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1. Manuais Administrativos
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Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções,
atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos
executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em
conjunto.
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1.1 Vantagens - importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na empresa; facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas; ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do
processo administrativo; possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa; evitam discussões e
equívocos; possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa; possibilitam efetivo crescimento na
eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na
empresa; representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas;
aprimoram o sistema de autoridade da empresa; representam um instrumento que pode elevar o moral do funcionário; representam
um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos institucionalizados; aumentam a
predisposição do pessoal para assumir responsabilidades; e representam um legado histórico da evolução administrativa da
empresa.
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1.2 Desvantagens - constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que
possam ocorrer na empresa; sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz paralelamente sérios inconvenientes
no desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa; o custo de preparação e
de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo-benefício identificada pela empresa; quando não são
utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente seu valor; são em geral pouco flexíveis; incluem somente os
aspectos formais da empresa; quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e quando muito detalhados, correm o risco de
se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas; diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se, muitas vezes, em um freio para a iniciativa individual; e seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e
inadequada.
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1.3 Requisitos básicos para a utilização de manuais administrativos - necessidade real
e efetiva da empresa; ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades;
ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem como bom índice ou sumário;
ter instruções autênticas, necessárias e suficientes; ser distribuído a todos os
funcionários que dele necessitem; ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos
usuários do sistema; ter adequada flexibilidade; e ter um processo contínuo de
revisão, atualização e distribuição.
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2. Roteiro para elaboração de manual administrativo - identificação dos sistemas a serem considerados; seleção dos sistemas e subsistemas; seleção dos
tópicos, assuntos ou matérias; estudo dos campos dos problemas; pesquisa e classificação das fontes de
informações; reconhecimento e definição dos problemas; diferenciação dos diversos elementos dos
problemas; análises esquemáticas dos problemas identificados; avaliação dos critérios e padrões de
avaliação dos problemas; apreciação e avaliação dos fatores dos problemas; avaliação dos dados recolhidos;
reunião, ordenação e análise dos registros, fatos e informações; ensaios de possíveis soluções; ordenação e sistematização da exposição dos processos, dados e
informações; e escolha do estilo, forma de apresentação e redação.
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A preparação de um manual também deve respeitar aspectos, como:
reconhecimento da necessidade, pela alta administração, de a empresa necessitar
de manuais; sugestão e escolha dos títulos e das finalidades dos manuais;
fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo conteúdo; atribuição
de responsabilidades pelo preparo e atualização de cada manual; e critério
sobre o uso de cada manual e a quem se destina cada tipo.
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3. Tipos de manuais administrativos
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3.1 Manual de organização - tem por finalidade enfatizar e
caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos (ou unidades
organizacionais) da empresa, bem como estabelecer e definir os
deveres e as responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria da empresa.
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3.2 Manual de normas e procedimentos - tem como
objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem
ser desenvolvidas.
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3.3 Manual de políticas ou diretrizes - uma política pode ser
definida como um parâmetro para a tomada de decisão. Esse manual
deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser
seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo
de tomada de decisões que levam aos objetivos estabelecidos.
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3.4 Manual de instruções especializadas - é aquele que agrupa
normas e instruções de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou tarefa – manual do
vendedor, manual da secretária etc. A apresentação desse tipo de manual
pela empresa é recomendável quando o número de funcionários que podem
utilizá-lo é suficientemente grande para justificar sua preparação.
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3.5 Manual do empregado - é particularmente importante em
empresas médias e grandes e sua utilização aumenta muito nos níveis
intermediários e inferiores da empresa. Propiciar ao novo
funcionário um rápido entendimento da empresa, explicitando seus
deveres e direitos.
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3.6 Manual de finalidade múltipla - em algumas situações (e.g.:
tamanho da empresa), pode ser interessante fazer um único
manual, que atenda aos vários aspectos considerados pelos vários
tipos de manuais apresentados anteriormente.
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4. Estrutura de um manual
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4.1 Índice numérico ou sumário - é o índice básico com a indicação
do assunto e do número da página. Deve ser suficientemente detalhado
para permitir a rápida localização da informação necessária.
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4.2 Apresentação - aqui é enfocado o seu objetivo.
Normalmente consiste numa carta de apresentação assinada pelo
Presidente da empresa, que deve redigi-la de forma que seja
comunicada a todos os funcionários a obrigatoriedade de respeito ao
conteúdo do manual.
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4.3 Instruções para uso - deverá ser suficientemente clara e objetiva para facilitar seu uso pelos vários
funcionários envolvidos no processo.
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4.4 Conteúdo básico – é a parte do manual que possui todo o
conteúdo principal – a razão de ser do manual. É a parte mais extensa
do manual.
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4.5 Apêndice - nessa parte são colocados formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, exemplos etc; documentos que não devem
constar da parte de conteúdo básico, para evitar possível quebra
na clareza da leitura.
