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SISTEMA DE ARQUIVOS MDICOS E ESTATTICOS: Um estudo descritivo como
referncia bsica implantao e a operacionalizao1.
PAULA REGINA CAMPAGNOLLI2.
RESUMO
O presente artigo tem como objetivo, analisar os procedimentos que foram adotados naimplantao dos SAMEs, atravs da pesquisas de campo e anlise de interpretao,observao participativa, descritiva e bibliografia especializada para setor. Descrevendo deforma didtica a sistematizao dos procedimentos, para a implantao e operacionalizao
de um SAME, na administrao hospitalar. Nessa pesquisa d-se nfase ao trabalho nohospital, dentro do setor SAME (Servio de arquivo mdico e Estatstico) procurandomostrar suas atribuies, sua importncia, aplicando tcnicas de OSM (Organizao,Sistemas e Mtodos) e propor uma reengenharia no setor e mtodos no desenvolvimentoda atividade.
PALAVRAS CHAVES: SAME. Arquivos. Estatsticas. Sistemas de Informao.
INTRODUO
O ser humano, com o desenvolvimento e evoluo da escrita e da vida social,
passou a compreender melhor a importncia da informao e conseqentemente, o valor
dos documentos. Desse modo, comeou a guardar as documentaes relacionadas s
atividades do dia-a-dia de diversos suportes como: poltica, religio, sociedade, economia,
entre outras. Sugiram ento os arquivos, que tinham como objetivo primordial a conservao
e o armazenamento dos documentos com o intuito atestar a legalidade e a pesquisa de
informaes.
Em 1943 os arquivos mdicos no Brasil eram separados da estatstica e a partir
desse ano reformulou-se a estatstica hospitalar. Com isso criou-se a centralizao
desses setores e registro geral e num nico rgo nasceu o Servio de Arquivos
Mdicos e Estatstica (SAME), tornando-se a memria do hospital para muitos pulso
do hospital. A partir desses trabalhos muitas instituies passaram a usar esses
1 Artigo Cientfico apresentado como requisito avaliativo de concluso do Curso de Administrao de Empresas
rural e Urbana da Faculdade Interamericana de Porto Velho-UNIRON sob a orientao do Professor Me. SrgioRodrigues Alves.
2Graduanda do Curso de Administrao de Empresas Rural e Urbana. 8 Perodo Noturno.
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servios, obtendo assim excelentes resultados, permitindo avaliar o padro da qualidade
hospitalar.
Em 1987, nos Estados Unidos, o Hospital geral de Massachussets, comeou aarquivar dados clnicos, tornando-se o primeiro hospital a organizar um Servio de
Arquivo Mdico Estatstico.
No Brasil, o primeiro hospital a implantar o servio foi Hospital das Clnicas da
Universidade de So Paulo, em 1943, pela Dr.. Loudes de Freitas Carvalho.
O principal motivo em ter um arquivo, atender administrao nas vrias
atividades de acordo com as necessidades de pesquisa tcnica, administrativa e
financeira, estando aptos ao atendimento, s consultas internas e externas de maneira
rpida e precisa.
Independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da organizao, deve-
se primeiro conhecer a empresa, verificar as necessidades, a hierarquia e identificar os
setores existentes, com o objetivo de determinar os tipos de documentos e seu fluxo na
organizao.
Qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia,
convive com o dilema do que fazer com a documentao acumulada no decorrer de
suas funes.
1 TEMA
Sistemas de arquivos mdicos e estatsticos.
2 DELIMITAAO DO TEMA
Um estudo descritivo como referncia implantao e operacionalizao.
3 PROBLEMTICA
Aps breve reviso de literatura, observou-se modesta existncia de material
bibliogrfico e/ou similares sobre o tema supra delimitado.
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Ocorrem recorrentes indagaes sobre a realidade operacional da instituio,
que dentre outras, ser a base principal para coleta de dados deste estudo.
Destacando-se:
O POP - Procedimento Operacional Padro - o correto?
H alguma referncia ou roteiro a seguir?
Cabe salientar que, num levantamento preliminar informal feito por esta
acadmica, pde-se perceber que as perguntas-problemas apresentadas acima so
comuns a outras instituies. Contudo, respond-las coube propriamente pesquisacujos resultados so expostos neste artigo.
4 HIPTESES
Supe-se que as implantaes de SAME - Servio de Arquivos Mdicos
Estatsticos, nos Hospitais de Porto Velho RO, no foram norteadas por instrumentos
e competncias como PDSI - Plano Diretor de Sistema de Informao, como tambm
ferramentas de OSM - Organizao de Sistemas e Mtodos, ensejando os
questionamentos que foram apresentadas na problemtica.
5 OBJETIVOS
5.1. Geral
Analisar os procedimentos que foram adotados na implantao dos
SAMEs, em Porto Velho, bem como sua rotina operacional atual.
5.2. Especfico
Aplicar tcnicas de OSM e propor uma reengenharia no setor (ou no
hospital onde fez-se a observao participativa?). Tal reengenharia ser norteada
por instrumento como PDSI.
Descrever de forma didtica a sistematizao dos procedimentos para
implantao e operacionalizao de um SAME, objetivando servir como modesta
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referncia a acadmicos e profissionais da rea, ou seja, gerar material
bibliogrfico.
6 JUSTIFICATIVA
O presente estudo justifica pesquisas que venham expor sobre os sistemas de
arquivos mdicos e estatsticos, visto que, por mais que as organizaes tenham
seguido as regras da ANS - Agncia Nacional de Sade, h ainda uma preocupao
sobre pronturios do paciente.
Da a necessidade de ser feita uma reengenharia em busca de constante
atualizao e novas tecnologias para a implantao do pronturio eletrnico. Desse
modo, haveria um banco de dados em prontido da instituio e/ou de quem necessitar
das informaes do mesmo, como por exemplo, o atendimento solicitao de cpias
de pronturios ficaria mais fcil e acessvel, com mais segurana e rapidez,
principalmente, na elaborao das estatsticas.
7 METODOLOGIA
Caractersticas e moldes que nortearam a pesquisa:
Delineamento da Pesquisa:
Descritiva;
Terico-emprico.
Coleta de dados:
Observao direta e participativa no Hospital 9 de Julho - Porto Velho
RO (vide autorizao da instituio no apndice);
Aplicao de Entrevistas em Hospitais de Porto Velho RO (conforme
critrios de seleo).
