NOÇÕES DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

1. CONCEITO DE PROJETO

As organizações e pessoas executam trabalho. O trabalho envolve

serviços continuados (processos) e/ou projetos. Embora possa haver

superposição entre os dois. processos e projetos possuem muitas

características comuns; por exemplo, ambos são:

· Executados por pessoas

· Restringidos por recursos limitados

· Planejados, executados e controlados

Processos (serviços continuados) e projetos diferem principalmente

porque enquanto os primeiros são contínuos e repetitivos, os projetos

são temporários e únicos. Assim, um projeto pode ser definido, conforme

o PMBOK - Project Management Body of Knowledge, em termos de suas

características distintas, da seguinte forma:

projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar

um produto ou serviço único.

Temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem

definidos.

Único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma

diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes.

Os projetos são desenvolvidos em todos os níveis da organização.

Eles podem envolver uma única pessoa ou milhares delas. Podem

requerer menos do que 100 horas de trabalho ou até 10.000 ou mais

para se completarem. Os projetos podem envolver uma unidade isolada

da organização ou atravessar as fronteiras organizacionais, como ocorre

com consórcios e parcerias. Os projetos são freqüentemente

componentes críticos da estratégia de negócios da organização.

Pode-se citar como exemplos de projetos:

· Desenvolver uma pesquisa científica

· Realização de uma Copa do Mundo de Futebol num País.

· Desenvolver um novo produto ou serviço

· Implementar uma mudança organizacional a nível de estrutura, de

pessoas ou de estilo gerencial

· Planejar um novo veículo de transporte

· Desenvolver ou adquirir um sistema de informação novo ou

modificado

· Construir ou Reformar um prédio

· Desenvolver uma campanha política

· Implementar um novo processo ou procedimento organizacional

Já um processo é definido como sendo uma sequência repetitiva de

ações, atividades, passos ou etapas realizados com o objetivo de

produzir algum produto ou serviço. É repetitiva ou recorrente porque o

mesmo processo é realizado inúmeras outras vezes caso se queira

produzir outros produtos ou serviços idênticos aos primeiro produzido.

Por exemplo, o processo para produzir um carro por uma montadora é o

mesmo seja para produzir o primeiro, segundo, terceiro ou milionéssimo

carro, ou seja, ele se repete indefinidamente enquanto o processo existir.

Outro exemplo, é um processo para oferecer um serviço de lavagem de

carro que pode ser definido por uma sequência de atividades que vão

desde a entrada do carro no lava-jato até seu polimento final e essa

sequência de atividades é repetitiva para qualquer carro que entre no

lava-jato.

A figura a seguir ilustra as principais características e diferenças entre

projetos e processos, segundo o PMI.

Fonte: PMBOK

Temporário significa ainda que cada projeto tem um início e um fim

muito bem definidos. Chega-se ao fim do projeto quando os seus

objetivos foram alcançados ou quando torna-se claro que os objetivos do

projeto não serão ou não poderão mais ser atingidos. O projeto é então

encerrado. Temporário não significa que a sua duração é curta; muitos

projetos duram vários anos. Em todos os casos, entretanto, a duração do

projeto é finita; projetos não são esforços continuados.

Além disto, o termo temporário geralmente não se aplica ao produto

ou serviço criado pelo projeto. A maioria dos projetos são empreendidos

para criar um resultado duradouro. Por exemplo, um projeto para erigir

um monumento nacional criará um resultado que deverá durar séculos.

Muitos empreendimentos são temporários apenas no sentido de que eles

terminarão num momento qualquer. Por exemplo, uma linha de

montagem de uma fábrica de automóveis, poderá eventualmente ser

descontinuada, ou a própria fábrica ser desativada. Um projeto é

fundamentalmente diferente porque ele termina quando seus objetivos

propostos são alcançados, enquanto as operações continuadas ou os

processos, quando atingem seus objetivos, eles se repetem e o trabalho

continua. A natureza temporária dos projetos se aplica também a outros

aspectos dos empreendimentos:

· A oportunidade ou os nichos de mercado são usualmente

temporários – a maioria dos projetos têm um espaço de tempo limitado

para produzir seus produtos e serviços

· A equipe do projeto normalmente é desmontada após o projeto – os

projetos em sua maioria são conduzidos por uma equipe que tem o único

compromisso daquele projeto. Ao término do projeto, a equipe é liberada

e os membros realocados em outras atividades ou outros projetos.

Outro conceito interessante e em moda, principalmente no âmbito dos

governos federais, estaduais ou municipais é a definição de Programa.

