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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES INSTA VEZ DO MESTRE
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” MBA EM CONTORLADORIA E AUDITORIA
ALEXANDRE RANGEL DE MIGUEL CONTROLE INTERNO DENTRO DAS EMPRESAS DE PEQUENO E
MEDIO PORTE QUE EXERCEM ATIVIDADES COMERCIAIS
Rio de Janeiro 2016
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES INSTA VEZ DO MESTRE
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” MBA EM CONTORLADORIA E AUDITORIA
OBJETIVOS:
Esta monografia tem objetivo de mostrar a
importância do controle interno na empresa
de pequeno e médio porte que exercem
atividade comercial. Além da importância os
pontos negativos que a empresa pode ter
caso o controle interno não seja implantado
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AGRADECIMENTOS
A Deus por me conceder a curso o MBA e
conseguir chegar até essa etapa final. Assim como
todos os professores que dedicaram parte do seu
tempo para passar parte de seu conhecimento
durante o curso de MBA Controladoria e Auditoria.
A minha esposa, meu filho, minha mãe, pai, irmãos,
sobrinha e todos que ajudaram - me.
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DEDICATÓRIA
Dedico esta monografia Deus, minha esposa,
meu filho, meu pai, minha mãe, meus irmãos,
minha sobrinha, minha sogra e a todos os
meus parentes e amigos que me deram força
para conseguir terminar este curso.
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RESUMO
Quando uma pessoa abre uma empresa geralmente o que elas pesam é
nos gastos e quanto terá de receita.
Geralmente não acompanham alguns pontos importantes que também
fazem parte da empresa como controle de entrada e saída de material, se os
funcionários estão com todo equipamento de segurança necessário, controle
dos acessos a sua rede de informação, controle dos emissores de cupom fiscal
que tem em sua empresa e outros pontos relacionados a controle. Com a falha
nestes controles é que na hora que mais precisar não terá como se defender.
Nesta hora que entra o controle interno. Controle que deve ser feito
sobre toda operação financeira, administrativa e operacional das empresas.
Com ele pode saber se os processos que foram implantados estão
sendo seguidos e aplicados de forma correta. Pode reduzir os riscos e as
fraudes na instituição pode acompanhar a evolução de cada setor. Saber qual
setor está produzindo mai, qual setor está apresentando prejuízo.
O problema que nem toda empresa se preocupa com o controle interno
principalmente as empresas de pequeno e médio porte do ramo comercial.
Os empresários dessa atividade geralmente ficam preocupados em
vender e não dão a mínima para os controles internos.
Um controle interno bem implantado pode garantir uma razoável
segurança para empresa e melhoria nos processos da empresa. Um dos
objetivos do Controle Interno é reduzir os riscos a fraude e garantir a segurança
patrimonial.
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Nesta monografia poderá verificar a importância do controle interno na
empresa de pequeno e médio porte que exerce atividade comercial.
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METODOLOGIA
Metodologia utilizada na elaboração desta monografia foi baseada em
pesquisa bibliográfica dos últimos 20 anos e em site que contém legislação
aplicada ao controle interno. Tendo como os principais autores William Attie no
tema de Auditoria, Bernardo Cherman no tema Auditoria Externa, Interna e
Governamental, Sergio Jund no tema Auditoria: Conceito, normas, técnicas e
Procedimentos e Marceli Cavalcant Ameida com o tema Auditoria e site como
planalto.gov.br, portaleducacao.com.br, unb.br/administracao utilizados como
pesquisa.
A proposta desta monografia é mostra os conceitos e objetivos do
controle interno. Assim como importância que tem na elaboração dos
processos dentro da empresa de pequeno e médio porte que exercem
atividade comercial.
Além de mostrar os conceitos e objetivos servirá como apoio na
elaboração e implantação dos controles internos nas empresas de pequeno e
médio porte que exercem atividade comercial.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 09
CAPITULO I 13
Finalidade do Controle Interno nas empresas de médio e pequeno
porte que exercem atividades comerciais 13
CAPITULO I I 28
A importância do controle do Ativo Imobilizado nas empresas de
pequeno e médio porte que exercem atividade comercial 28
CAPITULO I I I 39
As consequências de um controle interno bem elaborado e mal
executado 39
CAPITULO IV 44
Risco e como funciona 44
CAPITULO V 50
Os riscos que a empresa pode ter caso não tenha um Controle
Interno 50
CONCLUSÃO 60
ÍNDICE 65
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INTRODUÇÃO
Nos dias atuais temos muitas empresas de pequeno e médio porte. Por
ser empresa pequena existe fato que deixa de ser visto. Fato que pode ser de
R$ 1 real ou acima de R$1 milhão. Pequenos deslizes podem se tornar
grandes problemas no futuro. Com a falta de controle das operações, nas
funções, procedimentos e até mesmo na parte financeira compromete a
sobrevivência da empresa.
Os controles internos visam buscar o desenvolvimento dos processos, a
confiança nos relatório financeiros, operacionais e contábil. Assim como os
interesses das empresas em proteger seus ativos (REZENDE; FÁVERO, 2004;
PINTO, 2004).
A função do controle interno é métodos e medidas adotadas no dia-a-dia
pela empresa. Buscando proteger seus ativos, desenvolver a eficiência nas
operações e manter a fidelidade nos registros contábeis (ATTIE,1998).
Com um adequado controle interno podemos diminuir as fraudes, ter um
processo de custo padrão, relatórios operacionais periódicos e saber a
estatística da empresa (NEVES, 2004)
Como eram feitos os controles internos e como surgiu?
Devido a necessidade de registrar os atos e fatos na antiguidade. Não
existia crédito na época. Os pagamentos eram feitos à vista. Assinava ramos
de árvore como prova de dívida ou quitação. Com o desenvolvimento do papel
e da pena de escrever, no Egito antigo, facilitou o registro de informações
sobre negócios.
A medida que as operações foram crescendo passou a identificar que
precisava ter mais controle e registro dos atos e fatos. Na Republica de Roma
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ano 200 AC já existia a classificação das receitas em lucro e o que poderia
considerar como despesas.
Os governos locais e as igrejas, no período medieval, introduziram
inovações na Contabilidade. Na Itália a obra do Frei Luca Paccioli, que viveu na
Toscana, no século XV, onde no início da faze moderna iniciou a
Contabilidade. Com a obra de Luca Paccioli abriu precedentes para que novas
obras pudessem ser escritas
Na Itália o governo só reconhecia como Contadores somente os
profissionais qualificados para a profissão. A Itália foi o primeiro país a
determinar as restrições à pratica da Contabilidade.
No Brasil, com a vinda da família real foi trazida atividade coloquial
devido ao aumento dos gastos públicos e também da renda nos Estados.
Constituindo-se o Erário Régio ou o Tesouro Nacional e Público, juntamente
com o Banco do Brasil (1808). As Tesourarias de Fazenda nas províncias eram
compostas por um inspetor, um contador e um procurador fiscal, que eram
responsáveis por toda à arrecadação, distribuição e administração financeira e
fiscal.
Segundo Slomki(2007) a Contabilidade pode ser divida em primitiva e
moderna contemporânea. A Contabilidade primitiva vai de primórdio até 1202
da era Cristã. Slomski (2007, p. 3) descreve que Francisco D`Áuria, em seus
Primeiros princípios de contabilidade pura (1949) relata: Os primeiros núcleos
humanos organizaram-se em sociedade e estabeleceram normas de viver em
conjunto; estabeleceram-se comunicações entre os agrupamentos; criou-se a
medida das coisas e o seu valor na troca; apareceu a moeda e o crédito;
formou-se o fato econômico.
Podemos dizer que a forma de medir, controlar e contabilizar nasceu no
milênio.
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Através dessa forma nasce o Controle Interno. As empresas sentiram a
necessidade de o controle das Receitas, Despesas, Gastos e seus Ativos.
Na Contabilidade moderna contemporânea Segundo Slomski (2007), a
aritmética foi fundamental para esse período. Leonardo Pisano, “o Fibonacci”,
no ano de 1202, com seu Líber Abaci ou Livro de Ábaco introduz no ocidente o
sistema numérico indo-arábico de zero a nove, tendo nesse período quase três
séculos de atraso em comparação ao oriente.
O livro trazia outras ilustrações que está envolvida com a Contabilidade
a margem de lucro, o câmbio de moedas, conversões de pesos e medidas e
até cálculo de pagamento de juros. Em 1929 a igreja considerou heresia o
emprego do sistema numérico arábico. Sendo sua utilização banida em
Florença. Este sistema substituía o sistema hebraico, grego e romano e atraía
adeptos italianos e do resto da Europa (Slomsk, 2007).
Diversos centros de comércio no norte da Itália, nos séculos XIII e XIV,
começaram a surgir sistemas de escrituração por partidas dobradas. O primeiro
registro de um deles completos, relatando o ano de 1340 nos arquivos
municipais da cidade de Gênova, Itália, (HENDRIKSEN; VANBREDA, 1999
apud SLOMSKI, 2007)
Com a evolução da Contabilidade, Operações das indústrias e dos
comércios as empresas começaram sentir a necessidade de controlar os
processos, acompanhar os processos e diminuir os riscos tudo isso para evitar
as fraudes e as perdas. Como acompanhar e controlar as operações? Somente
com os Controles Internos bem feitos, executados e acompanhados que as
empresas podem diminuir seus riscos, controlar e acompanha as operações.
No Capítulo I será relada a finalidade do controle interno nas empresas
de médio e pequeno porte que exercem atividades comerciais. A importância
de implanta-lo na empresa.
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O Capítulo II já traz uma abordagem de como é importante o controle do
Ativo Imobilizado nas empresas de pequeno e médio porte que exercem
atividade comercial. O que pode causar se a empresa não tiver esse controle.
O Capítulo III diz as consequências de um controle interno bem
elaborado e mal executado. Não adianta fazer um excelente planejamento e
uma excelente implantação se não tiver alguém acompanhado se os controles
estão sendo seguidos.
No Capítulo IV traz informações sobre o Risco. O que é? O que pode
acarretar se não acompanhar e sanar as anomalias.
O Capítulo V comenta os riscos que a empresa pode ter caso não tenha
um Controle. Comenta quais os tipos de Riscos e suas consequências.
