documentos empresariais · dia da vida empresarial, não por sua culpa, mas pela total falta de...

Nelson Pereira da Costa

DOCUMENTOS

EMPRESARIAISINFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

DA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

Documentos Empresariais - Informações Complementares da Comunicação Empresarial

Copyright© Editora Ciência Moderna Ltda., 2012.Todos os direitos para a língua portuguesa reservados pela EDITORA CIÊNCIA MODERNA LTDA.De acordo com a Lei 9.610, de 19/2/1998, nenhuma parte deste livro poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Editora.

Editor: Paulo André P. MarquesProdução Editorial: Aline Vieira MarquesCopidesque: Kelly Cristina da SilvaCapa: Paulo VermelhoDiagramação: Lúcia QuaresmaAssistente Editorial: Laura Santos Souza

Várias Marcas Registradas aparecem no decorrer deste livro. Mais do que simplesmente listar esses nomes e informar quem possui seus direitos de exploração, ou ainda imprimir �� editoriais, em benefício exclusivo do dono da Marca Registrada, sem intenção de infringir as regras de sua utilização. Qualquer semelhança em nomes próprios e acontecimentos será mera coincidência.

FICHA CATALOGRÁFICA

COSTA, Nelson Pereira da. Documentos Empresariais - Informações Complementares da Comunicação Empresarial Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna Ltda., 2012

1. Administração-processamento de Dados 2. Comunicação - administração.I — Título

ISBN: 978-85-399-0181-4 CDD 658.05 658.45

Editora Ciência Moderna Ltda.R. Alice Figueiredo, 46 – Riachuelo Rio de Janeiro, RJ – Brasil CEP: 20.950-150 Tel: (21) 2201-6662 / Fax: (21) [email protected] 12/11

A

Alexandre Nelson, meu filho, que, devido ao seu grande conhecimento e argúcia, já poderia ter escrito diversos livros.

PREFÁCIO

Passei pela faculdade de Administração sem ter visto um modelo de documento empresarial, bem como sua construção, uso e razão de utilização. Por meio da minha vida profissional, fui me deparando com cartas, circulares, memorandos, e-mails, comunicações internas, ofícios, relatórios, atas de reunião, sinopses, propostas, programas, orçamentos, planos, políticas, métodos, procedimentos, processos, re-gras, manuais, regulamentos, questionários, formulários, tabelas, matrizes, planilhas, modelos, gráficos, diagramas, projetos, contratos, estatutos e muitos outros documentos. Mas, em momento algum me foi ensinado as técnicas, metodologias e questionamentos sobre a comunicação escrita numa organização, através de documentos.

As sutilezas e diferenças entre a redação empresarial e a redação administrativa jamais foram abor-dadas. Havia uma disciplina de Língua Portuguesa, em que o professor ensinava tudo o que não fosse prático, incapaz de dar exemplos de documentos do mundo corporativo e totalmente dissociado do dia a dia da vida empresarial, não por sua culpa, mas pela total falta de livros e de pessoas que lhe orientassem a respeito. As dicas da boa comunicação escrita inter e intraorganizacional foram deixadas de lado.

Saber ler já é difícil, saber escrever nem se fala. Na Era da Informação Digitalizada e do Mundo Virtual, os executivos se comunicam por meio de meias palavras, com orações mal escritas e até, porque não dizer, totalmente incompreensíveis, achando que o importante é saber falar, como se um dirigente de uma organização fosse um político profissional, cujos discursos são escritos por assessores.

Quantos são os executivos que arrasam numa reunião, encontro ou seminário, mas na hora de es-crever fazem feio?

O embasamento necessário dos documentos empresariais que tramitam nos escritórios e fábricas foi escamoteado no Curso de Administração. Acredito que esta prática tem uma importância menor, isto é, aqui é academia, lá é empresa. As universidades não estão preocupadas com coisas “menores” e sim com teorias, leis, princípios, premissas, técnicas e processos, deixando de lado assuntos irrelevantes como as práticas da documentação e da arte de escrever.

É muito comum lidarmos com formandos do curso de Administração que não sabem sequer redigir um relatório, sem falar, é claro, da dificuldade de estruturar, desenvolver e implementar um plano, um projeto, um contrato, por exemplo. Em geral, recebem e aceitam as políticas da empresa, na forma de uma cultura oral, passada de chefe a chefe. São poucas as empresas com uma documentação, verdadeiramente, organizada.

Este livro tem o propósito de mostrar não só os conceitos, mas também muitas estruturas dos docu-mentos empresariais, como um manual a orientar administradores e empresários a mais bem conhecerem os meandros da boa linguagem escrita, cada vez mais prostituída. Todos estão alucinados em alcançar objetivos fortuitos, esquecendo que relatórios bem estruturados, às vezes, são tão ou mais eficazes que a fala macia.

vi � Documentos Empresariais

A obra foi estruturada em 12 Capítulos e seus objetivos são os seguintes:

� CAPÍTULO 1 – DOCUMENTAÇÃO: Mostrar que a documentação é a ponte entre o especialista e o generalista. Mostrar que bem arquivar documentos é tão ou mais importante do que construí-los

� CAPÍTULO 2 – REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA: Mostrar que a redação é a última fronteira da demons-tração e transferência do conhecimento aprisionado. Mostrar os aspectos e requisitos da correspon-dência administrativa.

� CAPÍTULO 3 – SINOPSE E PROPOSTA: Mostrar o quanto vale uma sinopse bem feita na apresentação de qualquer projeto. Mostrar as especificações do serviço a ser realizado, porque uma proposta bem feita pode ser a chave para abrir um ou mais negócios.

� CAPÍTULO 4 – RELATÓRIO: Mostrar as vantagens de um relatório bem redigido, assim como quais são os seus requisitos e qualidades básicos.

