Curso Preparatório SEED-PR
Administração é a arte de criar os caminhos que levam a humanidade à excelência de suas realizações.
( Marcelo Araujo)
Cargo: Agente Educacional II nível 1
Prof: João Maria da Silva
Graduado em Administração de Empresas ,pela Universidade Estadual de Ponta Grossa- UEPG em 1988 Bacharel em Ciências Contábeis pela Universidade Estadual de Ponta Grossa – UEPG em 1986, Especialista em Gerência Contábil, Financeira e Auditoria pela Universidade Estadual de Ponta Grossa e IBRAPE - Instituto Brasileiro de Estudos e Pesquisas Socio-Econômico em 1991, Inúmeros cursos de aperfeiçoamento nas diversas áreas educacionais e administrativas. Ex-funcionário do Grupo Santista – (Quimbrasil/Serrana) por 20 anos, tendo desempenhado cargo de chefia na administrativa: contábil, financeira, fiscal, seguros, custos e orçamentos, importação, fretes e revisão interna .
• Ex-Presidente da Cilham (Comissão Interna e Limpeza Higiene e Assistência Médica), Quimbrasil-Ponta Grossa-Pr.
• Ex-Presidente da CIPA, Quimbrasil – Ponta Grossa- Pr.
• Ex-Presidente da Associação Desportiva Classista da Quimbrasil-Pr, Ponta Grossa-Pr;
• Ex-Presidente, Secretário e contador da Cooperativa de Crédito dos Funcionários da Quimbrasil Serrana do Pr,
• Ex-Diretor Financeiro, Diretor Social, Diretor Cultural e Contador do clube social ARHT- Associação Recreativa dos Homens do Trabalho de Ponta Grossa-Pr.
• Ex-Professor e Coordenador de Curso de Administração da Facrei ( hoje Secal-PG)
• Ex-Coordenador da Empresa Junior Cescage com inúmeros projetos para micro e pequenas empresas.
• Ex-Coordenador Geral de Pós Graduações do Cescage – Centro de Ensino Superior dos Campos Gerais em Ponta Grossa-Pr.
• Idealizador das Noite de Talentos nas Faculdades –Facrei e ULT FATI.
• Ex-Professor do Cescage - Centro de Ensino Superior dos Campos Gerais
• Ex-Coordenador do Curso Superior Tecnológico GESTÃO EM RECURSOS HUMANOS das Faculdades Ponta Grossa,
• Fundador das Empresas Juniores da Facrei e Fati .
• Inúmeras palestras e treinamentos e consultorias ministrados a Faculdades e Organizações!
Atualmente...
• Consultor, Administrador e Contador de empresas públicas e privadas.
• Professor da ULT-Fati (Faculdade de Arapoti –Pr)
• Professor das Faculdades Ponta Grossa, Ponta Grossa-Pr (Cursos de Adm, Rec.Humanos e Radiologia)
• Membro dos Colegiados de Administração das Faculdades Ponta Grossa e da Faculdade de Arapoti e presidente do NDE (Nucleo Docente Estruturante do Curso de RH);
• Coordenador do MBA em Gestão Financeira e Controladoria-Faculdades Ponta Grossa.
• Professor de Pós-Graduação nos Cursos de Gestão Financeira e Controladoria, Gestão Empresarial e Gestão em Logística,
• Orientador de trabalhos de conclusão de cursos para graduados e pós graduados nas áreas de administração, contabilidade e finanças.
• Atua como professor de Administração, Contabilidade e Recursos Humanos com inúmeros artigos publicados sobre as áreas de atuação .
• Dentre os inúmeros títulos recebidos durante 25 anos de trajetória acadêmica, como: Paraninfo, Nome de Turma, Patrono e Paraninfo Espiritual e amigo de turmas e homenageado especial....
• No ano 2013 fui agraciado com o título de Professor do Ano, na cidade de Arapoti-Pr, cidade que tenho orgulho de ter conquistado grandes amigos e ex-alunos que hoje trabalham nas principais empresas de Arapoti, Jaguariaíva, Sengés, Ventania, Itararé e Piraí do Sul, entre outras.
• No ano 2016 fui convidado para ser o PARANINFO da 1ª turma do Curso Superior Tecnológico em RADIOLOGIA da FACPG.
• Em 2018 – Professor da SOMAR CURSOS
• Prof.João Maria da Silva
• Cel: (42)999723875
• Email: [email protected]
• Alternativo: [email protected]
EMENTA: Conhecimentos administrativos gerais e atendimento ao publico.
• CONHECIMENTOS ADMINISTRATIVOS GERAIS:
• Propósito das organizações;
• Importância contemporânea das organizações;
• Evolução da Administração;
• Escola do Processo Administrativo: princípios administrativos, áreas funcionais da empresa e funções administrativas (PODC);
• ATENDIMENTO AO PUBLICO:
• Princípios;
• Pre-requisitos para um bom atendimento;
• Fatores que provocam mau atendimento;
• Sugestões.
• TECNICA DE ARQUIVAMENTO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
• Classificação , organização, arquivos correntes e protocolo.