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CAPITULO I
Finalidade do controle interno nas empresas de médio e pequeno
no porte que exercem atividades comerciais
Os empresários das empresas de pequeno e médio porte,
principalmente as que exercem atividades comerciais, não se preocupam com
os controles internos que deveriam ser feitos. Querem saber de vender e não
de controlar.
(DAVILA e OLIVEIRA, 2002) diz que "O controle interno não é um
evento ou circunstância, mas uma série de ações que permeiam as atividades
de uma organização, ações essas inerentes ao estilo adotado pela gerência da
organização na condução de seus negócios ou atividades." Na verdade os
controles internos são processos gerencias que envolve compras, vendas,
normas e sistemas. Todos estão ligados atividades operacionais, administrativa
e financeira. Já tem autor que diz que os controles internos servem para
proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a
administração na condução ordenada dos negócios da empresa através de
conjunto de procedimentos, métodos e rotinas Almeida (1996, p. 50).
Os controles internos na maioria das vezes são aplicados em empresas
de grandes portes devido às regras, metodologia de trabalhos e procedimentos
serem mais rígidos. Isso pelo fato que o seus ativos e movimentação em
receita e despesa são maiores. Sem o controle interno nas etapas operacionais
e administrativas a empresa de grande porte fica vulnerável a erros, as fraudes
e a perda do controle gerencial das operações e das atividades.
Os relatórios contábeis são boas ferramentas de controle. Através deles
podemos extrair dados que estão relacionados com as partes operacionais,
patrimonial, financeira e administrativa da empresa.
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Com os relatórios contábeis em mãos o Administrador deve fazer o
mapeamento de cada área, identificar as falhas, fazer o planejamento de cada
etapa do processo, aplica-lo e acompanhar o andamento do controle de cada
área.
Os controles das operações podem ser feitos no físico, procedimentos e
por sistemas.
Pelo físico podemos confrontar os relatórios de inventários com o que
temos em estoque.
Nos procedimentos basta verificar se cada funcionário está conforme a
regra da empresa. Podemos citar como exemplo a regra de conduta
profissional, horário de entrada e saída, regra para pedir adiantamento para
viagem e outras regras.
Os procedimentos pelo sistema devem verificar se os parâmetros estão
conforme a Legislação e operação da empresa, se a senha realmente está com
quem é de direito.
Podemos identificar que o controle interno abrangem todos os atos e
fatos que envolvem a operação da empresa. Eles são importantes para um
bom funcionamento e desenvolvimentos dos negócios. Além de dar uma
margem de segurança para empresa operar. A final qual seria o objetivo do
controle interno.
1.1 – Objetivo do Controle Interno.
As empresas devem fazer um planejamento organizacional
estabelecendo regras, metodologias e procedimentos que serão utilizados com
a finalidade de salvar seus ativo e diminuir os riscos, fraudes e as perdas.
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Quando implantamos algo na empresa é para gerar resultados e esses
resultados devem ser seguros e confiáveis para demonstrar a certeza de que
os atos e fatos são verdadeiros. Fica difícil falarmos em comprar, vender e
progredir sem ter um acompanhamento do que está acontecendo.
As empresas grandes um dia já foram empresas de médio e pequeno
porte. Elas projetaram o seu crescimento, planejaram e executam. No
momento em que elas planejam esse crescimento já nascem uma necessidade
de acompanhamento das tarefas. Nessa hora é que entra o controle interno.
O objetivo do controle interno é de proteger os ativos, produzir dados
contábeis confiáveis e dar suporte para administração conduzir os negócios da
empresa. Com isso pode se evitar erros, fraudes, diminuir os riscos, tendo com
seu objetivo de alcançar um resultado satisfatório e mais favorável com
menores desperdícios.
Controlar representa um reflexo de todas as demais funções
administrativas proporcionando a mensuração e a avaliação dos resultados da
ação empresarial. Acompanhar de perto o que cada setor está fazendo. Pode
verificar se o setor está progredindo, dando rentabilidade para empresa, se os
processos estão caminhando conforme as normas e diretrizes da empresa,
checar se está havendo fraudes ou até mesmo furtos dentro da entidade.
Fica impossível conceber a uma empresa que tenha certeza das suas
operações e de seus fluxos de caixa, se não tiver os controles das suas
operações bem implantados.
Além dos pontos mencionados acima o objetivo do controle interno pode
ser classificado como: salvaguarda de interesse a empresa, a precisão e a
confiabilidade nos relatórios seja ele contábil, financeiro, operacionais e
comerciais, eficiência operacional, comercial e administrativa assim como
aderência as políticas e normas internas da empresa.
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Como diz (ATTIE, 2000, p.117) a salvaguarda de interesse da empresa
está relacionada a proteção de seus ativos contra qualquer perda e riscos
devido a irregularidade e erros
Pode verificar que a salvaguarda de interesse da empresa está também
relacionado a segregação de função, sistema de autorização e aprovação,
determinação das funções e responsabilidades, Rotatividade de funcionário, a
legislação e a contagem física.
Veremos objetivo de cada tópico apontado salvaguarda de interesse da
empresa Attie (2000):
a) A segregação de função onde estabelece a independência para as
funções operacionais, custódia física e contabilização.
b) Sistema de autorização e aprovação de pagamentos podemos dizer que
consiste no método e controle de aprovação dos riscos envolvidos.
c) Determinação das funções e responsabilidade consiste em definir que
vai ser responsável por cada tarefa dentro da organização.
d) Rotatividade de funcionários visa na melhoria de desenvolvimento e
satisfação ao colaborador para produtividade e bem estar dentro da
organização.
e) Legislação consiste em observar e seguir as regras imposta pelos
governos Estaduais, Municipais e Federais. Além de manter sempre
atualizados para não correr o risco de pagar alguma multa.
f) Contagem Física corresponde a contagem física de forma periódica ou
permanente por pessoas físicas de empresas de auditoria externa visando
maximizar os controle físicos e resguardar o interesse da empresa.
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Fica nítido o objetivo do controle interno com relação ao seu patrimônio
aplicando várias práticas de controle para diminuir o risco, erros e fraudes.
A administração deve estruturar os seus controles para que possa
proporcionar uma segurança. Onde seus objetivos e metas sejam atingidos de
maneira eficaz, eficiente e com a necessária economicidade.
Com essa medida os erros e as fraudes podem ser evitados. Caso
ocorra, podem ser corrigidos em curto prazo evitando danos maiores para
empresas. O controle tem por objetivo assinalar as faltas e os erros a fim de
que se possa repará-los e evitar sua repetição. Além de serem aplicados às
coisas, às pessoas e aos atos.
Os controles podem ser adotados nas áreas administrativa, comercial,
técnico, financeiro, segurança, contabilidade e outros.
Para o controle comercial deve assegurar que os materiais entraram e
saíram em quantidade, valor e qualidade. Verificar se os valores e quantidade
lançado no inventário estão conforme os materiais físicos que constam nos
estoques, produção e em produtos acabados.
Do ponto vista técnico deve observar as desigualdades nas operações,
seus resultados, o funcionamento do pessoal e a qualificação técnica dos
funcionários.
Para o controle financeiro pode analisar o livro caixa, extrato bancário,
fundos de investimentos e os relatórios enviados pela contabilidade.
Importante observar se os meios para proteger as pessoas e os bens
estão bem seguros e em bom estado de funcionamento. Estes pontos
observados pertencem ao controle de segurança.
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Para os controles contábeis, devem verificar se os fatos lançados no
razão, diário e balancete reflete com as notas fiscais emitidas e recebidas pelo
fiscal e demais setores. Se o lançamento da folha de pagamento realmente
fecha com o relatório da folha, GFIP e com os demais documentos e
obrigações enviado pelo setor de Departamento Pessoal.
Não podemos de deixar de falar nos controles fiscais. Devem checar se
os Livros Fiscais refletem a realidade das notas fiscais lançadas nos site na
Nota Fiscal eletrônica e nos arquivos que foram enviados para Receita Federal,
Estados e Municípios, assim como os valores dos impostos pagos.
O Administrador pode acompanhar se os procedimentos dos controles
estão sendo cumprindo por meio de relatório enviado pelos Gestores da
empresa.
Os dados produzidos nos relatórios devem ser bem confiáveis e
transmitir boa segurança nas informações. Através deles é que são tomadas as
decisões.
Conforme Attie (2000, p.119), é necessário que as empresas produzem
sistema que lhe garante conhecer os atos e eventos ocorridos na organização
e que sejam registrados. Os administradores devem ter conhecimento dos atos
e eventos acontecido na empresa para tomada de decisão em tempo hábil.
Para que o objetivo do Controle Interno seja atingido devem ter a certeza
de que a documentação é confiável, que as conciliações e análise estejam
sendo feitas, tenha um plano de contas bem elaborado, ter tempo hábil para os
registros das informações dentro do sistema contábil, ter equipamentos bem
preparado para receber os registros das informações.
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A empresa não pode esquecer de que não vale apena ter equipamentos
bem preparados, relatórios bem confiáveis se não tiver pessoas bem
qualificadas para gerir essas informações.
Os principais meios que promovem obtenção de pessoas qualificadas,
segundo Attie (2000, p.120) é seleção de pessoas, treinamento,
desenvolvimento, plano de carreira, relatório de desenvolvimento, relatório de
horas trabalhadas, regulagem da ineficiência do pessoal, acompanhamento
das atividades, acompanhamento dos custos e bens produzidos identificando
os pontos fortes e francos na produção, estabelecer normas e procedimentos.
Acompanhar se eles estão sendo aplicados e aplicar as instruções formais para
evitar informações erradas entre os colaboradores.
Um ponto importante de quem irá fazer as análises do controle interno é
saber se as normas e procedimentos estão sendo seguidos rigidamente, saber
as aderências as políticas externas.
Segundo (Attie 2000, p.121) com a supervisão permanente, melhora o
rendimento pessoal e consegue sanar os problemas em tempo hábil.
Os Gestores de cada área devem acompanhar a sua equipe e identificar
os pontos forte e fraco que está acontecendo no seu setor. Comparar se os
pontos fracos estão de acordo com as normas e procedimentos dos controles
internos. Para isso ele precisa identificar que tipo de controle está sendo
aplicado ou se o tipo de controle aplicado está correto.
