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Diagnstico OrganizacionalObjetivoO Objetivo deste Diagnstico auxiliar a empresa Plaspel Embalagens na identificao dos pontos fracos e dos pontos fortes da organizao. Com esses elementos possvel definir decises conforme a necessidade.

Metodologia

Foram determinados diversos questionamentos acerca de todos os setores da organizao. Para cada questionamento, foram levantadas diversas perguntas, todas abrangendo o questionamento principal. Para todos os que se fizeram necessrios, foram explicados alguns pontos principais que justifiquem as respostas definidas.

Marketing /Vendas

Questionamento 1 Os atuais produtos realmente esto satisfazendo as necessidades dos consumidores?

1.1 Qual o nvel de fidelidade do cliente ao produto?

1.2 Qual a Freqncia de cancelamento de pedidos?

1.3 Qual o motivo do cancelamento dos pedidos?

1.4 Qual a mdia de reclamaes nos ltimos 6 meses?

1.5 Qual a freqncia com que os clientes que adquirem um certo produto procuram um outro, ou o complemento, ou ainda um outro produto qualquer da linha da empresa.

1.6 Quais as reaes observadas por vendedores e assistentes de vendas?

Questionamento 2 A empresa desenvolve uma atividade sistemtica de verificao de necessidades, atitudes e tendncias dos consumidores, para tirar subsdios tanto para o desenvolvimento de novos como a reformulao dos produtos existentes, o estabelecimento de polticas de preo e a orientao de esforos publicitrios?

2.1 A empresa realiza o cadastramento de todos os clientes? Existe uma anlise dos dados? Qual?

2.2 A empresa recolhe sistematicamente as informaes trazidas por vendedores e realmente so avaliadas?

2.3 A empresa verifica com os clientes como estes esto usando o produto e se o produto tem satisfeito as expectativas?

2.4 A empresa analisa os porqus de propostas e oramentos recusados? Como?

2.5 A empresa possui pessoal fixo trabalhando em pesquisa de mercado (O porte da empresa o justifica)?

2.6 A empresa realiza (regularmente / eventualmente / esporadicamente) pesquisa de mercado?

2.7 A empresa possui um canal estabelecido atravs do qual o consumidor faz suas reclamaes e crticas?

2.8 A empresa registra rigorosamente os dados de venda (procedncia geogrfica, tipo de cliente) e os analisa?

2.9 A empresa faz testes de produto X preo?

2.10 A empresa possui uma verba destinada pesquisa e faz uso dela?

Questionamento 3 A empresa realiza um esforo sistemtico de desenvolvimento de produtos e de ampliao de seu mercado consumidor?

3.1 A empresa adepta da gesto da inovao para voltada para renovao de seus produtos?

3.2 A empresa tenta atingir novos mercados consumidores?

3.3 A empresa conta com pessoal responsvel pelo aprimoramento dos produtos existentes e criao de novos?

3.4 A empresa est aberta a novas idias em matria de polticas de venda, promoes, tcnicas e veculos de propaganda ou outros meios atravs dos quais possa ampliar a clientela?

3.5 A empresa est aberta a idias de introduo de modificaes nos produtos atuais, seja no contedo, na forma, nas aplicaes, seja em aspectos complementares?

Questionamento 4 A empresa mantm-se atenta s atividades dos concorrentes em todos os aspectos?

4.1 A empresa registra e atualiza sistematicamente, e considera dados objetivos sobre os concorrentes? (preos, condies de pagamento, garantias que oferecem, balanos)

4.2 A empresa verifica, registra e considera as reaes dos clientes em relao aos produtos e vantagens dos concorrentes?

4.3 Estuda os produtos dos concorrentes?

4.4 A empresa acompanha e estuda as promoes e campanhas publicitrias que os concorrentes fazem?

4.5 A empresa treina os vendedores sobre como minimizar as vantagens dos produtos concorrentes e mostra a eles os pontos fracos desses produtos, para que possam apont-los, em caso de necessidade?

Questionamento 5 Os preos dos produtos so definidos e atualizados de forma que possam ser maximizados?

5.1 - A empresa revisa regularmente seus preos para tomar deciso se deve aument-los ou mant-los?

5.2 A evoluo dos preos da empresa analisada em comparao com a inflao?

5.3 Na definio dos preos, a cada vez que vo aumentar, so considerados todos os pontos importantes? (preos dos concorrentes, inflao geral e especfica dos itens de custo da empresa, poder de compra dos consumidores, diferenciais de qualidade)

5.4 A poltica de preos da empresa leva em conta aspectos relevantes relacionados com sazonalidade das vendas, oscilaes sazonais de maior ou menor quantidade de dinheiro nas mos dos consumidores?

5.5 A poltica de preos orientada segundo objetivos claros de curto e longo prazo?

5.6 So avaliadas as caractersticas de diferentes linhas do produto, diferentes regies geogrficas, para se traar a poltica mais adequada de preos?

5.7 A empresa procura verificar as reaes dos clientes ao preo, aps os aumentos?

5.8 A empresa realiza testes de preo?

5.9 Na definio dos preos estudam-se as relaes preo-volume observadas no passado?

5.10 - H uma poltica definida para descontos?

5.11 - A empresa considera todas as alternativas que poderiam tornar o preo mais atraente para o consumidor? (pagamentos parcelados, incluso de itens no preo).

5.12 - A empresa considera o preo real pago pelo consumidor para obter satisfao atravs do produto (o preo do produto, mais custo de obt-lo ou us-lo) e tenta analisar a possibilidade de ajudar o consumidor a pagar um preo real menor?

5.13 - Na definio de preos so envolvidos todos os gerentes que posam dar contribuio importante sobre o assunto? (os executivos de finanas, de marketing, de produo, de suprimentos, por exemplo)

Questionamento 6 A empresa promove regular e eficazmente seus produtos e procura obter o maior retorno possvel sobre seus investimentos em propaganda, promoo e relaes pblicas?

