V - Documentação Comercial e Administrativa

A – Documentação Comercial1- Fases do Contrato de Compra e Venda

Encomenda / Entrega / Liquidação / Pagamento

2- Documentação da Compra e Venda Nota de Encomenda / Guia de Remessa / Factura, NC e ND / Recibo

3- Documentação Bancária Cheque / Letra / Livrança

B – Documentação Administrativa1- Documentação dos CTT

Vale Postal

2- Documentação do Processamento de SaláriosProcessamento / Recibos Salariais

Contrato de Compra e VendaCaracterização e Fases

• Noção:

“O Contrato de compra e venda é o acto pelo qual um dos contraentes – Vendedor – transmite a propriedade de um bem ou de um direito a outro contraente – Comprador – mediante um preço previamente acordado”.

• Caracterização:

• O contrato de compra e venda é portanto um contrato que se diz bilateral ou oneroso, porque:- O vendedor obriga-se a entregar uma “coisa” ou algo e,- O comprador entrega o preço (dinheiro) dessa “coisa” recebida.

• O contrato de compra e venda pode ser de natureza civil ou comercial.

• Este contrato pode ser precedido por um outro, o contrato de promessa de compra e venda, em que os futuros contraentes se comprometem a realizar uma compra e venda nas condições que definirem.

Fases do Contrato de Compra e Venda

• No contrato de compra e venda consideram-se as seguintes fases:

EncomendaEntrega

LiquidaçãoPagamento

• Em todas estas fases existem vários documentos que representam as relações da empresa com o exterior, nessa fase, e que permitem cumprir a sua obrigatoriedade legal.

• A maioria das empresas imprime documentos próprios em cada fase, que têm de cumprir as normas legais em vigor.

• Antes de se efectuar a encomenda é necessário definir o que se vai comprar e em que condições.

• Ou seja:

-há que fazer a escolha da mercadoria, quer em qualidade quer em quantidade, e

-há que fixar as condições do contrato de compra e venda como a época e o local da entrega, o preço, a forma de pagamento, entre outras.

Encomenda – Nota de Encomenda

• Na fase de encomenda o comprador COMUNICA ao vendedor a quantidade, qualidade e preço das mercadorias que pretende adquirir e combina as condições de pagamento e entrega.

• Para isso faz uma NOTA de ENCOMENDA.

• A Nota de Encomenda, além do número, da data, das identificações e assinatura do comprador, tem que especificar a quantidade e a qualidade da mercadoria pretendida e, desde logo, definir as condições de entrega e pagamento.

• É preenchida em duplicado, sendo o original para o vendedor e o duplicado para o comprador.

Entrega – Guia de Remessa

• A fase da entrega é aquela em que o vendedor ENVIA as mercadorias, dentro do prazo e para o local acordados.

• A GUIA de REMESSA – com ou sem talão de recepção – é o documento que, nesta fase, acompanha sempre a mercadoria durante o envio.

• Tem de conter, além das identificações, data, número e valores da mercadoria e do IVA, a designação e as quantidades dos bens e os seus códigos, local de carga, data e hora de início do transporte e ainda a tipografia onde foi impressa.

• Serve para o comprador proceder à conferência dos artigos recebidos.

• É preenchida em triplicado. O original vai para o comprador, uma cópia destina-se a uma eventual fiscalização durante o transporte e outra fica com o vendedor.

• O talão destacável – talão de recepção – é devolvido ao vendedor devidamente assinado pelo comprador e faz prova da recepção da encomenda.

• Nos casos em que não há talão de recepção, é preenchida em quadruplicado e outra das cópias faz a sua função: é assinada pelo comprador após a recepção e devolvida ao vendedor.

Exercício nº 1

• Considera os factos abaixo indicados:

1º- No dia 28 de Março pp. a Lazer, Lda. encomendou à Sovideo, S.A., através da Nota de Encomenda nº 1403, um videohall nas seguintes condições:

Entrega – loja do comprador.

Pagamento – a 90 dias.

Preço de catálogo – 6000,00€

2º- No dia 2 de Abril, a Sovideo, S.A. enviou o videohall no valor de 6000,00€, Refª nº 3002, acompanhado da Guia de Remessa nº 4156. A mercadoria foi carregada no armazém do vendedor pelas 10 horas.Nota: O videohall está sujeito a IVA á taxa normal.

a) Como se denominam as fases do contrato de compra e venda em que ocorreram os factos acima descritos?b) Caracteriza cada uma dessas fases. c) Preenche os documentos referidos de acordo com os dados que se seguem e diz quem os emitiu.

