R E L A T Ó R I O D A M E T A Q U A L I T A T I V A
Análise e Melhoria de Processos
Processo analisado: Publicação de Trabalhos pelo Corpo Técnico da Embrapa Cerrados
Embrapa Cerrados
Relatório da Meta Qualitativa
Análise e Melhoria de ProcessosProcesso analisado:Publicação de Trabalhos pelo Corpo Técnico da Embrapa Cerrados
Período: de 2/2008 a 2/2009
Brasília-DF10 de março de 2009
Chefe da Embrapa CerradosJosé Robson Bezerra Sereno
Equipe de análise e melhoria do processo:Alessandra S.P. Rivera (CDI)Alexandre Moreira Veloso (Gráfica)Caroline Jácome Costa (Pesquisa)Divino Batista de Souza (Gráfica)Eduardo Cyrino de Oliveira Filho (Pesquisa)Fabiano Bastos (Editoração)Fernanda Vidigal Cabral de Miranda (Revisão)José Reynaldo Ramos Machado Júnior (SIN)Júlia Maria de Sousa Farias (CDI)Jussara Flores de Oliveira Arbues (Revisão)Liliane Castelões (CHCN)Maria Edilva Nogueira (Comitê de Publicação)Renato Berlim Fonseca (Editoração)Rosângela Lacerda de Castro (Biblioteca)Shirley da Luz Soares Araújo (Biblioteca)Wellington Cavalcanti (Editoração)
Capa, projeto gráfico e diagramação:Fabiano Bastos (SIN Embrapa Cerrados)
A realidade é que não se pode implementar nenhuma estratégia nem promover nenhuma
mudança a menos e até que se consiga mudar as pessoas. Qualquer melhoria que
aconteça em sua empresa repousa na decisão das pessoas de fazer algo de uma
forma diferente e melhor”.
(Edward L. Gubman).
Sumário
Apresentação . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7I – Análise do processo . . . . . . . . . . . . . . .9
Descrição do Processo . . . . . . . . . . . . . .9Macrodiagrama do processo . . . . . . . . . . . 17Fluxograma do Processo . . . . . . . . . . . . 19Fatores Críticos de Sucesso . . . . . . . . . . . 24Levantamento dos Problemas . . . . . . . . . . 24Identificação dos problemas do Processo . . . . . 29Priorização das causas . . . . . . . . . . . . . 34Identificação de soluções para as causas . . . . . 37Plano de melhoria 5w2h. . . . . . . . . . . . . 40
Anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Material de consulta e apoio . . . . . . . . . . . . 51
7
Apresentação
A Embrapa Cerrados, à luz dos direcionamentos emanados pela Embrapa, vem compreendendo o contexto dos seus processos, analisando e melhorando este contexto e preparando as equipes para gerir estes processos.
A Unidade possui muitos desafios haja vista que a organização tradicional do seu trabalho é prática há 34 anos e está sedimentada em sua cultura. Apesar de já ter adotado uma estrutura semiflexível em seu regimento interno, as pessoas que trabalham na Unidade ainda se organizam em setores e áreas e a compreensão so-bre a organização do trabalho em processos ainda é vaga para muitas equipes.
Intensificar a disseminação da metodologia AMP e refletir sobre a gestão por processos, por meio de capacitações, é a estratégia inicialmente assumida por esta Chefia, que já possui um mapa de contexto para orientar estes esforços (Fig 1 e 2).
Fig. 1 – Mapa de Contexto da Embrapa – Entregas Globais. Projeto Ecoprocessos.
8
Fig. 2 – Mapa de Contexto da Embrapa – Entregas específicas de cada processo. Projeto Ecoprocessos.
Com o desafio posto e a estratégia escolhida resta à Unidade a perseverança para alcançar seus objetivos e a humildade em ouvir e aprender com suas próprias equipes.
José Robson Bezerra SerenoChefe-Geral da Embrapa Cerrados
9
I – Análise do processo
Descrição do Processo
A decisão de analisar e melhorar o processo de publicação de trabalhos pelo cor-po técnico da Embrapa Cerrados partiu da Chefia da Unidade, ao analisar e avaliar a relevância e o desempenho de vários de seus processos. O baixo desempenho apresentado e a relevância das entregas do processo visualizadas pela Chefia no mapa de contexto foram os principais critérios utilizados para a escolha do proces-so. O processo de publicação de trabalhos pelo corpo técnico da Embrapa Cerra-dos, apesar de já ter sido avaliado e melhorado no âmbito institucional, ainda ne-cessita de muitas melhorias, principalmente após sucessivas mudanças na equipe e no processo.
