar à luz das melhores
práAcas
§ Modelos conceituais
§ WS Visão #1 § WS Visão #2 § Consolidação das informações § Validação modelo futuro
§ IdenAficar lacunas processos e habilidades
§ Desenhar plano de melhoria de desempenho e produAvidade.
§ Lacuna de habilidades/competências necessárias
§ Recomendações para criar as capacidades
§ Validar levantamentos e recomendações
§ Desenvolver recomendações para fechar a lacuna idenAficadas –liderança, processos, habilidades.
§ Desenvolver o plano final de gestão de mudanças e jornada para aAngir a visão
§ Plano de ação da jornada – Estado atual para futuro
§ Plano de construção das capacidades organizacionais necessárias
§ Validar plano final § Integrar as necessidades de
construção das capacidades de curto médio com a visão construída
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Poreólio de ferramentas INOVA©
• Uma gestão de mudança em sucedida requer uma razão para mudança bem definida e uma plano claro de transição para levar a organização do modelo atual (As-‐Is) para o modelo desejado (To-‐be) de modo efeLvo.
• Dependendo do Lpo de mudança uma ou mais ferramentas podem ser usadas em paralelo. A sequência varia de acordo com o contexto que mais se adequa o programa
• O poreolio de ferramentas nos ajuda a perceber e criar as intervençoes requeridas (orientadas as pessoas e ao Lme) para uma jornada de transformação bem sucedida.
14
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Para que o processo de mudança seja eficaz é necessário que coloquemos foco na mudança (o que) e na adoção da mudança (Aceitação/uso) Gestão de mudança efeAva é: Mudança X adoção = Eficiência das pessoas impactadas
Jornada da conscienLzação até a adoção
15
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Visão ComparLlhada Visão comparJlhada é o porquê. Isto envolve explicar o racional que suporta a mudança, criar o senso de urgência entre os stakeholders. A visão comparJlhada tem que ser suportada por fatos e não por opiniões e hipóteses.
16
Para que as pessoas possam agir de uma maneira nova é necessário que elas entendam o que é requerido delas em termos de comportamento. Muitas vezes as visões são estabelecidas em termos de objeAvos ou valores que são di`ceis de interpretar em termos de comportamentos e ações específicas
34% 34%
14% 16% 3% Late
majority Early
majority Early adopters Innovators Laggards
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Agentes de mudanças
Desafio
A falta de suporte dos gestores acarreta na não adoção da mudança por parte dos colaboradores
Solução
• Criação de um Lme de embaixadores da mudanças que estarão alinhado com a liderança
17
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Riscos potenciais
• Estrutura organizacional • Stakeholders • Job skill profile
• Conhecimentos • habilidades • aAtudes
• Carreira / Plano de carreira • Papéis e funções • Maneira de trabalhar • Procedimentos • Operação
Metodologia análise de impactos-‐ INOVA©
Matriz de risco por dimensão impactada
Os resultados da análise idenAficarão os gaps / impactos e direciona as ações
Mapeamento dos riscos
Análise dos resultaldos
IdenAficação dos gaps / impactos
Ações corecAvas / miAgantes
18
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Plano de comunicação de projeto / programa integrado
§ Planejar e executar pro aAvamente as ações necessárias para informar e educar a audiência alvo acerca das mudanças e dos impactos do programa
§ Obter aceitação e compromisso através do entendimento das vantagens que a implementação do projeto trará para as pessoas e para a organização
§ Coordenar e Integrar todo esforço de comunicação para evitar conflitos, desentendimentos e mensagens duplicadas
§ ArAcular as maiores mudanças e nortear a direção, definir a estratégia de comunicação
§ Apoiar os esforços do projeto para comparAlhar informação cross projeto – GaranFr alinhamento.
§ Propor e retroalimentar a comunicação de modo a engajar os principais stakeholders de modo convnuo e IdenFficar e endereçar o impacto nas pessoas
Principais Entregáveis § Canais de Comunicação a serem uAlizados § Sponsors e responsáveis pela comunicação idenAficados § Plano de Comunicação Validado § Cross e consolidação de ações de comunicação com Impactos e
gerenciamento dos riscos
Assegura que ações corretas ocorram nos momentos corretos para maximizar efeJvidade
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
A curva de assimilação descreve o processo pelo qual o indivíduo percebe e aceita a mudança.
É imperaLvo lidar com o processo de assimilação de modo proaLvo
É necessário monitorar o progresso dos indivíduos ao longo do tempo em cada estágio da curva para idenLficar e resolver obstáculos que possam ocorrer
Contato Consciencia
Entendimento Percepcção PosiAva
Teste Adoção Internalização
Aceitação / Compromisso
Em cada estágio disAnto da curva, nós usamos ações e ferramentas diferentes para criar compromisso.
Comprom
isso
Tempo
Curva de assimilação
Comunicação – curva de assimilação
20
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Ferramentas Existe um porGolio de ferramentas amplo para assegurar a comunicação eficaz
*: ABCDE • Audiência / Propósito • Comportamento • Conteúdo • Entrega • Avaliação
Biblioteca de referências e materiais de comunicação co-‐criado com a área de comunicação Interna
*
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
Análise da necessidade de treinamento
Estratégia de treinamento e desenvolvimento do
curriculum
Desenvolvimento do material de treinamento
Preparação dos mulAplicadores
Repositório único com padrões comuns para serem comparAlhados – criação de uma referência única da maneira
de trabalhar da organização Biblioteca de treinamento
Define o canal de treinamento
Entrega do treinamento
Requerimento de treinamento vindo do gerente de projeto
para fechar os gaps
22
• Criar guias e modelos de treinamento - Virtual, Em Classe, Mentorado através de comunidades virtuais, WEB Cast
- Apoiado por LMS
• Criar glossário de treinamento • Manter base de conhecimento
Processo transferência do conhecimento
CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN – MEASURE -‐ CREATE & CHOOSE -‐ MOBILIZE & DIALOGUE – EXECUTE -‐ SUSTAIN
O Desafio da desmobilização
23
Estabilização
• Quando o Lme de projeto é desmobilizado o que acontece com operação?
• Qual o nível de capacitação necessário para se considerar o negócio novamente estabilizado?
• Como garanLr o retorno do invesLmento apregoado durante o Business Case?
• Indicadores do Go / No-‐go do transiLon to run
• Modelo para as próximas implementações
• Governança para manter as bibliotecas de comunicação e treinamento
• Modelo de educação conLnuada
O desafio da mudança Estratégia de transição
Estabilização