Download - Apostila 2 Gestao Projetos e Openproj
NOÇÕES DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
1. CONCEITO DE PROJETO
As organizações e pessoas executam trabalho. O trabalho envolve
serviços continuados (processos) e/ou projetos. Embora possa haver
superposição entre os dois. processos e projetos possuem muitas
características comuns; por exemplo, ambos são:
· Executados por pessoas
· Restringidos por recursos limitados
· Planejados, executados e controlados
Processos (serviços continuados) e projetos diferem principalmente
porque enquanto os primeiros são contínuos e repetitivos, os projetos
são temporários e únicos. Assim, um projeto pode ser definido, conforme
o PMBOK - Project Management Body of Knowledge, em termos de suas
características distintas, da seguinte forma:
projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar
um produto ou serviço único.
Temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem
definidos.
Único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma
diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes.
Os projetos são desenvolvidos em todos os níveis da organização.
Eles podem envolver uma única pessoa ou milhares delas. Podem
requerer menos do que 100 horas de trabalho ou até 10.000 ou mais
para se completarem. Os projetos podem envolver uma unidade isolada
da organização ou atravessar as fronteiras organizacionais, como ocorre
com consórcios e parcerias. Os projetos são freqüentemente
componentes críticos da estratégia de negócios da organização.
Pode-se citar como exemplos de projetos:
· Desenvolver uma pesquisa científica
· Realização de uma Copa do Mundo de Futebol num País.
· Desenvolver um novo produto ou serviço
· Implementar uma mudança organizacional a nível de estrutura, de
pessoas ou de estilo gerencial
· Planejar um novo veículo de transporte
· Desenvolver ou adquirir um sistema de informação novo ou
modificado
· Construir ou Reformar um prédio
· Desenvolver uma campanha política
· Implementar um novo processo ou procedimento organizacional
Já um processo é definido como sendo uma sequência repetitiva de
ações, atividades, passos ou etapas realizados com o objetivo de
produzir algum produto ou serviço. É repetitiva ou recorrente porque o
mesmo processo é realizado inúmeras outras vezes caso se queira
produzir outros produtos ou serviços idênticos aos primeiro produzido.
Por exemplo, o processo para produzir um carro por uma montadora é o
mesmo seja para produzir o primeiro, segundo, terceiro ou milionéssimo
carro, ou seja, ele se repete indefinidamente enquanto o processo existir.
Outro exemplo, é um processo para oferecer um serviço de lavagem de
carro que pode ser definido por uma sequência de atividades que vão
desde a entrada do carro no lava-jato até seu polimento final e essa
sequência de atividades é repetitiva para qualquer carro que entre no
lava-jato.
A figura a seguir ilustra as principais características e diferenças entre
projetos e processos, segundo o PMI.
Fonte: PMBOK
Temporário significa ainda que cada projeto tem um início e um fim
muito bem definidos. Chega-se ao fim do projeto quando os seus
objetivos foram alcançados ou quando torna-se claro que os objetivos do
projeto não serão ou não poderão mais ser atingidos. O projeto é então
encerrado. Temporário não significa que a sua duração é curta; muitos
projetos duram vários anos. Em todos os casos, entretanto, a duração do
projeto é finita; projetos não são esforços continuados.
Além disto, o termo temporário geralmente não se aplica ao produto
ou serviço criado pelo projeto. A maioria dos projetos são empreendidos
para criar um resultado duradouro. Por exemplo, um projeto para erigir
um monumento nacional criará um resultado que deverá durar séculos.
Muitos empreendimentos são temporários apenas no sentido de que eles
terminarão num momento qualquer. Por exemplo, uma linha de
montagem de uma fábrica de automóveis, poderá eventualmente ser
descontinuada, ou a própria fábrica ser desativada. Um projeto é
fundamentalmente diferente porque ele termina quando seus objetivos
propostos são alcançados, enquanto as operações continuadas ou os
processos, quando atingem seus objetivos, eles se repetem e o trabalho
continua. A natureza temporária dos projetos se aplica também a outros
aspectos dos empreendimentos:
· A oportunidade ou os nichos de mercado são usualmente
temporários – a maioria dos projetos têm um espaço de tempo limitado
para produzir seus produtos e serviços
· A equipe do projeto normalmente é desmontada após o projeto – os
projetos em sua maioria são conduzidos por uma equipe que tem o único
compromisso daquele projeto. Ao término do projeto, a equipe é liberada
e os membros realocados em outras atividades ou outros projetos.
Outro conceito interessante e em moda, principalmente no âmbito dos
governos federais, estaduais ou municipais é a definição de Programa.