Organizações CARGA HORARIA (10 h/a) 5 encontros Na sociedade moderna, as pessoas nascem, crescem, aprendem, vivem, trabalham, se divertem, são tratadas e morrem dentro das organizações. (CHIAVENATO, 2006)
Organização – Visão Geral
• Origem - Grego"organon" que significa instrumento, utensílio, órgão ou aquilo com que se trabalha.
• Geral – É a forma como se dispõe um sistema para atingir os resultados pretendidos.
É a forma com as pessoas se inter-relacionam entre si e na
ordenação e distribuição dos diversos elementos envolvidos, com vista
a uma mesma finalidade. (CHIAVENATO, 2006)
Organização – Visão da Adm
• Uma entidade social formada por duas ou mais pessoas que trabalham de forma coordenada em determinado ambiente externo visando um objetivo coletivo. Envolve a divisão de tarefas e atribuição de responsabilidades. (MAXIMIANO, 2008)
Organização Formal - Empresas • É uma organização formal composta por pessoas (M.O),
capital, terra e tecnologia que objetivam atender a sociedade tendo como resultado o lucro. (SEBRAE, 2010)
Atende a sociedade em geral
Não visa o lucro
Estrutura organizacional igual
Não possui um proprietário
Recursos públicos
Publica Pode atender a um publico especifico
Visa o lucro
Estrutura organizacional diferente
Possui proprietário
Recursos particulares
Privada Atende a um publico especifico;
Visa o lucro
Estrutura organizacional diferente
Possui acionistas particulares e o Governo
Parte do recursos são do Governo e particulares
Mista
Organização Informal - Ong’s Associações • ONG é a sigla de Organizações Não-Governamentais, que são
um grupo que não possuem fins lucrativos;
• Objetivos: Ações solidárias que complementam o que o Setor Público não consegue atingir;
• Públicos: grupos específicos como crianças, idosos, animais, meio ambiente;
• Recursos: Financiamentos e doações do próprio Estado, e também de algumas entidades privadas, além de ter basicamente a ajuda de voluntários, que são as pessoas que “trabalham” na entidade.
Uma ONG não tem valor jurídico, ou seja, fazendo parte do terceiro setor, ela faz parte de associações e
fundações, não constitui uma empresa, ou pessoa jurídica. (SEBRAE, 2012)
Administração Conhecimentos administrativos
Administração é “a maneira de governar organizações ou parte delas. É o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz”. Chiavenato (2010, p. 11),
ADMINISTRAÇÃO
• Administração: do latim administratione.
• a) Ação de administrar;
• b) Governo, regência;
• c) Conjunto de princípios, normas e funções que tem por fim ordenar os fatos de produção e controlar a sua produtividade e eficiência, para se obter determinado resultado;
• Gerência: do latim gerentia, de gerere, “fazer”.
• a) Ato de gerir, gerencia, administração.
• Administratio, administrationis
• a) Tomar conta das coisas;
• b) Governo, direção.
PRINCIPIOS - TEORIASvolução
Administração Científica – Fraderick W. Taylor
Administração Clássica – Henry Fayol
Teoria de Relações
Humanas
Elton Mayo
Frederick W. TAYLOR Administração Científica • Frederick W.Taylor,( Pai da Administração Cientifica) iniciou seu
trabalho como operário em 1878 atingindo oposto de engenheiro-chefe em 1889, aplicando métodos científicos a trabalhos no “chão de fábrica” para Administração Geral (de baixo para cima) Publicou o livro “Shop Management” (Administração de Oficinas) em 1903, preocupando-se com:
• • Técnicas de Racionalização do trabalho através do estudo dos tempos e movimentos (motion-time-study);
• • Verificou que os operários que produziam mais ganhavam à mesma quantia do que os que tinham menor produção.
TAYLOR... • Em 1911-Publicou o Livro “Princípios da Administração
Científica” a racionalização do trabalho deveria ser acompanhada de uma estruturação geral da empresa para Taylor as empresas tinham três (3) problemas básicos:
• 1. Vadiagem sistemática por parte dos operários (produziam apenas 1/3);
• 2. As empresas desconheciam as rotinas de trabalho e tempos necessários;
• 3. Não uniformidade de técnicas ou métodos de trabalho.
• Propostas
• 1o : Atribuir a cada trabalhador a tarefa mais elevada possível;
• 2o : Estabelecer tempo padrão;
• 3o : Remuneração por unidades produzidas.
Administração Científica “Taylor afirmava que o trabalho,
como era realizado, levava a ineficiência”
“Com um cronometro observou os trabalhos de torneiro e ferreiros fracionando as atividades que eles realizavam em UNIDADES DE TRABALHO.”
• Desta forma tentou criar UDT mais eficientes sem desperdiçar tempo e esforço do trabalhador
1 Analise e estudo dos tempos e movimentos;
2 Estudo da Fadiga Humana;
3 Divisão do trabalho e especialização do Operário;
4 Desenho de cargos e tarefas;
5 .Incentivos salariais e
Prêmios de produção;
Administração Científica
8 Padronização (Instrução de trabalho)
9 Supervisão Funcional
Sup. De
produção
Sup. De
manutenção
Sup. De
qualidade
Operário A Operário B Operário C Operário D
• Então José entendeu a Adm. Cientifica?
• Vamos praticar !!!!