Dados das empresas intervenientes:

– Lazer - Sociedade de tempos Livres, Lda.Rua do Norte, nº 1002800-258 AlmadaTel. 212 755 678Contribuinte nº 500 164 723Capital Social : EUR 7500

– Sovídeo – Sociedade Produtora de Vídeo, S.A.Rua de Sampaio, nº 2001800-132 LisboaTel. 217 768 219Contribuinte nº 500 716 343Capital Social: EUR 50 000

Liquidação – Factura, NC e ND

• Na fase de liquidação o vendedor INDICA ao comprador o montante da transacção em dívida, explicitando concretamente os seguintes valores:

– Das mercadorias;– Dos descontos e abatimentos concedidos;– Das despesas efectuadas por sua conta;– Do IVA.

• Para isso, emite a FACTURA que é o documento mais importante do contrato de compra e venda. É este o comprovativo oficial da compra.

• A Factura tem que ser emitida até ao 5º dia útil após a realização da operação, por isso, pode ou não acompanhar a mercadoria.

• É preenchida em duplicado, sendo o original para o comprador e a cópia para o fornecedor.

• É o documento de base do registo contabilístico por parte dos dois intervenientes no contrato.

• Pode acompanhar a mercadoria, caso em que é preenchida em triplicado para que a outra cópia, enviada ao comprador, seja assinada e devolvida após a recepção da mercadoria. Neste caso não é necessário emitir Guia de Remessa.

• A Factura, como os demais documentos, tem de conter a numeração, a data de emissão, os NIF e a identificação detalhada dos dois intervenientes.

• Além disso, tem que descrever as mercadorias em qualidade e quantidade, detalhar por códigos o seu valor unitário e global, indicar as taxas de IVA a que cada uma está sujeita, o valor com IVA incluído, o IVA total da factura e os eventuais descontos e despesas e o total da factura.

• Tem ainda que conter a assinatura do vendedor, referir a data de entrega das mercadorias e a guia de remessa que as acompanhou, quais as condições de pagamento, o local, data e hora da carga e identificar a tipografia que a imprimiu.

Exercício nº 2• O assistente comercial da Infor, S.A., recebeu no

dia 2 de Março último uma encomenda de artigos de informática, do cliente seguinte:

– Waremática, Lda.Rua da Muralha, nº 1014900-252 ValençaTel. 251 473 624Contribuinte nº 500 222 333Capital Social : EUR 15.000

• A Infor, S.A. tem sede na Rua da Buraca, nº 110, 1400-235 Lisboa. O seu NIF é o 500 816 423 e o seu Capital Social é de EUR 250 000.

• Da encomenda constavam os seguintes artigos:

– 20 caixas de CD a 20,00€/cada– 10 caixas de papel contínuo liso a 10,00€/cada– 20 caixas de papel listado 2 vias a 27,50€/cada

• Os artigos estão sujeitos a IVA à taxa normal

• Estes artigos têm respectivamente os códigos de fornecedor C101, P204 e P302.

• O pagamento deverá ser efectuado até 8 dias após a entrega das mercadorias no armazém do comprador.

• O vendedor concede um desconto comercial de 3%+2% à Waremática, Lda.

Tarefas a realizar:

a) Preenche a Nota de Encomenda que a Infor, S.A. recebeu.

b) Preenche a Guia de Remessa que acompanhou a mercadoria 15 dias após a encomenda.

c) Em que fase do contrato de compra e venda é emitida a factura? Caracteriza essa fase.

d) Preenche a factura nº 1001 dentro do prazo legal.

Nota de Crédito (NC) e de Débito (ND)

• Ainda na fase de liquidação, pode ser necessário fazer CORRECÇÕES à factura emitida.

• Estas correcções ocorrem frequentemente quando o comprador verifica que a mercadoria recebida não está conforme a sua nota de encomenda.

• Neste caso o comprador pode reclamar e devolver a mercadoria, no prazo de 8 dias a contar da data da sua recepção.

• Este facto, entre outros descritos a seguir, dão origem a uma correcção à factura que é feita através das NC e ND.

• A NOTA DE DÉBITO é o documento que CORRIGE POSITIVAMENTE o valor da factura, isto é, aumenta o seu valor.

• É emitida pelo vendedor quando errou um cálculo ou por lapso não mencionou alguma despesa por conta do comprador.

• As causas mais comuns para a sua emissão, são:– Despesas de transporte por conta do comprador

não incluídas,– Valor das embalagens não debitado,– Diferença para menos, na factura, nos preços ou

nos cálculos,– Inclusão de descontos indevidos.

• A NOTA DE CRÉDITO é o documento que RECTIFICA NEGATIVAMENTE o valor da factura, isto é, diminui o seu valor.

• Também é emitida pelo vendedor e as causas mais comuns são:– Devolução de mercadorias pelo comprador de ou

embalagens indevidamente debitadas,

– Não inclusão na factura dos descontos acordados ou inclusão por um valor inferior,

– Diferença para mais, na factura, nos preços ou nos cálculos.