Instrumento de coleta de dados nas entrevistas:
Formulrio (vide apndice)
Critrio de Seleo de Instituies:
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Hospitais pblicos ou privados na rea urbana da cidade de Porto Velho,
constantes no Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Sade,
excetuando-se maternidades e servios de pronto atendimento. Incluiu-se
ainda: Hospital da guarnio que no conta no cadastro CNS, pois umainstituio militar.
Critrio de Seleo dos Entrevistados:
Em ordem de prioridade de contato: administrador; responsvel pelo
SAME; responsvel pela Informtica do hospital. Quando no houve
possibilidade de aplicar a entrevista a algum dos descritos anteriormente,
consideramos como critrio de excluso.
Anlise e interpretao dos dados:
OObbttiiddooss eemm oobbsseerrvvaaoo ddiirreettaa ee ppaarrttiicciippaattiivvaa::
Adotou-se o mtodo comparativo com a bibliografia especializada para
SAME, e, por conseguinte, descritivo para que possa servir como
referncia no apenas crtica, mas tambm didtica.
OObbttiiddooss eemm eennttrreevviissttaass::
QQuueesstteess aabbeerrttaass- o mtodo foi a Anlise do Discurso.
QQuueesstteess ffeecchhaaddaass- usou-se o mtodo quantitativo simples.
8 REFERENCIAL TERICO
A partir da II Guerra Mundial, com o avano da cincia e tecnologia, a produo
dos documentos cresceu em nveis muito elevados que superam em muito a capacidade
de controle e organizao das empresas que se viram foradas a desenvolver trabalhose buscar solues para a gesto destes acervos acumulados.
Sero abordadas a seguir, algumas definies sobre termos de documentaes
deparadas no dia-a-dia e que so fundamentais para a organizao, no focado
somente em sistemas, mas tambm nos processos bsicos que sero definidos para
que possibilite qualquer implantao gradativa de tcnicas de arquivos.
8.1 Plano diretor de sistemas de informao
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O plano diretor de Sistemas de Informao representado por um conjunto de
decises, para determinado perodo futuro, coordenado com o planejamento geral da
empresa. (BIO, 1985, p.142)
O mesmo autor acima citado, apresenta algumas respostas que obteve em um
seminrio sobre sistemas realizado em So Paulo :
Sistema de informao representado pelo conjunto de relatrios,normalmente produzido por um departamento de informtica, que (comeste outro nome) administra os recursos de processamento de dadoscapazes de receber os dados das vrias reas da empresa etransform-los em informaes teis para a gerncia.Processo pelo qual as informaes percorrem a estrutura formal.
(Idem: 24)
Atualmente, toda empresa necessita de dados gerenciais e operacionais para
administrar seus negcios. Para a elaborao de uma empresa, necessrio fazer um
plano de negcios. No caso da implantao de um sistema dentro da empresa,
importante ter um plano diretor para haver um direcionamento, verificar a viabilidade,
custos, normas e metodologias a serem analisados no momento em que estiver
desenvolvendo o plano para a melhoria dos Sistemas de Informao. Essas
informaes devem ser seguras e confiveis, indicando os objetivos, os recursosnecessrios para a execuo e quem sero as pessoas que iro executar o plano.
Projetos de subsistemas a serem desenvolvidos no perodo cobertopelo plano: prioridades, caractersticas, funo e objetivos dossistemas, cronogramas de desenvolvimento etc.[...]Recursos humanos: quantidade e qualificaes dos profissionaisrequeridos para o desenvolvimento dos sistemas e para suaoperao, por categoria (analistas de sistemas de informao,analistas de P.D.S.I programadores, operadores, especialistas desoftware, coordenadores e gerentes);
Custos orados para a execuo do Plano; (BIO, 1985, p.142)
8.2 O.S.M.
As empresas esto em constante desenvolvimento, e a cada dia, os trabalhos e
os mtodos de organizao esto se adequando para sistemas que funcionam da
melhor forma possvel, ou seja, usam mtodos adequados para cada setor, podendo
integrar as atividades da empresa dinamicamente atravs de uma padronizao,
procurando a melhor qualidade na soluo de problemas.
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Assim, pode-se definir Organizao e Mtodos como sendo umafuno mista das funes de Organizao e Planejamento,desenvolvendo-se na construo da estrutura de recursos e deoperaes de uma instituio, assim como na determinao de seusplanos, principalmente na definio dos procedimentos, das rotinas
ou dos mtodos. (ROCHA, 1987, p. 17)
8.3 SAME
um servio imprescindvel ao hospital, permitindo estimar o valor do trabalho
profissional e o grau de eficincia com que so tratados os pacientes. Este, por sua vez,
interage com os demais servios tcnicos e administrativos da instituio, colaborando
com os mesmos no aprimoramento de assistncia prestada. Este servio responsvel
pela organizao, auditoria administrativa, armazenamento e guarda de pronturios do paciente,
permitindo sua rastreabilidade sempre que for necessrio.
O Servio de Arquivos Mdicos e Estatsticos - SAME tem porfinalidade a manuteno de integridade do conjunto de pronturiospertencentes ao hospital, por meio de atividades desenvolvidassegundo critrios especiais de guarda, classificao, codificao econtrole da circulao dos pronturios, bem como necessrio sigilono que se refere ao contedo dos mesmos. (...) Est diretamentesubordinado Diretoria Administrativa e suas reas de coordenaoabrangem os seguintes Setores: Registro Geral, Arquivo Mdico eEstatstica. (PROAHSA, 1978, p.303).
8.4 Vejamos algumas Atribuies Especficas do SAME
De acordo com bibliografia especializada do manual de organizao e
procedimentos hospitalares, organizado pela Escola de Administrao de Empresas de
So Paulo da Fundao Getlio Vargas, Hospital das Clnicas da Faculdade de
Medicina da Universidade de So Paulo, juntamente com PROAHSA, programa de
estudos avanados em administrao hospitalar e de sistema de sade, estas so
algumas das atribuies especficas do SAME:
Manter um sistema de registros que controle toda movimentaodos pacientes.Zelar pela clareza e exatido dos pronturios mdicos pelo precisopreenchimento de todos os formulrios que os compem,especificamente com referncia aos dados imprescindveis.Manter entrosamento com o Corpo clinica e diferentes servios dohospital, colaborando com os mesmo no aperfeioamento da
assistncia hospitalar.Fornecer atestados ou declaraes de carter legal baseados nadocumentao do pronturio mdico, dentro do que preceitua a
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tica profissional, s autoridades legais e sanitrias, aos prpriospacientes ou responsveis.Cooperar no estudo ou alterao dos formulrios relacionados coma assistncia prestada ao paciente. Colaborar em programas deensino e pesquisa.