6.1 A empresa investe sistematicamente em alguma forma de propaganda, ou seja, tem uma verba definida para isso e faz uso real desta?

6.2 A empresa procura realizar sistematicamente alguma forma de promoo de vendas?

6.3 A empresa procura realizar sistematicamente alguma forma de relaes pblicas?

6.4 A empresa procura controlar os resultados de seus investimentos nessas trs reas?

6.5 A empresa tem pessoal responsvel por essas atividades? Quem?

6.6 A empresa procura renovar nessas reas, ou seja, experimentar novas formas ou novos veculos de comunicao com seu pblico?

6.7 Os seus clientes, ou clientes potenciais, sabem identificar seus produtos e sabem onde encontr-los?

6.8 A empresa comunica-se freqentemente com seus clientes atuais e tenta levar suas mensagens promocionais a novos clientes?

6.9 Na elaborao de peas promocionais so consideradas as necessidades dos consumidores, as vantagens especficas de seus produtos, os argumentos da concorrncia?

Questionamento 7 A empresa realiza um esforo para assegurar a disponibilidade do produto e as maiores facilidades possveis de obteno para os clientes?

7.1 O sistema de distribuio adotado pela empresa assegura uma oferta constante do produto clientela?

7.2 Quanto tempo o cliente espera para receber o produto, aps ter feito o pedido? Esse tempo poderia ser reduzido?

7.3 A empresa faz um acompanhamento minucioso das vendas de representantes, distribuidores, revendedores e procura-se assegurar que tenham produtos estocados para pronta entrega?

7.4 A empresa avalia em base regular o desempenho de representantes, distribuidores, revendedores?

7.5 A estratgia de distribuio estudada de modo a fazer com que o cliente encontre as maiores facilidades de tempo, transporte, e meios de compra?

7.6 A empresa revisa periodicamente suas estratgias de distribuio e procura encontrar alternativas mais vantajosas para os clientes?

Questionamento 8 A empresa tem uma fora de vendas bem treinada, motivada, sensvel s necessidades dos clientes. uma equipe ativa (e no meramente reativa), enfim, capaz de garantir a maximizao das vendas?

8.1 O processo de seleo de vendedores que a empresa adota eficaz em escolher realmente os melhores?

8.2 Os vendedores recebem um adequado treinamento inicial e reciclagens peridicas?

8.3 O sistema de remunerao de vendedores tem-se mostrado eficaz em no criar apatia, desinteresse?

8.4 A organizao do departamento de vendas adequada?

8.5 Os vendedores tm o suporte material necessrio realizao eficaz de seu trabalho?

8.6 Adota-se algum sistema de avaliao peridica do desempenho dos vendedores?

8.7 O departamento de vendas tem metas claras e objetivas e estas so comunicadas ao pessoal?

8.8 So estabelecidos ndices de controle e avaliao do desempenho dos vendedores? (volume de vendas por vendedor, volume de novos clientes conquistados, etc.)?

8.9 adotado um sistema de acompanhamento peridico (dirio/semanal/mensal) das vendas?

8.10 O clima do ambiente adequadamente motivador?

8.11 So realizadas reunies peridicas para discusso de problemas e barreiras, argumentos de vendas bem sucedidos, casos especiais?

8.12 Os vendedores encontram solues rpidas sobre pedidos especiais, descontos nas quantidades, coisas do gnero?

8.13 Os pedidos de produtos ou propostas trazidos pelos vendedores so processados com rapidez?

8.14 Todos os detalhes que possam ter relao com produtos, preos, polticas especiais so prontamente comunicados aos vendedores?

Questionamento 9 A empresa tem um planejamento detalhado de marketing/vendas, acompanha e controla eficazmente a execuo dos planos, confrontando os resultados reais com os planejados?

9.1 Alm das previses de receita e despesas que servem de base ao oramento atual, a empresa realiza um planejamento detalhado de marketing/vendas?

9.2 Esse planejamento inclui coleta de dados anlise e reflexo sobre a situao atual da empresa e define objetivos a serem atingidos e as estratgias que devem levar consecuo desses objetivos?

9.3 O plano dividido posteriormente em aes de propaganda, promoes, esforo de vendas, eliminao de pontos fracos a ser executada pelos responsveis pelas diversas reas de marketing/vendas e as responsabilidades so definidas por escrito?

9.4 H um acompanhamento posterior dos resultados reais e estes so comparados com os resultados planejados?

9.5 H uma pessoa incumbida deste acompanhamento?

9.6 O processo de planejamento envolve todos os responsveis pelas diversas reas de marketing/vendas?

9.7 So feitas reunies peridicas para discusso de modificaes necessrias?

9.8 O plano periodicamente atualizado?

Questionamento 10 Qual a situao atual da empresa no mercado?

10.1 Qual o conceito dos produtos da empresa junto aos clientes?

10.2 As vendas da empresa vm crescendo satisfatoriamente? Se no, o que seria responsvel por isso?

10.3 Quais foram o resultados brutos de vendas anuais dos ltimos cinco anos (em Reais e em unidades) ? Tais resultados, o que indicam?

10.4 As vendas de cada um dos produtos vm crescendo satisfatoriamente? Se no, o que seria responsvel por isso?

10.5 H alguns produtos que vm sendo responsveis por parcelas muito grandes dos resultados da empresa?

10.6 A relao entre custos de marketing e faturamento tem-se mantido ou vem-se alterando nos ltimos anos? A alterao positiva ou negativa? O que isto indica?

10.7 A empresa tem mantido sua parcela de mercado? Qualquer que seja a resposta, quais os dados que a demonstraram? Se ela no tem mantido sua parcela, por que isso ocorre?

10.8 As taxas de lucratividade de cada produto e da empresa como todo vm aumentando, ou pelo menos vem se mantendo? Se no, o que o explica?