• A ND e NC são documentos muito semelhantes, quer no que respeita ao traçado, quer no que respeita aos elementos que devem conter.

• A ND e a NC são emitidas em duplicado ou em triplicado se houver correcções a fazer ao IVA da factura. Esta é a situação mais comum, em que o comprador tem que devolver a nota devidamente assinada para o vendedor confirmar que essas correcções ao IVA foram efectuadas.

• Como todos os documentos, estas notas têm de conter a identificação dos interveniente, os NIF, a data e a numeração.

• Nelas tem que constar ainda a identificação da factura a que se refere a correcção e a descrição da rectificação, o valor dessa correcção, valor e taxa do IVA, o valor total da nota, a assinatura do vendedor e a identificação da tipografia que as imprimiu.

Exercício nº 3

• Considera que, relativamente à compra e venda descrita no exercício 2, o vendedor não devia ter concedido o desconto comercial que constava da factura.

1- Como deve ser feita essa correcção? Diz que documento deve ser emitido, quem o deve emitir e preenche-o com o nº 101, dois dias após a data da factura.

2- Se, na mesma operação, o comprador reclamasse o desconto de 7% que afinal tinha sido o acordado, que documento seria emitido para fazer essa correcção? Quem o emitia? Com o nº 102, preenche esse documento dois dias após a data da factura.

Pagamento - Recibo

• A fase de pagamento, que encerra o contrato de compra e venda, consiste na ENTREGA do valor em divida pelo comprador ao vendedor.

• Nesta fase, o RECIBO é o documento passado pelo vendedor (que é quem recebe o valor) para dar quitação ao comprador.

• Como nos outros documentos, o recibo além das identificações do vendedor e do cliente, do número e data de emissão, tem de conter o valor em algarismos e por extenso, a referência à transacção a que dá quitação e a assinatura do vendedor.

Documentação Bancária

Títulos de Crédito – Conceito

“O Título de Crédito é o documento que representa um crédito – uma dívida a receber – que uma pessoa – o credor – tem sobre outra – o devedor”

Os títulos de crédito mais comuns no mercado são os cheques, as letras e as livranças que vamos estudar em pormenor (documentos bancários).

Mas, há muitos outros exemplos de títulos de crédito como as acções e obrigações, os títulos do tesouro, os vales de correio e até os bilhetes para espectáculos ou viagens.

Características dos Títulos de Crédito

• Literalidade - O título vale pelo que nele está escrito.• Autonomia - O portador tem o direito inerente ao

título, independentemente de obrigações anteriores.• Transmissibilidade - Os títulos são transmissíveis e o

recebimento é possível antes da data de vencimento.

Classificação

• Os Títulos de Crédito classificam-se segundo vários critérios conforme o quadro seguinte :- Quanto à natureza- Quanto à forma de transmissão- Quanto ao prazo de vencimento- Quanto à espécie de bens

Critério Classificação Explicação

NaturezaPúblicos

Emitidos pelo Estado ou ente público (ex. Títulos do tesouro)

Particulares Emitidos por particulares (ex.Letra)

Transmissão

NominativosIndicam nome do credor originário (ex. cheques nominativos)

À ordemTransmissão por endosso (uma ordem para pagar a 3º - ex. Letra)

Ao portadorNão indicam o credor (ex. acções, obrigações.)

VencimentoÀ vista

Pagos no momento (ex. Cheque, Vale)

A prazo Pagos após um prazo (ex. Letra)

Espécie de bens

Representativos de:

Moeda Pagos em moeda (ex. Cheque)

MercadoriasDireito a receber mercadorias (ex. Conhecimento de embarque)

Participações de Capital

Concedem poderes especiais (ex. acções)

ServiçosPagos em serviços (ex. Bilhete de cinema ou comboio)

O Cheque•O cheque representa uma ordem de pagamento à vista, de uma certa quantia, que é dada pelo depositante – sacador – ao seu banco – sacado ou depositário – a seu favor ou a favor de um terceiro – beneficiário.

•O cheque é um documento de pagamento vulgar e normalizado (semelhante em todos os bancos).

•É pago logo ou debitado em conta (do beneficiário).

•Os cheques, quanto à emissão, podem ser:

- Nominativos – contém o nome do beneficiário- Ao portador – é pago a quem o apresentar- Cruzados – só é pago a um banqueiro (ou seu cliente).

• O cheque cruzado pode ser geral, pago a qualquer banco, ou especial se entre as linhas se indicar o nome do banqueiro a que tem que ser pago. Se se indicar “para crédito em conta” só é liquidado por transferência entre contas.

• O cheque pode ser transmitido por endosso, isto é, o beneficiário original transmite o seu direito a um terceiro, identificado ou não.

• Não é permitido o endosso nos cheques emitidos “não à ordem”.