1.2 - Tipos de controle interno que podemos ter nas empresas de
pequeno e médio porte que exercem atividades comerciais.
No controle interno pode ser classificado como três tipos estratégico,
tático e operacional.
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Segundo Chiavenato, (1994, p.435-495) o tipo estratégico envolve toda
a situação global que a empresa está envolvida. Isso falando em dimensão de
tempo por longo prazo. Deve considerar as estratégia que a empresa terá de
desenvolver para cresce e controlar esse crescimento.
Para o tático aborda cada unidade da empresa em aspectos menos
global. Geralmente utiliza em médio prazo. Diferente do estratégico que é para
longo prazo.
Por último tem operacional. Nesse tipo de controle é de curto prazo para
evitar a tempo os erros e diminuir os riscos. Corresponde a 100% do seu tem
para operação e as tarefas da empresa no dia-a-dia. As ações que serão
corrigidas devem ser se imediato.
Conforme Attie (2000), para que os tipos de Controles Internos
estratégico, tático e operacional dentro das empresas sejam eficientes, os
administradores da empresa devem adotar alguns procedimentos. Veja abaixo:
1 – Delegar autoridade e que ela seja determinada de acordo com a
orientação da administração.
2 - Criar centro de custo para cada setor cuja finalidade é saber os
gastos e despesas envolvidas nas operações de cada setor da empresa.
Importante ter esse processo implantado na empresa com isso poderá
identificar a rentabilidade de cada centro de custo e melhora as tomadas de
decisão na empresa.
3 – Saber quem deve ter o controle total das informações contábeis para
que estes dados não sejam divulgados sem autorização dos administradores.
Os registros contábeis são totalmente de responsabilidade do setor Contábil.
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4 – Todas as operações de compra e venda deve ter o conhecimento e
autorizados pelos acionistas ou controladores da empresa.
5 - Ter provas de que as operações estão contabilizadas de forma
correta. Assim pode identificar que as transações registradas nos livros de
registro da empresa estão exatamente o que consta no sistema.
6 – Não delegar todo o ciclo da operação comercial da empresa a um
colaborador específico. As transações comerciais devem ter a participação de
mais de um colaborador assim como os departamentos. Com a segregação do
ciclo operacional para mais de um colaborador e departamento ficará fácil
detectar as fraudes e erros que possam ocorrer futuramente.
7 – Rotação dos colaboradores para que o controle da função não fique
totalmente na mão de um colaborador. Essa atitude minimiza a ocorrência de
fraude, estimula a inovação e aumenta a qualificação técnica do colaborador.
8 – Importantes dar férias para os funcionários para eles reporem as
energia e evitar processos trabalhistas.
9 – Disponibilizar para os colaboradores o manual de norma e
procedimentos da empresa. Isso para evitar erros e melhora na qualidade do
serviço.
10 – Treinar e desenvolver os colaboradores para que eles fiquem bem
qualificados e fiquem por dentro dos procedimentos das empresas.
11- Exigir seguro-fidelidade dos funcionários responsáveis pela custódia
de numerários e outros ativos da empresa. Para proteger os ativos em caso de
fraudes, assim inibir as ações danosas contra o patrimônio. Os responsáveis
devem está ciente de que só haverá indenização da seguradora se for feito o
Boletim de Ocorrência levando o conhecimento as autoridades.
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12 – Os registros nas empresas de pequeno e médio porte devem ser
feitos por meio eletrônico. Com isso aumentará a eficiência nos controles além
de fazer varias transações ao mesmo tempo.
13 – Eficiência e eficácia nos controles de estoque e seu ativo.
Com os 13 passos acima, segundo Attie (2000), as empresas de
pequeno é médio porte podem ter eficiência nos controles internos da empresa
além de evitar fraudes e diminuir os riscos.
Além dos tipos de controle interno mencionados a empresas de pequeno
e médio porte que exercem atividade comercial, para aumentar sua eficiência,
eficácia e a sua qualidade pode adotar os controles internos abaixo, conforme
Attie(2000):
Controles Internos Administrativos:
A) Análise estatística de lucratividade por linha de produtos.
Esse tipo controle visa saber quando cada linha está dando de lucro
para empresa. Com esses dados a empresa consegue tomar decisões para
melhorar as vendas ou reduzir alguns custo que envolve a linha de produção.
B) Controle de qualidade.
O controle de qualidade é um controle muito importante. Com ele pode
identificar se o produto está sendo bem aceito no mercado. Assim como as
falhas e todo feedback que os clientes dão. Com o feedback negativos
recebidos a empresa pode trabalhar para sanar os problemas e o setor da
qualidade fazer um controle de qualidade rígido do produto que está em
questão.
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C) Estudos de tempos e movimentos
Com os estudos de tempos e movimentos pode identificar o tempo que
cada setor leva para vender cada produto. Podendo verificar a rotatividade do
produto em estoque.
D) Análise das variações entre os valores orçados e os incorridos
Importantíssimo às empresas de pequeno e médio porte que exercem
atividade comercial saberem se este controle está sendo feito rigorosamente.
Quando se fala em orçados se fala em valores monetários. Com o
acompanhamento diário pode identificar se o que foi projetado em receita,
custo e despesa está refletindo no dia-a-dia da empresa. Pode evitar
transtornos financeiros para empresa.
E) Controle dos compromissos assumidos
Importante os donos das empresas de pequeno e médio porte que
exercem atividade comercial ter esse controle. Marcar um compromisso e não
assumir pode colocar em risco a credibilidade e confiança dos negócios
envolvido.
Para Attie(2000), além dos controles internos administrativos deve
atentar para os controles internos Contábeis referente:
A) Documentação
Deve verificar as documentações que serão registradas no sistema.
Verificar se as notas e demais documentos tem veracidades em sites da
Receita Federal, Estados e Municípios. Checar com os bancos se as
informações dos relatórios financeiros procedem.
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B) Lançamentos das informações
Observar se o que consta no razão, diário e no balancete estão de
acordo com os documentos apresentados. Verificar se os saldos iniciais e finais
estão coerentes.
C) Relatórios emitidos pela contabilidade
O relatório é a parte que mais interessa para os acionistas. Através dele
que pode ser tomada as decisões. Deve ter total coerência com os atos e fatos
da empresa. Os controles devem ser de primeira qualidade. Evitar fazer
retificações para não comprometer a credibilidade da empresa.
D) Controle interno da área fiscal
A área fiscal é uma parte sensível da empresa. O Governo a cada ano
cria novas obrigações acessórias alteram alíquota de impostos. Devem ter
pessoas bem qualificadas para atuar nessa área.
O colaborador deverá ter muita atenção na hora de entrar com a nota no
sistema, analisar as informações, fazer as análises horizontais e verticais de
cada imposto e de cada apuração com a finalidade por que está ocorrendo
variações altas ou baixas.
Um erro nos procedimentos pode comprometer os nomes dos sócios e a
empresa como todo. Dependendo da multa pode acabar com o capital da
empresa.
E) Controle Interno do sistema
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Até os anos 80 a contabilidade era feita de forma manual. Neste período
não existiam tantas obrigações acessórias como existem hoje. As fraudes
poderiam ser mais constantes e difíceis de ser detectadas.
Com o passar do tempo a tecnologia veio se aprimorando e foram
criados programas que consegue detectar se os documentos e arquivos estão
sendo fraudados. As informações, para o Governo, ficaram mais seguras com
pouco risco de fraude. Alguns Governos Municipais e Estaduais consegue
identificar o momento exato que as vendas e as compras aconteceram.
Conforme Attie(2000), as empresas devem prepara bem os seus
sistemas. Os controles internos nos sistemas devem ser bastante rígidos.
Mantendo o cadastro atualizado, evitar errar na hora de lançar as notas fiscais,
ter um equipamento de qualidade, o acesso internet deve ser impecável para
evitar erro de não poder transmitir as obrigações acessórias, as senhas devem
ser de uso pessoal e intransmissível e ter um sistema de auditoria dentro do
sistema integrado. Esses procedimentos diminuem o risco, as fraudes,
problema de transmissão de arquivo e as manipulações dos dados. Além dos
pontos mencionados não podem deixar de lado as ameaças dos vírus de boot,
macro, worm, trap, door, hoax, cavalo de Tróia e outras ameaças que podem
entrar nos sistemas das empresas de pequeno e médio porte que exercem
atividade comercial.
Ter um controle rígido nas senhas de cada colaborador. Além do
controle sobre as senhas existem os controles sobre o PIN, Cookies,
Smartcard, Criptografia, Autenticação Biométrica, Certificado Digital.
Possuir a segurança da informação na rede da empresa, Web, Email e
nos sites de pesquisas que as empresas possuem para baixar as informações.
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F) Controle na área de Recursos Humanos
O responsável do Recurso Humano deve ter uma visão global de sua
área e principalmente na hora de contratar os funcionários. Fazer a busca em
todas as áreas do candidato para não ter surpresa após a contratação.
Outro ponto importante que deve ser observado é o controle de horas
extras e as suas implicações. Muitas empresas utilizam o banco de horas para
não ter que pagar essas horas e aumentar o custo da empresa.
Salário, reajuste e os aumentos são outros fatores que devem ser bem
controlado. Principalmente que afetam o custo da empresa.
A folha de pagamento deve ser elaborada por colaboradores bem
especializados, Attie(2000). Devem ter atenção nos descontos, impostos, vale
transporte e outros pontos mais para não gerar risco trabalhista.
G) Controle de Segurança do Trabalho.
Não pode esquecer da parte de segurança e medicina do trabalho. Essa
área pode evitar acidentes do trabalho. Um controle eficiente e eficaz nos PPP
e Laudos Técnicos Exigidos e nas aposentadorias especiais.
H) Controle da venda e compra
Observar o que está sendo vendido, o tempo de venda de cada produto,
o custo de pessoal e material envolvido na operação de venda, a rotatividade
do estoque, valor das compras dos produtos que serão revendidos. Além de
levantar os pontos fracos, as ameaças nos mercados para transformarem em
fortes e se tornarem em oportunidades.
27
I) Controle dos Ativos da empresa
O Ativo representa bens corpóreo e incorpóreo. Deve manter um
controle especializado. Treinar pessoas para ter a eficiência e a eficácia nos
controles.