• Qual o cargo que vc ocupa na empresa? e descreva as tarefas que realiza nele, acrescido do tempo que leva para executa-las.
• Qual a tarefa que leva mais tempo ? Como otimiza-la ?
Planejamento
• Substituir o trabalho do operário que era de improvisação e empírico-
prático, por métodos baseados em procedimentos científicos através
de um planejamento
Adm. Cientifica - Princípios
Preparo
Selecionar os trabalhadores de acordo com suas
aptidões e prepará-los e treiná-los para produzirem
mais e melhor conforme os métodos planejados.
Preparar ambiente(layout), maquinários e
ferramentas de forma adequada ao trabalho.
Adm. Cientifica - Princípios
Controle
Controlar o trabalho para que o mesmo seja executado
conforme planejado e a gerência tem um papel
fundamental para que os funcionários executam
corretamente suas tarefas
Adm. Cientifica - Princípios
Organizar
Distribuir distintamente as atribuições e as
responsabilidades, para que a execução do trabalho
seja bem mais disciplinada
Adm. Cientifica - Princípios
Praticando… • Vamos conhecer melhor sua empresa, das
caracteristicas e Princípios da Administração Cientifica que estudamos, quais sua empresa pratica? Exemplifique.
• Caso não esteja trabalhando, discorra suas atividades suscintamente no seu dia a dia.
Adm. Clássica - História • (1841-1925) é o fundador da Teoria Clássica,
nasceu em Constantinopla e faleceu em Paris, vivendo as conseqüências da Revolução Industrial, e mais tarde,a I Guerra Mundia;
• Formou-se em Engenharia de minas aos 19 anos e entrou para uma empresa metalúrgica onde desenvolveu toda sua carreira;
• As 47 anos assumiu a Gerência Geral da “ Commantry Fourchambault” que estava em situação difícil, mas sua administração foi bem sucedida e em 1918 transmitiu a empresa ao seu sucessor, dentro de uma situação de Sucesso e estabilidade.
Henry Fayol
1916 em Paris, Expôs sua teoria de
Administração, no Livro Administration Industrielle et Generalle;
1950 a Editora Atlas publicou no Brasil;
Adm. Clássica - História
• A Administração Clássica se caracterizava pela ênfase na estrutura da organização, diferente da Administração cientifica que dava
ênfase as tarefas
“Administração deve partir da estrutura da organização, seus departamentos, setores e pessoas para atingir o máximo de
eficiência.” ( FAYOL)
Adm. Clássica - Características
Conhecimento Técnico x Conhecimento Gerencial
Outras
Funções
Não Administrativas
Funções
Administrativas
MAIS ALTO
MAIS BAIXO
Adm. Clássica - Características
Adm. Clássica - Princípios
1. Divisão do trabalho; 2. Autoridade e responsabilidade; 3. Disciplina; 4. Unidade de comando; 5. Unidade de direção; 6. Subordinação de interesses individuais aos interesses
gerais; 7. Remuneração do pessoal; 8. Centralização; 9. Cadeia escalar; 10. Ordem; 11. Equidade; 12. Estabilidade e duração (num cargo) do pessoal; 13. Iniciativa; 14. Espírito de equipe.
Taylor 1914 & Fayol 1920
Adm. Científica
Ênfase na tarefa
Eficiência alcançada pela racionalização do trabalho
Taylor
Adm. Clássica
Ênfase na Estrutura
Eficiência alcançada na organização da estrutura
da empresa
Fayol
Praticando – Desafio 1 • A teoria que tem como característica “pensar a empresa de cima para
baixo” é a teoria:
• A) clássica
• B) da burocracia
• C) dos sistemas
• D) contingencial
• Justificativa: Enquanto Taylor preocupava-se com as tarefas executadas pelos operários do chão de fábrica, Fayol estava preocupada com os níveis mais altos da hierarquia de uma empresa, considerando que a gestão e o controle adequados eram a chave para o sucesso da organização. Teoria Clássica de Fayol = visão de cima para baixo, isto é, da Direção para a Execução. (Fonte: Administração Criativa)
Relembrando...
A origem da Abordagem Clássica da Administração está nas consequências geradas pela revolução industrial, basicamente no crescimento acelerado e desorganizado das empresas, exigindo uma substituição do empirismo e da improvisação, e a necessidade de aumentar a eficiência e competência das organizações no sentido de obter melhor rendimento possível dos seus recursos e fazer face à concorrência e competição que se avolumavam entre as empresas. Qual a Principal característica da Administração Científica ? ( ) Ênfase nas tarefas. ( ) Ênfase na estrutura. ( ) Ênfase no planejamento.( ) Ênfase no controle.( ) Todas as alternativas
Praticando – Desafio 2
• De acordo com Fayol, a administração é uma atividade comum a todos os empreendimentos humanos (família, negócios, governo), exigindo uma teoria geral da administração que pudesse ser ensinada. Assinale a alternativa que apresenta as atividades ou funções que Fayol criou e divulgou para as empresas.
• A) Técnica, comercial, financeira, segurança, contabilidade e administração.
• B) Planejamento, organização, comando, coordenação e controle.
• C) Comercial, segurança, organização, administração, coordenação, controle e produção.