A equipe de análise e melhoria foi constituída de forma multifuncional, preven-do a participação prioritária do Comitê de Publicações da Unidade, do Setor de Informação e da equipe de pesquisa. Além destas equipes, a análise e melhoria do processo também contou com a participação da equipe de patrimônio e material e da equipe de comunicação e negócios. Vale ressaltar que a participação da equi-pe técnica ficou prejudicada nesta primeira análise haja vista os diversos eventos ocorridos na Unidade em 2008, dos quais destacam-se o planejamento estratégico e a troca de Chefias.
No decorrer das reuniões a equipe passou a compreender a dimensão do proces-so, elaborando a descrição a seguir, conforme a metodologia AMP.
10
Escopo do Processo
Nome: Publicação de trabalhos pelo corpo técnico da Embrapa Cerrados.
Objetivo Geral:Gerenciar (planejar, executar, controlar e avaliar) a publicação dos trabalhos
produzidos pelo corpo técnico da Embrapa Cerrados.
Normas e procedimentos:• Manual de Editoração da Embrapa;• Manual de Identidade Visual;• Regimento Interno do Comitê de Publicações• Manual de referenciação da Embrapa;• NBR 6023 (Revisão de referências)• NBR 10520 (Revisão de citação)• Thesagro• AACR2• CGPE• ISBN/ ISSN• Normas específicas dos periódicos e sites• Normas do SIDE• Ficha de avaliação do trabalho a ser publicado na série Embrapa (CP)• PDE, PDU, PAT e SAU da UD• SAAD-RH
Início:• Planejar as publicações anuais
Conteúdo:1. Elaborar trabalho2. Submeter o trabalho à análise do Comitê de Publicação da Embrapa Cerrados ou de
veículo externo
3. Encaminhar artigos a ACN para publicação em sites, revistas e jornais
4. Registrar o trabalho no GPUBLIC
5. Avaliar conformidade com as normas
6. Indicar grupo de revisores técnicos
7. Preparar material para revisores
8. Avaliar mérito técnico
9. Adequar conforme pareceres dos revisores
11
10. Prepara material para supervisão editorial
11. Atribuir número da série12. Registrar no sistema de acompanhamento13. Revisar e padronizar conforme normas gramaticais
14. Revisar referências
15. Revisar citações
16. Diagramar documento
17. Elaborar projeto gráfico (em caso de livros)
18. Revisar trabalho editorado
19. Fazer checklist
20. Registrar no Cadastro Geral de Publicações da Embrapa - CGPE
21. Fazer checklist de referências e citações
22. Elaborar ficha catalográfica
23. Fazer emendas
24. Elaborar capa
25. Revisar emendas
26. Imprimir prova gráfica
27. Fazer acabamento
28. Avaliar trabalho editorado
29. Avaliar e incorporar as correções do autor
30. Realizar a avaliação final
31. Imprimir exemplares
32. Fazer acabamento
33. Calcular o preço de custo e de venda
34. Gerar GRP
35. Registrar publicação no sistema de estoque
36. Estocar publicação37. Requisitar cópias da publicação para autor, comitê de publicação e incorporação no
acervo da Biblioteca;
38. Registrar no AINFO
Término:• Comprovar metas de publicação da Unidade.
Entradas:
• Trabalhos a serem publicados
Fornecedores:• Pesquisadores, Técnicos, Comitê de Publicações, Chefias da Embrapa Cer-
12
rados, ACN, DE, SIN, SPM, SOF, Auditoria e veículos externos à Embrapa Cerrados,
Saídas ou Produtos:• Trabalhos publicados.
Clientes:• Corpo técnico da Embrapa Cerrados.
Indicadores de desempenho: Ver página 22.
A fim de aperfeiçoar o mapeamento dos processos, o comitê de desenvolvimen-to institucional vem testando algumas ferramentas para mapeamento de custos (sociais, ambientais e econômicos) e de competências. Neste primeiro momento o que se conseguiu mapear do processo encontra-se a seguir.
Segurança do Trabalho:• Adequação ergonômica: não possui cadeiras e mesas ergonômicas, apoio de
silicone para pulso e descanso para perna. • Uso de EPIs: protetor de ouvidos, luvas, óculos e máscara facial para mani-
pulação de solvente (Gráfica)
Condicionantes Ambientais:• Pegada Ambiental: separam papel para reciclagem, impressão frente e verso
(duplex).• Geração de resíduos: papel, cartucho, toner, estopa, resto de tinta, vasilha-
me de tiner, ácido, revelador positivo e negativo de chapa.• Descarte de resíduos: cartuchos e toner são armazenados nas próprias salas.