� CAPÍTULO 5 – PROGRAMA E PLANO: Mostrar que os programas ajudam a orientar a ação admi-nistrativa, porque dá ao executivo uma conduta pragmática. Mostrar que um plano conterá detalhes suficientes para a sua implementação, mas, se for feito às pressas e inadvertidamente construído, pode causar muita perda de tempo, constrangimento e desconfiança quanto ao des-tino da organização.

� CAPÍTULO 6 – ORÇAMENTO: Mostrar que o orçamento é um plano que especifica as receitas e os gastos, antecipadamente, em um dado período, só sendo congruente se estiver em consonância com os objetivos da empresa.

� CAPÍTULO 7 – POLÍTICA E METODOLOGIA: Mostrar que políticas bem estruturadas ajudam a em-presa a solucionar problemas semelhantes e também são guias para a ação, que facilita a tomada de decisão. Mostrar como o conhecimento de metodologias acelera os processos de decisão, solução e comunicação.

� CAPÍTULO 8 – MANUAL E REGULAMENTO: Mostrar como manuais, regulamentos e procedimentos ajudam a aperfeiçoar a comunicação e a interação entre os diversos subsistemas da organização, quando são elaborados com base na cultura organizacional existente.

� CAPÍTULO 9 – QUESTIONÁRIO E FORMULÁRIO: Mostrar que o questionário é o método mais co-mum para se coletar dados, porque utiliza uma técnica flexível que não é, necessariamente, tão dispendiosa. Mostrar que o formulário é uma excelente ferramenta de informação e comuni-cação, devido à sua forma clara, objetiva e direta, cujo conteúdo é relevante para aquilo que se deseja conseguir.

� CAPÍTULO 10 – ESTATUTO E CONTRATO: Mostrar que estatuto é um documento que expressa, formalmente, os princípios que regem a organização do estado, empresa, organização, fundação, sociedade, associação ou clube. Mostrar que os contratos são documentos que representam um acordo entre partes e que sua metodologia de construção é própria para cada tipo e situação.

PREFÁCIO � vii

� CAPÍTULO 11 – PROJETO: Mostrar que a palavra projeto é designada para qualquer trabalho a ser realizado. Em sendo escrito, obedece uma forma de construção e apresentação próprias. Mostrar que a gestão de um projeto exige uma pessoa bastante articulada, sistemática e, principalmente, disciplinada e disciplinadora, pois a viabilização de um projeto é inversamente proporcional ao seu tamanho.

� CAPÍTULO 12 – GRÁFICO E MODELO: Mostrar que um bom gráfico vale mais do que mil palavras e que é uma ferramenta excepcional para análise, pois fornece evidências difíceis de se descobrir por outros meios. Mostrar que a avaliação de desempenho fica mais bem entendida quando usamos modelos bem elaborados.

Este projeto, que complementa meu livro Comunicação Empresarial, publicado pela Editora Ciência Moderna em 2008, dará ao leitor o conhecimento do uso de expressões já de todo estereotipadas e des-cartadas pelo tempo. Antes de tudo, o valor desta obra é de mostrar conceitos e técnicas de construção de documentos, dos quais o leitor poderá se utilizar e, naturalmente, adaptar às suas necessidades. Por tal, é sempre bom lembrar: “Aquele que souber escrever se destacará na multidão” (Alfred Sloan).

Gostaria de agradecer a todos aqueles que, direta e indiretamente, contribuíram para a minha for-mação e aos diversos incentivadores do projeto. Agradecer, também, ao Alexandre, meu filho, pelas pes-quisas que realizou no Google.

É sempre bom lembrar que para ser prático é preciso, antes de mais nada, ser um emérito conhece-dor da teoria.