• O endosso deve ser escrito no verso do próprio cheque e consiste na autorização de pagamento ao beneficiário designado – endosso completo – ou ao portador – em branco - com a assinatura e identificação (BI) do beneficiário original.

• Existem ainda os cheques visados que garantem ao seu beneficiário a existência de provisão. Essa garantia é dada pelo banco sacado que inscreve no cheque “visado” ou “bom para pagamento”.

• Também existem os “traveller’s cheques” ou cheques de viagem que só são pagos pelos correspondentes bancários do banco emissor no estrangeiro e são pessoais e intransmissíveis.

• O cheque tem de conter a indicação do banco sacado, o código da conta e o nome do seu titular seguido do montante em algarismos, do local de emissão e data. Depois há um espaço para a(s) assinatura(s) do sacador, outro para a nomeação do beneficiário e para o valor em extenso (válido em caso de divergência) e, no fim, para o número da conta, do cheque e da zona interbancária.

A Letra• A letra é um título de crédito á ordem, pelo qual

uma pessoa – Sacador (credor) – ordena a outra – Sacado (devedor) – que lhe pague a si ou a um terceiro – tomador (beneficiário) – um certo valor, em determinada data.

• Apesar de sujeita a várias formalidades a letra tem uso corrente pois é prática comum proceder-se ao desconto bancário antes da data do vencimento.

• O desconto bancário é então o acto em que o beneficiário recebe o valor da letra antes da data do vencimento, menos os encargos de desconto, ficando depois o sacado obrigado a pagá-la ao banco que fez o desconto, isto é, que a pagou.

•Os principais intervenientes na letra são:

–Sacador – pessoa que saca a letra, ou seja, o credor que dá a ordem de pagamento

–Sacado – é quem aceita a ordem de pagamento, isto é, devedor que se responsabiliza por ele.

–Tomador – pessoa a quem o sacador transmite os direitos da letra (é o banco no caso do desconto).

–Portador – é que apresenta a letra a pagamento. Pode ser o sacador, o tomador ou um endossado.

–Endossado – é a quem o sacador ou endossante transmitiu a letra por meio de endosso.

•Os elementos que a letra deve conter, são os que se encontram em legenda à letra exemplificativa.

• O aceite é o acto pelo qual o sacado se obriga a pagar a letra, ou seja, assina-a aceitando o saque.

• O aceite é completo quando se escreve a palavra “aceite” ou “aceito” antes da assinatura e data. Se é apenas assinado pelo sacado diz-se incompleto.

• O endosso é semelhante ao do cheque, completo ou em branco, consoante tenha ou não o nome do endossado (beneficiário)

• O sacado, se na data do vencimento não a puder pagar, pode proceder à reforma da letra, ou seja, à sua substituição total ou parcial, por outra de valor respectivamente equivalente ou inferior (se pagar uma parte), mas a vencer em data posterior, e se o sacador concordar com a reforma.

A Livrança

Vale de Correio (CTT)

• O vale postal serve para transferir dinheiro no território nacional, sendo uma opção rápida e económica.

• É entregue ao destinatário no dia útil seguinte ao da sua emissão.

• Limite de Emissão: 2.500,00 euros / vale.

• Prazo de Validade e Prescrição: Os vales são válidos por 1 mês, a partir da data de emissão, podendo ser objecto de revalidação até ao máximo de 1 ano.

• Modalidade de Pagamento: Os vales podem ser levantados em qualquer Estação ou Posto de Correios, depositados em instituições bancárias ou serem endossados (só podendo existir um endosso em cada vale emitido).

• Personalização: O espaço "Correspondência" permite a inscrição de pequenas mensagens para o destinatário.

• Serviços Especiais: Podem ser solicitados os seguintes serviços espaciais: Pagamento ao Domicílio, Aviso de Pagamento, Registo, Aviso de Recepção e Posta Restante

• Também existem os Vales Internacionais que permitem efectuar transferências de dinheiro entre Portugal e cerca de 30 países em todo o mundo com os quais existem acordos bilaterais e que respeitam um conjunto de normas estabelecidas.

• As condições e os limites de emissão destes vales estão sujeitas a normas mais restritas e rigorosas por se tratar de envio de divisas para o exterior.

• Os limites máximos unitários de emissão diferem consoante o país conforme está definido.

• Os prazos de validade são semelhantes aos dos vales nacionais, mas é naturalmente mais alargado o prazo de entrega do montante ao destinatário.

Registo e Aviso de RecepçãoCorreio Registado• Trata-se de uma entrega personalizada na morada do

destinatário, em que é recolhida a assinatura de quem recebe no domicílio.

Aviso de recepção• Confirmação, ao expedidor, da entrega de

correspondência ou encomendas, através de documento comprovativo.

• Qualquer destes casos é identificado no subscrito.

• O aviso de recepção é muito importante e por vezes obrigatório quando se pretende ter uma confirmação da recepção de determinada correspondência.