10.9 A empresa vem conseguindo manter sem dificuldade preos que julga justo? Se no, por qu?

10.10 H algum indicador de que algum concorrente vem ganhando terreno em relao sua empresa? Se sim, por que isso ocorre?

10.11 Qual a posio da empresa em relao aos concorrentes?

Direo Administrativa / Financeira

Questionamento 11 A elaborao de oramento na empresa um exerccio vlido de verificao das reais possibilidades da organizao e de tomada de decises sobre aspectos importantes (corte de custos ou despesas, alocao de recursos, etc.) que possam levar os resultados a encontrar os objetivos? O trabalho de elaborao resulta num documento coerente, inteligvel e realmente capaz de orientar a ao gerencial?

11.1 A empresa elabora oramentos regularmente, dentro de uma periodicidade que se tem revelado adequada?

R = A empresa no possui oramento empresarial, muito porque no dispe de informaes bsicas para sua composio, tais como: Fluxo de caixa definido e contas a receber atualizado.

11.2 Os oramentos so revisados periodicamente?

R =

11.3 O trabalho de elaborao dos oramentos envolve todos os gerentes de nvel decisrio da organizao e o documento oramentrio final resultado de um consenso?

R =

11.4 O mtodo de trabalho eficaz em evitar oramentos influenciados por fatores polticos ou psicolgicos?

R =

11.5 - Os custos, despesas e resultados verificados em perodos anteriores servem de primeira base para o oramento, mas ao mesmo tempo so questionados quanto sua validade para o futuro?

R = A empresa no possui um detalhado levantamento de custos em seus setores.

11.6 - Cada diviso ou linha de produtos ou cada rea responsvel por resultados tem um oramento especfico, que englobado ao geral?

CHECAR

11.7 - O nvel de detalhes do oramento suficiente para orientar as aes gerenciais, sem que possa confundir a viso global dos resultados?

R =

11.8 - Cpias do oramento so distribudas a cada pessoa responsvel por resultados?

R =

11.9 - O documento final claro, inteligvel e coerente?

R =

11.10 - Os diversos gerentes seguem, de fato, o oramento?

R =

11.11 - Os resultados reais de cada ms so confrontados com os previstos no oramento?

R =

11.12 - As discrepncias tm sido explicadas convenientemente?

R =

11.13 - As discrepncias em custos e receitas tm sido causadas por decises contrrias s previstas em oramento (gerente autoriza despesa extra, por exemplo) ou por fatores imprevistos e incontrolveis (alta imprevista e exagerada de algum item, por exemplo)?

R =

Questionamento 12 A empresa trabalha com um oramento de caixa extrado, que possibilita uma visualizao clara do fluxo mensal de recursos e que permita o planejamento de operaes de captao, aplicao, investimento, solicitao ou concesso de crditos? Alm desse oramento de caixa feita uma previso das flutuaes em curtssimo prazo (um, dois ou trs meses, dia-a-dia), que permita a tomada de decises que levem maximizao dos rendimentos de excedentes e a minimizao dos custos de captao?

12.1 - Sua empresa trabalha com oramento de caixa e previso de flutuaes?

R=

12.2 - O oramento de caixa elaborado com premissas conservadoras de modo que possa dar maior segurana empresa?

R=

12.3 - Como resultado desses dois instrumentos, h um acompanhamento dirio e mensal do fluxo de fundos da empresa?

R=

12.4 - A previso de excedentes para os prximos dias leva a uma anlise antecipada de investimentos que sejam os mais vantajosos?

R=

12.5 - As insuficincias de recursos previstas merecem decises de captao antecipadas e planejadas de modo que no dia certo o caixa no sofra presses e a empresa no seja obrigada a sair atrs de dinheiro a qualquer custo?

R=

12.6 - Os dois instrumentos permitem a comunicao sobre procedimentos recomendveis aos responsveis pelas reas de compras, vendas etc?

R=

Questionamento 13 A empresa exerce um efetivo controle sobre as operaes financeiras de pagamento, recebimento e imobilizao?

13.1 - Sua empresa controla rigorosamente as contas a pagar?

13.2 - Elas esto registradas pela data de vencimento, de tal modo que a empresa obtenha descontos possveis por pagamentos antecipados (se vantajosos) ou evite os juros sobre atrasos?

13.3 - As contas a receber esto organizadas de modo que se possa tomar conhecimento imediato dos pagamentos recebidos e cobrar com rapidez os atrasados?

13.4 - A empresa tem um controle das contas em atraso por data de vencimento e adota todas as medidas de cobrana possveis?

13.5 - A empresa controla os nveis de inventrio de forma que se mantenham de acordo com os que se julga adequado?

13.6 - Os pagamentos de impostos, taxas e encargos sociais so feitos em dia?

R =

13. 7 - As imobilizaes so estudadas com cuidado, procura-se analisar o retorno sobre investimento de cada uma?

13.8 - As imobilizaes so controladas de modo a se manterem no nvel almejado pela empresa?

Questionamento 14 A empresa procura maximizar os rendimentos de seu caixa, aplicando os excedentes s maiores taxas e captando recursos para suprimento de caixa nas melhores condies possveis?

14.1 - Os excedentes de caixa da empresa so aplicados imediatamente?

14.2 - Na aplicao buscam-se as melhores taxas e as melhores modalidades de investimento?

14.3 - A empresa consulta vrios bancos antes de aplicar seus excedentes?

14.4 - Os excedentes dos quais a empresa dispe para investimentos mais demorados so aplicados a prazos maiores, em condies mais vantajosas?

14.5 - Para cobrir baixas de caixa, a empresa estuda todas as possibilidades, como pedir prazos maiores a fornecedores?

14.6 - Para captar, a empresa consulta mais que um banco e buscar as melhores taxas?

14.7 - A empresa beneficia-se de modalidades de financiamentos especiais a que tem direito?

14.8 - A empresa procura obter condies especiais de bancos aos quais oferece vantagens, como recolhimento de tributos, folha de pagamento, etc?