Alguns materiais (toner, óleo, plástico) e peças de reposição são devolvidos para empresa fornecedora.
Aspectos Econômicos e Materiais:• Custos de materiais: papel, (40.000 folhas por ano, 20*Nº de publicações
por ano*nº médio de páginas por publicação da serie Embrapa), toner, tinta, grampo, chapa, pasta, xerox, gasolina, solvente, cliper, cola, filó)
• Custo Homem-hora: 1 pesquisador (15 dias por publicação), 2 analistas revi-sores (3 dias por publicação), 1 analista do SPM (15 dias por ano), 1 analista do SOF (5dias por ano), 1 analista jornalista (1/2 dia por artigo na mídia), 1 analista bibliotecário (2 dias por publicação), 1 analista design (4 dias por pu-blicação), 1 assistente gráfico (1/2 dia por publicação), 1 analista gramatical
13
(4 dias), 1 analista do Comitê de Publicação (1 dia por publicação). • Depreciação de máquinas: computadores (17), impressoras (10), ventilado-
res (4), ar condicionado(2), guilhotina, máquina de grampo, scanner(2), no-break (17).
• Manutenção de Máquinas (Máquina de Impressão: R$ 16.000,00)
Competências:“Combinações sinérgicas (complementaridade, interdependência e simultanei-
dade) de conhecimentos, habilidades e atitudes expressas pelo desempenho pro-fissional dentro de determinado contexto institucional que agregam valor às pesso-as e à instituição”.
• Atitude (Predisposições para agir frente a um problema - domínio relacionado aos sentimentos, crenças e valores) - refere-se ao querer fazer.
• Habilidade (capacidade de aplicar e fazer uso produtivo do conhecimento - capacidade de instaurar conhecimentos para utilizá-los em uma ação es-pecífica - saber como fazer algo ou apropriar-se de meios adequados para alcançar um propósito - podem ser cognitivas ou intelectuais e pisicomotora ou manipulativa) – refere-se ao saber fazer.
• Conhecimento (Conjunto de saberes – tácitos e explícitos – que viabilizam o processo) – refere-se ao próprio saber.
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Matriz de Competências do Processo1
Competência Descrição01 – Planejamento das metas de publicação
Estabelecer a meta anual de publicação de trabalhos técnicos conforme o pactuado com a Chefia.
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Plano Diretor da Unidade- Área técnica e atividades de pesquisa realizadas- Demanda da Chefia e da DE- Normas e fluxos do processo
- Ter orientação estratégica- Saber negociar- Ter foco- Interagir com seus pares e com atores do processo de publicação e saber trabalhar em equipe
- Ser flexível- Ser comprometido- Respeitar a orientação estratégica da Empresa
Competência Descrição02 - Elaboração de trabalhos Elaborar trabalhos técnicos conforme normas que regem as
publicações da Embrapa ou dos veículos externos que forem utilizados.
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Técnicas de redação- Normas gramaticais- Normas específicas dos periódicos e sites- Normas do Comitê de Publicação e fluxo do processo- NBR 6023 (Revisão de referências)- NBR 10520 (Revisão de citação)- Manual de referenciação da Embrapa- Plano Diretor da Embrapa Cerrados- Novas tecnologias de informação e comunicação- Position Paper da Embrapa- Conhecimento técnico-científico- Normas e fluxos do processo
- Redigir trabalhos- Selecionar informações- Sintetizar- Ser objetivo- Interagir com seus pares e com atores do processo de publicação e saber trabalhar em equipe
- Buscar atualização profissional- Respeitar diferenças- Ser flexível- Ter empatia- Respeitar a opinião dos revisores- Ser comprometido- Respeitar o position paper da Empresa- Ser ético- Ter agilidade de resposta- Ser pró-ativo- Emitir e receber feedback
Competência Descrição03 - Avaliação de conformidades
Avaliar conformidades com as normas e procedimentos que regem o processo de publicação de trabalhos, bem como com as estratégias da Unidade.
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Normas que regem o processo de publicação de trabalhos e fluxo do processo- Plano Diretor da Embrapa Cerrados
- Ter visão estratégica- Ter leitura dinâmica- Ser ágil nas avaliações
- Agir em conformidade com os princípios da administração pública e com os valores da Embrapa- Buscar atualização profissional- Interagir com autores
1 As definições de competência, bem como o modelo de mapeamento foi adaptado do trabalho de monografia elaborado por Osmar Rodrigues de Faria, empragado da Embrapa Informação Tecnológica, intitulado MAPEAMENTO DE COMPETÊN-CIAS COM BASE NA GESTÃO POR PROCESSOS: O caso Embrapa.
