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Proyecto de digitalización delArchivo Histórico de la Provincia
de Rio Negro
Mayo . 2016
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Integración del ArchivoUna vez concluido el ciclo de vida de un documento se determina si contiene o no información histórica considerando que el los valores legales, administrativos o contables del documento han expirado. El Archivo Histórico se integra de documentos con valor informativo y son públicos.Las Instituciones administrativas determinaron los plazos de retención y sugieren el destino final de sus documentos: ingreso al Archivo Histórico o depuración.Existe un proceso de valoración que determina el destino final de los documentos.
Histórico
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Objetivo y alcance Objetivo: facilitar búsqueda y consulta de losdocumentos de Archivo Histórico1. Alcance: digitalizar aproximadamente una tercera parte de los documentos resguardados en el Archivo Histórico2. Presupuesto: 3. Tiempo de duracion digitalizacion documental global o por etapas tematicas
Beneficios:– Reducir los plazos de búsqueda (horas hombre, usuarios y empleados)– Mejorar la preservación (no se expone el original a desgaste, accidentes o cambios de clima)
– Evitar el gasto en restauración3
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Digitalización de documentos del ArchivoHistórico
¿Es necesario digitalizarHistórico? No es costeable
el 100% de los documentos en papel del Archivo
Considerando que el trabajo dedescripción y clasificación ya se realizó, por lo tanto, la digitalización tendría un costo de $ por imagen.Software y almacenamiento El total para digitalizar el ArchivoHistórico es de $
Requerimientospresupuestales para
digitalizar el 100% delarchivo histórico:
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¿Qué porcentaje se requiere? Hay que recordar que el contenido del Archivo Histórico puede clasificarse en:
1. Documentación que es frecuentemente consultada: Es decir que porutilidad actual es probable que genere interés.Documentos que contienen información con relevancia histórica: Considerando las actividades sustantivas del Banco, y por tanto se consideran de gran interés para la memoria histórica.Información con valor probatorio: actos de autoridad.
su
2.
3.4. Documentación que integra colecciones sobre temas o actividades que
realizó el Banco: disposiciones (telex), circulares diversas (tasas), registros contables.
Considerando lo anterior, se estima que no es conveniente digitalizar el Archivo Historico
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¿Qué ocurre con los documentoshistóricos que no se digitalizan?
Se tienen 100% los registros condatosde los documentos en el Archivo Histórico, si algún documento es requerido o genera interés, se digitaliza y se integra la masa de documentos contemplada en los incisos anteriores. Es importante destacar que para garantizar la preservación de los archivos digitales deben conservarse en formato PDF.
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Etapas del proyecto Clasificación: con fichas de datos para su identificación, mejorar su búsqueda y facilitar su administración. Digitalización:
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Limpieza, estabilización (cambio de soporte, fumigación)Verificación de la identidad del documento con datosEscaneoControl de calidad de la imagenValidación de datos e imagen (llenado de datos) Almacenamiento masivo: Fichas e imagenResguardo de originales en guardas de primer y segundo nivelVerificación de ubicación topográfica de los contenedores
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Archivo Histórico (soporte papel):información general
Inventario (cifras en expedientes) */ Cada expediente contiene enpromedio hojas, que representan un total dehojas.El Archivo Histórico contiene documentos de 1887 a 2015.El fondo contiene hojasEl fondo hojasFondo,hojas
a
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TOTAL
TIPO Diciembre2009
% de invent
Abril2010
% de invent
Expedientes mas antiguos
Expedientes atcuales
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Series documentales del Archivo Historico
Actualmente en Archivo Provincial de Rio Negro existen series documentales, cuya
documentación
se considera de alto valor histórico
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