O PMBOK define um programa como um grupo de projetos
relacionados, gerenciado de modo coordenado para a obtenção de
benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem
gerenciados individualmente. Como exemplo de um dos programas mais
conhecidos recentemente a nível Brasil, podemos citar o Programa de
Aceleração do Crescimento - PAC (http://www.brasil.gov.br/pac)
Além do padrão global para gerenciamento de projetos ( Guia PMBOK),
o PMI (Project Management Institute) publica também padrões para o
gerenciamento de programas.
2. O QUE É GERÊNCIA DE PROJETOS?
Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, e técnicas
para projetar atividades que visem atingir ou exceder as necessidades e
expectativas das partes envolvidas, com relação ao projeto. O ato de atingir ou
exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas,
invariavelmente envolve o equilíbrio entre demandas concorrentes:
· Escopo, prazo, custo e qualidade
· Diferentes necessidades e expectativas das partes envolvidas
· Necessidades concretas e expectativas
Gerência de Projetos é uma atividade multidisciplinar e envolve diversas áreas
de conhecimento e diferentes processos, tais como ilustrado na Figura 1:
Figura 1
Resumindo, temos:
Gerência da Integração do Projeto: descreve os processos necessários
para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam
adequadamente coordenados. Ele é composto pelo desenvolvimento do
plano do projeto, execução do plano do projeto e controle geral de
mudanças.
Gerência do Escopo do Projeto: descreve os processos necessários
para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e
nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com
sucesso. Ele é composto pela iniciação, planejamento do escopo,
detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de
mudanças do escopo.
Gerência do Tempo do Projeto: descreve os processos necessários
para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Ele é
composto pela definição das atividades, seqüenciamento das atividades,
estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e
controle do cronograma.
Gerência do Custo do Projeto: descreve os processos necessários para
assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto.
Ele é composto pelo planejamento dos recursos, estimativa dos custos,
orçamento dos custos e controle
dos custos.
Gerência da Qualidade do Projeto: descreve os processos necessários
para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento
do projeto serão satisfeitas. Ele é composto pelo planejamento da
qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade.
Gerência dos Recursos Humanos do Projeto: descreve os processos
necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas
envolvidas no projeto. Ele é composto pelo planejamento organizacional,
montagem da equipe e desenvolvimento da equipe.
Gerência das Comunicações do Projeto: descreve os processos
necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição,
armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto
sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Ele é composto pelo
planejamento das comunicações, distribuição das informações, relato de
desempenho e encerramento administrativo.
Gerência dos Riscos do Projeto: descreve os processos que dizem
respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Ele é
composto pela identificação dos riscos, quantificação dos riscos,
desenvolvimento das respostas aos riscos e controle das respostas aos
riscos.
Gerência das Aquisições do Projeto: descreve os processos
necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da
organização que desenvolve o projeto. Ele é composto pelo
planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de
propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos
e encerramento do contrato.
3. POR QUE GERENCIAR PROJETOS ?
Quantas vezes queremos fazer tantas coisas/atividades num mesmo
dia, mês ou ano e acabamos, ao fim desse período, não concluindo
praticamente nada !
Isso geralmente ocorre porque não planejamos, tentamos fazer essas
atividades desorganizadamente sem dar prioridade às mais importantes,
às vezes, porque havia tantas atividades que nem o prazo e nem os
recursos que imaginávamos ser suficientes realmente o foram, etc. São
inúmeros os casos de projetos/programas mal-sucedidos que vemos
nos governos, nas empresas, pessoais, etc.
Gerenciamento de projetos, conforme se observou na figura 1, é uma
disciplina extensa cujo objetivo principal é contribuir para o sucesso da
realização de um projeto ou, em outras palavras, minimizar os riscos do
projeto fracassar.
Como já visto, Projetos têm prazos definidos e consomem recursos.
Geralmente,quando se tem um prazo curto ou recursos que estimamos
ser insuficientes para realização do projeto, pode-se adotar as seguintes
estratégias: replanejar o projeto, cortar atividades menos importantes,
priorizar, etc. Priorizar é executar/fazer primeiramente as atividades que
são mais críticas/importantes para o sucesso do projeto, adiando ou até
mesmo excluindo/removendo as menos críticas. Quantas vezes, em
nossas vidas, não concluímos as coisas porque, quase que
impulsivamente fazemos primeiramente as atividades menos
importantes ou irrelevantes e, não atentamos, para as que são
realmente mais críticas e prioriárias.