Questionamento 15 Os demonstrativos de resultados mensais da empresa so claros, precisos, suficientemente detalhados que permitam uma anlise do desempenho de cada rea de responsabilidade por resultados (linha de produto, filial, loja, conforme o caso)? Eles possibilitam decises sobre adoo de medidas corretivas ou adoo de estratgias ou polticas que se mostrem vantajosas?

15.1 - A empresa emite demonstrativos de resultados logo aps o fim de cada ms?

15.2 - Tais demonstrativos permitem uma visualizao precisa do desempenho de cada rea?

15.3 - Eles permitem a percepo de discrepncias significativas em custos e receitas?

15.4 - Eles so objetos, coerentes e ausentes de eventuais favoritismos a uma ou outra rea em questes de custos?

15.5 - So comparados ao oramento previsto para o ms?

15.6 - Permitem verificao de necessidade de medidas corretivas?

15.7 - O nvel de detalhes permite constatao se necessrio, de custos e receitas unitrias (se possvel)?

15.8 - So analisados com a devida ateno e levam s aes gerenciais que se faam necessrias?

15.9 - Para a anlise dos demonstrativos so usados ndices que se revelem vlidos para a empresa (custo de promoo x volume de vendas, taxa de contribuio de cada rea, etc.)?

Questionamento 16 Sua empresa tem um sistema de custos em registrar, agrupar, classificar, atribuir os custos e orientar os rateios de forma coerente, objetiva e justa? Tal sistema permite a obteno rpida de informaes que possam ser necessrias anlise de discrepncias e tomada de decises?

16.1 - Permite distino clara entre os custos fixos e os variveis da empresa?

16.2 - Permite uniformidade nas diversas demonstraes de resultados?

16.3 - Permite distino clara entre custos de diferentes naturezas?

16.4 - Permite atribuio dos custos devidos a cada rea?

16.5 - Permite a execuo lgica, objetiva e justa de rateios?

16.6 - Permite a verificao pronta de custos unitrios, quando necessrio?

16.7 - Permite a obteno rpida de qualquer informao que seja til anlise mais detalhada de um ou mais itens?

16.8 - Permite estabelecimento de correlaes que possam facilitar a anlise e tomada de decises (por exemplo, correlao custos diretos - custos indireto)?

16.9 - Permite a obteno de explicaes sobre eventuais desvios e discrepncias?

Questionamento 17 A empresa procura avaliar periodicamente sua posio geral, para averiguar se no est tomando rumos menos desejveis? Para essa avaliao, ela fundamenta-se em bases objetivas, como ndices financeiros?

17.1 - A empresa realiza anlises peridicas de sua posio?

17.2 - Em tais anlises so feitas comparaes com exerccios anteriores?

17.3 - Usam-se instrumentos objetivos para a realizao de suas anlises?

17.4 - Eventuais desvios dos objetivos ou caminhos indesejveis que a empresa esteja tomando merecem aes corretivas, quando possvel?

17.5 - Emitem-se relatrios claros e conclusivos para a gerncia mostrando a posio da empresa?

Questionamento 18 As decises de concesso de crdito da empresa aliam rapidez no atendimento ao cliente com avaliao criteriosa das condies que o cliente tem para saldar os dbitos?

18.1 - A empresa cadastra todos os clientes, registra e atualiza dados necessrios sobre eles (consumo mdio, atrasos em pagamentos, porte da empresa, etc.)?

18.2 - H uma poltica de crdito estabelecida, que indica procedimentos a serem seguidos, nveis de crdito por cliente, etc?

18.3 - Os crditos, exceto os de rotina, so decididos em conjunto entre finanas e vendas?

Questionamento 19 Qual a atual posio financeira de sua empresa?

19.1 - A empresa tem algum grau de endividamento? Em caso afirmativo, este endividamento passageiro ou tem perspectiva de persistir?

19.2 - Se h endividamento, qual a sua causa? A causa j desapareceu ou continuar provocando efeitos indesejveis?

19.3 - Qual a posio do caixa da empresa? O ndice de liquidez corrente positivo?

19.4 - Caso o caixa esteja em posio de insuficincia, ou excessivamente baixo para as operaes, qual o motivo? Tal motivo tende a persistir?

19.5 - Os resultados da empresa tm encontrado os oramentos? Qual a variao entre os resultados reais e os orados?

19.6 - O volume de contas a receber da empresa guarda boa proporo em relao ao faturamento? Se no, por qu? A razo tende a persistir?

19.7 - As contas a pagar da empresa esto em dia? Se no, por qu? As razes dos atrasos so passageiras ou tendem a persistir?

19.8 - Em que percentagens se distribuem os custos variveis, fixos, de vendas e administrativos no custo total dos produtos da empresa? As percentagens parecem razoveis ou alguns dos itens de custo parecem elevados? Se sim, qual a causa?

19.9 - O nmero de credores em atraso significativos ou insolventes considervel?

19.10 - A empresa dispe de reservas para situaes adversas?

Questionamento 20 A estrutura organizacional da empresa adequada s suas necessidades?

20.1 - H uma razo facilmente perceptvel para a existncia de cada rgo da empresa e para manuteno de cada empregado? Os rgos ou cargos de justificativa menos aparente resistem a um questionamento mais profundo?

20.2 - H rgos ou funes que realizam atividades similares na empresa? Se sim, h uma razo que o justifique?

20.3 - H rgos ou funes que poderiam ser agrupados a outros com maiores vantagens para a empresa?

20.4 - A dimenso de cada rgo parece justificvel? Ou seja, no h alguma atividade que esteja recebendo nfase exagerada ou, por outro lado, esteja sendo relegada a segundo plano?

20.5 - A proporo entre pessoal de direo e de execuo parece justificvel?

20.6 - H algum gerente, supervisor ou empregado responsvel por funo de importncia que aparente ter trabalho excessivo? Se sim, isso se explica?