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4.6 Glossário - é uma espécie de dicionário de termos técnicos que
serve para homogeneizar a conceituação dos termos básicos
utilizados no manual.
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4.7 Índice temático - é o conjunto de temas relativos ao assunto do
manual e sua localização no conjunto.
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4.8 Bibliografia - é uma lista das referências bibliográficas citadas no
texto.
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5. Fases da elaboração do manual administrativo
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5.1 Definição dos objetivos do manual administrativo - é a definição da razão de ser do manual. Um manual não é a solução mágica de todos os
problemas, mas a solução de muitos problemas pode ser
encaminhada por meio de um manual adequado.
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5.2 Escolha do responsável pela preparação do manual
administrativo - é importante determinar o número de pessoas, bem como o perfil técnico-comportamental
das pessoas que vão trabalhar na elaboração do manual administrativo.
O que é melhor para a minha empresa: o uso de analistas internos e/ou consultores externos? Devo usar
comitês de trabalho?
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5.3 Análise preliminar da empresa - essa é a fase inicial de contato dos
analistas internos ou externos à empresa com os futuros usuários do manual. Os responsáveis pela tarefa devem realizar
entrevistas com o pessoal de nível superior, visitas às instalações da
empresa, estudos de documentação, todo tipo de atividades que lhes permita um conhecimento global da organização na qual tem de desenvolver sua atividade.
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5.4 Planejamento - o analista deverá projetar seu trabalho no
tempo, devendo para isso definir claramente a qualidade de
informação a ser levantada, as suas fontes, os colaboradores de
que vai necessitar e outros recursos materiais.
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5.5 Levantamento de informações – feito através de entrevistas, observação direta,
questionário e análise de documentação.
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5.6 Elaboração - a redação do texto deve ser feita de forma clara e curta, evitando ambigüidades, utilizando um
tom formal, com uniformidade de estilo, somente utilizando terminologias
técnicas quando for imprescindível e entendível, deve ser específico e não
geral, deve ser concreto e não abstrato, e deve preferir os verbos na forma ativa do que na forma passiva.
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5.7 Distribuição – qual é a relação dos destinatários do manual.
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5.8 Instrução - essa tarefa é de responsabilidade dos chefes das
unidades organizacionais envolvidas no processo. Uma forma
prática e amena de cumprir essa tarefa é criar situações cujas
soluções dependam da utilização do manual e mostrar aos usuários
como recorrer a ele.
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5.9 Acompanhamento do uso - é importante para verificar a
eficiência e a eficácia do manual. A verificação pode ser feita através
de entrevistas, observações, elaboração de registros estatísticos
e etc. O processo de acompanhamento deve ser feito de
forma sistemática e contínua.
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6. Processo de atualização do manual
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6.1 Revisão - é uma nova impressão das folhas corrigidas.
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6.2 Reemissão - é uma nova edição completa do corpo do manual administrativo. Deve
ocorrer sempre que as revisões afetarem mais de 2/3 da publicação
anterior do manual.
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6.3 Cancelamento - o cancelamento de um manual
administrativo ou parte dele pode ocorrer com a publicação da folha
de cancelamento.
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7. Avaliação dos manuais administrativos - o que pensam os usuários sobre o manual? O título do manual é adequado e claro para suas finalidades? É de fácil leitura (linguagem, referências, revisão)? Com que freqüência é consultado? A encadernação é
adequada? Ela permite leitura e inserção fáceis dos materiais? Em que casos é consultado? Contém instruções para sua utilização? Elas são compreensíveis? Contém exemplos ilustrativos? Contém índice temático? Está bem ordenado? Permite localizar
facilmente a informação necessária? Que sistema de codificação de folha é utilizado? É o mais adequado? Os temas do corpo principal foram distribuídos de acordo com uma ordem lógica? As folhas são pré-impressas? Existem ilustrações, exemplos, modelos
que facilitam a compreensão? Está sempre atualizado? Qual o procedimento de atualização adotado? Quem são os responsáveis pela atualização? A diagramação é boa? Foram observados aspectos como: formato de tipos de impressão adequados, espaço suficiente entre as linhas, qualidade da impressão? Foi prevista a inclusão de
um glossário com a definição dos principais termos? O glossário é suficientemente amplo e claro? Foram colocados nos apêndices aqueles assuntos cuja inclusão no
corpo principal interrompe a fluidez da leitura? Foi previsto espaço em branco suficiente para permitir a anexação de novos parágrafos? Existe número suficiente de
exemplares? Desde que o manual entrou em vigência, foram observadas mudanças positivas na forma de execução das atividades? O conteúdo do manual fornece as
soluções de todas as situações que se apresentam, ou é necessário interpretar soluções por analogia? Suas dimensões permitem fácil manuseio e arquivamento
cômodo? As normas recém-elaboradas são inseridas no manual com antecedência em relação à data de início de sua vigência? Com que antecedência? Qual o critério
adotado para diferenciar as normas recém-elaboradas daquelas que serão substituídas? O que é feito com as normas substituídas?