Download - Organização administrativa da venda
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Organização
Administrativa
da Venda
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1- Definir a empresa
Trata-se de uma empresa de produtos HP
• Irá dedicar-se á venda de impressoras,
telemóveis, GPS, maquinas fotográficas,
tinteiros para as impressoras, Plasmas,
computadores, etc…
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É destinada a qualquer tipo de público que pretenda adquirir novas tecnologias, através de encomendas ou venda direta;
Encontra-se situada na Lousã perto da antiga estação da Lousã.
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2- Elementos de suporte
Catálogos/folhetos que as pessoas
poderão levar ou ver dentro da loja para
análise dos produtos e ponderar as suas
decisões;
Fichas para registar os dados dos clientes;
Nota de encomenda;
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Documentos em que se regista a
faturação para se fazer uma estimativa
dos produtos mais vendidos, para enviar á
marca e apresentar em reuniões;
Faturas que servem de garantia para dar
ao clientes, em que se guarda uma cópia
deste;
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Papeis com contratos, para registar
condições caso o cliente decida pagar em
prestações;
Guia de transporte dos produtos que são
entregues;
Livro de reclamações;
Recibos da prova de pagamento.
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3- Classificar os elementos
para posterior arquivamento
Faturas para pagar;
Fichas com os dados dos clientes;
Catálogos/folhetos;
Notas de encomenda por realizar;
Papeis de contrato e condições de pagamento assinados
pelo cliente ainda por pagar;
Livro de reclamações
Arquivos ativos (Onde se guardam documentos
de grande circulação, se encontram no período operacional.)
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Arquivos Semiativos (Documentação que já foi
processada, pode ser alvo de alguma consulta.)
Papeis de faturação;
Guia de transporte;
Cópia da fatura (garantia).
Arquivos Passivos (Os documentos já foram dados
como encerrados, só para consulta se se precisar de uma informação muito
precisa.)
• Faturas já pagas;
• Papeis com mensalidades já pagas;
• Cópias de relatórios enviados á marca;
• Documentos que foram usados em reuniões passadas.
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4- Processo de Arquivo
Os arquivos encontram-se num
arquivador vertical:
• Este tem uma visibilidade rápida
• Há facilidade na extração e reposição
dos arquivos
Encontram-se dentro de uma sala
fechada com algumas janelas que
possibilitará uma iluminação
natural…
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Dentro encontra-se organizado por
pastas de pendurar.
Alguns dos documentos
encontram-se dentro de bolsas de
plástico (“Micas)”), para proteger
melhor da humidade, dobras, entre
outros…
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As fichas dos clientes encontram-se ordenados
alfabeticamente, incluindo também notas de encomenda,
papeis de contrato e condições de pagamento, estando
tudo do mesmo processo, de forma que ao encontrar a
pasta do cliente se encontre lá todo os seus
documentos/dados;
As faturas por pagar são ordenadas por datas de forma
a se saber mais facilmente a data limite daquele
pagamento, tal como as faturas já pagas se encontram
ordenadas pelas mesma ordem de forma a que se
confirme a data do seu pagamento mais facilmente(Ordem cronológica);
As guias de entrega também se encontram ordenadas
por datas.
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5- Layout Físico do arquivo