15
Competência Descrição04 - Avaliação de mérito técnico de trabalhos a serem publicados
Avaliar qualidade técnica dos trabalhos submetidos à publicação
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Normas gramaticais- Área do conhecimento abordada pela publicação- Procedimentos e prazos de revisão de trabalhos da Embrapa
- Ter leitura dinâmica- Ter concentração- Ser ágil nas avaliações- Emitir e receber feedback
- Agir em conformidade com os princípios da administração pública e com os valores da Embrapa- Buscar atualização profissional- Ser comprometido- Emitir e receber feedback
Competência Descrição05 - Revisão e padronização Revisar aspectos gramaticais dos textos submetidos para
publicação e normalizá-los de acordo com as regras e convenções do Manual de Editoração da Embrapa
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Regras ortográficas do português- Regras gramaticais do português- Normas do Manual de Publicações da Embrapa- Normas e fluxos do processo editorial- Normas e siglas para revisão de textos- Revisão de textos e novo acordo ortográfico
- Ter concentração- Ser ágil na revisão- Saber empregar as normas da língua nos diversos tipos de texto- Saber identificar tipos variados de texto e ajustar a linguagem mais apropriada ao veículo e público-alvo- Relacionar-se bem com o cliente
- Buscar atualização profissional- Trocar experiências com outros revisores da Embrapa- Rever as normas e convenções da Embrapa
Competência Descrição06 - Revisão de referências Normalizar referências bibliográficas da Embrapa Cerrados
de acordo com o Manual de Referenciação Bibliográfica da Embrapa.
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Biblioteconomia- Norma ABNT – NBR 6023- Manual para referenciação de recursos da informação na Embrapa- Normas e fluxos do processo
- Ter concentração- Ser ágil
-Buscar atualização profissional- Ser comprometido
Competência Descrição07 -Revisão de citações Normalizar as citações das publicações da Embrapa de acordo
com a norma NBR 10520 – Citações em DocumentosConhecimentos Habilidades Atitudes
- Biblioteconomia- Norma ABNT - NBR 10520- Manual para referenciação de recursos da informação na Embrapa- Normas e fluxos do processo
- Ter concentração- Ser ágil
-Buscar atualização profissional- Ser comprometido
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Competência Descrição08 –Criação de projeto gráfico Criar layout dos trabalhos submetidos ao processo de
publicaçãoConhecimentos Habilidades Atitudes
- Tipografia- Softwares de desenhos vetoriais, diagramação eletrônica e imagens (Corel draw, adobe indesign, adob fotoshop)- produção gráfica- desing gráfico- fechamento de arquivos- Papéis, natureza e utilização- fundamentos da comunicação visual- produção gráfica de livros- Normas e fluxos do processo
- uso de softwares gráficos - ser meticuloso -ser criativo- ter visão de projeto - buscar atualização profissional
Competência Descrição08 -Diagramação
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Tipografia- Softwares de desenhos vetoriais, diagramação eletrônica e imagens (Corel draw, adobe indesign, adob fotoshop)- produção gráfica- desing gráfico- fechamento de arquivos- Papéis, natureza e utilização- fundamentos da comunicação visual- produção gráfica de livros- Normas e fluxos do processo
- uso de softwares gráficos- produção e fechamento de arquivos- agilidade para criação de layouts- administração de tempo (prazos curtos)- metodologia para projeto de publicações
- ser meticuloso- ser criativo- ter visão de projeto
Competência Descrição09 - Elaboração de ficha catalográfica
Elaborar ficha catalográfica das publicações da Embrapa de acordo com Código de Catalogação Anglo Americano – AACR2
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Bibloteconomia- Código de Catalogação Anglo Americano AACR2- Normas e fluxos do processo
- Ser ágil - Ser comprometido
Competência Descrição10 - Elaboração de emendas
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Normas e fluxos do processo
Competência Descrição11 - Elaboração de capa
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Normas e fluxos do processo
17
Competência Descrição12 - Impressão de publicações Confeccionar material impresso de pesquisas realizadas pela
Embrapa, usando o conhecimento e os recursos disponíveis na unidade.
Conhecimentos Habilidades Atitudes- Produção industrial gráfica e suas técnicas no processo de produção.- Pré-impressão- Impressão- Acabamento.- OFF SET- Impressão digital-Tipografia e acabamento.- Normas e fluxos do processo
- Direcionar a forma mais adequada visando menor custo, alta qualidade e precisão na entrega dos trabalhos.- Agilidade na avaliação
- Busca de atualização profissional- Respeitar padrões e princípios da administração pública, bem como os valores da Unidade.- Ser prestativo e sugerir recursos disponíveis.