Gestão de projetos é uma disciplina que pode ser continuamente
aprimorada nas empresas, governos, pessoas. Independente do
tamanho ou porte do projeto, a gestão de projetos tem benefícios e pode
contribuir muito para o sucesso dos projetos, embora saibamos que, por
si própria, ela não garante 100% de sucesso .
Caso queira aprofundar seus conhecimentos sobre gestão de projetos,
acesse os arquivos pdf disponíveis na pasta Material Complementar desta
Aula.
4. FERRAMENTAS de GERENCIAMENTO DE PROJETOS:
Para gerenciar projetos existem vários softwares aplicativos que podem
ser utilizados. Dentre essas ferramentas podemos citar: Microsoft Project,
Planner, OpenProj, etc.
Alguns links para informações sobre essas ferramentas:
Microsoft Project (Ms Project) e apostila em Material complementar
Planner ou Baixar Planner
OpenProj
Nesta Aula, escolheu-se o OpenProj por ser uma ferramenta gratuita, simples
de instalar e de utilizar, facilitando a aprendizagem rápida dos conceitos
básicos de gestão de projetos. Basta um pouco de curiosidade para, em pouco
tempo, já está conhecendo todos os seus recursos. Além disso, seus recursos
são muito parecidos com os do MsProject.
Primeiramente, instale o OpenProj em seu computador seguindo os seguintes
passos:
1. Acesse o site http://sourceforge.net/projects/openproj/
Figura 2
2. Clique no botão verde Download , conforme indicado pela seta vermelha
na figura 2 e espere até que o arquivo de instalação openproj-1.4.msi
seja baixado.
3. No Windows, clique no arquivo openproj-1.4.msi para iniciar a
instalação
4. A partir daí, você verá as seguintes telas de instalação: vá clicando em
Next, Install ou Finish até a conclusão.
Figura 3
Figura 4
Figura 5
Figura 6
Figura 7
Observação: O OpenProj precisa da máquina virtual JAVA e caso,não esteja
instalada, deve-se proceder a instalação.
5. Ao abrir o Open, aparece a janela de Dicas( figura 8). Você pode ler as
dicas ou simplesmente Fechá-la
Figura 8
6. Logo após, na tela da figura 9, selecione Criar Projeto.
Figura 9
7. Dê um nome inicial ao seu projeto, por exemplo Manutenção e coloque
como gerente o seu próprio nome. A data de início do projeto , o
OpenProj já pega automaticamente do sistema, mas você poderá ajustá-
la para qualquer outra data futura. Depois, clique em OK.
Figura 10
8. Por fim, o Proj abre a tela inicial (Figura 11) para edição do Projeto a
ser gerenciado.
Figura 11
Nesta Figura 11, estão destacados em azul e por seta vermelha os principais
elementos e recursos do OpenProj.
Gráfico de Gant: É o modo padrão de exibição do OpenProj. Através
desse modo, podemos ir editando as tarefas e, ao mesmo tempo,
vendo o Gráfico de como estão distribuídas as tarefas na ordem prevista
e ao longo do tempo.
Gráfico de Rede: Gráfico que mostra apenas a sequência e o resumo de
cada atividade
Recursos do Projeto: Mostra e edita os recursos do projeto que podem
ser Materiais ou Pessoas.
Funcionalidade para Associar Atividades de forma que elas fiquem
sequenciadas
5. EXEMPLO DE PROJETO
Para ilustrar a utilização do OpenProj vamos considerar que temos o seguinte
projeto para gerenciar: “Manutenção de uma grande máquina Industrial que
está com defeitos e instalada sobre uma base(fundação) antiga e desgastada
pelo tempo” . O Gerente projetou as seguintes atividades exibidas na Tabela 1
para o projeto de Manutenção:
Tabela 1
Número da
Atividade
Atividade (Descrição) Atividades Predecessoras
Tempo (Dias)
1 Verificar Partes Defeituosas - 8
2 Desmontar Máquina sobre Fundação
1 10
3 Transportar Máq. para Oficina
2 14
4 Desmontar Fundação Antiga
3 6
5 Consertar a Máquina
3 18
6 Contruir nova Fundação
4 15
7 Tranportar Maquina Consertada
5 4
8 Montar a Máquina
7 15
9 Posicionar Maquina Montada sobre Nova Fundação
6;8 3
10 Efetuar Testes Finais
9 2
Pode-se observar facilmente a sequência (ordem) dessas atividades através da figura 12
Figura 12
É interessante observar dois aspectos importantíssimos nesse projeto:
Ocorrência de Atividades realizadas em paralelo, ou seja, ao mesmo tempo
As atividades 5 (Consertar Máquina), 7 (Transportar a Máquina Consertada) e 8
(Montar a Máquina) são executadas ao mesmo tempo que as atividades 4 (
Desmontar Fundação Antiga) e 6 (Contruir nova Fundação). Isso significa que ,
enquanto os serviços/atividades sobre a fundação/base antiga estão sendo realizados,
por exemplo, por uma empresa de construção civil, os serviços de conserto da
máquina na oficina, transporte da máquina de volta para empresa e sua montagem
estão também acontecendo. Isso fica visivelmente explícito na Figura 12.