Nelson Pereira da Costa

SUMÁRIO

CAPÍTULO 1: DOCUMENTAÇÃO 1

Objetivos do Capítulo 1

1.1 Conceito de Documentação 1

1.2 Prática da Documentação 2

1.3 Conceito de Documento 3

1.4 Tipos de Documento 4

1.5 Apresentação de Dados 6

1.6 Organização de Dados 7

1.7 Sistema Internacional de Unidades 8

1.8 Número e Ponto 10

1.9 Índice e Indicador 12

1.10 Fórmulas e Ilustrações 13

1.11 Abreviatura, Citação e Nota 16

1.12 Normalização Textual 17

1.13 Terminologia 18

1.14 Elementos do Documento 19

1.15 Arquivo 20

1.16 Banco de Dados 20

1.17 Arquivos de Dados 21

Questões para Reflexão 22

A Arte da Leitura 23

O Conhecimento Histórico 24

CAPÍTULO 2: REDAÇÃO e CORRESPONDÊNCIA 27


2.1 Conceito de Redação 27

2.2 Elementos Redacionais 28

2.3 Estilos de Redação 30

2.4 Redação Administrativa 31

2.5 Requisitos da Escrita 32

x � Documentos Empresariais

2.6 Conceito de Correspondência 36

2.7 Correspondência Administrativa 37

2.8 Elementos da Correspondência 38

2.9 Correspondência Comercial 38

2.10 Carta Comercial 41


Vocabulário de Padrões 42

A Qualidade Está nas Pessoas 43

CAPÍTULO 3: SINOPSE e PROPOSTA 45


3.1 Conceito de Sinopse 45

3.2 Estrutura da Sinopse 46

3.3 Conceito de Proposta 52

3.4 Características do Proponente 53

3.5 Serviço a Executar 54

3.6 Análise Preliminar 56

3.7 Método de Trabalho 56

3.8 Condições Acessórias 58

3.9 Responsabilidades Contratuais 59

3.10 Garantia 60

3.11 Comunicação da Proposta 61

3.12 Currículo 62

3.13 Referências 64

3.14 Capacidade Técnica 65

3.15 Documentação Anexa 66

3.16 Avaliação da Proposta 67


O Poder da Informação 68

A Sabedoria da Montanha 69

SUMÁRIO � xi

CAPÍTULO 4: RELATÓRIO 71


4.1 Conceito de Relatório 71

4.2 Objetivos do Relatório 72

4.3 Considerações sobre Relatório 72

4.4 Premissas e Princípios do Relatório 73

4.5 Características do Relatório 74

4.6 Requisitos do Relatório 75

4.7 Elementos do Relatório 75

4.8 Relator 76

4.9 Classificação do Relatório 77

4.10 Tipos de Relatório 78

4.11 Estrutura do Relatório 86

4.12 Sumários de Relatórios 89

4.13 Modelo Básico de Relatório 91

4.14 Editoração do Relatório 95

4.15 Avaliação do Relatório 96


A Leitura de um Relatório Técnico 97

Um Escritório sem Papel 98

CAPÍTULO 5: PROGRAMA e PLANO 101


5.1 Conceito de Programa 101

5.2 Tipos de Programa 102

5.3 Programação 103

5.4 Programação Eletrônica 104

5.5 Tipos de Programação 105

5.6 Conceito de Plano 106

5.7 Objetivos do Plano 106

xii � Documentos Empresariais

5.8 Questões Básicas de um Plano 108

5.9 Elementos do Plano 110

5.10 Planejamento 111

5.11 Planejador 112

5.12 Tipos de Plano 113

5.13 Fases de um Plano 115

5.14 Estrutura do Plano 118


Um Programa de Qualidade 121

Flexibilidade 123

CAPÍTULO 6: ORÇAMENTO 125


6.1 Conceito de Orçamento 125

6.2 Elementos do Orçamento 127

6.3 Conceito de Controle 128

6.4 Tipos de Orçamento 130

6.5 Orçamento Prévio 134

6.6 Controle Orçamentário 135

6.7 Sistema Orçamentário 137

6.8 Fontes e Aplicações 138

6.9 Preparação do Orçamento 141

6.10 Elaboração do Orçamento 141

6.11 Problemas com Orçamentos 142

6.12 Crítica ao Orçamento 143

6.13 Exemplos de Orçamentos 144


Lucro Satanizado 146

Vale Pensar Pequeno? 147

SUMÁRIO � xiii

CAPÍTULO 7: POLÍTICA e METODOLOGIA 149


7.1 Conceito de Política 149

7.2 Premissas da Política 150

7.3 Desenvolvimento de uma Política 151

7.4 Classificação das Políticas 154

7.5 Conceito de Método 158

7.6 Elementos de Suporte do Método 159

7.7 Desenvolvimento Histórico do Método 164

7.8 Classificação dos Métodos 165

7.9 Conceito de Metodologia 176

7.10 Elementos de Metodologia 176

7.11 Enfoques de Construção da Metodologia 178


A Maior das Habilidades 179

O Método Heurístico 181

CAPÍTULO 8: MANUAL e REGULAMENTO 183


8.1 Conceito de Manual 183

8.2 Atualização do Manual 184

8.3 Rotina 185

8.4 Procedimento 186

8.5 Estrutura do Manual 187

8.6 Tipos de Manual 189

8.7 Sumários de Manuais 191

8.8 Conceito de Regulamento 194


O Príncipe de Maquiavel 197

O Fantasma da Burocracia 199

xiv � Documentos Empresariais

CAPÍTULO 9: QUESTIONÁRIO e FORMULÁRIO 203


9.1 Conceito de Questionário 203

9.2 Projeto de Questionário 204

9.3 Questionamento 206

9.4 Entrevista 207

9.5 Coleta de Dados 208

9.6 Conceito de Formulário 210

9.7 Elementos Básicos do Formulário 211

9.8 Classificação dos Formulários 215

9.9 Projeto de Formulário 216


A Importância da Pesquisa 217

O Poder Concentrador da Automação 219

CAPÍTULO 10: ESTATUTO e CONTRATO 221


10.1 Conceituação de Apoio 221

10.2 Constituição da Empresa 225

10.3 Ata da Assembleia de Constituição de uma Sociedade 227

10.4 Conceito de Contrato 230

10.5 Administração do Contrato 230

10.6 Negociador do Contrato 232

10.7 Classificação dos Contratos 234


Uma Questão de Adaptação 240

O Grupo Social Empresa 241

SUMÁRIO � xv

CAPÍTULO 11: PROJETO 243


11.1 Conceito de Projeto 243

11.2 Projetista 244

11.3 Elementos do Projeto 245

11.4 Apresentação do Projeto 251

11.5 Classificação dos Projetos 252

11.6 Problemas com Projeto 253

11.7 Tipos de Projeto 255

11.8 Ciclo de Vida do Projeto 257

11.9 Estrutura do Projeto 258

11.10 Gerente do Projeto 264

11.11 Plano do Projeto 265

11.12 Viabilidade do Projeto 266

11.13 Risco do Projeto 268

11.14 Análise de Valor do Projeto 272


A Visão de um Negócio 274

A Velocidade da Mudança 275

CAPÍTULO 12: GRÁFICO e MODELO 277


12.1 Conceito de Gráfico 277

12.2 Representação Gráfica 278

12.3 Requisitos do Gráfico 280

12.4 Classificação dos Gráficos 280

12.5 Curva 283

xvi � Documentos Empresariais

12.6 Gráficos em Rede 286

12.7 Rede Pert/CPM 288

12.8 Conceito de Diagrama 294

12.9 Representação Diagramática 294

12.10 Conceito de Modelo 300

12.11 Elementos Básicos do Modelo 301

12.12 Construção de Modelos 302

12.13 Classificação dos Modelos 303


A Estrutura Ideal Existe? 308

Modelos Simulatórios 309

Glossário 311

Referências Bibliográficas 315

Índice Remissivo 319

INTRODUÇÃO

A despeito de todos os cuidados com a estruturação da documentação e interconexões, fluxo e fil-tragem da informação que transita na empresa, bem como a distribuição das atribuições e tarefas, começa a ser cada vez mais difícil administrar todo esse conjunto de documentos. Acontece que, embora se faça triagens e simplificações, o volume de informações necessário à condução de nossos negócios cresceu exa-geradamente. E, como já não é mais possível ver e acompanhar cada atividade diretamente, nós temos de confiar e apoiar-nos na documentação, mesmo que ela nem sempre tenha a forma mais adequada para as nossas necessidades gerenciais. Não somente ela se apresenta defasada, como também muito desarrumada ou minuciosa. Sem falar nos erros normais de redação e de construção, um relatório passa, às vezes, por diversos funcionários até chegar ao dirigente da organização.