• D) Comando, técnica, financeira, coordenação, planejamento e controle.
• E) Produção, compra, venda, proteção, registro, custos, estatísticas, comando e controle.
Praticando - Desafio 3
• A orientação da ciência da administração que tem como preocupação aumentar a eficiência da empresa exclusivamente por meio da forma e disposição de seus órgãos é a:
• A-) administração científica
• B-) abordagem clássica
• C-) teoria de sistemas
• D-) teoria clássica
Elton Mayo
• (1880- 1949),cientista social australiano – chefiou uma experiência em uma fábrica da Western Eletric Company ;
• Experiência de Hawthorne (Bairro de Chicago).
• Foi um movimento de resposta contrária à Abordagem Clássica da Administração, considerada pelos trabalhadores e sindicatos como uma forma elegante de explorar o trabalho dos operários para benefício do patronato.
Teoria das Relações Humanas História…
Efeitos e Conclusões da Experiencia de Hawthorne
a) Nível de Produção Resultante da Integração Social
Quanto maior a integração social do grupo, maior a disposição para trabalhar.
b) Comportamento Social dos Empregados
Os trabalhadores não agem ou reagem isoladamente como indivíduos, mas como membros de grupos.
Características
c) Recompensas e Sanções Sociais
As pessoas são motivadas pela necessidade de reconhecimento, de aprovação social e participação nas atividades dos grupos sociais nos quais convivem. Daí o conceito de homem social
d) Grupos Informais
. A empresa passou a ser visualizada como uma organização social composta de grupos sociais informais
Características
e)Relações Humanas
A compreensão das relações humanas permite ao administrador melhor seus resultados e de seus subordinados e a criação de uma atmosfera na qual cada pessoa é encorajada a exprimir-se de forma livre e sadia .
f) Importância do Conteúdo do Cargo
Trabalhos simples e repetitivos tornam-se monótonos e maçantes afetando negativamente a atitude do trabalhador
Características
g) Ênfase nos Aspectos Emocionais
Os elementos emocionais não planejados e irracionais do comportamento humano merecem atenção especial da Teoria das Relações Humanas
Características
A ênfase antes colocada na tarefa e na estrutura organizacional cede espaço para a ênfase nas pessoas que participam das
organizações.
O trabalho é uma atividade grupal e que o nível de produção é mais influenciado pelas normas
do grupo do que pelos incentivos físicos de produção.
Praticando: Desafio 4
• Quanto ao conceito que representa legitimamente a escola das relações humanas, assinale a alternativa correta.
• (A) Estudo dos artefatos, símbolos e valores.
• (B) Organização como máquina burocrática.
• (C) Linha de montagem que busca a eficiência no processo produtivo.
• (D) Estudo dos tempos e movimentos.
• (E) Complexidade e racionalização do trabalho
Praticando: Desafio 5
• De acordo com as hipóteses acerca da motivação humana, o indivíduo que se motiva por meio do reconhecimento e da aceitação pelos colegas é o homem
• (A) racional.
• (B) econômico.
• (C) autorrealizador.
• (D) complexo.
• (E) social.
Desafio... • 1) VOCAÇÃO PROFISSÃO – Essas palavras
• a) Tem significados semelhantes
• b) Tem significados opostos
• c) Seus significados não são nem iguais nem opostos
• 2) Qual dos seguintes números representa a quantidade menor?
• 3 1 0,7 0,777 0,66
• 3) Organize as seguintes palavras para formar uma sentença completa. A afirmativa é verdadeira ou falsa.
• combustível madeira são Areia e como usados
• ______________________________________________________
4) Qual é o numero que falta nesta série? 50 46 ? 38 34
5) Qual das seguintes figuras é a mais diferente das outras? a b c
6) Se 3,5 metros de pano custam $ 24,50, quantos custam 5metros?
Teoria Comportamental...
A partir da Teoria das Relações Humanas, todo o acervo de teorias psicológicas acerca da motivação humana passou a ser aplicado dentro das empresas. Verificou-se que o comportamento humano é motivado....
MOTIVO+AÇÃO
A motivação, no sentido psicológico, é o comportamento que é causado por necessidades dentro do individuo e que é dirigido em direção aos objetivos que podem satisfazer essas necessidades. (Idalberto Chiavenato)
Praticando: Desafio 5
• No que se refere aos preceitos e ensinamentos de Maslow, grande teórico da escola das relações humanas, assinale a alternativa correta.
• (A) Uma vez atendida, a necessidade perde a respectiva força motivadora, e o indivíduo passa a ser estimulado pela ordem seguinte de necessidades.
• (B) A pirâmide das necessidades humanas é composta por quatro níveis distintos: básicos, sociais, de estima e de autorrealização.
• (C) As necessidades de estima consistem em utilizar o potencial de aptidões e habilidades para o autodesenvolvimento.
• (D) Não existe ordem certa para atender às necessidades propostas por Maslow, pois o indivíduo busca alcançá-las de qualquer maneira.
• (E) O comportamento irresponsável é sintoma de privação das necessidades básicas.
Frustrações e compensações
• Nem sempre a satisfação é obtida, alguma barreira pode impedir e isso gera a Frustração a qual gerará a um estado de desequilibrio.