(PROAHSA, 1978, p.303).
8.5 Sistema de informao hospitalar
H alguns anos, o sistema de informao em sade era muito precrio. Atualmente,
est cada vez mais amplo, adquirindo um papel relevante nas organizaes sendo utilizado
como indicador no processo de tomada de deciso, como por exemplo, em uma gesto
baseada em fatos, assim como para anlise crtica de resultados da instituio.
Os sistemas de informao hospitalar so desenvolvidos para rea da sade
especificamente, com as padronizaes j definidas pela ANS, para que sejam possveis as
trocas de informaes devendo ser cada vez mais eficientes e eficazes.
definido como a automao de todos os processos que possam serincorporados aos equipamentos de informtica na instituio. Ball odefine como um sistema baseado em computadores que recebemdados (normalmente dos pacientes) introduz os mesmos no sistemae os mantm em um registro centralizado. (MALAGN-LONDONO etal, p. 383).
O hospital um sistema vivo que no pode operar adequadamente sem uma boa
organizao interna. Cada vez mais as organizaes tendem a ser mais complexas,
exigindo um sistema de informao hospitalar adequado para cada realidade organizacional.
Mesmo com as exigncias e necessidades, ainda h muitas dificuldades a serem
enfrentadas, pois h muita resistncia mudana.
Este artigo vem mostrar o papel relevante que estes sistemas tm nas organizaes,
notadamente as hospitalares, para utilizao no processo de deciso, sendo imprescindvel
no mundo atual. Com eles, pode-se fazer estudos estatsticos, controlar, organizar com
melhor desempenho desde as tarefas operacionais, gerenciais, at as decises estratgicas
das corporaes. (...) Com isso, consegue que esta informao esteja disponvel para o
tratamento do usurio, uso administrativo, controle, avaliao de servios mdicos e
epidemiolgicos, pesquisa mdica e planejamento em sade. (MALAGN-LONDONO et al,
2003, p. 383).
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Na Resoluo do Conselho Federal de Medicina n 1.639/2002, est a aprovao
das Normas Tcnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio
do Pronturio Mdico, no qual determina o tempo de arquivamento dos pronturios e institui
critrios para certificao dos sistemas de informao.
8.6 Pronturio
Hoje as empresas esto cada vez mais competitivas e preocupadas com o bem estar
do cliente. Com as mudanas acontecendo diariamente, elas so obrigadas a criar uma
cultura organizacional flexvel e focada nas necessidades do cliente, cuja satisfao do
mesmo dever ser a razo de tudo o que feito.
Por que ainda h uma grande resistncia mudanas como a do pronturio
eletrnico? Ser que preciso reestruturar a organizao? Quais as vantagens e
desvantagens de implantar o pronturio eletrnico?
Van Bemmel apudMassad (2003:7) faz uma comparao entre o pronturio de papel
com o pronturio eletrnico. O primeiro pode ser carregado com facilidade, no exige
treinamento especial, no corre o risco de perd-lo com falta de energia. J o segundo, diz
poder acessar o mesmo documento em locais diferentes, legvel, tem variao de dados,
oferece um respaldo deciso e ajuda na verificao de dados e na troca eletrnica de
dados.
Um pronturio consiste em um conjunto de documentos padronizados e ordenados,
proveniente de vrias fontes, destinados ao registro dos cuidados profissionais prestados ao
pacientes. (Disponvel em
Acesso em 20 Mar. 2008.)
A palavra pronturio originria do latim Promptuariume significa lugar onde se
guardam ou depositam as coisas que se pode necessitar a qualquer instante (MASSAD et
al, 2003:43).
No caso de uma instituio de sade as informaes geradas a partir de fatos,
acontecimentos e situaes sobre o estado de sade do paciente e cada procedimento
realizado so escritos de modo claro e conciso, como os pareceres, as prescries e relatos
clnicos feitos pelos mdicos e enfermeiros no hospital, chamado de pronturio do paciente. uma documentao que tem grande valor, pois consta um histrico de vida. Nele esto
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contidas informaes necessrias para avaliar o caso clnico, no somente para os mdicos,
como tambm para o hospital, para estatsticas e pesquisas.
A instituio hospitalar atua como guardi legaldeste documento, responde por sua
integridade e por sua custdia frente a quem tenha interesse em consult-lo sem ter o direito
de faz-lo. (MALAGN-LONDOO et al, 2003: p.27).
Conforme Fontinele (2002), o pronturio tem grande importncia se os dados
estiverem devidamente registrados. Para o paciente, no caso de reclamao ou pedido
diante dos mdicos, o hospital e os poderes pblicos; para o mdico diagnosticar e fazer o
tratamento adequado; para a equipe de enfermagem na assistncia de enfermagem; para
hospital auxiliando nos servios prestados; para pesquisa podendo servir para estudo de
casos, formularem estatsticas de procedimentos feitos pela organizao em relao aos
servios de sade.
O tempo para o arquivamento dos pronturios, ou seja, para deix-los guardados,
por lei, de 20 (vinte) anos, mesmo que o pronturio em papel ocasionando um grande
nmero de volume, deve ser muito bem guardado, por ter informaes sigilosas. Esses
pronturios ficam arquivados e, passado o prazo, podem servir como pesquisas e estudos
de caso, desde que a identificao do paciente fique em sigilo3. Contudo, verifica-se a
importncia de ter um sistema informatizado, onde haja um arquivo organizado, sem ocupar
espaos e nem acumular poeiras. Sem contar que a rapidez e agilidade na procura sero
bem melhor.