20.7 - H algum empregado em posio de gerncia que tenha mais de 5 subordinados diretos? Se sim, isso se explica?

20.8 - Mesmo entre os empregados sem funes de comando, h sintomas de que alguns tm trabalho excessivo? Se sim, isso se justifica?

20.9 - H uma diviso racional do trabalho, um agrupamento coerente de tarefas congneres? Os critrios adotados de agrupamento e diviso de atividades resistem a um questionamento?

20.10 - Analisando criteriosamente, seria possvel dizer que a empresa tem todos os rgos e funes essenciais concretizao de seus objetivos? Se no tem, por qu?

Questionamento 21 So feitas anlises peridicas da organizao de procedimentos, prticas, normas e regulamentos, de tal forma que a organizao mantenha-se em condies de satisfazer os objetivos do negcio o mais eficazmente possvel?

21.1 - H na empresa um departamento de organizao e mtodos que se preocupa em realizar anlises, estudos e recomendar medidas que possam resultar numa estrutura organizacional em condies de atingir os objetivos da empresa com a maior eficcia possvel?

21.2 - Se no h um departamento especializado, a parte essencial de suas funes realizada por outro departamento ou por uma pessoa especfica, bem treinada e capaz de realizar bem a tarefa?

21.3 - Os pontos de ineficincia da organizao merecem aes gerenciais corretivas?

21.4 - A qualidade de normas, procedimentos, instrues de trabalho vigentes questionada de tempos em tempos?

21.5 - As atividades, os modos de proceder de rgos e de empregados so analisados de tempos em tempos? Essa anlise leva a concluses que resultam em modificaes, quando necessrio?

Questionamento 22 Os empregados da empresa so adequadamente informados sobre suas posies na estrutura organizacional, os objetivos e funes especficas de suas unidades de trabalho, os objetivos e as expectativas da empresa em relao a seus cargos, e sobre os modos de proceder desejados pela empresa?

22.1 - Os empregados, mesmo os de nveis mais baixo, tem acesso ao organograma de seus departamentos?

22.2 - Os empregados, exceto os que executam tarefas muito rotineiras e invariveis (operrios, faxineiras, p.e.) tem descries de seus cargos? Se no tem, h algum motivo que o justifique?

22.3 - Os empregados de nvel de superviso e os gerentes tm descries de cargos sempre atualizadas mo?

22.4 - A empresa emite normas, regulamentos e instrues de trabalho sempre que necessrio? Os empregados tomam conhecimento dessas comunicaes, quando elas tm relao com suas atividades?

22. 5 - Cada empregado sabe o que pode, o que no pode, o que deve e o que no deve fazer, e o que a empresa espera dele?

22.6 - A empresa realiza programa de integrao ou orientao de novos empregados? Se no realiza, h algum que se incumbe de transmitir a cada novo empregado todas as informaes que sero importantes para sua atividade?

22.7 - Cada empregado devidamente orientado sobre como realizar suas tarefas?

Questionamento 23 A estrutura organizacional da empresa denota uma distribuio de autoridade adequada s responsabilidades dos vrios rgos e, dentro deles, dos vrios escales?

23.1 - H uma delegao de autoridade compatvel com os nveis de responsabilidade dentro da organizao?

23.2 - H um equilbrio harmonioso entre centralizao e descentralizao de autoridade, nos diversos rgos?

23.3 - H indcio de que algum empregado colocado em posio-chave no sabe delegar autoridade?

23.4 - H indcio de que a autoridade delegada pela empresa a algum de seus empregados-chave no aceita pelos subordinados deste?

23.5 - Os diversos diretores, gerentes, supervisores tem igual autoridade, quando comparados a seus pares?

23.6 - Os escales de autoridade so iguais em todos os rgos da empresa (por exemplo: de cima para baixo, hierarquia de diretor-gerente-supervisor, qualquer que sejam os nomes dados)

23.7 - H algum caso de supervisor respondendo diretamente a diretor (se, por exemplo, na empresa supervisor responde a gerente)? Como se justifica o fato, caso exista?

23.8 - Cada empregado sabe o que pode fazer, a) sem consultar previamente o superior imediato e sem comunicar posteriormente a ele; b) sem consulta prvia, mas com comunicao posterior; c) e o que no pode fazer sem antes consultar o superior?

23.9 - Os nveis de remunerao so coerentes com os nveis de autoridade e responsabilidade?

23.10 - H algum rgo que, ou por razes especiais ou pela capacidade de liderana do responsvel por ele, tem uma autoridade excessiva a ponto de tirar autoridade de outros de igual nvel ou de nvel superior? Isso se justifica, se que existe?

Questionamento 24 A estrutura organizacional da empresa condiciona a cooperao e o intercmbio pleno e gil de informaes entre as vrias unidades de trabalho?

24.1 - H indcios claros de que as diversas unidades de trabalho cooperam entre si para que os resultados da empresa sejam os melhores?

24.2 - Cada unidade demonstra preocupar-se com os problemas das outras com as quais esteja relacionada?

24.3 - A tramitao de informaes gil e eficaz na organizao?

24.4 - As diversas unidades so informadas prontamente de alteraes de mtodos ou procedimentos de outras com as quais estejam relacionadas?

24.5 - fcil, por exemplo, para um gerente ter dados que estejam disponveis em outras reas?

24.6 - H indcios de antagonismos e competio entre os diversos rgos?

24.7 - As decises que demandam participao de mais que uma unidade de trabalho so rpidas?

24.8 - H indcios de descompasso de trabalho entre os vrios rgos? (por exemplo: Vendas solicitando entrega rpida de produtos de que no h estoque, Finanas atrasa pagamentos que Compras comprometera-se a fazer em certo prazo, Treinamento escala um curso indispensvel, em poca que o pessoal de produo no pode abandonar seus postos, etc.).