Infelizmente, a informação tem o péssimo costume de se deteriorar inexoravelmente, conforme o tempo vai passando e conforme ela vai sendo manuseada em cálculos, montagens de tabelas, distribuições estatísticas e referenciais cartesianos. Então nossa empresa faz uma nova descoberta, a de que a própria informação também deve ser administrada e documentada, independentemente do significado e uso da mesma em cada função ou atividade produtiva e da qualidade da estrutura organizacional. Em outras pa-lavras, a partir de certo tamanho é preciso definir procedimentos de tratamento, produção e controle dos arquivos, como se estes também fossem uma espécie de matéria-prima da empresa.

Daí surge a necessidade de aumentar a capacidade de bem manipular informações, tendo em vista que a mesma é vital para se viver o presente e planejar o futuro. O problema maior consiste em identificar, dentro de um contexto imensamente complicado, composto de milhares de aspectos e detalhes, como é o caso de uma grande empresa, quais as melhores formas de estabelecer as regras de interconexão entre todos esses componentes. Para isso foi necessário encontrar métodos de análise e estudos especiais que per-mitissem ao organizador visualizar, controlada e gradativamente, os aspectos essenciais de um gigantesco emaranhado de fatos e dados, sem correr o risco de se perder.

Mesmo que a documentação seja a mais racional e simples possível, mesmo que os fluxos de infor-mação sejam de alta velocidade e eficiência, continua faltando alguma coisa. As decisões mais delicadas e graves exigem uma informação muito sintética, impossível de conceber ou de se obter por uma manipu-lação mais ou menos óbvia dos documentos disponíveis.

A produção intelectual em nossos dias é realmente impressionante. Em todas as áreas do conhe-cimento produzem-se centenas de milhares de livros, revistas, jornais, livretos e folhetins. Mas, o que estudar? Como estudar? Ao analisar o material selecionado, sob um ponto de vista reflexivo ou crítico, o dirigente está interessado em ter uma síntese que integre, em poucas palavras, todos os dados e informa-ções num só documento.

xviii � Documentos Empresariais

O administrador somente poderá praticar uma excelente administração empresarial se tiver à mão documentos com os registros do passado de sua organização. É muito difícil implementar uma boa ação administrativa se o executivo não puder contar com arquivos organizados e de fácil disponibilidade. Uma documentação contendo dados relevantes dará ao dirigente um nível de percepção à altura de tomar decisões inteligentes e pertinentes, bem como buscar soluções para os problemas corporativos. É bom lembrar que só poderá projetar o futuro aquele que tiver um bom conhecimento do passado, porque não existe adivinhação em negócios. É possível que haja sorte, aliás bem provável, mas estimativas cem por cento corretas são falsas.

Qualquer que seja o assunto a analisar, não poderá o pesquisador prescindir de uma fundamentação teórica, adquirida anteriormente. O registro de tudo o que for julgado importante e útil, em função dos estudos e do trabalho profissional, deve ser feito em arquivos (papel, computador, discos, fitas, disquetes, filmes) para que possa ser lido e estudado no futuro.

Embora possa parecer espontâneo, o conhecimento não se processa tão individualmente. Ele se dá no social e no histórico. A compreensão do mundo que se tem hoje, seja nos seus aspectos científico e filo-sófico, é produto de uma prática do conhecimento historicamente situada. Produzir conhecimento é uma capacidade e necessidade humana. Certos princípios devem orientar aqueles que se dedicam a descobrir, discutir e divulgar o conhecimento. Charles Darwin disse “feliz é o homem que encontra a sabedoria e a concede”. Assim, as pessoas devem orientar-se pelo espírito crítico, senso comum, humildade, moralida-de, ética, cooperação, expectativa, motivação, questionamento, perseverança e tenacidade.

A função do conhecimento é o crescimento intelectual, moral e espiritual da pessoa, além de capaci-tá-la para inúmeras habilidades. A aplicação do conhecimento se faz necessária para mais bem atingirmos resultados positivos, porque cada vez mais é necessário na tomada de decisão, havendo uma linha tênue entre conhecimento específico e informação técnica. O fato de o conhecimento se tornar “o” recurso, e não “um” recurso é de vital importância para entendermos o progresso das organizações. Os fatores eco-nômicos terra, trabalho e capital tiveram de admitir o conhecimento como outro fator, devido ao aprimo-ramento da gestão corporativa.

A administração do conhecimento parte do princípio de que objetivos, processos e informações pre-cisam ser compartilhados. É o gerenciamento do fluxo de informações que ajuda a pessoa a agir e decidir com rapidez. Apesar de se esforçarem ao máximo, muitas empresas continuam a desperdiçar o que talvez seja seu ativo mais precioso no atual contexto: ideias, inovações, invenções e soluções.

Com a evolução tecnológica e a consequente expansão dos meios de comunicação, vivenciamos, hoje, uma disponibilidade generalizada da informação. Modifica-se, de certo modo, a tendência de busca de informação, pela elaboração de modelos sintéticos capazes de digerir a avalanche de informações que sufoca os indivíduos no desempenho de suas múltiplas funções empresariais e sociais.