Segundo Attie(2000) o Ativo Imobilizado para empresa representa
geração de recurso. Assim como as demais contas do Balanço deve ser
analisadas, controladas e acompanhadas o Ativo deve ter um controle eficiente
e eficaz. Além de representar geração de recurso para empresa, são bens que
pode ser tornar em caixa.
O Controle estratégico, tático e operacional tem um peso muito grande
na empresa. Não adianta o empresário criar uma empresa se não aplicar os
controles mencionados neste capítulo. Aplicando os controles os riscos,
fraudes e os erros podem ser menores. Assim as estratégias para crescimento
e segurança da empresa podem ser tomadas de forma segura.
Outro tipo de controle importante é o do controle do Ativo Imobilizado.
No capítulo seguinte iremos abordar a importância do controle do Ativo
Imobilizado e o que ele representa para a empresa.
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CAPITULO I I
A importância do controle do Ativo Imobilizado nas empresas de
pequeno e médio porte que exercem atividade comercial
O Ativo Imobilizado representa parte da rentabilidade das empresas de
pequeno e médio porte que exercem atividade comercial. Além de influencia na
estrutura da formação da empresa e geração de recursos.
Para Almeida(1996,p.50) “o controle interno representa em uma
organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos
de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a
administração na condução ordenada dos negócios da empresa”.
O controle do ativo imobilizado deve ser feito de maneira eficiente e
eficaz. Os atos e fatos ocorridos devem ser registro com a toda veracidade
para os Gestores poderem tomar as melhores decisões.
Todos devem ficar cientes de que o ativo e um conjunto de bens
destinados a manutenção econômica da empresa seja na produção de
riquezas ou no controle e administração.
As empresas de pequeno e médio porte que exercem atividade
comercial devem ter procedimentos e normas para compras, vendas, entrada,
registro, identificação, assim como o controle físico dos ativos.
O Gestor dos ativos devem ter todo o controle e conhecimento na
entrada do bem, o modo de como está sendo registrado, nos controles
individuais e coletivos, nos cálculos matemáticos exigidos por lei, baixas e
transferências, guarda de documentação, fiscalização nos cumprimentos das
normas assim como do levantamento do inventário físico.
29
Outro ponto importante que deve ser observado, conforme (ALMEIDA,
1996) se o Gestor e as demais áreas estão adotando os procedimentos
corretos nos preenchimentos dos formulários de solicitação de compra de ativo,
a forma que os pedidos de compra foram aprovados, como está sendo a
entrada dos bens na empresa, se a solicitação de transferência está sendo
feito corretamente, se o ativo transferido consta fisicamente no setor que
solicitou a transferência, preenchimento das ordem de serviço, a solicitação de
baixa e venda dos ativos, se os bens realmente estão sendo utilizados para os
interesses da empresa.
Deve a todo tempo acompanhar os pontos fortes e fracos nos processos
acima apontados. O seu dever é ficar controlando e auditando se as normas
estão sendo seguidas. Manter o radar ligado na ocorrência de erros, fraudes e
risco que vem afetar os ativos da empresa. Deverá encontrar soluções rápidas
no dia-a-dia nos problemas que forem surgindo.
Realizar estudo de mercado e cálculo pré – estabelecidos, manter em
sintonia com a Direção da empresa, analisar o retorno dos ativos para
empresa, o tempo que leva para ter o retorno, as despesas acessórias dos
investimentos, fornecedores que tem os preços mais baixo no mercado,
analisar aquisição dos ativos por leasing, financiamento ou á vista qual é mais
viável para empresa.
Para (ALMEIDA, 1996) o levantamento do inventário físico dos ativos a
cada três meses é importante para não perder o controle do local cada
equipamento, além de ter o valor ajustado conforme as normas Contábeis.
Cruzar as informações que constam no sistema com realizada do dia-a-dia.
Identificar o centro de custo que está registrado o ativo e conferir pessoalmente
se este ativo encontra no devido setor. Outro ponto importante é observar o
controle das depreciações, amortizações e as exaustões estão sendo feito de
forma correta como determina a legislação. Saber como o bem está sendo
contabilizado.
30
Para considerar o bem como ativo deve verificar a legislação que rege
os ativos. O art. 301 do RIR/99, art. 30 da Lei 9.249/95 e as normas Contábeis.
RIR/99 Art. 301. O custo de aquisição de bens do ativo permanente não
poderá ser deduzido como despesa operacional, salvo se o bem adquirido tiver
valor unitário não superior a trezentos e vinte e seis reais e sessenta e um
centavos, ou prazo de vida útil que não ultrapasse um ano (Decreto-Lei nº
1.598, de 1977, art. 15, Lei nº 8.218, de 1991, art. 20, Lei nº 8.383, de 1991,
art. 3º, inciso II, e Lei nº 9.249, de 1995, art. 30 ).
§ 1º Nas aquisições de bens, cujo valor unitário esteja dentro do limite a
que se refere este artigo, a exceção contida no mesmo não contempla a
hipótese onde a atividade exercida exija utilização de um conjunto desses
bens.
§ 2º Salvo disposições especiais, o custo dos bens adquiridos ou das
melhorias realizadas, cuja vida útil ultrapasse o período de um ano, deverá ser
ativado para ser depreciado ou amortizado (Lei nº 4.506, de 1964, art. 45, § 1º
).
Lei 9.249/95 Art. 30. Os valores constantes da legislação tributária,
expressos em quantidade de UFIR, serão convertidos em Reais pelo valor da
UFIR vigente em 1º de janeiro de 1996.
Quando a empresa compra um ativo. O ativo deve ser classificado na
Contabilidade conforme sua origem.
2.1 - Classificação dos ativos:
Podem ser Bens de investimentos, imobilizado, intangível e diferido.
31
No momento em que o colaborador responsável for dar entrada do ativo
na empresa de pequeno e médio porte deve observar se este ativo é para
investimento, imobilizado, intangível ou diferido. Importante ter este
conhecimento para não cair em conta errada e na hora de conferir o inventário
físico não haver divergência de dados.
A classificação do ativo foi alterada recentemente pela Lei 11.638 de
2007. Pode verificar no artigo 178 e 179.
“Art. 178 § 1o c) ativo permanente, dividido em investimentos,
imobilizado, intangível e diferido”.
§ 2o d) patrimônio líquido, dividido em capital social, reservas de capital,
ajustes de avaliação patrimonial, reservas de lucros, ações em tesouraria e
prejuízos acumulados.
“Art. 179 IV – no ativo imobilizado: os direitos que tenham por objeto
bens corpóreos destinados à manutenção das atividades da companhia ou da
empresa ou exercidos com essa finalidade, inclusive os decorrentes de
operações que transfiram à companhia os benefícios, riscos e controle desses
bens”;
V – no diferido: as despesas pré-operacionais e os gastos de
reestruturação que contribuirão, efetivamente, para o aumento do resultado de
mais de um exercício social e que não configurem tão-somente uma redução
de custos ou acréscimo na eficiência operacional;
VI – no intangível: os direitos que tenham por objeto bens incorpóreos
destinados à manutenção da companhia ou exercidos com essa finalidade,
inclusive o fundo de comércio adquirido.
32
Além de como será classificado o Ativo Imobilizado o Gestor deve saber
avaliar o ativo conforme as novas normas Contábeis.
2.2 - Critério de avaliação do Ativo.
A Lei 11.638 de 2007 passou a ditar novas formas de avaliação. A
empresa de pequeno e médio porte que exerce atividade comercial não pode
avaliar seus ativos conforme acham que devem ser avaliados.
Veja o que a Lei 11.638 de 2007 estabeleceu.
“Critério de Avaliação do Ativo”
Art. 183 I - as aplicações em instrumentos financeiros, inclusive
derivativos, e em direitos e títulos de créditos, classificados no ativo circulante
ou no realizável a longo prazo:
a) pelo seu valor de mercado ou valor equivalente, quando se tratar de
aplicações destinadas à negociação ou disponíveis para venda; e
b) pelo valor de custo de aquisição ou valor de emissão, atualizado
conforme disposições legais ou contratuais, ajustado ao valor provável de
realização, quando este for inferior, no caso das demais aplicações e os
direitos e títulos de crédito;
VII – os direitos classificados no intangível, pelo custo incorrido na
aquisição deduzido do saldo da respectiva conta de amortização;
VIII – os elementos do ativo decorrentes de operações de longo prazo
serão ajustados a valor presente, sendo os demais ajustados quando houver
efeito relevante.
33
§ 1o. d) dos instrumentos financeiros, o valor que pode se obter em um
mercado ativo, decorrente de transação não compulsória realizada entre partes
independentes; e, na ausência de um mercado ativo para um determinado
instrumento financeiro:
1) o valor que se pode obter em um mercado ativo com a negociação de
outro instrumento financeiro de natureza, prazo e risco similares;
2) o valor presente líquido dos fluxos de caixa futuros para instrumentos
financeiros de natureza, prazo e risco similares; ou
3) o valor obtido por meio de modelos matemático-estatísticos de
precificação de instrumentos financeiros.
§ 2o A diminuição do valor dos elementos dos ativos imobilizado,
intangível e diferido será registrada periodicamente nas contas de:
§ 3º A companhia deverá efetuar, periodicamente, análise sobre a
recuperação dos valores registrados no imobilizado, no intangível e no diferido,
a fim de que sejam:
I – registradas as perdas de valor do capital aplicado quando houver
decisão de interromper os empreendimentos ou atividades a que se
destinavam ou quando comprovado que não poderão produzir resultados
suficientes para recuperação desse valor; ou
II – revisados e ajustados os critérios utilizados para determinação da
vida útil econômica estimada e para cálculo da depreciação, exaustão e
amortização.
A classificação dos ativos da empresa no Balanço e Relatório de
Inventário conforme os critérios de avaliação informados pela Lei 11.638 de
34
2007 o próximo passo é manter, acompanhar os controles da movimentação e
transferência dos Ativos Imobilizados.
2.3 – Controle da movimentação de uso de bens fora da empresa,
transferência de bens, bens em manutenção, bens que estejam fora de
uso, bens destinados a venda, bens que serão construídos a longo prazo
que será utilizado no futuro.