O PMBOK define um programa como um grupo de projetos

relacionados, gerenciado de modo coordenado para a obtenção de

benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem

gerenciados individualmente. Como exemplo de um dos programas mais

conhecidos recentemente a nível Brasil, podemos citar o Programa de

Aceleração do Crescimento - PAC (http://www.brasil.gov.br/pac)

Além do padrão global para gerenciamento de projetos ( Guia PMBOK),

o PMI (Project Management Institute) publica também padrões para o

gerenciamento de programas.

2. O QUE É GERÊNCIA DE PROJETOS?

Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, e técnicas

para projetar atividades que visem atingir ou exceder as necessidades e

expectativas das partes envolvidas, com relação ao projeto. O ato de atingir ou

exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas,

invariavelmente envolve o equilíbrio entre demandas concorrentes:

· Escopo, prazo, custo e qualidade

· Diferentes necessidades e expectativas das partes envolvidas

· Necessidades concretas e expectativas

Gerência de Projetos é uma atividade multidisciplinar e envolve diversas áreas

de conhecimento e diferentes processos, tais como ilustrado na Figura 1:

Figura 1

Resumindo, temos:

Gerência da Integração do Projeto: descreve os processos necessários

para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam

adequadamente coordenados. Ele é composto pelo desenvolvimento do

plano do projeto, execução do plano do projeto e controle geral de

mudanças.

Gerência do Escopo do Projeto: descreve os processos necessários

para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e

nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com

sucesso. Ele é composto pela iniciação, planejamento do escopo,

detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de

mudanças do escopo.

Gerência do Tempo do Projeto: descreve os processos necessários

para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Ele é

composto pela definição das atividades, seqüenciamento das atividades,

estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e

controle do cronograma.

Gerência do Custo do Projeto: descreve os processos necessários para

assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto.

Ele é composto pelo planejamento dos recursos, estimativa dos custos,

orçamento dos custos e controle

dos custos.

Gerência da Qualidade do Projeto: descreve os processos necessários

para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento

do projeto serão satisfeitas. Ele é composto pelo planejamento da

qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade.

Gerência dos Recursos Humanos do Projeto: descreve os processos

necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas

envolvidas no projeto. Ele é composto pelo planejamento organizacional,

montagem da equipe e desenvolvimento da equipe.

Gerência das Comunicações do Projeto: descreve os processos

necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição,

armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto

sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Ele é composto pelo

planejamento das comunicações, distribuição das informações, relato de

desempenho e encerramento administrativo.

Gerência dos Riscos do Projeto: descreve os processos que dizem

respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Ele é

composto pela identificação dos riscos, quantificação dos riscos,

desenvolvimento das respostas aos riscos e controle das respostas aos

riscos.

Gerência das Aquisições do Projeto: descreve os processos

necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da

organização que desenvolve o projeto. Ele é composto pelo

planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de

propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos

e encerramento do contrato.

3. POR QUE GERENCIAR PROJETOS ?

Quantas vezes queremos fazer tantas coisas/atividades num mesmo

dia, mês ou ano e acabamos, ao fim desse período, não concluindo

praticamente nada !

Isso geralmente ocorre porque não planejamos, tentamos fazer essas

atividades desorganizadamente sem dar prioridade às mais importantes,

às vezes, porque havia tantas atividades que nem o prazo e nem os

recursos que imaginávamos ser suficientes realmente o foram, etc. São

inúmeros os casos de projetos/programas mal-sucedidos que vemos

nos governos, nas empresas, pessoais, etc.

Gerenciamento de projetos, conforme se observou na figura 1, é uma

disciplina extensa cujo objetivo principal é contribuir para o sucesso da

realização de um projeto ou, em outras palavras, minimizar os riscos do

projeto fracassar.

Como já visto, Projetos têm prazos definidos e consomem recursos.

Geralmente,quando se tem um prazo curto ou recursos que estimamos

ser insuficientes para realização do projeto, pode-se adotar as seguintes

estratégias: replanejar o projeto, cortar atividades menos importantes,

priorizar, etc. Priorizar é executar/fazer primeiramente as atividades que

são mais críticas/importantes para o sucesso do projeto, adiando ou até

mesmo excluindo/removendo as menos críticas. Quantas vezes, em

nossas vidas, não concluímos as coisas porque, quase que

impulsivamente fazemos primeiramente as atividades menos

importantes ou irrelevantes e, não atentamos, para as que são

realmente mais críticas e prioriárias.