8.7 Arquivologia
Quando se fala em papis (documentao), deve-se pensar onde e como arquiv-
los. Falando sobre isso, destaca-se o estudo das documentaes chamado arquivologia. E oque vem a ser isso?
o complexo de conhecimentos tericos e prticos relativos aorganizao dos arquivos e as tarefa essenciais do arquivista, derecolhimento e conservao de arquivos de valor permanente eelaborao dos respectivos instrumentos de pesquisa, bem como asde eliminao de documentos de valor transitrio e de controle dosarquivos em formao. Ocupa-se da anlise, identificao, avaliao,arranjo, descrio, conservao, restaurao, reproduo e uso dosarquivos como fonte da histria. considerada cincia, disciplina,
tcnica e arte. (MIRADOR, 1979:827)
3Resoluo do Conselho Federal de Medicina n 1639/2002, art. 4.
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O estudo da arquivologia mostra diversas tcnicas que trazem o conhecimento da
natureza dos arquivos e teorias, mtodos a serem observados e estudados na sua
constituio para a sua utilizao. Estuda conceitos e descobertas.
8.7.1 Arquivstica
Os profissionais que se formam em arquivologia so chamados de arquivistas. Estes
estudam as tcnicas de arquivo conhecidas como tcnicas arquivsticas.
A Arquivstica uma cincia de informao social, que estuda os
arquivos(sistemas de informao (semi-fechados), quer na sua
estruturao interna e na sua dinmica prpria, quer na interaco
com outros sistemas correlativos que coexistem no contexto
envolvente. (SILVA et al, 1999:214).
O termo tambm sinnimo de aplicao prtica da arquivologia.
A Arquivistica pode ser conceituada como a disciplina-tambm
conhecida como Arquivologia que tem por objeto o conhecimento da
natureza dos arquivos e das teorias mtodos e tcnicas a serem
observados na sua construo e organizao, desenvolvimento e
Utilizao (DTA, 1996:5)
A tarefa do arquivista elaborar arquivos, para diversas reas, atravs do seu
desempenho, ocasionando estudos cientficos para pesquisas, onde vem a tratar-se do
profissional analista de processo seja ele pblico ou privado4.
8.7.2 Arquivo
Muitas empresas ainda no se preocupam com a guarda de seus documentos, equando h necessidade de alguma informao, deparam-se com um problema: afalta um lugar adequado e dificuldades em encontrar essas informaes.
Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por rgospblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, emdecorrncia do exerccio de atividades especficas; e por pessoafsica, qualquer que seja o suporte da informao ou natureza dodocumento; instituio, servio e/ou setor que visa ao uso, aotratamento e preservao e de documento: mvel utilizado paraguarda de documentos.( SCHELLENBERG, T. R p.10).
4Vide www.arquivistabahia.org/pgsec_arquioque.htm/
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Todo e qualquer arquivo tem suas tarefas, delimitadas para cada setor dentro de
uma organizao. Vejamos algumas:
-Manter um registro de onde cada arquivo est armazenado.- Adotar um critrio que determine onde os arquivos devem serarmazenados, e de forma o espao disponvel para armazenagemseja eficientemente, bem aproveitado e os arquivos facilmenteacessados.- Alocar cada arquivo ao usurio que obteve a permisso paraacess-lo e registrar cada acesso.-Deslocar o arquivo assim que ele estiver pronto para voltar paraarmazenagem secundria e comunicar sua disponibilidade a outrosusurios que porventura estejam esperando por ele.(FLYNN, et al,2002.,171).
8.8 Documentao
Documento qualquer objeto (papel, filme, fita, etc.) que sirva como registro de
informao. (CEGALLA, 2005:319)
Toda e qualquer documentao tem sua importncia porque fica guardado todo
histrico para o uso de um futuro corrente contendo informaes de qualquer data, forma
suporte e material produzido ou recebidos por qualquer pessoa fsica ou jurdica, e por toda
organizao seja publica ou privada, como uma auditoria, por exemplo. Alguns princpios
bsicos de um documento:
8.8.1 GED
O GED - Gerenciamento Eletrnico uma soma de tecnologias, produtos e servios
que permite administrar documentos e arquivos de forma informatizada, como por exemplo
papel, microfilme, som e imagem de arquivos j digitalizados desde o incio at o trmino e
conseqentemente o arquivamento, garantindo a conservao da informao.
O Gerenciamento Eletrnico de documentos GED- o conjunto detecnologias que permitem gerenciar a informao documentaldurante o seu ciclo de vida.O GED-armazena, localiza e recuperainformaes existentes em documentos e dados eletrnicos .(BALDAM,et al., 2002:32)
Como exemplo, pode-se citar o Hospital Israelita Albert Einstein que optou pelos
scanners da Kodak por conta dos recursos de captura MVCS (Mid-Volume Capture
Software) que facilitam identificao dos pronturios de internao dos pacientes por meio
de utilizao de cdigo de barras. Equipamentos que integram softwarepara Gerenciamento
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Eletrnico de Documentos (GED), os scanners possibilitam a verificao da existncia ou
no de dados no verso do formulrio5.
8.8.1.1 Assinatura eletrnica
um mtodo de reconhecimento equivalente assinatura fsica em papel. A
utilizao dessa, comprova que a mensagem veio do emissor, que para confirm-la, deve
ter a autenticidade (o receptor pode confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor);
integridade (com alguma alterao da mensagem a assinatura no corresponde ao
documento); e irretratabilidade (o emissor no pode admitir que no verdadeira a
autenticidade da mensagem).
Conforme a Medida provisria 2.200-2, a lei brasileira determina quequalquer documento digital tem validade legal se for certificado pela ICP6-Brasil (a ICP oficial brasileira) ou se for certificado por outra ICP e aspartes interessadas concordem com a validade de documentos.
um conjunto de procedimentos matemticos realizados com a utilizaode tcnicas de criptografia, o que permite, de forma nica e exclusiva, acomprovao da autoria de um determinado conjunto de dados decomputador (um arquivo, um e-mail ou uma transao).A assinatura digital comprova que a pessoa criou ou concorda com umdocumento assinado digitalmente, como a assinatura de prprio punhocomprova a autoria de um documento escrito. (Disponvel em Acesso em 20Mar. 2008.)
8.8.1.2 Digitalizao
A digitalizao um meio para armazenar documentos, convertendo-os da forma
original (em papel ou microfilme) imagens digitais, podendo ser armazenados em CD
Rom, disquete, hard disk (winchester), discos ticos, etc.. So visualizados em
computadores comuns ou mesmo transformados para locais distantes via comunicao dedados. A vantagem da digitalizao que possibilita o acesso aos dados com rapidez,
agilidade e preciso conforme documentos originais.