O controle sobre os Ativos Imobilizados são de suma importância,
Attie(200). As empresas, geralmente, têm sede e filial. Em elas terem sede e
filial, muitos empresários acham que pode transferir um ativo de um lugar para
o outro sem informar ao Fisco e sem registrar esse fato na Contabilidade e nos
Livros Fiscais.
Temos outro fato que pode existir de seus colaboradores ficam alocados
em clientes ou até mesmo os executivos, diretores participarem de alguns
eventos fora da sede a empresa. Nesta movimentação de colaboradores,
diretores e executivos fora da sede da empresa ele podem ou não levar
consigo alguns equipamentos que são Ativos da empresa. Nessa
movimentação que o Gestor dos ativos deve ficar atento para não perder
nenhum Ativo da empresa.
As transferências dos ativos podem ocorrer de forma frequente. A
empresa de pequeno e médio porte pode ter sede e várias filiais. Nestas filiais
pode ter a necessidade de utilizar um ativo operacional da outra filial para não
parar a produção. Nestas transferências de Ativos o Gestor deve ficar atento.
Para as empresas de médio e pequeno porte que tenha várias filiais e
este fato pode acontece frequentemente. Para que as perdes dos Ativos não
aconteçam deve fazer um inventário dos ativos de forma periódica.
35
(ATTIE, 1986) diz que os controles de prevenção têm por finalidade
impedir que os erros ou anomalias aconteçam durante o processo das
atividades.
Veja o exemplo:
Se a filial que emprestou um ativo operacional e não controlou a entrada
e a saída no seu inventário, o controle dos ativos corre o risco de ficar
subavaliado. Importante o Gestor da filial que emprestou o Ativo observar o que
está acontecendo com o Ativo.
O controle de bens que estejam fora de uso deve ser eficaz e eficiente.
Dependendo do ativo que estiver fora de uso pode implicar nos nomes dos
sócios. Eles podem ficar impedidos de abrirem novas empresas. Temos como
exemplo a ECF, Emissora de Cupom Fiscal, pode ser um ativo da empresa,
mas se estiver fora de uso e não for baixada adequadamente na Secretaria de
Fazenda do Estado. Os sócios ficaram impedidos de abrir qualquer Inscrição
Estadual. A empresa corre o risco de ter a operação de compra e venda
bloqueada.
Os bens destinados a venda devem ser bem avaliados em todos os
sentidos. Qualquer falta de atenção na avaliação, conferencia, pode implicar no
ganho ou na perda desse bem e afetar os impostos da empresa. Este é um
ponto que a fiscalização da Receita Federal fica de olho.
Antes da Lei 11.638 existia a operação de ativo diferido que nada mais é
operação de bens construídos a longo prazo. Eram utilizados em período
futuros. Esta operação é mais frequente nas empresas de grande porte de
ramo industrial. As empresas de pequeno e médio porte que exercem atividade
comercial, geralmente, não aplicam essa atividade por sua operação ser venda
direta ao consumidor final.
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O controle da operação de Ativo Diferido deve ser bem feito para na
hora de ativar os bens, o custo do bem, não venha ficar subavaliado.
2.4 - Formação do Custo do bem
O colaborador responsável em registrar no sistema contábil da empresa
os bens que são produzidos em longo prazo deve atentar para alguns pontos
que podem fazer diferença na hora de saber o custo do bem, a depreciação,
amortização ou a exaustão.
A formação do custo do bem será todos os valores pagos até ativar o
bem no setor em que ele irá ficar, Attie(2000). Deve ficar atento aos tributos
pagos sobre estes ativos. Caso eles venham ser recuperados poderá sofre
alteração no valor do bem registrado. Segue como exemplo o ICMS de um bem
operacional que poderá ser aproveitado em até 48 vezes.
Segundo CPC nº 27, de 2009, 07 o ativo deverá ser reconhecido como
imobilizado apenas se:
(a) for provável que futuros benefícios econômicos associados ao item
fluirão para a entidade; e
(b) custo do item puder ser mensurado confiavelmente.
Os ativos sobressalentes que serão utilizados por mais de um período e
conectado ao ativo imobilizado, segundo o CPC nº27 poderá ser considerado
como ativo imobilizados.
A IBRACON ditou uma norma sobre o custo de aquisição dos bens.
“O custo de um bem imobilizado compreende o seu valor de compra,
incluindo custos de desembaraço alfandegário e impostos não restituíveis
37
sobre a compra, e quaisquer custos diretamente atribuíveis para colocar o ativo
em condições operacionais para o uso pretendido; quaisquer descontos
comerciais e abatimentos são deduzidos para chegar ao valor da compra.
(PRONUNCIAMENTO IBRACON Nº 07 2001,06)”.
Dessa forma o Gestor do Ativo, Fiscal e Contábil deve verificar a melhor
forma de classificação do ativo nos registros contábeis.
A depreciação do bem deve ser feita com base na sua vida econômica
do bem, conforme a Lei 11.638 de 2007 menciona.
Art. 183 da Lei 11.638 de 2007.
§ 3º A companhia deverá efetuar, periodicamente, análise sobre a
recuperação dos valores registrados no imobilizado, no intangível e no diferido,
a fim de que sejam:
I - registradas as perdas de valor do capital aplicado quando houver
decisão de interromper os empreendimentos ou atividades a que se
destinavam ou quando comprovado que não poderão produzir resultados
suficientes para recuperação desse valor; ou
I - revisados e ajustados os critérios utilizados para determinação da
vida útil econômica estimada e para cálculo da depreciação, exaustão e
amortização.
O Pronunciamento do CPC Nº 27, 2009, item 56 dita alguns
pronunciamentos que podem influenciar na vida útil do bem:
(a) uso esperado do ativo que é avaliado com base na capacidade ou
produção física esperadas do ativo;
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(b) desgaste físico normal esperado, que depende de fatores operacionais
tais como o número de turnos durante os quais o ativo será usado, o programa
de reparos e manutenção e o cuidado e a manutenção do ativo enquanto
estiver ocioso;
(c) obsolescência técnica ou comercial proveniente de mudanças ou
melhorias na produção, ou de mudança na demanda do mercado para o
produto ou serviço derivado do ativo;
(d) limites legais ou semelhantes no uso do ativo, tais como as datas de
término dos contratos de arrendamento mercantil relativos ao ativo.
As empresas de médio e pequeno porte que exercem atividade de
comercio devem ficar atentas aos pontos mencionados.
A perda do controle do ativo pode ter impacto no caixa da empresa pelo
fato de ter que pagar mais impostos indevidamente, pode afetar o lucro da
empresa, afetar o dividendo dos acionistas, em caso de ativo como ECF se for
baixado corretamente pode afetar abertura de novas empresas e até mesmo a
compra e venda de mercadoria.
A fiscalização pesa quando o assunto é ativo.
Para Attie (1986), o controle deve ser bem eficaz e eficiente para evitar
qualquer tipo de dano para as empresas.
Para que este fato não ocorra. As empresas devem ter um controle
interno bem elaborado, não só dos Ativos, como nas vendas, nos custo e na
Despesas.
No Capitulo III iremos falar sobre o controle interno bem elaborado e a
consequência se ele for mal executado.
39
CAPITULO I I I
As consequências de um controle interno bem elaborado e mal
executado
O controle interno tem com objetivo evitar fraude, erros e minimizar os
riscos através de procedimentos bem definidos pela Administração assim como
auxiliar a entidade a atingir seu objetivo, proporcionar uma garantia razoável,
nunca uma garantia absoluta, auxiliar a empresa na consecução de seus
objetivos. No capítulo 2 temos alguns tipos de controles internos que podem
ser implantados nas empresas de pequeno e médio porte que exerce atividade
comercial.
Para Attie ( 2000) o Administrador deve acompanhar a implantação do
controle interno. Verificando cada etapa a ser seguida.
Taylor, dizia os quatros princípios da administração sendo um desses
princípios os controles.
“controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo
executado de acordo com as normas estabelecidas e segundo o plano previsto.
A gerência deve cooperar com os trabalhadores, para que a execução seja a
melhor possível”.
Na implantação do controle interno a administração deve saber os tipos
de controles que serão adotados. São classificados em: prévio ou preventivo,
concomitante ou sucessivo, subsequente ou corretivo.
O controle interno adequado deve possuir uma relação de custo-
benefício, funcionários qualificados, descentralização dos poderes e
responsabilidades, procedimentos bem elaborados e implantados, observação
as normas da empresa assim como as instruções, estatutos e regimentos.
40
Os princípios as serem seguidos, conforme Attie (2000),são alçada
progressiva, contagem física dos ativos e estoques, manter o mínimo de erro
possível, verificar a Legislação vigente e aplicá-la na empresa, manter o seguro
da empresa em caso de alguma fraude, erro, incêndio e até para os
colaboradores, ter os saldos das contas detalhadas, ter funcionários de
confiança na empresa, manter o rodizio de funcionários para diminuir a fraude
na empresa, definir bem as funções e as responsabilidades, as operações de
compra e venda serem controladas através de sistema de aprovação, não
delegar todas as fazes da operação a um único colaborador, deve segregar a
função de cada um.
Para ter um controle interno bem elaborado deve fazem os chamados
testes. Testes esses que conseguem identificar como os controles internos
estão.
3.1 – Aplicação do teste de auditória
Os testes de controle interno são: mapeamento da organização, levantar
as definições elaboradas pela administração, ver se estão sendo aplicados,
quais os processos decisórios, as especificações de transações por produto,
serviço, levantar o organograma, analisar as atribuições e responsabilidade de
nível e de cada cargo, checar as normas e procedimentos, políticas de cargos,
salários e pessoal. Fazer todo levantamento do ambiente e controle que a
empresa possui.
Fazer um questionário de avaliação colocando os pontos adotados nos
controles internos identificando os pontos fracos, fortes, ameaças e as
oportunidades.
Para Gil (1999) Auditoria é uma função administrativa que exerce a
verificação, constatação, validação, via testes e analises dos resultados dos
testes, com conseqüente emissão de opinião, em momento independente das
41
demais três funções administrativas (planejamento, execução, controle),
consoante os três níveis empresariais principais (operacional, tático e
estratégico).
Os testes se classificam em Aderência e Substantivos.