• Mas ainda a outra solução no ciclo Compensação que surge quando ao não conseguir satisfazer a necessidade principal se satisfaz uma necessidade substitutiva.
Reações da Frustração
• Desorganização do comportamento: muda de conduta de forma repentina
• Agressividade: de forma física, verbal e simbólica
• Reações emocionais: como ansiedade, nervosismo e tensão
• Apatia: desinteresse em continuar
Teoria dos dois Fatores de Herzberg
FATORES HIGIÊNICOS FATORES MOTIVACIONAIS Extrinsecos: Quando ausentes geram forte insatisfação, mas quando estão presentes não geram grande motivação.
Intrínsecos: Quando presentes geram forte motivação, mas quando estão ausentes não geram grande insatisfação.
Salário Realização
Condições do ambiente de trabalho Reconhecimento
Status Responsabilidade
Métodos empresariais – Politica da empresa
Progresso
Qualidade da Supervisão O próprio trabalho – método de realização
Relações Interpessoais – Relacionamento com os colaboradores
Possibilidade de crescimento - Plano de carreira
• “A satisfação no cargo é função dos fatores motivadores, intrínsecos ao próprio trabalho;
• e a insatisfação no cargo é função dos fatores extrínsecos, que formam o contexto no qual o trabalho é realizado.”
FUNDAMENTOS: P.O.D.C
“Administrar é algo imprescindível para a existência, sobrevivência e sucesso das organizações.” (Henry Ford)
ORIGEM...
• ORIGEM DO LATIM : AD MINISTER
• AD => (direção para, tendência para,)
• MINISTER (subordinação ou obediência) • ORIGEM DO LATIM : GESTIONE
• Ato de gerir gerenciar e administrar
• ( Novo Aurélio)
Princípios Gerais
PLANEJAR: traçar planos de ação, objetivos e antecipando eventos
futuros
ORGANIZAR: definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades pela
realização, é também distribuir os recursos disponíveis segundo algum
critério.
DIRIGIR: São a execução e as orientações para que se possa executar o que foi planejado e
organizado
CONTROLAR: Consiste em medir e corrigir o desempenho para assegurar
que os objetivos da empresa sejam atingidos
ADMINISTRAÇÃO
PLANEJAMENTO
• O PLANEJAMENTO DETERMINA ANTECIPADAMENTE QUAIS SÃO OS OBJETIVOS QUE DEVEM SER ATINGIDOS E COMO SE DEVER FAZER PARA ALCANÇA-LOS.
• Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários (curso de ação) para atingi-los da melhor maneira.
• Ou ainda: Os administradores analisam as condições presente para atingir um futuro desejado.
• PLANEJAR É DEFINIR:
• O quê, como, quando, quem deve, porque fazer?
• “ Administração significa, em primeiro lugar, ação.” (Maximiano, 2009)
Como se faz um PLANEJAMENTO • 1-ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS:
• São os resultados futuros que se pretende atingir.
• Uma vez alcançados, deixam de ser objetivos para se tornarem realidade.
• 2-FORÇAS QUE PRODUZEM OBJETIVOS:
• Forças Internas e Fontes Externas.
• 3-TOMADA DE DECISÃO:
• Após determinado os objetivos da organização e as condições ambientais, deve-se tomar decisões a respeito de como alcançar os objetivos fixados.
• 4- ELABORAÇÃO DE PLANOS:
• O planejamento produz um resultado imediato: PLANO (evento intermediário entre o processo de Planejamento e o processo de implementação). Descreve o curso de ação!
• Previsão, a programação e a coordenação de uma sequencia lógica de eventos (alcance dos objetivos).
Tomada de Decisão no Planejamento... • Analise da Situação – Aonde, para onde?
• Determine os objetivos – Essas metas devem ser específicas e realistas
• Selecione as estratégias e as táticas –Como e aonde queremos chegar?
• Avalie os resultados – Como estamos agora? Será que fizemos o que nos propusemos a fazer?
Tipos de Decisões • Decisões programadas: são decisões que resolvem problemas
recorrentes, que acontecem todos os dias e exige as mesmas decisões e soluções a cada ocorrência.
• Decisões não programadas: são os problemas com os quais a organização não tem qualquer familiaridade ou experiência, ou que se apresentam de forma diferente a cada ocorrência.
• Decisões estratégicas: as decisões estratégicas compreendem as grandes escolhas de objetivos organizacionais e meios para realizá-los.
• Decisões administrativas ou táticas: são as que se referem aos meios de colocar em prática as decisões estratégicas.
• Decisões operacionais: abrangem as definições de meios e recursos para a execução de atividades. Normalmente, são tomadas e realizadas no nível dos grupos operacionais de trabalho.
Níveis de Decisão e Tipos de Planejamento
• Planejamento Estratégico –Decisões Estratégicas
• Planejamento Tático –Decisões Táticas
• Planejamento Operacional –Decisões Operacionais
Níveis de Decisão e Tipos de Planejamento
NIVEL ESTRATÉGIO – Decisões Estratégicas
(globais)
NIVEL TÁTICO – Decisões Táticas (gerenciais)
NIVEL OPERACIONAL – Deciões Operacionais (
diárias)
Organização como função administrativa • CONCEITOS:
• É a Função Administrativa, através da qual são reunidos os recursos necessários e definidas as atividades para execução do que foi PLANEJADO.