A digitalizao uma tecnologia mais moderna, que consiste nautilizao de scannes que lem cada documento e atravs de umsoftware prprio, armazena a imagem como um arquivo decomputador. uma forma de gerenciamento da informao toeficiente que possibilita encontrar qualquer dado ou informao,
5http://wwwbr.kodak.com/BR/pt/corp/sala_imprensa/noticiasLocais/produtos/2005/albert_einstein.shtml?primeiro=7
6ICP-Brasil Infra-Estrutura de Chaves
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entre milhes, em minutos. (Disponvel em: Acesso em 21 Mar.2008.)
9 Delineamento da pesquisa
um estudo atravs da observao participativa e descritiva no aspecto
organizacional do setor, e por meio de pesquisa de campo nas instituies, conforme o
cadastramento nacional de sade. Comparado com a bibliografia especializada.
9.1 Coleta de dados
A pesquisa de campo foi executada em 2008, realizada com questionrios (vide
Apndice) de perguntas abertas e fechadas. Nas questes fechadas foi usado o mtodo
quantitativo simples e nas questes abertas, foram feitas atravs de analise de discurso.
9.2 Relatrio dos resultados obtidos atravs dos questionrios.
Grfico N 01
75%
0%
25%
sim
no
estruturao
01. Existe dentro do Hospital o setor S.A.M.E(Servio de arquivo
mdico estatitsco).
FONTE: A autora.
Conforme consta no grfico n 01; Podemos verificar que 75,00% apontaram que dentro
dos hospitais existe o setor do SAME (servio de arquivo mdico e estatstico), e apenas
25,00% esto em fase de estruturao para melhor eficincia e organizao.
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Grfico N 02
25,00%
62,50%
12,50%
A.Facilitar busca de
pronturarios,informaes
gerenciais,controle,solitciaes,
melhora no atendimento.
B.Guarda de prontuarios e
estatit sca de entradas,
saidas de atendimento
hospitalar
C.O SAME j existia desde
a criaao do hospital
02.Quais foram as necessidades de criar o SAME?
FONTE: A autora.
De acordo com o grfico n2; feita pela anlise de discurso, pode-se observar
que 62,50% dos hospitais atriburam, como necessidade a criao do SAME, a
facilitao na busca de pronturios e informaes gerenciais, controle, e solicitaes
para melhora no atendimento. E 25,00% esto voltados para guarda de pronturios,
controle de estatsticas, entradas e sadas no atendimento hospitalar e 12,50%
dispunham desde a criao do hospital.
Grfico N 03
37,50%
62,50%
sim no
03.Houve um projeto de implantao para SAME nesta instituio?
FONTE: A autora.
No grfico 03, pode-se observar que 62,50% dos hospitais dispuseram de um
projeto de implantao para SAME. E 37,50% contrataram um profissional que j
trabalhava na rea para organizar o setor e arquivar os pronturios. Portanto, no
dispuseram de um projeto.
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QUADRON 01
4.Qual o nome do Sistema adotado pelo hospital contato telefnico?
NOME DO SOFTWARE DESENVOLVEDOR PF/ PJ CONTATO
Software livre Dr.Murilo Volante P.F Dr.Claudio soares
fone: (069) 32174042
Gesto Hospitalar
www,100/fila.com.br/same2007
Hsit.informtica SP
Fernando jose elarrat
PJ
PF
e-mail:[email protected]
email:[email protected]
m
fone (069) 9229-7893
(069)32171177
RM Informtica Reginaldo PJ [email protected]
r
Fone:(069)3217-0800
Photeus 8.1desenvolvido
Pelo totus
Fernando PJ [email protected]
Fone (069) 3211-7000
Fathos Maira Jesus Paula PJ Fone (069)3211-5075
email;same@hospitaldasclini
cas.com.br
Personal medi Dailan Sulivan B Oliveira PJ Fone (069)3216-6800email.Dailan@unimed_ro.co
m
HOSPUB Mauricio M.dos santos PJ Fone (069)3216-5420
HOSPUB Mauricio M.dos Santos PJ Fone ( 69)3216-5703
FONTE: A autora.
De acordo com quadro, nomes e contatos, referente questo de n4, elaborada
pelo questionrio, feito pela autora.
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Grfico N05
100%
0%
sim no
05. O Hospital teria um espao apropriado para esse Servio?
FONTE: A autora.
De acordo com grfico n 05, indiferente; o fato do SAME est estruturado ou em
estruturao, 100% das Instituies pesquisadas informaram dispor de um espao
apropriado. Para alm da tabulao objetiva, acrescentase curiosamente o reclame
dos entrevistados quanto ao espao ser modesto. Observa-se portanto, a dificuldade
entre deferir Apropriado x Especfico.
Grfico N06
12,50%
12,50%
25,00% 25,00%
12,50%12,50%
A.Habilidades com digitao.
B.Segundo grau completo e curso bsico
de infomtica
C.Concurso publico ou CDS(Hosp.base, e
JPII)
D.No determina qualiticaao contrata
pessoas que j trabalham na area, que
se entende de pronturrios
E.Experincia de atendimento em
recepo,faturamento, farmcia.
F. Arquivologia, organizaao e facilidade
para aprender.
6. Quais a exigncia para contratrao dos
profissionais para este setor?
FONTE: A autora.
No que tange ao grfico de n. 06, elaborado por anlise de discurso, 25% dos
hospitais, notadamente os pblicos, contratam como cargo comissionado. Outros 25%
no determinam qualificao, contratam pessoas que j trabalham na rea e que
entendam um pouco sobre pronturio, e apenas 12,50% exige habilidades comdigitao. O quadro mostra que 12,50% exigem 2 grau completo e curso bsico de
informtica; e 12,50% exigem experincia de atendimento de recepo, faturamento e
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farmcia; 12,50% exigem formao em Arquivologia , organizao e facilidade de
aprender. Portanto, percebe-se no haver padro quanto ao requisito de qualificao.
Grfico N.07
75,00%
12,50%
12,50%
A.Falta de localizao, falta
de espao, imformatizao
sistema e duplicidades,
volume , muito papel.B.Arquivamento fisco
errado.