Gestão de projetos é uma disciplina que pode ser continuamente

aprimorada nas empresas, governos, pessoas. Independente do

tamanho ou porte do projeto, a gestão de projetos tem benefícios e pode

contribuir muito para o sucesso dos projetos, embora saibamos que, por

si própria, ela não garante 100% de sucesso .

Caso queira aprofundar seus conhecimentos sobre gestão de projetos,

acesse os arquivos pdf disponíveis na pasta Material Complementar desta

Aula.

4. FERRAMENTAS de GERENCIAMENTO DE PROJETOS:

Para gerenciar projetos existem vários softwares aplicativos que podem

ser utilizados. Dentre essas ferramentas podemos citar: Microsoft Project,

Planner, OpenProj, etc.

Alguns links para informações sobre essas ferramentas:

Microsoft Project (Ms Project) e apostila em Material complementar

Planner ou Baixar Planner

OpenProj

Nesta Aula, escolheu-se o OpenProj por ser uma ferramenta gratuita, simples

de instalar e de utilizar, facilitando a aprendizagem rápida dos conceitos

básicos de gestão de projetos. Basta um pouco de curiosidade para, em pouco

tempo, já está conhecendo todos os seus recursos. Além disso, seus recursos

são muito parecidos com os do MsProject.

Primeiramente, instale o OpenProj em seu computador seguindo os seguintes

passos:

1. Acesse o site http://sourceforge.net/projects/openproj/

Figura 2

2. Clique no botão verde Download , conforme indicado pela seta vermelha

na figura 2 e espere até que o arquivo de instalação openproj-1.4.msi

seja baixado.

3. No Windows, clique no arquivo openproj-1.4.msi para iniciar a

instalação

4. A partir daí, você verá as seguintes telas de instalação: vá clicando em

Next, Install ou Finish até a conclusão.

Figura 3

Figura 4

Figura 5

Figura 6

Figura 7

Observação: O OpenProj precisa da máquina virtual JAVA e caso,não esteja

instalada, deve-se proceder a instalação.

5. Ao abrir o Open, aparece a janela de Dicas( figura 8). Você pode ler as

dicas ou simplesmente Fechá-la

Figura 8

6. Logo após, na tela da figura 9, selecione Criar Projeto.

Figura 9

7. Dê um nome inicial ao seu projeto, por exemplo Manutenção e coloque

como gerente o seu próprio nome. A data de início do projeto , o

OpenProj já pega automaticamente do sistema, mas você poderá ajustá-

la para qualquer outra data futura. Depois, clique em OK.

Figura 10

8. Por fim, o Proj abre a tela inicial (Figura 11) para edição do Projeto a

ser gerenciado.

Figura 11

Nesta Figura 11, estão destacados em azul e por seta vermelha os principais

elementos e recursos do OpenProj.

Gráfico de Gant: É o modo padrão de exibição do OpenProj. Através

desse modo, podemos ir editando as tarefas e, ao mesmo tempo,

vendo o Gráfico de como estão distribuídas as tarefas na ordem prevista

e ao longo do tempo.

Gráfico de Rede: Gráfico que mostra apenas a sequência e o resumo de

cada atividade

Recursos do Projeto: Mostra e edita os recursos do projeto que podem

ser Materiais ou Pessoas.

Funcionalidade para Associar Atividades de forma que elas fiquem

sequenciadas

5. EXEMPLO DE PROJETO

Para ilustrar a utilização do OpenProj vamos considerar que temos o seguinte

projeto para gerenciar: “Manutenção de uma grande máquina Industrial que

está com defeitos e instalada sobre uma base(fundação) antiga e desgastada

pelo tempo” . O Gerente projetou as seguintes atividades exibidas na Tabela 1

para o projeto de Manutenção:

Tabela 1

Número da

Atividade

Atividade (Descrição) Atividades Predecessoras

Tempo (Dias)

1 Verificar Partes Defeituosas - 8

2 Desmontar Máquina sobre Fundação

1 10

3 Transportar Máq. para Oficina

2 14

4 Desmontar Fundação Antiga

3 6

5 Consertar a Máquina

3 18

6 Contruir nova Fundação

4 15

7 Tranportar Maquina Consertada

5 4

8 Montar a Máquina

7 15

9 Posicionar Maquina Montada sobre Nova Fundação

6;8 3

10 Efetuar Testes Finais

9 2

Pode-se observar facilmente a sequência (ordem) dessas atividades através da figura 12

Figura 12

É interessante observar dois aspectos importantíssimos nesse projeto:

Ocorrência de Atividades realizadas em paralelo, ou seja, ao mesmo tempo

As atividades 5 (Consertar Máquina), 7 (Transportar a Máquina Consertada) e 8

(Montar a Máquina) são executadas ao mesmo tempo que as atividades 4 (

Desmontar Fundação Antiga) e 6 (Contruir nova Fundação). Isso significa que ,

enquanto os serviços/atividades sobre a fundação/base antiga estão sendo realizados,

por exemplo, por uma empresa de construção civil, os serviços de conserto da

máquina na oficina, transporte da máquina de volta para empresa e sua montagem

estão também acontecendo. Isso fica visivelmente explícito na Figura 12.