Questionamento 25 A empresa procura restringir o uso de formulrios ao mnimo necessrio perfeita tramitao e ao adequado registro das informaes que tero utilidade real no futuro?

25.1 - O nmero de formulrios que circulam na empresa parece excessivo?

25.2 - H algum que cuida de control-los?

25.3 - Todos os formulrios em uso so realmente teis ou necessrios?

25.4 - Cada um resistiria a uma anlise custo-benefcio mais sria?

25.5 - Algum j verificou se h formulrios diferentes circulando com as mesmas informaes?

25.6 - Os gerentes e outros empregados graduados perdem tempo excessivo assinando e controlando formulrios?

25.7 - A criao de novos formulrios est sob controle?

Questionamento 26 A empresa oferece condies materiais de trabalho que facilitam a obteno de produtividade mxima do pessoal?

26.1 - Os empregados da empresa trabalham, sempre que possvel, em locais confortveis, com bom nvel de ventilao e iluminao, ausncia de rudos e perturbaes?

26.2 - Quando impossvel controlar completamente as condies ambientais, a empresa oferece aos empregados recursos que amenizam os problemas que elas geram? (por exemplo: protetores auriculares, mscaras contra gases txicos e poeira, vestimentas adequadas)

26.3 - Os mveis de uso dos empregados oferecem conforto adequado jornada de trabalho?

26.4 - A empresa oferece, sempre que possvel, mquinas e equipamentos modernos e em boas condies, quando so indispensveis ao trabalho ou podem facilit-lo bastante?

26.5 - A empresa oferece recursos de locomoo e comunicao necessrios ao trabalho?

26.6 - O material de uso no trabalho de qualidade adequada ao uso e o acesso do empregado a ele fcil?

Questionamento 27 Pode-se dizer que a empresa est bem organizada?

27.1 - Linhas de autoridade definidas com clareza, comunicadas aos empregados e aceitas por eles?

27.2 - Delegao de autoridade em consonncia com responsabilidade, diviso objetiva do trabalho, ausncia de duplicidade de funes, existncia de todas as funes essenciais aos objetivos do negcio, inexistncia de funes que no possam ser justificadas numa anlise custo-benefcio, volume de trabalho adequado s possibilidades do empregado, proporo ideal entre o pessoal de direo e o de execuo, sistemas de comunicao eficientes, bom equilbrio entre controles e abertura para iniciativa individual, boas condies fsicas de trabalho?

RHQuestionamento 28 Observa-se na empresa atitudes positivas de relacionamento humano, um clima favorvel a comunicao bilateral franca e produtiva entre lderes e liderados (e entre pares) no s sobre assuntos pertinentes a tarefas mas tambm a outros aspectos que tenham relao com elas ou sejam relevantes sobre o ponto de vista da organizao?

28.1 - A empresa adota mecanismos que facilitam e incentivam a comunicao bilateral franca e aberta entre lderes e liderados e entre pares?

28.2 - A empresa comunica, de alguma forma, sua poltica de incentivo ao bom relacionamento humano?

28.3 - Observa-se um clima de cooperao tanto entre os empregados quanto entre as unidades de trabalho?

28.4 - So reconhecidos os direitos do empregado de expressar suas idias e se fazer ouvido?

28.5 - Os quadros de direo (supervisores, chefes, gerentes) parecem ser sensveis aos problemas e dificuldades dos empregados?

28.6 - Observam-se conflitos e barreiras de comunicao entre empregados ou entre unidades de trabalho?

Questionamento 29 A empresa adota critrios de seleo que possibilitem a escolha de pessoas realmente aptas a trabalhar para os cargos oferecidos e com potencial para desenvolvimento posterior?

29.1 - A empresa procura conhecer com antecedncia suas necessidades de recrutamento e seleo e planeja devidamente sua busca de mo-de-obra?

29.2 - A pessoa encarregada da seleo de pessoal possui mo uma descrio de cada cargo em aberto, que possa orientar a escolha da pessoa certa?

29.3 - pessoa encarregada da seleo, dado um perfil (resumo das qualidades e caractersticas) da pessoa que mais apta estaria para o cargo?

29.4 - A pessoa encarregada da seleo faz uma anlise do histrico dos candidatos?

29.5 - A empresa submete o candidato aos testes de conhecimento e aptido requeridos pelo cargo?

29.6 - Nas entrevistas de seleo procura-se dar aos candidatos uma idia exata e detalhada do tipo de cargo oferecido, inclusive dos aspectos menos desejveis, quando existem?

29.7 - As instalaes, do local onde feita a seleo, so condizentes e do boa impresso?

29.8 - As informaes fornecidas pelos candidatos so verificadas?

29.9 - A empresa submete os candidatos aos necessrios exames de sade?

29.10 - Os candidatos so tratados com ateno e cortesia?

29.11 - A empresa procura recrutar internamente para os cargos mais qualificados, oferecendo oportunidade de desenvolvimento para os empregados?

29.12 - A empresa evita recrutar pessoas sub ou superqualificadas para os cargos em aberto, procurando a pessoa certa para cada funo?

Questionamento 30 A empresa mantm um programa de orientao e integrao de novos empregados que minimize a ansiedade e tenso dos novatos e propicie as informaes necessrias a que comecem a trabalhar de maneira motivada e produtiva?

30.1 - A empresa tem um programa formal e eficaz de integrao de novos empregados?

30.2 - Na ausncia de um programa formal de integrao, a empresa se certifica de que os novos empregados recebem a adequada ateno e orientao das reas de recrutamento e seleo, e de pessoal?

30.3 - Os supervisores so devidamente orientados e motivados a propiciar o necessrio treinamento inicial aos novos?

30.4 - De modo formal ou informal, a empresa procura reduzir a ansiedade e tenso que geralmente tem os novos?

30.5 - A empresa procura facilitar o processo de socializao dos novos no grupo de trabalho?