Testes de Aderência - confirmar se as funções críticas de controle
interno estão sendo efetivamente executadas. Sua função é identificar a
existência, efetividade e continuidade dos controles internos, e podem ser
retrospectivos e flagrantes.
Testes Substantivos - aplicados nas transações de revisões analíticas
que procuram fornecer evidências de auditoria quanto à integridade, à exatidão
e à validade dos registros de uma organização.
Tem a função de identificar a existência, ocorrência, abrangência,
avaliação e mensuração dos componentes patrimoniais, transações e
operações da organização.
A empresa de pequeno e médio porte que exerce atividade comercial
devem saber que existem órgãos que ditam norma sobre os controles internos
como American Institute of Certified Public Accountants – AICPA, Committee of
Sponsoring Organizations of the Tread way Commission – COSO, International
Federation of Accountants – IFAC, Basle Committee on Banking Supervision –
BCBS, International Organization of Supreme Audit Institutions – INTOSAI,
Conselho Federal de Contabilidade – CFC, Instituto Brasileiro de Contadores –
IBRACON, Secretaria do Tesouro Nacional - STN.
Para ter uma implantação bem eficaz nos controles internos as
empresas de pequeno e médio porte que exercem atividade comercial devem
seguir os principais metodologia de controle que são:
42
a) American Institute of Certified Public Accountants, Institute of Internal
Auditors, American Accounting Association, Institute of Management
Accountants e Financial Executives Institute, em conjunto, desenvolveram
trabalhos intitulados Internal Control – na Integrated Framework (COSO
Report)
Tem como saber os objetivos dos negócios e definir o controle interno e
seus componentes fornece critérios podem ser avaliados e subsídios para que
a administração, auditoria e demais interessados possam utilizar e avaliar um
sistema de controle.
Define o controle interno como processo conduzido pela alta
Administração das organizações, pelos gerentes e pelos funcionários, os quais
devem assegurar o atingimento dos seguintes objetivos.
b) Guidance on Assessing Control – The CoCo Principles
Tem objetivo de auxiliar a alta administração das organizações a
implantar e avaliar um ambiente de controle, de modo a atingir seus objetivos
operacionais e estratégicos.
c) SAS 55/78 – Statements on Auditing Standards
Dividem em dois documentos primeiro está direcionado para auditoria de
demonstrações financeiras e o segundo refere-se também ao tema, mas
substituindo a definição de controles internos do primeiro pelas definições da
metodologia COSO e o público alvo são os auditores externos.
Com pode ser observado implantar um controle interno nas empresas de
pequeno e médio porte que exerce atividade comercial não é simplesmente
fazer do modo que o administrador quer. Deve ser implementado conforme as
normas mencionadas acima.
43
Mesmo respeitando todas as normas, conduta e fazer tudo o que for
preciso para dar certo, não adiantará se não tiver um acompanhamento dos
gestores em cada colaborador responsável em executar os controles internos,
Attie(2000).
No Capítulo IV abordaremos o que é Risco, como analisar e os tipos de
Risco que existem.
44
CAPITULO IV
Risco e como funciona
Com as mudanças corporativas e tecnológicas comprometem cada vez
mais os riscos inerentes às informações contidas nos relatórios financeiros dos
ativos e mais contas que passam pelo resultado das empresas.
Conforme Attie(2000),o Risco é tudo aquilo que pode colocar o
patrimônio da empresa em perigo. Seja ele tecnológico, físico, pessoal etc..
“Risco de auditoria é a possibilidade de o auditor vir a emitir uma opinião
tecnicamente inadequada sobre as demonstrações contábeis
significativamente incorretas”.(NBC T 11- NORMAS DE AUDITORIA
INDEPENDENTE DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS)
Existem diferentes tipos de Risco. Para cada empresa tem um risco
diferente. Analisar, mapear, tomar decisões em termos de priorização e
alocação de recursos para monitoramento e avaliação de riscos. Recomenda
que tenha uma integração forte Auditoria, Controle Interno e Gestão de Riscos
para assegurar as decisões da administração.
Segundo Cherman (2005) com o aumento e complexidade das
operações a Auditoria vira uma arte em administrar os Riscos e minimizar as
consequências. O parecer da auditoria nem todos tem 100% de certezas com
isso são administrados os erros e aceitar os riscos.
Para as empresas de pequeno e médio porte que exercem atividade
comercial o Risco é cada vez maior se não tiver um controle afiado das
informações que são passadas para Contabilidade e até mesmo para outros
setores como Financeiro, Fiscal, Contas a pagar etc...
45
Interessante que se conheça os processos da empresa como funciona
cada etapa até chegar o produto nas mãos dos clientes.
A Gestão de Risco deve fazer revisões periódicas nos processos e
atividades da empresa. Com objetivo de evitar falha e fraudes. Aplicar
ferramentas eficazes para minimizar as perdas. Antes de fazer as revisões o
Gestor deve fazer análise do Risco.
4.1 - Análise do Risco
Analisar o Risco pode estar baseado em técnicas proporcionais onde o
objetivo do controle é alcançado. O controle tem dois objetivos básicos que são
a prevenção e a detecção.
Prevenção no sentido de antecipar de que o perigo não checar até a
operação da empresa. Detectar no sentido de que o perigo está na operação
da empresa, precisa ser visto e procurar a melhor forma de remove - lo sem
causar danos as operações da empresa.
Segundo Jund (2004) análise do risco compõe em avaliação de
amplitude em que as técnicas de controle do negócio alcançam os objetivos de
controle do ciclo. Determinação dos riscos, quando um objetivo não é
alcançado e apenas parcialmente alcançado. O planejamento de um conjunto
proporcional de testes de observância, substantivos e com dupla finalidade.
(JUND, 2004, p.355).
Na análise de Risco erros, irregularidades podem ocorre sem ser
detectados. O objetivo pode ser que não seja alcançado.
Os riscos podem ser mensurados e já é considerado no momento do
planejamento da auditoria.
46
A Auditoria classifica os riscos como inerentes, controle e detecção.
4.2 – Risco inerente
O Risco Inerente é fácil de ser detectado pelo fato que está intrínseco.
Antes de verificar se os controles são eficaz já é sabido que há ocorrência de
erros e irregularidades.Nasce com atividade da empresa. O Controle Interno
tem a função de fiscalizar. Para Cherman (2005) deve ter a materialidade e a
relação entre o Custo Benefício. Considera que os controles internos rígidos
são caros.
Os Riscos Inerentes estão ligados ao controle interno.
Segundo Boynton (2002) define o risco inerente como aceito se ocorre
um erro de classificação se não tiver um controle
Em função da natureza do negócio, natureza dos componentes,
natureza dos sistemas de informações e contábeis o Risco pode ser aceito por
alguns autores.
4.3 – Risco de detecção
Estão ligados aos procedimentos escolhidos pelo auditor.
Para Jund (2004, p.358) Risco de detecção:
O risco de que o resultado da execução dos procedimentos de auditoria
enganosamente induza o auditor a concluir pela inexistência de erro ou
irregularidade relevante não examinar toda a evidência disponível. Possível
ineficiência do próprio procedimento de auditoria que, embora bem aplicado,
talvez seja incapaz de detectar certo tipo de erro. Possíveis deficiências na
execução dos procedimentos de auditoria ou na avaliação dos fatos
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descobertos durante o exame, inclusive, o risco de hipóteses, falhas, erros e
conclusões errôneas.
Cherman (2005, p.154) afirma que o risco de detecção é a possibilidade
do saldo de uma conta estar errado e não ser detectado ou levar o auditor a
concluir pela sua inexistência em função dos procedimentos de auditoria.
O Risco de detecção está ligado a inexperiência do auditor, avaliação
errada dos resultados dos testes, trabalho do auditor.
Para o auditor, na verificação dos testes de auditoria constatar que os
controles internos são inexistentes a empresa de médio e pequeno porte que
exerce atividade comercial corre um alto risco inerente. Logo o auditor aplicará
o maior teste substantivos a fim de diminuir o risco de detecção.
Na verificação dos testes o auditor verifica que os controles internos são
eficazes tem um baixo risco inerente. Os testes substantivos serão diminuídos
aumentará o risco de detecção.
Uma das funções do Gestor é minimizar os Riscos. Identificar antes que
eles aconteçam.
4.4 – Como minimizar o Risco nas empresas de pequeno e médio
porte do ramo comercial.
O Auditor Interno quando atua em campo o primeiro item a ser analisar é
verificar se os controles internos estão bem implantados e sendo seguidos.
Partindo do controle interno saem as diretrizes para fazer o planejamento de
auditoria. Com os controles internos em mãos o auditor conseguira mensura o
volume de testes e procedimentos que serão aplicados.
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Todo controle tem suas limitações para isso o auditor deve aplicar
volume mínimos de teste, pelo fato que essas limitações fogem do controle do
auditor.
Nas empresas de pequeno e médio porte do ramo comercial os
controles internos devem ser aplicados de acordo com os negócios da
empresa. Deve ter segregação de função. A pessoa que faz o trabalho não
pode ser aquela que revisa o que foi feito. Caso ocorre esse tipo de atividade
pode ter um Risco grande nas operações da empresa.
Importante para garantir a proteção dos ativos, ter uma informação
adequada e garantir as melhores decisões a serem tomadas as empresas de
pequeno e médio porte do ramo comercial devem aplicar todos os princípios
dos controles internos. Dessa forma os interesses da empresa serão
alcançados e os objetivos serão cumpridos.
O outro ponto importante que não pode ser esquecido é o sistema que a
empresa utiliza. Nele está contida toda informação como compra, venda,
resultados, análise, balanço, balancetes e outras informações valiosas. Neste
item o controle interno deve ser bem implantado e acompanhado diariamente
para minimizar as fraudes e os Riscos de pede todos os dados. Faze backup
das informações será muito importante.
Para emitir o parecer o auditor deverá verificar se os controles internos
implantados estão de acordo com os processos e princípios estabelecidos pela
empresa.
Segundo Attie(1998) diz que os rodízios dos funcionários reduz os erros
e as fraudes. Sendo assim os funcionários estão capacitados a desenvolver
qualquer atividade na empresa. O processo não fica nas mãos de uma única
pessoa.