Competência Descrição14 - Realização de cálculo de preço e venda de publicações
Conhecimentos Habilidades Atitudes
A equipe considerou que o processo finaliza com a comprovação institucional da publicação realizada. Apesar das discussões sobre se a atividade de venda entraria ou não no arcabouço do processo, a equipe concordou que esta atividade faria par-te de um outro processo do mapa de contexto da unidade: comunicação externa.
Este consenso foi reforçado pelo argumento de que a venda de publicações está sob a guarda de outro objetivo, relacionado à imagem da Unidade na sociedade. Enquanto que o processo em questão refere-se apenas ao objetivo de gerenciar com eficácia a produção de publicações.
Macrodiagrama do processo
Após o exercício de delimitação do processo, o macrodiagrama proporcionou a compreensão da cadeia cliente/ fornecedor de cada atividade do processo. A equi-pe analisou o processo mais uma vez, revendo pontos que apresentavam dualida-des e refletindo sobre eles. O trabalho de análise e elaboração do Macrodiagrama realizado pela equipe é apresentado pela Figura 1
18
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Fluxograma do Processo
Na terceira ferramenta de compreensão do processo, fluxograma, a equipe de-talhou os procedimentos da publicação de trabalhos pelo corpo técnico da Embra-pa Cerrados, a fim de compreender com exatidão os gargalos do processo. Esta descrição encontra-se a seguir, nas Figuras 2, 3, 4, 5 e 6.
As cores verdes utilizadas nos fluxogramas referem-se às atividades que podem ser automatizadas por programas diferentes. A cor rosa diferenciou as atividades onde há morosidade e que se configuram gargalos atuais do processo.
Fig. 2 – Fluxograma geral processo.
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Fatores Críticos de Sucesso
Os fatores críticos de sucesso, segundo a metodologia AMP são aqueles que “têm maior impacto no resultado final... falhas nestas ações implicam retrabalho e prejuízo.”Fatores Críticos de Sucesso Justificativa1. Redige trabalho Trabalhos mal elaborados ou fora das normas são devolvidos
para várias correções, implicam retrabalho e atrasam o processo editorial. Há ainda risco de o trabalho não ser aceito pelo Comitê de Publicações.
2. Registra no GPublic Se a publicação não for registrada no GPublic, o trabalho não passará por revisão técnica e não poderá ser enviado para revisão de texto e editoração, o que atrasa todo o processo editorial.
3. Avalia conformidade com as normas
A conformidade com as normas deve ser observada a fim de evitar que o trabalho seja devolvido para adequações e que atrase o fluxo editorial.
4. Ajusta a pareceres Se as alterações indicadas nos pareceres não são seguidas, o trabalho pode retornar ao autor, gerando morosidade ao processo.
5. Avalia trabalho editorado Erros devem ser observados nessa atividade, pois implicam retrabalho.
6. Avalia correções do autor
Erros nessa avaliação implicam retrabalho para a editoração e a impressão.
7. Imprime trabalho Se a atividade de impressão não for bem realizada, implicará gastos superiores ao previsto e não atendimento do prazo.
8. Registra no AINFO Se a publicação não for registrada no AINFO, a unidade e o pesquisador perdem pontos na avaliação de desempenho.
9. Registra no Clipping Se a publicação não for registrada no Clipping, a unidade e o pesquisador perdem na avaliação de desempenho
10.Redige e-mail ao editor do veículo
A comunicação equivocada com o editor do veículo pode gerar retrabalho e prejuízo à equipe.
Levantamento dos Problemas
Consulta sobre os requisitos dos clientes e formulação dos indicadores do pro-cesso
Para identificar quais os requisitos de satisfação dos atores do processo, a equi-pe relacionou os atores do processo e elegeu representantes de cada um para en-trevistas semi-estruturadas.
Os atores entrevistados foram: chefe geral e chefes adjuntos, 20 pesquisadores e analistas da equipe técnica, dois analistas do setor de patrimônio e material, um analista do comitê de publicação, um analista da área de comunicação e negócios e quatros analistas do setor de informação.
O roteiro utilizado abordava a opinião do entrevistado sobre quais característi-cas o processo deveria possuir para ser excelente. Todos os entrevistados forne-ceram suas opiniões.
Os principais requisitos levantados referem-se à agilidade e transparência do processo e qualidade técnica das publicações.
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Veja a seguir todos os requisitos levantados.