É bom lembrar, entretanto, que, na maioria das vezes, só se acredita naquilo que se conhece. Ver para crer é uma realidade. Muito pouco se consegue quando muitos não são informados, utilizam lingua-

INTRODUÇÃO � xix

gens diferentes ou veem o mundo com a cor e a tonalidade das lentes que desejam. Assim, é preciso refletir seriamente e entender que a documentação não deve ser apenas um instrumento de arquivo. É ferramenta de ação construtiva, podendo contribuir decisivamente para o entendimento verdadeiro entre as pessoas, a fim de que os objetivos organizacionais sejam alcançados.

Somente uma documentação devidamente estruturada e organizada proporcionará ao dirigente, empreendedor ou administrador, meios para exercer as funções administrativas e, também, mais bem conhecer as funções organizacionais. Se você não tiver uma documentação atualizada, como otimizar os próprios recursos e conhecer outros novos?

1DOCUMENTAÇÃO

“Não é possível que os axiomas estabelecidos pelo raciocínio sejam suficientes para a descoberta de novos resultados, pois a sutileza humana é muito maior do que o procedimento mecanicista.”

Francis Bacon

OBJETIVOS DO CAPÍTULO

� Mostrar que a documentação deve ser muito bem estruturada para ter valor.

� Mostrar que sem documentação devidamente organizada, a empresa terá dificuldades em pro-jetar o futuro, por não ter registros do seu passado.

� Mostrar a importância da apresentação de dados e da normalização textual.

� Mostrar elementos e características da documentação.

1.1 CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO

A documentação pode ser considerada um conjunto de informações relativas a um fato, um pro-blema, uma situação, um plano, um resultado, uma política, uma previsão, uma decisão, uma estratégia, uma estrutura, um projeto, por exemplo.

Não se deve jamais perder de vista o fato de que a documentação é a ponte entre os especialistas e os generalistas, e que, por isso, deve ter uma sólida estrutura. A simples acumulação de cartas, formulários, diagramas e relatórios de modo algum transmitirá a terceiros e, principalmente, à alta administração, o sentido e o funcionamento da empresa. Por isso, é necessário que os documentos sejam agrupados em conjuntos lógicos e acessíveis àqueles que farão uso dos mesmos.

A documentação pode ser apresentada sob a forma de relatórios, manuais, regulamentos, planos, políticas, modelos, gráficos, projetos, cartas, memorandos, mensagens (e-mails), ordens, circulares, comu-nicações internas, atas de reunião, contratos, orçamentos, folhas de pagamento, folhas de controle, diagra-mas, programas, formulários, procedimentos, processos, desenhos, ofícios, discursos, atestados, editais de

2 � Documentos Empresariais

concorrência, recomendações, planilhas, tabelas, anexos, instruções, normas, regras, ocorrências, bilhetes, avisos, declarações, convocações, promissórias, duplicatas, notas fiscais, cheques, recibos, boletins, súmu-las, telegramas, faxes, questionários, demonstrativos, balanços, manuscritos, impressos, livros, folhetos, textos, pareceres, periódicos, revistas, boletins, jornais, anuários, catálogos, resumos, sínteses, resenhas, condensações, dissertações, teses, apontamentos, fichas, microfilmes, mapas, transparências, fotografias.

Nota: Embora a documentação atualizada seja fator primordial em qualquer fase do desenvolvimento

empresarial, ela passa a ser um fator crítico de sucesso quando adentramos a operação e a manutenção

de máquinas, equipamentos e sistemas.

1.2 PRÁTICA DA DOCUMENTAÇÃO

A leitura e a aprendizagem, em qualquer área do conhecimento, são plenamente eficazes somente quando criam condições para uma contínua e progressiva assimilação da documentação estudada. A assi-milação, por sua vez, precisa ser qualitativa e inteligentemente seletiva, dada a complexidade e a enorme diversidade das áreas do saber humano.

Não traz resultados positivos para o estudo ouvir aulas, por mais brilhantes que sejam, nem adianta ler livros clássicos e célebres. Só tem algum valor a documentação que puder estar à disposição em qual-quer momento. Portanto, a documentação de tudo o que for julgado relevante e útil, em função do estudo e do trabalho, deve ser arquivada (meios densos, papéis).

De um ponto de vista técnico e enquanto método pessoal de estudo, pode-se falar que a documen-tação pode ser classificada em:

Documentação Temática – Visa coletar elementos relevantes para um estudo qualquer ou para a realização de um trabalho em particular, sempre dentro de determinada área do conhecimento.

Documentação Bibliográfica – Constitui um acervo de informações sobre livros, artigos e demais trabalhos que existem sobre determinados assuntos.

Documentação Geral – É aquela que organiza e guarda documentos úteis, retirados de fontes tais como jornais, revistas, textos.

O saber constitui-se pela capacidade de reflexão de determinado conhecimento. No entanto, a re-flexão exige o domínio de uma série de informações. O ato de filosofar, por exemplo, reclama um pensar por conta própria que é atingido mediante o conhecimento de outras pessoas. Afinal, o homem é um ser culturalmente situado e a posse de informações especializadas pode ser adquirida por meio da documen-tação real e virtual.

Capítulo 1: DOCUMENTAÇÃO � 3

1.3 CONCEITO DE DOCUMENTO

Documento é o registro material de determinado conhecimento que se possa utilizar para con-sulta, estudo ou prova. Assim, só se pode avaliar, de forma solidamente estruturada, se temos uma documentação pertinente, quando a mesma ajudar na ação administrativa. Qualquer informação pode ser considerada um documento, sob a forma de: textos, imagens, sons, sinais, gravações, pinturas, por exemplo, que fundamentam um determinado estudo.