30.6 - A empresa adota algum sistema de acompanhamento dos novos no seu processo de adaptao?

Questionamento 31 A empresa tem um programa formal e eficaz de avaliao de desempenho de empregados, ou, se no tem, os supervisores e gerentes se incumbem da tarefa de avaliar, em entrevistas peridicas, cada um de seus subordinados, o desempenho destes, de critic-lo construtivamente, indicar setores em que o desempenho de cada um adequado e setores em que so necessrias melhoras?

31.1 - A empresa tem um programa formal de avaliao e desempenho e, se no, feito algum tipo de avaliao sistemtica e eficaz, ainda que informal?

31.2 - A avaliao de desempenho, formal ou informal, resulta em estabelecimento de estratgias para eliminao de eventuais pontos fracos na performance do empregado ou para desenvolvimento de novos conhecimentos ou aptides requeridas pela empresa?

31.3 - H alguma forma de condicionamento de aumentos por mrito melhora ou esforo de melhora do desempenho?

31.4 - Os empregados sentem que tem uma orientao efetiva sobre os pontos em que seu desempenho est satisfatrio e pontos em que devem melhor-lo?

31.5 - A empresa motiva devidamente gerentes e supervisores para avaliao do desempenho dos empregados e os treina sobre como faz-lo?

Questionamento 32 A empresa oferece um plano formal de carreira; se no, pelo menos encara com atitude positiva a mobilidade vertical ou horizontal de empregados e procura dar a eles condies de desenvolvimento?

32.1 - Pode-se dizer que no h casos de carreira imveis h mais de trs anos na empresa?

32.2 - A empresa preocupa-se com a sucesso para os cargos-chave?

32.3 - Pode-se dizer que a empresa no tem empregados insubstituvel em seu quadro?

32.3 - A empresa procura adotar a alternativa de recrutamento interno para oferecer possibilidade de ascenso aos empregados?

32.4 - A empresa procura minimizar as barreiras para transferncia interdepartamentais de empregados?

32.5 - O empregado encontra no s orientao sobre como evoluir na empresa, mas tambm o necessrio apoio de treinamento?

Questionamento 33 A empresa procura treinar seus empregados de modo a no s torn-los mais aptos a realizar suas tarefas, mas tambm a possibilitar-lhes oportunidades de ascenso?

33.1 - A empresa adota algum sistema de levantamento de necessidades de treinamento?

33.2 - Caso no tenha um sistema formal de levantamento, ela procura encorajar supervisores e gerentes a estarem atentos s necessidades de treinamento de seu pessoal?

33.3 - Percebidas as necessidades de treinamento a empresa procura supri-las, seja contando com recursos prprios, seja usando agncias de treinamento externas?

33.4 - A empresa procura treinar os empregados potenciais de tal modo que possam estar aptos a fazer carreira?

33.5 - A empresa procura, sempre que possvel dar condies de ascenso aos empregados que investiram esforos e tempo em treinamento e esto aptos promoo?

Questionamento 34 Os nveis de remunerao e os benefcios oferecidos pela empresa so adequados?

34.1 - Pode-se dizer que os nveis de remunerao da empresa so competitivos em relao ao mercado?

34.2 - H coerncia interna na estrutura salarial?

34.3 - A empresa tem um departamento de cargos e salrios?

34.4 - Se no tem, procura contar com ajuda externa para manuteno de uma estrutura salarial adequada?

34.5 - A empresa tem meios de verificar se os salrios que paga esto coerentes com o mercado? (Pesquisas prprias, pesquisas de terceiros, informaes do sindicato ou associao de classe)

34.6 - Pode-se dizer que o salrio no tem sido causa de demisses em nvel considerado elevado pela empresa?

34.7 - A empresa procura dar aumentos de salrio por mrito?

34.8 - As promoes funcionais so sempre acompanhadas de aumentos salariais adequados?

34.9 - Os benefcios oferecidos pela empresa so adequados em comparao com os oferecidos por outras empresas do mercado?

34.10 - A estrutura salarial coerente com a estrutura hierrquica?

34.11 - Pode-se dizer que a empresa no tem casos de empregados em cargos idnticos recebendo salrios diferentes?

Questionamento 35 Os empregados da empresa demonstram um bom nvel de conscincia de suas responsabilidades, de seus papis no contexto da organizao?

35.1 - Observa-se entre os empregados um bom nvel de conscincia sobre seus papis, suas responsabilidades?

35.2 - Observam-se reflexos de disciplina entre os empregados, seja no modo de comportar, seja no modo de vestir, seja no modo de manusear material da empresa, etc?

35.3 - Pode-se dizer que o absentesmo na empresa esteja dentro dos padres normais?

35.4 - Pode-se dizer que o ndice de atrasos esteja dentro de um padro normal?

35.5 - Pode-se dizer que atos de vandalismo e sabotagem so excees?

Questionamento 36 A empresa tem um bom quadro de pessoal?

36.1 Os Empregados esto treinados, motivados para suas tarefas e para atuao na empresa, disciplinados e conscientes de suas responsabilidades, dispostos a cooperar entre si, capazes de se empenharem de fato para que os objetivos da empresa sejam atingidos?

ProduoQuestionamento 37 A rea de produo da empresa est organizada de modo a possibilitar a maior produtividade?

37.1 - Pode-se dizer que o layout da rea de produo da empresa o mais adequado maior produtividade?

37.2 - Cada passo, cada tarefa, executada na rea de produo essencial? E no h possibilidade de combinao de passos e tarefas para obteno de maior produtividade?

37.3 - Pode-se dizer que da rea de produo denota ordem atravs da limpeza, da disposio de equipamentos e materiais no local certo, etc.

37.4 - H demarcao correta de reas de circulao, identificao apropriada de cada setor, adequada sinalizao de segurana, na rea de produo?

37.5 - Os setores cujos trabalhos so interdependentes e esto posicionados uns prximos ao outro?