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2007 2008
Indicadores do Processo de Publicação
Série Embrapa
Livros
Artigo na mídia
Editor externo
Verifica-se um grande volume de trabalhos que são enviados para publicação em outras organizações.
Este fato se deve ao alto valor curricular gerado por publicações realizadas fora da Embrapa, apesar do incentivo do SAAD para publicações internas.
A equipe técnica e a Chefia estão dispostas a discutir a fim de definir qual a me-lhor estratégia para a Unidade.
“É realmente importante para a Embrapa que tenhamos um aumento expressivo no número de publicação em revistas científicas indexadas? Não desmerecendo a importância dessas publicações, não sei se isso é um bom parâmetro para avaliar o impacto das nossas pesquisas, e se devemos realmente investir nesse tipo de publicações. Devemos en-tão nos esforçar para aumentar o número de publicações da Série Embrapa ou publicações mais direcionadas aos produtores?
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Identificação dos problemas do Processo
Para o Sebrae, (1995), “Problema é a diferença entre uma situação desejada (meta, objetivo, visão, padrão) e a situação do momento. Pode ser considerado si-nônimo de erro, desvio ou não conformidade, desperdício”. A 6ª versão da apostila AMP Embrapa considera que o problema deve ser analisado pela equipe confor-me descrição do processo, requisitos e satisfação dos clientes e desempenho das suas metas.
Com base nos requisitos dos clientes e no objetivo do processo foi possível identificar o seguinte problema.
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Priorização das causas
Em reunião, a equipe de melhoria do processo, composta por empregados de diferentes setores e funções, elegeu as causas mais prioritárias, haja vista as en-trevistas e análises realizadas pela própria equipe.
Apesar da composição multifuncional da equipe, houve pouca representativida-de da equipe técnica de P&D. Isto se deu por alguns fatores que ocorreram parale-lamente às oficinas de análise e melhoria, como planejamento estratégico, a troca de Chefia e o período de muitas atividades de P&D (alta sazonalidade na pesquisa).
Após este período, alguns representantes da equipe, escolhidos aleatoriamente, foram consultados por e-mail. Suas percepções sobre as causas dos problemas elencados foram adicionadas ao exercício e grifadas de azul.
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Respostas ao e-mail enviado para a equipe técnica após a oficina de AMP
a. Baixa participação dos pesquisadores da nossa unidade em programas de pós-graduação. Acho importante que tenhamos uma maior interação com as universidades. O estudante é peça fundamental, uma vez que ele pode tra-balhar na síntese dos resultados iniciais e o pesquisador fica responsável por trabalhar nos artigos finais, mais elaborados. Na verdade, acho que a Embra-pa deveria considerar ter um programa de pós-graduação.
b. Falta de técnicos de suporte. O pesquisador tem que participar de todo o processo da pesquisa, e a publicação, que deve ser feita durante o tempo da pesquisa, fica prejudicada. Ao acabar o projeto o pesquisador, já compro-metido com a escrita de outro(s) projeto(s), “engaveta” os dados e deixa a publicação de lado.Burocracia em excesso e o não funcionamento das estruturas de apoio à pes-quisa. Como as estruturas não funcionam, e o pesquisador tem que continu-ar conduzindo a pesquisa, ele prefere ele mesmo fazer todo o processo e não delegar. Isto tira tempo que poderia ser dedicado á publicação.
c. Envolvimento em muitos projetos sem a estrutura adequada para conduzir os projetos. O envolvimento em vários projetos está sendo cada vez mais ne-cessário, uma vez que isto é fundamental para a manutenção da unidade. Ou seja, a unidade é mantida com os projetos de pesquisa. Se tivéssemos uma boa estrutura tudo bem, mas como não temos isto sobrecarrega o pesquisa-dor e tira o tempo que poderia ser dedicado à publicação.
Mais duas coisas:• O SAAD é um excelente instrumento de gerência, se bem utilizado.• É difícil comparar o CPAC com outras unidades da Embrapa, pois ele tem
características muito particulares. Acho, por exemplo, injusto comparar o CPAC com o CPMA “.“É realmente importante para a Embrapa que tenhamos um aumento ex-pressivo no número de publicação em revistas científicas indexadas? Não desmerecendo a importância dessas publicações, não sei se isso é um bom parâmetro para avaliar o impacto das nossas pesquisas, e se devemos real-mente investir nesse tipo de publicações. Devemos então nos esforçar para aumentar o número de publicações da Série Embrapa ou publicações mais direcionadas aos produtores? Nesse caso, será que estamos com um núme-ro realmente baixo de publicações? E livros? Acho que estamos publicando livros até em excesso! De qualquer maneira, antes de discutirmos a quantida-
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de de publicações, devemos rever a qualidade das publicações. O que tenho reparado é que a pressão para publicar com a função principal de cumprir metas da unidade, está nos levando à publicações com baixo conteúdo de informações pertinentes, publicações muito repetitivas, e também em áreas completamente fora da nossa alça de aplicação”.