Julgamos conveniente apresentar o conceito de documento, formulado pela Union Française des Organismes de Documentation, por nos parecer o mais preciso e completo: Documento é toda base de conhecimento fixado materialmente e suscetível de ser utilizado para consulta, estudo ou prova.

Como tudo na vida, os documentos têm suas vantagens e desvantagens, tais como:

� Vantagens do Documento:

O documento, por ser escrito, dá mais segurança e formaliza o ato, a ação, o objetivo, a mis-são, a filosofia, a decisão, a estratégia, a tática, a estrutura, o plano, a política, o procedimento, o projeto.

O documento serve de guia para a dissipação de dúvidas, conflitos e restrições legais.

O documento serve para registrar informações, conclusões, tendências, pesquisas, previsões, negociações.

O documento serve de instrumento de poder sobre a propriedade de qualquer objeto.

O documento determina quem é quem na organização, estabelecendo limites de atuação e de poder.

� Desvantagens do Documento:

O documento burocratiza a empresa, castrando o contato pessoal e a criatividade.

O documento escraviza o ser humano a regulamentos, colocando de lado a figura do líder e exaltando a do chefe.

O documento centraliza o poder de decidir.

O documento pode tornar o usuário apenas um meio e não um fim.

O documento traduzido enfoca um ambiente diferente, fazendo com que o administrador tenha os pés no país de origem e a cabeça no exterior.


1.4 TIPOS DE DOCUMENTO

Os principais tipos de documento são:

DOCUMENTO DESCRITIVO – É uma representação escrita de um objeto, fato, situação, coisa, lugar, resultado. A descrição pode ser uma “fotografia” e/ou uma interpretação pessoal do relator. O que se espera de uma descrição não é tanto pela riqueza de detalhes, mas a capacidade de observação aguda daquele que constrói o documento. São exemplos de documentos descritivos: Relatório, Sinopse, Currículo, Demonstrativo de Resultado, Balanço Patrimonial.

DOCUMENTO NORMATIVO – É um conjunto de comandos diretos e cursos de ação que devem ser se-guidos fielmente. Tais comandos são conhecidos como normas (regras). O conjunto de normas, que diz como e quem pode fazer, envolvendo um procedimento, chama-se regulamento. A diferença entre princípio e regra é que o primeiro é uma verdade fundamental, genérica, que serve de base à segunda. As regras nada mais são do que verdades específicas ou restritas, possuindo, geralmente, ex-ceções. São exemplos de documentos normativos: Política, Procedimento, Diretriz, Regulamenta-ção Organizacional, Regulamentação Governamental, Estatuto, Ata de Constituição de Sociedade.

DOCUMENTO METODOLÓGICO – É um arranjo escrito de etapas (passos) de ação através de uma orga-nização lógica e racional de métodos para algum propósito. Um método é um procedimento, em geral, para tratar de encontrar, analisar ou resolver um problema, de maneira sistemática, com um mínimo de esforço, custo e tempo. São exemplos de documentos metodológicos: Plano de Aula, Estudo de Caso, Método de Previsão, Projeto.

DOCUMENTO PRESCRITIVO – Determina, limita, regula e ordena aquilo que precisa ser feito, dentro de um determinado tempo, ou não, para atingir um objetivo predeterminado. São exemplos de documentos prescritivos: Programa, Plano, Estratégia, Orçamento.

DOCUMENTO CORRENTE – Como o nome diz, é aquele utilizado no dia a dia da empresa. Além de carta, memorando, comunicação interna, circular, ata de reunião, mensagem eletrônica e ofício, existem outros, tais como:

Cheque: ordem de pagamento à vista em favor próprio ou de terceiro.

Promissória: título de crédito derivado de um empréstimo pelo qual o tomador se obriga a pagar, num certo prazo, o valor de face do título.

Fatura: relação de mercadorias vendidas com os respectivos preços.

Nota Fiscal (Cupom Fiscal): comprovante da aquisição de um determinado bem ou serviço.

Duplicata: título de crédito pelo qual o comprador se obriga a pagar dentro de certo prazo o valor da fatura correspondente.

Folha de Pagamento: cálculo da remuneração com os descontos e encargos legais.

Recibo de Pagamento: comprovante de pagamento de um compromisso assumido ou contratado.


Ficha de Registro de Empregado: resumo dos principais dados para efeito de fiscalização.

Ficha de Cadastro: ficha contendo informes relevantes sobre uma pessoa física ou jurídica.

Requisição de Compra: formulário emitido para aquisição de item faltante no almoxarifado, depósito ou armazém.

DOCUMENTO DE SUPORTE – Documento que ajuda no desenvolvimento e construção de um projeto. São exemplos de documentos de suporte: Tese, Relatório de Pesquisa, Descrição de Experiência.

DOCUMENTO DECLARATÓRIO – Esclarece uma relação entre duas ou mais pessoas (física e/ou jurídica). São exemplos de documentos declaratórios: Declaração, Atestado, Procuração, Carta Representação.

DOCUMENTO PETICIONÁRIO – Faz um pedido a um poder constituído. São exemplos de documentos peticionais: Petição, Requerimento.

DOCUMENTO OPERACIONAL – É aquele que pode ser utilizado como ferramenta de trabalho, de consulta, de coleta de dados e de referência. Os principais exemplos são: Manual, Questionário, Formulário, Gráfico, Modelo, Diagrama, Listagem, Agenda, Tabela, Planilha.

DOCUMENTO CONTRATUAL – O documento contratual diz respeito a um acordo (combinação, ajuste) entre duas ou mais pessoas para execução de determinada coisa, sob determinadas condições. São exemplos de documentos contratuais: Contrato de Locação, Contrato de Trabalho, Contrato So-cial, Arrendamento Mercantil, Leasing, Distrato, Escritura de Compra e Venda, Escritura de Cessão de Direitos, Escritura de Comodato.