C.Manter os proturios em
sigilo dado grande numerode pessoas pelas quais
estes transitam.
07.Quais as dificuldades encontram na guarda de
pronturios do paciente?
FONTE: A autora.
De acordo com grfico de n. 07, via anlise do discurso, pode-se observar que
75% das dificuldades apontadas referem-se localizao e mesmo que j tenha o lugar
para setor, falta espao e informatizao no sistema, alm de duplicidades, grandevolume e muito papel; 12,50% relataram como dificuldade o arquivamento fsico errado;
Outros 12,50% destacam a dificuldade de manter os pronturios em sigilo devido ao
grande nmero de pessoas pelas quais estes transitam.
Grfico N. 08
100%
0%0%
sim
no
08.Existe procura de pronturios solicitado pelo paciente ou
responsvel?
FONTE: A autora.
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Conforme o grfico de n. 08, 100% das instituies pesquisadas relatam receber
solicitaes de pronturios. Pois, sempre h pedido de copias pelo prprio paciente e
responsvel para possveis averiguaes, a exemplo de percias de acidentes que
envolvem seguro, por motivos diversos e porque direito do paciente. Para alm dapesquisa por mera curiosidade possvel saber a quantidade de solicitaes de cpias
pedidas por semana para os hospitais. Na rea pblica uma mdia de 30 (trinta) por
semana, j na rea privada menor em media 03 (trs), por semana.
10 ANLSE COMPARATIVA ATRAVS DA OBSERVAO PARTICIPATIVA.
Atravs da anlise feita na instituio perante a observao participativa e descritiva,
onde o mtodo ser comparativo com a bibliografia especializada para o SAME e, por
conseguinte , descritivo para servir de referncia para profissionais da rea, no somente a
crtica, mas tambm a didtica.
Atualmente, o Hospital 9 de Julho est em processo de transformao e estruturao.
Foram contratadas pessoas que haviam trabalhado na rea e entendiam um pouco sobre o
assunto, mas sem um projeto para ser executado. A maior necessidade era a de guardarpronturios antigos e organiz-los de forma mais acessvel, para conservao e integridade
destes documentos.
O hospital tem como objetivo a manuteno do conjunto de pronturios pertencentes ao
hospital, por meio de atividades desenvolvidas, seguindo critrios como guardar, organizar,
controlar, com sigilo e tica dos profissionais, como a qualidade do servio prestado ao
paciente.
Um dos sistemas adotados pelo Hospital 9 de julho chamado pronturio nico. Desde
sua inaugurao em nove de Julho de 2000, todos os atendimentos de pacientes
ambulatrios e internados, utilizam um nico nmero de registro para fins de arquivos,
mesmo que o paciente venha ao hospital por diversas vezes seu nmero de pronturio
sempre ser o mesmo, o que muda e apenas o nmero da internao.
O Hospital 9 de julho implantou em seu setor algumas tcnicas de arquivo para sua
organizao de pronturios, para melhor conservao de seus pronturios. Veja-se a seguir;
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11 FLUXOGRAMA DO S.A.M.E no Hospital 9 de Julho Porto Velho RO.
1.CHEGADA DO PRONTU
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FONTE: A autora.
1. CHEGADA DO PRONTURIO - Pronturios que chegam ao S.A.M.E, so conferidos por
um lista que o convnio envia com nomes dos pacientes.Onde so separados por ms, ano
e ordem alfabtica , onde se d credibilidade ao ms de internao. Por exemplo: Caso o
paciente foi internado em setembro de 2008, obteve alta em outubro de 2008, ser
arquivado na data de internao e no por data de alta.
2. ORGANIZAO DO PRONTURIO - Organizao de Pronturios no
S.A.M.E,organizado por ordem; Guias de convnio e autorizaes;
Discriminativos;
Controle de internao;
Prescries mdicas;
Registro de pr e ps-operatrio, quando so internados e cirrgico.;
Ficha anestsica (no caso de internao cirrgica);
Relatrio cirrgico;
Ficha de gastos de centro cirrgicos;
Ficha de evoluo (relatrio mdico);
1.CHEGADA DOPRONTURIO.- CONFERIDOS-PELA LISTAGEM
2.ORGANIZA O DOPRONTURIOEM ORDEM.-GUIAS E CONVNIOS;-DISCRIMINATIVOS;-CONTROLE DEINTERNAO;-PRESCRIESSMDICAS;-FICHAS ANSTESICAS;-RELATRIO CIRGICO;
3.CAPEAMENTO DOPRONTURIO-PRONTURIOCOLOCADO DENTRO DACAPA HOSPITALAR;-ETIQUETA:N DE PRONTURIO;NOME DO PACIENTE;NOME DO CONVNIO;DATA DA ENTRAENTRADA;
4.CADASTRAMENTO DEPROCOLO DO PRONTURIO.PACIENTES INTERNADOS:- SISTEMA NA INTERNET-http://WWW.100fila.com.br/same-.NOME DO USURIO- SENHA-.CADASTRA PELO MS E ANO.-AMBULATRIOS, CONSULTAS EEXAMES-SO CADASTRADOS NAPANILHA NO EXCEL.-FORMA DE LISTAGEM;-NOME DO PACIENTE;-DATA;-ORDEM ALFABTICA;-PERFURADA GUARDADASDENTRO DE UMAPASTA;TODOS GUARDADOS DENTRO DACAIXA ARQUIVOS;
5.ARQUIVAMENTO DO PRONTU RIO-ORGANIZAO DAS CAIXA ARQUIVOS NAPRATELEIRASSEGUE UMA SEQUNCIA.-2000
-2001-2002-2003-2004OBS. POR ORDEM ALFABTICA
6.ARQUIVO DO FUNCIONARIOS 9 DEJULHO-CADA FUNCINRIO TEM SUA PASTA COMETIQUTA;- QUARDADO TODOS SEUS
PRONTUARIOS,EXAMES;-AQUIVADO DENTO PASTA AQUIVO PORORDEMALFABTICA;-POR NUMERO DECAIXA.7.SOLICITAAO DE C PIA DEPRONTUARIOS.-SOMENTE COM REQUIMENTO DORESPONSVEL;-CARIMBO DA ADMINISTRAO.