A atividade 9 (ver Figura 12 e Tabela 1 ) só pode ser realizada após as atividades 6 e 8
estiverem totalmente concluídas. Isso significa que só se pode realizar a atividade 9
(Posicionar Máquina Montada sobre nova Fundação ) se a Máquina já estiver sido
Montada (atividade 8) e também a Fundação/Base já estiver sido construída(atividade
6).
Por convenção e para facilitar, as atividades são identificadas por números
Por convenção, a descrição das atividades começa sempre com um verbo no infinitivo
para indicar uma ação: por exemplo: Verificar ..., Desmontar...., Tranportar..., Efetuar
..., etc.
A partir da tabela 1, passemos a contruir o projeto com o OpenProj:
Obs. Poderia partir diretamente para edição do projeto no OpenProj, mas muitos gerentes
preferem antes fazer um esboço do projeto em uma tabela ou folha de papel.
Os dados das atividades, sua duração, atividades predecessoras são praticamente digitadas
diretamente em cada linha da área destinada à edição e definição de tarefas do OpenProj
conforme ilustrado na Figura 13 a seguir:
Nesta Figura 13, pode-se observar também que:
A primeira Atividade do Projeto (atividade 1) não tem predecessora
A atividade 9, tem duas predecessoras, conforme já discutido antes
As atividades tem recursos como Pessoas e Materiais/Serviços alocados.
o Observação: Antes de se digitar os recursos, deve-se antes cadastrá-los na
área de gestão de Recursos, conforme veremos mais adiante.
A partir do Momento que se define a ordem/sequência das atividades (Coluna
Predecessoras ) , o OpenProj já define automaticamente seus prazos e duração.
Estas atividades podem ser alteradas, excluídas do Projeto.
Figura 13
Diminuindo –se o Zoom e rolando a janela direita para posicionar corretamente no Gráfico de
Gantt, vemos a imagem da Figura 14.
Figura 14
As barras em azul do gráfico Gantt simbolizam que essas atividades são executadas em
paralelo com as atividades relacionadas em barras vermelhas.
Dando-se um clique duplo em cada atividade/tarefa, mostra-se uma janela geral sobra várias
informações sobre a mesma, conforme mostrado na Figura 15.
Uma dessa informações é o % Completa que diz quanto porcento desta tarefa já foi executada.
Ao setar o valor para 100% e fechando–se esta janela, o OpenProj coloca um símbolo de
check verde√ , no início da linha da atividade
Figura 15
A figura 16 , mostra a área de gestão de recursos do OpenProj.
Observa-se que existem recursos do tipo Trabalho (que são pessoas) e Material.
Por exemplo Viagens foi registrado como Material e o total de gastos em Viagens ficou R$
1500,00. Todos esses valores monetários dos Recursos vão sendo adicionados ao custo total
do Projeto.
Alguns dos campos/colunas dessa área de recursos não precisam ser preenchidos, podendo
ficar em branco.
Figura 16
Na figura 17 a seguir, exibe o gráfico de Rede do Projeto.
Figura 17
Por fim, pode-se obter informações gerais sobre o Projeto,
selecionando no Menu Projeto->Informações do Projeto mostradas nas figuras 18 e 19.
Figura 18
Figura 19
Ainda, no Menu Arquivo do OpenProj, pode-se:
Imprimir os Projetos, inclusive para um formato pdf (via impressora virtual pdf)
Salvar com a extensão .POD ( extensão padrão do OpenProj) ou com .XML para ser
importada no MS-Project
Visualizar Impressão.
Abrir, Fechar, Inserir novo Projeto.
Além desses recursos do OpenProj apresentados nesta aula sobre noções básicas de
gerenciamento de projetos, o Open Proj dispões de vários outros tipos de gráficos e
funcionalidades para gestão de projetos.
De acordo com sua necessidade e interesse, você poderá explorá-los e aprendê-los.
Entretanto, não está no escopo desta aula detalhar mais sobre esses recursos adicionais do
OpenProj.
Bom Estudo !