1. Desculpe, mas acho que o nosso sistema de pontuação não estimula publi-cações. Investe em um monte de informações rasas, não em clássicos.
2. A nossa chefia de P&D deveria sentar com os núcleos de pesquisadores e traçar metas - cada núcleo deveria apresentar pelo menos um paper em uma revista boa, cada coordenador de projeto e sua equipe outro. Esse deveria ser o SAAD automático. Tem um projeto de 4 anos, no quinto só publicar...nada mais.
3. Publicações boas demandam tempo - vai para o revisor, volta, vai de novo, volta de novo...não dá pra chegar um dia e falar “vou publicar dois artigos, três boletins e 4 artigos na mídia....4 artigos na mídia valem 200 pts, um pa-per Qualis A 300...qual o estímulo?
4. Uma coisa que pega muito é a estatística e o inglês...não temos nenhuma ajuda nesse aspecto. Na área que trabalho esses dois itens decidem até a leitura pelo Editor que recebe o paper e vai encaminhar ou não pra revisão.
5. Sugiro também que seja conhecido o ambiente de trabalho em centros onde as publicações são boas. Será que lá tem algo que não temos? Como poderí-amos fazer igual?
6. Resumindo, não temos o costume de sentar com a equipe, discutir os re-sultados, pensar nas publicações. Isso é treino, estímulo e valor ao trabalho científico. Quando isso tudo for revisto, quem sabe não conseguiremos me-lhorar?“.
Identificação de soluções para as causas
Com base na análise das respostas obtidas com a consulta aos atores do pro-cesso e na discussão interna da equipe de melhoria, formularam-se soluções que poderiam resolver todas as causas identificadas. Estas soluções encontram-se descritas e priorizadas a seguir.
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Exercício 11 - identificação de soluções para a causa PROCESSO: GERENCIAMENTO DA PUBLICAÇÃO DE TRABALHOS PELO CORPO TÉCNICO DA EMBRAPA CERRADOS PROBLEMA 1- PLANEJAMENTO INEFICAZ Soluções das Causas Priorizadas Causa 1- Flexibilidade e não comprometimento com o cronograma de atividades de P&D (prazos elásticos) • Elaboração de contratos de prestação de serviços com obrigações mútuas entre comitê de publicação e equipe técnica
• Sensibilização da equipe técnica para obediência de prazos e fluxos
• Pontuação no saad somente quando trabalho publicado
• Estabelecimento de um cronograma e calendário anual do processo de publicações
• Autonomia da equipe para negar trabalhos inadequados
• O que entrar fora do prazo estabelecido pelo cronograma fica para o ano seguinte Causa 2- Desconhecimento do manual de publicações da Embrapa (tipos de publicações) • Elaboração de manuais com normas e dicas
• Autonomia da equipe para negar trabalhos inadequados
• Elaborar e divulgar manual contendo instruções para autores
Causa 3- Desconhecimento e desrespeito ao fluxo do processo
• Implantação de softwares específicos
• Elaboração de manuais com normas e dicas
• Elaboração de contratos de prestação de serviços com obrigações mútuas entre comitê de publicação e equipe técnica
• Sensibilização da equipe técnica para obediência de prazos e fluxos
• Estabelecimento de um cronograma e calendário anual do processo de publicações • Obedecer rigorosamente à ordem de entrada de trabalhos no Comitê de Publicações
• Autonomia da equipe para negar trabalhos inadequados
• Dia de campo na biblioteca para disseminar sua importância e no Comitê de Publicações para disseminar o fluxo de publicações
• Elaborar e divulgar manual contendo instruções para autores
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Exercício 11 - identificação de soluções para a causa PROCESSO: GERENCIAMENTO DA PUBLICAÇÃO DE TRABALHOS PELO CORPO TÉCNICO DA EMBRAPA CERRADOS PROBLEMA 2- EXECUÇÃO INEFICAZ Soluções das Causas Priorizadas Causa 1- Flexibilidade e não comprometimento com o cronograma de atividades de P&D (prazos elásticos) • Elaboração de contratos de prestação de serviços com obrigações mútuas entre comitê de publicação e equipe técnica
• Sensibilização da equipe técnica para obediência de prazos e fluxos
• Pontuação no SAAD somente quando trabalho publicado
• Estabelecimento de um cronograma e calendário anual do processo de publicações
• Autonomia da equipe para negar trabalhos inadequados