A atividade 9 (ver Figura 12 e Tabela 1 ) só pode ser realizada após as atividades 6 e 8

estiverem totalmente concluídas. Isso significa que só se pode realizar a atividade 9

(Posicionar Máquina Montada sobre nova Fundação ) se a Máquina já estiver sido

Montada (atividade 8) e também a Fundação/Base já estiver sido construída(atividade

6).

Por convenção e para facilitar, as atividades são identificadas por números

Por convenção, a descrição das atividades começa sempre com um verbo no infinitivo

para indicar uma ação: por exemplo: Verificar ..., Desmontar...., Tranportar..., Efetuar

..., etc.

A partir da tabela 1, passemos a contruir o projeto com o OpenProj:

Obs. Poderia partir diretamente para edição do projeto no OpenProj, mas muitos gerentes

preferem antes fazer um esboço do projeto em uma tabela ou folha de papel.

Os dados das atividades, sua duração, atividades predecessoras são praticamente digitadas

diretamente em cada linha da área destinada à edição e definição de tarefas do OpenProj

conforme ilustrado na Figura 13 a seguir:

Nesta Figura 13, pode-se observar também que:

A primeira Atividade do Projeto (atividade 1) não tem predecessora

A atividade 9, tem duas predecessoras, conforme já discutido antes

As atividades tem recursos como Pessoas e Materiais/Serviços alocados.

o Observação: Antes de se digitar os recursos, deve-se antes cadastrá-los na

área de gestão de Recursos, conforme veremos mais adiante.

A partir do Momento que se define a ordem/sequência das atividades (Coluna

Predecessoras ) , o OpenProj já define automaticamente seus prazos e duração.

Estas atividades podem ser alteradas, excluídas do Projeto.

Figura 13

Diminuindo –se o Zoom e rolando a janela direita para posicionar corretamente no Gráfico de

Gantt, vemos a imagem da Figura 14.

Figura 14

As barras em azul do gráfico Gantt simbolizam que essas atividades são executadas em

paralelo com as atividades relacionadas em barras vermelhas.

Dando-se um clique duplo em cada atividade/tarefa, mostra-se uma janela geral sobra várias

informações sobre a mesma, conforme mostrado na Figura 15.

Uma dessa informações é o % Completa que diz quanto porcento desta tarefa já foi executada.

Ao setar o valor para 100% e fechando–se esta janela, o OpenProj coloca um símbolo de

check verde√ , no início da linha da atividade

Figura 15

A figura 16 , mostra a área de gestão de recursos do OpenProj.

Observa-se que existem recursos do tipo Trabalho (que são pessoas) e Material.

Por exemplo Viagens foi registrado como Material e o total de gastos em Viagens ficou R$

1500,00. Todos esses valores monetários dos Recursos vão sendo adicionados ao custo total

do Projeto.

Alguns dos campos/colunas dessa área de recursos não precisam ser preenchidos, podendo

ficar em branco.

Figura 16

Na figura 17 a seguir, exibe o gráfico de Rede do Projeto.

Figura 17

Por fim, pode-se obter informações gerais sobre o Projeto,

selecionando no Menu Projeto->Informações do Projeto mostradas nas figuras 18 e 19.

Figura 18

Figura 19

Ainda, no Menu Arquivo do OpenProj, pode-se:

Imprimir os Projetos, inclusive para um formato pdf (via impressora virtual pdf)

Salvar com a extensão .POD ( extensão padrão do OpenProj) ou com .XML para ser

importada no MS-Project

Visualizar Impressão.

Abrir, Fechar, Inserir novo Projeto.

Além desses recursos do OpenProj apresentados nesta aula sobre noções básicas de

gerenciamento de projetos, o Open Proj dispões de vários outros tipos de gráficos e

funcionalidades para gestão de projetos.

De acordo com sua necessidade e interesse, você poderá explorá-los e aprendê-los.

Entretanto, não está no escopo desta aula detalhar mais sobre esses recursos adicionais do

OpenProj.

Bom Estudo !