• É definida como duas ou mais pessoas trabalhando juntas cooperativamente dentro de limites identificáveis, para alcançar um objetivo ou meta comum.
Princípios básicos de ORGANIZAÇÃO:
1- Divisão do Trabalho;
2- Especialização;
3- Hierarquia;
4- Distribuição da autoridade e responsabilidade.
QUE SÃO AS CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DA ORGANIZAÇÃO FORMAL
Os quatro componentes na função de organizar... • 1)TAREFAS: Processo de divisão do trabalho
provocando a especialização de atividades e de funções. As funções são divididas em tarefas.
• 2)PESSOAS: Cada pessoa é designada para ocupar um cargo. (habilidades, aptidões, interesses, experiência).
• 3)ÓRGÃOS: O trabalho e as pessoas são agrupados em órgãos, com características e objetivos similares.
• 4)RELAÇÕES: Entre órgãos e pessoas
Objetivos...
• a) Distribuir tarefas as pessoa,
• b) Providenciar os recursos materiais,
• c) Orientar o que se espera de cada um.
• ASSIM???
Divisão do Trabalho Define o sistema de responsabilidade; Define as responsabilidades dos cargos e departamentos
• (uma tarefa e dividida em partes, cada uma atribuída a uma pessoa diferente ou grupo de pessoas).
• TRES ASPECTOS A CONSIDERAR:
• 1) Definição de RESPONSABILIDADES E TAREFAS;
• 1.1) RESPONSABILIDADES: São deveres em relação a resultados , atividades, recursos, pessoas, decisões e padrões de conduta.
• 1.2) TAREFAS: São atividades operacionais que os gerentes podem realizar individualmente ou junto com outras
2-Unidades de Trabalho • Cada parte do trabalho é dividido = unidade trabalho
• Juntas, as unidades de trabalho = estrutura organizacional
• Uma pessoa = cargo
• Agregado de cargos = departamentos
ESPECIALIZAÇÃO
• Divisão do trabalho produz a ESPECIALIZAÇÃO
• (PESSOAS - GRUPOS).
• Especialização da organização = números de títulos na estrutura e departamentos.
• -Para cada função/tarefa criou-se um departamento correspondente.
• Especialização de um cargo = reflete a quantidade de tarefas que nele estão contidas.
• Quanto menor o número de tarefas para desempenhar e quanto mais semelhantes entre si, mas especializado é o ocupante.
Hierarquia da Autoridade
• Distribuição de autoridade em níveis.
• As pessoas que estão em determinado nível são gerentes e tem autoridade sobre as que estão abaixo.
• Inversamente, em qualquer nível, as pessoas tem responsabilidades e prestam contas para as que estão acima.
DIREÇÃO
• Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais;
• Estabelecer comunicação com os colaboradores;
• Apresentar solução para os conflitos;
• Gerenciar mudanças.
Dirigir o grupo para atingir os objetivos estabelecidos. • ETAPAS:
• a) Adaptação das recomendações recebidas • É a 1a etapa do processo no qual devemos adaptar as
recomendações recebidas do superior às condições do grupo.
• Devemos: Ter em conta a expectativa do superior;
• Conhecer as aptidões de nossos subordinados
b) Transmissão de ordens
• A 2a etapa é a transmissão de ordens ao grupo das recomendações recebidas, depois de sua adaptação às condições do mesmo.
• Devemos:
• Conhecer a capacidade de trabalho de cada unidade, isto é, dar a cada elemento do grupo a quantidade de trabalho que possa realizar.
• Esta fase se completa com a comunicação das atribuições, ou seja, dizer à alguém para fazer determinada tarefa.
c) Supervisão do trabalho
• A medida que as tarefas forem executadas deve-se:
• Observar os elementos e suas condições de trabalho;
• Analisar os custos do trabalho;
• Analisar o tempo, de execução das tarefas;
• Verificar se há cooperação, caso contrário, os motivos de descontentamento do grupo.
• A medida que as tarefas forem executadas devemos:
• Observar os elementos ;
• Estar atento às condições sociais do grupo.
CONTROLE • É todo o processo que envolve avaliação das
atividades da organização para ver se ela está atingindo seus objetivos
Processo básico do Controle
• 1)-FIXAÇÃO DE PADRÕES
• ( É estabelecer padrões e métodos de medidas de desempenho)
• Físicos => homem/hora, quantidade produzida, etc.
• Monetários => Custos – receitas
• Índices => percentuais
• 2)- MEDIR O DESEMPENHO
• ( Consiste em verificar o que foi feito )
• 3)-AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO
• ( Consiste em confrontar o padrão estabelecido com o que foi realizado)
• 4)-CORREÇÃO DOS DESVIOS
• ( Pode concluir o Administrador a modificar sues objetivos e refazer os planos de trabalho, a reestruturar a organização ou reformular a direção)
O controle depende e contribui para outras funções administrativas • RESUMINDO:
• PLANEJAMENTO – fixa os objetivos e especifica as atividades.
• ORGANIZAÇÃO – orienta sobre quem deve fazer as avaliações e quem deve tomar as ações corretivas.