• O que entrar fora do prazo estabelecido pelo cronograma fica para o ano seguinte Causa 2- Desconhecimento do manual de publicações da Embrapa (tipos de publicações) • Elaboração de manuais com normas e dicas
• Autonomia da equipe para negar trabalhos inadequados
• Elaborar e divulgar manual contendo instruções para autores
Causa 3- Desconhecimento e desrespeito ao fluxo do processo
• Implantação de softwares específicos
• Elaboração de manuais com normas e dicas
• Elaboração de contratos de prestação de serviços com obrigações mútuas entre comitê de publicação e equipe técnica
• Sensibilização da equipe técnica para obediência de prazos e fluxos
• Estabelecimento de um cronograma e calendário anual do processo de publicações • Obedecer rigorosamente à ordem de entrada de trabalhos no Comitê de Publicações • Autonomia da equipe para negar trabalhos inadequados
• Dia de campo na biblioteca para disseminar sua importância e no Comitê de Publicações para disseminar o fluxo de publicações
• Elaborar e divulgar manual contendo instruções para autores
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Para as causas grifadas em azul, segue as sugestões apresentadas:
“A nossa chefia de P&D deveria sentar com os núcleos de pesquisadores e traçar metas - cada núcleo deveria apresentar pelo menos um paper em uma revista boa, cada coordenador de projeto e sua equipe outro. Esse deveria ser o SAAD automático. Tem um projeto de 4 anos, no quinto só publicar...nada mais. Sugiro também que seja conhecido o ambiente de trabalho em centros onde as publicações são boas. Será que lá tem algo que não temos? Como poderíamos fazer igual?Resumindo, não temos o costume de sentar com a equipe, discutir os resultados, pensar nas publicações. Isso é treino, estímulo e valor ao trabalho científico. Quando isso tudo for revisto, quem sabe não conseguiremos melhorar?”
“Uma coisa que pega muito é a estatística e o inglês... não temos nenhuma ajuda nesse aspecto. Na área que trabalho esses dois itens decidem até a leitura pelo Editor que recebe o paper e vai encaminhar ou não pra revisão.”
Deve-se discutir junto à equipe técnica os aspectos: “É realmente importante para a Embrapa que tenhamos um aumento expressivo no número de publi-cação em revistas científicas indexadas? Não desmerecendo a importância dessas publicações, não sei se isso é um bom parâmetro para avaliar o im-pacto das nossas pesquisas, e se devemos realmente investir nesse tipo de publicações. Devemos então nos esforçar para aumentar o número de publi-cações da Série Embrapa ou publicações mais direcionadas aos produtores? Nesse caso, será que estamos com um número realmente baixo de publica-ções? E livros? Acho que estamos publicando livros até em excesso!”.
“Acho importante que tenhamos uma maior interação com as universidades. O estudante é peça fundamental, uma vez que ele pode trabalhar na síntese dos resultados iniciais e o pesquisador fica responsável por trabalhar nos ar-tigos finais, mais elaborados. Na verdade, acho que a Embrapa deveria consi-derar ter um programa de pós-graduação”.
“Contratação de técnicos de suporte. O pesquisador tem que participar de todo o processo da pesquisa, e a publicação, que deve ser feita durante o tempo da pesquisa, fica prejudicada. Ao acabar o projeto o pesquisador, já comprometido com a escrita de outro(s) projeto(s), “engaveta” os dados e deixa a publicação de lado”.
“Diminuição da burocracia e funcionamento das estruturas de apoio à pes-quisa”.
Plano de melhoria 5w2h
Após elencadas e priorizadas as causas e suas soluções, a equipe e a Chefia pactuaram um plano de melhoria para o processo, apresentado a seguir.
Conforme legenda, a cor verde refere-se a ações já implementadas, a cor ama-rela refere-se a ações em implementação, a cor azul refere-se a ações cujos prazos ainda não iniciaram e a cor vermelha refere-se a ações em atraso ou não realizadas.
O presente acompanhamento foi realizado em 20 de março de 2009.
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47
Anexos
Anexo A – Foto da Equipe
48
Anexo B – Contador de acessos na Web
49
Anexo D – Reestruturação do Comitê de Publicações
50
Anexo E – Regularização dos Prazos
51
Material de consulta e apoio
- Apostila de Metodologia de Análise e Melhoria de Processos – AMP – Embrapa5ª versão atualizada – Brasília – outubro 2004.