8.PRONTUARIOS SOLICITADOS PELOMEDICO EFUNCIONRIOS DOSCONVNIOS.-COM REQUERIMENTO ,ASSINADO NOPROCOLO ;-COM A JUSTIFICATIVA;-EXAMES:COM REQUERIMENTOS E LIBEDOSCOM LAUDOS.
9.ORGANIZAAO DO RX-RECEPO ENVIAM A LISTAGEMDO PACIENTES .-CADASTRA NOS SISTEMA-POR DATA;-NOME DO PACIENTE;-PROCEDIMENTO:-HOSPITAL.
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Exames;
Resumo de gastos (manuscritos)
3. CAPEAMENTO DO PRONTURIO - O pronturio e colocado dentro da capa hospitalar,onde ser feita a etiqueta da seguinte forma: por nmero do pronturio, nome do paciente,
nome do convnio, nome do mdico, data da internao e data da alta .
4. CADASTRO DE PROTOCOLO DO PRONTURIO - referente ao paciente internado que
se cadastra no sistema adotado pelo hospital feito pelo suporte da informtica, sistema
atravs da INTERNET, onde o usurio do setor entra atravs de uma senha e cadastra os
dados do paciente, com nome do convnio, ms e ano. Cada caixa obtm em mdia 50
(cinqenta pronturios).
Quanto ao ambulatrio, consulta e exames so cadastrados em uma planilha no Excel, em
forma de listagem, nome do paciente e data, por ordem alfabtica e perfurada dentro de
uma pasta guardada dentro e uma caixa arquivo com nome do convnio, ms e ano.
5. ARQUIVAMENTO DO PRONTURIO - Para a organizao das caixas arquivos nas
prateleiras, segue uma seqncia. Referente aos anos anteriores nas partes de cima das
prateleiras e anos recentes as partes e de baixo. Exemplo:
2000200120022004Obs.: Organizados os convnios nas prateleiras por seqncia de ordem alfabtica. Quanto
ao particular, feito da mesma forma, conferido e arquivado da mesma forma que os outros
convnios.
6. CONVNIO FUNCIONRIOS 9 DE JULHO - Esses so conferidos, e cada funcionrio
tem uma pasta com seu nome, onde ficam arquivados todos os seus pronturios, consultas,
exames, ambulatrio, arquivado dentro de uma pasta arquivo por ordem alfabtica.
7. SOLICITAO DE CPIA DE PRONTURIO PELO PACIENTE
a) Somente mediante ao requerimento preenchido pelo prprio paciente ou pelo
responsvel legal.
b) A administrao verifica com quem est o pronturio seguindo pelo fluxograma, adotado
para uma melhor organizao. Depois de verificar em que setor est, encaminhado ao
responsvel.
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c) Aps solicitarem as cpias de pronturios, sero encaminhadas ao diretor de tica para
verificar o pronturio, e autorizar as a retiradas de cpias conforme a solicitao pedida.
8. PRONTURIOS SOLICITADOS PELO MDICO E PELOS FUNCIONRIOS DOSCONVNIOS.
a) Sero liberados pronturios para funcionrios dos convnios mediante ao requerimento
assinado e protocolado pelo responsvel do setor, com a devida justificativa.
b) Solicitao de exames: para retirada de exames como: USG, Raio X e outros, somente
com requerimento .
c) Liberao de exames: somente com laudos.
9. ORGANIZAO DE RX - Referente ao RAIO X , vindo para o SAME, so conferidos por
uma listagem feita em duas vias.Cadastra no sistema por ordem na planilha do Excel , por
ordem de data e ms.
Obs.: Todos os pronturios que so retirados para fins de averiguaes, possuem no
mximo de 48 horas para devoluo.
12 OBSERVAES:
Comparativo entre algumas atribuies que ocorrem na Instituio e o que preceitua a
bibliografia especializada PROAHSA (1978:303).
1.Por meio de um registro geral.
Qual o procedimento? Quem faz? Quem deveria fazer?
Registra e controla os
pacientes atendidos em
decorrncia de convnios,
respeitando a
documentao estipulada
pelos convenentes
Recepo SAME
Controla e atualiza o
registro de vagas
existentes no hospital
Recepo SAME
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Informa ao pblico e as
autoridades legais e
sanitrias o estado de
pacientes internados eoutras ocorrncia que no
impliquem em
informaes confidenciais.
CCIH (comisso de).
(Controle hospitalar)
SAME
Fonte: Adaptado de PROAHSA, Programa de estudos avanados em administrao hospitalar e desistemas de sade.
Comparao percentual entre atividades de registro geral, feitas por outros setoresque seriam de competncia do SAME:
Nmero de procedimentos listados: 03
Procedimentos que deveriam ser executados pelo SAME: 03 (todos)
Procedimentos executados por Outros Setores: 03
Logo, 100% dos procedimentos so efetuados por outros setores, quando deveriam
ser efetuados pelo SAME.
2.Por meio de arquivo mdico.
Qual o procedimento? Quem faz? Quem deveria fazer?
Compor, ordena,confere,
arquiva e controla os
pronturios.
SAME SAME
Revisa os pronturios
mdicos zelando pela
exatido no preenchimento
dos formulrios que os
compem.
CONVNIOS SAME
Fornece os pronturios s
unidades prestadoras,
controladoras daassistncia sua devoluo.
SAME SAME
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de notificao a ser
enviada ao departamento
regional de sade Sistema
de vigilnciaEpidemiolgica.
Controle (hospitalar)
Fonte: Adaptado de PRHOASA, Fonte: Adaptado de PRHOASA, Programa de estudos avanados emadministrao hospitalar e de sistemas de sade.
Comparao percentual entre atividades estatsticas feitas por outros setores que
seriam de competncia do S.A.M.E:
Nmero de procedimentos listados: 3 Procedimentos que deveriam ser executados pelo SAME:2 (todos)
Procedimentos executados por Outros Setores: 01
Logo, 100% dos procedimentos so efetuados por outros setores, quando deveriam
ser efetuados pelo SAME.
4. Por meio de controle.
Fonte: Adaptado de PRHOASA, Programa de estudos avanados em administrao hospitalar e de sistemas desade.
