Proyecto de digitalización delArchivo Histórico de la Provincia

de Rio Negro

Mayo . 2016

Integración del ArchivoUna vez concluido el ciclo de vida de un documento se determina si contiene o no información histórica considerando que el los valores legales, administrativos o contables del documento han expirado. El Archivo Histórico se integra de documentos con valor informativo y son públicos.Las Instituciones administrativas determinaron los plazos de retención y sugieren el destino final de sus documentos: ingreso al Archivo Histórico o depuración.Existe un proceso de valoración que determina el destino final de los documentos.

Histórico

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Objetivo y alcance Objetivo: facilitar búsqueda y consulta de losdocumentos de Archivo Histórico1. Alcance: digitalizar aproximadamente una tercera parte de los documentos resguardados en el Archivo Histórico2. Presupuesto: 3. Tiempo de duracion digitalizacion documental global o por etapas tematicas

Beneficios:– Reducir los plazos de búsqueda (horas hombre, usuarios y empleados)– Mejorar la preservación (no se expone el original a desgaste, accidentes o cambios de clima)

– Evitar el gasto en restauración3

Digitalización de documentos del ArchivoHistórico

¿Es necesario digitalizarHistórico? No es costeable

el 100% de los documentos en papel del Archivo

Considerando que el trabajo dedescripción y clasificación ya se realizó, por lo tanto, la digitalización tendría un costo de $ por imagen.Software y almacenamiento El total para digitalizar el ArchivoHistórico es de $

Requerimientospresupuestales para

digitalizar el 100% delarchivo histórico:

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¿Qué porcentaje se requiere? Hay que recordar que el contenido del Archivo Histórico puede clasificarse en:

1. Documentación que es frecuentemente consultada: Es decir que porutilidad actual es probable que genere interés.Documentos que contienen información con relevancia histórica: Considerando las actividades sustantivas del Banco, y por tanto se consideran de gran interés para la memoria histórica.Información con valor probatorio: actos de autoridad.

su

2.

3.4. Documentación que integra colecciones sobre temas o actividades que

realizó el Banco: disposiciones (telex), circulares diversas (tasas), registros contables.

Considerando lo anterior, se estima que no es conveniente digitalizar el Archivo Historico

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¿Qué ocurre con los documentoshistóricos que no se digitalizan?

Se tienen 100% los registros condatosde los documentos en el Archivo Histórico, si algún documento es requerido o genera interés, se digitaliza y se integra la masa de documentos contemplada en los incisos anteriores. Es importante destacar que para garantizar la preservación de los archivos digitales deben conservarse en formato PDF.

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Etapas del proyecto Clasificación: con fichas de datos para su identificación, mejorar su búsqueda y facilitar su administración. Digitalización:

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Limpieza, estabilización (cambio de soporte, fumigación)Verificación de la identidad del documento con datosEscaneoControl de calidad de la imagenValidación de datos e imagen (llenado de datos) Almacenamiento masivo: Fichas e imagenResguardo de originales en guardas de primer y segundo nivelVerificación de ubicación topográfica de los contenedores

–7

Archivo Histórico (soporte papel):información general

Inventario (cifras en expedientes) */ Cada expediente contiene enpromedio hojas, que representan un total dehojas.El Archivo Histórico contiene documentos de 1887 a 2015.El fondo contiene hojasEl fondo hojasFondo,hojas

a

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TOTAL

TIPO Diciembre2009

% de invent

Abril2010

% de invent

Expedientes mas antiguos

Expedientes atcuales

Series documentales del Archivo Historico

Actualmente en Archivo Provincial de Rio Negro existen series documentales, cuya

documentación

se considera de alto valor histórico

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