37.6 - Os almoxarifados esto localizados prximos s reas de produo?

37.7 - A empresa realiza estudos freqentes para verificar se a organizao da rea e produo a ideal?

Questionamento 38 Os equipamentos e mquinas utilizados na produo permitem a maior produtividade possvel?

38.1 - Os equipamentos e mquinas utilizados pela empresa so suficientemente modernos em relao aos dos concorrentes?

38.2 - So mantidos sempre em excelentes condies de funcionamento?

38.3 - A escolha de cada equipamento ou mquina foi criteriosa e levou em conta as condies de produo da empresa, o nvel de qualidade almejado, o tipo de material a ser utilizado?

38.4 - Pode-se dizer que a empresa no tenha nenhum equipamento ou mquina que gere produo aqum da almejada?

38.5 - Pode-se dizer que os equipamentos e mquinas utilizados pela empresa evitam que ela tenha desvantagens de custo ou qualidade, em relao aos concorrentes?

38.6 - Pode-se dizer que a empresa no tem equipamento ou mquina que esteja constantemente parada, necessitando de reparo?

Questionamento 39 A empresa tem um planejamento de produo adequado, devidamente entrosado com o plano de vendas e com o plano financeiro?

39.1 - A empresa elabora um plano de produo suficientemente claro e detalhado para orientar de modo seguro as atividades da rea?

39.2 - Tal plano leva em conta o plano de vendas e o plano financeiro da empresa e sua elaborao ocorre aps a tomada de decises que se revelaram economicamente mais vantajosas?

39.3 - Os responsveis pelos vrios setores tm conhecimento do plano de produo e cada um sabe com clareza qual a participao de seu setor na execuo desse plano?

39.4 - A elaborao do plano de produo envolve os responsveis pelos vrios setores e as observaes deles so ouvidas?

39.5 - Qualquer alterao nos forecasts de vendas ou na estratgia financeira da empresa prontamente comunicada ao setor de produo e gera as alteraes que se faam necessrias no plano de produo?

39.6 - O plano de produo suficientemente claro e detalhado para orientar as atividades de compras, estocagem, movimentao de materiais, etc?

Questionamento 40 A empresa adota controles que possam orientar eficazmente as atividades de produo?

40.1 - A empresa tem padres de desempenho por mquina-hora, homem-mquina-hora, por setor, ms, padres de consumo de material e energia, ou outros similares?

40.2 - Tais padres derivaram de estudos criteriosos e so revistos de tempos a tempos?

40.3 - Emitem-se relatrios de produtividade peridicos que so comparados aos padres?

40.4 - Os desvios so verificados e procura-se investigar suas causas e elimin-las

Questionamento 41 A empresa exerce um controle de qualidade eficaz sobre seus produtos?

41.1 - A empresa procura conscientizar seu pessoal sobre a importncia de se obter qualidade em cada coisa?

41.2 - A empresa exerce um controle estatstico de qualidade no s sobre os produtos acabados, mas tambm sobre partes que entrem na composio desse produto?

41.3 - Pode-se dizer que as devolues de produto e os refugos esto a um nvel aceitvel?

PatrimnioQuestionamento 42 A empresa mantm suas mquinas e equipamentos, prdios, mveis e instalaes sempre em boas condies?

41.1 - A empresa est consciente de que necessrio manter mveis, prdios, mquinas e equipamentos, veculos e outros ativos sempre em boas condies?

41.2 - A empresa investe suficientemente em manuteno preventiva?

41.3 - Na observncia de que algum equipamento, mquina ou veculo no est funcionando dentro dos padres, h um esforo imediato de manuteno?

Questionamento 43 Como esto os processos integrados da empresa?

43.1 H um esforo constante de reduo de custos de produo na empresa?

43.2 - Pode-se dizer que a empresa vem conseguindo fabricar seus produtos com o menor custo de produo possvel, sem sacrificar a qualidade?

43.3 - A empresa (o quadro de gerncia e pessoal qualificado) tem uma firme orientao para os negcios, para aproveitamento de oportunidades, maximizao dos resultados?

43.4 - A empresa mantm boas relaes com clientes, fornecedores, empregados, enfim, com todos os seus pblicos, incluindo a comunidade?

43.5 - A empresa tem fontes seguras e estveis de suprimento de matrias-primas?

43.6 Empresa analisa criteriosamente todas as alternativas e toma acertadamente as decises que possam envolver volume considervel de dinheiro, como as de compras, estocagem, investimento, etc.?

43.7- A empresa tem bom conceito comercial na praa?

43.8 - A empresa tem fontes seguras e estveis de suprimento de dinheiro a curto e mdio prazo?

43.9. Os histricos de desempenho de vendas da empresa permitem julgar que ela tem uma posio segura no mercado?

43.10 - A empresa tem planos claros e realistas que mostrem quais so seus objetivos a longo e em curto prazo e como far para atingi-los?

43.11 - Os inventrios da empresa esto em nveis considerados bons?

43.12 - A empresa est cumprindo a lei em todos os aspectos, tributrios, trabalhistas, etc? Pode-se dizer que no se tem questo de significncia pendente nesse sentido?

43.13 - A empresa usa adequadamente incentivos fiscais a que por ventura possa ter direito?

43.14 - A empresa tem seguro cobrindo seus ativos mais importantes, est devidamente protegida nesse aspecto?

43.15 - Pode-se dizer que a empresa esteja livre de dependncias, seja de tecnologia que no controla, seja de grandes e poucos clientes, seja de certas fontes de suprimento escassas ou nicas, por exemplo?

43.16 - Pode-se dizer que a empresa no tenha nenhum problema especfico de gravidade, como localizao inadequada, superdimensionamento (capacidade ociosa elevada), falta real de meios de distribuio, dificuldade tecnolgica no solucionada no produto ou nos meios de produo, matria-prima escassa ou de obteno difcil?

Diagnstico Organizacional AEGConsultoria | 1