• Sem a DIREÇÃO, todos relatórios de avaliação não teriam nenhuma influência sobre o desempenho da empresas.
Respondendo estas questões você pode traçar um plano estratégico mais eficaz para sua carreira pois consegue, perceber:
• Seus pontos fracos e assim poder minimiza-los;
• Seus pontos fortes e assim poder ressalta-los e/ou aperfeiçoa-los;
• Direcionar seus planos para objetivos mais claros;
• Interagir com o mercado;
• .....
“Gerenciamento não é uma profissão e também não é uma ciência, mas uma prática e, portanto, necessita ser aprimorada, experiênciada.” (Henry Mintzberg, 2011)
ATENDIMENTO...
• A DIFICIL ARTE DE ATENDER • O bom atendimento é aquele que o CLIENTE DIZ QUE É...
• E NÃO AQUELE QUE VOCÊ ACHA QUE DEVE SER...
• A variação é enorme, dependendo da NACIONALIDADE, ESCOLARIDADE OU CLASSE SOCIAL...ETC.
• Para chegar a RESULTADOS dependerá da VONTADE, QUALIDADE E COMPETÊNCIA DE CADA FUNCIONARIO AO EXECUTAR SEUS SERVIÇOS.
• A pergunta crucial é: NOSSO FUNCIONÁRIO VENDE A MELHOR EMPRESA?
• “ATENDER BEM É UMA QUESTÃO DE DISCIPLINA, TECNICA E APRENDIZADO”...
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“ A MELHOR FORMA DE SE PREPARAR PARA ATENDER BEM É NOS CONCENTRARMOS EM UM CONJUNTO DE PRINCIPIOS QUE FORAM EXAUSTIVAMENTE PESQUISADOS E QUE REUNE AS ATITUDES QUE O CLIENTE CONSIDERA FUNDAMENTAL PARA SENTIR-SE BEM ATENDIDO”
PARA QUE ISSO SE REALIZE O QUE É NECESSÁRIO?
• CORTESIA (criar um clima ideal para atender e vender)
• EXCLUSIVIDADE NO ATENDIMENTO (motivar o cliente a querer adquirir nosso produto).
• COMPROMETIMENTO (transmitir confiança e respeito pessoal)
• COMPETÊNCIA (dar credibilidade para fazer venda adicional)
• SOLUÇÃO RÁPIDA ( aproveitar o impulso de compra)
• INTEGRIDADE ( fazer o cliente a querer comprar de novo).
Assim, o atendimento publico exige:
• 1) INTELIGÊNCIA (boa memória e imaginação);
• 2) VONTADE PARA OUVIR, ARGUMENTAR E ATENDER;
• 3) SENSIBILIDADE:
• a) física, quando lidamos com visitantes;
• b) Voz clara e agradável ao telefone:
• 4)CONHECIMENTO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS OFERECIDOS PELA SUA EMPRESA.
Pré requesitos para um bom atendimento: • 1) ATENDER POR ORDEM DE CHEGADA;
• 2) PROCURAR “DESCOBRIR” O QUE O CLIENTE DESEJA ANTES DE ENCAMINHA-LO;
• 3)NÃO GARANTIR SERVIÇOS OU ATENÇÕES ESPECIAIS SE NÃO HOUVER CERTEZA DO CUMPRIMENTO DA PROMESSA;
• 4)JAMAIS DISCUTIR COM O CLIENTE, VISITANTE OU COLEGA (principalmente politica, futebol ou assuntos que envolvam sentimentos pessoais)
• 5)ESTAR SEMPRE INFORMADO SOBRE OS PRINCIPAIS EXECUTIVOS DA EMPRESA, PRODUTOS, EMPRESAS E CONCORRENTES;
• 6)NÃO MANTER CONVERSAÇÃO PARALELA COM COLEGAS ENQUANTO ESTIVER ATENDENDO;
• 7)PEDIR DESCULPAS QUANTO COMETER UM ERRO.
FATORES QUE PROVOCAM MAU ATENDIMENTO:
• 1) DESINTERESSE;
• 2) ARGUMENTAR SEM OUVIR;
• 3) ENGANOS REPETIDOS;
• 4) FALTA DE CORTESIA;
• 5) FAVORITISMO;
• 6) PRESSA EM DEMASIA;
• 7)INTIMIDADE DEMASIADA COM O CLIENTE/VISITANTE;
• 8) FALTA DE ORGANIZAÇÃO.
PORTANTO: ATENDIMENTO É, POIS, MAIS QUE TÉCNICA....
• (É A OPORTUNIDADE DE APERFEIÇOAR NOSSO COMPORTAMENTO).
• DEVEMOS CONHECER MELHOR NOSSA FORMA DE FALAR:
• FALO DEPRESSA OU DEVAGAR?
• SOU REPETITIVO?
• DISCIPLINO-ME PARA MANTER MINHA VOZ NUM TOM NATURAL?
• SOU SINCERO AO FALAR?
ATENTEM PARA: EXPRESSÃO FACIAL, MOVIMENTOS NERVOSOS,
POSTURA DESLEIXADA, NÃO PERCA A CALMA, NÃO DISCUTA, NÃO SEJA BRUSCO OU SARCÁSTICO.