Comparao percentual entre atividades de controle feitas por outros setores que
seriam de competncia do S.A.M.E:
Nmero de procedimentos listados: 04
Procedimentos que deveriam ser executados pelo SAME: 04 (todos)
Qual o procedimento? Quem faz? Quem deveria fazer?
Elabora registros de
nascidos vivos
CCIH (comisso de
Controle hospitalar
SAME
Elabora registros bitos CCIH (comisso de
Controle hospitalar)
SAME
Elabora pesquisa
estatsticas de doenas
CCIH (comisso de
Controle hospitalar0
SAME/CCIH
Elabora grficos de fluxo
de pacientes.
Recepo SAME
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Procedimentos executados por Outros Setores: 04
Logo ,100% dos procedimentos so efetuados por outros setores, quando deveriam
ser efetuados pelo SAME.
13 PROPOSIO DE MODELO BSICO PARA UM SAME
FIGURA 01- ORGANOGRAMA DE UM S.A.M.E
FONTE: A autora.
A recepo principal recebe o paciente, faz os registros, confere todos os dados,
preenche as fichas devidas, e o encaminha para o ambulatrio, em seguida para a
internao, se for o caso sendo responsvel por todo o processo de triagem.
Quantos s estatsticas, essas tm uma finalidade muito importante para toda e
qualquer instituio: organiza dados para pesquisa clnica e avalia a instituio. Portanto,
de extrema importncia onde se controla os gatos e custos e como esto feitos o controle de
internao a partir dos pronturios e outras fontes de informao. Pode tambm analisar a
taxa e ndices coeficientes e elaborar o relatrio das atividades estatsticas. Manter uma
estatstica atualizada fornece informaes epidemiolgicas, tratadas pela instituio e total
de pacientes acometidos.
Aps as pesquisas feitas nos hospitais, pode se contatar, que os SAMES,
implantados e os que esto em faze de estruturao, h muito a ser feito para uma melhor
troca efetiva de informaes, para a elaborao de um servio com um sistema mais rpido,
eficiente. Valem que um administrador estiver pode fazer uma atualizao e nova
estruturao para esses servios. Um organograma acima, e apenas um modelo que motivaa mostrar como seria essa nova estrutura, que no formal, patro, servindo apenas como
modelo elaborado aps, revistos atravs da observao as dificuldades que os hospitais
SAME
ARQUIVO MDICO ESTATSTICASREGISTROS
INTERNAO EAMBULATRIO
DADOSINFORMAES
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encontram na guarda de pronturios, nas estatsticas e no sigilo tico do medico da
instituio com o paciente.
CONSIDERAES FINAIS
O Arquivo mdico foi criado para controlar, ordenar e arquivar os pronturios dos
pacientes, tanto ambulatorial como da internao. Os documentos arquivados neste setor
contm o histrico do paciente, dados, informaes pessoais, laudos, resultados dos
exames realizados, descries e concluses, no qual permanece na instituio por tempo
indeterminado. Verificou-se que, os hospitais como sendo responsveis pela guarda e
conservao dos pronturios, h uma falta de planejamento para o arquivamento e setoradequado para este fim.
Havendo SAME nas instituies enquanto setor criado para realizar este servio,
sua existncia resultar na preciso da organizao atravs dos seus trabalhos de
manuteno, conservao e guarda dos pronturios dos pacientes que necessitam de
assistncia. Verificou-se tambm, a falta de um espao apropriado devido ao grande volume
de papis, h muito que se fazer para que o SAME esteja completo, visto que esto apenas
guardando os pronturios e alguns arquivando-os. Pode-se estruturar organograma paradiviso de procedimentos, atribudos aos Servios de Arquivos Mdicos e estatsticos, que
motivou para melhor organizao de desenvolvimento para o setor. Assim, o Administrador
poder fazer um planejamento especfico contratando tambm, profissionais que saibam
sobre esse tipo de servio e que sejam treinados e motivados para que funcionem da forma
correta, ou seja que atendam s necessidades do hospital. Buscando sempre novos
conhecimentos para rea, podendo servir de forma clara e eficiente. Assim esses servios
teriam mais credibilidade e confiabilidade.
Dessa forma percebe-se que a melhoria no servio torna melhora a qualidade
prestada ao paciente, e para a instituio uma forma de aprimorar melhor os seus servios.
Os benefcios so ainda maiores para os profissionais que trabalham na organizao. H
estmulo o trabalho em equipe, com o comprometimento com os resultados, e, mas para um
impacto rpido e duradouro, deve-se tornar a parte integral e essencial de toda instituio,
ou seja, todos os membros da organizao, desde o pessoal operacional, mdico,
enfermeiro e administradores devem acreditar, e possvel tambm uma prioridade para si
prprio e para organizao hospitalar. Um dos pontos positivos tambm que atribuem comosuporte e esta o GED (gerenciamento eletrnico e surgindo o PEP.
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O Pronturio eletrnico um meio fsico, onde esto todas as informaes de sade,
clnicas, e administrativas, e o histrico de vida de um paciente. Muitos benefcios podem
ser obtidos, desde o formato at a guarda desses pronturios.Tambm apresentando como
posposta a atender a demanda dos novos modelos e alterao e de gerenciamento dosservios, o PEP, ou registro Eletrnico de Sade, quando bem implantado uma excelente
ferramenta de organizao da produo e registro dos servios. Entrando assim O GED,
(gerenciamento Eletrnico), seria um timo resultado de soluo para a empresa com a
reduo de espao fsico, alta velocidade, preciso e localizao de documentos. Estas
vantagens so importantes para a instituio medida que pretendem se manter na
liderana por definio, ao atribuir ao paciente e ao profissional de sade que o atendimento
para qualquer fins: clnico, jurdico, administrativo e de pesquisas, entre outros. Dessa
forma, os relatrios, produo, faturamento, estatsticas e o fechamento de contas, a guardade pronturios, sero mais rpidos e acessveis, com mais sigilo. Podendo influenciar
servios promovendo uma padronizao, e uso melhores prticas adaptadas para a
instituio hospitalar, com isso pode promover a reduo de custo e aumento na qualidade
esse padro um requisito que favores o planejamento. Embora a realizao de um PEP,
no ter sido dificultada pela tecnologia, natureza da instituio organizacional ou
relacionada forma de trabalho dos profissional de ateno direta. A tecnologia de ged leva
a informao certa no momento certo.
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