DOCUMENTO OFICIAL – Geralmente a fonte mais fidedigna de dados, pode dizer respeito a atos indi-viduais ou coletivos. São exemplos de documentos oficiais: Filme, Foto, Catálogo, Ficha, Prontuário.

DOCUMENTO JURÍDICO – Constitui uma fonte rica de informes do ponto de vista sociológico, mos-trando como uma sociedade regula o comportamento de seus membros e de que forma resolve os problemas sociais. São exemplos de documentos jurídicos: Constituição, Código, Portaria.

DOCUMENTO ESTATÍSTICO – Conjunto de dados coletados, que abrange um determinado universo, de forma direta ou indireta. São exemplos de documentos estatísticos: Rol, Amostra, Histograma, Relação.

DOCUMENTO PARTICULAR – Documento, particularmente importante, sobretudo, por seu conteúdo não oferecer apenas fatos, mas o significado que estes tiverem para aqueles que o viveram, descrito em sua própria linguagem. Os principais problemas enfrentados pelo pesquisador ao lidar com documentos particulares (pessoais) são: falsificação, maneira de apresentação, discrepâncias e in-congruências com a realidade, distorção deliberada, autopromoção e desconhecimento do objetivo, por exemplo.

DOCUMENTO DE CONTROLE – Documento, na forma de tabela, formulário ou planilha, para controlar as atividades e operações no dia a dia da organização. Os mais importantes são de: acidentes, turnover, reclamações, devoluções, pedidos, vendas, caixa, despesas, contas a pagar, contas a receber, estoque, custo, patrimônio, capital, conta cliente, disponível circulante, faturamento, reserva, investimento.


DOCUMENTO DE DIVULGAÇÃO – Documento para divulgar os produtos, as marcas e as imagens das empresas. Os principais são: Cartaz, Banner, Folder, Prospecto, Catálogo, Carta de Divulgação, Embalagem.

DOCUMENTO LEGAL – Documento exigido por lei, que deve ser de conhecimento do administrador, como: Declaração, Atestado, Procuração, Representação, Mandado, Carta Representação, Delega-ção, Requerimento, Petição, Edital, Recibo.

DOCUMENTO ACADÊMICO – Documento corrente nas universidades, institutos, escolas, centros de pesquisa e análise, tais como: Teste, Certificado, Diploma, Tese, Dissertação, Resenha, Resumo, Esboço, Plano de aula, Plano de curso, Monografia, Texto Didático, Plano da Disciplina, Ementa, Conteúdo Programático, Bibliografia.

1.5 APRESENTAÇÃO DE DADOS

Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta, que, por si só, não conduz a uma compreensão da situação. É um registro a respeito de um determinado evento, fato ou ocorrência. Um relatório revela uma série de dados que podem se transformar em informações quando, consistentemente elaborados, passarem a ter utilidade para a tomada de decisão. Enquanto o dado é uma mensagem sem avaliação, a informação é um dado avaliado para uma situação específica e endereçada.

Os dados fornecem a base de sustentação das informações necessárias para a sobrevivência da em-presa. Eles estarão, individualmente, sob a forma de atributos que, quando inter-relacionados e dependen-tes entre si, formarão uma classe de dados.

Segundo Schewe, “usualmente os dados assumem a forma de observações registradas e não afetam o comportamento; estes podem tornar-se informações, mas somente quando assumem significado para um indivíduo e, via de regra, afetam seu comportamento”.

As principais características dos dados são:

Geralmente têm uma frequência de mudança muito menor do que os procedimentos.

Permitem diferentes versões de utilização, em função de sua administração.

Precisam ser gerenciados através de um banco de dados (coleção de arquivos estruturados, não redundantes e inter-relacionados).

São coletados de maneira metódica, precisa e eficiente, ajudando o trabalho de análise, que pre-cede a resolução de um problema.

Ajudam a formar opiniões, bem como fazer avaliações, análises e medições.

Precisam ser filtrados para consubstanciar a informação relevante.


Acontece que os dados são apresentados seguindo convenções. O quadro a seguir mostra como determinados símbolos são utilizados em convenções estatísticas e que têm, em outras áreas do conheci-mento, utilizações e significados diferentes.

Símbolo Convenção Estatística

- Quando pela natureza do fenômeno não puder existir o dado.

Z Quando o dado for rigorosamente zero.

... Quando não se dispuser do dado.

X Quando o dado for omitido para evitar a individualização da informação.

Quadro 1.1: Convenções Estatísticas.

Quantas vezes tem-se o desprazer de ler textos em que as unidades de medidas como metro, segundo, minuto, hora, quilômetro, por exemplo, aparecem escritos erradamente.

Eis algumas unidades escritas de maneira correta:

Hora = h (10 h)

Minuto = min (20 min)

Grama = g (5 g)

Tonelada = t (2 t)

Hectare = ha (4 ha)

Temperatura = ºC (40 ºC)

Litro = l (2 l)

Devemos observar os espaços entre o número (quantidade) e o símbolo, como por exemplo:

1 h; 2 h; 30 min; $ 1,59; 1 cm; 1 mm; R$ 2,00.

As unidades monetárias dentro do texto devem ser escritas:

$ 10; $ 100; $ 1.000 (padrão de 1 a 1.000); 1.500 dólares; 2.300 dólares; 3.800 dólares; um milhão de dólares; três

bilhões de dólares; 11 milhões de dólares; 17 milhões de dólares; 1,5 bilhão de dólares; 1,3 a 5 milhões de dólares.

1.6 ORGANIZAÇÃO DE DADOS

Após a consolidação ou apuração dos dados, faz-se necessária uma organização dos mesmos, de ma-neira racional e prática, para um melhor entendimento. Através desta estruturação procura-se mostrar de modo claro a compatibilidade entre os dados numéricos e o fato (fenômeno) submetido ao levantamento estatístico. A estes dados, agrupados desta forma, dá-se o nome de série histórica, que pode ser apresentada de duas formas: em Tabelas e Gráficos.