A EMOÇÃO QUE IMPRIMIMOS ÀS NOSSAS PALAVRAS PODEM MODIFICAR A MENSAGEM QUE DESEJAMOS TRANSMITIMOS.
LEMBREM: AS PALAVRAS POSSUEM CONOTAÇOES EMOCIONAIS DIFERENTES PARA PESSOAS DIFERENTES!
Conceito e definição dos Arquivos
• “O conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº 8.159/1991).
Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes características:
• a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim.
• Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material;
Caracteristicas
• b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.
• c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
Características
• d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.
• e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto
Finalidade dos Arquivos
• Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade.
• Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução.
Função dos Arquivos
•A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.
Classificação dos Arquivos • a) Natureza dos documentos: Quanto à natureza dos
documentos, classificam-se em especial e especializado
• O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico.
• O arquivo especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
Classificação dos arquivos...
• b) Extensão: Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituição,
• ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.
c) Estágios de evolução: • Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como
correntes, intermediários e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/1991, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira:
• Arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
• Arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
• Arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
d) Entidades mantenedoras: • Conforme as características da entidade acumuladora de
documentos, estes podem ser divididos em:
• Arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
• Arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (lei nº 8.159/1991, art. 11). Ex.: arquivos comerciais, institucionais, pessoais.
• Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também podem ser chamados de arquivos privados.
Teoria das Três Idades • Fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos
em três fases distintas, conforme os valores documentais e a frequência de uso para a instituição produtora.
Valores Documentais • O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para
promover a avaliação documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais;
• e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados.
• O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).
Arquivos Correntes
• Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc.
• As principais atividades desempenhadas nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.
Protocolo • Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial
de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.
• Bem, como já vimos para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
1 - Recebimento: • Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a
separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.
• Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos.
• Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência.
• Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
2 – Registro:
• Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
3 – Autuação:
•Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo.
• A palavra autuação também significa a criação de processo.
4 - Classificação:
• Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
5 - Movimentação (expedição/distribuição): •Consiste na entrega dos documentos
aos respectivos destinatários.
•A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho,
• enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.
6 - Controle da tramitação:
• São as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.
Arquivamento de Documentos • O arquivamento consiste na guarda dos documentos em
lugares próprios, como caixas e pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço.
• Para que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação.
• Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.
Plano de classificação: • Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa
que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação.
• O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. (Exemplo PC utilizado pelo Poder Executivo Federal):
• Modelo de Plano de Classificação
• 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
• 001 – MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.
• 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
• 012 – COMUNICAÇÃO SOCIAL
• 034 – MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL
Operações de Arquivamento • Tendo em vista a importância de se guardar
corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:
• •• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.
• •• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
• •• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
Operações de Arquivamento • •• codificação: inserção de códigos nos documentos de
acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.
• •• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.
• •• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.
Métodos de Arquivamento • O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que
chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora.
• a) Método de arquivamento padronizado variadex:
• (utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos).
• Cada sequência de letras recebe uma cor específica.
• Exemplos: sequência a,b,c,d,e............. prata
• sequência f,g,h,i,j....................... ouro
Praticando : Desafio 6
• O método de arquivamento que utiliza comumente as cores ouro, rosa, verde, azul e palha é o seguinte:
• (A) duplex.
• (B) variadex.
• (C) soundex.
• (D) mnemônico.
• (E) rôneo.
b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
• • alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca.
• A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.
• • geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de busca.
• O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por estado, país ou cidade.
• numérico: utiliza números para a recuperação da
informação
• Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal
• Simples: os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
• Cronológico: utiliza número e data como forma de localização da informação.
• Dígito-terminal: os documentos são arquivados conforme uma sequência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da sequência se dá da direita para a esquerda.
• Ex.: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide-se em:
• alfabético: os assuntos são divididos conforme a
ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.
• Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:
• a) Ordem Alfabética
• b) Ordem Geográfica
• c) Ordem Numérica
• d) Ordem Ideográfica (de assunto)
Essas duas classes pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
• • Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos.
• • Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm que consultar um índice ou código.
Moçada...lembre-se :
•DESEJO BOA SORTE A TODOS!
• ESTUDEM COM AFINCO!
•CALMA NO DIA DA PROVA...
• ESTAREI TORCENDO PARA APROVAÇÃO DE VOCÊS!
• E QUE....
A formação acadêmica é apenas um dos ingredientes do seu “background”, ou seja, é o “básico do seu currículo;
Sua contribuição para a empresa envolve vários outros elementos trazidos na bagagem, inclusive práticas pessoais;
• Trabalho voluntário, projeto sociais e questões ambientais são temas pelos quais nutre interesse;
• Tem uma visão holística de gestão que integra à empresa, os profissionais, a comunidade, o mercado e o planeta;
• Não defende mais a necessidade de separar o profissional do pessoal, percebe o indivíduo como um todo;
Sabe os nomes dos seus colaboradores e há diálogo suficiente para conhecer um pouco a vida deles;
• Fomenta a cooperação como estratégia para a obtenção de resultados em vez da competitividade;
É contratado por empresas que perseguem a longevidade e que não estão interessadas apenas em resultados a curto prazo.