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Para Jund(2004) outro princípio na implantação do controle interno seria
a delegação de poderes onde a definição de autoridade e responsabilidade
ficam muitos claras. Assim fica fácil identifica qual nível de autoridade não está
cumprindo as normas e as exigência das funções pré-determinadas.
Facilitando identificar os responsáveis pela falha nos controles internos.
Avaliação no controle interno deve ser constante para que cada vez
mais as fraudes, erro e os riscos fiquem menores. Segundo Almeida (2003) a
avaliação no controle interno serve para saber se o controle interno levantado é
o realmente que está sendo usado.
Para as empresas de pequeno e médio porte do ramo comercial
minimizarem seus riscos devem ter um controle interno muito bem implantado
e controlado. Além de ter um controle interno implantado deverá segregar as
funções, proteger muito bem o sistema que a empresa utiliza acompanhar de
perto se todos os procedimentos determinado pela empresa estão sendo
cumpridos e proteger seus ativos.
Um controle interno eficiente minimizam os riscos e passa para o auditor
confiança no momento da emissão do parecer.
Neste capítulo falamos do que é Risco, análise de Risco e tipos de
Risco.
No capítulo V será abordado os Riscos que as empresas de pequeno e
médio porte que exercem atividade comercial podem sofrer caso não tenha um
controle interno.
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CAPITULO V
Os riscos que a empresa de pequeno e médio porte que exerce
atividade comercial pode ter sem um controle interno
As empresas do ramo do comércio tem uma atividade muito intensa pelo
fato que os administradores ficam focados em vendar do que controlar. Nesse
ponto que as empresa acham que tem um lucro ou prejuízo real, mas se for
aplicar uma auditoria nos estoques, ativos, extratos bancários podem achar
coisa que não serão bem vista pelos acionistas da empresa.
Atividade de uma empresa de pequeno e médio porte do ramo comércio
não é baseada em operacional. Existem controles que devem ser feitos e
processos que devem ser seguidos. O problema que a rotatividade de
funcionários é muito grande. A empresa treina, investe no funcionário, coloca
no padrão desejado e no final do primeiro ano o colaborador pede demissão.
Logo é tem gasto com admissão, treinamento e desenvolvimento de um novo
colaborador. O tempo que esse colaborador pode levar para entrar todo
processo em sua rotina diária vai depender de como ele vai conseguir absorver
o que está sendo passado. Com isso o tempo passa e quanto mais tempo
passar pior fica para empresa ter o retorno do capital investido neste
colaborado. Outra forma de controle que geralmente ocorre são as vendas
avulsas, mercadoria em estoque de mercadoria, ativos imobilizados.
Conforme Attie(2000), manter o controle administrativo, estratégico,
tático e operacional e de suma importância para empresa diminuir seus Riscos
relacionado as operações.
Toda empresa de grande e médio porte que exercem atividade do ramo
comercial deve paga ICMS e enviar as declarações acessória para o Estado.
Este ponto deve ter bastante atenção. Para que as vendam sejam efetuadas
devem ser registradas em uma máquina chamada ECF, Emissor de Cupom
51
Fiscal. A falta de controle da ECF, Emissor de Cupom Fiscal, pode acarretar
um sério problema para os donos da empresa.
O controle da mercadoria que é vendida deve ser feito diariamente para
que o custo das mercadorias não fique subavaliado. Logo pode comprometer o
resultado do exercício da empresa.
O problema que pode ser observado é quando o responsável da loja faz
uma compra sem o pedido de compra. Importante a empresa ter o
procedimento de pedido de compra para evitar as fraudes, superavaliação nos
preços e outros fatos que podem acontecer.
Importante que as empresas de pequeno e médio porte do ramo
comercial fazem os controles administrativos. Se o responsável não tiver
controle de quanto ele gasta com material de escritório, limpeza e outras coisas
mais quando tiver de fazer corte nos gastos poderá cortar algo desnecessário e
o que deveria cortar não cortou.
Segundo (CREPALDI, 2007, pg. 275) o controle administrativo é um
plano de organização, métodos e procedimentos que serão utilizados para
proporcionar eficiência às operações. Garantir ênfase à política de negócios da
empresa assim como seus registros financeiros.
As empresas de pequeno e médio porte que exercem atividade do ramo
comercial devem buscar a eficiência e a eficácia nos seus controles internos
para melhorar cada vez mais os seus resultados diminuindo os custos e os
riscos que envolvem a sua operação.
Para que esse tipo de problema não ocorra deve ser implantados
procedimentos e padronizar esses procedimentos. Acompanhar de perto dia-a-
dia se os procedimentos estão sendo cumpridos. Caso as empresas de
pequeno e médio porte que exercem atividades do ramo comercial não adotar
52
esse critério correm o risco de ter uma fraude, quebra continua de
equipamento, produtos ficarem vencidos no estoque, problema com
fiscalização sanitária, problema com fiscalização da fazenda, os números que
serão passados para a Contabilidade não ser confiável.
O administrador não pode ficar focado somente em operação. Deve
dividir seu tempo em gerenciamento operacional e administrativo. Não adianta
a empresa de pequeno e médio porte que exerce atividade comercial ter um
volume de vendas muito bem se no final ela tem um risco de fraude e até
mesmo fiscal que pode destruir todo o lucro que conquisto nos últimos
períodos.
Importante à empresa saber administrar os seus riscos. Riscos não tem
como ser evitado, pode ser minimizado. A empresa que tem um controle
interno maduro e bem aplicado tem a tendência de ter um excelente resultado
operacional.
Com pouca gestão nos riscos a empresa fica vulnerável aos erros e
fraude e com pouca credibilidade no mercado que atua.
Os Riscos estão em toda parte. Ele está nas compras, vendas, fiscal,
segurança do trabalho, nos ativos, nos sistemas integrados, na segurança da
empresa, na folha de pagamento, nas partes financeiras das empresas e assim
vai seguindo a quantidade de Risco que as empresas estão correndo
Attie(2000).
Importante ter um controle interno e procedimentos muito bem
implantado e acompanhado para minimizar os riscos nas empresas de
pequeno e médio porte que exercem atividade comercial.
Será que o controle interno está relacionado com o planejamento
orçamentário?
53
5.1 - Uma empresa sem controle interno pode afetar o planejamento
orçamentário?
Todas as empresas adotam planejamento orçamentário todo ano para
saber o que será feito nos próximos períodos futuros. O Plano Orçamentário
nada mais é que um planejamento estratégico em um determinado exercício.
Levantando suas receitas e despesas, fazendo a média, no mínimo dos últimos
5 anos para que tenha a visão se conseguirá alcançar seus objetivos.
Cunha (apud LUNKES, 2003, p.16) conceitua planejamento estratégico
como um processo que consiste na análise dos pontos forte, fracos, das
oportunidades e das ameaças do ambiente. A finalidade dessa análise e
estabelecer objetivos, estratégias e ações que possibilitam um aumento da
competitividade empresarial. Ainda assim o planejamento estratégico faz os
gestores indicar a direção, o curso que a empresa tomará nos próximos anos.
Para empresas de pequeno e médio porte que exerce atividade
comercial, além da previsão da Receita e da Despesa deve considerar o
planejamento de margem de lucro, estoque e compra.
Com o planejamento orçamentário em mãos, o administrador das
empresas de pequeno e médio porte que exercem atividade do ramo comercial
começa ter uma visão de onde pode chegar, o que pode fazer e o que pode
melhorar para atingir novos objetivos.
Além de conseguir visualizar seus objetivos e metas, consegue verificar
a lucratividade antecipadas dos seus negócios.
No momento em que o Gestor for fazer o Planejamento Orçamentário
existe dois caminhos a serem percorridos. Ser otimista nas despesas e
pessimistas nas vendas.
54
No planejamento o Gestor deve montar um cenário crítico considerando
o mercado em que atua os períodos que tem menores picos e os períodos que
tem maiores picos de vendas. Planejar as ações que serão implantadas para
aumentar sua participação no mercado. Na despesa deve ser analisado o
comportamento dos custos nos últimos 5 anos, verificar as tendências de
mercado como o aumento do IGPM, inflação, cenários políticos. Deve
considerar todas as despesas.
Somente a elaboração do Planejamento Orçamentário não vai resolver o
problema da empresa de pequeno é médio porte que exercem atividade
comercial. Deve ser periodicamente acompanhado sempre comparando o que
foi orçado com o que está sendo realizado.
Nada adianta montar esse planejamento orçamentário se as empresas
de pequeno e médio porte que exerce atividade do ramo comercial não ter
seus controles internos bem implantados.
Estes controles são de suma importância para tomadas de decisões.
Para ter um controle interno existem etapas antes a serem cumpridas. Etapas
essas que começa com um mapeamento da situação atual da empresa,
levantamento de como deve ser feito as tarefas, comparação do que foi feito
com o que deve ser feito. Verificar as anomalias e a melhor forma de resolver.
Criar um planejamento de como resolver os problemas e agir. Durante a ação
das tarefas planejadas nascem os controles internos.
O que venha ser um controle interno? Vimos nos capítulos anteriores
que o controle é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar fazendo
com que os objetivos traçados no planejamento sejam alcançados com
eficiência e eficácia além de assegurar ações que estão sendo executada
conforme foi planejado.
55
O planejamento e o controle interno trabalham juntos a todo tempo na
organização. Planejamento sem controle interno não conseguiram alcançados
seus objetivos.
Como diz (CHIAVENATO, 2000) controle sem padrão e objetivo definido
não tem como atuar na organização
Existem as fases do controle interno que são: Estabelecer um padrão
das tarefas, fazer o check list dos processos implantados, comparar o resultado
esperado com o que foi executado, levar os problemas e implantar as ações
para corrigi-los, padronização dos novos processos, desenvolver as técnica de
PDCA e SDCA conforme orientação de (FALCONI, 1992).
Toda empresa deve controlar sua operações. Tanto como as entrada e
saída de qualquer mercadoria.
Para a empresa se manter em pé deve manter sua rotatividade
operacional. Geralmente logo no início do ano as empresas montam seu
planejamento orçamentário para saber qual decisão será tomada. Para ter esse
controle orçamentário com todas as informações confiáveis manter o controle
interno bem controlado. Um deslize pode comprometer toda atividade
operacional da empresa.