O objetivo da série histórica é mostrar a estreita vinculação entre o fenômeno e o dado.

Para exemplificar, segue uma tabela representativa do movimento, em quantidade, da bolsa de va-lores em um determinado período:

Dia Quantidade à Vista Quantidade AA Termo Total

5 6.321.789 731.100 7.062.887

6 6.757.079 825.600 7.582.679

7 7.808.111 739.000 8.547.679

8 10.303.047 942.740 11.245.787

9 9.734.141 1.006.560 10.740.701

Fonte: Bolsa de Valores de São Paulo.

Quadro 1.2: Tabela de uma Série Histórica.

A tabela na página anterior possui os seguintes elementos mais importantes:

Título – Discrimina a natureza do fenômeno pesquisado.

Linha – Disposição horizontal dos dados.

Coluna – Disposição vertical de dados.

Casa (célula) – Cruzamento de uma coluna com uma linha.

Corpo – Região das linhas e colunas.

Cabeçalho – Linha localizada acima do corpo da tabela.

Coluna Classificatória – Coluna de distribuição (por exemplo: dia)

Fonte – Quem forneceu os dados.

Nota: Uma tabela ainda pode ter: Simbologia, Notas, Chamadas e Rodapé.

1.7 SISTEMA INTERNACIONAL DE UNIDADES

Segundo C. West Churchumann, “um sistema é um conjunto de partes coordenadas para realizar uma ou mais atividades”. O termo sistema é de uso comum, pois existem: sistema educacional, sistema de computador, sistema solar, sistema nervoso e outros. À luz da etimologia, a palavra sistema originou-se do prefixo “sun” e do radical “thema”, ambos gregos, isto é, um conjunto coerente de coisas que se interagem, se inter-relacionam e se integram.


O estudo dos sistemas capacita os homens e as instituições a terem um procedimento racional integra-do a um conjunto organizado. A verdadeira importância do estudo dos sistemas é conscientizar o dirigente para a complexidade da organização e a necessidade de que a visão sistêmica seja sempre considerada.

Nota: Os sistemas são controlados por meio de informações.

A seguir, estão relacionadas as unidades fundamentais do Sistema Internacional de Unidades, seus respectivos nomes e símbolos:

Comprimento: Metro (m)

Massa: Quilograma (Kg)

Intervalo de Tempo: Segundo (s)

Intervalo de Temperatura: Kelvin (K)

Intensidade da Corrente Elétrica: Ampère (A)

Intensidade Luminosa: Candela (cd)

Área: Metro Quadrado (m2)

Ângulo Plano: Radiano (rd)

Ângulo Sólido: Esferorradiano (sr)

Volume: Metro cúbico (m3)

Freqüência: Hertz (Hz)

Massa Específica: Quilograma por metro cúbico (Kg/m3)

Velocidade: Metro por segundo (m/s)

Velocidade Angular: Radiano por segundo (rd/s)

Aceleração: Metro por segundo ao quadrado (m/s2)

Força: Newton (N)

Peso Específico: Newton por metro cúbico (N/m3)

Pressão: Newton por metro quadrado (N/m2)

Trabalho: Joule (J)

Energia: Joule (J)

Potência: Watt (W)

Carga Elétrica: Coulomb (C)

Tensão Elétrica e Força Eletromotriz: Volt (V)

Resistência Elétrica: Ohm (�)

Capacidade Elétrica: Farad (F)

Indução Magnética: Tesla (T)

Fluxo Magnético: Weber (Web)

Indutância: Henry (H)

Fluxo Luminoso: Lúmen (Lm)

Iluminamento: Lux (lux)


Uma relação das designações dos múltiplos e submúltiplos decimais é colocada, a seguir:

10 24 = yotta (Y) 10 -4 =decimili (dm)

10 21 = zetta (Z) 10 -5 = centimili (cm)

10 18 = exa (E) 10 -6 = micro (μ)

10 15= peta (P) 10 -7 = decimicro (dμ)

10 12 = tera (T) 10 -8 = centimicro (cμ)

10 9 = giga (G) 10 -9 = nano (n)

10 6 = mega (M) 10 -10 = angstrom (A)

10 5 = hectoquilo (hK) 10 -12 = pico (p)

10 4 = míria (ma) 10 -15 = femto (f )

10 3 = quilo (K) 10 -18 = atto (a)

10 2 = hecto (h) 10 -21 = zepto (z)

10 = deca (da) 10 -24 = yocto (y)

10 -1 = deci (d)

10 -2 = centi (c)

10 -3 = mili (m)

As unidades de medida, resultantes da combinação de duas ou mais unidades simples, que não constam do quadro de unidades legais, devem ser expressas de forma compreensível, como por exemplo:

Tonelada por quilômetro = t/Km; Habitantes por quilômetro quadrado = hab./Km2

As unidades sexagesimais de ângulo são escritas na forma de expoentes: 15º 10' 25'

O símbolo não deve ser seguido de ponto final, ou da letra s (desinência de plural). Quando o valor numérico for fracionário, o símbolo figurará no final e não intercalado. O correto é 50,25g e não 50g25.

1.8 NÚMERO E PONTO

A seguir, são colocadas regras de utilização de números e pontos, tendo em vista as leituras erradas que fazemos em livros, revistas, jornais e relatórios, por exemplo.

Observar as seguintes regras sobre números:

O cardinal até nove será escrito por extenso e não em algarismo. Além de nove, usa-se o número.

Os números relativos a unidades ou que façam referência a qualquer unidade monetária serão sempre separadas por ponto: $ 10.000,00; 10.000 bananas

A indicação do ano não traz ponto: 1998

Uma série de unidades métricas é grafada: 15 m2; 10 a 30 m3; 12 e 25 m

A separação da parte inteira da parte decimal de um número será feita por vírgula.

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