Imaginamos uma empresa de médio e pequeno porte que exerce
atividade operacional do ramo comercial venda produtos sem dar a saída do
estoque, ou compra produto de material de limpeza desnecessário. Seu
resultado estará totalmente comprometido. O que foi orçado, não existe por
que tem teve o controle interno das operações. No momento em que a
empresa precisar tomar decisão para contratar, demitir reduzir custos e
despesa não saberá por onde começar. Não terá como comparar seus
resultados orçados e reais.
56
Veja o que diz a NBC (Normas Brasileiras de Contabilidade) T 16.8.
O controle interno é um suporte de sistema de informação contábil, no
sentido de minimizar riscos e dar efetividade às informações da contabilidade,
visando contribuir para o alcance dos objetivos da entidade do setor público.
Sem o controle interno as empresas de pequeno e médio porte que
exercem atividade do ramo comercial compromete totalmente seu
planejamento orçamentário. A tomadas de decisões ficaram cada vez mais
difícil a serem tomadas. Outra ferramenta importante nos controles internos e
planejamento orçamentário é a Contabilidade Gerencial.
5.2 – Relação da Contabilidade Gerencial com o Controle Interno
nas empresas de pequeno e médio porte que exercem atividade
comercial.
A Contabilidade Gerencial nas empresas de pequeno e médio porte que
exercem atividade do ramo comercial tem um papel muito importante dentro
dos Controles Internos. Tem a função de auxiliar administração em tomada de
decisão para redução de custo, aumento de lucratividade e planejamento
estratégico. Além de fornecer informações úteis aos investidores, órgãos
governamentais, credores entre outros.
Os Controles Internos fornecem uma segurança para as empresas em
tomada de decisão, produzem confiabilidade e rapidez nas informações,
obediências as leis e regulamentos, eficácia e eficiência nas operações. Está
ligado nas normas de controle que garantem o fluxo das informações. Assim
detectando com rapidez e segurança os erros, fraudes, irregularidade antes de
chegar a ser registrado pela Contabilidade.
Quando os controles internos são muito bem elaborados e aplicados a
empresa tende a ter seus atos e fatos com confiabilidade.
57
A Contabilidade Gerencial e o Controle Interno pode se dizer que estão
interligados.
Segundo (IUDÍCIBUS, 1998, p. 21), a Contabilidade Gerencial pode
contribuir bastante com suas informações para uma boa elaboração nos
processos de controle interno. Esta voltada totalmente para administração de
empresas suprindo informações validas e efetivas ajudando nas decisões do
administrador.
Com forme (CAVALCANTE & SCHNEIDERS, 2008, P.64), a
contabilidade é uma ciência social. Seu principal objetivo é mensurar, avaliar,
escriturar, analisar e prever todos os fatos que alterem a mutação patrimonial.
Fazendo gerar informações que ajudam no processo decisório da empresa.
A visão de Braga(1999, pg.2) relata que a Contabilidade tem a função de
controle e planejamento da administração. Sua missão fornecer dados no
sentido de facilitar a avaliação, seleção e análise de planos. A administração
pode ter a Contabilidade como um instrumento de ajuda na tomada de decisão
e para implantação dos controles internos.
O sistema contábil e os relatórios são elementos que servem como
controle interno e fornecem informações para os gestores tomarem decisões.
Com os relatórios internos emitidos pela Contabilidade o administrador
pode tomar decisões, fazer planejamento e saber o que deverá controlar nas
rotinas da empresa. O Planejamento e Controle embora sejam atividades
distintas elas andam lado-a-lado.
A Contabilidade Gerencial estabelece um vinculo entre o controle interno
e administração da empresa. Este fato vem chamando atenção dos acionistas
da empresa.
58
Conforme (ARAÚJO, 1998, p. 5) O controle interno estabelece um plano
e conjunto de métodos adotados pela empresa com a função de garantir o
patrimônio, verificar se os dados são reais, além de encorajar a eficiência
operacional e às diretrizes postas pela administração da empresa.
Para as empresas que possuem baixa taxa de sobrevivência, segundo
(LACERDA, 2006, p. 40) Cavalcante & Schneiders (2008) é a falta de
capacidade gerencial. Neste contexto que é necessário ter uma Contabilidade
Gerencial como ferramenta de gestão das pequenas e médias empresas.
Nos dias atuais os empresários de pequena e média empresa que
exercem atividade comercial utilizam contabilidade somente para manter o
Fisco em dia e assim com as obrigações trabalhista. Esquecem que a sua
empresa precisam de giro de capital para sobreviver. Neste ponto que entra a
Contabilidade Gerencial junto com o controle interno.
A Contabilidade Gerencial atua no controle interno procurando melhorar
a eficiência e eficácia nas vendas, produtos e reduzir os custos operacionais.
A relação da Contabilidade Gerencial como controle interno é apoiar
através de relatório na elaboração de seus processos decisórios e o papel do
controle interno dentro da Contabilidade Gerencial é proteger o patrimônio da
empresa.
Neste capítulo podemos identificar que sem o controle interno,
planejamento orçamentário e Contabilidade Gerencial a empresa não
consegue enxergar para onde está indo e se seus objetivos estão sendo
alcançados.
Com todos os pontos mencionados nos capítulos I, II, III, IV e V
podemos identificar quais são os Riscos que a empresa pode ter ser não tiver
59
um controle interno bem elaborado, implantado, executado e acompanhado. Na
conclusão podemos obter esta resposta.
60
CONCLUSÃO
Quais os riscos que a empresa pode ter sem um controle interno
implantado?
Os administradores das empresas de pequeno e médio porte que
exercem atividade do ramo comercial devem atentar para que o controle
interno seja implantado na organização e acompanhados se está sendo
seguindo ou não. Por mais pequena que a empresa seja. Com um controle
interno muito bem implantado o risco de fraude e erros será pequeno. Logo o
relatório financeiro que demonstre o resultado da empresa terá grau de
confiabilidade.
O Controle Interno não é algo que nasceu nos anos 90. Este sistema
vem sendo utilizado desde o ano de 1202. As empresas devem adotar os três
tipos de controle interno que é o estratégico, tático e operacional.
Devem saber que não é um sistema de rotina e procedimento burocrático que
precisar ser implantado de forma agressiva para evitar as perdas e as fraudes
na entidade. O Administrador deve fazer o mapeamento de cada área,
identificar as falhas, fazer o planejamento de cada etapa do processo, aplica-lo
e acompanhar o andamento do controle de cada área.
O objetivo do Controle Interno das pequenas e médias empresas que
exercem atividade comercial é acompanhar e controlar todas as atividades.
Além de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e dar suporte
para administração conduzir os negócios da empresa. Acompanhar se a
segregação de função, sistema de autorização e aprovação, determinação das
funções e responsabilidades, Rotatividade de funcionário, a legislação e a
contagem física estão sendo executados de acordo com a norma interna da
empresa.
61
A empresa deve ter um sistema contábil muito bem implantado e que
esteja trabalhando em conjunto com os controles internos. Assim os relatórios
e seus dados produzidos podem ter um grau de confiabilidade.
O controle interno não se aplica na parte financeira. Ele está ligado a
toda parte da empresa. Está na segurança do trabalho, cozinha, setor de
material de manutenção, estoque, setor elétrico e outros. Para todos os setores
existem normas internas e controle que devem ser seguidos e acompanhados.
Deve haver um acompanhamento em todas as normas e do controle
interno se estão sendo seguidos. Para poder diminuir o risco patrimonial,
financeiro e operacional da empresa.
Saber a importância e o reflexo do controle interno na empresa de
pequeno e médio porte.
Caso as empresas de pequeno é médio porte que exercem atividade
comercial não adotarem o controle interno, como foi dito nos capítulos
anteriores, corre o risco de ter fraude, erros nos relatórios, erros na parte
operacional da empresa, os seus ativos terem seus valores subavaliados,
podem ter perda de ativos, não saberem onde estão os ativos, afetar a parte
tributária da empresa, os nomes dos sócios podem ficar presos na SEFAZ e os
sócios não poderem abrir e fechar empresas, filiais além de não poder emitir
nota fiscal e não fazer compra de mercadoria para abastecer as filiais. Pode
comprometer a lucratividade da empresa e demonstrar insegurança nos
relatórios enviados aos acionistas.
62
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64
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LUNKES, Rogério Joao. Manual de orçamento. São Paulo: Atlas, 2003.
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de Bens do Ativo Imobilizado. São Paulo: IOB THOMSON, 2005. HIGUSHI,
Hiromi. Imposto de Rendas das Empresas. São Paulo: IR Publicações, 2008.
65
ÍNDICE
INTRODUÇÃO 09
CAPITULO I 13
Finalidade do Controle Interno nas empresas de médio e pequeno
porte que exercem atividades comerciais 13
1.1 – Objetivo do Controle Interno 14
1.2 - Tipos de controle interno que podemos ter nas empresas de
pequeno e médio porte que exercem atividades comerciais 19
CAPITULO I I 28
A importância do controle do Ativo Imobilizado nas empresas de
pequeno e médio porte que exercem atividade comercial 28
2.1 - Classificação dos Ativos 30
2.2 - Critério de avaliação do Ativo 32
2.3 – Controle da movimentação de uso de bens fora
da empresa, transferência de bens, bens em manutenção, bens
que estejam fora de uso, bens destinados a venda, bens
que serão construídos a longo prazo que será utilizado no futuro. 34
2.4 Formação do Custo do bem 36
CAPITULO I I I 39
66
As consequências de um controle interno bem elaborado e mal executado 39
3.1 – Aplicação dos testes de auditória 40
CAPITULO IV 44
Risco e como funciona 44
4.1 - Análise do Risco 45
4.2 – Risco inerente 46
4.3 – Risco de detecção 46
4.4 – Como minimizar o Risco nas empresas de pequeno e médio
porte do ramo comercial 47
CAPITULO V 50
Os riscos que a empresa de pequeno e médio porte que exerce
atividade comercial pode ter sem um Controle Interno 50
5.1 – Uma empresa sem Controle Interno pode afetar o
planejamento orçamentário 53
5.2 – Relação da Contabilidade Gerencial com o Controle Interno
nas empresas de pequeno e médio porte que exercem atividade comercial 56
CONCLUSÃO 60
ÍNDICE 65